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ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Gestion de l'information

Vue d'ensemble

Le gouvernement est, de par sa nature, un important dispensateur de services d'information. L'tablissement de bonnes pratiques lies la gestion de l'information permet au gouvernement non seulement d'amliorer sa productivit et la qualit de ses services, mais aussi de diminuer ses cots d'administration. L'information est de plus en plus considre comme une ressource de base essentielle - au mme titre que les ressources financires, humaines et physiques - que l'on se doit d'administrer efficacement. C'est pourquoi on confre une importance accrue l'tablissement de bonnes pratiques lies la gestion de l'information.

Les ressources financires, humaines et physiques sont des lments de base possdant un caractre fonctionnel distinct au sein de l'institution. Il est gnralement facile de se renseigner auprs d'une personne ou d'un groupe sur une question lie la gestion des finances, du personnel ou des biens. En revanche, la gestion de l'information est un secteur multidisciplinaire. Elle englobe des fonctions visibles, dont notamment la gestion des documents, la gestion des donnes et les services bibliothcaires, et des fonctions qui le sont peut-tre moins, dont la recherche sur l'opinion publique.

Le caractre multidisciplinaire de la gestion de l'information conduit parfois des difficults lies la planification et l'tablissement de la porte de l'valuation. Cette question sera aborde plus en dtail dans les pages suivantes. On utilise dans le Guide l'expression fonctions relies l'information pour dsigner les disciplines et les fonctions se rattachant la gestion de l'information. Le caractre multidisciplinaire et la complexit de la gestion de l'information se reflte galement dans l'ventail des lois et des politiques en matire d'information. La figure 1 en numre plusieurs. En outre, certaines institutions doivent se conformer des lois et des politiques relies l'information dans l'accomplissement de leur mission particulire. Les examinateurs doivent prendre en considration le fait que certains rglements ou politiques ont priorit sur d'autres, et examiner les circonstances particulires de l'institution avant de se prononcer sur la hirarchie des textes applicables.

Figure 1 : Gestion de l'information dans les institutions gouvernementales canadiennes :

Lois et politiques

Lois

Loi sur l'accs l'information et rglements connexes
Lois applicables une institution en particulier
Loi sur la preuve au Canada
Loi sur le droit d'auteur
Loi sur la protection civile et Loi sur les mesures d'urgence
Loi sur les Archives nationales du Canada
Loi sur la Bibliothque nationale
Loi sur les langues officielles
Loi sur la protection des renseignements personnels et rglements connexes

Politiques du Conseil du Trsor

Le volume du Manuel du Conseil du Trsor portant sur la Gestion de l'information :

  1. Avant-propos
  2. Gestion des renseignements dtenus par le gouvernement (GRDG)
  3. Gestion des technologies de l'information (GTI)

Politique du gouvernement du Canada sur la scurit
Politique du gouvernement en matire de communications
Politique sur l'accs l'information
Politique sur la protection des renseignements personnels

Modle du cycle de vie de l'information

La figure 2 prsente un modle utilis aux fins de l'examen des pratiques lies la gestion de l'information. Le modle montre les tapes que franchissent les fonds de renseignements durant leur cycle de vie.

Figure 2 : Modle du cycle de vie de l'information

  1. Planification
  2. Collecte, cration et rception
  3. Organisation, transmission, utilisation et reprage
  4. Entreposage, protection et conservation
  5. Disposition par transfert ou destruction

En se fondant sur chaque tape du cycle de vie, on peut examiner un aspect intgral de la gestion des fonds de renseignements (voir les chapitres 4 8). Ce modle permet aussi d'examiner le cadre de gestion dans sa globalit, c'est--dire, la gestion de l'ensemble du cycle de vie et son contexte (voir le chapitre 3).

Le modle du cycle de vie de l'information permet de grer l'information, que ce soit l'chelle de l'organisation ou de l'excution des programmes. Les organisations considrent de plus en plus leurs besoins en information au mme titre que leurs besoins en ressources humaines, physiques et financires.

