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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie III : Rdaction d'une prsentation au Conseil du Trsor

8. Prparatifs

Personnes et services cls consulter :

  • les services ministriels de l'organisation, au sujet du contexte, de l'chancier, du processus de prsentation et des prsentations antrieures sur le mme sujet, le cas chant, ainsi que pour faire le point sur les attentes actuelles du Conseil et du Secrtariat;
  • l'analyste du Secrtariat, par l'entremise des services ministriels de l'organisation, pour obtenir des conseils et une orientation;
  • l'unit de coordination des prsentations de l'organisation;
  • les services de traduction.

Exemples de documents pertinents obtenir :

  • Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor;
  • prsentations antrieures;
  • politiques et lignes directrices pertinentes du Conseil du Trsor;
  • mmoires au Cabinet et rapport des dcisions, le cas chant;
  • documents de planification de l'organisation, notamment son architecture des activits de programme (AAP), son rapport sur les plans et les priorits et son rapport ministriel sur le rendement, s'ils sont jugs pertinents;
  • lgislation applicable.

9. Rdaction d'une prsentation – tape par tape

Le modle de prsentation au Conseil du Trsor est disponible sur le site Web Publiservice. On trouvera l'annexe F du prsent guide des exemples courants de prsentations au CT.

La prsentation au Conseil du Trsor comporte les sections suivantes.

9.1 Objet

Cette section sert indiquer le titre de la prsentation et son objet principal, que l'on formulera idalement en 30 mots ou moins. Les termes que l'on retrouve dans le titre doivent concorder avec le nom du programme en cause tel qu'il apparat dans l'AAP approuve de l'institution.

9.2 Autorisation

Cette section permet aux ministres du Conseil de savoir en vertu de quels pouvoirs la prsentation lui est soumise. Il peut s'agir d'une loi, d'un rglement, d'une politique ou d'une approbation antrieure du Conseil ou du Cabinet.

Si l'approbation remonte un gouvernement prcdent, les renvois une approbation antrieure donne par le Conseil du Trsor doivent tre indiques suivant le mois et l'anne de la runion du Conseil plutt que d'aprs le numro de la dcision. Les documents du Cabinet ne sont pas transmis d'un gouvernement au suivant.

Si les autorisations juridiques ne sont pas clairement tablies, le Secrtariat pourra demander si l'organisation parrainant la prsentation a obtenu une opinion de ses services juridiques ce sujet.

9.3 Proposition

Cette section a pour but de fournir aux ministres du Conseil du Trsor une ide prcise des autorisations que le ministre de l'organisation responsable demande au Conseil. Il s'agit d'une section cl, car elle nonce les autorisations qui seront accordes l'organisation une fois la prsentation approuve ( moins qu'elle ne soit modifie par le Conseil du Trsor).

L'organisation doit exposer chaque autorisation demande, par exemple :

  • rajustements apports au financement;
  • prime pour locaux;
  • prlvement temporaire sur le crdit 5 du Conseil du Trsor;
  • prlvement permanent sur le crdit 5 du Conseil du Trsor;
  • approbation d'une nouvelle subvention dsigne;
  • approbation des modalits de nouvelles subventions de catgorie, de nouvelles contributions de catgorie ou de contributions;
  • approbation d'une hausse d'une subvention dsigne ou d'une subvention de catgorie existante;
  • contributions remboursables;
  • affectations bloques temporaires;
  • dblocage d'affectation bloques temporaires;
  • affectations bloques permanentes;
  • affectations fins dtermines;
  • transferts entre crdits (internes ou externes);
  • augmentations des recettes nettes en vertu d'un crdit;
  • rajustements apports l'architecture des activits de programme (AAP);
  • approbation de l'autorisation du projet;
  • fonds renouvelables – accs aux fonds inutiliss;
  • propositions de dlgation de pouvoir pour mettre et modifier des directives ou des normes particulires associes une politique approuve par le Conseil du Trsor (s'applique seulement aux prsentations en matire de politique du Secrtariat et de l'Agence de la fonction publique du Canada).

Des exemples de propositions sont fournis dans ce guide sous les rubriques appropries.

