Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique

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Chapitre 2 : Mesures relatives aux conflits d'intérêts

Cette section du guide aborde des questions relevant du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, chapitre 2 « Mesures relatives aux conflits d'intérêts » en présentant des scénarios de situations pouvant potentiellement être rencontrées par les fonctionnaires.

Chapitre 2 : Activités extérieures

Cas No 1 : Absence autorisée

Denise était directrice du Bureau des pesticides, un poste EX moins 1. Ce bureau a la responsabilité d'autoriser la mise en marché de nouveaux pesticides, après s'être assuré de leur sécurité et de leur efficacité. Il élabore également les politiques du gouvernement fédéral dans ce domaine.

Il y a un peu plus d'un an, elle a pris un congé sans solde de deux ans. Selon l'entente signée avec le ministère, si elle décidait de revenir au ministère, elle pourrait postuler à tout poste offert et la priorité serait accordée à sa candidature. Elle n'a toutefois aucun droit en regard de son ancien poste, lequel est en fait maintenant comblé par une autre personne sur une base permanente.

Depuis qu'elle est en congé sans solde, Denise enseigne la science de l'environnement dans une université reconnue et travaille comme consultante. Elle n'a pas l'intention de reprendre un poste au gouvernement.

Une entreprise a recours à ses services pour préparer une demande de permis pour un nouveau pesticide. Elle a été embauchée par un groupe environnemental pour préparer un document de nature scientifique visant à convaincre le gouvernement d'adopter des réglementations favorisant les pesticides biologiques.

Denise peut-elle se trouver en situation de conflit d'intérêts selon le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique?

Facteurs à prendre en compte

• Son rôle, qui consiste à préparer une demande de permis pour un nouveau pesticide et à rédiger un document scientifique, peut-il résulter en un conflit réel, potentiel ou apparent en rapport avec ses fonctions officielles?
• Y a-t-il une utilisation inadéquate des ressources, une influence ou des renseignements d'initiés obtenus grâce à son poste dans la fonction publique?
• Une tierce partie pourrait-elle soulever un doute raisonnable quant à sa neutralité ou à son objectivité à titre de fonctionnaire?

Références

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

• Chapitre 1: Valeurs liées à l'éthique « La conduite des fonctionnaires doit pouvoir résister à l'examen public le plus minutieux; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi. »;
• Chapitre 2 : Le fonctionnaire a aussi les responsabilités individuelles suivantes a) Il doit se départir de ses intérêts personnels, excluant ceux autorisés par les présentes mesures, lorsque sa participation à des activités gouvernementales peut avoir une influence quelconque. d) Il ne doit jamais utiliser à son propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles au public.
• Chapitre 3 : Période de restriction « Il est interdit à tout ex-fonctionnaire, dans l'année qui suit la cessation de ses fonctions : c) de donner à ses clients, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques du ministère ou de l'organisme pour lequel il travaillait ou avec lequel il entretenait d'importants rapports directs. »

Solution(s) suggérée(s)

Denise est définitivement assujettie aux dispositions du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Un employé en congé sans solde demeure un employé de la fonction publique jusqu'à la fin de son mandat. Si Denise décidait de démissionner de son poste au sein de la fonction publique, la partie « après-mandat » du Code continuerait de s'appliquer étant donné que Denise est une employée EX moins 1. Il lui faudrait donc attendre un an après sa démission à moins que l'administrateur général ne lui accorde une réduction ou même une exemption de la période de restriction.

Il y a suffisamment apparence de conflit d'intérêts dans ce scénario pour justifier la soumission d'un rapport confidentiel qui serait examiné attentivement d'après les facteurs susmentionnés. L'omission de rapporter ces activités extérieures ou de se retirer de ces activités pourrait mener à des mesures disciplinaires pouvant aller à la cessation du mandat et jusqu'à inclure celle-ci.

Cas No 2 : Publication d'un manuscrit

Dans ses temps libres, un employé a rédigé un manuscrit sur la politique publique. Les responsabilités de l'employé au sein du ministère n'incluent pas la rédaction en vue d'une publication. Le document propose différentes étapes à suivre et diverses façons dont un individu, un groupe d'intérêt ou une entreprise pourraient influencer la législation ou une politique du gouvernement.

L'employé a maintenant été approché par une entreprise intéressée à publier le manuscrit. Ne sachant pas s'il doit ou non accepter l'offre de l'entreprise, l'employé soumet un Rapport confidentiel aux autorités compétentes pour demander l'approbation de publier son manuscrit.

