ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Entreposage, Protection et Conservation

Service aux utilisateurs : Objectif 8

L'institution conserve l'information tant que celle-ci présente une valeur opérationnelle en ce qui a trait à la prise de décisions, à l'exploitation de programmes et à la prestation de services, et tant qu'elle est exigée par les lois et politiques applicables.

Critère

8.1 L'institution a identifié des renseignements qu'elle protège et conserve pour ses projets, programmes et politiques, afin d'assurer une continuité dans la gestion de l'organisation (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

8.1.1 Est-ce que l'institution identifie et protège ses fonds de renseignements essentiels - selon la définition donnée dans le Guide sur la conservation des documents essentiels publié par Protection civile Canada (politique sur la GRDG, exigence 4)?

8.1.2 Est-ce que la façon dont l'information est stockée et protégée convient aux besoins opérationnels de l'institution, ainsi qu'aux exigences des lois et des politiques applicables? Par exemple, est-ce que le support d'entreposage et son emplacement permettent un accès et un repérage rapides et faciles par les utilisateurs?

8.1.3 Est-ce que les mesures de protection de l'information empêchent l'accès, le repérage et l'utilisation non autorisés, de même que l'altération, la perte par inadvertance ou la destruction non autorisée? Ces mêmes mesures assurent-elles la préservation de l'environnement dans lequel les renseignements sont conservés? En cas de désastre, l'information critique peut-elle être récupérée?

Critère

8.2 Les méthodes d'entreposage et de protection sont conformes aux exigences opérationnelles et législatives, ainsi qu'à celles des utilisateurs.

Questions/Pratiques

8.2.1 Est-ce que les utilisateurs sont satisfaits que les fonds de renseignements sont exploitables, c.-à-d. que les fonds sont dans une forme facilement utilisable par les personnes qui ont besoin de l'information? Lorsque les fonds sont entreposés sur un support qui n'est pas du papier, les utilisateurs ont-ils les outils qui leur permettent d'avoir accès à l'information? Par exemple, si celle-ci est conservée sur microforme (microfilm ou microfiche), est-elle utilisable immédiatement par ceux qui en ont besoin, ou doit-elle être transférée d'abord sur un autre support? Si un transfert de support est nécessaire, est-ce que l'information est toujours accessible aux utilisateurs dans les délais?

8.2.2 Les mesures de protection satisfont-elles aux exigences des lois et des politiques sans trop de perturbations pour les utilisateurs? Par exemple, l'accès aux fonds ne doit pas être inutilement restreint sous prétexte qu'ils ont été surclassifiés (p. ex., code « confidentiel » ou « secret »).

8.2.3 Le niveau de protection est-il compatible avec le niveau de risque, et tient-il compte des exigences de l'utilisateur quant à l'accès et l'utilisation?

Critère

8.3 L'entreposage, la protection ainsi que les coûts et méthodes de conservation de l'information sont justifiés.

Questions/Pratiques

8.3.1 Existe-t-il une politique de l'institution qui permette à des personnes de détenir des renseignements? Lorsque des personnes détiennent des renseignements (p. ex., sur dossier papier, en mémoire ou sur disquette d'ordinateur), cela est-il conforme à la politique de l'institution en matière de responsabilité des fonds de renseignements?

8.3.2 Les gestionnaires et le personnel comprennent-ils que leurs fichiers et zones de travail sont régis par les lois et politiques applicables aux fonds de renseignements - p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur les Archives nationales du Canada, la Loi sur la Bibliothèque nationale, la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité, la Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement, la Politique sur la gestion des technologies de l'information, etc.? En pratique, les spécialistes des fonds de renseignements de l'institution, les gestionnaires de documents, les bibliothécaires, les administrateurs de données, etc., ne connaissent pas l'information que détient chaque gestionnaire ou membre du personnel. Il incombe à tous les employés d'assurer la gestion appropriée des fonds de renseignements, conformément aux exigences applicables.

8.3.3 Lorsque des personnes détiennent des renseignements, est-ce que tous les coûts associés sont reconnus et justifiés? Quel est le coût de l'aire d'entreposage et de la mémoire informatique? Quel est le coût associé au tri et à la recherche de quantités supplémentaires de renseignements lorsqu'on essaie de localiser une information particulière? Comment ces coûts se comparent-ils à ceux d'un système central qui contiendrait la même information? Bien entendu, les utilisateurs préféreront toujours conserver eux-mêmes certains renseignements. La question est de savoir quelle en est la justification opérationnelle et financière.

8.3.4 Est-ce que les méthodes d'entreposage et de protection de l'information sont conformes aux normes gouvernementales qui régissent la transmission, la mise à jour et la protection des fonds de renseignements (politique sur la GRDG, exigence 4)?

8.3.5 Est-ce que l'institution compare la fréquence et la commodité du repérage aux coûts d'entreposage de l'information qui n'est requise ni souvent ni de façon urgente? Par exemple, l'information électronique quelque peu ancienne est-elle déchargée de la mémoire centrale? Les documents moins actifs sont-ils transférés des principales aires de bureau vers des installations d'entreposage spécialisées à moindre coût?

Service aux utilisateurs : Objectif 9

Les fonds de renseignements qui servent à reconstruire l'évolution des décisions relatives aux politiques et aux programmes sont conservés (énoncé de la politique sur la GRDG).

Critère

9.1 L'institution dispose d'un processus systématique visant à assurer que l'information de valeur durable qui documente l'évolution des politiques, des programmes et des principales décisions de l'institution, est bien identifiée et conservée (politique sur la GRDG, exigence 6).

Questions/Pratiques

9.1.1 L'institution a-t-elle identifié l'information qu'elle doit conserver afin de préserver la mémoire institutionnelle?

9.1.2 Cette information est-elle entreposée et protégée en vue d'une conservation à long terme? Par exemple, est-ce que les supports de stockage permettront d'extraire et d'utiliser cette information pendant de nombreuses années à venir?

9.1.3 Les publications de l'institution sont-elles entreposées et protégées dans sa bibliothèque?

9.1.4 Est-ce que des stratégies de transfert ont été mises en oeuvre pour déplacer l'information entreposée sur des supports à courte durée de vie vers des supports à longue durée de vie? Par exemple, les disques compacts ont une durée de vie estimée à 10 ans avant que l'oxydation ne commence à détériorer l'information enregistrée. Il faudra donc en faire de nouvelles copies de façon périodique.

9.1.5 Est-ce que les méthodes d'entreposage et de conservation de cette information sont conçues pour la protéger contre la perte ou la destruction? Les originaux sont-ils gardés en toute sécurité, et a-t-on fait des copies de travail?

9.1.6 L'institution a-t-elle élaboré une documentation sur son évolution, des études de cas ou des profils conjointement avec le Centre canadien de gestion (politique sur la GRDG, directive 10)?