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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie IV : Autorisations

11. Autorisations de dpenses

11.1 Budget des dpenses, niveaux de rfrence et rajustements en cours d'exercice

L'organisation qui a besoin de fonds en sus de ceux qui lui ont t affects dans les affectations antrieures doit demander que les fonds en question soient inscrits au budget des dpenses; cette fin, elle soumettra une prsentation au Conseil du Trsor (se reporter la figure 1 de l'annexe F). Dans la plupart des cas, l'organisation prparera une telle prsentation :

  • afin de demander des fonds destins au financement de nouveaux programmes approuvs par le Cabinet;
  • afin de demander des fonds supplmentaires pour des programmes existants;
  • afin d'tablir une nouvelle subvention (ou un programme de subventions) ou d'augmenter le financement d'une subvention existante (ou d'un programme de subvention existant).

Dans les directives prcdentes sur les autorisations de dpenses du budget des dpenses, on exigeait des paragraphes distincts pour les rajustements en cours d'exercice (budget supplmentaire des dpenses) et pour les rajustements des niveaux de rfrence (budget principal des dpenses/mise jour annuelle des niveaux de rfrence).

Or, l'gard des prsentations au Conseil du Trsor soumises aprs le 31 mars 2007, un seul paragraphe est requis par organisation et crdit touch.

S'il est approuv, le rajustement sera inclus dans la prochaine priode d'octroi de crdits disponible et, s'il y a lieu, les mises jour des niveaux de rfrence seront incluses dans le prochain exercice de mise jour annuelle des niveaux de rfrence (MJANR).

La MJANR sert tablir le niveau de base des dpenses de programmes directes du Plan budgtaire reflt dans le budget fdral annuel et dfinir un point de rfrence au regard des crdits demands au Parlement dans le cadre du budget principal des dpenses suivant. Il y a habituellement trois (3) priodes de crdits dans un exercice, soit le budget principal des dpenses, le budget supplmentaire des dpenses (A) et le budget supplmentaire des dpenses (B).

Pour qu'une autorisation soit rpute admissible dans une priode d'octroi de crdits donne, elle doit tre approuve avant la date limite prcise par le Secrtariat.

11.1.1 Considrations spciales

Pour demander des autorisations de dpenses du budget des dpenses, les organisations doivent prendre en compte ce qui suit :

11.1.1.1 Libell du crdit

Si les propositions vises dans une prsentation risquent d'exiger une modification du libell du crdit, les organisations sont tenues de consulter leurs services juridiques et leur analyste des programmes.

11.1.1.2 Transfert entre crdits

Il faut, s'il y a lieu, prendre en compte les transferts entre crdits au sein d'une organisation et entre des organisations (se reporter au modle du libell des autorisations l'annexe F).

11.1.1.3 Crdit 5 du Conseil du Trsor

L'organisation peut vouloir envisager la possibilit de demander des fonds temporaires ou permanents du crdit 5 du Conseil du Trsor (se reporter au point 11.3 ventualits du gouvernement).

L'organisation doit consulter son analyste des programmes afin de dterminer la possibilit de financement du crdit 5 du Conseil du Trsor.

11.2 Contrle des affectations

Dans certaines circonstances, le Conseil demandera l'organisation d'tablir des affectations des fins spciales ou des affectations bloques (se reporter au modle de libell des autorisations l'annexe F).

11.2.1 Affectations des fins spciales

Une affectation fins spciales sert rserver une partie des crdits approuvs d'une organisation aux fins d'une initiative ou d'un poste en particulier. Une affectation fins spciales est tablie lorsque le Conseil souhaite imposer des contrles de dpenses spciaux (se reporter au modle de libell d'autorisation l'annexe F).

11.2.2 Affectations bloques

Les affectations bloques servent interdire l'affectation de fonds dj affects par le Parlement. Il y a deux types d'affectations bloques, savoir :

  1. permanentes – lorsque le Conseil du Trsor a ordonn une premption des fonds la fin de l'exercice;
  2. temporaires – lorsqu'une affectation est bloque jusqu' ce qu'une ou des conditions aient t respectes.

Lorsque le Conseil a ordonn une organisation d'tablir une affectation bloque temporaire ou permanente, il faut un paragraphe sur la proposition (se reporter au modle de libell des autorisations l'annexe F).