Facteurs à prendre en compte

• Quel est le contenu du manuscrit?
• Le document contient-il des renseignements protégés?
• Le document porte-t-il sur des affaires spécifiques du ministère ou est-il de nature plus générale?
• Le document vient-il en contradiction avec une position du ministère?
• Le document contient-il une note indiquant que même si l'auteur est un employé du ministère, les opinions y exprimées ne représentent pas nécessairement la position du ministère?
• Est-ce que le manuscrit fut rédigé sur les lieux de travail, avec les ressources du bureau?

Références

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique

• Chapitre 1: Valeurs liées à l'éthique « La conduite des fonctionnaires doit pouvoir résister à l'examen public le plus minutieux; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi. »;
• Chapitre 2 : « Le fonctionnaire a aussi les responsabilités individuelles suivantes, d) Il ne doit jamais utiliser à son propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles au public. »

Solution(s) suggérée(s)

La solution de ce scénario repose en grande partie sur les réponses aux questions susmentionnées. Le document aura plus de chance de recevoir une autorisation de publication s'il est de nature plus générale, s'il n'entre pas en contradiction avec les positions du ministère, ne contient pas de renseignements protégés, contient la note exigée et a été rédigé durant les temps libres de l'employé, sans utiliser les ressources du bureau, telles que l'ordinateur.

Chapitre 2 : Cadeaux et marques d'hospitalité et autres avantages

Cas No 1 : « Avantages gratuits »

Dans quelles circonstances est-il acceptable de prendre part à un dîner ou à un souper, d'accepter des billets de hockey ou des billets de théâtre aux frais d'une organisation qui a intérêt à faire affaire avec le gouvernement? Qu'en est-il si l'occasion permet d'établir une meilleure communication et de favoriser la compréhension entre le gouvernement et l'organisation? Et si l'occasion est constituée d'un séminaire qui fournit des renseignements utiles au gouvernement? Et s'il s'agit d'un événement purement social auquel votre conjoint(e) est également convié(e)?

Facteurs à prendre en compte

• Quelle est la raison de cet « avantage gratuit »?
• Quelle est votre relation actuelle, passée et/ou future avec la compagnie/organisation?
• Êtes-vous en mesure d'influencer toute décision du gouvernement qui toucherait la compagnie/organisation?
• Cette occasion fait-elle partie d'une promotion générale ou les bénéficiaires ont-ils été sélectionnés d'après certains critères?
• Quelle serait la réaction de vos confrères, de vos collègues ou des personnes à l'extérieur du gouvernement si ceux-ci étaient informés de ces « avantages gratuits »?
• Votre intégrité et votre objectivité seront-elles compromises ou perçues comme telles suite à votre acceptation d'un cadeau ou à votre présence à un tel événement?

Références

• Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
• Article 121(1)(c) du Code criminel du Canada

Le Code stipule qu'il n'est pas autorisé d'accepter des cadeaux, marques d'hospitalité ou autres avantages qui peuvent influencer le jugement et le rendement des fonctionnaires dans l'exercice de leurs fonctions (Chapitre 2 : Le fonctionnaire a aussi les responsabilités individuelles suivantes, b) Il ne doit jamais solliciter ou accepter de transferts de nature économique.). Le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique établit clairement que tout cadeau, marque d'hospitalité ou autre avantage non autorisé doivent être signalés à l'administrateur désigné.

Toutefois, le Code prévoit que l'administrateur général peut consentir à l'acceptation de cadeaux, au cas par cas, s'il juge que les bienfaits à l'organisation l'emporte sur la possibilité d'apparence de conflit d'intérêts.

L'alinéa 121(1) (c) du Code criminel du Canada établit clairement que « Commet une infraction quiconque (...), étant fonctionnaire ou employé du gouvernement, exige, accepte ou offre ou convient d'accepter d'une personne qui a des relations d'affaires avec le gouvernement une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature, directement ou indirectement, par lui-même ou par l'intermédiaire d'un membre de sa famille ou de toute personne à son profit, à moins d'avoir obtenu, du chef de la division de gouvernement qui l'emploie ou dont il est fonctionnaire, un consentement écrit dont la preuve lui incombe. »

Qu'est-ce que cela signifie?