L'analyste du Secrtariat doit tre consult aux fins de la formulation de cette section.

9.4 Cot et provenance des fonds

Cette section sert fournir aux ministres du Conseil du Trsor une ide prcise des fonds requis, au total ainsi que lors de chaque exercice, et de la source de ces fonds. S'il n'y a pas de cots en jeu, cela doit tre prcis sous la rubrique Cot ; dans le cas contraire, l'organisation responsable doit prciser les cots (total et ventilation par exercice et par catgorie).

On trouvera l'annexe B les modles d'tablissement des cots requis qui doivent tre remplis pour chaque autorisation financire demande dans la prsentation. Ces tableaux noncent les renseignements financiers que l'organisation responsable doit fournir (s'il y a lieu) l'gard des politiques, des programmes et des projets nouveaux (p. ex., salaires, rgime d'avantages sociaux des employs et frais de locaux).

L'annexe C expose des donnes tablies selon la comptabilit d'exercice pour les acquisitions d'immobilisations. Aux fins d'tablir le cot des projets, il faut prendre en compte le cot total du projet ainsi que celui de l'approbation prliminaire de projet (APP) et de l'approbation dfinitive de projet (ADP). On pourra consulter des spcialistes financiers l'interne ou l'analyste du Secrtariat afin d'obtenir de l'aide ce sujet.

L'annexe F indique le libell prcis de la demande d'autorisation financire dans la prsentation.

Dans la section relative l'affectation des fonds, il faut prciser le numro et le nom du crdit (ainsi qu'il figure dans le plus rcent budget des dpenses dpos) auquel seront affects les fonds. S'il y en a plus d'un, il faut ventiler l'affectation par crdit dans un tableau.

la rubrique Source des fonds , prcisez d'o proviendront les fonds destins la proposition. La provenance des fonds doit tre dtermine et approuve pralablement la rdaction et la prparation de la prsentation. Le Conseil n'examinera les prsentations qui requirent des fonds que si une source de fonds est confirme.

Plus particulirement :

  • Indiquer le total du financement aux fins du ou des projets ou programmes, la priode vise, le nom du crdit auquel les fonds sont affects et la source des fonds, prcisant de manire distincte les montants de la TPS et la TVH inclus.
  • Dans cette section, il faut donner des dtails non seulement sur la demande de financement, mais aussi sur le cot total du projet ou du programme. remarquer que le cot total peut tre suprieur au financement demand par l'entremise de la prsentation (p. ex., l'organisation pourrait raffecter des fonds de ses niveaux de rfrence ou des fonds pourraient avoir dj t approuvs).
  • Quand les rpercussions financires aux fins du budget et des tats financiers (c.--d., comptabilit d'exercice intgrale) varient de celles sur les affectations (c.--d., comptabilit de caisse modifie, comptabilit d'exercice partielle), il faut aussi fournir un profil sous forme de tableau pluriannuel suivant la comptabilit d'exercice intgrale.

9.5 Langues officielles

Cette section a pour but de fournir aux ministres une analyse de tout enjeu reli aux langues officielles. Le Conseil du Trsor, par l'entremise de l'Agence de la fonction publique du Canada, est responsable de l'laboration et de la coordination gnrale des politiques et des programmes relatifs la mise en oeuvre des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles (LLO). Patrimoine canadien est responsable de la partie VII de la LLO.

Les organisations fdrales qui font des prsentations au Conseil du Trsor doivent analyser les effets de leurs propositions sur le bilinguisme institutionnel (parties IV, V et VI de la LLO) ainsi que l'panouissement et le dveloppement des minorits anglophones et francophones au Canada et la pleine reconnaissance et l'usage du franais et de l'anglais dans la socit canadienne (partie VII).

Par souci de clart, une liste de vrification et un guide d'analyse d'incidences ont t labors (voir l'annexe E) afin de dterminer les lments devant faire l'objet d'une analyse d'incidences. Cette analyse doit porter sur les mesures prises ou prvues afin de s'assurer que le programme ou l'initiative est conforme aux exigences en matire de langues officielles. Toute incidence qu'une initiative pourrait avoir sur les langues officielles doit tre expose de faon concise dans la prsentation.

