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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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3. Porte de l'valuation

La porte de cette valuation tait limite au processus actuel des prsentations et ne comprenait pas une valuation de ce processus par rapport aux autres mcanismes possibles de prestation de soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, cet examen n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes qui pourraient tre tudis par le Secrtariat.

L'valuation couvrait toutes les tapes du processus des prsentations auxquelles prend part le Secrtariat :

  • le soutien qu'offre le Secrtariat aux organisations fdrales;11
  • les directives labores par le Secrtariat, comme celles qui se trouvent dans le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor (le Guide)
  • la communication des dcisions concernant les prsentations;
  • le suivi des conditions imposes aux prsentations approuves.

L'valuation n'a pas port sur les processus internes utiliss par les organisations fdrales pour prparer des prsentations au Conseil du Trsor. De plus, l'valuation ne vise que les prsentations de la partie A . Les MC, les prsentations au gouverneur en conseil et le budget fdral, bien qu'ils ne soient pas viss par l'valuation, ont t pris en considration dans la mesure o ils offraient de l'information sur le contexte.

Plan d'action conomique du Canada

L'annonce du Plan d'action conomique du Canada la fin de janvier 2009 est survenue alors que les tapes de planification de l'valuation et de collecte de donnes avaient dj t termines. Par consquent, la mise en œuvre de ces mesures de stimulation ne pouvait tre comprise dans la porte de l'valuation.

4. Questions relatives au contexte

(a) Volume et complexit des prsentations

Entre 2004 et 2009 (calendrier de septembre aot), une moyenne de 804 prsentations par anne ont t soumises au Conseil du Trsor. Il convient de noter que le Secrtariat lui-mme prsente gnralement le plus grand nombre de prsentations au Conseil du Trsor parmi tous les organisations fdrales, tant donn qu'il agit la fois comme ministre et comme conseil de gestion de la fonction publique fdrale. Ainsi, certaines des prsentations du Secrtariat visent obtenir une approbation ou apporter des modifications des politiques du Conseil du Trsor ou ont trait au rle du Secrtariat titre d'employeur.

Comme le montre le tableau 1, les secteurs des programmes du Secrtariat, sauf le Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice, ont indiqu une incidence plus leve de prsentations courantes que de prsentations complexes 12. Bien qu'elles soient minoritaires, les prsentations complexes affichent des chiffres qui sont nanmoins significatifs.

Tableau 1 : Prsentations courantes par rapport aux prsentations complexes
Secteur des programmes Courantes % Complexes %
Secteur des programmes sociaux et culturels 54,9 34,3
Secteur des programmes conomiques 48,7 38,1
Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice 41,7 53,2
Secteur des oprations gouvernementales (volet des programmes) 66,0 29,9
Moyenne gnrale 54,2 38,4

Les participants l'valuation ont dcrit les prsentations courantes comme suit :

  • claires et simples;
  • faible risque;
  • contexte stratgique relativement simple;
  • rdiges par des organisations fdrales qui ont une solide feuille de route pour ce qui est de la soumission de prsentations comportant relativement peu de problmes;
  • intervention d'intervenants dont les priorits et les intrts sont relativement communs.

Les prsentations complexes ont t dcrites comme comportant un ou plusieurs des lments suivants :

  • vaste ventail de propositions;
  • responsabilits multiples ou ambigus;
  • demandes d'exemptions des politiques gouvernementales;
  • importantes questions juridiques;
  • questions stratgiques en suspens;
  • initiatives horizontales concernant de nombreuses organisations fdrales;
  • mcanismes de gouvernance complexes;
  • montants de financement public relativement levs;
  • points dlicats considrer pour les mdias;
  • rpercussions pour plusieurs rgions et/ou administrations partout au pays.

(b) Modle logique pour le processus des prsentations au Conseil du Trsor

Aucun modle logique n'avait t labor auparavant pour le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Un modle logique est essentiel pour cette valuation (ou toute autre valuation) puisqu'il dcrit le consensus entre les principaux intervenants concernant les rsultats souhaits du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Un consensus quant aux rsultats atteindre constitue la pierre angulaire de l'valuation qui doit tre mene. La pertinence, l'efficacit et l'conomie ne peuvent tre values en vase clos; ces termes n'ont un sens que s'ils sont valus par rapport au rsultat final du processus des prsentations.