Dans certains cas, le Conseil peut dlguer le pouvoir de dbloquer une affectation bloque temporaire au secrtaire du Conseil du Trsor ou un autre fonctionnaire en particulier (p. ex., secrtaire adjoint du Conseil du Trsor) (se reporter au modle de libell des autorisations l'annexe F).

11.3 Crdit 5 du Conseil du Trsor (ventualits du gouvernement)

Le crdit 5 du Conseil du Trsor sert de complment d'autres crdits afin d'assurer au gouvernement une marge de manoeuvre suffisante pour faire face des dpenses urgentes ou imprvues lorsque des fonds sont requis pour des motifs valides, que ce soit l'chance d'un paiement ou la ncessit d'obtenir des autorisations particulires pour effectuer un paiement (p. ex., subventions non inscrites au budget des dpenses). Une telle autorisation sera accorde jusqu' l'obtention de l'approbation du Parlement, dans la mesure o les dpenses s'inscrivent dans le mandat de l'organisation. Les fonds affects mme le crdit 5 du Conseil du Trsor sont accords titre provisoire et doivent tre rembourss, une fois que l'autorisation du Parlement l'gard des dpenses a t obtenue dans le cadre de l'approbation du budget supplmentaire des dpenses.

En outre, le crdit 5 du Conseil du Trsor sert majorer d'autres crdits sous forme de transfert permanent du crdit 5 l'affectation ministrielle pertinente, au titre de cots salariaux supplmentaires tels que les indemnits de dpart, les prestations de maternit et les prestations parentales, qui ne sont pas prvus dans le budget des dpenses des organisations fdrales.

Les dpenses ne sont pas imputes directement au crdit 5 du Conseil du Trsor. Les fonds sont plutt transfrs aux crdits existants de l'organisation fdrale concerne, une fois que le Conseil a approuv l'affectation de fonds, puis les dpenses sont imputes aux crdits de l'organisation.

11.3.1 Affectations temporaires

Le crdit 5 du Conseil du Trsor sert de complment provisoire aux crdits des organisations fdrales jusqu' la priode d'octroi de crdits suivante quand les autorisations de dpenses ne suffisent pas couvrir la fois les besoins existants et le cot d'une initiative urgente. Le crdit 5 du Conseil du Trsor peut aussi tre utilis au titre d'autorisations lgislatives visant de nouvelles subventions (ou contributions, dans le cas de l'Agence canadienne de dveloppement international) qui s'inscrivent dans le mandat de l'organisation tel qu'il est nonc dans la loi, ou encore servir majorer des subventions existantes dans l'attente de l'autorisation du Parlement en vertu d'une loi de crdits. Les affectations temporaires sont reverses au crdit 5 du Conseil du Trsor aprs que le Parlement a approuv l'octroi des crdits, dans le cadre du budget supplmentaire des dpenses.

11.3.2 Affectations permanentes

Le crdit 5 du Conseil du Trsor peut galement servir majorer de manire permanente les affectations des organisations fdrales, habituellement la fin de l'exercice, au titre de certains cots salariaux non discrtionnaires qui ne sont pas prvus dans le budget des dpenses des organisations et qui ne peuvent tre assums mme les crdits existants. Ces cots comprennent les indemnits de dpart, le paiement des crdits de cong aux employs qui quittent la fonction publique, les prestations de maternit, les prestations parentales et d'autres cots lis aux salaires (p. ex., cessation d'emploi du personnel exonr d'un ministre sortant, cot des conventions collectives conclues un moment trop tardif durant l'exercice pour que ce cot puisse tre inscrit au budget supplmentaire des dpenses). Une lettre d'appel est achemine aux organisations fdrales la fin de l'exercice pour leur donner des prcisions cet gard.

11.3.3 Demande de prlvement mme le crdit 5 du Conseil du Trsor

Le Conseil du Trsor autorisera le ministre responsable dlguer son agent financier suprieur (AFS) le pouvoir de demander l'autorisation d'effectuer un prlvement mme le crdit 5 du Conseil du Trsor dans deux situations prcises :