9.6 Vrifications et valuations

Cette section donne aux ministres un aperu des conclusions des vrifications et des valuations antrieures pouvant tre pertinentes relativement la proposition; elle sert aussi dcrire brivement les plans tablis dans ces domaines. En l'absence de vrification ou d'valuation antrieure ou prvue, l'organisation inscrira simplement sans objet .

9.6.1 Vrifications

Cette section devrait dterminer si des vrifications faites par le ministre, le Bureau du vrificateur gnral du Canada ou des organismes centraux ont dj t effectues et si elles ont un lien direct avec l'objet de la prsentation et les autorisations demandes au Conseil. Dans l'affirmative, la prsente section devrait dterminer les rpercussions pour la prsentation et relever les conclusions pertinentes, les recommandations et les progrs raliss par rapport au plan d'action de la direction du ministre.

Les mentions de vrifications venir devraient tre approuves par le chef de la vrification du ministre afin que ces engagements soient conformes au plan annuel de vrification du ministre, envisages de faon approprie par rapport au risque et leur importance et finances. Il faut prciser l'objet, le calendrier et les sources de financement de ces travaux.

Les cadres de vrification fonds sur le risque (CVFR) exigs aux termes de la Politique sur les paiements de transfert ou autrement exigs par le Secrtariat devraient tre joints la prsentation et mentionns dans cette section.

9.6.2 valuations

Dans cette sous-section, on mentionnera les valuations pertinentes du point de vue de la prsentation, de mme que les constatations et les recommandations pouvant avoir une incidence sur les autorisations demandes au Conseil.

L'information concernant les valuations effectues l'gard de programmes et de politiques viss par la prsentation doit notamment faire tat des rsultats obtenus jusqu'ici et des correctifs apports. Si l'organisation fdrale doit proroger ou modifier un programme et qu'aucun examen ou aucune valuation n'a eu lieu, ce fait doit tre mentionn.

Les ressources requises pour toutes les activits d'valuation doivent figurer sparment dans les tableaux des cots. Le chef de l'valuation au sein de l'organisation doit donner son approbation afin de confirmer que les ressources indiques ont effectivement t prvues, conformment aux niveaux et aux chanciers requis, et que des ressources sont affectes la fonction d'valuation de l'organisation.

Tous les plans d'valuation ainsi que les stratgies et les cadres rattachs aux activits d'valuation (p. ex., les CGRR qui se rapportent la prsentation) doivent galement tre mentionns. Il convient de mentionner que les CGRR devraient tre considrs, au mme titre que les valuations, comme des documents publics et qu'ils peuvent tre partags avec les intervenants.

9.6.3 Approche chronologique

Il peut tre plus facile de prparer cette section en adoptant une approche chronologique :

  • Quelles vrifications a-t-on effectues? Quelles ont t les principales observations?
  • Quelles valuations a-t-on effectues? Quelles ont t les principales observations?
  • Quels sont les rsultats attendus de la cration ou de l'expansion du programme, comment les mesurera-t-on et de quelle manire influeront-ils sur les rsultats obtenus par ailleurs par l'organisation et le gouvernement?
  • Quelles sont les valuations prvues?
  • Quelles sont les vrifications prvues?

9.7 Remarques

Il convient de numroter les paragraphes de cette section afin qu'il soit plus facile de s'y rfrer. L'annexe D fournit une liste de points que l'on y retrouve couramment.

Le but est de prsenter aux ministres le contexte et les motifs tayant la proposition. C'est ici que l'on expose l'essentiel du contenu de la prsentation :

  • Il faut noncer le contexte en termes non techniques et expliquer de faon claire et concise les enjeux ainsi que les raisons justifiant chaque demande et chaque autorisation.
  • L'accent doit tre mis sur les rpercussions rattaches au programme vis par la proposition.
  • Il peut tre utile d'utiliser des rubriques comme objet, contexte, description du programme, risques, gouvernance, responsabilisation, coordination, mesure du rendement et rapports. La description du programme doit tablir clairement la pertinence de ce dernier dans l'optique de l'AAP approuve.

