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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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valuation du processus des prsentations
au Conseil du Trsor





Table des matires


Liste des annexes


Liste des tableaux



Liste des acronymes

Acronyme Dfinition
CE Centre d'expertise
COEX Comit excutif
CRG Cadre de responsabilisation de gestion
DC Dcret en conseil
DPF Dirigeant principal des finances
DPI Dirigeant principal de l'information
ES-0 conomique et statistique (catgorie d'employs)
ETP quivalent temps plein
EX-0 Direction (catgorie d'employs)
GDP Groupe des directeurs de programmes
LGFP Loi sur la gestion des finances publiques
MC Mmoire au Cabinet
MJANR Mise jour annuelle des niveaux de rfrence
RH Ressources humaines
RSSB Renouvellement des systmes du Service du budget
Secrtariat Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada
SGD Secteur de la gestion des dpenses
SGDDI Systme de gestion des dossiers, des documents et de l'information
SIGD Systme d'information sur la gestion des dpenses
SM Sous-ministre
SMA Sous-ministre adjoint
SOG Secteur des oprations gouvernementales
SSP Systme de suivi des prsentations

Remerciements

Le Bureau de la vrification interne et de l'valuation (BVIE) du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada tient remercier toutes les personnes qui ont contribu cette valuation, savoir les personnes interviewes, les participants au sondage et les participants la sance de travail ainsi que le Comit d'valuation du Secrtariat pour leurs prcieux commentaires et leur soutien. Le travail des reprsentants du Secrtariat ayant pris part la validation des constatations, notamment les membres du Groupe des directeurs de programmes et les secrtaires adjoints des secteurs de programme, a galement t apprci. Enfin, le BVIE souhaite remercier les experts-conseils, les Services de consultation du gouvernement (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada), qui ont procd l'valuation, et Mark Schacter, qui a collabor la rdaction du rapport.



Sommaire

Introduction

Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (le Secrtariat) est l'organe administratif du Conseil du Trsor, un comit du Cabinet dont les ministres prennent des dcisions concernant la gestion et les dpenses du gouvernement. Le Secrtariat appuie les ministres du Conseil du Trsor dans cette fonction et assume ses responsabilits lgales en tant qu'organisme central fdral. Lorsqu'une organisation fdrale demande l'approbation ou l'autorisation du Conseil du Trsor pour mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de raliser dans des circonstances normales ou qui dpasse les pouvoirs qui lui sont confrs1 , elle prpare une prsentation au Conseil du Trsor en collaboration avec le Secrtariat.

La prsente valuation a permis d'valuer la pertinence, l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations au Conseil du Trsor. tant donn que le Secrtariat est responsable du processus des prsentations au Conseil du Trsor, une attention particulire a t accorde, dans le cadre de l'valuation, au rle qu'il joue pour contribuer au succs du processus. Il convient de noter que la porte de cette valuation tait limite au processus actuel utilis pour appuyer les ministres du Conseil du Trsor, et n'valuait pas ce processus par rapport d'autres mcanismes de soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, il n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes qui pourraient tre examins par le Secrtariat.

Le cadre d'valuation comportait une multitude de sources de donnes et des mthodes de recherche complmentaires afin d'assurer la fiabilit et la validit des donnes. Les mthodes de recherche suivantes ont t utilises : i) examen de documents; ii) des entrevues avec des intervenants et des experts; iii) une sance de travail avec les secrtaires adjoints du Secrtariat et les sous-ministres adjoints de certaines organisations fdrales; iv) examen des donnes administratives, financires et statistiques et v) un sondage auprs d'analystes du Secrtariat et d'organisations fdrales. La mthodologie comportait une limite puisque les ministres du Conseil du Trsor n'ont pu tre interviews, la collecte de donnes ayant eu lieu pendant la tenue d'une lection.

L'valuation a port sur toutes les tapes du processus actuel des prsentations qui touchent le Secrtariat :

  • le soutien offert par le Secrtariat aux organisations fdrales;
  • les directives labores par le Secrtariat, comme celles qui se trouvent dans le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor (le Guide);
  • la communication des dcisions concernant les prsentations;
  • le suivi des conditions imposes aux prsentations.

L'valuation n'a pas port sur les processus internes utiliss par les organisations fdrales pour prparer une prsentation au Conseil du Trsor. De plus, l'valuation vise uniquement les prsentations2de la partie A

Il s'agit de la premire valuation officielle du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Il tait donc impossible de prvoir, ds le dbut, tous les enjeux de l'valuation et les champs d'enqute explorer. Comme l'exercice de collecte de donnes a permis de relever des enjeux de l'valuation qui n'taient pas apparents au dpart, il a fallu inclure de nouvelles sources de donnes probantes, telles que d'autres examens de document, d'autres entrevues et des sances de validation avec les cadres suprieurs du Secrtariat.
La recherche effectue pour l'valuation a t mene entre novembre 2008 et mars 2009.

Conclusion

Le processus actuel des prsentations au Conseil du Trsor est pertinent, semble tre efficace et comporte des lments positifs cls. Toutefois, il est possible d'amliorer son efficacit et son efficience, grce une combinaison de mesures et d'enqutes plus pousses.

lments positifs

  1. Le processus des prsentations rpond aux besoins du gouvernement en matire de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'valuation d'tablir s'il existe d'autres faons efficaces et efficientes d'arriver aux mmes rsultats.
  2. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations qui sont conformes aux autorisations lgislatives et aux politiques du Conseil du Trsor.
  3. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations appropries.
  4. Les dcisions du Conseil du Trsor semblent reflter largement les conseils du Secrtariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Trsor l'gard de la qualit de ces conseils3.

Points amliorer

  1. Il est ncessaire de finaliser le modle logique applicable au processus des prsentations au Conseil du Trsor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final et la tenue d'tudes complmentaires.
  2. La plupart des organisations fdrales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont reu des analystes de programme du Secrtariat. Toutefois, certains aspects sont source de proccupation (p. ex., la cohrence des conseils).
  3. Les lments probants concernant la qualit des bauches des prsentations au Conseil du Trsor sont mitigs.
  4. Le Secrtariat ne rend pas compte des cots du processus des prsentations.
  5. Les efforts dploys par le Secrtariat pour informer les organisations fdrales et ses propres employs des dtails du processus des prsentations semblent ne pas atteindre les rsultats voulus.
  6. Plutt que d'utiliser un systme centralis partag, les analystes du Secrtariat se servent de leurs propres systmes de classement pour grer la documentation concernant les prsentations au Conseil du Trsor.

Recommandations

Les points amliorer dans le processus des prsentations au Conseil du Trsor se rangent dans trois domaines :

  • finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor;
  • faire en sorte que le Secrtariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-mme et des pratiques qui y sont lies et apporte des amliorations au processus lorsque c'est possible;
  • fournir aux analystes du Secrtariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour amliorer l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations.

Modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor

1. Le Secrtariat devrait finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final et la tenue d'tudes complmentaires.

Meilleure comprhension du processus des prsentations et des pratiques connexes donnant lieu des amliorations

2. Le Secrtariat devrait tudier de manire exhaustive les rsultats du sondage sur les conseils donns par ses analystes aux organisations fdrales pendant le processus des prsentations, et y donner suite au besoin.

3. Le Secrtariat devrait examiner de quelle faon les enjeux lis aux ressources humaines, plus particulirement le roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des prsentations au Conseil du Trsor et la gestion du savoir.

4. Le Secrtariat devrait rendre compte des cots de la gestion du processus des prsentations - au moins pour le ministre, sinon pour l'ensemble de l'administration publique.

laboration d'outils plus nombreux et amliors pour le processus des prsentations

5. Le Secrtariat devrait examiner et amliorer au besoin ses activits de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation lies au processus des prsentations au Conseil du Trsor.

6. Le Secrtariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus systmatique l'gard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor.



1. Introduction

Le Conseil du Trsor est un comit du Cabinet du Conseil priv de la Reine pour le Canada. Il a t tabli en 1867, et des pouvoirs lui sont confrs en vertu de la loi depuis 1869. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) confre au Conseil du Trsor le pouvoir d'exercer des responsabilits dans des domaines lis la politique administrative gnrale de l'administration publique fdrale, l'organisation de l'administration publique fdrale, la gestion financire, l'examen des plans et des programmes annuels et plus long terme en matire de dpenses des organisations fdrales, la gestion et l'amnagement des terrains par les organisations fdrales, la gestion des ressources humaines dans l'administration publique fdrale, aux modalits d'emploi, la vrification interne et d'autres questions dont dcide le gouverneur en conseil.