1. Planification

L'tape de planification vise dterminer la faon de rpondre aux besoins de l'institution dans le contexte des objectifs oprationnels et des lois et politiques applicables. La politique sur la GRDG stipule que les institutions doivent dterminer leurs besoins en information le plus rapidement possible au cours du projet ou du cycle de gestion. Dans cette optique, les institutions ne doivent collecter, crer ou produire que l'information dont elles ont besoin. Elles doivent aussi s'assurer qu'elles n'ont pas dj l'information en leur possession, ou qu'elle leur est facilement accessible. L'information doit tre conserve aussi longtemps qu'elle possde une certaine valeur. Au moment d'laborer de nouveaux systmes d'information ou d'apporter des amliorations aux systmes existants, les institutions doivent veiller inclure tout paramtre important reli la politique sur la GRDG.

Au cours de l'tape de planification, les institutions doivent dterminer leurs propres besoins en information lis chacune des tapes du modle du cycle de vie. Les activits ultrieures de collecte, de cration ou de production de l'information doivent se rattacher directement aux besoins dcels. Elles doivent galement organiser, entreposer et protger les fonds de renseignements qui en rsultent. Enfin, elles doivent se dfaire de l'information n'ayant plus d'utilit ou de valeur, conformment aux dispositions de la Loi sur les Archives nationales du Canada et de la Loi sur la Bibliothque nationale.

2. Collecte, cration et rception

Comme nous l'avons dj mentionn, la planification permettra de dterminer quelle information doit tre recueillie cre ou reue afin de rpondre aux besoins oprationnels et de respecter les lois et les politiques applicables. Les dcisions concernant la production ou la collecte de l'information seront donc prises selon la nature des renseignements requis (quoi), leurs objectifs oprationnels, lgislatifs ou politiques (pourquoi), les personnes ou les groupes qui les dtiendront ou les utiliseront (qui), la frquence des besoins (quand) et la ncessit de les produire l'interne ou de les obtenir d'autres sources (o et comment).

La politique du Conseil du Trsor sur la GRDG contient des exigences additionnelles concernant la collecte de l'information. Les institutions gouvernementales doivent viter de recueillir l'information dj existante, minimiser le fardeau de dclaration et les cots se rattachant la collecte de l'information et recueillir les renseignements personnels conformment la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les institutions doivent soumettre leurs projets de recherche sur l'opinion publique l'approbation du Comit du Cabinet charg des oprations par l'entremise du Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada).

3. Organisation, transmission, utilisation et reprage

Pour maximiser la valeur des fonds de renseignements, il faut s'assurer que ces derniers refltent les besoins de l'institution. Par consquent, les institutions devront identifier et dcrire leurs fonds de renseignements de faon satisfaire aux exigences oprationnelles (prise de dcisions et excution des programmes) et respecter les lois et politiques applicables. La description des fonds de renseignements permet d'en fournir le contexte et le sens. Les fonds de renseignements doivent aussi tre organiss ou prpars de faon logique afin d'en faciliter l'accs aux utilisateurs. Dans cette optique, l'accs englobe la transmission, l'utilisation et le reprage de l'information.

Au moment de transmettre, d'utiliser et de reprer l'information, les utilisateurs doivent veiller respecter les lois et politiques applicables, y compris la Loi sur l'accs l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de mme que la Politique du gouvernement du Canada sur la scurit. De plus, la politique sur la GRDG exige que les fonds de renseignements dtenus par les institutions gouvernementales soient identifis dans les sources de rfrence gouvernementales appropries et que les fonds de renseignements soient accessibles au grand public et au gouvernement - sous rserve des lois et des politiques applicables.

En outre, les institutions doivent reconnatre qu'un personnel qualifi et qu'un matriel appropri permettent de faciliter la transmission, l'utilisation et le reprage de l'information. Les ressources humaines et physiques sont deux facteurs susceptibles d'influer largement sur la valeur des fonds de renseignements, plus particulirement sur leur accessibilit aux utilisateurs.

