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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Annexe B : Tableaux d'tablissement des cots

Une analyse complte des cots doit tre effectue l'appui de toute prsentation au Conseil du Trsor visant l'approbation de nouvelles ressources en vue de mettre en oeuvre des politiques, des programmes ou des projets, nouveaux ou modifis.Les prsentations qui demandent le transfert de ressources existantes ou le rajustement dans les ressources existantes doivent galement tre accompagnes d'un tableau d'tablissement des cots.

Les tableaux d'tablissement des cots qui figurent ci-aprs sont ncessaires pour chaque autorisation financire qui est demande dans une prsentation au Conseil du Trsor. Une liste de vrification de base des ressources dont le cot doit tre tabli est fournie la fin de la prsente annexe.

Pour prparer l'tablissement des cots de toutes les prsentations au Conseil du Trsor, les ministres doivent respecter les consignes dtailles nonces dans le Guide pour l'tablissement des cots des extrants du Gouvernement du Canada et dans le Guide de l'analyse avantages-cots du Conseil du Trsor. Pour obtenir la version la plus rcente de ces guides avant d'entreprendre un exercice d'tablissement des cots, les ministres peuvent consulter le site Web du SCT.

Tableaux d'tablissement des cots

Les formats suivants de calcul et de prsentation des cots dans une prsentation au Conseil du Trsor sont maintenant exigs pour toutes les autorisations financires qui sont demandes. Chaque autorisation financire devra tre appuye de l'un des tableaux d'tablissement des cots suivants. S'il y a lieu, les tableaux d'tablissement des cots qui accompagnent le document pertinent doivent tre inclus dans la premire annexe jointe la prsentation au Conseil du Trsor. Les tableaux sommaires (tableaux 6 et 7) doivent tre inclus dans la section Cot et provenance des fonds de la prsentation au Conseil du Trsor et correspondre aux tableaux d'tablissement des cots qui figurent dans l'annexe. Veuillez prendre note que le Secrtariat peut demander des renseignements complmentaires au cours de son analyse.

Le tableau 1 prsente les cots de chaque autorisation financire demande par une organisation pour l'obtention de ressources budgtaires ncessaires la mise en oeuvre de politiques et de programmes du gouvernement. Les ressources demandes seront associes aux activits de programme appropries de l'organisation. 

Tableau 1 : Tableau des cots budgtaires correspondant au paragraphe d'autorisation xx (dollars)

Nom de l'organisation :

Source des fonds :

 

No du crdit

 

 

Dpenses de fonctionnement

Revenus nets en vertu d'un crdit

Dpenses en capital

Paiements de transfert

Rgime d'avantages sociaux des employs

Locaux

Total

 

Personnel

Fonc- 
tionne-
ment et entretien

 

Personnel

Autre

Subven- tions

Contri-
butions

 

 

 

Total

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Activit de programme (AP)

                   
 

Exercice xxxx-yyyy

                   
 

Exercice xxxx-yyyy

                   

Total partiel de l'AP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Activit de programme

                   
 

Exercice xxxx-yyyy

                   
 

Exercice xxxx-yyyy

                   

Total partiel de l'AP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Activit de programme...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le tableau 2 prsente les cots de chaque autorisation financire demande par une organisation pour l'obtention de ressources supplmentaires en capital ncessaires la mise en oeuvre de programmes et de politiques du gouvernement. Ce tableau contient les donnes de comptabilit d'exercice relatives au cycle de vie prvu de l'actif. Les ressources demandes doivent tre associes aux activits de programme appropries de l'organisation.

Tableau 2 : Tableau des cots des projets d'immobilisations (comptabilit d'exercice) correspondant au paragraphe d'autorisation xx (dollars)

Nom de l'organisation :

Activit de programme

Terrains et dpenses en capital connexes (sauf amortissement)

Amortissement

Total des immobilisations

Total

 

 

 

Activit de programme

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     

Activit de programme

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     
 

Exercice xxxx-yyyy

     

Activit de programme...

     

Nota: Les dpenses en capital devraient tre rparties entre les dpenses non amortissables et l'amortissement. Le total des deux colonnes devrait galer le montant total imputer au crdit pour dpenses en capital ou l'affectation inscrite au tableau 1. Les dpenses non amortissables comprennent, entre autres, le cot des terrains et les dpenses derparation et d'entretien.

Le tableau 3 prsente les cots relatifs chaque autorisation financire demande dans la prsentation pour le transfert de ressources au sein d'une organisation fdrale ou entre des organisations fdrales pour la mise en oeuvre de politiques et de programmes. De plus, les ressources qui font l'objet du transfert doivent tre associes aux activits de programme appropries de l'organisation.