Le Conseil du Trsor est dirig par un prsident, dont le rle officiel consiste prsider le Conseil du Trsor. Il s'acquitte de sa responsabilit de gestion de l'administration publique en mettant en œuvre les politiques et les programmes approuvs par le Cabinet et en fournissant aux organisations fdrales les ressources et l'appui administratif dont elles ont besoin pour effectuer leur travail.

Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (le Secrtariat) est l'organe administratif du Conseil du Trsor et doit exercer un double mandat : appuyer le Conseil du Trsor lui-mme, qui est un comit de ministres, dans la prise de dcisions sur la gestion et les dpenses gouvernementales; et assumer les responsabilits lgislatives d'un organisme fdral central. En ce qui concerne le processus des prsentations au Conseil du Trsor, le Secrtariat fournit aux ministres du Conseil du Trsor des conseils et un soutien qui leur permettent d'exercer leurs responsabilits telles qu'elles sont exposes dans la LGFP et d'assumer leur rle, celui d'assurer l'optimisation des ressources et la surveillance des fonctions de gestion financire dans les organisations fdrales. Le Secrtariat prsente des recommandations et des conseils au Conseil du Trsor sur les politiques, les orientations, les rglements et les propositions en matire de dpenses de programmes touchant la gestion des ressources du gouvernement. Les responsabilits du Conseil du Trsor ayant trait la gestion gnrale de l'administration publique ont une incidence sur les initiatives, les questions et les activits qui recoupent tous les secteurs de politiques grs par les organisations fdrales et les entits organisationnelles.

Lorsqu'une organisation fdrale demande l'approbation ou l'autorisation du Conseil du Trsor pour mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de raliser dans des circonstances normales ou qui dpasse les pouvoirs qui lui sont confrs, elle doit prparer une prsentation au Conseil du Trsor. Les prsentations au Conseil du Trsor peuvent tre lies une ou plusieurs des responsabilits du Conseil du Trsor telles qu'elles sont exposes dans la LGFP.

Le processus des prsentations au Conseil du Trsor n'a jamais t valu et il tait important de le faire puisqu'il s'agit d'un secteur d'activits cl du Secrtariat. Cette valuation a permis d'valuer la pertinence, l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations au Conseil du Trsor. tant donn que le Secrtariat est responsable du processus des prsentations au Conseil du Trsor, une attention particulire a t accorde, dans le cadre de l'valuation, au rle qu'il joue de contribution au succs du processus. Il convient de noter que la porte de cette valuation tait limite au processus qui est actuellement utilis pour appuyer les ministres du Conseil du Trsor, et qu'elle ne comprenait pas une valuation de ce processus en regard d'autres mcanismes ventuels qui auraient permis d'offrir un tel soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, il n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes qui pourraient tre examins par le Secrtariat.

L'tude avait pour objectif d'valuer la pertinence, l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Autrement dit, l'valuation a port sur les trois questions suivantes :4

  • Pertinence-Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor rpond un besoin manifeste, convient au gouvernement fdral et satisfait aux attentes des Canadiens?
  • Efficacit-Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor produit les rsultats escompts?
  • conomie-Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor utilise la quantit minimale de ressources requises pour obtenir les rsultats escompts?

La recherche effectue pour raliser cette valuation a t mene entre novembre 2008 et mars 2009.

2. Contexte

(a) Programme de changement

Le programme de changement , une initiative lance en 2007, est un projet du Secrtariat qui vise renforcer l'excellence en gestion l'chelle du gouvernement fdral en recentrant ses rapports et sa faon d'exercer des activits avec d'autres organisations fdrales. Le programme de changement devrait permettre au Secrtariat de faire preuve de leadership en matire d'excellence en gestion, tout en adoptant une approche plus stratgique et moins oprationnelle l'gard des organisations fdrales. Les gains d'efficience raliss grce cette approche permettront de mettre davantage l'accent sur des activits ayant une plus grande valeur ajoute et d'amliorer les relations avec les organisations fdrales, ce qui se traduira par la prestation de meilleurs conseils aux ministres du Conseil du Trsor. Bien que le programme de changement ne fasse pas l'objet de cette valuation, il fait partie intgrante du processus des prsentations au Conseil du Trsor puisqu'il traite de la faon dont les activits du Secrtariat sont menes.

(b) Prsentations au Conseil du Trsor

Les prsentations au Conseil du Trsor constituent l'un des trois principaux documents, part les mmoires au Cabinet (MC) et les prsentations au gouverneur en conseil, qui appuient le processus dcisionnel officiel au gouvernement.

Habituellement, les exigences remplir pour obtenir l'approbation du Conseil sont dfinies dans la loi, les politiques du Conseil du Trsor ou d'autres dcisions du Cabinet5. Bien que les prsentations au Conseil du Trsor puissent tre rattaches l'une ou l'autre des responsabilits du Conseil du Trsor telles qu'elles sont exposes dans la LGFP, voici en quoi consistent gnralement les demandes formules dans les prsentations :

  • autorisation d'affecter des ressources dj approuves par le Cabinet ou prvues dans le budget fdral;
  • autorisation d'octroyer des subventions ou des contributions ou approbation des modalits des programmes rgissant l'octroi de subventions et de contributions;
  • recommandations de l'approbation de dcrets en conseil (DC) ayant une incidence sur les ressources ou la fonction de gestion;
  • autorisation de mener un projet ou une initiative dont les cots dpassent les pouvoirs dlgus au ministre;
  • autorisation de conclure un march qui dpasse les pouvoirs de l'organisation fdrale ou du ministre;
  • drogation une politique du Conseil du Trsor.

Il convient de noter que le processus des prsentations au Conseil du Trsor est li de nombreux gards aux processus gouvernementaux du budget, du budget des dpenses et d'octroi des crdits. Par exemple :

  • Les organisations fdrales sont tenues de prparer des prsentations au Conseil du Trsor pour faire approuver les autorisations et les ressources particulires qui sont ncessaires pour mettre en œuvre les initiatives annonces dans le budget fdral.
  • Les demandes d'autorisation de dpenser qui doivent tre comprises dans le budget principal des dpenses et dans le budget supplmentaire des dpenses, qui constituent des mcanismes d'obtention de crdits auprs du Parlement, sont des lments cls de nombreuses prsentations au Conseil du Trsor.
  • Le renouvellement rcent du systme de gestion des dpenses et les prsentations au Conseil du Trsor connexes qui demandent l'autorisation d'appliquer les rsultats des exercices d'examen stratgique et de raffecter des ressources des programmes peu prioritaires et faible rendement aux priorits plus importantes sont galement lis aux processus du budget, du budget des dpenses et d'octroi des crdits.

Les prsentations au Conseil du Trsor sont rparties en prsentations de la partie A et de la partie B . Toutes les prsentations au Conseil du Trsor (y compris les examens stratgiques) sont considres comme des prsentations de la partie A , l'exception des dcrets en conseil qui ncessitent la recommandation du Conseil du Trsor. Les prsentations de la partie B sont donc accompagnes d'un dcret en conseil. Par consquent, le processus, les procdures et les intervenants concerns des prsentations de la partie A et de la partie B diffrent. Bien que les dcrets en conseil soient des instruments lgislatifs, les prsentations au Conseil du Trsor constituent un mcanisme utilis par une entit juridique, le Conseil du Trsor.

(c) Processus actuel des prsentations au Conseil du Trsor

Le processus qu'on appelle habituellement processus des prsentations au Conseil du Trsor comprend en fait trois tapes : l'tape prcdant la prsentation, l'tape de la prsentation et l'tape aprs l'approbation (reprsentes dans la figure 1).

L'tape prcdant la prsentation commence lorsqu'une organisation fdrale communique avec le Secrtariat pour demander des conseils savoir si une prsentation est ncessaire ou pour lui donner avis de son intention de soumettre une prsentation. Mme lorsqu'une organisation fdrale donne simplement avis de son intention de soumettre une prsentation, le Secrtariat peut indiquer si, dans les faits, une prsentation est ncessaire. Strictement parlant, aucune prsentation au Conseil du Trsor n'est soumise cette tape-ci. Cependant, l'valuation - qui reflte la pratique gnrale au sein du gouvernement - traite les activits connexes comme faisant partie du processus des prsentations.

