Planification intégrée : un guide pour les sous-ministres et les cadres supérieurs

Contexte actuel de l'intégration de la planification des RH et des activités

Introduction

L’évaluation et la compréhension des besoins actuels et futurs des ministères, des organismes et de l’ensemble de la fonction publique reposent sur l’intégration de la planification des RH et des activités.

La planification intégrée est essentielle à la mise en œuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP) et à la promotion d’organisations saines à l’échelle de la fonction publique qui sont en mesure de conserver les employés compétents, déterminés et motivés.

La planification intégrée s’avère un élément essentiel de la constitution et de l’amélioration continue du potentiel humain de la fonction publique en ce qui a trait à la prestation des services à la population canadienne (Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes). Une planification intégrée et rigoureuse peut contrer les risques que présentent, entre autres, les changements technologiques, un effectif vieillissant et un marché du travail serré.

La planification intégrée permet de déterminer les stratégies et les activités les plus favorables à d’importants volets de la gestion des RH tels que le recrutement, la conservation du personnel, l’apprentissage, le perfectionnement professionnel, l’engagement des employés, l’avancement, la relève, l’équité en matière d’emploi (EE) et les langues officielles (LO).

Certains ministères et organismes sont réputés pour leurs démarches novatrices en matière de planification. Cependant, il est de notoriété publique à tous les échelons hiérarchiques du gouvernement que la capacité de planification des RH, dans l’ensemble, a diminué dans la fonction publique du Canada au cours des dix dernières années. Le moment est venu de reconstituer de façon rigoureuse une capacité de planification des ressources humaines. La nécessité d’une saine planification des RH et de son intégration à la planification des activités n’a jamais été aussi importante.

Pourquoi intégrer la planification des RH et des activités ?

• L’intégration permet d’aligner l’effectif sur les priorités du gouvernement et sur la mission, le plan stratégique et les ressources budgétaires de l’organisation.
• Elle est essentielle à la mise en œuvre d’une gestion moderne des RH, conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).
• Elle appuie les stratégies des RH (p. ex. pour la formation, le perfectionnement professionnel, la structure organisationnelle et la classification) visant à répondre aux besoins actuels et futurs de l’organisation.
• Elle contribue à l’atteinte de l’excellence opérationnelle en favorisant les initiatives visant à attirer et à conserver une main-d’œuvre motivée, durable, compétente et diversifiée.
• L’intégration permet de créer un milieu de travail positif et une culture d’apprentissage continu grâce aux efforts déployés pour planifier l’apprentissage des employés et l’apprentissage organisationnel.
• Les données s’avèrent utiles à la réalisation des analyses de rentabilisation permettant de justifier les ressources jugées nécessaires par l’analyse des besoins actuels et futurs en RH.
• L’intégration permet au gestionnaire de rajuster son effectif (p. ex. réduction, accroissement, changement de secteurs d’activité).
• Au bout du compte, elle s’avère utile aux gestionnaires pour s’acquitter de leurs obligations et de leurs responsabilités.
• Elle contribue à développer et à assurer un leadership fort au sein de la fonction publique.
• L’intégration favorise l’amélioration du rendement et facilite la production des rapports grâce à l’élaboration de mesures du rendement, qui est un aspect important de tout travail rattaché à la planification.

Définition de la planification des RH

La planification des RH se définit comme suit :

Principes de la planification intégrée des RH et des activités

Voici certains principes de base de la planification intégrée des RH et des activités :

La planification se déroule à tous les niveaux : Dans tous les services et à tous les niveaux de la fonction publique, on effectue avec rigueur une planification intégrée des ressources humaines et des activités, qui correspond aux besoins opérationnels et reflète de solides pratiques de gestion des personnes.

La planification est dictée par l’information : Les processus décisionnels et de planification sont fondés sur des informations factuelles à jour concernant les besoins actuels et futurs (données démographiques, analyse de l’environnement, rétroaction des employés, données sur le marché du travail, etc.).

La planification permet de déterminer les risques et les défis : Les processus de planification permettent de déterminer les défis et les risques principaux en vue de la réalisation des priorités et de proposer des solutions pour régler les problèmes essentiels.

La planification est transparente, fondée sur les valeurs et bien communiquée : Les plans sont communiqués aux employés et aux intervenants.

