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ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995


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Gestion de l'information

Vue d'ensemble

Le gouvernement est, de par sa nature, un important dispensateur de services d'information. L'établissement de bonnes pratiques liées à la gestion de l'information permet au gouvernement non seulement d'améliorer sa productivité et la qualité de ses services, mais aussi de diminuer ses coûts d'administration. L'information est de plus en plus considérée comme une ressource de base essentielle - au même titre que les ressources financières, humaines et physiques - que l'on se doit d'administrer efficacement. C'est pourquoi on confère une importance accrue à l'établissement de bonnes pratiques liées à la gestion de l'information.

Les ressources financières, humaines et physiques sont des éléments de base possédant un caractère fonctionnel distinct au sein de l'institution. Il est généralement facile de se renseigner auprès d'une personne ou d'un groupe sur une question liée à la gestion des finances, du personnel ou des biens. En revanche, la gestion de l'information est un secteur multidisciplinaire. Elle englobe des fonctions visibles, dont notamment la gestion des documents, la gestion des données et les services bibliothécaires, et des fonctions qui le sont peut-être moins, dont la recherche sur l'opinion publique.

Le caractère multidisciplinaire de la gestion de l'information conduit parfois à des difficultés liées à la planification et à l'établissement de la portée de l'évaluation. Cette question sera abordée plus en détail dans les pages suivantes. On utilise dans le Guide l'expression « fonctions reliées à l'information » pour désigner les disciplines et les fonctions se rattachant à la gestion de l'information. Le caractère multidisciplinaire et la complexité de la gestion de l'information se reflète également dans l'éventail des lois et des politiques en matière d'information. La figure 1 en énumère plusieurs. En outre, certaines institutions doivent se conformer à des lois et à des politiques reliées à l'information dans l'accomplissement de leur mission particulière. Les examinateurs doivent prendre en considération le fait que certains règlements ou politiques ont priorité sur d'autres, et examiner les circonstances particulières de l'institution avant de se prononcer sur la hiérarchie des textes applicables.

Figure 1 : Gestion de l'information dans les institutions gouvernementales canadiennes :

Lois et politiques

Lois

Loi sur l'accès à l'information et règlements connexes
Lois applicables à une institution en particulier
Loi sur la preuve au Canada
Loi sur le droit d'auteur
Loi sur la protection civile et Loi sur les mesures d'urgence
Loi sur les Archives nationales du Canada
Loi sur la Bibliothèque nationale
Loi sur les langues officielles
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements connexes

Politiques du Conseil du Trésor

Le volume du Manuel du Conseil du Trésor portant sur la Gestion de l'information :

  1. Avant-propos
  2. Gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG)
  3. Gestion des technologies de l'information (GTI)

Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité
Politique du gouvernement en matière de communications
Politique sur l'accès à l'information
Politique sur la protection des renseignements personnels

Modèle du cycle de vie de l'information

La figure 2 présente un modèle utilisé aux fins de l'examen des pratiques liées à la gestion de l'information. Le modèle montre les étapes que franchissent les fonds de renseignements durant leur cycle de vie.

Figure 2 : Modèle du cycle de vie de l'information

  1. Planification
  2. Collecte, création et réception
  3. Organisation, transmission, utilisation et repérage
  4. Entreposage, protection et conservation
  5. Disposition par transfert ou destruction

En se fondant sur chaque étape du cycle de vie, on peut examiner un aspect intégral de la gestion des fonds de renseignements (voir les chapitres 4 à 8). Ce modèle permet aussi d'examiner le cadre de gestion dans sa globalité, c'est-à-dire, la gestion de l'ensemble du cycle de vie et son contexte (voir le chapitre 3).

Le modèle du cycle de vie de l'information permet de gérer l'information, que ce soit à l'échelle de l'organisation ou de l'exécution des programmes. Les organisations considèrent de plus en plus leurs besoins en information au même titre que leurs besoins en ressources humaines, physiques et financières.