L'tape de la prsentation vise la priode entre le moment o une dcision est prise par l'organisation fdrale de prparer une prsentation et le moment o la prsentation est analyse lors d'une runion du Conseil du Trsor. Cette tape inclut celle de l'bauche de la prsentation dans le cadre de laquelle les analystes de programme, ainsi que leurs gestionnaires, tiennent lieu de guichet unique de prestation de conseils aux reprsentants des organisations fdrales, y compris les conseils donns par les analystes des Centres d'expertise (CE). Elle inclut, en outre, l'tape de la prsentation finale dans laquelle un prcis est prpar et discut au Comit de la stratgie, qui est un organisme de gouvernance suprieure prsid par le secrtaire du Conseil du Trsor. Le Comit de la stratgie, qui fait partie du processus de diligence raisonnable et de surveillance appliqu l'chelle du Secrtariat, favorise la prestation de conseils mrement rflchis, cohrents et globaux aux ministres du Conseil du Trsor. Les membres du Comit se rencontrent souvent et passent en revue toutes les prsentations et les valuations et les conseils portant sur les risques connexes.

La prsentation est ensuite soumise au Conseil du Trsor pour examen et approbation. cette tape-ci, le Secrtariat prsente galement aux ministres des conseils sur les risques et les facteurs considrer.

L'tape aprs l'approbation englobe les mesures prises par le Secrtariat par suite de l'approbation d'une prsentation comme la communication de la dcision l'organisation fdrale, la communication des conditions (le cas chant) jointes la prsentation et le suivi de ces conditions.

Figure 1: Processus des prsentations au Conseil du Trsor

Figure 1 : Processus de passation des marchs du SCT

Tel qu'il a t susmentionn, le programme de changement fait partie intgrante du processus des prsentations au Conseil du Trsor. De fait, le Secrtariat assume plusieurs des rles dcrits dans le programme de changement tout au long du processus des prsentations. Pendant l'tape prcdant la prsentation, le Secrtariat assume son rle de catalyseur lorsqu'il offre des directives et des conseils l'organisation fdrale. Pendant l'tape de la prsentation, le Secrtariat remet en question la prsentation. Toutefois, lorsque la prsentation peut tre soumise au Conseil du Trsor, le Secrtariat commence assumer son rle de soutien du Conseil du Trsor pour donner les meilleurs conseils et les meilleures recommandations aux ministres du Conseil du Trsor. Ce changement dans les rles du Secrtariat est ncessaire dans le modle canadien de gouvernement fdral6 parce que le Secrtariat aide le ministre client rdiger la prsentation et s'assure que le secrtaire adjoint est bien outill pour prsenter les meilleurs conseils possible afin d'appuyer la recommandation.

Le processus des prsentations au Conseil du Trsor est un processus dlibr et itratif, qui s'accompagne parfois de discussions et de ngociations intensives entre le Secrtariat et les organisations fdrales et d'une discussion au sein du Secrtariat comme tel. Compte tenu de l'approche guichet unique du Secrtariat, la majeure partie du processus est coordonne par le secteur des programmes du Secrtariat qui est charg du portefeuille de l'organisation fdrale7 et demeure le principal point de contact.

Bien que l'analyste de programme joue le rle principal en ce qui touche le ministre client, de nombreux secteurs du Secrtariat, en plus du secteur des programmes concern (p.ex., le Secteur de la gestion des dpenses (SGD), le Bureau du contrleur gnral (BCG) et divers centres de dcisions), participent habituellement l'examen des bauches de prsentation et la formulation de conseils aux ministres du Conseil du Trsor. Les analystes de ces secteurs et ceux des CE jouent un rle trs diffrent de celui des analystes de programme puisqu'ils examinent la prsentation et formulent des commentaires sur des parties de la prsentation qui ont trait uniquement leur champ d'expertise et au mandat stratgique.

Aprs l'examen des prsentations, l'analyste de programme rdige un prcis qui est essentiellement l'opinion et les conseils du Secrtariat l'intention des ministres du Conseil du Trsor. Le prcis renferme un sommaire de la demande de l'organisation fdrale, le profil des risques par rapport aux critres de risque tablis l'avance (qui sont dcrits dans le Guide8), et une recommandation au Conseil du Trsor d'approuver, de ne pas approuver ou d'approuver sous rserve de conditions les propositions faites dans la prsentation.

Aprs examen de la prsentation au Conseil du Trsor et compte tenu des conseils du Secrtariat, les ministres du Conseil du Trsor peuvent ajouter d'autres conditions une prsentation en plus de celles qui sont proposes par le Secrtariat ou demander un suivi auprs de l'organisation fdrale ou du Secrtariat sur une question en particulier. Par exemple, une condition peut avoir trait la tenue d'une valuation formelle d'un programme dans un dlai prcis.

Traitement des risques dans le processus des prsentations au Conseil du Trsor

Le Guide indique que les organisations fdrales doivent fournir des prcisions sur les risques grer, les mesures d'attnuation envisages et les risques rsiduels, le cas chant . Au-del de cette information, les analystes du Secrtariat9 sont chargs d'valuer les prsentations en fonction d'un cadre de risque uniformis qui comprend les catgories gnrales suivantes de risque :

  • la complexit entourant la mise en œuvre du programme propos;
  • la robustesse des structures, des obligations de rendre compte et des rgimes de gestion de l'organisation dans l'optique de la mise en œuvre de la proposition;
  • les enjeux antrieurs ou les enjeux actuels qui seront associs la mise en œuvre de la proposition;
  • le risque financier que la proposition peut engendrer.

Avant la rdaction du prcis, le Secrtariat attribue aux prsentations une cote de risque - soit faible, moyen, lev ou trs lev - chacune de ces catgories ainsi qu'un profil de risque global. Les cadres suprieurs du Secrtariat discutent de la cote de risque la runion de stratgie et procdent un ajustement au besoin. Cette mesure permet de fixer des balises pour les recommandations du Secrtariat et les conseils donns aux ministres du Conseil du Trsor.

(d) Processus des prsentations au Conseil du Trsor - un lment d'un processus plus vaste

Le processus des prsentations au Conseil du Trsor fait partie d'un processus plus vaste qui concerne les organisations fdrales qui obtiennent l'autorisation d'entreprendre de nouvelles initiatives ou de poursuivre des initiatives qui existent dj. La description suivante de ce vaste processus est simplifie et ne prtend pas englober tous les cas. Toutefois, elle est adquate pour prsenter le processus des prsentations au Conseil du Trsor dans un contexte plus large.

Les organisations fdrales lancent leur propre processus d'laboration de politiques par l'entremise de recherches et de consultations, tant l'interne qu' l'chelle interministrielle, et s'assurent que toute initiative propose appuie un ou plusieurs objectifs stratgiques importants de l'organisation et est conforme son mandat. la fin de ce processus prliminaire, le ministre responsable demande l'approbation de l'initiative propose. Le principal document utilis cette fin est le mmoire au Cabinet (MC). Le MC est le moyen utilis par le ministre pour proposer et expliquer la nouvelle initiative de l'organisation et des options et lments connexes au Cabinet et pour obtenir son approbation.

Le MC prsente au Cabinet un aperu des objectifs de la nouvelle initiative propose, ses rpercussions financires et les liens entre le plan d'action recommand et les politiques et objectifs du gouvernement. Il renferme un plan de communication. Les organismes centraux tels que le Bureau du Conseil priv (BCP), le ministre des Finances Canada et le Secrtariat ont tous un rle jouer dans le processus de prsentation des MC.

Le BCP est responsable du processus de prsentation des MC, et il conseille notamment l'organisation fdrale sur la cohrence entre les objectifs de l'initiative figurant dans le MC et les priorits du gouvernement. Le ministre des Finances Canada appuie le BCP en donnant des conseils et des directives concernant les donnes financires prsentes dans le MC, afin de s'assurer qu'elles concordent avec les priorits du gouvernement en matire financire. Le Secrtariat, dans son rle de soutien, contribue s'assurer que les exigences de mise en œuvre sont nonces avec justesse, que le MC renferme des dispositions appropries sur la responsabilisation et la transparence, qu'il est conforme la politique du Conseil du Trsor et qu'il tablit des liens appropris entre la proposition et d'autres programmes existants et organisations fdrales.

Un comit sur les politiques du Cabinet se penche sur le MC et recommande si la proposition devrait tre renvoye au Cabinet des fins de ratification. Le MC peut tre entirement approuv, approuv en principe, report en attendant des prcisions ou approuv aprs avoir subi des changements. Aprs l'approbation du MC par le Cabinet, l'organisation fdrale responsable qui l'a soumis rdige une prsentation au Conseil du Trsor pour obtenir les pouvoirs particuliers10 dont elle a besoin pour mettre en œuvre la dcision du Cabinet.

