ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Organisation, Transmission, Utilisation et Repérage

Service aux utilisateurs : Objectif 6

Les fonds de renseignements sont organisés de façon à optimiser l'utilisation de l'information (énoncé de la politique sur la GRDG).

Critère

6.1 Les fonds de renseignements sont organisés de façon à en faciliter l'accès et la recherche par les utilisateurs, sous réserve des contraintes imposées par les lois et les politiques.

Questions/Pratiques

6.1.1 Est-ce que tous les utilisateurs - qu'ils soient à l'intérieur ou à l'extérieur de l'institution - sont satisfaits de leur accès aux fonds de renseignements et du repérage de ces fonds? L'information dont les utilisateurs ont besoin est-elle accessible? Y ont-ils accès facilement? Comment la satisfaction des utilisateurs est-elle mesurée?

6.1.2 Les responsables des fonds de renseignements - Gestion des documents, Services de bibliothèque, Gestion des données - connaissent-ils les besoins en information des utilisateurs? Est-ce qu'ils adaptent leurs services afin de mieux répondre aux utilisateurs qui recherchent un accès rapide et facile - p. ex., temps de réponse d'une interrogation, technologie de transmission efficace et rentable, formats d'utilisation conviviaux, etc.? Adaptent-ils leurs services afin de répondre aux besoins des utilisateurs de façon économique, efficace et rationnelle? Utilisent-ils des technologies normalisées?

6.1.3 Est-ce que les fonds de renseignements peuvent être diffusés au grand public? Sont-ils vendus au public le cas échéant et lorsque la demande le justifie (politique sur la GRDG, exigence 5)? Utilise-t-on le Système de bibliothèque de dépôt pour rendre l'information plus largement accessible au public?

6.1.4 Est-ce que les fonds de renseignements sont accessibles à d'autres institutions du gouvernement, sous réserve des contraintes imposées par les lois et les politiques - p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité (politique sur la GRDG, exigence 5)?

6.1.5 Est-ce que l'institution dispose d'un catalogue des publications à jour? Est-ce que toutes les publications sont déposées à la bibliothèque de l'institution? Le matériel publié est-il catalogué selon les normes établies? L'information bibliographique produite est-elle consignée dans le Catalogue collectif de la Bibliothèque nationale, ou mise à la disposition d'autres bibliothèques par d'autres moyens?

6.1.6 Est-ce que tout le matériel publié par l'institution est facilement accessible aux décideurs de l'institution et au public sur demande (politique sur la GRDG, exigence 5)? Cela inclut-il la littérature grise (politique sur la GRDG, exigence 11)?

6.1.7 Est-ce que tous les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada sont administrés conformément aux normes gouvernementales établies par le Conseil privé (politique sur la GRDG, exigence 1)?

Critère

6.2 Les fonds de renseignements sont identifiés et décrits de façon significative pour les utilisateurs.

Questions/Pratiques

6.2.1 Est-ce que les utilisateurs sont satisfaits du fait que l'organisation et la description des fonds de renseignements les rend compréhensibles et facilement exploitables? Les fonds de renseignements sont-ils identifiés et décrits de façon que les utilisateurs puissent facilement et rapidement y trouver l'information dont ils ont besoin? Les fonctions de classification et de synonymes permettent-elles d'aider l'utilisateur à identifier et localiser le renseignement qu'il recherche? Est-ce que les fonctions de classification et de synonymes, ainsi que les autres moyens d'identification et de description, sont compatibles avec tous les supports? La littérature grise est-elle identifiée et décrite afin que les utilisateurs puissent accéder à des documents particuliers?

6.2.2 Est-ce que l'institution fait le suivi de l'information électronique de façon compatible avec d'autres types de supports? L'information stockée sur différents supports peut être placée dans différents endroits, sous la supervision et le contrôle de différents spécialistes de l'information. Une fonction d'identification commune est donc nécessaire (p. ex., un système de classification commun).

6.2.3 Est-ce que les fonds de renseignements sont identifiés et décrits dans les sources de références publiques appropriées accessibles au public (p. ex., InfoSource)? L'information est-elle diffusée de façon efficace, partout où l'on est tenu d'informer le public (politique sur la GRDG, exigence 5)?

Service aux utilisateurs : Objectif 7

Les systèmes de transmission, d'utilisation et de repérage de l'information répondent de façon efficace et rentable aux besoins des utilisateurs.

Critère

7.1 Les niveaux de service - qui traduisent la facilité d'accès à l'information par les utilisateurs - sont identifiés et répondent aux besoins opérationnels ainsi qu'aux exigences des utilisateurs.

Questions/Pratiques

7.1.1 Est-ce que l'institution essaie, sur une base périodique, de déterminer le niveau de satisfaction de l'utilisateur qui a recours à des produits et des services informationnels? Demande-t-on aux utilisateurs leurs réactions et les reçoit-on par le truchement de mécanismes tels que :

• enquêtes auprès des utilisateurs?
• questionnaires distribués à la fin d'importants cycles de service, ou à des intervalles particuliers?
• participation de représentants des utilisateurs aux travaux de comités chargés de recueillir leurs suggestions et réactions?

7.1.2 Est-ce que les services des spécialistes de l'information sont adaptés aux exigences du volume et de la demande? Les ressources sont-elles réaffectées afin de permettre de répondre aux besoins changeants des utilisateurs? Les facteurs, tels que ceux qui suivent, sont-ils considérés :

• volume d'activité - p. ex., réponses ou demandes de renseignements fournies - sur une base annuelle?
• temps de réponse à divers types de demandes?
• nombre de plaintes d'utilisateurs ou de problèmes?

Critère

7.2 La capacité de répondre aux utilisateurs est comparée à une analyse coût-efficacité.

Questions/Pratiques

7.2.1 Est-ce que l'institution a déterminé les coûts intégraux des systèmes et services d'informations existants? A-t-elle comparé le coût des systèmes et services existants à d'autres solutions de rechange? L'institution a-t-elle envisagé des mesures de réduction des coûts - p. ex., en combinant des systèmes ou en abandonnant des services ou ressources peu utilisés?

7.2.2 Lorsqu'on met au point de nouveaux systèmes, est-on tenu de les intégrer à des systèmes existants ou d'en justifier les coûts?