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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Partie I : Prambule

Le prsent Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor a pour but de fournir aux fonctionnaires fdraux des renseignements et des conseils pratiques sur la prparation et le dpt d'une prsentation au Conseil du Trsor. Il tablit les normes minimales l'gard des prsentations et est conu pour garantir que les ministres disposent de renseignements intgrs de grande qualit afin de prendre des dcisions avises. cette fin, le Guide reflte les orientations cls adoptes par le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (Secrtariat) pour favoriser une responsabilisation et une gestion pangouvernementale amliores.

Une nouvelle approche

L'amlioration de la qualit des renseignements et la responsabilit l'gard des rsultats constituent les lments cls de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des dpenses. Cette approche soutient la gestion des rsultats en tablissant clairement les responsabilits des ministres afin que soient mieux dfinis les rsultats prvus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus dcisionnel ax sur les rsultats en veillant ce que tous les nouveaux programmes soient bien et entirement intgrs aux programmes existants, grce un examen de l'ensemble des dpenses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports l'gard de rsultats en amliorant la qualit des rapports soumis au Parlement par les ministres et pour l'ensemble du gouvernement.

Le Secrtariat de concert avec le Bureau du Conseil priv et le ministre des Finances Canada, veille toffer le contenu des documents du Cabinet afin de fournir les renseignements et l'analyse ncessaires pour appuyer le processus dcisionnel. Par consquent, les mmoires au Cabinet (MC) et les prsentations au Conseil du Trsor exigeront maintenant que les ministres indiquent clairement les liens existant entre les nouveaux programmes et les programmes existants, fixent des objectifs, des attentes et des rsultats clairs, fournissent des dtails au sujet des choix d'options et de mcanismes et incluent un calcul rigoureux des cots et des cadres de mesure du rendement.

Le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor intgre de nombreuses amliorations afin de rehausser la qualit des renseignements et de consolider les liens entre l'laboration des politiques et la mise en oeuvre de programmes et la prsentation de rapports.

Le prsent ouvrage donne des conseils de rdaction conviviaux assortis d'exemples se rapportant aux politiques afin de dresser un contexte complet et plusieurs hyperliens des rfrences pertinentes. Il clarifie les attentes au chapitre de la planification et du processus et fournit un nouveau modle de prsentation comportant des caractristiques de scurit amliores.

Le Guide prsente pour la premire fois les nouveaux outils de planification et d'valuation, savoir la Politique sur la structure de gestion des ressources et des rsultats (SGRR), qui intgre l'architecture des activits de programme (AAP), et le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Des parties du Guide ont t largies pour y intgrer l'expertise supplmentaire des affaires rglementaires dont bnficie actuellement le Secrtariat. Les rcentes modifications mises en oeuvre dans le cadre du projet de renouvellement de l'ensemble des politiques sont prises en compte, s'il y a lieu, tout au long du Guide.

Le Guide tient galement compte des renseignements prcis qu'exige le Conseil du Trsor sur le risque et les similitudes avec les autres programmes du gouvernement dans les prsentations. Il prcise la nouvelle exigence du Secrtariat en ce qui concerne la ventilation distincte des cots de l'valuation des programmes avec approbation par les chefs de l'valuation des ministres de la suffisance et la provenance du financement aux fins des ressources en valuation , ainsi que l'exigence en matire de note d'information sur la comptabilit d'exercice. Le Guide insiste toujours sur le rle de l'agent financier suprieur ou du dirigeant principal des finances en ce qui a trait aux prsentations ayant des rpercussions financires.

Une nouvelle structure

La Partie 1 fournit le contexte de la prparation des prsentations au Conseil du Trsor et examine les fonctions des principaux acteurs.

La Partie 2 met en lumire l'importance de la planification pour le Conseil du Trsor, prsente le processus sous-tendant une prsentation au Conseil du Trsor et fait quelques rappels.

La Partie 3 explique la dmarche dtaille de la prparation d'une prsentation au Conseil du Trsor, des prparatifs incontournables la prsentation en soi et la touche finale.

La Partie 4 aborde la question des diverses autorisations et donne certains conseils stratgiques et des listes de vrification pour aider le rdacteur couvrir tous les aspects qu'il doit traiter dans sa prsentation.