Tableau 3 : Tableau de transfert correspondant au paragraphe d'autorisation xx (dollars)

Nom de l'organisation destinataire :

 

No du crdit

 

 

Dpenses de fonctionnement

Revenus nets en vertu d'un crdit

Dpenses en capital

Paiements de transfert

Rgime d'avantages sociaux des employs

Locaux

Total

 

Personnel

Fonc- 
tionne-
ment et entretien

 

Personnel

Autres

Subven- tions

Contri-
butions

 

 

 

Total de l'institution

                   

l'organi-
sation

                   

Activit de programme

                   

Exercice xxxx-yyyy

                   

Exercice xxxx-yyyy

                   

Total partiel de l'AP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Activit de programme

                   

Exercice xxxx-yyyy

                   

Exercice xxxx-yyyy

                   

Total partiel de l'AP

                   

Nota : Cette autorisation est requise pour toute organisation qui dsire effectuer un transfert de crdit interne ou transfrer des fonds une autre organisation.

Dans le cas d'un transfert de salaires d'un ministre un autre, l'augmentation de la sous-affectation des dpenses de personnel du ministre destinataire devrait tre compense par une diminution quivalente de la sous-affectation du ministre source. Si ce n'est pas possible, le transfert en faveur et/ou en provenance de l'affectation des dpenses de fonctionnement devrait tre fait en entier dans la sous-affectation des autres cots de fonctionnement (qui devrait comprendre le montant du rgime d'avantages sociaux des employs).

Le tableau 4 prsente les cots de chaque autorisation financire demande par une organisation pour l'obtention de ressources non budgtaires ncessaires la mise en oeuvre de programmes et de politiques du gouvernement. Les ressources demandes doivent tre associes aux activits de programme appropries de l'organisation.

Tableau 4 : Tableau des demandes de fonds non budgtaires correspondant au paragraphe xx (dollars)

Nom de l'organisation :

Source des fonds :

No du crdit

 

Prts, dotations en capital et avances

Total

 

Activit de programme (AP)

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 

Total partiel de l'AP

 

Activit de programme

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 

Total partiel de l'AP

 

Activit de programme...

 

Le tableau 5 prsente les fonds lis chaque autorisation financire demande par une organisation pour l'obtention de ressources tires d'un crdit central du Conseil du Trsor pour la mise en oeuvre de politiques et de programmes du gouvernement. Les ressources demandes doivent tre associes aux activits de programme appropries de l'organisation.

Tableau 5 : Budget central correspondant au paragraphe d'autorisation xx (crdit) (dollars)

Secrtariat du Conseil de Trsor

Source des fonds :

 

Budget central

Total

 

Activit de programme

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 
 

Exercice xxxx-yyyy

 

Le tableau 6 prsente un sommaire des cots par crdit. Ce tableau devrait faire partie intgrante de la prsentation au Conseil du Trsor la section Cot et source des fonds .

Tableau 6 : Tableau sommaire de la structure des crdits dans le budget des dpenses (dollars)

Nom de l'organisation :

Facteur d'intrant

Exercice

 

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

Total*

Total

           

Crdit X (dpenses de fonctionnement)

 

 

 

 

 

 

   Personnel            
  Fonctionnement et entretien            

Moins : revenus nets en vertu d'un crdit

           

Total partiel du Crdit X

           

Crdit Y (dpenses en capital)

 

 

 

 

 

 

  Personnel            
  Autre            
Total partiel de Crdit Y            

Crdit Z
(subventions et contributions)

           

Total partiel

           

RASE (20 p. 100)

           

Locaux (13 p. 100)

           

Autres lments lgislatifs (si ncessaire)

           

*Nota : Si ncessaire, cette colonne pourra tre remplace par une autre donnant le financement permanent (p. ex., exercice xxxx et suivants) ou le financement qui se poursuivra sur plus de cinq exercices et qui prendra fin une date dtermine (p. ex., exercice xxxx-yyyy).

Tableau sommaire des sources de fonds correspondant au paragraphe d'autorisation xx (dollars)

Nom de l'organisation : 

Exercice

Source de fonds

Montant

Exercice xxxx-yyyy

   

Exercice xxxx-yyyy

   

Exercice...

   

Le tableau 7 prsente un sommaire des cots par activit de programme. Ce tableau sommaire doit faire partie intgrante de la prsentation la section intitule Cot et source des fonds.

Tableau 7 : Tableau sommaire par activit de programme (dollars)

Organisation :

Activit de programme

Exercice

 

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

xxxx-yyyy

Total

Total

           

Activit de programme

 

 

 

 

 

 

Activit de programme

           

Activit de programme

           

Liste de vrification des cots ventuels

Salaires et cots connexes

Les cots salariaux comprennent les salaires, les traitements, les primes de poste, les indemnits prvues aux termes des Directives sur le service extrieur, la rmunration des heures supplmentaires, la rmunration d'intrim, les reclassifications, les primes au bilinguisme, les paiements de parit salariale, la rinstallation, les congs d'tudes et les congs de formation et de perfectionnement.

Les cots lis au rgime d'avantages sociaux des employs (RASE)sont gnralement calculs comme quivalant 20 p. 100 des cots salariaux totaux. Ils englobent les cots engags par l'employeur au titre de la pension de retraite, du Rgime de pensions du Canada et de l'assurance-emploi, et ils doivent tre pris en compte titre de cots additionnels entrant dans la composante ressources humaines de la prsentation. Les cots du RASE ne sont pas imputs au budget de fonctionnement des organisations fdrales pour le moment, mais reprsentent nanmoins un cot que le gouvernement doit assumer, et donc financer. Les services financiers de l'organisation peuvent fournir les taux les plus rcents aux fins de calculer les cots du RASE. Il importe de souligner que des cots additionnels peuvent s'appliquer au titre des soins de sant, tout dpendant du rgime de financement.

