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ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995
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Appendice C : Connexions aux technologies de l'information
Comme nous l'avons mentionné dans l'Introduction, l'Avant-propos du manuel du Conseil du Trésor sur la gestion de l'information indique que les connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements doivent être établies dans la mesure où elles sont utiles et significatives.
Dans le cadre de la politique sur la GRDG, on peut établir des liens entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements lorsque la technologie est au service de la gestion de l'information au sens opérationnel, ou lorsque la technologie est utilisée pour satisfaire aux exigences des lois et des politiques. Par conséquent, certaines institutions peuvent avoir à établir des distinctions entre les technologies de l'information selon les fins et objectifs recherchés.
Un exemple évident serait un gros système de bureautique qui traite, stocke et transmet de l'information aux utilisateurs. Dans ce cas, la technologie doit être liée aux exigences de soutien des fonds de renseignements, afin d'assurer que l'on se conforme à tous les principaux attributs de l'information (c.-à-d. accessibilité, compréhensibilité, exploitabilité, intégrité, précision et actualisation de l'information). De plus, la technologie doit contribuer au respect de toutes les lois et politiques applicables, telles que la protection des renseignements personnels et leur sécurité. Par exemple, il se peut que la technologie utilisée doive assurer que l'accès à certains renseignements et leur repérage puissent être restreints à certains utilisateurs autorisés.
Dans de nombreuses institutions, la plupart des technologies de l'information acquises et exploitées ont trait au traitement, au stockage, à la communication et à l'utilisation de l'information nécessaire à la gestion, la distribution des programmes et la planification des responsabilités. Dans ces cas, les technologies de l'information sont liées à la gestion des fonds de renseignements.
Dans certaines institutions cependant, l'essentiel des technologies de l'information acquises et utilisées ont peu d'applications de ce type ou n'en ont aucune. La technologie sert plutôt à d'autres fins - p. ex., à la commande et au guidage des machines et équipements. Ainsi, les systèmes de chauffage, de refroidissement, d'ascenseurs et de sécurité de la plupart des grands édifices sont contrôlés par ordinateur. En fait, une grande proportion des matériels électriques et mécaniques sont assistés par ordinateur, depuis les chromatographies en phase gazeuse et les tours à bois, jusqu'aux systèmes plus gros tels que les souffleries, les navires et les aéronefs. Pour réparer, moderniser ou remettre à neuf de tels équipements, certaines institutions engagent des dépenses substantielles dans les technologies de l'information.
On peut alléguer qu'un ordinateur de « calcul » utilisé pour la recherche scientifique et le système de commande de la navigation d'un vaisseau traitent en réalité de l'information; aussi l'expression « technologies de l'information » leur convient-elle. Bien que la fonction de cette technologie soit tout à fait différente de celle d'un système de bureautique, les deux sont considérées « technologies de l'information » au sens des politiques du Conseil du Trésor.
On doit aussi remarquer que certains achats de technologies associés à la gestion de l'information ne sont peut-être pas classés dans la catégorie des technologies de l'information, parce qu'ils ne se rattachent pas à l'ordinateur. Par exemple, un lecteur de microfilm et un photocopieur font aussi partie des technologies de l'information, même si on peut les acquérir à même un budget d'équipements de bureau, et non avec le budget réservé aux technologies de l'information. Ce type d'équipement doit aussi être relié aux fonds de renseignements pour s'assurer qu'il est conforme à tous les principaux attributs de l'information.
On doit faire des connexions entre les technologies de l'information et les
fonds de renseignements à chaque fois qu'une technologie est utilisée pour
appuyer la gestion des fonds de renseignements. Les connexions doivent
permettre de reconnaître la façon dont la technologie contribue à la gestion
économique, efficace et rentable des fonds de renseignements.
