ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Planification d'une revue de la gestion de l'information

Questions générales

Une revue de la gestion de l'information peut comporter une partie ou la totalité des éléments suivants : gestion et coordination (chapitre 3); planification de l'information (chapitre 4); collecte, création et réception (chapitre 5); organisation, transmission, utilisation et repérage (chapitre 6); entreposage, protection et conservation (chapitre 7); et disposition par transfert ou destruction (chapitre 8). Une revue de la gestion de l'information peut aussi faire partie d'un examen plus large, dans lequel elle constitue un sous-ensemble d'une analyse portant sur de nombreux autres thèmes de gestion.

Outre les éléments abordés dans les chapitres 3 à 8, il est important que la revue de la gestion de l'information porte aussi sur la qualité des personnes (ressources humaines) et des matériels (ressources physiques) disponibles. De plus, les attributs de l'information (présentés dans le chapitre 1) peuvent servir de fondement pour l'analyse et les commentaires portant sur la gestion de l'information.

Certains thèmes et questions d'ordre général, qui peuvent faire l'objet d'une revue, sont présentés ci-après, ainsi que l'indication du chapitre applicable dans le Guide.

Thème	Question	Référence
1. Évaluation de la gestioncentrale des fonds de  renseignements	Le cadre général pour la gestion et pour la coordination de l'information est-il suffisant pour assurer une gestion efficace et rationnelle de l'information?	Chapitre 3
2. Évaluation de la planification de l'information	Les besoins en information ont-ils été analysés, et les fonds de renseignements y correspondent-ils?	Chapitre 4
3. Évaluation de la production et de la collecte d'information	L'information recueillie, créée ou reçue ne répond-elle qu'aux besoins des utilisateurs, et a-t-on pris soin d'éviter une collecte inutile et de minimiser le fardeau des répondants?	Chapitre 5
4. Évaluation de l'identification, la description, l'accès et l'utilisation de l'information	Dans quelle mesure les fonds de renseignements sont-ils organisés et distribués de façon que l'information soit facilement repérée et utilisée?	Chapitre 6
5. Évaluation de la protection et de la conservation de la mémoire institutionnelle	L'information est-elle entreposée, protégée et conservée aussi longtemps qu'il le faut, dans le cadre des besoins opérationnels et des responsabilités applicables?	Chapitre 7
6. Évaluation de la disposition des fonds de renseignements	Le contrôle des fonds de renseignements ayant une valeur permanente est-il transféré aux Archives nationales ou à la Bibliothèque nationale selon le cas, et détruit-on les autres fonds en l'absence de besoins opérationnels ou de responsabilités applicables?	Chapitre 8

Planifier le travail et en cerner l'étendue

Terminologie

La terminologie employée dans ce guide est conforme aux politiques relatives à la gestion de l'information établies par le Conseil du Trésor. Cette terminologie peut cependant différer de celle qu'utilise chaque institution gouvernementale. Les utilisateurs doivent donc se souvenir que les titres, les descriptions d'activités et les autres termes qui ont cours dans leur institution peuvent avoir une définition différente. Par exemple, différentes institutions peuvent utiliser les termes et expressions « soutien informatique », « informatique » et « gestion des systèmes informatiques » pour désigner la même chose. La clarté des titres et termes employés est donc importante lorsqu'on planifie une revue de la gestion de l'information.

Diversité des fonctions informationnelles et des supports d'information

La gestion de l'information fait appel à de nombreuses fonctions et à divers supports. À chaque fonction informationnelle correspondent des pratiques et procédures détaillées propres. Par exemple, les pratiques d'entreposage, de protection et de transmission d'un microfilm sont tout à fait différentes de celles qui régissent les supports électroniques.

Les thèmes à examiner et le niveau de détail requis sont fonction du contexte de la revue. Une revue peut porter sur certains thèmes dans le contexte de la politique sur la GRDG en regard de divers supports et fonctions. Par exemple, on peut examiner le repérage de l'information en regard de tous les supports et fonctions de nature informationnelle. On peut aussi se pencher en détail sur une fonction particulière ou un support particulier. Par exemple, une revue de la fonction de bibliothèque peut porter sur des aspects précis de la manipulation des livres et périodiques. Cela peut nécessiter un ensemble d'objectifs d'examen, de critères et de questions/pratiques bien plus détaillés et précis pour compléter ceux qui sont présentés dans ce guide.

Il sera utile d'identifier les fonctions et les supports qu'il faudra inclure dans la portée de la revue. Un examen de la politique sur la GRDG peut ainsi porter sur une partie ou la totalité des thèmes suivants :

• Politique et planification générales
• Gestion des données
• Télécommunications
• Bureautique et soutien informatique
• Gestion des documents
• Services de bibliothèque
• Collecte de l'information
• Recherche sur l'opinion publique
• Gestion des imprimés administratifs
• Accès à l'information
• Protection des renseignements personnels
• Sécurité
• Bureaux des ministres (voir la directive 9 de la politique sur la GRDG et la Loi sur les Archives nationales du Canada)

Si la revue de la politique sur la GRDG est conduite en dehors des fonctions ci-dessus mentionnées, elle comprendra la gestion des documents ou du matériel publié sur les supports suivants :

• papier
• cartes
• photographies
• films
• plans
• vidéos
• microfilms
• bandes

Type de revue effectuée

On ne distingue pas dans le Guide les thèmes de l'auto-évaluation, la vérification interne et l'évaluation de programme. Il incombe aux examinateurs de décider s'ils doivent couvrir des thèmes particuliers et dans quel contexte ils doivent procéder. Les Archives nationales attacheront cependant une grande importance à certains thèmes dans le cadre de leurs responsabilités en matière d'évaluation et d'établissement de rapports conformément à la politique sur la GRDG. Les Archives nationales s'intéressent notamment à l'identification, à l'organisation, à l'entreposage, à la conservation et à la disposition des fonds de renseignements. C'est pourquoi les institutions doivent discuter l'étendue de leurs revues avec les Archives nationales avant de les entreprendre. Il en est de même lorsque les revues portent sur le matériel publié, les institutions doivent discuter de cet aspect avec la Bibliothèque nationale avant de procéder à une telle revue.

Importance des fonctions reliées à l'information

Dans les grands ministères en particulier, une revue de la gestion de l'information peut incorporer ou non toutes les composantes des fonctions en cours d'examen. Une revue doit porter sur les composantes d'une fonction ou sur les thèmes qui sont importants pour l'institution, conformément à l'analyse des risques de l'examinateur. Par conséquent, celui-ci peut choisir de n'inclure que certains aspects dans une revue en particulier.

Il est donc important d'identifier l'étendue de la revue afin que les lecteurs du rapport comprennent bien ce qu'elle contient et les éléments qui en sont exclus. Il est vraisemblable que d'autres composantes importantes de la fonction, exclues d'une revue en cours, soient incluses dans d'autres revues.

Niveau d'analyse

On peut effectuer une revue à différents niveaux au sein d'une institution. Elle peut se limiter aux fonctions centralisées (administration centrale), ou aux fonctions décentralisées (régions), ou encore elle peut couvrir les deux. De la même façon, une revue peut ne couvrir que le niveau ministériel ou celui d'une direction, ou les deux. Une autre dimension consiste à savoir si l'on doit effectuer une revue sur la base d'un organigramme de l'institution ou sur une base fonctionnelle (c.-à-d. selon les fonctions qui recoupent l'organigramme). La portée d'une revue doit être claire quant au niveau d'analyse, de façon que les utilisateurs du rapport produit en comprennent les résultats.