Cot des locaux

Ces cots sont dtermins selon l'un des trois scnarios suivants :

Si le nouveau personnel doit travailler dans des locaux bureaux qui sont lous par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou qui lui appartiennent, ce dernier appliquera des frais de locaux, quivalant actuellement 13 p. 100 des cots salariaux. Cette somme doit tre incluse dans le calcul des nouveaux cots salariaux. Le cot en question est assum par l'organisation qui parraine l'initiative, mais les fonds prvus cette fin sont dtenus par l'administration centrale. Les services financiers de l'organisation peuvent fournir les taux les plus rcents aux fins de calculer ces frais.

Si le nouveau personnel doit travailler dans des locaux bureaux appartenant l'organisation, il convient de consulter les services financiers de cette dernire pour savoir comment dterminer le cot correspondant.

Affaires trangres et du Commerce international Canada (AECIC) fournit gnralement les locaux requis par le personnel des missions l'tranger, selon des modalits de recouvrement des cots aux termes de la Politique sur les services communs du Conseil du Trsor. tant donn le long dlai requis pour fournir des locaux bureaux et des locaux rsidentiels, AECIC doit tre inform le plus rapidement possible des plans d'affectation d'employs l'tranger.

Autres cots de fonctionnement

Cette catgorie comprend les frais de dplacement, de participation des confrences, de transport de marchandises, les frais postaux, les cots de formation, le cot des services personnels et professionnels et d'autres marchs, les frais de communication interne et externe, le cot de gestion du cycle de vie de l'information contenue dans les bases de donnes et les sites Web, les frais associs aux micro-ordinateurs, aux logiciels, l'ameublement, aux fournitures de bureau, des services professionnels internes (conseillers juridiques, vrificateurs, valuateurs, etc.) et des services organisationnels (TI, bibliothque, salle de courrier, gestion de l'information, conversion de l'information en fonction de l'volution des structures et de la technologie, tlcommunications, scurit, etc.).

Immobilisations

Cette catgorie englobe les immobilisations faisant l'objet d'un contrle distinct de la part d'une organisation fdrale. Il s'agira notamment de l'acquisition de terrains, de la construction de btiments, d'ouvrages de gnie civil, de parcs automobiles, de bateaux, d'avions, quoi s'ajoutent le cot des modifications importantes, des rparations et des rnovations visant prolonger la dure de vie utile de ces actifs. Les besoins rattachs ces immobilisations peuvent dpasser les plafonds dont sont assorties les autorisations donnes aux organisations fdrales en matire de projets. Les cots en question doivent comprendre les dpenses de remplacement ou d'entretien. Une approche fonde sur le cycle de vie doit tre utilise pour tablir le cot de telles initiatives. L'annexe C donne des prcisions sur les donnes requises (selon la comptabilit d'exercice).

Taxe sur les produits et services (TPS) et taxe de vente harmonise (TVH)

La TPS et la TVH ne sont pas imputes aux budgets de fonctionnement des organisations fdrales mais plutt un compte d'avances justifier, dans le cadre de budgtisation et de comptabilisation normal. Ces cots doivent toutefois tre indiqus part dans les propositions visant obtenir de nouvelles ressources, des autorisations de dpenses et des approbations de projets pour la mise en oeuvre de politiques ou de programmes publics.

La TPS et la TVH doivent tre indiques sparment aux fins de l'tablissement du cot des initiatives importantes assujetties la Politique de gestion des projets du Conseil du Trsor. Dans de tels projets, le montant de ces taxes peut souvent tre lev. Il faut en tenir compte dans le calcul du cot total d'un projet, considrant les pouvoirs dlgus par le Conseil du Trsor l'organisation en matire d'approbation de projets (les plafonds applicables aux pouvoirs d'approbation de projets de chaque organisation fdrale sont numrs l'appendice E de la Politique sur l'approbation des projets). Le fait d'indiquer sparment ces cots se traduit par une plus grande transparence dans la prsentation de propositions aux ministres du Conseil du Trsor.

Paiements de transfert

Il s'agit de transferts, mme un crdit, d'argent, de biens, de services ou d'actifs des particuliers, des organisations ou d'autres ordres de gouvernement, sans que le gouvernement du Canada ne reoive directement des biens ou des services en retour.

Entrent dans cette catgorie les subventions, c'est--dire des paiements de transfert que l'on n'est pas tenu de comptabiliser ni de vrifier; par contre, on vrifiera l'admissibilit des bnficiaires, ou ceux-ci auront remplir au pralable certaines conditions.

Cette catgorie comprend aussi les contributions, soit des paiements de transfert conditionnels destins une fin particulire, verss en vertu d'une entente de contribution et qui doivent tre comptabiliss et vrifis.