Chaque cas doit être évalué individuellement. Les facteurs à prendre en compte sont :

• Raison du cadeau ou de la marque d'hospitalité.
• Potentiel d'interaction éventuelle ou implication future dans les affaires.
• Influence de l'employé à assurer des occasions d'affaires subséquentes.
• Attentes du donneur.
• Perception du public.
• Image du gouvernement/ministère.
• Rôle et responsabilité de l'employé qui reçoit l'avantage.

Solution(s) suggérée(s)

• Selon la raison de l'invitation, des alternatives pouvant mener aux mêmes résultats doivent être explorées. Par exemple : une discussion entre deux personnes peut aider à promouvoir la communication et la compréhension; participer à la partie séminaire de l'événement et décliner la partie repas ou billet de hockey.
• Le fait d'acheter soi-même un billet ou de payer le coût d'une partie de golf n'éliminerait pas la question de la perception du public au fait que vous êtes là à titre de représentant du gouvernement et que la compagnie a payé pour votre présence.
• En toutes circonstances, votre superviseur doit être informé à l'avance de la situation.

Il est à noter que dans des circonstances très limitées, il pourrait être acceptable de participer ou d'accepter les avantages susmentionnés.

Ceci étant dit, un gestionnaire fédéral peut se retrouver dans l'obligation de prendre part à des événements ou repas organisés par une chambre de commerce locale dans le cadre des efforts du gouvernement à accroître son implication au sein de la communauté et à développer des capacités au niveau de cette communauté. Toutefois, le même gestionnaire peut se retrouver en situation de conflit d'intérêts potentiel si l'événement ou le repas est organisé par une seule entreprise.

Dans le doute, refusez.

Cas No 2 : Remerciement

Vous recevez un cadeau de remerciement d'un client, consultant, entreprise ou hôtel avec qui vous avez récemment fait affaire. Le cadeau peut être une boîte de chocolats, des fleurs, une bouteille de vin ou des billets de théâtre. Que devez-vous faire?

Facteurs à prendre en compte

• Quels étaient les relations d'affaires avec cette organisation?
• Quelle est la relation potentielle de travail futur?
• Le cadeau est-il une expression normale de courtoisie?
• Quelle serait la perception d'une tierce partie qui serait mise au courant de votre acceptation de ce cadeau?
• Le cadeau peut-il être retourné?
• Quelles seraient les conséquences de la relation future entre le gouvernement fédéral et le donneur si le cadeau était retourné?
• Croyez-vous que votre intégrité et votre professionnalisme seront remis en question si vous acceptez ce cadeau?

Références

• Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
• Article 121(1)(c) du Code criminel du Canada

Solution(s) suggérée(s)

• Refuser le cadeau. Communiquer avec le donneur, expliquer les raisons de votre décision et retourner le cadeau.
• Accepter le cadeau parce que vous n'avez aucun doute ( et qu'il est de valeur minime).
• Accepter le cadeau mais aussi rédiger un rapport confidentiel pour informer la gestion de la situation. L'administrateur général vous avisera par la suite des actions à prendre.

NOTE: Vous devriez discuter avec votre superviseur et/ou l'administrateur désigné en matière de conflits d'intérêts si vous avez le moindre doute quant à la convenance d'accepter un cadeau.

Cas No 3 : Présents et prix de conférence

L'on vous demande de prendre part à une conférence pour le gouvernement. Sans que vous ne le sachiez, les noms des participants sont inscrits à un tirage. Vous gagnez. Le prix est une valise d'une valeur de 150 $ Que faites-vous? Et si le prix est un logiciel d'une valeur de 750 $? Que faites-vous? Cela changerait-il quelque chose si vous aviez acheté un billet de tirage à la conférence?

ou

Votre ministère vous demande de faire une présentation à une conférence. La présentation a lieu devant un groupe d'entreprises privées et porte sur de nouvelles initiatives de partenariat avec le gouvernement. Le gouvernement souhaite réellement obtenir un soutien financier de l'industrie pour appuyer cette initiative. En guise de remerciement, les organisateurs de la conférence vous remettent un livre d'une grande valeur. Que faites-vous? Et si le cadeau est une peinture d'un artiste canadien de renom d'une valeur de 1 000 $?

Facteurs à prendre en compte

• Quelle sera la perception du public si vous acceptez le présent/prix du tirage?
• Quelle sera la perception du public si vous refuser le présent/prix du tirage?
• Le cadeau est-il une marque normale de remerciement?
• Quelles seront les répercussions de votre décision sur les relations futures avec l'organisation?
• Quelles seront les répercussions de votre décision sur les programmes du gouvernement?
• De quelle façon cela touche-t-il votre intégrité personnelle ou votre crédibilité?
• La valeur du cadeau doit-elle être prise en compte?