La distinction fondamentale entre un MC et une prsentation au Conseil du Trsor rside dans le fait que le MC met l'accent principalement sur les fondements stratgiques et le financement global d'une nouvelle politique ou d'un nouveau programme alors qu'une prsentation au Conseil du Trsor nonce de manire dtaille la conception du programme, les cots prcis, les rsultats escompts et l'excution et la mise en œuvre du programme. La prsentation au Conseil du Trsor traduit les fondements stratgiques et les objectifs en un programme qui permettra l'atteinte de ces objectifs. La prsentation donne des prcisions sur la manire dont l'organisation fdrale mnera bien l'initiative stratgique, sur les raisons pour lesquelles la mthode de mise en œuvre propose est la meilleure dans les circonstances, sur la manire dont la proposition assure la responsabilisation et la transparence, sur les rsultats attendus et les produits prvus, en conformit avec la Structure de gestion, des ressources et des rsultats (SGRR) de l'organisation; et sur la faon dont l'organisation fdrale effectuera un suivi, la mesure du rendement et l'valuation afin que le programme rponde ses objectifs stratgiques, ce qui comprend des rapports d'tape sur les rsultats et les gains d'efficience prvus ainsi que sur les chanciers et les cots anticips. Une prsentation au Conseil du Trsor peut galement demander des autorisations de dpenser, de passer des marchs ou de procder des paiements de transfert.



3. Porte de l'valuation

La porte de cette valuation tait limite au processus actuel des prsentations et ne comprenait pas une valuation de ce processus par rapport aux autres mcanismes possibles de prestation de soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, cet examen n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes qui pourraient tre tudis par le Secrtariat.

L'valuation couvrait toutes les tapes du processus des prsentations auxquelles prend part le Secrtariat :

  • le soutien qu'offre le Secrtariat aux organisations fdrales;11
  • les directives labores par le Secrtariat, comme celles qui se trouvent dans le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor (le Guide)
  • la communication des dcisions concernant les prsentations;
  • le suivi des conditions imposes aux prsentations approuves.

L'valuation n'a pas port sur les processus internes utiliss par les organisations fdrales pour prparer des prsentations au Conseil du Trsor. De plus, l'valuation ne vise que les prsentations de la partie A . Les MC, les prsentations au gouverneur en conseil et le budget fdral, bien qu'ils ne soient pas viss par l'valuation, ont t pris en considration dans la mesure o ils offraient de l'information sur le contexte.

Plan d'action conomique du Canada

L'annonce du Plan d'action conomique du Canada la fin de janvier 2009 est survenue alors que les tapes de planification de l'valuation et de collecte de donnes avaient dj t termines. Par consquent, la mise en œuvre de ces mesures de stimulation ne pouvait tre comprise dans la porte de l'valuation.

4. Questions relatives au contexte

(a) Volume et complexit des prsentations

Entre 2004 et 2009 (calendrier de septembre aot), une moyenne de 804 prsentations par anne ont t soumises au Conseil du Trsor. Il convient de noter que le Secrtariat lui-mme prsente gnralement le plus grand nombre de prsentations au Conseil du Trsor parmi tous les organisations fdrales, tant donn qu'il agit la fois comme ministre et comme conseil de gestion de la fonction publique fdrale. Ainsi, certaines des prsentations du Secrtariat visent obtenir une approbation ou apporter des modifications des politiques du Conseil du Trsor ou ont trait au rle du Secrtariat titre d'employeur.

Comme le montre le tableau 1, les secteurs des programmes du Secrtariat, sauf le Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice, ont indiqu une incidence plus leve de prsentations courantes que de prsentations complexes 12. Bien qu'elles soient minoritaires, les prsentations complexes affichent des chiffres qui sont nanmoins significatifs.

Tableau 1 : Prsentations courantes par rapport aux prsentations complexes
Secteur des programmes Courantes % Complexes %
Secteur des programmes sociaux et culturels 54,9 34,3
Secteur des programmes conomiques 48,7 38,1
Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice 41,7 53,2
Secteur des oprations gouvernementales (volet des programmes) 66,0 29,9
Moyenne gnrale 54,2 38,4

Les participants l'valuation ont dcrit les prsentations courantes comme suit :

  • claires et simples;
  • faible risque;
  • contexte stratgique relativement simple;
  • rdiges par des organisations fdrales qui ont une solide feuille de route pour ce qui est de la soumission de prsentations comportant relativement peu de problmes;
  • intervention d'intervenants dont les priorits et les intrts sont relativement communs.

Les prsentations complexes ont t dcrites comme comportant un ou plusieurs des lments suivants :

  • vaste ventail de propositions;
  • responsabilits multiples ou ambigus;
  • demandes d'exemptions des politiques gouvernementales;
  • importantes questions juridiques;
  • questions stratgiques en suspens;
  • initiatives horizontales concernant de nombreuses organisations fdrales;
  • mcanismes de gouvernance complexes;
  • montants de financement public relativement levs;
  • points dlicats considrer pour les mdias;
  • rpercussions pour plusieurs rgions et/ou administrations partout au pays.

(b) Modle logique pour le processus des prsentations au Conseil du Trsor

Aucun modle logique n'avait t labor auparavant pour le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Un modle logique est essentiel pour cette valuation (ou toute autre valuation) puisqu'il dcrit le consensus entre les principaux intervenants concernant les rsultats souhaits du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Un consensus quant aux rsultats atteindre constitue la pierre angulaire de l'valuation qui doit tre mene. La pertinence, l'efficacit et l'conomie ne peuvent tre values en vase clos; ces termes n'ont un sens que s'ils sont valus par rapport au rsultat final du processus des prsentations.

Par consquent, l'quipe charge de l'valuation a d laborer un modle logique qui tablirait les fondements ncessaires l'valuation. Des consultations ont eu lieu pour recueillir des commentaires au sujet des rsultats escompts du processus des prsentations au Conseil du Trsor. L'quipe charge de l'valuation a interview 19 personnes, notamment des analystes, des analystes principaux, des directeurs et un secrtaire adjoint travaillant dans des secteurs au Secrtariat qui traitent les prsentations au Conseil du Trsor. En outre, il y a eu deux sances de travail avec des analystes du Secrtariat pour laborer et valider le modle logique et la matrice d'valuation ayant t labors par l'quipe charge de l'valuation. Un consensus s'est dgag au sein du groupe, soit que le rsultat final du processus des prsentations tait d'aider le Conseil du Trsor prendre des dcisions qui permettent de s'assurer que les programmes et les dpenses correspondent aux priorits du gouvernement.

Les consultations auprs des cadres suprieurs ont offert une perspective diffrente. Les participants la sance de travail runissant des sous-ministres adjoints (SMA) ont soulign que l'harmonisation des nouvelles initiatives avec les priorits du gouvernement constitue le rsultat escompt du processus des MC plutt que celui du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Ils ont soutenu que le processus des prsentations au Conseil du Trsor avait pour objectif d'offrir aux organisations fdrales les ressources et les pouvoirs ncessaires pour atteindre les rsultats socio-conomiques souhaits par le Cabinet et d'assurer que les programmes taient offerts de manire assurer l'optimisation des ressources. Ce rsultat final qui est propos semble tre cohrent avec les documents et les communications du Secrtariat au sujet de ses rsultats attendus. L'nonc est conforme au rsultat stratgique du Secrtariat, Le gouvernement est bien gr et responsable, et des ressources sont attribues pour atteindre des rsultats. Ce rsultat final est galement conforme aux rsultats attendus du Secrtariat exposs dans le Rapport ministriel sur le rendement (RMR) 2008-2009, par exemple : des ressources sont attribues pour obtenir des rsultats , et faire en sorte que les programmes fdraux soient efficaces et qu'ils optimisent les ressources . Un lien avec les rsultats plus gnraux (p. ex., de nature sociale et conomique) fait galement l'objet de la rfrence du RMR l'harmonisation des priorits et des responsabilits gouvernementales .

tant donn que le processus des prsentations au Conseil du Trsor n'est pas limit une organisation ou une seule sous-activit au sein du Secrtariat, mais touche un certain nombre d'organisations, dont les secteurs des programmes, le SGD, et de nombreux centres d'excellence stratgiques, il tait peut-tre possible de prvoir qu'il n'existait pas de modle logique avant l'valuation et donc que le rsultat final du processus n'tait pas dfini. Cela tant dit, l'valuation a permis de constater que l'expos du rsultat repose sur une base solide, en particulier sur le rsultat stratgique et les attentes nonces dans le RMR du Secrtariat. La conclusion du prsent rapport traite de la ncessit d'un modle logique final, et en particulier du rsultat final.

