ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Partie III : Rédaction d'une présentation au Conseil du Trésor

8. Préparatifs

Personnes et services clés à consulter :

• les services ministériels de l'organisation, au sujet du contexte, de l'échéancier, du processus de présentation et des présentations antérieures sur le même sujet, le cas échéant, ainsi que pour faire le point sur les attentes actuelles du Conseil et du Secrétariat;
• l'analyste du Secrétariat, par l'entremise des services ministériels de l'organisation, pour obtenir des conseils et une orientation;
• l'unité de coordination des présentations de l'organisation;
• les services de traduction.

Exemples de documents pertinents à obtenir :

• Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor;
• présentations antérieures;
• politiques et lignes directrices pertinentes du Conseil du Trésor;
• mémoires au Cabinet et rapport des décisions, le cas échéant;
• documents de planification de l'organisation, notamment son architecture des activités de programme (AAP), son rapport sur les plans et les priorités et son rapport ministériel sur le rendement, s'ils sont jugés pertinents;
• législation applicable.

9. Rédaction d'une présentation – étape par étape

Le modèle de présentation au Conseil du Trésor est disponible sur le site Web Publiservice. On trouvera à l'annexe F du présent guide des exemples courants de présentations au CT.

La présentation au Conseil du Trésor comporte les sections suivantes.

9.1 Objet

Cette section sert à indiquer le titre de la présentation et son objet principal, que l'on formulera idéalement en 30 mots ou moins. Les termes que l'on retrouve dans le titre doivent concorder avec le nom du programme en cause tel qu'il apparaît dans l'AAP approuvée de l'institution.

9.2 Autorisation

Cette section permet aux ministres du Conseil de savoir en vertu de quels pouvoirs la présentation lui est soumise. Il peut s'agir d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'une approbation antérieure du Conseil ou du Cabinet.

Si l'approbation remonte à un gouvernement précédent, les renvois à une approbation antérieure donnée par le Conseil du Trésor doivent être indiquées suivant le mois et l'année de la réunion du Conseil plutôt que d'après le numéro de la décision. Les documents du Cabinet ne sont pas transmis d'un gouvernement au suivant.

Si les autorisations juridiques ne sont pas clairement établies, le Secrétariat pourra demander si l'organisation parrainant la présentation a obtenu une opinion de ses services juridiques à ce sujet.

9.3 Proposition

Cette section a pour but de fournir aux ministres du Conseil du Trésor une idée précise des autorisations que le ministre de l'organisation responsable demande au Conseil. Il s'agit d'une section clé, car elle énonce les autorisations qui seront accordées à l'organisation une fois la présentation approuvée (à moins qu'elle ne soit modifiée par le Conseil du Trésor).

L'organisation doit exposer chaque autorisation demandée, par exemple :

• rajustements apportés au financement;
• prime pour locaux;
• prélèvement temporaire sur le crédit 5 du Conseil du Trésor;
• prélèvement permanent sur le crédit 5 du Conseil du Trésor;
• approbation d'une nouvelle subvention désignée;
• approbation des modalités de nouvelles subventions de catégorie, de nouvelles contributions de catégorie ou de contributions;
• approbation d'une hausse d'une subvention désignée ou d'une subvention de catégorie existante;
• contributions remboursables;
• affectations bloquées temporaires;
• déblocage d'affectation bloquées temporaires;
• affectations bloquées permanentes;
• affectations à fins déterminées;
• transferts entre crédits (internes ou externes);
• augmentations des recettes nettes en vertu d'un crédit;
• rajustements apportés à l'architecture des activités de programme (AAP);
• approbation de l'autorisation du projet;
• fonds renouvelables – accès aux fonds inutilisés;
• propositions de délégation de pouvoir pour émettre et modifier des directives ou des normes particulières associées à une politique approuvée par le Conseil du Trésor (s'applique seulement aux présentations en matière de politique du Secrétariat et de l'Agence de la fonction publique du Canada).

Des exemples de propositions sont fournis dans ce guide sous les rubriques appropriées.

L'analyste du Secrétariat doit être consulté aux fins de la formulation de cette section.