Références

Veuillez consulter les références de l'étude de cas No 1 exposée précédemment.

Solution(s) suggérée(s)

Dans ces situations, vous devez faire preuve de jugement. Dans le cas d'un engagement de présentation, l'on pourrait supposer à l'avance que vous recevrez une certaine marque d'appréciation. La situation pourrait être abordée avec votre superviseur immédiat, en ce qui a trait à la position du ministère sur cette question. Au moment d'accepter une invitation, il pourrait être établi que les valeurs et positions ministérielles ou personnelles ne permettent pas l'acceptation de cadeaux offerts en guise de remerciement pour de tels événements. Selon les circonstances, il serait probablement difficile de refuser le cadeau sur-le-champ. Toutefois, il pourrait être retourné aux organisateurs avec une note de remerciement leur expliquant votre position.

Si vous ne pouvez le retourner, vous devriez remplir un rapport confidentiel pour informer la gestion de la situation. Seul l'administrateur général peut prendre la décision d'accepter un cadeau dont la valeur n'est pas minime. Suite à une décision affirmative, l'administrateur général peut décider de placer le cadeau dans la salle de repos ou la salle à dîner. Il pourrait être offert à la bibliothèque du ministère. La plupart des ministères ont des présentoirs pour les cadeaux offerts à leurs fonctionnaires. Le cadeau pourrait aussi être remis à une organisation ministérielle ou à Centraide.

Dans la situation où vous gagnez un prix de présence, les options suivantes peuvent être considérées. Selon le contexte, il peut y avoir une façon polie et diplomate de décliner le cadeau au moment du tirage et demander qu'un autre nom soit tiré. Comme le prix de présence n'est pas en relation directe avec votre poste au gouvernement fédéral, les risques que cette situation soit perçue comme un conflit d'intérêts sont moindres.

Si vous avez acheté avec votre propre argent un billet pour assister à un événement, la perception de conflit est moins grande puisque le fait de gagner dépend uniquement de votre achat et non pas d'une conséquence de l'exercice de vos fonctions. Toutefois, l'on pourrait alléguer que la seule raison pour laquelle vous avez acheté le billet réside dans le fait que le gouvernement fédéral a payé pour que vous preniez part à la conférence.

Ici encore, dans le doute, refusez et si vous acceptez, déclarez immédiatement la situation à votre superviseur immédiat ou à l'administrateur désigné à votre retour au bureau.

Chapitre 2 : Éviter les traitements de faveur

Cas No 1 : Aide à un ami

Vous êtes un employé de la section des Finances d'un ministère. Vous travaillez à la section des revenus, et vous devez réconcilier les droits perçus. Aux fins de votre travail, vous avez seulement un accès de recherche au système administratif principal du ministère. C'est là que toute l'information sur le traitement des dossiers est conservée. Vous n'êtes pas un fonctionnaire qui pourrait influencer une partie d'un dossier en cours.

Vous recevez un appel d'un ami administrateur aux ressources humaines d'une petite entreprise de haute technologie locale. Il vous dit que son entreprise essaie de parrainer l'immigration d'une personne de l'étranger pour un poste particulier, mais qu'il n'a pas reçu de nouvelles du dossier depuis un certain temps. Il ajoute que son patron fait pression pour s'informer du statut du dossier et vous demande s'il vous est possible de vérifier les données du dossier dans le système et de le tenir informé des derniers développements. Vous savez que cela restera entre vous et lui, et qu'il y a peu de risques que vous ne soyez pris sur le fait. De plus, vous n'avez aucune influence à ce niveau, alors quel mal y a-t-il? Que faites-vous?

Facteurs à prendre en compte

• Êtes-vous en mesure de fournir les renseignements à votre ami autrement que par voies ordinaires?
• Êtes-vous en position de lui offrir de meilleurs services qu'à une personne du public recevant des services de la façon habituelle?
• Devriez-vous divulguer à une tierce personne des renseignements personnels sur un sujet de dossier ministériel?
• Êtes-vous en mesure de savoir si le demandeur à l'étranger a consenti à ce que les renseignements sur sa personne soient divulgués à une tierce partie?