Dans les annexes, vous trouverez de l'information prcise sur une gamme de sujets cls et des exemples de prsentations au Conseil du Trsor.

Mises jour

Le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor sera priodiquement mis jour pour garantir qu'il prend en compte les modifications apportes aux politiques et aux lois.

Dans le Guide, le terme organisation fdrale dsigne la fois les ministres, les organismes et les socits d'tat.

1. Conseil du Trsor

Le Conseil du Trsor (le Conseil) est un comit lgislatif du Cabinet cr en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il se compose de six ministres, y compris le prsident du Conseil du Trsor, qui en assure la prsidence, et le ministre des Finances; le Conseil se runit priodiquement pour tudier les prsentations des organisations fdrales. La liste des membres est prsente sur le site Web du Secrtariat.

En juin 1997, le Premier ministre a dsign le Conseil du Trsor titre de conseil de gestion du gouvernement. ce titre, le Conseil doit avoir une vue d'ensemble complte des oprations de l'tat et exercer un leadership constant au chapitre de l'amlioration des pratiques de gestion. Cela s'ajoute aux rles traditionnels du Conseil, y compris son Secrtariat, titre d'employeur et de gestionnaire des dpenses.

Les responsabilits du Conseil du Trsor sont notamment les suivantes :

  • titre de gestionnaire des dpenses, le Conseil du Trsor a pour tche de prparer le plan de dpenses du gouvernement (budget des dpenses) qui est dpos chaque anne au Parlement et de surveiller les dpenses de programmes dans les ministres et les organismes fdraux.
  • A titre d'employeur, il nonce les modalits aux termes desquelles la fonction publique fdrale attire et maintient en poste le personnel dont elle a besoin. Le Conseil du Trsor est galement charg de l'orientation gnrale des politiques et des programmes fdraux en matire de langues officielles, relativement la prestation de services au public, la langue de travail et la participation quitable des Canadiens d'expression franaise et d'expression anglaise dans toutes les organisations fdrales.
  • titre de conseil de gestion, le Conseil du Trsor tablit l'orientation stratgique dans des domaines comme l'accs l'information, la comptabilit, la vrification et l'valuation, la passation de marchs, la gestion financire, les technologies de l'information, les biens immobiliers, la gestion des actifs du gouvernement, la protection des renseignements personnels, la scurit et le personnel.

Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada est l'organe administratif du Conseil du Trsor.

2. Prsentations au Conseil du Trsor

2.1 Qu'est-ce qu'une prsentation au Conseil du Trsor?

Une prsentation est un document officiel soumis par un ministre au nom d'une organisation fdrale en vue d'obtenir du Conseil l'autorisation ou les pouvoirs qui permettront cette organisation de mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de raliser dans des circonstances normales ou qui dpasse les pouvoirs qui lui sont confrs.

Habituellement, les exigences remplir pour obtenir l'approbation du Conseil sont dfinies dans la loi, les politiques du Conseil du Trsor ou d'autres dcisions du Cabinet. Voici en quoi consistent gnralement les demandes formules dans les prsentations :

  • autorisation d'affecter des ressources dj approuves par le Cabinet ou prvues dans le budget fdral;
  • autorisation d'octroyer des subventions ou des contributions ou approbation des modifications apportes aux modalits des programmes rgissant l'octroi de subventions et de contributions;
  • recommandations de l'approbation de dcrets ayant une incidence sur les ressources ou la fonction de gestion;
  • autorisation de mener un projet ou une initiative dont les cots dpassent les pouvoirs dlgus au ministre;
  • autorisation de conclure un march qui dpasse les pouvoirs de l'organisation fdrale ou du ministre;
  • drogation une politique du Conseil du Trsor.

Le ministre responsable peut soumettre une proposition au Conseil du Trsor s'il estime qu'il est ncessaire ou souhaitable de faire appel au jugement de l'ensemble du Conseil. Pour aider prsenter une vue d'ensemble au Conseil du Trsor, le ministre doit s'efforcer d'intgrer toutes les demandes d'autorisations pour une initiative particulire dans une seule prsentation.