9.4 Coût et provenance des fonds

Cette section sert à fournir aux ministres du Conseil du Trésor une idée précise des fonds requis, au total ainsi que lors de chaque exercice, et de la source de ces fonds. S'il n'y a pas de coûts en jeu, cela doit être précisé sous la rubrique « Coût »; dans le cas contraire, l'organisation responsable doit préciser les coûts (total et ventilation par exercice et par catégorie).

On trouvera à l'annexe B les modèles d'établissement des coûts requis qui doivent être remplis pour chaque autorisation financière demandée dans la présentation. Ces tableaux énoncent les renseignements financiers que l'organisation responsable doit fournir (s'il y a lieu) à l'égard des politiques, des programmes et des projets nouveaux (p. ex., salaires, régime d'avantages sociaux des employés et frais de locaux).

L'annexe C expose des données établies selon la comptabilité d'exercice pour les acquisitions d'immobilisations. Aux fins d'établir le coût des projets, il faut prendre en compte le coût total du projet ainsi que celui de l'approbation préliminaire de projet (APP) et de l'approbation définitive de projet (ADP). On pourra consulter des spécialistes financiers à l'interne ou l'analyste du Secrétariat afin d'obtenir de l'aide à ce sujet.

L'annexe F indique le libellé précis de la demande d'autorisation financière dans la présentation.

Dans la section relative à l'affectation des fonds, il faut préciser le numéro et le nom du crédit (ainsi qu'il figure dans le plus récent budget des dépenses déposé) auquel seront affectés les fonds. S'il y en a plus d'un, il faut ventiler l'affectation par crédit dans un tableau.

À la rubrique « Source des fonds », précisez d'où proviendront les fonds destinés à la proposition. La provenance des fonds doit être déterminée et approuvée préalablement à la rédaction et à la préparation de la présentation. Le Conseil n'examinera les présentations qui requièrent des fonds que si une source de fonds est confirmée.

Plus particulièrement :

• Indiquer le total du financement aux fins du ou des projets ou programmes, la période visée, le nom du crédit auquel les fonds sont affectés et la source des fonds, précisant de manière distincte les montants de la TPS et la TVH inclus.
• Dans cette section, il faut donner des détails non seulement sur la demande de financement, mais aussi sur le coût total du projet ou du programme. À remarquer que le coût total peut être supérieur au financement demandé par l'entremise de la présentation (p. ex., l'organisation pourrait réaffecter des fonds de ses niveaux de référence ou des fonds pourraient avoir déjà été approuvés).
• Quand les répercussions financières aux fins du budget et des états financiers (c.-à-d., comptabilité d'exercice intégrale) varient de celles sur les affectations (c.-à-d., comptabilité de caisse modifiée, comptabilité d'exercice partielle), il faut aussi fournir un profil sous forme de tableau pluriannuel suivant la comptabilité d'exercice intégrale.

9.5 Langues officielles

Cette section a pour but de fournir aux ministres une analyse de tout enjeu relié aux langues officielles. Le Conseil du Trésor, par l'entremise de l'Agence de la fonction publique du Canada, est responsable de l'élaboration et de la coordination générale des politiques et des programmes relatifs à la mise en oeuvre des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles (LLO). Patrimoine canadien est responsable de la partie VII de la LLO.

Les organisations fédérales qui font des présentations au Conseil du Trésor doivent analyser les effets de leurs propositions sur le bilinguisme institutionnel (parties IV, V et VI de la LLO) ainsi que l'épanouissement et le développement des minorités anglophones et francophones au Canada et la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne (partie VII).

Par souci de clarté, une liste de vérification et un guide d'analyse d'incidences ont été élaborés (voir l'annexe E) afin de déterminer les éléments devant faire l'objet d'une analyse d'incidences. Cette analyse doit porter sur les mesures prises ou prévues afin de s'assurer que le programme ou l'initiative est conforme aux exigences en matière de langues officielles. Toute incidence qu'une initiative pourrait avoir sur les langues officielles doit être exposée de façon concise dans la présentation.