Références

• Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Chapitre 2 : Traitement de faveur « Les fonctionnaires ne devraient pas offrir d'aide à quelque individu ou entité qui est en relation avec le gouvernement, si cette aide n'est pas reliée à ses fonctions officielles, à moins qu'ils n'aient obtenu l'autorisation de leur supérieur et qu'ils observent les conditions émises par celui-ci. ».
• La loi sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels interdit que des renseignements sur une personne soient divulgués à une tierce partie sans le consentement exprès écrit de cette personne.

Solution(s) suggérée(s)

• Dites à votre ami qu'il ne serait pas approprié que vous agissiez de la sorte mais que vous allez vous renseigner sur les voies normales à suivre, comme obtenir le numéro de téléphone du centre d'appel au public ou tout autre document d'information qui pourrait l'aider à trouver des renseignements pertinents (dépliant, site Internet, etc.).
• Vous ne devriez pas offrir de communiquer avec un tiers en son nom, mais plutôt aviser cette personne de la façon d'obtenir par elle-même les renseignements requis.

Cas No 2 : Conflit d'intérêts réel ou apparent

Vous êtes agent de financement d'un ministère du gouvernement de taille moyenne. Votre travail consiste à passer en revue les demandes pour des projets de financement faites par courrier, à vérifier si elles sont complètes, si elles répondent aux critères du programme, et à les acheminer au niveau suivant de révision. Les demandes sont assignées au hasard aux agents par la salle de courrier. Par accident, la demande qui vous est assignée est celle d'un ami personnel. Le projet proposé semble s'avérer très profitable pour le programme et ses objectifs. Que faites-vous?

Facteurs à prendre en compte

• Le fait que vous connaissiez le demandeur vous place-t-il en situation de conflit d'intérêts réel ou apparent?
• Les conflits d'intérêts apparents sont-ils moins importants que les conflits d'intérêts réels?

Référence

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique

Chapitre 1 : Valeurs liées à l'éthique, « Les fonctionnaires doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'objectivité et de l'impartialité du gouvernement. »

Chapitre 2 : Responsabilité de tous les fonctionnaires, a) Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, organiser leurs affaires personnelles de façon à éviter toute forme de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. b) S'il y a d'éventuels conflits entre l'intérêt personnel du fonctionnaire et ses fonctions et responsabilités officielles, l'intérêt public doit primer dans le règlement desdits conflits.

Solution(s) suggérée(s)

• Le fait que vous connaissiez le demandeur vous place en situation de conflit d'intérêt potentiel ou apparent. Avant d'aller plus loin, informez immédiatement votre gestionnaire de la situation et demandez à ce que le dossier soit attribué à une autre personne.

Cas No 3 : Renseignements privilégiés

Vous êtes le gestionnaire d'un bureau responsable de la mise en application des réglementations qui interdisent les fraudes de l'aide sociale commises par les bénéficiaires. Votre bureau a une équipe d'enquêteurs chargés des dossiers et au besoin de faire porter des accusations criminelles contre ces bénéficiaires accusés d'avoir commis une fraude.

Pour faire face à l'accumulation de renseignements qui se trouvent dans votre système informatisé de repérage, vous avez embauché des fonctionnaires pour une période déterminée. L'un de vos enquêteurs vous informe que l'un de ces fonctionnaires lui a dévoilé la véritable adresse d'un des bénéficiaires sur qui vous faites enquête. Vous lui demandez de quelle façon et pourquoi elle lui a donné cette information. Selon votre enquêteur, l'employée était impliquée dans une histoire de cœur avec le bénéficiaire et elle a découvert qu'il était marié. Parce qu'elle était en colère, elle a fouillé dans le système de repérage pour savoir si un dossier était monté contre lui, de façon à lui causer des problèmes. Elle connaissait sa véritable adresse et en a fait part à l'enquêteur. À titre de gestionnaire, que devez-vous faire à présent?

Facteurs à prendre en compte

• Votre employée a-t-elle agit de façon inadéquate en se servant de renseignements qui ne sont pas mis à la disposition du grand public?
• Votre employée s'est-elle servi de façon inadéquate de son accès au système pour des raisons personnelles?

Référence

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique

Chapitre 1 : Valeurs professionnelles : « Les fonctionnaires doivent aussi soutenir la valeur qu'est la transparence dans le gouvernement, tout en respectant l'obligation de protéger le caractère confidentiel des renseignements, comme le prévoit la loi ».

