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ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995
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Disposition par transfert ou destruction
Service aux utilisateurs : Objectif 10
On se défait des fonds de renseignements par destruction ou transfert au contrôle des Archives nationales ou de la Bibliothèque nationale, ou encore à des organisations extérieures au gouvernement du Canada, conformément aux exigences de la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur la Bibliothèque nationale.
Critère
10.1 On doit établir un calendrier de conservation et de disposition de tous les fonds de renseignements qui sont des documents, à l'exception du matériel publié (politique sur la GRDG, exigence 6).
Questions/Pratiques
10.1.1 Est-ce qu'on a attribué des délais de conservation aux fonds de renseignements ainsi définis, quels que soient leur support et l'endroit où ils se trouvent? Lors de l'établissement des délais de conservation, a-t-on pris en compte la duplication des fonds sur différents supports ou dans différents emplacements?
10.1.2 Est-ce que les délais de conservation reflètent les valeurs administrative, fiscale et juridique que les fonds de renseignements possèdent?
10.1.3 Lors de l'établissement des délais de conservation, a-t-on pris en compte les coûts suivants :
- coûts de stockage sur ordinateur ou d'entreposage non informatisé pour des fonds de renseignements actifs et inactifs?
- coûts reliés au repérage et à la manipulation de l'information?
- coûts reliés au transfert de l'information vers d'autres technologies afin d'en assurer l'accessibilité continue?
Critère
10.2 La disposition des documents a lieu conformément aux exigences des paragraphes 5(1), 6(1) et 6(3) de la Loi sur les Archives nationales du Canada.
Questions/Pratiques
10.2.1 L'institution a-t-elle obtenu l'autorisation de l'Archiviste national portant sur la disposition (y compris l'aliénation) de tous les documents quels que soient leur support et leur emplacement? Si non, a-t-elle entrepris les démarches auprès des Archives nationales afin d'obtenir cette autorisation?
10.2.2 Lorsque l'autorisation de l'Archiviste national portant sur la disposition des documents n'a pas encore été accordée, est-ce que les documents sont protégés dans l'intervalle contre toute destruction, détérioration ou perte?
10.2.3 Est-ce qu'un Plan couvrant les activités de disposition des documents a été signé avec les Archives nationales? Sinon, quand une telle signature est-elle prévue?
10.2.4 Si un Plan a été signé, l'institution respecte-t-elle ses engagements décrits dans le Plan?
10.2.5 Le transfert par l'institution de documents archivistiques et historiques aux Archives nationales se déroule-t-il conformément aux modalités acceptées?
10.2.6 Lorsque l'Archiviste national a autorisé la destruction de documents, est-ce que l'institution y procède conformément aux délais de conservation qu'elle a établis pour les documents?
10.2.7 Lorsque l'Archiviste national a autorisé l'aliénation de documents, l'institution a-t-elle transféré les documents à la juridiction concernée?
10.2.8 Est-ce que les documents des organismes ou des programmes abolis ont été transférés à la garde et au contrôle de l'Archiviste national (lorsque ces documents ne sont pas requis par l'institution ou par toute autre institution fédérale)?
Critère
10.3 On se défait du matériel publié, conformément aux exigences de la Loi sur la Bibliothèque nationale.
Questions/Pratiques
10.3.1 Est-ce que l'institution possède une politique de développement des collections, qui exige des revues périodiques de son répertoire (épuration)?
10.3.2 Est-ce que la Politique de développement des collections comporte des critères qui permettent d'identifier les documents en trop?
10.3.3 Est-ce que la bibliothèque de l'institution coordonne la disposition de tout le matériel publié en surnombre qui lui appartient, qu'il s'agisse des publications gouvernementales et de tout autre matériel publié?
10.3.4 Est-ce que l'institution consulte le Centre canadien d'échange du livre (CCEL) de la Bibliothèque nationale en ce qui a trait à la disposition du matériel publié en surnombre, y compris des stocks en surnombre de publications institutionnelles?
10.3.5 Est-ce que l'institution suit la direction du CCEL lors de la
disposition des publications en surnombre?