9.6 Vérifications et évaluations

Cette section donne aux ministres un aperçu des conclusions des vérifications et des évaluations antérieures pouvant être pertinentes relativement à la proposition; elle sert aussi à décrire brièvement les plans établis dans ces domaines. En l'absence de vérification ou d'évaluation antérieure ou prévue, l'organisation inscrira simplement « sans objet ».

9.6.1 Vérifications

Cette section devrait déterminer si des vérifications faites par le ministère, le Bureau du vérificateur général du Canada ou des organismes centraux ont déjà été effectuées et si elles ont un lien direct avec l'objet de la présentation et les autorisations demandées au Conseil. Dans l'affirmative, la présente section devrait déterminer les répercussions pour la présentation et relever les conclusions pertinentes, les recommandations et les progrès réalisés par rapport au plan d'action de la direction du ministère.

Les mentions de vérifications à venir devraient être approuvées par le chef de la vérification du ministère afin que ces engagements soient conformes au plan annuel de vérification du ministère, envisagées de façon appropriée par rapport au risque et à leur importance et financées. Il faut préciser l'objet, le calendrier et les sources de financement de ces travaux.

Les cadres de vérification fondés sur le risque (CVFR) exigés aux termes de la Politique sur les paiements de transfert ou autrement exigés par le Secrétariat devraient être joints à la présentation et mentionnés dans cette section.

9.6.2 Évaluations

Dans cette sous-section, on mentionnera les évaluations pertinentes du point de vue de la présentation, de même que les constatations et les recommandations pouvant avoir une incidence sur les autorisations demandées au Conseil.

L'information concernant les évaluations effectuées à l'égard de programmes et de politiques visés par la présentation doit notamment faire état des résultats obtenus jusqu'ici et des correctifs apportés. Si l'organisation fédérale doit proroger ou modifier un programme et qu'aucun examen ou aucune évaluation n'a eu lieu, ce fait doit être mentionné.

Les ressources requises pour toutes les activités d'évaluation doivent figurer séparément dans les tableaux des coûts. Le chef de l'évaluation au sein de l'organisation doit donner son approbation afin de confirmer que les ressources indiquées ont effectivement été prévues, conformément aux niveaux et aux échéanciers requis, et que des ressources sont affectées à la fonction d'évaluation de l'organisation.

Tous les plans d'évaluation ainsi que les stratégies et les cadres rattachés aux activités d'évaluation (p. ex., les CGRR qui se rapportent à la présentation) doivent également être mentionnés. Il convient de mentionner que les CGRR devraient être considérés, au même titre que les évaluations, comme des documents publics et qu'ils peuvent être partagés avec les intervenants.

9.6.3 Approche chronologique

Il peut être plus facile de préparer cette section en adoptant une approche chronologique :

• Quelles vérifications a-t-on effectuées? Quelles ont été les principales observations?
• Quelles évaluations a-t-on effectuées? Quelles ont été les principales observations?
• Quels sont les résultats attendus de la création ou de l'expansion du programme, comment les mesurera-t-on et de quelle manière influeront-ils sur les résultats obtenus par ailleurs par l'organisation et le gouvernement?
• Quelles sont les évaluations prévues?
• Quelles sont les vérifications prévues?

9.7 Remarques

Il convient de numéroter les paragraphes de cette section afin qu'il soit plus facile de s'y référer. L'annexe D fournit une liste de points que l'on y retrouve couramment.

Le but est de présenter aux ministres le contexte et les motifs étayant la proposition. C'est ici que l'on expose l'essentiel du contenu de la présentation :

• Il faut énoncer le contexte en termes non techniques et expliquer de façon claire et concise les enjeux ainsi que les raisons justifiant chaque demande et chaque autorisation.
• L'accent doit être mis sur les répercussions rattachées au programme visé par la proposition.
• Il peut être utile d'utiliser des rubriques comme objet, contexte, description du programme, risques, gouvernance, responsabilisation, coordination, mesure du rendement et rapports. La description du programme doit établir clairement la pertinence de ce dernier dans l'optique de l'AAP approuvée.