4. Entreposage, protection et conservation

L'information couramment utilise par l'institution doit tre stocke sur un support adapt aux caractristiques de l'information. On choisira donc le support (papier, livre, microfilm, disquette, bande magntique pour ordinateur, etc.) de faon faciliter l'obligation de rendre compte de l'utilisateur, en fonction de la priode de temps requise pour satisfaire aux besoins fonctionnels et, d'exigences archivistiques ou historiques. Pour prserver la mmoire institutionnelle, il importe de protger les fonds de renseignements contre toute situation non autorise : perte, accs, utilisation, altration, destruction ou alination (c'est--dire tout transfert de l'information effectu sans le contrle du gouvernement).

Les institutions doivent garder les fonds de renseignements tant et aussi longtemps qu'ils sont utiles la prise de dcisions, l'excution des programmes et aux exigences oprationnelles. De plus, les obligations de la GRDG en matire de conservation des fonds de renseignements qui servent reconstruire l'volution des dcisions relatives aux politiques et aux programmes devraient guider les institutions ce sujet.

5. Disposition par transfert ou destruction

La mmoire institutionnelle du gouvernement du Canada englobe tous les fonds de renseignements crs, recueillis ou reus par les institutions gouvernementales en vue de satisfaire leurs besoins oprationnels, et de respecter les lois et les politiques applicables. Lorsque les institutions considrent qu'il ne leur est plus ncessaire de conserver ces fonds de renseignements dans le contexte des objectifs oprationnels et des lois et politiques applicables, elles doivent s'en dfaire, soit en les dtruisant avec l'approbation des Archives nationales ou de la Bibliothque nationale, soit en les transfrant au contrle des Archives nationales ou de la Bibliothque nationale.

Principaux attributs de l'information

La figure 3 prsente six attributs relatifs la qualit de l'information, pouvant tre utiliss aux fins de l'examen et de l'valuation de la gestion de l'information au sein des institutions. Bien que ces attributs soient prsents sparment des fins descriptives et analytiques, ils sont de toute vidence interrelis.

Figure 3 : Principaux attributs de l'information

  • Accessibilit
  • Comprhension
  • Facilit d'utilisation
  • Intgrit
  • Prcision
  • Actualisation

Accessibilit

Tout au long de leur cycle de vie, les fonds de renseignements doivent tre accessibles ceux qui en ont besoin. Cela veut dire que l'information, quel que soit le support utilis, doit leur tre accessible afin qu'ils puissent la reprer et l'exploiter leur gr. Bref, l'information doit tre accessible au moment appropri. Lorsqu'on utilise les technologies de l'information pour la stocker ou la transmettre, elles doivent tre mises la disposition des utilisateurs pour faciliter le reprage et l'exploitation de l'information.

Comprhension

Pour tre utiles, les fonds de renseignements doivent tre comprhensibles. Cela veut dire que leur identification et leur description doivent tre signifiantes pour l'utilisateur. Par exemple, les informations techniques dcrites sous forme abrge, mais comprhensibles seulement par les spcialistes, risquent de ne pas tre dcodes par d'autres utilisateurs.

Facilit d'utilisation

L'information doit tre exploitable par ceux qui en ont besoin. Cela veut dire qu'elle doit correspondre aux objectifs pour lesquels elle a t cre, recueillie ou reue. En d'autres termes, son contenu doit tre applicable ou pertinent pour les utilisateurs. De plus, l'information doit tre sous forme exploitable par les personnes qui veulent l'utiliser. Le contenu et la forme de l'information doivent permettre d'utiliser les fonds de renseignements de faon efficace et rationnelle.

Intgrit

Les utilisateurs peuvent avoir besoin de diverses informations dans le cadre de la prise de dcision ou de l'excution d'un programme. Les fonds de renseignements doivent pouvoir satisfaire aux exigences de chaque programme mis en oeuvre par une mme institution.

Prcision

L'information doit tre correcte. Sa prcision peut avoir une incidence sur la prise de dcision et l'excution des programmes.

Actualisation

Un autre attribut de la qualit de l'information consiste assurer qu'elle est jour. Les fonds de renseignements doivent contenir l'information la plus rcente qui soit adapte aux besoins des utilisateurs. Une information non jour peut compromettre la prise de dcision et l'excution des programmes. Tout utilisateur qui projette de recueillir ou crer l'information doit tenir compte des exigences relatives son actualisation.