1. Planification

L'étape de planification vise à déterminer la façon de répondre aux besoins de l'institution dans le contexte des objectifs opérationnels et des lois et politiques applicables. La politique sur la GRDG stipule que les institutions doivent déterminer leurs besoins en information le plus rapidement possible au cours du projet ou du cycle de gestion. Dans cette optique, les institutions ne doivent collecter, créer ou produire que l'information dont elles ont besoin. Elles doivent aussi s'assurer qu'elles n'ont pas déjà l'information en leur possession, ou qu'elle leur est facilement accessible. L'information doit être conservée aussi longtemps qu'elle possède une certaine valeur. Au moment d'élaborer de nouveaux systèmes d'information ou d'apporter des améliorations aux systèmes existants, les institutions doivent veiller à inclure tout paramètre important relié à la politique sur la GRDG.

Au cours de l'étape de planification, les institutions doivent déterminer leurs propres besoins en information liés à chacune des étapes du modèle du cycle de vie. Les activités ultérieures de collecte, de création ou de production de l'information doivent se rattacher directement aux besoins décelés. Elles doivent également organiser, entreposer et protéger les fonds de renseignements qui en résultent. Enfin, elles doivent se défaire de l'information n'ayant plus d'utilité ou de valeur, conformément aux dispositions de la Loi sur les Archives nationales du Canada et de la Loi sur la Bibliothèque nationale.

2. Collecte, création et réception

Comme nous l'avons déjà mentionné, la planification permettra de déterminer quelle information doit être recueillie créée ou reçue afin de répondre aux besoins opérationnels et de respecter les lois et les politiques applicables. Les décisions concernant la production ou la collecte de l'information seront donc prises selon la nature des renseignements requis (quoi), leurs objectifs opérationnels, législatifs ou politiques (pourquoi), les personnes ou les groupes qui les détiendront ou les utiliseront (qui), la fréquence des besoins (quand) et la nécessité de les produire « à l'interne » ou de les obtenir d'autres sources (où et comment).

La politique du Conseil du Trésor sur la GRDG contient des exigences additionnelles concernant la collecte de l'information. Les institutions gouvernementales doivent éviter de recueillir l'information déjà existante, minimiser le fardeau de déclaration et les coûts se rattachant à la collecte de l'information et recueillir les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les institutions doivent soumettre leurs projets de recherche sur l'opinion publique à l'approbation du Comité du Cabinet chargé des opérations par l'entremise du Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada).

3. Organisation, transmission, utilisation et repérage

Pour maximiser la valeur des fonds de renseignements, il faut s'assurer que ces derniers reflètent les besoins de l'institution. Par conséquent, les institutions devront identifier et décrire leurs fonds de renseignements de façon à satisfaire aux exigences opérationnelles (prise de décisions et exécution des programmes) et à respecter les lois et politiques applicables. La description des fonds de renseignements permet d'en fournir le contexte et le sens. Les fonds de renseignements doivent aussi être organisés ou préparés de façon logique afin d'en faciliter l'accès aux utilisateurs. Dans cette optique, l'accès englobe la transmission, l'utilisation et le repérage de l'information.

Au moment de transmettre, d'utiliser et de repérer l'information, les utilisateurs doivent veiller à respecter les lois et politiques applicables, y compris la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de même que la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité. De plus, la politique sur la GRDG exige que les fonds de renseignements détenus par les institutions gouvernementales soient identifiés dans les sources de référence gouvernementales appropriées et que les fonds de renseignements soient accessibles au grand public et au gouvernement - sous réserve des lois et des politiques applicables.

En outre, les institutions doivent reconnaître qu'un personnel qualifié et qu'un matériel approprié permettent de faciliter la transmission, l'utilisation et le repérage de l'information. Les ressources humaines et physiques sont deux facteurs susceptibles d'influer largement sur la valeur des fonds de renseignements, plus particulièrement sur leur accessibilité aux utilisateurs.