  • Les organisations fdrales demandent habituellement l'autorisation de procder un prlvement temporaire mme le crdit 5 du Conseil du Trsor relativement une initiative donne dans le cadre de la prsentation visant obtenir l'autorisation d'inscrire un poste au budget des dpenses aux fins de cette initiative. Toutefois, si, au moment de prparer la prsentation, on n'avait pas anticip qu'il serait ncessaire d'avoir accs au crdit 5 du Conseil du Trsor, et que l'inscription du poste au budget supplmentaire des dpenses a t approuve, l'AFS pourra demander l'accs au crdit 5 pour le poste en question. Cette demande peut se faire par lettre au directeur principal de la Direction des oprations des dpenses et prvisions budgtaires, assortie des pices justificatives appropries (analyse des mouvements de trsorerie). Cette lettre est alors traite comme un cas courant.
  • Dans le cas o une organisation fdrale demande un accs permanent au crdit 5 du Conseil du Trsor afin de combler un dficit au chapitre de la rmunration avant la fin d'un exercice, l'AFS doit prparer l'intention du directeur principal, Direction des oprations des dpenses et prvisions budgtaires du Secrtariat une lettre assortie des pices justificatives appropries (analyse des mouvements de trsorerie). Il doit prciser dans la lettre les catgories de dpenses et les montants en cause. Comme dans la situation prcdente, cette lettre est traite comme un cas courant.

la fin de l'exercice, l'organisation fdrale donnera suite la lettre d'appel transmise par la Direction des oprations des dpenses et prvisions budgtaires du Secrtariat et fournira l'information requise. Le Secrtariat veillera obtenir du Conseil une autorisation d'accs au crdit 5 du Conseil du Trsor au nom de l'organisation fdrale.

12. Prsentations relatives des biens immobiliers

12.1 Considrations gnrales

Les oprations immobilires des organisations fdrales doivent tre conformes la Loi sur les immeubles fdraux et les biens rels fdraux ainsi qu'au Rglement concernant les immeubles fdraux, sous rserve d'une loi drogatoire. Ces oprations doivent galement satisfaire aux politiques du Conseil du Trsor et respecter les limites et les conditions fixes par les ministres du Conseil du Trsor.

La loi et le rglement prcits autorisent les ministres effectuer des oprations immobilires, notamment :

  • des acquisitions;
  • des changes;
  • des options d'acquisition;
  • des baux et permis (y compris les rtrocessions de bail et la renonciation aux droits confrs par un permis);
  • les transferts de gestion d'un bien immobilier entre organisations fdrales;
  • les transferts de la gestion et de la matrise d'un bien immobilier entre l'administration fdrale et une administration provinciale;
  • les alinations.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers fixe des plafonds financiers applicables aux pouvoirs dont disposent les ministres en matire d'oprations immobilires. Lorsque la valeur d'une opration est suprieure au plafond applicable ou que l'opration ne satisfait pas d'autres exigences nonces dans la Politique, le ministre concern doit demander l'approbation pralable de l'opration au Conseil du Trsor.

De plus, certaines oprations immobilires doivent faire l'objet d'un dcret (ou obtenir l'approbation du gouverneur en conseil). Dans un tel cas, il faut prparer une prsentation afin de demander que le Conseil du Trsor recommande au gouverneur en conseil de donner son approbation.

tant donn que le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a des pouvoirs plus vastes que les autres ministres en matire d'oprations immobilires, il sera souvent plus efficient pour les organisations fdrales de faire appel lui pour effectuer l'opration en leur nom.

Nota : les organisations doivent noter que, si le pouvoir de procder une opration immobilire peut tre dlgu, il n'en est pas forcment ainsi du pouvoir organisationnel d'approbation de projet. C'est pourquoi une organisation ne doit pas se prvaloir du pouvoir d'approbation de projet de TPSGC. Si le cot d'un projet rattach une opration immobilire est suprieur au pouvoir d'approbation de l'organisation en la matire, le volet rattach au projet devra faire l'objet d'une prsentation.

Les politiques et les publications du Conseil du Trsor en matire de biens immobiliers offrent une orientation concernant d'autres aspects de la gestion des biens immobiliers.

Les oprations immobilires l'gard desquelles une organisation fdrale veut obtenir l'approbation du Conseil du Trsor peuvent tre soumises dans le cadre d'une prsentation plus globale ou faire l'objet de prsentations distinctes. La section Proposition doit toujours contenir un expos clair de toutes les autorisations demandes, y compris celles qui sont relatives aux biens immobiliers.

Dans certains cas, il y aura lieu d'obtenir la fois l'approbation gnrale d'une stratgie relative une catgorie d'oprations (p. ex., alinations stratgiques) et des autorisations particulires permettant l'organisation de mener bien la stratgie.