Il faut fournir une information suffisante pour que les ministres du Conseil du Trésor puissent situer la proposition dans son juste contexte. On peut à cette fin fournir un résumé des approbations stratégiques, des approbations antérieures données par le Conseil du Trésor et des résultats de vérifications ou d'évaluations menées dans le passé. Il convient de préciser certains points :

• Dans le cas d'une initiative nouvelle ou modernisée, il faut décrire les objectifs et la conception du programme, expliquer pourquoi on a fait ce choix conceptuel et exposer la manière dont l'organisation utilisera les ressources demandées pour atteindre les objectifs en question.
• Il faut aussi décrire avec précision les résultats attendus, leur lien avec les programmes et les résultats stratégiques de l'organisation et la méthode que cette dernière emploiera pour mesurer les résultats (notamment en se reportant à un CGRR).
• Il faut fournir des renseignements détaillés sur les risques qu'il faudra gérer, y compris les risques financiers, organisationnels, associés à l'historique de la question, administratifs et propres au projet et sur les mesures appliquées pour atténuer ces risques.
• Il faut fournir des précisions sur les liens, la complémentarité ou les chevauchements avec d'autres programmes de l'organisation parrainant la présentation ou d'autres organisations ayant des objectifs semblables. Il faut expliquer la raison pour laquelle cette proposition devrait avoir le feu vert compte tenu de ces facteurs.

9.7.1 Analyse du risque

Toute présentation au Conseil du Trésor doit faire l'objet d'une analyse en fonction de différentes catégories générales de risque :

• la complexité entourant la mise en oeuvre de la proposition – par exemple, nombre et nature des politiques applicables, dossiers antérieurs étudiés par le Conseil ou le Secrétariat, nature des obligations de rendre compte en jeu, comme les liens horizontaux;
• la robustesse des structures, des obligations de rendre compte et des régimes de gestion de l'organisation dans l'optique de la mise en oeuvre de la proposition – par exemple, expérience antérieure de l'organisation dans le cadre d'activités similaires, suffisance des ressources et liens avec l'AAP;
• les enjeux antérieurs ou actuels associés à la mise en oeuvre de la proposition;
• le risque financier, entre autres, l'ampleur des coûts requis et les répercussions que cela peut engendrer.

On procède en outre à une analyse du risque dans le cas de certains projets. La présentation doit fournir des précisions sur les risques à gérer, les mesures d'atténuation envisagées et les risques résiduels, le cas échéant (on pourra à cette fin se reporter à un CVFR ou procéder à une analyse du risque ciblée).

9.7.2 Développement durable

Le cas échéant, il faut tenir compte des répercussions des initiatives présentées au Conseil du Trésor sous l'angle du développement durable.

Le développement durable s'entend du développement qui permet de répondre aux besoins de la génération actuelle sans compromettre la capacité de satisfaire ceux des générations futures. En pratique, il faut envisager l'intégration des considérations socioéconomiques et environnementales pour appuyer les décideurs. Un certain nombre d'initiatives fédérales touchant les lois, les politiques et les programmes ont fixé des exigences pour promouvoir et appuyer le développement durable. Consulter l'annexe D pour obtenir d'autres directives.

9.7.3 Analyse comparative entre les sexes

À titre de rappel, mentionnons que l'analyse comparative entre les sexes consiste en l'intégration systématique des différences sociales et économiques entre les sexes aux processus liés aux politiques, à la planification et à la prise de décisions, de sorte que les résultats prévus soient équitables pour les deux sexes. Cet angle d'examen des politiques permet de déterminer en quoi les politiques publiques touchent différemment les hommes et les femmes.

Les organisations fédérales ont la responsabilité finale d'élaborer des politiques et des programmes conformes aux politiques générales du gouvernement, y compris en ce qui a trait à l'analyse comparative entre les sexes. On s'attend à ce qu'elles prennent en considération ces facteurs au moment de l'exécution de l'analyse initiale, généralement au début du processus, par exemple à l'étape de la préparation du mémoire au Cabinet. Ainsi, les préoccupations relatives à l'analyse comparative entre les sexes, ainsi qu'à d'autres enjeux stratégiques transversaux, devraient être intégrées à la conception initiale des programmes et initiatives. Au moment de la préparation des présentations au Conseil du Trésor visant l'obtention de l'approbation d'éléments de programmes, les organisations fédérales doivent tout de même procéder à une dernière vérification pour s'assurer que la proposition est conforme en ce qui a trait à l'analyse comparative entre les sexes, et rendre compte de leurs constatations dans la présentation au CT.