On fait des rapports périodiques sur la planification intégrée : Toutes les organisations font état annuellement de leurs activités de planification et des résultats obtenus.

Les efforts de planification sont suivis de près, mesurés et évalués : Des processus sont mis en place dans toutes les organisations afin de suivre de près le rendement et les progrès accomplis pour l’atteinte des objectifs fixés dans le plan intégré.

Éléments clés pour mieux intégrer la planification des RH et des activités

Voici des éléments clés importants à retenir pour améliorer notre capacité de planification des RH.

1) Exigences de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP)

La version modifiée de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et la nouvelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), comprises dans la LMFP, constituent les fondements législatifs de la planification des RH. Parmi les lois connexes, mentionnons la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi sur les langues officielles. La LMFP précise les attentes à l’égard des administrateurs généraux et de l’employeur.

Les administrateurs généraux peuvent :

• déterminer les qualifications requises pour les postes à pourvoir, y compris les qualifications essentielles, les atouts et le niveau de compétence dans les langues officielles, de même que les besoins opérationnels;
• déterminer les exigences relatives à l’apprentissage, à la formation, au perfectionnement professionnel, à la dotation et au recrutement des employés de la fonction publique.

Les responsabilités de l’employeur consistent à :

• définir les besoins actuels et futurs de la fonction publique;
• déterminer les besoins en RH de la fonction publique et assurer une bonne répartition et une utilisation efficace de l’effectif;
• préparer les rapports annuels au Parlement sur l’application des dispositions de la LGFP en matière de gestion des RH, sur les responsabilités de l’employeur en vertu de la LEFP et sur la situation de l’EE dans la fonction publique.

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant la LEFP, consultez le site Web de l’Agence

2) Guide du sous-ministre (SM)

Dans le Guide du sous-ministre, on précise la façon dont les sous-ministres doivent s’acquitter de leur rôle au sein du gouvernement du Canada. Les sous-ministres doivent :

• trouver les bonnes personnes, créer le milieu de travail voulu et mettre l’accent sur les moyens à prendre pour assurer le succès du ministère et un excellent avenir pour la fonction publique;
• s'assurer que des informations sur l'effectif sont recueillies, les utiliser dans le cadre du processus décisionnel, et s'assurer que les rapports ministériels sont équilibrés, défendables et faciles à comprendre;
• intégrer efficacement la planification des ressources humaines à la planification des activités dans leur ministère et s'assurer que leurs plans de ressources humaines comprennent les éléments et les stratégies clés du recrutement, et sont largement diffusés;
• veiller à ce que leur ministère dispose du personnel nécessaire et possède en tout temps l'agencement adéquat de compétences permettant d'exécuter les programmes et de fournir les services au public.

Pour obtenir de plus amples renseignements: Guide du sous-ministre

3) Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor

Le CRG, qui a été distribué aux sous-ministres, entraîne des répercussions importantes sur la planification des RH. Le CRG précise que chaque ministère et organisme « … possède les effectifs et le milieu de travail voulus et met l’accent sur l’acquisition des compétences et le leadership pour assurer son succès et un excellent avenir pour la fonction publique du Canada ».

Voici les résultats escomptés pour la composante du Cadre de responsabilisation de gestion liée aux personnes :

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le CRG, consultez le site Web du SCT : http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/documents/booklet-livret/booklet-livret-fra.asp

4) Le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD)

Le CRGD sert de guide aux ministères et aux organismes lorsqu’ils doivent faire rapport à la Commission de la fonction publique sur la gestion de leurs systèmes de dotation et l’exercice de leurs pouvoirs délégués. Par ricochet, le CRGD constituera un élément contextuel capital lorsque la présidente de la CFP fera rapport au Parlement sur la santé du système de dotation de la fonction publique.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le CRGD, consultez le site Web du CFP.

5) Les priorités stratégiques du greffier du Conseil privé.

Dans les priorités stratégiques qui ont été communiquées aux sous-ministres et aux chefs des organismes, on souligne d’importants objectifs en gestion des RH :

• Manifester du soutien et du leadership à l’égard de la mise en œuvre de la LMFP;
• Accroître la capacité des ministères d’intégrer la gestion des RH à la planification des activités;
• Améliorer les compétences des gestionnaires en gestion des ressources humaines.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les priorités stratégiques du greffier, consultez le site web du Bureau du Conseil privé