ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Collecte, Création et Réception

Service aux utilisateurs : Objectif 4

L'institution ne collecte, crée et reçoit que l'information nécessaire au respect de ses exigences opérationnelles, législatives et politiques.

Critère

4.1 L'information recueillie ou générée satisfait aux besoins identifiés.

Questions/Pratiques

4.1.1 Est-ce que l'on effectue une revue périodique des fonds pour déterminer si l'information répond toujours aux besoins identifiés (politique sur la GRDG, directive 4.1)? Les utilisateurs sont-ils périodiquement consultés pour déterminer si l'information collectée, créée et reçue répond encore à leurs besoins? De quelle façon, et à quelle fréquence?

4.1.2 Lorsque l'utilisateur se transforme en fournisseur d'information (c.-à-d. qu'à la fois il collecte, crée et reçoit de l'information), procède-t-on à une revue périodique de l'information qu'il collecte ou produit, afin de déterminer si elle est pertinente et répond aux besoins identifiés? Est-ce que les fonds sont conformes aux principaux attributs de l'information (voir la page 11 de ce guide)?

4.1.3 Est-ce que l'institution revoit périodiquement l'utilisation qui est faite de l'information? Lorsque les fonds de renseignements sont accessibles aux utilisateurs, ces derniers y recourent-ils en réalité? On peut collecter beaucoup d'information parce que l'on a identifié un besoin il y a des années. Si l'institution cessait de collecter l'information maintenant, cela compromettrait-il un programme ou nuirait-il à quelqu'un?

4.1.4 Les lois ou les politiques peuvent exiger qu'une institution tienne à jour certains renseignements. Est-ce que les exigences relatives à la loi et aux politiques propres à une institution sont satisfaites quant au contenu de l'information?

4.1.5 Est-ce que l'information extérieure non sollicitée reçue par l'institution est évaluée quant à sa pertinence pour cette dernière? L'information est-elle transmise rapidement au secteur de l'institution qui est chargé de traiter ce sujet spécifique?

Critère

4.2 La collecte de l'information est coordonnée et répond aux exigences applicables.

Questions/Pratiques

4.2.1 Est-ce que l'institution a élaboré des politiques et des plans relatifs à la collecte, à la création et à la réception de l'information? Ces politiques et plans sont-ils reliés aux besoins présents et futurs des utilisateurs, ainsi qu'aux lois et politiques applicables?

4.2.2 La coordination est-elle générale? Est-ce que toutes les activités de collecte de l'information sont planifiées et prises en compte, y compris celles des régions et des diverses unités organisationnelles? La collecte de l'information par des agents (p. ex., des consultants) est-elle incluse? Des contrôles sont-ils prévus afin d'assurer que les politiques de collecte de l'information sont diffusées dans toute l'institution, et que les plans de collecte sont consignés et coordonnés au début du processus?

4.2.3 L'institution s'est-elle assurée que la collecte de l'information est conforme aux normes applicables? Par exemple, est-ce que l'institution consulte le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada) en ce qui a trait à la collecte de l'information qui remplit les conditions d'une recherche sur l'opinion publique, ou contient une composante de cette dernière?

4.2.4 Est-ce que l'on revoit l'information de façon périodique afin de s'assurer que les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont satisfaites? On peut procéder à cette revue pendant la mise à jour annuelle des banques de renseignements personnels - section 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (politique sur la GRDG, directive 4.1).

Service aux utilisateurs : Objectif 5

L'institution évite de recueillir, de créer ou de recevoir de l'information qui est déjà disponible, afin de réduire au minimum les coûts et le fardeau des répondants (politique sur la GRDG, exigence 3).

Critère

5.1 Les coûts associés à la collecte, la création et la réception de l'information sont minimisés (politique sur la GRDG, exigence 3).

Questions/Pratiques

5.1.1 Est-ce que l'institution connaît les coûts associés à la collecte, la création et la réception de l'information qu'elle utilise? Étant donné que les utilisateurs recueillent, créent et reçoivent souvent eux-mêmes les renseignements, est-ce que leurs coûts (principalement temps et salaires) sont identifiés, justifiés et réduits au minimum?

5.1.2 Est-ce que les coûts associés à la collecte, la création et la réception de l'information sont compatibles avec la valeur qu'elle représente pour l'institution et les utilisateurs?

5.1.3 Lorsque l'information recueillie, créée et reçue est identique ou semblable pour plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, a-t-on pris en compte les options pour répondre aux besoins communs en information par le truchement d'une collecte, d'une création ou d'une réception de l'information conjointe? S'il y a duplication de collecte, de création et de réception de l'information, ceci est-il justifié du point de vue opérationnel et du coût?

5.1.4 Avant que l'information ne soit recueillie, créée ou reçue, a-t-on procédé à la revue des fonds de renseignements existants pour déterminer si les besoins en information peuvent être satisfaits par les fonds existants ou les sources de renseignements externes facilement accessibles? Est-ce que les coûts d'acquisition de nouveaux renseignements seraient justifiés? L'information collectée, créée ou reçue par l'institution est-elle réellement utilisée?

Critère

5.2 Le fardeau administratif est réduit lors des collectes de l'information (politique sur la GRDG, exigence 3).

Questions/Pratiques

5.2.1 Les répondants ont-ils été identifiés et leur profil a-t-il été établi quant aux détails et à la fréquence de l'information qu'ils fournissent (c.-à-d. est-ce que l'institution est au courant du fardeau administratif qu'elle impose actuellement à ses répondants?)?

5.2.2 A-t-on saisi les occasions d'entreprendre des collectes conjointement ou de partager de l'information avec d'autres institutions lorsque c'était possible? (politique sur la GRDG, exigence 3.) Lorsqu'une collecte d'information fait double emploi avec celle d'autres institutions, ou lorsqu'il y a chevauchement, la poursuite de cette collecte est-elle justifiée par le besoin d'une information plus détaillée ou par celui d'une information plus à jour?

Critère

5.3 Les imprimés administratifs sont conformes à toutes les exigences relatives aux lois et aux politiques (politique sur la GRDG, exigence 4).

Questions/Pratiques

5.3.1 Les imprimés, qu'ils soient sous forme papier ou électronique, sont-ils revus avant qu'ils ne soient utilisés pour assurer le respect des exigences applicables? Qui s'en charge? Est-ce que tous les imprimés utilisés par l'institution sont revus? Si non, pourquoi?