Pour en savoir davantage, consultez l'information préparée par Condition féminine Canada (CFC) sur le sujet de l'analyse comparative entre les sexes. Les analystes de CFC peuvent également répondre à vos questions.

9.8 Personne-ressource

On fournira aux ministres et au Secrétariat les coordonnées d'une personne-ressource clé de l'organisation auprès de laquelle on peut obtenir des renseignements complémentaires sur la présentation. Il faut préciser le nom, le poste, l'adresse de courriel et le numéro de téléphone de ce fonctionnaire. Dans le cas des présentations sur la passation de marchés, les noms et les coordonnées de deux personnes-ressources devraient être fournis : l'une du secteur des acquisitions et de la gestion du matériel, l'autre du secteur technique ou opérationnel de l'organisation responsable.

9.9 Annexes

Le but de cette section est de fournir aux ministres des renseignements sur des aspects particuliers de la présentation dans le but d'étayer certains éléments de la proposition. Un résumé des annexes doit être fourni dans une des sections centrales de la présentation, par exemple celle qui est réservée aux remarques.

Les annexes peuvent contenir l'information suivante : données détaillées sur les coûts (se reporter aux annexes B et C), plan de communication, cadre de gestion des ressources humaines, cadre de gestion du risque, rapport d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, protocole d'entente entre organisations fédérales, modalités de programmes de contributions ou de subventions globales, critères donnant droit à des subventions, réglementation proposée, y compris un résumé de l'étude d'impact de la réglementation, CGRR et CVFR.

Les annexes des présentations au Conseil du Trésor en matière de politique doivent comprendre une copie des instruments stratégiques soumis pour une approbation, un plan de mise en oeuvre et une stratégie de communication.

Toutes les annexes doivent comprendre les numéros et lettres de référence qui apparaissent sur la dernière page de la présentation.

Nota : Une annexe est un document fourni à l'appui d'une présentation. Tout document rattaché à une annexe constitue une pièce jointe. Ces documents doivent eux aussi être traduits car ils font partie de la présentation officielle.

10. Touche finale

10.1 Signature des présentations au Conseil du Trésor

Le ministre compétent, au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ou un autre ministre autorisé par décret à représenter un ministre absent, approuvera en apposant sa signature :

• les présentations visant à demander des ressources supplémentaires ou à proposer d'autres changements touchant les crédits approuvés par le Parlement (p. ex., transferts entre crédits) ou les autorisations accordées par le Conseil;
• les présentations visant à ce que le Conseil formule des recommandations à l'intention du gouverneur en conseil, notamment en vue de la prise ou de la modification de règlements;
• les présentations au Conseil du Trésor à titre de comité du Conseil privé;
• les présentations ou modifications portant sur des changements apportés aux résultats stratégiques et/ou activités de programme de l'architecture des activités de programme;
• les ententes fédérales-provinciales portant sur l'utilisation des fonds fédéraux;
• les présentations visant à demander l'autorisation d'établir un nouvel organisme en vertu de la LGFP ou de modifier sensiblement le mandat ou les activités d'un organisme existant;
• les présentations visant à demander l'autorisation de conclure des marchés portant sur des biens, des services ou des travaux de construction, en conformité avec la Politique sur les marchés;
• l'approbation d'opérations immobilières dépassant les pouvoirs attribués aux organisations fédérales aux termes des politiques du Conseil;
• l'autorisation d'accorder des subventions ou des contributions, ou l'approbation des modalités de programmes de subventions ou de contributions;
• les propositions visant à demander au Conseil de réévaluer l'une de ses décisions antérieures;
• les présentations soumises au nom des sociétés d'État;
• les présentations visant à obtenir une dérogation à des politiques du Conseil;
• les présentations d'un ministre visant à obtenir une décision concernant un désaccord entre un ministre et un administrateur de comptes relativement à l'interprétation ou à l'application d'une politique, d'une directive ou d'une norme du Conseil du Trésor;
• les présentations visant à faire approuver des politiques du Conseil du Trésor, qu'elles soient nouvelles ou modifiées;
• les politiques ou les programmes en matière de ressources humaines, nouveaux ou modifiés;
• les présentations portant sur les conventions collectives;
• les présentations visant à obtenir l'approbation d'un projet;
• la rémunération des groupes exclus, y compris les budgets des cabinets des ministres et des bureaux des secrétaires d'État;
• les présentations relatives à la classification et à la structure des postes de niveaux EX-4 et EX-5;
• les présentations concernant des modifications devant être apportées aux politiques, aux normes ou aux directives du Conseil du Trésor (s'applique seulement aux présentations stratégiques du Secrétariat et de l'Agence de la fonction publique du Canada).