Il faut fournir une information suffisante pour que les ministres du Conseil du Trsor puissent situer la proposition dans son juste contexte. On peut cette fin fournir un rsum des approbations stratgiques, des approbations antrieures donnes par le Conseil du Trsor et des rsultats de vrifications ou d'valuations menes dans le pass. Il convient de prciser certains points :

  • Dans le cas d'une initiative nouvelle ou modernise, il faut dcrire les objectifs et la conception du programme, expliquer pourquoi on a fait ce choix conceptuel et exposer la manire dont l'organisation utilisera les ressources demandes pour atteindre les objectifs en question.
  • Il faut aussi dcrire avec prcision les rsultats attendus, leur lien avec les programmes et les rsultats stratgiques de l'organisation et la mthode que cette dernire emploiera pour mesurer les rsultats (notamment en se reportant un CGRR).
  • Il faut fournir des renseignements dtaills sur les risques qu'il faudra grer, y compris les risques financiers, organisationnels, associs l'historique de la question, administratifs et propres au projet et sur les mesures appliques pour attnuer ces risques.
  • Il faut fournir des prcisions sur les liens, la complmentarit ou les chevauchements avec d'autres programmes de l'organisation parrainant la prsentation ou d'autres organisations ayant des objectifs semblables. Il faut expliquer la raison pour laquelle cette proposition devrait avoir le feu vert compte tenu de ces facteurs.

9.7.1 Analyse du risque

Toute prsentation au Conseil du Trsor doit faire l'objet d'une analyse en fonction de diffrentes catgories gnrales de risque :

  • la complexit entourant la mise en oeuvre de la proposition – par exemple, nombre et nature des politiques applicables, dossiers antrieurs tudis par le Conseil ou le Secrtariat, nature des obligations de rendre compte en jeu, comme les liens horizontaux;
  • la robustesse des structures, des obligations de rendre compte et des rgimes de gestion de l'organisation dans l'optique de la mise en oeuvre de la proposition – par exemple, exprience antrieure de l'organisation dans le cadre d'activits similaires, suffisance des ressources et liens avec l'AAP;
  • les enjeux antrieurs ou actuels associs la mise en oeuvre de la proposition;
  • le risque financier, entre autres, l'ampleur des cots requis et les rpercussions que cela peut engendrer.

On procde en outre une analyse du risque dans le cas de certains projets. La prsentation doit fournir des prcisions sur les risques grer, les mesures d'attnuation envisages et les risques rsiduels, le cas chant (on pourra cette fin se reporter un CVFR ou procder une analyse du risque cible).

9.7.2 Dveloppement durable

Le cas chant, il faut tenir compte des rpercussions des initiatives prsentes au Conseil du Trsor sous l'angle du dveloppement durable.

Le dveloppement durable s'entend du dveloppement qui permet de rpondre aux besoins de la gnration actuelle sans compromettre la capacit de satisfaire ceux des gnrations futures. En pratique, il faut envisager l'intgration des considrations socioconomiques et environnementales pour appuyer les dcideurs. Un certain nombre d'initiatives fdrales touchant les lois, les politiques et les programmes ont fix des exigences pour promouvoir et appuyer le dveloppement durable. Consulter l'annexe D pour obtenir d'autres directives.

9.7.3 Analyse comparative entre les sexes

titre de rappel, mentionnons que l'analyse comparative entre les sexes consiste en l'intgration systmatique des diffrences sociales et conomiques entre les sexes aux processus lis aux politiques, la planification et la prise de dcisions, de sorte que les rsultats prvus soient quitables pour les deux sexes. Cet angle d'examen des politiques permet de dterminer en quoi les politiques publiques touchent diffremment les hommes et les femmes.

Les organisations fdrales ont la responsabilit finale d'laborer des politiques et des programmes conformes aux politiques gnrales du gouvernement, y compris en ce qui a trait l'analyse comparative entre les sexes. On s'attend ce qu'elles prennent en considration ces facteurs au moment de l'excution de l'analyse initiale, gnralement au dbut du processus, par exemple l'tape de la prparation du mmoire au Cabinet. Ainsi, les proccupations relatives l'analyse comparative entre les sexes, ainsi qu' d'autres enjeux stratgiques transversaux, devraient tre intgres la conception initiale des programmes et initiatives. Au moment de la prparation des prsentations au Conseil du Trsor visant l'obtention de l'approbation d'lments de programmes, les organisations fdrales doivent tout de mme procder une dernire vrification pour s'assurer que la proposition est conforme en ce qui a trait l'analyse comparative entre les sexes, et rendre compte de leurs constatations dans la prsentation au CT.