Aux fins de la prsente valuation, les rsultats du processus des prsentations au Conseil du Trsor reposaient sur une analyse de l'information recueillie partir des sances de consultation et sur l'information trouve dans le processus de documentation sur le processus des prsentations. Le Guide a t tudi et, bien qu'il soit trs dtaill sur la manire de prparer des prsentations au Conseil du Trsor, il est moins explicite au sujet des raisons de les prparer. Nanmoins, il a t possible d'tablir des infrences au sujet du rsultat final partir d'autres noncs se trouvant dans le Guide. L'nonc le plus clair dans le Guide au sujet du rsultat final du processus des prsentations tait le suivant :

La prsentation au Conseil du Trsor traduit les fondements stratgiques et les objectifs en un programme qui permettra l'atteinte de ces objectifs. La prsentation donne des prcisions sur la manire dont l'organisation fdrale mnera bien l'initiative stratgique, sur les raisons pour lesquelles la mthode de mise en œuvre propose est la meilleure dans les circonstances, sur la manire dont le projet contribuera des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interoprabilit de l'information, sur les rsultats attendus et les produits prvus, en conformit avec la Structure de gestion, des ressources et des rsultats (SGRR)13 de l'organisation, de mme que sur les modalits de surveillance et d'valuation au moyen desquelles cette dernire s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques viss, ce qui comprend des rapports d'tape sur les rsultats et les gains d'efficience prvus ainsi que sur les chanciers et les cots anticips.

Bien que la prsentation puisse faire mention du MC et des dcisions du Cabinet, il est gnralement superflu d'y exposer de nouveau les fondements stratgiques. Cela dit, la prsentation doit tre conforme aux dcisions du Cabinet14.

Autrement dit, les questions relatives aux fondements stratgiques et aux rsultats socio-conomiques souhaits (ou objectifs ) sont traites dans un MC (comme l'avaient suggr les participants la sance de travail des SMA). La prsentation au Conseil du Trsor porte sur des questions plus dtailles lies la conception et la mise en œuvre du programme. Il est donc raisonnable de conclure que la valeur finale ou le rsultat final du processus de la prsentation est de s'assurer que l'initiative en question est bien conue par rapport aux fondements stratgiques dcrits dans le MC et pour ce qui est des ententes de mise en œuvre et de ses rapports, responsabilits et mcanismes de contrle. Par consquent, l'quipe charge de l'valuation a propos ce qui suit comme rsultat final du processus des prsentations au Conseil du Trsor :

La mise en œuvre du programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques dfinis par le Cabinet de la faon la plus conomique possible et de remplir les obligations du gouvernement en matire de transparence, de responsabilisation et de prudence.

Il n'a pas t possible de valider ce rsultat final propos auprs d'un chantillon reprsentatif d'intervenants. L'quipe charge de l'valuation reconnat donc qu'il s'agit simplement d'un paramtre fictif aux fins de l'valuation.

Par contre, les autres lments du modle logique propos par l'quipe charge de l'valuation, soit les rsultats immdiats et intermdiaires et les extrants, refltent le consensus obtenu au sein du Secrtariat.

La participation du Secrtariat au processus des prsentations comporte six lments principaux, tels qu'ils sont prsents dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation aux fins de l'valuation (annexe A,; voir galement la figure 1) :

  • sensibiliser davantage les analystes du Secrtariat et les employs des organisations fdrales aux processus des prsentations au Conseil du Trsor;
  • fournir des directives aux organisations fdrales avant qu'elles n'amorcent le processus des prsentations;
  • examiner les bauches des prsentations soumises par les organisations fdrales et offrir des conseils et des consultations au sujet de ces bauches;
  • rdiger le prcis et se prparer la runion du Conseil du Trsor15;
  • documenter et communiquer la dcision du Conseil du Trsor;
  • faire le suivi de la mise en œuvre des conditions qui peuvent tre imposes dans les dcisions du Conseil du Trsor.

Les activits figurant dans la ligne mdiane de la figure 1 devraient mener aux rsultats indiqus dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation :

  • meilleure comprhension des prsentations au Conseil du Trsor et des politiques connexes par les analystes du Secrtariat et les employs des organisations fdrales participant la rdaction des prsentations au Conseil du Trsor;
  • conformit du contenu des prsentations aux autorisations et aux politiques connexes;
  • dcisions claires du Conseil du Trsor concernant les prsentations faites;
  • procdures aprs la dcision en place pour donner suite la dcision du Conseil du Trsor (p. ex., communication de la dcision au SGD, suivi des conditions imposes, communication de la dcision aux organisations fdrales).

Les rsultats susmentionns devraient donner lieu des prsentations au Conseil du Trsor de haute qualit. Celles-ci devraient quant elles contribuer, en dfinitive, la mise en œuvre efficace des programmes par les organisations fdrales qui permettent d'atteindre les rsultats des politiques souhaits par le gouvernement de la manire la plus efficace tout en respectant les obligations du gouvernement en matire de transparence, de responsabilisation et de prudence.



5. Enjeux de l'valuation et mthodologie

Le tableau 2 prsente les enjeux de l'valuation et les questions dcoulant du modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation. La matrice d'valuation dtaille qui prcise les indicateurs et les sources de donnes utilises pour rpondre aux questions d'valuation se trouvent l'annexe B.

Tableau 2 : Sommaire des enjeux et des questions de l'valuation
Enjeu de l'valuation Questions de l'valuation
Pertinence
  • Quel besoin le processus des prsentations au Conseil du Trsor comble-t-il?
Efficacit court terme
  • Les employs des organisations fdrales et du Secrtariat ont-ils une meilleure comprhension des lments des prsentations au Conseil du Trsor, des politiques et du processus connexes?
  • Le Secrtariat offre-t-il des services qui permettent aux organisations fdrales de faire en sorte que les bauches des prsentations soient conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trsor?
  • Le processus d'examen des prsentations au Conseil du Trsor mis de l'avant par le Secrtariat permet-il de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement?
  • Les dcisions du Conseil du Trsor sont-elles claires et conformes aux conseils, aux directives et aux recommandations fournis par les analystes du Secrtariat?
  • Des mcanismes sont-ils en place pour veiller ce que les dcisions du Conseil du Trsor soient excutes?
moyen terme et long terme
  • Quel est le niveau de qualit des prsentations au Conseil du Trsor?
  • Le processus des prsentations au Conseil du Trsor contribue-t-il faire en sorte que les programmes, les dpenses et les mcanismes de gestion du ministre ou du gouvernement soient harmoniss avec les priorits du gouvernement du Canada16?
  • Existe-t-il des facteurs qui font obstacle l'obtention de rsultats?
  • Y a-t-il eu des rsultats inattendus17?
conomie
  • Quelles ressources sont attribues au processus des prsentations?
  • Le processus est-il efficace? Que peut-on faire pour rendre le processus plus efficace?
  • Le processus des prsentations au Conseil du Trsor est-il fond sur les risques?
  • Les contribuables canadiens en ont-ils pour leur argent?

(a) Sources de donnes et mthodes

Le cadre d'valuation utilise une multitude de sources de donnes probantes et de mthodes de recherche complmentaires afin d'assurer la fiabilit et la validit des donnes. Les mthodes de recherche suivantes ont t utilises :

  • un examen de documents;
  • des entrevues avec des intervenants et des experts;
  • une sance de travail avec les secrtaires adjoints du Secrtariat et les SMA de certaines organisations fdrales (sance de travail des SMA);
  • un examen des donnes administratives, financires et statistiques;
  • un sondage administr des analystes du Secrtariat et dans des organisations fdrales.

Chacune de ces mthodes est dcrite ci-aprs de manire plus dtaille.

Examen des documents. Trois principaux types de documents ont t examins pendant l'valuation :

  • documentation gnrale sur le contexte (p. ex., documents qui dcrivent l'historique, les fondements et le cadre lgislatif ayant trait au processus des prsentations au Conseil du Trsor);
  • documents concernant le processus des prsentations (p. ex., le Guide et d'autres documents connexes, comme le Guide de survie des analystes, ainsi que l'information au sujet de comits concerns, de directions et d'autres groupes participant au processus);
  • tudes prcdentes (p. ex., recherche concernant le processus des prsentations au Conseil du Trsor, tudes internationales).

Pour la liste complte des documents, veuillez consulter l'annexe C. Il est important de noter que l'valuation n'a pas examin ni valu les prsentations au Conseil du Trsor et les prcis du point de vue de la qualit.