Par consquent, l'quipe charge de l'valuation a d laborer un modle logique qui tablirait les fondements ncessaires l'valuation. Des consultations ont eu lieu pour recueillir des commentaires au sujet des rsultats escompts du processus des prsentations au Conseil du Trsor. L'quipe charge de l'valuation a interview 19 personnes, notamment des analystes, des analystes principaux, des directeurs et un secrtaire adjoint travaillant dans des secteurs au Secrtariat qui traitent les prsentations au Conseil du Trsor. En outre, il y a eu deux sances de travail avec des analystes du Secrtariat pour laborer et valider le modle logique et la matrice d'valuation ayant t labors par l'quipe charge de l'valuation. Un consensus s'est dgag au sein du groupe, soit que le rsultat final du processus des prsentations tait d'aider le Conseil du Trsor prendre des dcisions qui permettent de s'assurer que les programmes et les dpenses correspondent aux priorits du gouvernement.

Les consultations auprs des cadres suprieurs ont offert une perspective diffrente. Les participants la sance de travail runissant des sous-ministres adjoints (SMA) ont soulign que l'harmonisation des nouvelles initiatives avec les priorits du gouvernement constitue le rsultat escompt du processus des MC plutt que celui du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Ils ont soutenu que le processus des prsentations au Conseil du Trsor avait pour objectif d'offrir aux organisations fdrales les ressources et les pouvoirs ncessaires pour atteindre les rsultats socio-conomiques souhaits par le Cabinet et d'assurer que les programmes taient offerts de manire assurer l'optimisation des ressources. Ce rsultat final qui est propos semble tre cohrent avec les documents et les communications du Secrtariat au sujet de ses rsultats attendus. L'nonc est conforme au rsultat stratgique du Secrtariat, Le gouvernement est bien gr et responsable, et des ressources sont attribues pour atteindre des rsultats. Ce rsultat final est galement conforme aux rsultats attendus du Secrtariat exposs dans le Rapport ministriel sur le rendement (RMR) 2008-2009, par exemple : des ressources sont attribues pour obtenir des rsultats , et faire en sorte que les programmes fdraux soient efficaces et qu'ils optimisent les ressources . Un lien avec les rsultats plus gnraux (p. ex., de nature sociale et conomique) fait galement l'objet de la rfrence du RMR l'harmonisation des priorits et des responsabilits gouvernementales .

tant donn que le processus des prsentations au Conseil du Trsor n'est pas limit une organisation ou une seule sous-activit au sein du Secrtariat, mais touche un certain nombre d'organisations, dont les secteurs des programmes, le SGD, et de nombreux centres d'excellence stratgiques, il tait peut-tre possible de prvoir qu'il n'existait pas de modle logique avant l'valuation et donc que le rsultat final du processus n'tait pas dfini. Cela tant dit, l'valuation a permis de constater que l'expos du rsultat repose sur une base solide, en particulier sur le rsultat stratgique et les attentes nonces dans le RMR du Secrtariat. La conclusion du prsent rapport traite de la ncessit d'un modle logique final, et en particulier du rsultat final.

Aux fins de la prsente valuation, les rsultats du processus des prsentations au Conseil du Trsor reposaient sur une analyse de l'information recueillie partir des sances de consultation et sur l'information trouve dans le processus de documentation sur le processus des prsentations. Le Guide a t tudi et, bien qu'il soit trs dtaill sur la manire de prparer des prsentations au Conseil du Trsor, il est moins explicite au sujet des raisons de les prparer. Nanmoins, il a t possible d'tablir des infrences au sujet du rsultat final partir d'autres noncs se trouvant dans le Guide. L'nonc le plus clair dans le Guide au sujet du rsultat final du processus des prsentations tait le suivant :

La prsentation au Conseil du Trsor traduit les fondements stratgiques et les objectifs en un programme qui permettra l'atteinte de ces objectifs. La prsentation donne des prcisions sur la manire dont l'organisation fdrale mnera bien l'initiative stratgique, sur les raisons pour lesquelles la mthode de mise en œuvre propose est la meilleure dans les circonstances, sur la manire dont le projet contribuera des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interoprabilit de l'information, sur les rsultats attendus et les produits prvus, en conformit avec la Structure de gestion, des ressources et des rsultats (SGRR)13 de l'organisation, de mme que sur les modalits de surveillance et d'valuation au moyen desquelles cette dernire s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques viss, ce qui comprend des rapports d'tape sur les rsultats et les gains d'efficience prvus ainsi que sur les chanciers et les cots anticips.