Pour en savoir davantage, consultez l'information prpare par Condition fminine Canada (CFC) sur le sujet de l'analyse comparative entre les sexes. Les analystes de CFC peuvent galement rpondre vos questions.

9.8 Personne-ressource

On fournira aux ministres et au Secrtariat les coordonnes d'une personne-ressource cl de l'organisation auprs de laquelle on peut obtenir des renseignements complmentaires sur la prsentation. Il faut prciser le nom, le poste, l'adresse de courriel et le numro de tlphone de ce fonctionnaire. Dans le cas des prsentations sur la passation de marchs, les noms et les coordonnes de deux personnes-ressources devraient tre fournis : l'une du secteur des acquisitions et de la gestion du matriel, l'autre du secteur technique ou oprationnel de l'organisation responsable.

9.9 Annexes

Le but de cette section est de fournir aux ministres des renseignements sur des aspects particuliers de la prsentation dans le but d'tayer certains lments de la proposition. Un rsum des annexes doit tre fourni dans une des sections centrales de la prsentation, par exemple celle qui est rserve aux remarques.

Les annexes peuvent contenir l'information suivante : donnes dtailles sur les cots (se reporter aux annexes B et C), plan de communication, cadre de gestion des ressources humaines, cadre de gestion du risque, rapport d'valuation des facteurs relatifs la vie prive, protocole d'entente entre organisations fdrales, modalits de programmes de contributions ou de subventions globales, critres donnant droit des subventions, rglementation propose, y compris un rsum de l'tude d'impact de la rglementation, CGRR et CVFR.

Les annexes des prsentations au Conseil du Trsor en matire de politique doivent comprendre une copie des instruments stratgiques soumis pour une approbation, un plan de mise en oeuvre et une stratgie de communication.

Toutes les annexes doivent comprendre les numros et lettres de rfrence qui apparaissent sur la dernire page de la prsentation.

Nota : Une annexe est un document fourni l'appui d'une prsentation. Tout document rattach une annexe constitue une pice jointe. Ces documents doivent eux aussi tre traduits car ils font partie de la prsentation officielle.

10. Touche finale

10.1 Signature des prsentations au Conseil du Trsor

Le ministre comptent, au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ou un autre ministre autoris par dcret reprsenter un ministre absent, approuvera en apposant sa signature :

  • les prsentations visant demander des ressources supplmentaires ou proposer d'autres changements touchant les crdits approuvs par le Parlement (p. ex., transferts entre crdits) ou les autorisations accordes par le Conseil;
  • les prsentations visant ce que le Conseil formule des recommandations l'intention du gouverneur en conseil, notamment en vue de la prise ou de la modification de rglements;
  • les prsentations au Conseil du Trsor titre de comit du Conseil priv;
  • les prsentations ou modifications portant sur des changements apports aux rsultats stratgiques et/ou activits de programme de l'architecture des activits de programme;
  • les ententes fdrales-provinciales portant sur l'utilisation des fonds fdraux;
  • les prsentations visant demander l'autorisation d'tablir un nouvel organisme en vertu de la LGFP ou de modifier sensiblement le mandat ou les activits d'un organisme existant;
  • les prsentations visant demander l'autorisation de conclure des marchs portant sur des biens, des services ou des travaux de construction, en conformit avec la Politique sur les marchs;
  • l'approbation d'oprations immobilires dpassant les pouvoirs attribus aux organisations fdrales aux termes des politiques du Conseil;
  • l'autorisation d'accorder des subventions ou des contributions, ou l'approbation des modalits de programmes de subventions ou de contributions;
  • les propositions visant demander au Conseil de rvaluer l'une de ses dcisions antrieures;
  • les prsentations soumises au nom des socits d'tat;
  • les prsentations visant obtenir une drogation des politiques du Conseil;
  • les prsentations d'un ministre visant obtenir une dcision concernant un dsaccord entre un ministre et un administrateur de comptes relativement l'interprtation ou l'application d'une politique, d'une directive ou d'une norme du Conseil du Trsor;
  • les prsentations visant faire approuver des politiques du Conseil du Trsor, qu'elles soient nouvelles ou modifies;
  • les politiques ou les programmes en matire de ressources humaines, nouveaux ou modifis;
  • les prsentations portant sur les conventions collectives;
  • les prsentations visant obtenir l'approbation d'un projet;
  • la rmunration des groupes exclus, y compris les budgets des cabinets des ministres et des bureaux des secrtaires d'tat;
  • les prsentations relatives la classification et la structure des postes de niveaux EX-4 et EX-5;
  • les prsentations concernant des modifications devant tre apportes aux politiques, aux normes ou aux directives du Conseil du Trsor (s'applique seulement aux prsentations stratgiques du Secrtariat et de l'Agence de la fonction publique du Canada).