Entrevues. Vingt-six entrevues ont t menes (tableau 3 et annexe D). Les personnes interviewes taient notamment :

  • des analystes de programme et des analystes des CE18 :
    • les analystes de programme sont les principales personnes-ressources pour une prsentation;
    • les analystes des CE reprsentent des secteurs au sein du Secrtariat (p. ex., Direction du dirigeant principal de l'information, Secteur des services ministriels, SGD, etc.) et donnent des conseils stratgiques aux analystes de programme;
  • des reprsentants de 12 organisations fdrales qui ont soumis une prsentation au Conseil du Trsor au cours des cinq dernires annes; quatre entrevues ont t menes avec des reprsentants d'organisations fdrales qui se trouvent dans chacune des catgories suivantes :
    • frquence occasionnelle de prsentations (moins d'une prsentation par mois);
    • frquence modre de prsentations (une ou deux prsentations par mois);
    • frquence leve de prsentations (trois prsentations ou plus par mois).
  • des intervenants externes, savoir des personnes qui sont lies au processus des prsentations au Conseil du Trsor, mais qui n'y participent pas directement (p. ex., des employs du BCP et du ministre des Finances Canada).
Tableau 3 : Liste des groupes pour les entrevues
Groupe pour les entrevues Nombre d'entrevues
Total 26
Analystes de programme et analystes des CE 11
Reprsentants des organisations fdrales 12
Intervenants externes 3

Toutes les entrevues ont t menes par tlphone. Les personnes interviewes ont reu un guide d'entrevue (voir l'annexe E) avant la tenue des entrevues.

Sondage. Un sondage sur Internet a t fait auprs des analystes de programme et des analystes des CE et auprs de reprsentants d'organisations fdrales qui avaient soumis une prsentation au Conseil du Trsor au cours des cinq dernires annes. En tout, 547 personnes ont t invites remplir le questionnaire; nous avons reu 220 questionnaires utilisables, soit un taux global de rponse de 40 % (voir le Tableau 4). 19

Tableau 4 : Taux de rponse au sondage
Groupe participant au sondage Nombre total de questionnaires transmis Questionnaires reus Questionnaires limins Nombre total de questionnaires conservs Taux de rponse Intervalle de confiance
Total 547 225 5 220 40,2%  
Analystes de programme 135 60 0 60 44,4% 95% 9,5%
Analystes de CE 181 66 0 66 36,5% 95% 9,6%
Organisations fdrales 231 99 5 20 94 40,7% 95% 7,8%

Tous les analystes de programme du Secrtariat ont t invits participer au sondage. On leur a galement demand de fournir les coordonnes des personnes-ressources pour tous les analystes des CE qu'ils avaient consults afin d'obtenir des conseils au sujet des prsentations au Conseil du Trsor au cours des cinq dernires annes. En outre, on a demand aux analystes de programme de fournir les coordonnes des personnes-ressources dans les organisations fdrales (y compris le Secrtariat) qui ont soumis une prsentation au cours de la dernire anne. Les organisations fdrales ont t invites transmettre le sondage aux autres employs au sein de leur organisation qui avaient particip au processus d'examen des prsentations au Conseil du Trsor.

Les rsultats du sondage sont prsents l'annexe G.

Sance de travail avec les SMA. Une sance d'information de deux heures a t mene afin de recueillir des donnes qualitatives sur la pertinence, l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Les secrtaires adjoints du Secrtariat et certains SMA responsables de la planification ministrielle et/ou stratgique de mme que des dirigeants principaux des finances (DPF) des organisations fdrales ont t invits prendre part. Les sujets devant tre discuts pendant la sance (voir l'annexe F) ont t transmis l'avance aux participants.

Donnes administratives, financires et statistiques. Des donnes administratives, financires et statistiques ont t recueillies afin d'valuer l'efficacit et l'efficience du processus des prsentations. L'quipe charge de l'valuation a travaill en collaboration avec le Centre des prsentations au Conseil du Trsor en vue d'examiner les donnes concernant les prsentations au Conseil du Trsor et de mieux comprendre le systme de suivi des prsentations (SSP). L'quipe a galement examin les donnes provenant de la base de donnes du Cadre de responsabilisation en gestion (CRG).

tablissement des cots. L'valuation du volet conomie ncessite une analyse des cots engags au cours du processus des prsentations. L'tablissement des cots a t entrepris; toutefois, tant donn que les cots directs lis aux prsentations au Conseil du Trsor ne font pas l'objet d'un suivi distinct, seule une approximation des efforts dploys par certains participants au processus des prsentations tait disponible. Par consquent, l'alina 6(c)(i), dans la rubrique Ressources affectes au processus des prsentations, n'tablit pas le cot estimatif du processus.

Pratique connexe l'chelle internationale : L'quipe charge de l'valuation a men un examen limit des modles de processus des prsentations utiliss dans d'autres administrations internationales21 . Compte tenu de la nature superficielle de cet examen, l'quipe charge de l'valuation ne pouvait pas tirer de conclusions sur le caractre appropri des autres modles en comparaison avec le contexte canadien. Les conclusions qui reposent sur cet examen ne sont donc pas prsentes dans le prsent rapport. Cet examen a nanmoins permis de faire ressortir des renseignements intressants. Par exemple, l'examen a rvl que le rle jou par les secrtaires adjoints du Secrtariat, savoir soumettre une prsentation d'une organisation fdrale au Conseil du Trsor, peut tre unique l'chelle internationale. Comme c'est le cas dans le modle fdral canadien, les quivalents du Secrtariat dans d'autres administrations sont responsables des fonctions logistiques et techniques pour les sessions du Cabinet, de la planification stratgique et de la planification du travail, de la prestation de conseils stratgiques, des fonctions juridiques, de certaines fonctions de surveillance et de leurs propres fonctions de gestion interne22 . Ils examinent soigneusement les documents prsents au Cabinet et s'assurent que les considrations juridiques et stratgiques ont t prises en compte dans les prsentations structures. Dans six des dix pays de l'Organisation de coopration et de dveloppement conomiques (OCDE)23 qui ont particip au sondage, l'quivalent du Secrtariat prpare une recommandation sur la faon dont la prsentation devrait tre tudie dans une runion du Cabinet. Dans ces administrations, toutefois, c'est le sous-ministre de l'organisation soumettant la prsentation, plutt que l'quivalent d'un secrtaire adjoint du Secrtariat, qui soumet la prsentation lors d'une runion du Cabinet. Les quivalents des secrtaires adjoints peuvent donc porter leur attention sur les prsentations qui sont plus stratgiques ou de nature dlicate et pour lesquelles leur recommandation va l'encontre de celle de l'organisation qui soumet la prsentation.

Renseignements supplmentaires. Une fois que les donnes ont t recueillies et analyses, nous avons relev des lacunes au niveau de l'information dans quelques domaines cls. Pour combler ces lacunes, les mthodologies suivantes ont t utilises :

  • Examen des donnes financires, statistiques et en matire de ressources humaines (RH) additionnelles - L'quipe charge de l'valuation a examin les donnes financires et en matire de RH additionnelles afin de fournir d'autres observations concernant le cot du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Les documents concernant le camp de formation pour le secteur des programmes ont galement t examins.
  • Entrevue avec un conseiller principal du Secrtariat - L'quipe charge de l'valuation a rencontr un conseiller principal ayant une vaste connaissance et exprience du processus des prsentations ainsi que des outils et de la structure de gestion connexes.
  • Sances de travail avec les directeurs de programme - Quatre sances ont eu lieu avec le groupe des directeurs de programme (GDP) du Secrtariat en vue de valider les constatations. De plus, les secrtaires adjoints des secteurs des programmes ont examin l'bauche finale de ce rapport.
  • Entrevue avec des analystes des oprations du Systme d'information sur la gestion des dpenses (SIGD) - Les runions visaient mieux connatre et comprendre le renouvellement des systmes du Service du budget (RSSB) du Secrtariat et le travail de gestion du changement qui se produisait pendant la mise en œuvre de son SIGD.

(b) Limitations de l'valuation

chancier. Une lection fdrale a t dclenche peu aprs le lancement de l'valuation. Peu de temps aprs l'lection, le Parlement a t prorog. Ces vnements ont retard l'approbation de la tenue d'une recherche sur l'opinion publique pour l'valuation, limitant ainsi le temps disponible pour effectuer la recherche. Une autre consquence de l'lection et de la prorogation subsquente a t que l'quipe charge de l'valuation n'a pu rencontrer en entrevue les ministres du Conseil du Trsor concernant l'appui qu'ils ont obtenu dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor.

Modle logique. Bien que l'quipe charge de l'valuation estime que le rsultat final propos du modle logique qu'elle a labor aux fins de l'valuation est une description valide de l'objet du processus des prsentations au Conseil du Trsor et, par consquent, un fondement valide pour l'valuation, il a t impossible de valider le rsultat final auprs d'un ventail reprsentatif d'intervenants.