Chapitre 2 : « Le fonctionnaire a aussi les responsabilités individuelles suivantes, d) Il ne doit jamais utiliser à son propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles au public. »

Solution(s) suggérée(s)

• L'employée a fait une utilisation inadéquate de son accès au système pour des raisons personnelles.
• À titre de gestionnaire, vous devez enquêter sur le manquement au Code de l'employée et sur toute directive ministérielle qui s'y rattache, et appliquer les mesures disciplinaires appropriées.
• Toutefois, l'enquêteur a la responsabilité d'agir suite à toute information reçue, peu importe sa provenance. Il devra agir suite à cette information reçue sur le bénéficiaire et mener son enquête de la manière habituelle.

Cas No 4 : Prestation extérieure de services

Vous êtes agent de projet d'un bureau régional du ministère responsable du développement de programmes communautaires. Votre travail consiste à aider les organismes bénévoles à développer des soumissions de subventions pour des projets qui répondront aux objectifs de votre programme. Vous êtes le seul agent responsable du programme pour la région. De plus, votre bureau est situé dans une ville de taille moyenne où la communauté d'affaires est très liée.

Votre gestionnaire a décidé d'offrir à vos clients une formation sur les habiletés au niveau de la finance et de la gestion de projets, et a choisi d'émettre un appel d'offres à la communauté financière locale afin que des consultants dirigent la formation. Votre nom apparaît sur la liste des appels d'offre à titre de personne-ressource à consulter pour obtenir plus de renseignements. Votre cousin, qui est comptable, communique avec vous pour que vous l'aidiez à remplir son offre de services. Ce cousin est également la personne qui vous aide à un projet de construction dans votre maison. C'est un honnête travailleur, une personne fière de son travail, quelqu'un sur qui l'on peut se fier et qui honorera ses engagements. Pour autant que vous le sachiez, personne dans le bureau n'est au courant de ceci, ni de sa relation avec vous.

Deux autres compétiteurs de la communauté présentent des soumissions pour le même contrat. L'un d'eux a pour beau-frère un membre local du Parlement. L'autre est une personne qui a déjà obtenu un contrat qu'il avait dû annuler pour manque de personnel qualifié au moment du projet.

L'attribution de ce contrat est un véritable terrain miné pour vous, votre famille et votre gestionnaire. La perception du public quant à l'imputabilité, l'équité et la transparence est un enjeu réel. Que devriez-vous faire?

Facteurs à prendre en compte

• Même si vous n'avez pas la responsabilité de prendre des décisions dans ce processus d'attribution de contrats, quels sont vos objectifs dans cette situation?
• Devriez-vous donner les renseignements à votre cousin et l'aider à compléter son offre de service?
• Que devriez-vous dire à votre gestionnaire au sujet de votre relation avec l'un des soumissionnaires?
• Quels renseignements devriez-vous fournir à votre gestionnaire sur ce que vous savez des soumissionnaires?
• Devriez-vous disqualifier votre cousin en raison de sa relation avec vous?

Références

• Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
• Chapitre 2: Traitement de faveur « Au cours de la prise de décision liée à l'octroi de bienfaits financiers à des parties externes, les fonctionnaires doivent s'assurer qu'ils n'accordent aucun traitement de faveur ni aucune aide aux membres de leur famille ou à leurs amis. Les fonctionnaires ne devraient pas offrir d'aide à quelque individu ou entité qui est en relation avec le gouvernement, si cette aide n'est pas reliée à ses fonctions officielles, à moins qu'ils n'aient obtenu l'autorisation de leur supérieur et qu'ils observent les conditions émises par celui-ci. »
• La politique de prestation de services extérieurs du Gouvernement du Canada stipule également que « La prestation de services extérieurs doit se faire de façon à ce qu'elle puisse résister à l'examen du public en matière de prudence et de probité, faciliter l'accès, encourager la concurrence et refléter l'équité dans l'attribution des fonds publics? »

Solution(s) suggérée(s)

• Votre objectif dans cette situation et de soutenir un processus de prestation des services ouvert, transparent et qui donne un accès équitable aux occasions de compétition à chaque soumissionnaire.
• Vous devez aviser votre gestionnaire de votre relation avec l'un des soumissionnaires et demander à ne pas être responsable d'une phase quelconque du processus de prestation de services.
• Comme l'ouverture et la transparence sont des éléments cruciaux dans ce cas, vous devriez faire part de ce que vous savez sur ce dossier à votre gestionnaire et à vos collègues de façon équitable et objective. Le gestionnaire devrait vérifier toute information reçue et vérifier auprès d'autres sources.
• Votre cousin a les mêmes droits que tout autre soumissionnaire dans ce processus et a les même droits relatifs à tout renseignement pertinent et accessible au public qui peut l'aider à la préparation de sa soumission. Vous ne devez pas lui prodiguer de traitements de faveur, mais avez l'obligation de lui fournir les mêmes renseignements qu'à tout autre soumissionnaire. Dans la mesure du possible, il devrait traiter avec votre gestionnaire.
• Votre cousin ne doit pas être disqualifié de ce concours simplement parce qu'il a un lien de parenté avec vous.

