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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie II : Conseil du Trsor – Planification

5. chancier des prsentations du Conseil du Trsor

5.1 Runions du Conseil du Trsor

Lorsque le Parlement sige, le Conseil se runit habituellement une fois par semaine. Durant l't, il ne se runira parfois qu'une ou deux fois afin de se pencher sur des dossiers urgents. Le Secrtariat tablit l'ordre du jour de ces runions, au cours desquelles ses fonctionnaires soumettent les prsentations aux ministres en vue de la prise de dcisions.

5.2 Inscription d'une prsentation l'ordre du jour d'une runion du Conseil du Trsor

Une fois l'analyste du Secrtariat et l'organisation fdrale satisfaits de la version finale de la prsentation, celle-ci pourra tre inscrite l'ordre du jour d'une runion. L'organisation doit veiller ce que le Centre des prsentations du Conseil du Trsor reoive la prsentation avant l'chance indique afin que celle-ci demeure inscrite l'ordre du jour. Le calendrier des runions du Conseil du Trsor et les chanciers de soumission des prsentations sont mis jour priodiquement.

Le tableau qui suit indique les dlais minimums et les principales chances respecter pour la prparation d'une prsentation au Conseil du Trsor. Mme si le dlai le plus court pour le traitement complet d'une prsentation est de six semaines environ, il faut habituellement plusieurs semaines de plus avant que l'on aboutisse la version finale et que tous les problmes soient rgls. En moyenne, le processus dure de deux trois mois. Certaines organisations fdrales prvoient un mois de plus dans le cas de prsentations exigeant des autorisations ou des consultations interministrielles (p. ex., prsentations conjointes), ou encore une approbation du gouverneur en conseil. Les services ministriels de l'organisation doivent tre consults au sujet des chanciers internes, notamment en ce qui touche l'approbation par le ministre.

Veuillez noter que l'analyste du Secrtariat doit disposer de suffisamment de temps pour examiner la prsentation avant de faire des commentaires ou de tenir une rencontre pour discuter de la prsentation. Le temps requis peut tre encore plus long lorsqu'il faut effectuer des consultations l'intrieur du Secrtariat.

Lundi

Mardi

Mercredi

Jeudi

Vendredi

Nota : L'examen de la version provisoire de la prsentation peut prendre plus de temps.

1

L'analyste du Secrtariat reoit de l'organisation fdrale la premire version de la prsentation au Conseil du Trsor

L'analyste transmet des commentaires l'organisation fdrale

2

Rencontre (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrtariat

L'analyste du Secrtariat reoit la deuxime version provisoire de la prsentation

L'analyste du Secrtariat fait part de commentaires supplmentaires l'organisation fdrale

3

Rencontre (au besoin) pour discuter des commentaires de l'analyste du Secrtariat

L'avant-dernire version de la prsentation doit tre soumise l'analyste du Secrtariat

L'analyste du Secrtariat rdige une recommandation

4

La prsentation signe par le ministre doit arriver au centre de prsentations du conseil du trsor au plus tard midi

La recommandation de l'analyste du Secrtariat est soumise la haute direction du Secrtariat

5



6

Cahiers d'information transmis aux ministres du Conseil du Trsor

7

Runion du Conseil du Trsor

L'analyste du Secrtariat fait part de la dcision du Conseil aux services ministriels de l'organisation fdrale

Prcisons que le Secrtariat veille fournir de la documentation aux ministres longtemps avant la tenue des runions du Conseil, et que l'chance du mardi midi pour la rception des prsentations signes est cruciale, car l'ordre du jour officiel est tabli en consquence.

6.Points considrer au sujet des organisations partenaires

Si une prsentation est susceptible d'avoir des effets sur plusieurs organisations fdrales, il faudra consulter chacune des organisations concernes. Il faut donc prvoir dans le plan de travail un dlai suffisant pour mener ces consultations et pour achever la prparation de la prsentation conformment aux chanciers prvus. Les prsentations stratgiques et les prsentations conjointes ou globales sont cet gard des exemples typiques.

6.1 Prsentations stratgiques

Dans certains cas, l'organisation fdrale dcidera, ou sera requise, de prparer une prsentation stratgique. Les prsentations stratgiques ne visent pas forcment demander des ressources ou des autorisations supplmentaires, mais plutt fournir aux ministres du Conseil du Trsor des renseignements gnraux sur les plans ou les initiatives de l'organisation. La plupart des prsentations au Conseil du Trsor ont pour but d'obtenir diffrentes autorisations, qu'il s'agisse de l'accs des fonds, de l'approbation des modalits applicables des paiements de transfert ou du pouvoir de passer un march. Les plans d'investissement long terme et les plans d'entreprise des socits d'tat sont couramment soumis au moyen de prsentations stratgiques. Le Secrtariat indiquera si une telle prsentation est requise.

6.2 Prsentations conjointes ou globales

Une prsentation conjointe est de mise lorsque les autorisations ou les ressources en jeu sont rattaches plus d'une organisation fdrale relevant de plus d'un ministre; une telle prsentation sera signe par au moins deux ministres. tant donn que l'une des organisations sera responsable au premier chef de la rdaction de la prsentation, le dlai requis pour l'obtention de la signature de tous les ministres concerns doit tre clairement communiqu. C'est l'organisation responsable au premier chef qu'il incombe d'assurer la participation d'autres organisations la prparation de la prsentation. Lorsqu'il y a participation directe de plus d'un ministre, des signatures conjointes sont exiges. Le point sera supprim de l'ordre du jour si l'une ou l'autre des signatures requises n'est pas reue la date limite applicable.

Dans certains cas, l'organisation rdigera une prsentation au Conseil du Trsor dans le but d'obtenir des autorisations ou des ressources pour le compte d'autres organisations fdrales. Les prsentations globales sont utilises principalement par des organisations qui veulent appuyer la ralisation d'initiatives horizontales ou pangouvernementales ou qui remplissent un rle strictement administratif. Seul le ministre parrainant la prsentation globale est tenu de la signer, sauf si les ministres responsables des autres organisations participantes demandent des autorisations particulires ou des ressources supplmentaires, auquel cas ils doivent eux aussi y apposer leur signature.

Qu'il s'agisse d'une prsentation conjointe ou d'une prsentation globale, toutes les organisations participant l'initiative doivent collaborer la prparation de la prsentation avec l'organisation parrainant cette dernire, et elles sont rputes avoir exprim leur accord avec son contenu. L'organisation responsable, ou les organisations coresponsables, le cas chant, doivent tre dsignes, que ce soit en vertu du mandat du ou des ministres, par un comit du Cabinet ou par entente mutuelle des organisations participantes. Il faut aussi prciser quelles sont ces dernires et en quoi consistent leurs rles et leur lien avec l'organisation responsable ou les organisations coresponsables.

7. Besoins organisationnels

cette tape, les organisations devraient prendre des mesures l'interne pour prparer une prsentation en conformit avec les commentaires du Secrtariat et les chanciers applicables, ce qui exige une collaboration avec les services ministriels et le coordonnateur de la prsentation, de faon s'assurer que les approbations internes requises soient obtenues en temps opportun. La plupart des bureaux des sous-ministres ont des chanciers prcis pour fournir les renseignements requis et mener terme le processus d'approbation.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez le point 3 de la partie III, Touche finale.