4. Entreposage, protection et conservation

L'information couramment utilisée par l'institution doit être stockée sur un support adapté aux caractéristiques de l'information. On choisira donc le support (papier, livre, microfilm, disquette, bande magnétique pour ordinateur, etc.) de façon à faciliter l'obligation de rendre compte de l'utilisateur, en fonction de la période de temps requise pour satisfaire aux besoins fonctionnels et, d'exigences archivistiques ou historiques. Pour préserver la mémoire institutionnelle, il importe de protéger les fonds de renseignements contre toute situation non autorisée : perte, accès, utilisation, altération, destruction ou aliénation (c'est-à-dire tout transfert de l'information effectué sans le contrôle du gouvernement).

Les institutions doivent garder les fonds de renseignements tant et aussi longtemps qu'ils sont utiles à la prise de décisions, à l'exécution des programmes et aux exigences opérationnelles. De plus, les obligations de la GRDG en matière de conservation des fonds de renseignements qui servent à reconstruire l'évolution des décisions relatives aux politiques et aux programmes devraient guider les institutions à ce sujet.

5. Disposition par transfert ou destruction

La mémoire institutionnelle du gouvernement du Canada englobe tous les fonds de renseignements créés, recueillis ou reçus par les institutions gouvernementales en vue de satisfaire à leurs besoins opérationnels, et de respecter les lois et les politiques applicables. Lorsque les institutions considèrent qu'il ne leur est plus nécessaire de conserver ces fonds de renseignements dans le contexte des objectifs opérationnels et des lois et politiques applicables, elles doivent s'en défaire, soit en les détruisant avec l'approbation des Archives nationales ou de la Bibliothèque nationale, soit en les transférant au contrôle des Archives nationales ou de la Bibliothèque nationale.

Principaux attributs de l'information

La figure 3 présente six attributs relatifs à la qualité de l'information, pouvant être utilisés aux fins de l'examen et de l'évaluation de la gestion de l'information au sein des institutions. Bien que ces attributs soient présentés séparément à des fins descriptives et analytiques, ils sont de toute évidence interreliés.

Figure 3 : Principaux attributs de l'information

  • Accessibilité
  • Compréhension
  • Facilité d'utilisation
  • Intégrité
  • Précision
  • Actualisation

Accessibilité

Tout au long de leur cycle de vie, les fonds de renseignements doivent être accessibles à ceux qui en ont besoin. Cela veut dire que l'information, quel que soit le support utilisé, doit leur être accessible afin qu'ils puissent la repérer et l'exploiter à leur gré. Bref, l'information doit être accessible au moment approprié. Lorsqu'on utilise les technologies de l'information pour la stocker ou la transmettre, elles doivent être mises à la disposition des utilisateurs pour faciliter le repérage et l'exploitation de l'information.

Compréhension

Pour être utiles, les fonds de renseignements doivent être compréhensibles. Cela veut dire que leur identification et leur description doivent être signifiantes pour l'utilisateur. Par exemple, les informations techniques décrites sous forme abrégée, mais compréhensibles seulement par les spécialistes, risquent de ne pas être décodées par d'autres utilisateurs.

Facilité d'utilisation

L'information doit être exploitable par ceux qui en ont besoin. Cela veut dire qu'elle doit correspondre aux objectifs pour lesquels elle a été créée, recueillie ou reçue. En d'autres termes, son contenu doit être applicable ou pertinent pour les utilisateurs. De plus, l'information doit être sous forme exploitable par les personnes qui veulent l'utiliser. Le contenu et la forme de l'information doivent permettre d'utiliser les fonds de renseignements de façon efficace et rationnelle.

Intégrité

Les utilisateurs peuvent avoir besoin de diverses informations dans le cadre de la prise de décision ou de l'exécution d'un programme. Les fonds de renseignements doivent pouvoir satisfaire aux exigences de chaque programme mis en oeuvre par une même institution.

Précision

L'information doit être correcte. Sa précision peut avoir une incidence sur la prise de décision et l'exécution des programmes.

Actualisation

Un autre attribut de la qualité de l'information consiste à assurer qu'elle est à jour. Les fonds de renseignements doivent contenir l'information la plus récente qui soit adaptée aux besoins des utilisateurs. Une information non à jour peut compromettre la prise de décision et l'exécution des programmes. Tout utilisateur qui projette de recueillir ou créer l'information doit tenir compte des exigences relatives à son actualisation.