ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Appendice A : Glossaire

Nous ne nous proposons pas d'inclure dans la liste suivante tous les termes applicables à la gestion de l'information. Nous ne visons qu'à fournir un glossaire des termes les plus fréquemment utilisés, suivis, entre parenthèses, du terme anglais correspondent. L'astérisque (*) indique les définitions extraites de la politique sur la GRDG.

Aliénation (Alienation) : Transfert des fonds de renseignements hors du contrôle du gouvernement du Canada

Besoins en information (Information needs) : Données qu'il faut recueillir et les renseignements qu'il faut établir pour assurer l'exploitation efficace et efficiente d'un programme ou d'une activité. En règle générale, les besoins en information découlent d'un mandat législatif ou d'un autre type de mandat déclaré officiellement (p. ex., énoncé dans le Budget des dépenses).(*)

Cadre de gestion (Management framework) : Ensemble des systèmes et des pratiques étroitement liés qui sont adoptés par la gestion en vue d'atteindre des objectifs établis. Le cadre de gestion inclut des systèmes de contrôle qui offrent une assurance raisonnable aux gestionnaires que les objectifs précisés seront atteints.

Collecte de l'information (Information collection) : Collecte organisée, par une institution fédérale ou pour son compte, de tous les renseignements (y compris les renseignements personnels selon la définition de la Loi sur la protection des renseignements personnels) devant servir aux fins du gouvernement....

Cette définition comprend, sans s'y limiter, la collecte de renseignements devant être utilisés directement ou indirectement pour la planification des programmes, l'élaboration d'activités ou de politiques, la prestation d'avantages, de subventions ou de services, peu importe si ces renseignements sont recueillis auprès de personnes (y compris les employés d'institutions fédérales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres organismes au moyen de sondages, d'entrevues, de rapports, de formules, de questionnaires ou d'autres méthodes officielles ou informelles.(*)

Certains renseignements recueillis sont expressément dispensés des exigences se rapportant à l'inscription dans le Registre fédéral des collectes de renseignements et à la notification du Groupe de recherche sur l'opinion publique.(*) Cette définition peut être mieux clarifiée dans la politique sur la Gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG). (Manuel du Conseil du Trésor, Gestion de l'information, chapitre 2.)

Cycle de vie des fonds de renseignements (Life cycle of information holdings) : Étapes de planification, de collecte, de création ou de réception de l'information; son organisation, son repérage, son utilisation, son accessibilité et sa transmission; son entreposage ou stockage, sa protection et sa conservation; enfin, sa disposition par transfert aux Archives nationales ou à la Bibliothèque nationale, ou sa destruction.

Document (Record) : Tous éléments d'information quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information (Loi sur les Archives nationales du Canada).

Fonction « synonymes » (Thesaurus function) : Arrangement de termes de classification ou d'identificateurs servant à l'indexation, à la recherche et au repérage de l'information. Une fonction de synonymes regroupe les termes de classification ou les identificateurs selon des rapports logiques (p. ex., mots synonymes, sujets connexes et liens hiérarchiques).

Fonds de renseignements (Information holdings) : Tous les renseignements détenus par une institution fédérale, quels que soient la forme des renseignements ou le support sur lequel ils sont enregistrés. Sans restreindre le caractère général de ce qui précède, ces renseignements peuvent comprendre de la correspondance, des notes de service, des livres, des plans, des cartes, des dessins, des diagrammes, des illustrations, des graphiques, des photographies, des films, des microtextes, des enregistrements sonores, des bandes vidéo, des documents exploitables sur machine, des publications et tout autre matériel documentaire. Cette définition ne comprend pas le matériel détenu par les bibliothèques fédérales qui n'a pas été préparé ou produit par le gouvernement, ou pour son compte.(*)

Gestion des fonds de renseignements (Management of information holdings) : s'entend de la planification, de la collecte, de la création, de l'organisation, du maintien et de la transmission de renseignements dont la qualité, la pertinence, l'intégrité, l'accessibilité et l'actualité sont reconnues, de l'évaluation des besoins en renseignements ainsi que de leur protection et de leur élimination ou de leur conservation dans les archives.(*)

Gestion de l'information (Information management) : Gestion coordonnée des fonds de renseignements et des investissements dans les technologies de l'information.

Information d'importance historique ou archivistique (Information of historic or archival importance) : Information qui, selon l'Archiviste national, présente une importance historique ou archivistique, et doit être confiée à sa garde et son contrôle, conformément aux ententes relatives au transfert de documents conclues entre l'Archiviste et une institution fédérale.

Intégration (Integration) : Définit dans quelle mesure les institutions se sont assurées que la gestion des fonds de renseignements est incluse dans le processus de gestion ministérielle et coordonnée en tant que partie intégrante de celle-ci.

Institution fédérale (Government institution) : Tout ministère ou Secrétariat d'état du gouvernement du Canada répertorié dans la Loi sur la gestion des finances publiques

Littérature grise (Grey Literature) : Documents distribués par leurs auteurs (personnes ou unités organisationnelles) mais non diffusés par le biais des canaux administratifs officiels tels que Groupe Communication Canada (GCC) ou les services de diffusion du gouvernement. Les copies de littérature grise sont en général distribuées en nombre limité.

Matériel publié (Published material) : Produit d'information qui a été créé et publié aux fins de distribution ou de vente. Le matériel publié par les institutions fédérales, ou pour leur compte, est versé dans les collections des bibliothèques fédérales.(*)

Mémoire institutionnelle (Corporate memory) : Fonds de renseignements conformes aux besoins opérationnels ainsi qu'aux lois et politiques applicables.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) : Toute recherche qui permet de solliciter l'opinion de n'importe quelle couche de la population, y compris les recherches publicitaires.(*)

Système de classification (Classification system) : Disposition logique et systématique des fonds de renseignements en catégories ou groupes de sujets. La disposition est fondée sur des rapports schématiques entre les renseignements. On utilise des chiffres, des lettres ou des mots clés pour l'identification.