ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Introduction

Contexte

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a réuni sous le concept de la gestion de l'information les politiques suivantes : Gestion des documents, Collecte de renseignements gouvernementaux et recherche sur l'opinion publique fédérales, Micrographie, Gestion des documents informatiques et Gestion des imprimés administratifs. Il veut ainsi mettre en relief le rôle de l'information dans le processus décisionnel, l'exécution des programmes et la prestation des services. L'information permet également aux institutions de rendre compte de leur conformité avec les lois et politiques applicables. La gestion coordonnée de l'information s'applique tant aux fonds de renseignements qu'aux technologies de l'information.

L'information est une ressource précieuse et un facteur déterminant dans la réalisation des objectifs généraux d'une organisation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor insiste tout particulièrement sur ce point dans sa publication intitulée Améliorer les services en utilisant l'information et les technologies de façon novatrice - Orientation stratégique pour les années 90. La gestion de l'information - y compris la planification, l'organisation et le contrôle des fonds de renseignements et des technologies de l'information - joue un rôle primordial non seulement dans la réalisation des objectifs généraux, mais aussi dans l'exécution des programmes et la prestation des services. Le fait de soumettre cet important secteur d'activité à une auto-évaluation, à une vérification ou à une évaluation constitue donc une bonne pratique de gestion.

But et portée du Guide

On peut prêter maintes interprétations au concept de la gestion de l'information. Aux fins du Guide, nous nous appuierons sur la description présentée dans les lignes précédentes. Les politiques du Conseil du Trésor sur la Gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG) et la Gestion des technologies de l'information (GTI) sont des composantes de la gestion de l'information. Dans l'Avant-propos du Manuel du Conseil du Trésor sur la gestion de l'information, on souligne qu'il faut établir des connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements, dans la mesure où cela semble utile et pertinent. C'est dans cette optique que le Guide de revue aborde la GRDG et ses connexions aux technologies de l'information. (L'appendice C donne plus de détails à ce sujet.) Soulignons que le Guide ne traite pas des principaux aspects de la politique sur la GTI.

Le Guide assistera les institutions gouvernementales dans l'examen de leurs pratiques liées à la gestion de l'information. Il servira plus précisément d'outil d'auto-évaluation aux gestionnaires ou aux membres du personnel qui désirent réexaminer périodiquement leurs propres pratiques de gestion de l'information. Il s'adresse aussi aux vérificateurs, aux évaluateurs et aux examinateurs qui pourront l'utiliser comme outil de planification et de conduite de leurs revues des pratiques liées à la gestion de l'information.

Le Guide insiste tout particulièrement sur les bonnes pratiques liées à la gestion de l'information, ce qui se reflète dans la structure de ses chapitres. Ces derniers s'articulent autour de deux thèmes clés : la gestion (chapitre 3) et les services à l'utilisateur (chapitres 4 à 8). Bien que les chapitres traitant des procédures de revue fassent référence à la politique sur la GRDG, le Guide ne constitue pas en soi une liste de contrôle de conformité. Les examinateurs devront évaluer l'essentiel de leurs constatations en vue de tirer des conclusions sur la conformité avec les politiques et le rendement (c'est-à-dire l'esprit et la lettre ont-ils été respectés?).

Le terme « information » a maintes significations. Aux fins du Guide, le terme « information » et l'expression « fonds de renseignements » sont synonymes. (L'appendice B comprend un glossaire qui donne la définition des termes utilisés dans le Guide.) Le Guide vise à favoriser la gestion rentable et coordonnée de tous les fonds de renseignements détenus par le gouvernement fédéral. On y emploie donc le terme qui se prête le mieux au contexte de la loi, de la politique ou de l'activité abordée.

Nota : Le présent document n'est pas un guide complet sur la revue des pratiques liées à la gestion de l'information. On peut toutefois l'utiliser comme document de base pour l'examen d'un large secteur. Le lecteur devra donc consulter d'autres documents pour obtenir plus de détails sur les procédures de revue applicables, selon la nature et le champ de l'examen planifié. L'appendice A contient une liste de documents dont pourra se servir l'examinateur pour compléter l'information contenue dans le Guide.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le contenu ou l'utilisation du Guide, veuillez communiquer avec la Division des pratiques et des normes liées à la gestion de l'information - Direction des archives et des documents gouvernementaux, Archives nationales.

Rôles et responsabilités

Les politiques sur la gestion de l'information font référence à de nombreux intervenants. Il importe que l'examinateur connaisse leurs rôles et leurs responsabilités, c'est-à-dire leurs rapports avec l'institution et l'impact qu'ils ont sur elle.