Examen de donnes sur la mesure du rendement. Des donnes sur le rendement n'ont pas t recueillies sur tous les aspects du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Par exemple, des donnes ne sont pas recueillies sur la mesure dans laquelle les prsentations au Conseil du Trsor soumises officiellement par les organisations fdrales sont effectivement ncessaires, ou sont conformes aux politiques et aux processus, et sur la mesure dans laquelle les dcisions refltent les recommandations contenues dans le prcis. En l'absence de ces renseignements, l'quipe charge de l'valuation n'a pas t en mesure d'valuer la qualit des prsentations et des prcis. L'valuation reposait donc plus massivement sur les donnes du sondage et des entrevues pour tablir l'efficacit du processus.

Donnes administratives. Des donnes administratives restreintes existaient au sujet du processus des prsentations et de ses rsultats. De plus, tel qu'il est indiqu dans la Vrification des congs et des heures supplmentaires du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (2008)24 , certaines donnes sur les heures supplmentaires ne sont pas fiables, ce qui limite la mesure dans laquelle l'quipe charge de l'valuation pouvait utiliser ces donnes pour valuer le nombre (et les cots connexes) d'heures supplmentaires indiques par les analystes de programme relativement aux prsentations au Conseil du Trsor. De plus, d'autres donnes administratives comme le nombre de jours entre la dcision du Conseil du Trsor et la transmission de la lettre de dcision ont fournis d'autres lments probants.

Sondages et entrevues. tant donn la nature trs variable des prsentations au Conseil du Trsor, il va de soi que l'exprience du processus des prsentations diffrerait considrablement d'une prsentation une autre. Un plus grand nombre d'entrevues auraient fourni de meilleures donnes sur l'incidence des variations dans la longueur, la porte, la valeur et la complexit d'une prsentation. La mthodologie d'valuation visait combler cette limitation en invitant les employs de toutes les organisations fdrales participer un sondage sur le Web. Les rsultats du sondage ont t contre-valids avec les rponses aux entrevues.

Mthode d'tablissement des cots. Les donnes sur les cots de soutien l'tablissement complet et exact des cots de la participation du Secrtariat au processus des prsentations au Conseil du Trsor n'taient pas disponibles.

Approche guichet unique de la prestation de services. Comme le Secrtariat a recours une approche guichet unique dans laquelle les analystes de programme et leurs directeurs ou directeurs excutifs constituent le point de liaison avec les reprsentants des organisations fdrales en ce qui concerne les prsentations, l'interaction entre les analystes des CE et les reprsentants des organisations fdrales est extrmement limite. Par consquent, malgr le fait que les analystes des CE apportent une contribution et jouent un rle clair au cours du processus des prsentations aux tapes prcdant la prsentation et de l'bauche, les reprsentants des organisations fdrales ne sont peut-tre pas tout fait conscients de la porte de ce rle. Cette situation a pu faire en sorte que l'valuation soit centre dans une plus grande mesure sur les analystes de programme.

Bien que la mthodologie d'valuation comporte certaines limitations, de nombreux lments probants ont t utiliss pour tirer des conclusions au sujet du processus des prsentations au Conseil du Trsor, ce qui renforce la fiabilit et la validit des rsultats de l'valuation. Malgr les limitations, la mthodologie satisfait aux exigences de la Politique sur l'valuation du Conseil du Trsor et des normes connexes.



6. Constatations

(a) Pertinence

Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor rpond un besoin manifeste et convient au gouvernement fdral?

Le processus des prsentations au Conseil du Trsor s'harmonise bien avec le rsultat stratgique du Secrtariat, c'est--dire que le gouvernement est bien gr et responsable, et des ressources sont attribues pour atteindre des rsultats 25 . Ce rsultat stratgique est cohrent avec les responsabilits des ministres du Conseil du Trsor telles qu'elles sont nonces dans la LGFP, et exprime par consquent le rle du Secrtariat dans la prestation de conseils et de recommandations aux ministres du Conseil du Trsor, par l'entremise du processus des prsentations au Conseil du Trsor. La ncessit d'un processus des prsentations au Conseil du Trsor pour appuyer les ministres est particulirement pertinente, compte tenu de l'objectif rcent vers les dpenses responsables et le renouvellement du systme de gestion des dpenses qui inclut l'examen stratgique des dpenses de programmes directes de tous les ministres et organismes du gouvernement du Canada en vue de raffecter les fonds de programmes peu prioritaires et peu performants de plus grandes priorits.

Selon le Guide :

L'amlioration de la qualit des renseignements et la responsabilit l'gard des rsultats constituent les lments cls de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des dpenses. Cette approche soutient la gestion des rsultats en tablissant clairement les responsabilits des ministres afin que soient mieux dfinis les rsultats prvus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus dcisionnel ax sur les rsultats en veillant ce que tous les nouveaux programmes soient bien et entirement intgrs aux programmes existants, grce un examen de l'ensemble des dpenses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports l'gard de rsultats en amliorant la qualit des rapports soumis au Parlement par les ministres et pour l'ensemble du gouvernement26.

Cette citation dcrit le besoin manifeste que le processus des prsentations au Conseil du Trsor vise combler. Essentiellement, pour assurer la saine gestion des programmes publics, le gouvernement doit avoir des rgles, des pratiques et des processus qui :

  • tablissent clairement les responsabilits des organisations fdrales afin de dfinir les rsultats prvus;
  • permettent de s'assurer que tous les nouveaux programmes sont bien intgrs aux programmes existants;
  • permettent de s'assurer que toutes les dpenses sont conformes l'engagement du gouvernement d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds;
  • amliorent la qualit des rapports soumis au Parlement par les ministres et pour l'ensemble du gouvernement.

Dans le cadre de l'valuation de la pertinence, la principale question de l'valuation est de savoir si le processus des prsentations au Conseil du Trsor peut satisfaire ou non ces exigences. La question savoir si le processus satisfait rellement ces exigences est traite dans l'valuation de l'efficacit. La question de savoir si et dans quelle mesure les autres processus ou mcanismes permettraient de satisfaire ces exigences ne relve pas de cette valuation.

L'examen des documents effectu dans le cadre de la prsente valuation ainsi que les entrevues effectues mnent la conclusion que le processus des prsentations au Conseil du Trsor rpond aux besoins manifestes du gouvernement relativement la saine gestion publique. Tel qu'il a t susmentionn, le processus des prsentations vise s'assurer que les normes minimales sont respectes sur :

[…] la manire dont l'organisation fdrale mnera bien l'initiative stratgique, sur les raisons pour lesquelles la mthode de mise en œuvre propose est la meilleure dans les circonstances, sur la manire dont le projet contribuera des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interoprabilit de l'information, sur les rsultats attendus et les produits prvus, en conformit avec la Structure de gestion, des ressources et des rsultats (SGRR) de l'organisation, de mme que sur les modalits de surveillance et d'valuation au moyen desquelles cette dernire s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques viss, ce qui comprend des rapports d'tape sur les rsultats et les gains d'efficience prvus ainsi que sur les chanciers et les cots anticips27.

D'aprs les rsultats des entrevues, les perceptions gnrales au sujet de l'objectif du processus des prsentations taient habituellement en accord avec cette description officielle tire du Guide.

La description officielle du processus des prsentations au Conseil du Trsor est bien harmonise avec les besoins du gouvernement en vue d'une saine gestion publique.

(b) Efficacit

Dans quelle mesure le processus des prsentations au Conseil du Trsor a-t-il produit les rsultats escompts?

Idalement, la prsente valuation permettrait d'analyser l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor par rapport son incidence sur le rsultat final du modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation des fins d'valuation, c'est--dire, la mise en œuvre du programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques dfinis par le Cabinet de la faon la plus conomique possible et de remplir les obligations du gouvernement en matire de transparence, de responsabilisation et de prudence . Toutefois, il y aurait des problmes de mthodologie et de collecte de donnes lorsqu'on essaierait de lier directement le processus des prsentations au Conseil du Trsor ce rsultat final, et ces problmes ne pourraient tre rgls en respectant les contraintes de cette valuation au chapitre de la porte, de l'chancier et des ressources. La prsente valuation porte sur l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor relativement aux rsultats immdiats et intermdiaires prciss dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation. Si l'valuation conclut que le processus des prsentations au Conseil du Trsor contribue efficacement et grandement l'atteinte de ces objectifs, il serait raisonnable de conclure que le processus des prsentations apporte galement une contribution importante au rsultat final.

Par consquent, l'valuation a port sur les questions suivantes :

  1. Les employs des organisations fdrales et du Secrtariat ont-ils dmontr au fil des ans une meilleure comprhension des lments des prsentations au Conseil du Trsor, des politiques et du processus connexes?
  2. Le Secrtariat offre-t-il des services qui permettent aux organisations fdrales de faire en sorte que les bauches des prsentations soient conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trsor?
  3. Le processus d'examen des prsentations au Conseil du Trsor du Secrtariat permet-il de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement?
  4. Les dcisions du Conseil du Trsor sont-elles claires et conformes aux conseils, aux directives et aux recommandations fournis par les analystes du Secrtariat?
  5. Des mcanismes sont-ils en place pour veiller ce que les dcisions du Conseil du Trsor soient excutes?
  6. Quel est le niveau de qualit des prsentations au Conseil du Trsor?