10.2 Dlgation des pouvoirs de signature

Dans le cas des prsentations non mentionnes ci-dessus, le ministre comptent peut dlguer son pouvoir de signature un ministre d'tat, un sous-ministre ou un sous-ministre adjoint.

Le ministre doit communiquer au prsident du Conseil du Trsor le nom et le titre du poste de chaque ministre ou fonctionnaire qui de tels pouvoirs ont t dlgus, en utilisant un formulaire de dlgation de pouvoir de signature. Chaque organisation fdrale doit fournir au Centre des prsentations du Conseil du Trsor une liste des personnes qui des pouvoirs de signature sont dlgus ainsi qu'une carte de spcimen de signature pour chacune d'elles. Les formulaires et les cartes dment remplis doivent tre transmis au prsident du Conseil du Trsor par l'intermdiaire du Centre. dfaut de recevoir ces documents, le Centre refusera de traiter les prsentations.

Bien qu'il ne soit pas ncessaire d'indiquer au Secrtariat la catgorie et le niveau des prsentations que peut approuver chaque personne qui un pouvoir de signature est dlgu, les organisations fdrales doivent prvoir des contrles internes cet gard.

10.3 Signature de prsentations conjointes et de prsentations globales

Des signatures conjointes sont exiges lorsque plus d'un ministre est en cause. Le point sera supprim de l'ordre du jour si l'une ou l'autre des signatures d'une prsentation conjointe n'est pas reue la date limite. Veuillez noter qu'une procdure diffrente d'approbation formelle peut exceptionnellement tre utilise, la condition d'tre approuve par le secrtaire du Conseil du Trsor.

10.4 Transmission de la prsentation au Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada

La prsentation et les pices jointes doivent tre fournies en franais et en anglais.

Une fois la version finale de la prsentation signe par le ministre, l'organisation doit transmettre l'original et 15 copies (recto-verso, trois perforations) au Centre des prsentations du Conseil du Trsor, Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, 8e tage, tour Est, 140, rue O'Connor, Ottawa (Ontario), K1A 0R5.

Les pages composant chaque copie doivent tre runies l'aide d'une agrafe, d'un trombone ou par un autre moyen.

Seul l'original doit tre sign. L'original et les copies ne doivent pas comporter d'autres signatures ou initiales.

10.5 Prsentations tardives

Les prsentations reues aprs la date limite seront inscrites l'ordre du jour de la runion suivante du Conseil. Si l'on veut que le Conseil examine une prsentation urgente achemine aprs la date limite, il faut soumettre au prsident du Conseil du Trsor l'original d'une lettre signe par le ministre justifiant cet examen urgent. La lettre doit tre transmise par l'intermdiaire du Centre du Conseil du Trsor.

La dcision d'inscrire des prsentations urgentes l'ordre du jour du Conseil est laisse entirement la discrtion du prsident.

Les organisations qui entendent prsenter une telle demande doivent en informer l'analyste du Secrtariat le plus tt possible.

