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Fil d'Ariane
ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995
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Sommaire
Ce Guide a été rédigé en 1992-1993; il est sorti dans un premier temps sous forme d'édition provisoire en janvier 1994. Il est destiné à aider les gestionnaires et le personnel dans l'examen de leurs pratiques liées à la gestion de l'information au sein de leur institution. Le Guide s'adresse aussi aux vérificateurs et aux évaluateurs qui pourront l'utiliser pour faire des revues officielles de la gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG). L'accent est mis sur les bonnes pratiques de gestion de l'information. Bien que la majeure partie de la politique sur la gestion des technologies de l'information en soit exclue, le Guide souligne la nécessité d'établir des connexions entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements.
Les Archives nationales ont élaboré ce Guide sous la direction d'un groupe de travail interministériel. Le Guide intègre les commentaires recueillis d'une quarantaine de fonctionnaires d'organismes centraux, d'organismes clés, et des services hiérarchiques. Ces fonctionnaires consultés représentaient les domaines du secteur des politiques et de la planification intégrée, de même que les différentes fonctions de la gestion de l'information y compris les domaines de la collecte de l'information, de la gestion des documents, du traitement des données, des services de bibliothèque, et des groupes de la vérification interne et de l'évaluation, et de la gestion de l'information.
La gestion de l'information comprend plusieurs fonctions reliées à l'information, dont les secteur des politiques et de la planification intégrée, le traitement des données, les télécommunications, la bureautique et les soutiens informatiques, la collecte de l'information, la gestion des formules, l'accès à l'information, et la protection des renseignements personnels. La gestion de l'information comprend également la gestion des documents ou du matériel publié sur des supports tels que le papier, les cartes, les photographies, les films, les plans, les vidéos, les microfilms et les bandes. Une revue au sein d'une institution pourrait donc inclure un large secteur de fonctions ou de supports.
Les chapitres quatre à huit du Guide sont basés sur le modèle du cycle de vie de l'information: planification, collecte, création et réception; organisation, transmission, utilisation et repérage; et entreposage, protection et conservation, et disposition par transfert ou destruction. Une revue peut inclure plusieurs aspects du cycle de vie de l'information.
Le Guide contient des informations qui aideront les institutions à évaluer
l'efficacité de leur mise en oeuvre de la politique sur la GRDG.