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ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Gestion et Coordination

Cadre de gestion de l'information : Objectif 1

La structure de gestion de l'institution facilite une coordination efficace de toutes les fonctions reliées à l'information.

Critère

1.1 L'obligation de rendre compte et la responsabilité en matière de gestion de l'information sont confiées aux gestionnaires supérieurs, aux spécialistes des fonctions reliées à l'information, au personnel et aux gestionnaires hiérarchiques.

Questions/Pratiques

1.1.1 A-t-on inclus les responsabilités en matière de gestion de l'information dans une documentation officielle de l'organisation, telle que les politiques, les manuels de procédures, les descriptions de postes, etc.? Les responsabilités sont-elles clairement décrites? Les obligations sont-elles clairement expliquées?

1.1.2 Les gestionnaires, les informaticiens et le personnel tiennent-ils compte de la mission et des priorités stratégiques de leur institution lors de l'établissement des responsabilités en matière de gestion de l'information? Connaissent-ils et comprennent-ils leurs responsabilités respectives quant à la gestion des fonds de renseignements, c.-à-d. peuvent-ils expliquer leurs responsabilités dans des discussions ou en réponse à des questions?

1.1.3 Les utilisateurs à tous les niveaux connaissent-ils leurs propres responsabilités en matière de fonds de renseignements? Ont-ils les connaissances, les compétences et les outils qui leur permettent d'exercer leurs responsabilités? Par exemple, la gestion de l'information fait-elle partie de l'orientation des nouveaux employés? Les utilisateurs disposent-ils de guides, imprimés ou connectés à l'ordinateur, des fonds de renseignements, et savent-ils comment en extraire l'information?

1.1.4 La délégation de responsabilité et les rapports hiérarchiques correspondants dans l'institution offrent-ils des avenues aux gestionnaires supérieurs pour qu'ils résolvent les conflits ou chevauchements entre des fonctions reliées à l'information? Par exemple, si le service de sécurité d'une institution est situé dans une direction différente de celle de la bureautique et du soutien informatique, et qu'un conflit surgit entre ces groupes relativement à une menace informatique, connaît-on à l'avance les gestionnaires supérieurs responsables qui ont l'autorité de résoudre le conflit?

1.1.5 Les rapports sur l'avancement des fonctions reliées à l'information en vue de la réalisation de leurs plans sont-ils transmis aux gestionnaires supérieurs ou au haut fonctionnaire responsable de la gestion des fonds de renseignements?

Critère

1.2 Un haut fonctionnaire est désigné pour représenter l'institution auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et d'autres organismes centraux en ce qui a trait à la gestion des fonds de renseignements (politique sur la GRDG, exigence 1).

Questions/Pratiques

1.2.1 Un haut fonctionnaire est-il clairement identifié et reconnu dans l'institution comme la personne désignée pour l'application de la politique sur la GRDG? Le rôle et les responsabilités du haut « responsable désigné » sont-ils clairement articulés et communiqués dans l'organisation?

1.2.2 La délégation de responsabilité et les rapports hiérarchiques correspondants dans l'institution permettent-ils au responsable désigné de traiter toutes les fonctions applicables reliées à l'information? Si des fonctions reliées à l'information n'ont ni un lien organisationnel ni un rapport hiérarchique avec le responsable désigné, comment ce dernier les représente-t-il auprès des organismes centraux? Par ailleurs, comment dans le cadre du Plan de gestion de l'information et des activités connexes, le responsable désigné pour les fonds de renseignements coordonne-t-il ses actions avec son homologue des technologies de l'information?

Cadre de gestion de l'information : Objectif 2

L'institution assure une gestion coordonnée de toutes ses fonctions reliées à l'information en vue d'offrir des services améliorés et une meilleure exécution des programmes.

Critère

2.1 On identifie les connexions ainsi que les buts et besoins communs parmi les fonctions reliées à l'information.

Questions/Pratiques

2.1.1 Les gestionnaires de l'information centrale ont-ils développé une infrastructure de politiques, de systèmes et de procédures en vue de gérer l'information de façon efficace? Cette infrastructure relie-t-elle des fonctions de gestion de l'information séparées afin d'assurer une coordination des buts et des services?