10.2 Délégation des pouvoirs de signature

Dans le cas des présentations non mentionnées ci-dessus, le ministre compétent peut déléguer son pouvoir de signature à un ministre d'État, à un sous-ministre ou à un sous-ministre adjoint.

Le ministre doit communiquer au président du Conseil du Trésor le nom et le titre du poste de chaque ministre ou fonctionnaire à qui de tels pouvoirs ont été délégués, en utilisant un formulaire de délégation de pouvoir de signature. Chaque organisation fédérale doit fournir au Centre des présentations du Conseil du Trésor une liste des personnes à qui des pouvoirs de signature sont délégués ainsi qu'une carte de spécimen de signature pour chacune d'elles. Les formulaires et les cartes dûment remplis doivent être transmis au président du Conseil du Trésor par l'intermédiaire du Centre. À défaut de recevoir ces documents, le Centre refusera de traiter les présentations.

Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'indiquer au Secrétariat la catégorie et le niveau des présentations que peut approuver chaque personne à qui un pouvoir de signature est délégué, les organisations fédérales doivent prévoir des contrôles internes à cet égard.

10.3 Signature de présentations conjointes et de présentations globales

Des signatures conjointes sont exigées lorsque plus d'un ministre est en cause. Le point sera supprimé de l'ordre du jour si l'une ou l'autre des signatures d'une présentation conjointe n'est pas reçue à la date limite. Veuillez noter qu'une procédure différente d'approbation formelle peut exceptionnellement être utilisée, à la condition d'être approuvée par le secrétaire du Conseil du Trésor.

10.4 Transmission de la présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

La présentation et les pièces jointes doivent être fournies en français et en anglais.

Une fois la version finale de la présentation signée par le ministre, l'organisation doit transmettre l'original et 15 copies (recto-verso, trois perforations) au Centre des présentations du Conseil du Trésor, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 8^e étage, tour Est, 140, rue O'Connor, Ottawa (Ontario), K1A 0R5.

Les pages composant chaque copie doivent être réunies à l'aide d'une agrafe, d'un trombone ou par un autre moyen.

Seul l'original doit être signé. L'original et les copies ne doivent pas comporter d'autres signatures ou initiales.

10.5 Présentations tardives

Les présentations reçues après la date limite seront inscrites à l'ordre du jour de la réunion suivante du Conseil. Si l'on veut que le Conseil examine une présentation urgente acheminée après la date limite, il faut soumettre au président du Conseil du Trésor l'original d'une lettre signée par le ministre justifiant cet examen urgent. La lettre doit être transmise par l'intermédiaire du Centre du Conseil du Trésor.

La décision d'inscrire des présentations urgentes à l'ordre du jour du Conseil est laissée entièrement à la discrétion du président.

Les organisations qui entendent présenter une telle demande doivent en informer l'analyste du Secrétariat le plus tôt possible.