12.2 Catgories d'oprations

Les sections qui suivent exposent diffrents points dont il faut tenir compte l'gard de divers types de prsentations ayant trait des biens immobiliers. Prcisons que tous les points indiqus ne s'appliquent pas forcment dans chaque cas, et qu'il peut y avoir d'autres points pertinents que ceux numrs ici.

12.2.1 Acquisitions

  • Quel est l'objectif oprationnel associ l'acquisition?
  • Quel est le lien entre l'opration et l'AAP, le plan d'investissement (Politique du Conseil du Trsor sur les plans d'investissement long terme) et les stratgies en matire de biens immobiliers de l'organisation?
  • S'agit-il d'une opration ouverte et quitable?
  • L'opration est-elle ralise la valeur marchande du bien? Dispose-t-on d'valuations ou d'estimations qui tayent le prix prvu? (Se reporter aux exigences nonces dans la Norme d'valuation et d'estimation des biens immobiliers du Conseil du Trsor)
  • Y a-t-il des intrts autochtones en jeu? Le ministre de la Justice Canada a-t-il procd une valuation du risque juridique associ aux droits et aux titres? A-t-on observ les Lignes directrices sur les pratiques exemplaires mises par le Secrtariat relativement aux intrts autochtones?
  • Y a-t-il des enjeux environnementaux? Faut-il effectuer une valuation environnementale conformment la Loi canadienne sur l'valuation environnementale? Si des mesures correctives sont prises, qui en assumera les frais? Le bien convient-il l'utilisation prvue?
  • S'agit-il de la meilleure solution long terme pour l'tat, sur le plan de l'conomie, de l'efficacit et de l'efficience? Est-ce la solution qui produit les meilleurs rsultats dans l'intrt de l'ensemble des Canadiens?
  • A-t-on tenu compte de l'ensemble des politiques et des enjeux stratgiques du gouvernement?
  • A-t-on procd une analyse adquate de l'investissement, aux fins de calculer le cot total associ toutes les solutions possibles? L'analyse de rentabilisation est-elle rigoureuse?
  • Le projet pour lequel l'organisation acquiert le bien doit-il obtenir, ou a-t-il obtenu, l'approbation du Cabinet ou du Conseil du Trsor?
  • Dispose-t-on de fonds aux fins la fois de l'acquisition et de la ralisation du projet?
  • Dans le cas d'un bail, a-t-on prvu une option de renouvellement ou d'acquisition? A-t-on tenu compte de ce genre d'option lors de l'tablissement des cots? En est-il fait tat dans la proposition?
  • Le moment choisi soulve-t-il des problmes importants?
  • L'organisation a-t-elle recens tous les facteurs influant sur l'acquisition (disponibilit, choix du moment, dure, financement et cot calcul pour l'ensemble du cycle de vie, cots d'amnagement ou de rinstallation, occupation garantie, degr de contrle requis, marge de manoeuvre, conditions du march, etc.)?
  • Y a-t-il des enjeux lis aux biens patrimoniaux? Si l'immeuble acquis ou transfr a plus de 40 ans, le Bureau d'examen des difices fdraux du patrimoine de Parcs Canada en a-t-il fait l'valuation?
  • Le bien satisfait-il aux normes d'accessibilit? Dans la ngative, combien en cotera-t-il pour le rendre conforme ces normes? (Se reporter la Norme d'accs facile aux biens immobiliers du Conseil du Trsor).
  • Satisfait-on aux normes de protection contre les incendies? (Se reporter la Politique sur la protection contre les incendies, les enqutes et les rapports du Conseil du Trsor).

