ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

Cette page a été archivée.

Planification de l'information

Service aux utilisateurs : Objectif 3

Les fonds de renseignements répondent aux besoins opérationnels de l'institution et satisfont aux exigences de la loi et des politiques.

Critère

3.1 Les exigences en matière d'information sont identifiées et analysées en regard des objectifs opérationnels, législatifs et politiques.

Questions/Pratiques

3.1.1 Est-ce que l'institution a identifié et classé par catégories les utilisateurs de renseignements internes et externes? Les besoins en information des utilisateurs ont-ils été identifiés? Est-ce que les fonds de renseignements ont été analysés afin de déterminer si les besoins en information des utilisateurs peuvent être satisfaits par les fonds existants?

3.1.2 Est-ce que la diffusion de l'information au public est prise en compte lors de la planification de nouvelles bases de données et de systèmes informatiques?

3.1.3 Est-ce que la valeur de l'information destinée aux utilisateurs a été évaluée et comparée en regard des coûts nécessaires à la fourniture des renseignements?

3.1.4 Est-ce que le processus de planification annuel des besoins opérationnels à court et à long terme inclut l'analyse et la planification des fonds de renseignements requis? Lorsque des spécialistes d'un programme ou d'un sujet ont planifié d'importants changements dans leurs opérations, ont-ils analysé les besoins en information applicables? Est-ce que l'information est traitée comme une ressource servant à la planification, au même titre que les ressources financières, humaines et physiques?

3.1.5 Pour toute nouvelle exigence opérationnelle, législative ou politique, est-ce que les besoins en information sont identifiés, en même temps que les exigences du système informatique applicable (politique sur la GRDG, exigence 2)? Qui a procédé à cette identification la dernière fois, et quand?

3.1.6 Évite-t-on la duplication portant sur les fonds et les applications technologiques? Compare-t-on les nouveaux besoins en information aux systèmes informatiques et fonds existants, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'institution?

Critère

3.2 Les plans de gestion de l'information sont coordonnés avec les exigences relatives aux fonds de renseignements centraux et opérationnels.

Questions/Pratiques

3.2.1 Est-ce que les plans de gestion de l'information répondent aux exigences en matière d'information des programmes et de la gestion, y compris les outils technologiques nécessaires à l'accès, au repérage et à l'utilisation de l'information?

3.2.2 Dans quelle mesure les spécialistes des fonds de renseignements (gestionnaires de documents, bibliothécaires, etc.) participent à la planification de la gestion de l'information, y compris aux aspects liés à la planification de la technologie? Souvent, la responsabilité en matière de planification et d'acquisition technologiques est déléguée aux responsables des programmes, des directions et des régions afin de mieux répondre aux besoins opérationnels. Il convient alors de se demander dans quelle mesure le soutien technologique des fonds de renseignements est coordonné avec la planification et l'acquisition des technologies de l'information. Par exemple, est-ce qu'une partie raisonnable du temps consacré à la planification technologique et des sommes consacrées à l'acquisition technologique assure que les technologies de l'information de l'institution sont compatibles?

3.2.3 Avant de proposer ou de développer de nouveaux systèmes informatiques, a-t-on évalué les systèmes informatiques existants quant à leur efficacité et leur rendement? (Pour plus de renseignements sur la revue des nouveaux systèmes informatiques, voir le Guide de vérification des systèmes en cours d'élaboration, préparé par le BCG.)

3.2.4 L'institution a-t-elle envisagé des façons de diminuer les coûts ou d'augmenter la productivité ou la valeur des systèmes existants, soit en les combinant, soit en utilisant de nouvelles technologies, soit encore en faisant appel à des applications normalisées? Est-ce que cette évaluation couvre toutes les étapes du cycle de vie de l'information?

Critère

3.3 Les options en matière d'applications des technologies de l'information sont évaluées en relation avec les exigences relatives aux fonds de renseignements.

Questions/Pratiques

3.3.1 Comment les applications technologiques potentielles sont-elles identifiées et analysées quant aux fonds de renseignements qui ne sont pas sous forme électronique? (Par exemple, dans certains départements ministériels, on crée maintenant des cartes et des bleus sous forme numérique; mais jusqu'où ces départements devraient-ils aller pour convertir sous forme numérique les bleus qui sont sur papier?) Comment cette analyse est-elle liée à la planification centrale des technologies de l'information et à la préparation du Plan de gestion de l'information des institutions?

3.3.2 Dans quelle mesure les achats de technologies de l'information se fondent-ils sur le besoin d'appuyer les fonds de renseignements? Est-ce que les acquisitions de technologies sont faites parce qu'elles permettent de satisfaire à la fois aux exigences fonctionnelles de l'institution et à celles des utilisateurs?

3.3.3 Dans quelle mesure tient-on compte des technologies de rechange et les relie-t-on aux exigences relatives aux fonds de renseignements, ainsi qu'aux besoins des utilisateurs, notamment en transmission, repérage et utilisation de l'information? Comment ces choix relatifs aux technologies de l'information se comparent-ils aux solutions de rechange en ce qui a trait aux coûts, aux avantages, etc.? (Pour plus de renseignements, voir le Guide de vérification de la programmation par l'utilisateur ultime, préparé par le BCG.)

3.3.4 Est-ce que la méthodologie qui régit la mise au point des systèmes d'information automatisés tient compte de la nécessité d'appuyer les fonds de renseignements? Lorsqu'on planifie et met en oeuvre de nouveaux systèmes d'information automatisés, est-ce que les exigences relatives à la politique sur la GRDG sont identifiées?