L'institution est responsable de la mise en oeuvre de la politique sur la GRDG et elle doit rendre compte de l'exécution de cette charge. La direction doit désigner un haut fonctionnaire chargé de représenter l'institution en ce qui a trait à la politique sur la GRDG. L'infrastructure des politiques et des procédures institutionnelles de gestion de l'information doit permettre d'élaborer les exigences opérationnelles conformes à la politique sur la GRDG. Ces exigences doivent fournir une orientation aux gestionnaires de programmes et aux spécialistes fonctionnels et contenir des lignes de conduite sur l'organisation, la description, l'utilisation et le repérage des fonds de renseignements détenus par l'institution de même que sur leur entreposage, leur protection, leur conservation et leur disposition. Chaque membre de l'institution assume une part de responsabilité dans la gestion des fonds de renseignements.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor - Direction de la politique administrative, est responsable de l'élaboration de la politique sur la GRDG et de son interprétation générale; elle doit aussi évaluer cette politique afin d'en assurer l'intégrité et l'à-propos, son efficacité par rapport aux objectifs énoncés et sa pertinence dans le contexte de l'orientation générale du gouvernement et de l'évolution du cadre de gestion. Il incombe également à la direction de jouer un rôle d'orientation et de soutien auprès des groupes fédéraux de vérification interne et d'évaluation des programmes. Elle donne des conseils et prête assistance aux institutions; évalue les pratiques de vérification et d'évaluation; favorise l'établissement de relations professionnelles entre les vérificateurs et les évaluateurs; elle supervise enfin certaines vérifications ainsi que les évaluations centrales.

Les responsabilités du dirigeant principal de l'informatique et son Bureau de la gestion, des systèmes et des technologies de l'information sont de servir de centre gouvernemental chargé de la gestion efficace de la technologie de l'information. Ce mandat inclut la responsabilité pour orienter la restructuration de procédés administratifs de l'État et veiller à leur intégration; établir un cadre pour la restructuration des mécanismes d'exécution des programmes de l'État et en faire la promotion; et élaborer la politique et les normes ayant trait à la gestion et à la technologie de l'information ainsi qu'aux activités connexes en matière de télécommunications dans les ministères.

Les Archives nationales assument, pour le compte du Conseil du Trésor, certaines responsabilités d'évaluation se rattachant à la politique sur la GRDG. Elles peuvent signaler des problèmes ou des questions susceptibles d'avoir d'importantes répercussions sur la gestion des fonds de renseignements, en ce qui concerne notamment leur identification, leur organisation, leur entreposage, leur conservation et leur disposition. Par ailleurs, la Loi sur les Archives nationales du Canada confère aux Archives nationales un droit de regard sur la destruction et la disposition des fonds de renseignements (à l'exception du matériel publié) détenus par les institutions gouvernementales. Cette Loi contient en outre des dispositions sur le transfert de l'information d'importance historique ou archivistique au contrôle des Archives nationales. Leur mandat étant de faciliter la gestion des documents gouvernementaux et de demeurer le chef de file dans le domaine de la gestion des renseignements détenus par le gouvernement, les Archives nationales dirigent la mise en application d'une structure propre à garantir l'évaluation de ce secteur. Elles s'acquittent de cette fonction en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, la Bibliothèque nationale, le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada), le Centre canadien de gestion, les groupes de vérification interne et d'évaluation des programmes et les groupes de gestion de l'information formés au sein des institutions gouvernementales.

La Bibliothèque nationale a la responsabilité d'identifier, d'acquérir, d'enregistrer et de rendre accessible le matériel publié faisant partie du patrimoine canadien, quelle qu'en soit la forme. Elle se sert principalement de la bibliographie nationale Canadiana pour s'acquitter de cette responsabilité. Les publications du gouvernement fédéral constituent une composante importante du patrimoine canadien. La Bibliothèque nationale sert de pivot en facilitant le partage des ressources entre les bibliothèques canadiennes. À cette fin, la Bibliothèque nationale dispose de listes et de catalogues collectifs permettant d'identifier et de repérer les ressources documentaires requises pour les prêts interbibliothèques. Certaines sections de la Loi sur la Bibliothèque nationale font directement référence aux responsabilités de la Bibliothèque nationale liées à la coordination des activités des bibliothèques fédérales, en ce qui concerne notamment la disposition du matériel publié en surnombre. En outre, la Bibliothèque nationale s'acquitte de certaines responsabilités d'évaluation se rattachant au matériel publié.

Les Groupes de vérification interne ont la responsabilité d'intégrer à leur vérification de la gestion de l'information une évaluation du degré de conformité avec la politique sur la GRDG. Cette fonction s'ajoute à leur responsabilité habituelle en matière de vérification interne visant à évaluer si le cadre de gestion permet d'assurer le respect des objectifs opérationnels, l'utilisation économique et rationnelle et la protection des ressources, ainsi que l'intégrité de l'information.

Les Groupes d'évaluation des programmes sont chargés d'évaluer l'à-propos, le rendement et la rentabilité des programmes gouvernementaux. Lorsque les institutions fournissent de l'information au public ou à des groupes extérieurs, les Groupes d'évaluation des programmes peuvent vérifier si les renseignements sont divulgués de façon pertinente, efficace et rentable.

Le Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada) est l'organisme central chargé de la communication des renseignements. On doit lui faire parvenir toute proposition concernant la collecte de l'information et la recherche sur l'opinion publique. Le Groupe de recherche sur l'opinion publique est chargé d'évaluer les aspects de la proposition se rattachant à l'opinion publique, de déterminer s'il y a lieu de soumettre la proposition à l'approbation du Comité du Cabinet chargé des opérations et, enfin, d'émettre des numéros d'autorisation permettant aux institutions d'amorcer des procédures contractuelles pour les projets approuvés.

Le Centre canadien de gestion donne des conseils et fournit une orientation aux institutions pour l'élaboration de documents sur l'évolution des institutions, d'études de cas et de profils.