12.2.2 Alinations

  • L'opration concorde-t-elle avec le plan d'investissement et les stratgies en matire de biens immobiliers de l'organisation?
  • S'agit-il d'une opration ouverte et quitable?
  • Y a-t-il des enjeux environnementaux? A-t-on communiqu toute l'information environnementale? Faut-il procder une valuation environnementale conformment la Loi canadienne sur l'valuation environnementale? Si des mesures correctives sont requises, qui les prendra, et qui en assumera les frais?
  • Est-ce que des conditions environnementales ou d'autres facteurs ont pour effet de limiter l'utilisation pouvant tre faite du bien immobilier? A-t-on prvu, ou devrait-on prvoir, une clause de rversion l'gard du bien?
  • Dans le cas de l'alination ou du transfert d'un bien immobilier excdentaire, les parties concernes ont-elles eu l'occasion d'en faire l'acquisition ou de faire part de leur intrt l'gard du bien? (Se reporter la Directive sur la vente ou le transfert de biens immobiliers excdentaires du Conseil du Trsor).
  • S'agit-il d'une alination stratgique? Se pourrait-il que la valeur du bien connaisse une hausse marque? La taille et la valeur du bien sont-elles suffisamment grandes pour qu'il y ait un risque de rpercussions ngatives sur les marchs locaux si on n'en gre pas adquatement l'intgration? L'opration est-elle complexe, ou prsente-t-elle des aspects dlicats? Le responsable du bien a-t-il procd une valuation stratgique et labor une stratgie d'alination, et a-t-on dcid, en concertation avec le Secrtariat, de traiter l'opration comme une alination stratgique? (Pour obtenir une orientation plus dtaille sur la dtermination des biens excdentaires assujettis au processus d'alination stratgique, se reporter la Directive sur la vente ou le transfert de biens immobiliers excdentaires du Conseil du Trsor).
  • Y a-t-il des intrts autochtones en jeu? Si l'opration a trait l'alination ou au transfert de biens immobiliers excdentaires, le ministre de la Justice Canada a-t-il procd une valuation du risque juridique associ aux droits et aux titres? A-t-on observ les Lignes directrices sur les pratiques exemplaires mises par le Secrtariat relativement aux intrts autochtones?
  • Si le bien a t dsign en tant que bien classifi ou reconnu, des mesures adquates ont-elles t prises pour en prserver la valeur patrimoniale? L'organisation fdrale a-t-elle consult le Bureau d'examen des difices fdraux du patrimoine ou obtenu d'une autre personne ou entit comptente des conseils en matire de biens du patrimoine? Le titre de proprit sera-t-il assorti d'une clause restrictive afin de prserver la valeur patrimoniale du bien aprs l'alination?
  • Quelle est la valeur marchande du bien selon l'valuation? Dispose-t-on d'valuations et d'estimations jour l'appui de la contrepartie reue? Se reporter cet gard aux exigences nonces dans la Norme d'valuation et d'estimation des biens immobiliers. Si la contrepartie reue est infrieure la valeur marchande estime, quelles sont les raisons justifiant la chose?
  • L'alination vise-t-elle des objectifs socio-conomiques plus vastes relevant du mandat de l'tat fdral?
  • Est-ce que l'alination influe sur la scurit ou la latitude de l'utilisation simultane ou ultrieure d'une proprit adjacente de l'tat?
  • L'alination fait-elle diminuer la valeur d'une proprit adjacente ou avoisinante de l'tat?
  • Dans le cas d'une vente ou d'un transfert, l'organisation a-t-elle cherch dterminer si le bien pouvait tre utilis une autre fin ou dans le cadre d'un autre programme?
  • Y a-t-il des aspects dlicats ou des enjeux communautaires?

12.3 Recommandations au gouverneur en conseil

Le paragraphe 16(1) de la Loi sur les immeubles fdraux et les biens rels fdraux (LIFBRF) confre au gouverneur en conseil des pouvoirs rattachs aux oprations immobilires. Cette disposition s'applique aux situations qui ne sont assujetties aucune autre loi ou lorsque le ministre comptent estime que, pour une raison particulire, l'approbation du gouverneur en conseil est de mise. Toutes les oprations vises au paragraphe 16(1) doivent faire l'objet d'une recommandation du Conseil du Trsor et recevoir l'approbation du gouverneur en conseil. Il faut aussi obtenir l'approbation du gouverneur en conseil dans le cas de l'alination de certains terrains militaires (par. 19(2) et 19(3) de la LIFBRF) ou la rectification d'erreurs dans la concession du titre de proprit du bien immobilier (par. 22(1) de la LIFBRF).

En vertu de l'article 5 du Rglement concernant les immeubles fdraux, un ministre peut transfrer la gestion et la matrise de la totalit ou d'une partie d'un bien immobilier fdral une province par un acte fait en la forme juge satisfaisante par le ministre de la Justice, sans qu'un dcret ne soit requis. On pourra toutefois avoir recours un dcret si le ministre qui procde au transfert le veut ainsi, auquel cas le gouverneur en conseil autorisera le transfert en vertu de l'alina 16(1)e) de la LIFBRF. En cas de rtrocession ou de rversion Sa Majest du chef d'une province ou Sa Majest du chef du Canada de la gestion et de la matrise de la totalit ou d'une partie des droits rels sur un immeuble, un ministre peut donner effet cette rtrocession ou rversion par un acte tabli en la forme juge satisfaisante par le ministre de la Justice, nonobstant l'exigence de procder par dcret prvue au dpart dans les modalits de transfert de la gestion et de la matrise du bien.