Les organisations fdrales devraient consulter le Secrtariat le plus tt possible, afin de dterminer si une initiative donne doit faire l'objet d'une prsentation. De plus, il se peut que le Secrtariat recommande qu'une organisation fdrale prpare une prsentation, mme en l'absence d'exigence formelle ou explicite cet gard.

Outre le fait qu'elles constituent un instrument central pour les organisations fdrales sollicitant des autorisations auprs du Conseil du Trsor, les prsentations servent aussi fournir des renseignements utiles sur les activits des organisations fdrales et contribuent ainsi l'valuation, par le Conseil et par le Secrtariat, de la gestion exerce au sein de ces organisations. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) traite de la qualit des prsentations. Les organisations doivent prparer des prsentations conformes des normes de haute qualit, en tenant compte de tous ces facteurs, et elles doivent s'efforcer, non seulement de respecter, mais mme de dpasser les exigences nonces dans le prsent guide.

2.2 Comparaison – mmoires au Cabinet, prsentations au Conseil du Trsor et prsentations au gouverneur en conseil

Il existe une grande diffrence entre un mmoire au Cabinet (MC), une prsentation au Conseil du Trsor et une prsentation au gouverneur en conseil. Le MC portera d'abord sur l'objet stratgique et sur le financement global d'une nouvelle initiative de politique ou de programme. La prsentation au Conseil du Trsor fournit des renseignements sur la conception du programme, les cots prcis, les rsultats attendus, ainsi que l'excution et la mise en oeuvre du programme. La prsentation au gouverneur en conseil vise obtenir une autorisation prcise de la part de l'excutif.

Mme aprs avoir reu une approbation de principe, l'organisation fdrale n'a pas ncessairement l'autorisation de donner suite une dcision du Cabinet. Elle doit souvent obtenir aussi l'approbation du Conseil ou du gouverneur en conseil. Le tableau qui suit rcapitule les diffrences entre un MC, une prsentation au Conseil du Trsor et une prsentation au gouverneur en conseil.

Mmoire au Cabinet

Prsentation au CT

Prsentation au gouverneur en conseil

Objet

Faire approuver une politique ou une nouvelle initiative

Faire approuver les lments entrant dans la conception, la mise en oeuvre et l'excution d'un programme

Faire approuver un dcret ou un rglement particulier

Thme central

Fondement de la politique ou du programme avec des objectifs clairement tablis des rsultats attendus; des liens avec les objectifs horizontaux; le lien entre les nouveaux programmes et les programmes existants; les options et les risques; les possibilits de raffectation

Plan dtaill de la conception et de la mise en oeuvre du programme; ventilation dtaille des cots; cadres de mesure des rsultats et de responsabilisation; possibilits de raffectation

Rglement, dcret, nomination, approbation d'un plan organisationnel, d'ententes fdrales-provinciales et de transferts d'actifs

Information dtaille sur les ressources

Bien que les organisations fdrales soient habituellement tenues de prsenter une ventilation des cots aux organismes centraux, le MC ne contient souvent que le total des ressources annuelles requises

Information dtaille sur les ressources et expos prcis de l'objet auquel ces ressources seront affectes lors de chaque exercice

Information limite (une analyse cots-avantages est requise pour la plupart des prsentations portant sur des rglements)

Auditoire cible

Ministres du Cabinet

Ministres du Conseil du Trsor

Ministres du Conseil du Trsor, en qualit de comit du Conseil priv

Principales organisations fdrales vises

L'organisation parrainant le MC, les organismes centraux et les autres organisations fdrales concernes

L'organisation ou les organisations parrainant la prsentation (dans le cas d'une socit d'tat, cette dernire et le ministre dont elle fait partie du portefeuille) et le Secrtariat

L'organisation ou les organisations parrainant la prsentation, le Bureau du Conseil priv, le Secrtariat et, parfois, le ministre des Finances Canada

La prsentation au Conseil du Trsor traduit les fondements stratgiques et les objectifs en un programme qui permettra l'atteinte de ces objectifs. La prsentation donne des prcisions sur la manire dont l'organisation fdrale mnera bien l'initiative stratgique, sur les raisons pour lesquelles la mthode de mise en oeuvre propose est la meilleure dans les circonstances, sur la manire dont le projet contribuera des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interoprabilit de l'information, sur les rsultats attendus et les produits prvus, en conformit avec la Structure de gestion, des ressources et des rsultats (SGRR) de l'organisation, de mme que sur les modalits de surveillance et d'valuation au moyen desquelles cette dernire s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques viss, ce qui comprend des rapports d'tape sur les rsultats et les gains d'efficience prvus ainsi que sur les chanciers et les cots anticips.