Bien que la prsentation puisse faire mention du MC et des dcisions du Cabinet, il est gnralement superflu d'y exposer de nouveau les fondements stratgiques. Cela dit, la prsentation doit tre conforme aux dcisions du Cabinet14.

Autrement dit, les questions relatives aux fondements stratgiques et aux rsultats socio-conomiques souhaits (ou objectifs ) sont traites dans un MC (comme l'avaient suggr les participants la sance de travail des SMA). La prsentation au Conseil du Trsor porte sur des questions plus dtailles lies la conception et la mise en œuvre du programme. Il est donc raisonnable de conclure que la valeur finale ou le rsultat final du processus de la prsentation est de s'assurer que l'initiative en question est bien conue par rapport aux fondements stratgiques dcrits dans le MC et pour ce qui est des ententes de mise en œuvre et de ses rapports, responsabilits et mcanismes de contrle. Par consquent, l'quipe charge de l'valuation a propos ce qui suit comme rsultat final du processus des prsentations au Conseil du Trsor :

La mise en œuvre du programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques dfinis par le Cabinet de la faon la plus conomique possible et de remplir les obligations du gouvernement en matire de transparence, de responsabilisation et de prudence.

Il n'a pas t possible de valider ce rsultat final propos auprs d'un chantillon reprsentatif d'intervenants. L'quipe charge de l'valuation reconnat donc qu'il s'agit simplement d'un paramtre fictif aux fins de l'valuation.

Par contre, les autres lments du modle logique propos par l'quipe charge de l'valuation, soit les rsultats immdiats et intermdiaires et les extrants, refltent le consensus obtenu au sein du Secrtariat.

La participation du Secrtariat au processus des prsentations comporte six lments principaux, tels qu'ils sont prsents dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation aux fins de l'valuation (annexe A,; voir galement la figure 1) :

  • sensibiliser davantage les analystes du Secrtariat et les employs des organisations fdrales aux processus des prsentations au Conseil du Trsor;
  • fournir des directives aux organisations fdrales avant qu'elles n'amorcent le processus des prsentations;
  • examiner les bauches des prsentations soumises par les organisations fdrales et offrir des conseils et des consultations au sujet de ces bauches;
  • rdiger le prcis et se prparer la runion du Conseil du Trsor15;
  • documenter et communiquer la dcision du Conseil du Trsor;
  • faire le suivi de la mise en œuvre des conditions qui peuvent tre imposes dans les dcisions du Conseil du Trsor.

Les activits figurant dans la ligne mdiane de la figure 1 devraient mener aux rsultats indiqus dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation :

  • meilleure comprhension des prsentations au Conseil du Trsor et des politiques connexes par les analystes du Secrtariat et les employs des organisations fdrales participant la rdaction des prsentations au Conseil du Trsor;
  • conformit du contenu des prsentations aux autorisations et aux politiques connexes;
  • dcisions claires du Conseil du Trsor concernant les prsentations faites;
  • procdures aprs la dcision en place pour donner suite la dcision du Conseil du Trsor (p. ex., communication de la dcision au SGD, suivi des conditions imposes, communication de la dcision aux organisations fdrales).

Les rsultats susmentionns devraient donner lieu des prsentations au Conseil du Trsor de haute qualit. Celles-ci devraient quant elles contribuer, en dfinitive, la mise en œuvre efficace des programmes par les organisations fdrales qui permettent d'atteindre les rsultats des politiques souhaits par le gouvernement de la manire la plus efficace tout en respectant les obligations du gouvernement en matire de transparence, de responsabilisation et de prudence.