Il faut aussi obtenir l'approbation du gouverneur en conseil pour aliner un bien immobilier fdral une personne autre que la Socit immobilire du Canada CLC limite, lorsque la totalit du prix d'achat ou de toute autre contrepartie prvue n'a pas t reue par Sa Majest au plus tard au moment de l'alination.

Il convient de consulter les services juridiques de l'organisation voulant procder l'opration afin de dterminer la procdure suivre et le libell du dcret.

Les figures 2 et 3 de l'annexe F prsentent des exemples de contenu de prsentations relatives des oprations immobilires.

12.4 Autres instruments stratgiques pertinents du Conseil du Trsor

Les prsentations relatives des biens immobiliers doivent tre conformes d'autres instruments stratgiques pertinents du Conseil du Trsor, notamment les suivants :

13. Approbation de projets

13.1 Gestion de projets

La gestion de projets englobe un ensemble d'activits interrelies et souvent interdpendantes, qui visent un objectif gnral; ces activits ont pour but d'tablir, d'amliorer ou d'accrotre la capacit de l'organisation atteindre ses objectifs en conformit avec des paramtres prcis (chancier, cots et rendement). Dans le contexte du secteur public, les projets appuient le mandat de l'organisation fdrale et contribuent l'atteinte des rsultats attendus, au niveau de l'organisation, ainsi que des objectifs pangouvernementaux, ou encore la ralisation d'initiatives horizontales. La dure d'un projet ne dpasse pas le temps requis pour l'atteinte des objectifs qui y sont associs, et le projet est excut dans une optique d'optimisation des ressources.

Le gouvernement a adopt diffrentes politiques associes la gestion de projets afin d'tayer ses investissements importants associs la conception, la mise au point ou l'acquisition d'actifs et de services de nature varie. Une gestion de projet efficace tient compte de facteurs comme l'optimisation des ressources, les cots, la porte, l'chancier et l'attnuation du risque, de faon concourir l'atteinte des objectifs des programmes, paralllement une intendance rigoureuse des activits d'excution.

On a cherch dans la mesure du possible ne pas reproduire ici l'information disponible sur le site Web du Secrtariat. Divers documents pouvant tre consults en ligne fournissent une orientation en matire de gestion de projets dans le secteur public fdral.

Les enjeux lis la gestion de projets sont abords dans trois politiques du Conseil du Trsor :

  • La Politique sur l'approbation des projets nonce les renseignements requis et les exigences applicables dans le cas de prsentations visant obtenir une approbation prliminaire de projet (APP), une approbation dfinitive de projet (ADP) ou une approbation de projet de location (APL).
  • La Politique sur la gestion des projets recense les exigences obligatoires de base en matire de gestion de projets et traite de questions comme la responsabilit des projets, les principes, pouvoirs et ressources de gestion des projets, la porte, le cadre de gestion, le profil des projets et l'valuation des risques.
  • La Politique sur la gestion des grands projets de l'tat nonce des exigences additionnelles applicables dans le contexte de la gestion des grands projets de l'tat.

Dans le cas d'oprations immobilires, il faut obtenir une APP ou une ADP du Conseil du Trsor chaque fois que la valeur de l'opration dpasse les pouvoirs d'approbation noncs l'appendice E de la Politique sur l'approbation des projets. Bien que l'approbation des oprations immobilires soit rgie par la Politique du Conseil du Trsor sur les procdures et autorisations de transfert de biens immobiliers ou puisse tre obtenue par voie de prsentation distincte, c'est uniquement en vertu de la Politique sur l'approbation des projets qu'une organisation obtiendra les pouvoirs requis au chapitre des engagement en matire de dpenses pour procder une opration immobilire.

Les projets de gestion de l'information et de technologie de l'information (GI/TI) soulvent des enjeux particuliers, et les prsentations qui s'y rapportent doivent satisfaire des exigences additionnelles au chapitre de l'information fournie; ces exigences sont prcises dans les diffrents documents de rfrence touchant la gestion de projets. Le Cadre amlior pour la gestion des projets de technologie de l'information a pour objet de faire en sorte que les projets de TI du gouvernement rpondent intgralement aux besoins des fonctions oprationnelles qu'ils sont censs appuyer, gnrent tous les avantages attendus et soient mens terme en respectant les chanciers et les budgets prvus.