10.6 Retrait d'une prsentation

Le ministre, le sous-ministre ou le sous-ministre adjoint peut prsenter une lettre au prsident du Conseil du Trsor (par l'entremise du Centre des prsentations du Conseil du Trsor) pour demander le retrait d'une prsentation. Le Secrtariat renverra toutes les copies de la prsentation l'organisation fdrale, le Centre conservant l'original.

S'il s'agit d'une prsentation conjointe, le ministre, le sous-ministre ou le sous-ministre adjoint de l'organisation fdrale responsable au premier chef peut prsenter une lettre au prsident du Conseil du Trsor (par l'entremise du Centre), au nom de toutes les organisations fdrales en cause, pour demander le retrait de la prsentation.

10.7 Changement de ministre

Si un nouveau ministre entre en fonction, il doit signer de nouveau la prsentation ou informer par crit le prsident de sa volont que le Conseil examine la prsentation signe par le ministre prcdent. Il doit aussi produire un nouveau formulaire de dlgation de pouvoir de signature confirmant ou modifiant les pouvoirs de signature.

10.8 Changement de gouvernement

Si un nouveau gouvernement arrive au pouvoir, toutes les copies des prsentations sont retournes aux organisations concernes, qui l'on demandera de les soumettre de nouveau. L'original des prsentations est conserv par le Centre des prsentations du Conseil du Trsor.

10.9 Documents confidentiels du Cabinet et dsignation de scurit

Aux termes de la Loi sur la preuve au Canada, les prsentations au Conseil du Trsor sont rputes tre des documents confidentiels du Cabinet.

L'organisation qui soumet la prsentation doit dcider de la dsignation de scurit ou de la classification de cette dernire. Toutefois, le niveau de scurit le plus bas pouvant tre attribu ce type de document est Protg B. Il faut indiquer la dsignation sur la premire page de la prsentation. La Politique sur la scurit fournit de plus amples renseignements ce sujet

10.10 Runions du Conseil du Trsor

Lorsque le Parlement sige, le Conseil du Trsor se runit habituellement une fois par semaine. Durant l't, il se runira peut-tre une fois ou deux. Le Secrtariat informe les services ministriels et les services de coordination des prsentations des organisations au sujet des runions du Conseil du Trsor venir. Le Secrtariat tablit l'ordre du jour de ces runions, au cours desquelles ses fonctionnaires soumettent les prsentations aux ministres en vue de la prise de dcisions.

10.11 Dcisions du Conseil du Trsor

Le Conseil a quatre choix lorsqu'il examine une prsentation : approuver, ne pas approuver, approuver sous rserve de conditions, et reporter la dcision une autre runion.

Les fonctionnaires du Secrtariat enregistrent la dcision du Conseil et la communiquent, dans les quinze jours civils qui suivent, au sous-ministre de l'organisation ayant soumis la prsentation. On a recours cette fin un rapport de dcision officiel, soit une copie certifie ou une lettre de dcision.

Lorsque le Conseil approuve une prsentation telle qu'elle a t soumise et sans imposer de condition, le Secrtariat fait parvenir l'organisation fdrale des copies de la prsentation portant la mention Approuv par le Conseil du Trsor. Copie certifie conforme du procs-verbal de la runion du Conseil du Trsor du [date de la runion]. Il s'agit d'une copie certifie. Le Secrtariat fait parvenir une lettre de dcision l'organisation lorsque le Conseil, soit a approuv la prsentation sous rserve de conditions ou de changements, soit ne l'a pas approuve.

S'il s'agit d'une prsentation conjointe ou globale, toutes les organisations dont le ministre responsable a sign la prsentation reoivent une copie certifie ou une lettre de dcision. La lettre de dcision reflte seulement les autorisations rattaches au ministre, et pas ncessairement toutes les autorisations consenties par le Conseil du Trsor.

Si le Conseil reporte l'examen de la prsentation, les fonctionnaires du Secrtariat communiquent avec l'organisation pour l'informer de la situation et pour rsoudre toutes les questions non rgles. La prsentation peut ensuite tre rinscrite l'ordre du jour.

Ds que possible, le Secrtariat informe verbalement toutes les organisations dont la prsentation a t tudie lors d'une runion de la dcision prise par le Conseil.