2.1.2 Dans quelle mesure le Plan de gestion de l'information de l'institution couvre-t-il ses divers fonds de renseignements, y compris les supports non électroniques? Si certains fonds de renseignements ne sont pas inclus dans le Plan, quelles en sont les raisons?

2.1.3 Dans quelle mesure les occasions de partage de l'information, des services, etc., sont-elles identifiées parmi les fonctions reliées à l'information? Est-ce que les besoins courants en information, les services fournis, le public utilisateur, etc., ont été identifiés afin d'éviter toute duplication ou tout chevauchement possible?

2.1.4 Est-ce que toutes les étapes du cycle de vie de l'information sont examinées au moment d'explorer les connexions ainsi que les buts et besoins communs parmi les fonctions reliées à l'information?

Critère

2.2 On établit des plans destinés à satisfaire aux exigences des fonds de renseignements quel que soit leur support.

Questions/Pratiques

2.2.1 Comment les plans de gestion de l'information correspondent-ils à la satisfaction des exigences relatives aux fonds de renseignements centraux et opérationnels? Par exemple, est-ce que les plans incorporent des exigences visant à assurer l'accès maximal à l'information par les utilisateurs et l'utilisation maximale de celle-ci?

2.2.2 Est-ce que les plans de gestion de l'information intègrent des restrictions sur l'utilisation et la divulgation des renseignements en vue de protéger la sécurité et les renseignements personnels?

2.2.3 Les plans de gestion de l'information prévoient-ils une conservation et une disposition qui ont trait à la nature des fonds?

Critère

2.3 Un répertoire central est tenu à jour afin de gérer les fonds de renseignements de l'institution (politique sur la GRDG, exigence 1).

Questions/Pratiques

2.3.1 Est-ce que l'institution offre une identification à jour, générale et structurée, ou des systèmes de classification qui constituent un moyen efficace d'organiser et de localiser l'information et qui, sous forme composite, comprennent un répertoire central de gestion des fonds de renseignements? Lors de l'élaboration du répertoire central, il peut s'avérer utile pour les institutions de consulter le manuel intitulé Gestion des renseignements détenus par le gouvernement : Spécifications techniques pour un répertoire central automatisé des fonds de renseignements.

2.3.2 Les critères qui régissent le contenu du répertoire sont-ils clairement définis? Le répertoire central est-il tenu à jour? De quelle façon? À quelle fréquence? Est-ce que le répertoire reflète les fonds réels courants de l'institution?

2.3.3 Lorsque le répertoire central est une combinaison de systèmes, l'institution a-t-elle envisagé d'utiliser une fonction « synonymes » afin d'établir une connexion plus complète et efficace entre les systèmes constitutifs? Dans certaines institutions, la mise en oeuvre d'une bonne fonction de synonymes a permis d'éviter la création d'un nouveau répertoire central. Une bonne fonction de synonymes permet de relier entre eux des « îlots d'information ».

2.3.4 L'institution effectue-t-elle une revue périodique de la pertinence des composantes du répertoire central? Qui évalue la qualité et les besoins en matière de fonds de renseignements particuliers, ainsi que les technologies de l'information qui s'y rattachent? Des mesures sont-elles prises pour éliminer les fonds inutiles et éviter la duplication? L'institution rend-elle l'information plus facile à partager en encourageant une plus grande compatibilité des technologies utilisées?

2.3.5 Le répertoire central inclut-il tous les fonds de renseignements sous le contrôle de l'institution, y compris ceux que détiennent certains gestionnaires et membres du personnel? Lorsque des personnes détiennent des renseignements, les responsabilités et obligations qui s'y rattachent sont-elles intégrées aux fonds de renseignements généraux? En d'autres termes, est-ce que tout le monde comprend bien ce que signifie l'expression « sous le contrôle de l'institution » lorsqu'on l'applique aux renseignements détenus par des personnes?

2.3.6 Est-ce que les utilisateurs trouvent utile le répertoire central lorsqu'ils recherchent des renseignements? En d'autres termes, utilisent-ils en réalité le répertoire central? L'institution a-t-elle mis en place un système qui permet de mesurer la satisfaction des utilisateurs?

2.3.7 Comment l'information est-elle saisie pour la mise à jour du répertoire des fonds de renseignements? Est-ce que le système assure l'intégrité et l'actualisation du répertoire? Est-ce que l'information est saisie à partir de tous les supports, y compris des formules électroniques?