13.2 Information requise pour les prsentations visant obtenir l'approbation de projets

13.2.1 Approbation prliminaire de projet

En rgle gnrale, les organisations fdrales demandent l'approbation prliminaire d'un projet (APP) quand l'tape initiale de dlimitation et de planification du projet est termine, mais avant que ne soit amorce l'tape de la dfinition du projet. En donnant une APP, les ministres du Conseil du Trsor conviennent que l'on a, comme il se doit, tabli l'existence d'un besoin au titre d'un programme et qu'il est justifi de mener un projet particulier pour rpondre ce besoin. L'APP permet de consacrer des ressources la dfinition approfondie du projet retenu.

Les exigences touchant le contenu des prsentations sont exposes l'appendice A de la Politique sur l'approbation des projets.

Le Secrtariat a conu des outils lectroniques pour aider les organisations fdrales prparer et examiner les marchs et les prsentations visant obtenir une approbation de projet, ce qui englobe les volets biens immobiliers et gestion du matriel (cela ne vaut pas pour les marchs, mais uniquement pour les projets). En voici quelques exemples :

  • une liste de vrification numrant les facteurs et/ou l'information dont les responsables d'un projet doivent tenir compte lors de la prparation d'une prsentation;
  • un modle de prsentation visant obtenir une APP, qui indique quels renseignements fournir;
  • une liste de vrificationapplicable aux lments de TI d'une prsentation visant obtenir une APP.

Se reporter au paragraphe 13.2.4 dans le cas des grands projets de l'tat.

On trouvera des prcisions sur les exigences additionnelles applicables aux projets de GI/TI l'appendice D de la Politique sur l'approbation des projets ainsi que dans le document CGI – Considrations relatives la gestion de l'information dans les prsentations au Conseil du Trsor.

13.2.2 Approbation dfinitive de projet

L'organisation fdrale doit obtenir une approbation dfinitive du projet avant d'entamer l'tape de mise en oeuvre de ce dernier. Les renseignements devant figurer dans la prsentation sont prciss l'appendice B de la Politique sur l'approbation des projets.

Si le Conseil du Trsor n'a pas donn d'APP, l'organisation fdrale peut inclure dans la prsentation destine obtenir une ADP les renseignements qui auraient d figurer dans la prsentation requise aux fins d'APP.

Il existe trois outils Web pouvant servir la prparation d'une prsentation aux fins d'obtenir une ADP :

  • une liste de vrification numrant les facteurs et/ou l'information dont les responsables d'un projet doivent tenir compte lors de la prparation d'une prsentation;
  • un modle de prsentation visant obtenir une ADP, qui indique quels renseignements fournir;
  • le document CGI – Considrations relatives la gestion de l'information dans les prsentations au Conseil du Trsor.

Se reporter au paragraphe 13.2.4 dans le cas des grands projets de l'tat.

Ici encore, s'il s'agit d'un projet de GI/TI, l'organisation doit, une fois termine l'tape de dfinition du projet, faire une nouvelle prsentation au Conseil du Trsor pour obtenir une ADP. On se reportera au modle susmentionn pour connatre les renseignements supplmentaires devant tre fournis dans la prsentation visant obtenir l'approbation dfinitive d'un projet de GI/TI.

13.2.3 Approbation de projet de location

Lorsque la valeur actuelle associe un projet qui consiste pour l'essentiel en une opration de location dpasse le pouvoir d'approbation de projet qui est dvolu au ministre, l'organisation fdrale responsable doit obtenir une approbation de projet de location (APL) avant de demander des soumissions. L'APL combine de faon efficace en un processus d'approbation unique, les prsentations visant obtenir une APP et une ADP. La prsentation doit tre soumise rapidement lors de l'tape de la planification afin que les dcideurs disposent de choix ralistes. Elle est en cela similaire la prsentation visant obtenir une APP.

Les renseignements devant figurer dans la prsentation sont prciss l'appendice C de la Politique sur l'approbation des projets.

Afin de faciliter la prparation des prsentations visant obtenir une APL, une liste de vrification est disponible sur le Web afin d'indiquer les facteurs et/ou l'information dont les responsables du projet doivent tenir compte lors de la prparation d'une prsentation.