Chapitre 2 : Dessaisissement des biens

Cas No 1 : Renseignements d'initiés

Vous êtes un employé de la Section des finances dans un bureau régional éloigné d'un ministère à vocation scientifique. Le ministère, de même que d'autres ministères fédéraux, participe à l'évaluation environnementale d'un site local qui pourrait être exploité par une compagnie pour ses ressources naturelles. Vous avez entendu dire que cette compagnie a récemment acheté le site et qu'il présente un potentiel élevé de profits intéressants.

Vous êtes intéressé à acheter des actions de cette compagnie.

Étant donné que vous n'êtes pas impliqué dans le travail d'évaluation environnementale, l'achat de telles actions poserait-il un problème? Et si vous aviez accès à des renseignements sur les résultats de l'évaluation environnementale qui seront bientôt divulgués (permettant l'exploitation du site), y aurait-il une différence? Que devriez-vous faire?

Facteurs à prendre en compte

Êtes-vous en position d'obtenir des renseignements qui ne sont pas mis à la disposition du public en général? De quelle façon l'achat de ces actions pourrait-il être perçu du public? L'intégrité du gouvernement fédéral pourrait-elle être mise en cause?

Références

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Chapitre 1 : Valeurs liées à l'éthique « Les fonctionnaires doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'objectivité et de l'impartialité du gouvernement. »

Chapitre 2 : Responsabilité de tous les fonctionnaires, a) Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, organiser leurs affaires personnelles de façon à éviter toute forme de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. b) S'il y a d'éventuels conflits entre l'intérêt personnel du fonctionnaire et ses fonctions et responsabilités officielles, l'intérêt public doit primer dans le règlement desdits conflits. Chapitre 2: Le fonctionnaire a aussi les responsabilités individuelles suivantes, d) Il ne doit jamais utiliser à son propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles au public.

Annexe A : Biens et passifs devant faire l'objet d'un Rapport confidentiel

« Les biens et exigibilités devant faire l'objet d'un rapport confidentiel comprennent : (a) les valeurs cotées en bourse de sociétés et les titres de gouvernements étrangers, les régimes enregistrés d'épargne-retraite autogérés et les régimes enregistrés d'épargne-études autogérés qui comprennent de tels titres, lorsque ces derniers sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placements; (h) tout autre bien ou dette qui pourrait susciter un conflit d'intérêts réel ou potentiel, vu la nature particulière des fonctions et responsabilités du fonctionnaire; et

Annexe A: Dessaisissement des biens

« Si l'administrateur général juge que des biens particuliers comportent un risque réel ou potentiel de conflit d'intérêts avec les fonctions et responsabilités d'un fonctionnaire, ce dernier doit alors se dessaisir de ces biens dans les 120 jours suivant sa nomination, son transfert ou sa mutation. Ces biens doivent soit être vendus à un tiers avec qui le fonctionnaire n'a aucun lien de dépendance, soit être placés dans une fiducie sans droit de regard. »

Solution(s) suggérée(s)

En premier lieu, même si vous n'êtes pas directement impliqué dans l'évaluation environnementale, vous êtes situé en un lieu éloigné qui augmente la vraisemblance d'un conflit d'intérêt apparent. Le fait de faire des affaires avec un petit bureau dans une petite communauté pourrait amener un individu du public à remettre en question l'intégrité des fonctionnaires du gouvernement. Vous devriez donc éviter l'achat de parts dans cette entreprise;

Si vous avez accès à des renseignements qui ne sont pas mis à la disposition du public, vous êtes certainement en situation de conflit d'intérêt et devez ici encore éviter d'acheter de telles parts.