Bien que la prsentation puisse faire mention du MC et des dcisions du Cabinet, il est gnralement superflu d'y exposer de nouveau les fondements stratgiques. Cela dit, la prsentation doit tre conforme aux dcisions du Cabinet.

Pour en savoir plus sur les dcrets, consultez l'annexe A du prsent guide et le document intitul Le processus dcisionnel.

3. Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada

titre d'organe administratif du Conseil du Trsor, le Secrtariat doit exercer le mandat d'appuyer le Conseil du Trsor en sa qualit de comit de ministres.

Le Secrtariat est charg de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trsor pour les aider s'acquitter de leur rle au chapitre de l'optimisation des ressources et de la surveillance des fonctions de gestion dans les ministres et les organismes.

Le Secrtariat prsente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trsor sur les politiques, les lignes directrices, les rglements et les dpenses de programmes proposes sous l'angle de la gestion des ressources de l'tat. Les responsabilits du Secrtariat concernant la gestion gnrale de l'administration publique influent sur des initiatives, des enjeux et des activits qui recoupent l'ensemble des secteurs stratgiques grs par les ministres et les organismes fdraux (comme cela est indiqu dans le budget principal des dpenses). Le Secrtariat assume galement la fonction de contrleur du gouvernement.

En vertu des pouvoirs gnraux que lui confrent les articles 5 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrtariat aide le Conseil du Trsor exercer son rle d'administrateur gnral et d'employeur de la fonction publique.

3.1 Orientation et soutien offerts par le Secrtariat

Les analystes du Secrtariat sont des agents de liaison cls entre le Secrtariat et les organisations fdrales. Ils remplissent un rle de premier plan afin d'assurer un suivi intgr des pratiques de gestion en vigueur dans ces organisations. Ils ont pour tche de procder une analyse et de formuler des recommandations relativement chaque prsentation aux ministres du Conseil. Dans le cadre de leur travail d'analyse, ils feront appel au besoin des collgues du Secrtariat possdant des connaissances spcialises pertinentes dans le contexte de la prsentation, notamment au sein des entits suivantes :

  • les centres stratgiques concerns (p. ex., analystes des paiements de transfert dans le cas d'une prsentation relative des subventions ou des contributions, ou spcialistes des relations de travail dans le cas de dossiers de rmunration);
  • les secteurs oprationnels (pour des conseils sur des points relatifs aux finances, la gestion ou aux programmes);
  • le Centre d'excellence en valuation (pour l'tude de travaux d'valuation et de cadres de gestion et de responsabilisation axs sur les rsultats (CGRR));
  • le Secteur de la vrification interne (pour l'valuation de vrifications et de cadres de vrification fonds sur le risque);
  • la Direction du dirigeant principal de l'information (pour l'valuation d'investissements importants et de systmes de gestion de l'information/technologie de l'information (GI/TI), ou encore de plans de conception ou d'amlioration de services destins aux citoyens et aux entreprises canadiennes);
  • des spcialistes en matire d'approvisionnements et de gestion de projets (pour les prsentations relatives des projets, la passation de marchs ou des biens immobiliers);
  • l'Agence de la fonction publique du Canada (pour l'valuation de la classification et de la structure des postes de niveaux EX-4 et EX-5);
  • les Affaires rglementaires (pour obtenir des conseils et des analyses l'gard de prsentations relatives des dispositions rglementaires ou de prsentations au gouverneur en conseil).

De cette manire, les centres comptents du Secrtariat peuvent avoir la possibilit de fournir des commentaires et des conseils au sujet de l'orientation qui convient aux fins des prsentations.