Si un projet immobilier est class comme grand projet de l'tat, la prsentation doit aborder le rgime de gestion du projet dans le contexte de la Politique sur la gestion des grands projets de l'tat.

13.2.4 Grands projets de l'tat

Les prsentations relatives des grands projets de l'tat (projets haut risque dont la valeur dpasse 100 millions de dollars) doivent tre accompagnes d'un rsum du projet, qui prcise la porte totale de ce dernier, de manire ce que les documents destins obtenir une APP et une ADP soient aussi concis que possible. On trouvera de plus amples renseignements ce propos l'appendice F de la Politique sur l'approbation des projets.

Le rsum met en lumire le lien entre le projet et les priorits ainsi que le plan d'investissement long terme de l'organisation. Il rcapitule l'analyse des solutions envisages ainsi que les raisons justifiant le choix du projet, et il donne un aperu du cadre de gestion du projet.

Les cinq lments suivants doivent tre runis dans le cas de chaque grand projet de l'tat :

  • dsignation d'un chef de projet, qui doit tre un cadre suprieur relevant directement d'un sous-ministre;
  • mise sur pied d'un comit consultatif suprieur de projet (CCSP), au sein duquel tous les intervenants sont reprsents;
  • choix et mise en oeuvre d'un systme de mesure du rendement du projet (on recommande une fiche de rendement et des rapports d'tape priodiques au Secrtariat);
  • prsentation de rapports d'tape au Conseil du Trsor lors d'tapes cls ou la demande du Conseil;
  • prsentation au Conseil d'un rapport d'valuation du projet la fin de celui-ci.

Les prsentations relatives aux grands projets de l'tat en matire de GI/TI doivent indiquer comment ces projets seront conformes aux exigences nonces dans les politiques et normes suivantes :

13.2.5 Plans d'investissement long terme

Un plan d'investissement long terme inclut normalement toutes les immobilisations telles que les vhicules, l'quipement, les fonds de terre, les biens lous (mme s'ils sont financs mme le budget de fonctionnement), la GI/TI et les btiments.

En principe, le PILT de l'organisation reposera sur un horizon de planification de cinq ans. Le plan doit fournir des renseignements sur les objectifs, les priorits et les stratgies de l'organisation, sur la manire dont les actifs immobiliss concordent avec ces objectifs et stratgies, sur la structure hirarchique, sur la planification des immobilisations, sur les modalits de gestion et d'approbation, sur les niveaux de ressources et les besoins connexes, sur les projets d'immobilisations prvus chaque anne et sur les flux de trsorerie. Le PILT doit constituer une annexe de la prsentation et non faire directement partie de celle-ci. De cette manire, il peut aisment en tre dtach et tre distribu.

La porte exacte de l'approbation d'un PILT donne lieu une certaine confusion. Les projets dont la valeur dpasse les pouvoirs dlgus l'organisation doivent faire l'objet d'une APP ou d'une ADP. De plus, les projets figurant la partie 2 du PILT ont tendance changer au fil du temps. L'organisation doit donc raliser que l'approbation d'un PILT ne signifie pas forcment l'approbation de chaque projet ou de chaque approche de gestion qui y est propose. Cette approbation signifie plutt que le Conseil du Trsor exprime son accord global avec les approches qui y sont mises de l'avant. L'organisation qui veut obtenir une APP ou une ADP en mme temps que l'approbation de son PILT doit l'indiquer de faon explicite dans la section Proposition . Ainsi que nous l'avons dj indiqu, l'organisation doit joindre son PILT la prsentation titre d'annexe distincte, de faon en faciliter la distribution.

Dans le cadre du processus de renouvellement des politiques, le Secrtariat met jour la Politique sur les plans d'investissement long terme. Bien que les principes de base en matire de saine gestion des actifs demeurent les mmes, la politique propose met de l'avant une approche d'investissement et se situe un niveau plus stratgique, nonant les responsabilits et les obligations de rendre compte de l'administrateur gnral; de plus, on se concentre davantage sur les rsultats et sur la manire de les valuer. En outre, la porte de la politique propose sur la planification des investissements s'tend aux services acquis. Il convient de consulter l'analyste du Secrtariat au sujet des exigences respecter pralablement la rdaction du prochain PILT ou plan d'investissement de l'organisation.

On trouvera la figure 2 de l'annexe F un exemple du contenu d'une prsentation relative au PILT.