10.6 Retrait d'une présentation

Le ministre, le sous-ministre ou le sous-ministre adjoint peut présenter une lettre au président du Conseil du Trésor (par l'entremise du Centre des présentations du Conseil du Trésor) pour demander le retrait d'une présentation. Le Secrétariat renverra toutes les copies de la présentation à l'organisation fédérale, le Centre conservant l'original.

S'il s'agit d'une présentation conjointe, le ministre, le sous-ministre ou le sous-ministre adjoint de l'organisation fédérale responsable au premier chef peut présenter une lettre au président du Conseil du Trésor (par l'entremise du Centre), au nom de toutes les organisations fédérales en cause, pour demander le retrait de la présentation.

10.7 Changement de ministre

Si un nouveau ministre entre en fonction, il doit signer de nouveau la présentation ou informer par écrit le président de sa volonté que le Conseil examine la présentation signée par le ministre précédent. Il doit aussi produire un nouveau formulaire de délégation de pouvoir de signature confirmant ou modifiant les pouvoirs de signature.

10.8 Changement de gouvernement

Si un nouveau gouvernement arrive au pouvoir, toutes les copies des présentations sont retournées aux organisations concernées, à qui l'on demandera de les soumettre de nouveau. L'original des présentations est conservé par le Centre des présentations du Conseil du Trésor.

10.9 Documents confidentiels du Cabinet et désignation de sécurité

Aux termes de la Loi sur la preuve au Canada, les présentations au Conseil du Trésor sont réputées être des documents confidentiels du Cabinet.

L'organisation qui soumet la présentation doit décider de la désignation de sécurité ou de la classification de cette dernière. Toutefois, le niveau de sécurité le plus bas pouvant être attribué à ce type de document est Protégé B. Il faut indiquer la désignation sur la première page de la présentation. La Politique sur la sécurité fournit de plus amples renseignements à ce sujet

10.10 Réunions du Conseil du Trésor

Lorsque le Parlement siège, le Conseil du Trésor se réunit habituellement une fois par semaine. Durant l'été, il se réunira peut-être une fois ou deux. Le Secrétariat informe les services ministériels et les services de coordination des présentations des organisations au sujet des réunions du Conseil du Trésor à venir. Le Secrétariat établit l'ordre du jour de ces réunions, au cours desquelles ses fonctionnaires soumettent les présentations aux ministres en vue de la prise de décisions.

10.11 Décisions du Conseil du Trésor

Le Conseil a quatre choix lorsqu'il examine une présentation : approuver, ne pas approuver, approuver sous réserve de conditions, et reporter la décision à une autre réunion.

Les fonctionnaires du Secrétariat enregistrent la décision du Conseil et la communiquent, dans les quinze jours civils qui suivent, au sous-ministre de l'organisation ayant soumis la présentation. On a recours à cette fin à un rapport de décision officiel, soit une copie certifiée ou une lettre de décision.

Lorsque le Conseil approuve une présentation telle qu'elle a été soumise et sans imposer de condition, le Secrétariat fait parvenir à l'organisation fédérale des copies de la présentation portant la mention « Approuvé par le Conseil du Trésor. Copie certifiée conforme du procès-verbal de la réunion du Conseil du Trésor du [date de la réunion]. » Il s'agit d'une copie certifiée. Le Secrétariat fait parvenir une lettre de décision à l'organisation lorsque le Conseil, soit a approuvé la présentation sous réserve de conditions ou de changements, soit ne l'a pas approuvée.

S'il s'agit d'une présentation conjointe ou globale, toutes les organisations dont le ministre responsable a signé la présentation reçoivent une copie certifiée ou une lettre de décision. La lettre de décision reflète seulement les autorisations rattachées au ministère, et pas nécessairement toutes les autorisations consenties par le Conseil du Trésor.

Si le Conseil reporte l'examen de la présentation, les fonctionnaires du Secrétariat communiquent avec l'organisation pour l'informer de la situation et pour résoudre toutes les questions non réglées. La présentation peut ensuite être réinscrite à l'ordre du jour.

Dès que possible, le Secrétariat informe verbalement toutes les organisations dont la présentation a été étudiée lors d'une réunion de la décision prise par le Conseil.

Date de modification : 2011-06-02
 

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