Cas No 2 : Possibilités de bon coup

Vous êtes conseiller en ressources humaines d'un ministère fédéral. Vous avez appris pendant le bulletin de nouvelles du soir qu'une entreprise informatique qui traite avec le groupe des systèmes de votre ministère fait œuvre de pionnière dans le domaine des communications. Elle présente un fort potentiel de croissance et vous achetez 100 actions dans l'espoir que la nouvelle technologie connaîtra le succès.

Quelles sont les implications de l'achat de telles parts? Que faites-vous?

Facteurs à prendre en compte

• Quelle est votre relation actuelle, passée et/ou future avec cette entreprise/organisation?
• Êtes-vous en mesure d'influencer toute décision fédérale pouvant toucher cette entreprise?
• Avez-vous entrepris cette action suite à un accès à des renseignements privilégiés?

Références

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Annexe A : Biens et passifs devant faire l'objet d'un Rapport confidentiel

« Les biens et exigibilités devant faire l'objet d'un rapport confidentiel comprennent : (a) les valeurs cotées en bourse de sociétés et les titres de gouvernements étrangers, les régimes enregistrés d'épargne-retraite autogérés et les régimes enregistrés d'épargne-études autogérés qui comprennent de tels titres, lorsque ces derniers sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placements; (h) tout autre bien ou dette qui pourrait susciter un conflit d'intérêts réel ou potentiel, vu la nature particulière des fonctions et responsabilités du fonctionnaire; et

Annexe A: Dessaisissement des biens

« Si l'administrateur général juge que des biens particuliers comportent un risque réel ou potentiel de conflit d'intérêts avec les fonctions et responsabilités d'un fonctionnaire, ce dernier doit alors se dessaisir de ces biens dans les 120 jours suivant sa nomination, son transfert ou sa mutation. Ces biens doivent soit être vendus à un tiers avec qui le fonctionnaire n'a aucun lien de dépendance, soit être placés dans une fiducie sans droit de regard. »

Solution(s) suggérée(s)

Étant donné que vous avez obtenu de nouveaux renseignements sur l'entreprise dans le bulletin de nouvelles du soir, vous n'avez pas profité de renseignements qui ne sont pas mis à la disposition du public.

Même si l'entreprise peut faire affaire avec différents secteurs du ministère, vous n'avez pas accès, dans l'exercice de vos fonctions, à des renseignements relatifs à cette entreprise.

Le fait de détenir des actions dans ces circonstances ne représente pas un conflit d'intérêts.

NOTE: Si vous deviez accepter une nomination au sein de la direction générale de l'informatique, votre nouvelle situation d'emploi pourrait entraîner des circonstances qui créeraient une situation de conflit d'intérêts.

Cas No 3 : Biens exemptés ou non exemptés

Vous avez récemment été embauché par un ministère du gouvernement fédéral et l'on vous demande de fournir une déclaration écrite faisant état des biens ou des intérêts que vous détenez ainsi que de votre participation à toute activité extérieure. Vous possédez des Obligations d'épargne du Canada de même qu'un régime enregistré d'épargne-retraite. Que devriez-vous faire?

Facteurs à prendre en compte

• De tels biens et avoirs doivent-ils être déclarés selon le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique?

Références

Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Annexe A : Bien qui ne doivent pas faire l'objet d'un rapport confidentiel

Ces biens comprennent, entre autres : (f) « les Obligations d'épargne du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes gouvernementaux »; (g) « les régimes enregistrés d'épargne-retraite et les régimes enregistrés d'épargne-études qui ne sont pas autogérés ».

Annexe A : Biens et passifs devant faire l'objet d'un rapport confidentiel

« Les biens et exigibilités qui peuvent faire l'objet d'un rapport confidentiel comprennent : (a) les valeurs cotées en bourse de sociétés et les titres de gouvernements étrangers, les régimes enregistrés d'épargne-retraite autogérés et les régimes enregistrés d'épargne-études autogérés qui comprennent de tels titres, lorsque ces derniers sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placements. »

Solution(s) suggérée(s)

Si votre régime enregistré d'épargne-retraite n'est pas autogéré, (géré par exemple par une institution financière et que vous ne contrôlez pas les avoirs vous-même), vous n'êtes pas tenu de déclarer ces biens puisqu'ils sont exemptés en vertu de l'Annexe A du Code.

Toutefois, si votre régime enregistré d'épargne-retraite est autogéré et que vous croyez que le fait de détenir ces biens pourrait représenter un conflit d'intérêts en relation avec vos responsabilités officielles, vous devez déclarer ces biens en incluant la liste des titres inclus dans le régime.

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