3.2 Examen des prsentations au Conseil du Trsor

Aprs avoir consult des collgues, l'analyste du Secrtariat collaborera avec des personnes-ressources de l'organisation fdrale et avec des gestionnaires de programmes afin d'accomplir les tches suivantes :

  • Fournir des commentaires et des conseils au sujet de la version provisoire de la prsentation. L'analyste peut porter son attention sur n'importe lequel des lments de la prsentation, mais il se concentrera gnralement sur des aspects comme les exigences stratgiques, la dfinition prcise des autorisations ncessaires, la proposition et l'information sur les cots et la provenance des fonds; il valuera galement si la prsentation doit tre modifie et, le cas chant, de quelle manire, de faon ce que les ministres du Conseil disposent d'un expos clair des faits, assorti de motifs convaincants.
  • Remplir une fonction de remise en question pour s'assurer que la prsentation a t analyse fond, en tenant compte de points comme les autorisations, les priorits, l'abordabilit, l'efficacit, l'excution des programmes, la protection des fonds publics, la mesure du rendement, l'intgrit des programmes, les cots et le financement, le risque et le soutien rattach la SGRR de l'institution.
  • Dbattre des solutions possibles en vue de l'tude de la prsentation par le Conseil. Une fois toutes les questions clairement nonces puis rgles, l'analyste fera officiellement inscrire la prsentation l'ordre du jour d'une runion du Conseil. Il formulera ensuite des conseils l'intention des ministres du Conseil, fournira un aperu de la prsentation et des enjeux qui s'y rattachent et fera des recommandations. l'approche de la date de la runion, la prsentation et les conseils du Secrtariat seront examins par des cadres suprieurs de ce dernier, ce qui peut donner lieu de nouvelles demandes de renseignements ou de prcisions auprs de l'organisation fdrale. Si celle-ci tarde donner suite ces demandes, cela peut faire en sorte que l'tude de la prsentation soit reporte une runion subsquente.

Il arrive que plusieurs versions d'une prsentation au Conseil du Trsor soient rdiges. Le temps exig pour ces travaux de rdaction et pour la liaison entre le Secrtariat et l'organisation qui parraine la prsentation peut varier, mais cela prendra en moyenne de deux trois mois, selon la complexit de la prsentation ou le nombre de prsentations mises de l'avant de faon simultane.

3.3 Centre des prsentations du Conseil du Trsor

Le personnel des organisations fdrales qui s'occupe de la coordination des prsentations au Conseil du Trsor assure une liaison troite avec le Centre des prsentations du Conseil du Trsor, qui coordonne toutes les prsentations au Conseil du Trsor.

Le Centre reoit et traite toutes les prsentations au Conseil du Trsor provenant d'organisations fdrales. Il fournit un soutien logistique pour les runions du Conseil et gre l'tablissement des calendriers ainsi que la rdaction et la distribution de documents en prvision des runions. Il veille galement ce que les dcisions du Conseil soient transmises aux organisations parrainant les prsentations.

4. Rle des ministres, des organismes et des socits d'tat

Pour s'assurer qu'ils valuent les risques financiers, respectent les pouvoirs financiers et mettent en place des contrles financiers efficients et efficaces avant le lancement des programmes, les ministres sont tenus de faire appel l'agent financier suprieur (AFS) (ou au dirigeant principal des finances (DPF)) dans le cadre de l'laboration et de la mise en œuvre de nouveaux programmes ou de projets d'envergure, ou lorsque des modifications apportes un programme ont ou risquent d'avoir des rpercussions financires importantes.

La plupart des organisations fdrales ont adopt une procdure servant obtenir l'approbation et la signature du ministre; cette procdure exigera notamment que l'on obtienne l'autorisation d'intervenants cls, notamment l'administrateur gnral, l'agent financier suprieur (AFS) ou le dirigeant principal des finances (DPF), le sous-ministre adjoint qui parraine la prsentation, les services juridiques, les services de vrification interne, etc. L'AFS ou le DPF de l'organisation doit cet gard attester l'administrateur gnral que, selon son opinion professionnelle, les renseignements fournis dans la prsentation sont fiables et qu'une analyse soigneuse et un contrle diligent ont t effectus; il lui appartient aussi de recommander que l'on se conforme la marche suivre propose dans la prsentation.

Le premier contact avec le Secrtariat est en gnral tabli par le personnel des services ministriels de l'organisation ds les premires tapes du processus. Cela facilite la prparation d'une prsentation au Conseil du Trsor qui soit complte et conforme aux politiques du Conseil du Trsor.