(i) Comprhension du processus des prsentations au Conseil du Trsor (question d'valuation 1)

La majorit des participants au sondage dans les trois catgories (83,3 % des analystes de programme, 76,9 % des analystes des CE et 83,0 % des reprsentants d'organisations fdrales) croyaient qu'ils comprenaient trs bien le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Il n'y avait aucune corrlation entre la dure de la priode en poste d'un rpondant et sa perception de sa comprhension du processus.

Les rpondants au sondage ont valu la comprhension par leurs collgues du processus des prsentations au Conseil du Trsor moins favorablement qu'ils ont valu la leur (tableau 5). Par exemple, 83,0 % des reprsentants des organisations fdrales croyaient qu'ils comprenaient trs bien le processus, tandis que moins de 50,0 % des analystes de programme croyaient que c'tait vrai. Il y avait une divergence semblable d'opinions entre les analystes de programme et des CE au sein du Secrtariat. Chaque groupe de personnes interviewes a indiqu qu'il fallait plus de formation pour l'autre groupe.

Tableau 5 : valuation de la comprhension du processus des prsentations au Conseil du Trsor
En accord - % Analystes de programme Analystes de CE Rpondants d'organisations fdrales
Je comprends trs bien le processus des prsentations au Conseil du Trsor. 83,3
n=60
s.o. s.o.
Je comprends trs bien les lments des prsentations au Conseil du Trsor, les politiques et le processus connexes. s.o. 76,9
n=65
83,0
n=94
Les reprsentants des organisations fdrales avec lesquels je travaille ont dmontr, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les lments des prsentations au Conseil du Trsor, les politiques et le processus connexes. 48,3
n=58
s.o. s.o.
Les analystes de programme avec lesquels je travaille ont dmontr, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les lments des prsentations au Conseil du Trsor, les politiques et le processus connexes. s.o. 50,0
n=62
s.o.

Nonobstant ce qui prcde, il convient de noter que parmi les 12 entrevues menes avec des organisations fdrales, les 4 organisations fdrales prsentant un taux de rponse lev croyaient que leurs analystes comprenaient trs bien le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Les rsultats taient mitigs chez les organisations fdrales prsentant un taux de rponse modr et faible qui ont t interviews. Elles ont indiqu que le degr de comprhension pouvait varier selon l'analyste qui leur tait affect.

Les donnes sur les RH et les rsultats du sondage ont montr qu'environ les deux tiers des analystes de programme taient en poste depuis deux ans ou moins, ce qui peut expliquer, du moins en partie, les perceptions externes de la connaissance relativement faible du processus des prsentations par les analystes de programme.

(ii) Qualit des outils, du soutien et des services offerts par le Secrtariat (questions d'valuation 2 5)

Formation. Pour valuer les outils, le soutien et les services offerts par le Secrtariat, l'quipe charge de l'valuation a examin les documents sur les camps de formation l'intention des analystes de programme et ses directives sur les prsentations au Conseil du Trsor, soit le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor. De plus, l'quipe charge de l'valuation a demand si les cours sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor provenaient de l'cole de la fonction publique du Canada.

Le Secrtariat offre des camps de formation aux secteurs des programmes et ces camps ont obtenu des notes positives dans l'ensemble. Ils sont jugs utiles puisqu'ils offrent un aperu gnral de ce que les analystes des programmes devraient savoir. Toutefois, dans les formulaires de commentaires remplis aprs les camps de formation28 et lors des entrevues, les analystes du Secrtariat ont indiqu que les camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur dure (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Comme l'a indiqu un participant un camp de formation, nous pourrions avoir davantage de formation pratique .

Les participants l'valuation ont galement indiqu que :

  • Le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor du Secrtariat est considr comme un outil utile.
  • L'cole de la fonction publique du Canada offre des cours sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Bien que seulement le tiers ou moins des reprsentants des organisations fdrales aient assist ces cours, la majorit jugeait les cours utiles. Ceux qui n'ont pas assist aux cours ont indiqu que les cots et les listes d'attente constituaient les obstacles principaux.
  • Le Secrtariat offre lui-mme des activits d'apprentissage aux organisations fdrales au sujet du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Certains secteurs du Secrtariat offrent ces cours aussi souvent que quatre fois par anne. Un examen dtaill de ces cours n'a pas t men.

Relations entre les analystes du Secrtariat et les organisations fdrales. Les rsultats du sondage ont montr que des efforts sont dploys en vue de favoriser de bonnes relations de travail entre les analystes de programme et les organisations fdrales. Presque tous les analystes de programme qui ont rpondu au sondage (91,6 %) ont dclar qu'ils communiquent rgulirement avec les organisations fdrales peu importe si une prsentation est actuellement en voie d'laboration ou de traitement. Tous les analystes de programme interviews ont mentionn qu'ils ont des relations productives et positives avec les organisations fdrales. Toutefois, il est important de souligner que lorsqu'on leur demande comment ils caractriseraient leurs rapports avec des employs dans les organisations fdrales, les analystes du Secrtariat n'ont pas mentionn les trois rles dfinis dans le programme de changement : catalyseur, agent de remise en question et champion.

Pour leur part, les organisations fdrales ont indiqu que leurs rapports avec les analystes de programme sont gnralement bons ou qu'ils se sont amliors. Presque toutes les organisations fdrales ayant rpondu ont indiqu qu'ils savent qui consulter au sein du Secrtariat au sujet de leurs prsentations.

Pertinence29 des prsentations au Conseil du Trsor mises de l'avant. Les analystes du Secrtariat ont un rle jouer l'tape prcdant la prsentation, lorsque les organisations fdrales examinent la possibilit de soumettre une prsentation. D'entre de jeu, les organisations fdrales voudront peut-tre obtenir des commentaires rapidement pour confirmer l'orientation de leur prsentation ventuelle ou pour confirmer qu'une prsentation est effectivement ncessaire. D'aprs les entrevues, 58,0 % des organisations fdrales cherchent obtenir de l'aide prcdant la prsentation, en particulier lorsque la prsentation est complexe ou perue comme prsentant un risque lev30 . Les conseils offerts par le Secrtariat l'tape prcdant la prsentation visent notamment aider les organisations fdrales prendre des dcisions claires, savoir s'il faut soumettre ou non une prsentation. On suppose qu'en l'absence de tels conseils, les organisations fdrales soumettraient un plus grand nombre de prsentations inutiles qui reprsenteraient un fardeau pour le Secrtariat et le Conseil du Trsor, rduisant ainsi l'efficacit du processus des prsentations. Par consquent, la pertinence des prsentations a t juge comme un indicateur de l'-propos et de la qualit des services du Secrtariat l'tape prcdant la prsentation31.

On a demand aux analystes du Secrtariat qui ont rpondu au sondage de se prononcer sur la pertinence des prsentations (tableau 6 32)33. Environ 40 % des analystes de programme ayant rpondu au sondage ont indiqu qu'ils ont reu des bauches de prsentation l'tape prcdant la prsentation ( titre d'indication prliminaire) pour des initiatives qui, dans les faits, ne ncessitaient pas de prsentation. Le point de vue des analystes des CE tait semblable.

Tableau 6 : Commentaires au sujet des bauches soumises qui ne ncessitaient pas une prsentation au Conseil du Trsor
Des bauches ont-elles t partages? Analystes des CE Analystes de programme
n= taille de l'chantillon n=64 n=59
Oui 45,3 40,7
Non 20.3 40.7
Ne sais pas 34,4 18,6

Le Secrtariat a t il t consult au pralable? Analystes des CE Analystes de programme
n= taille de l'chantillon n=29 n=24
Oui 44,8 62,5
Non 10.3 25.0
Ne sais pas 44,8 12,5

Des bauches ont-elles t soumises? Analystes des CE Analystes de programme
n= taille de l'chantillon n=65 n=58
Oui 10,8 19,0
Non 36.9 55.2
Ne sais pas 52,3 25,9

On a galement demand aux analystes du Secrtariat la frquence laquelle les organisations fdrales soumettent des bauches de prsentation aux fins d'analyse formelle (et non pas simplement pour demander des commentaires informels au sujet d'une version prliminaire). cette tape-ci, un nombre beaucoup moins lev d'analystes (19,0 % des analystes de programme et 10,8 % des analystes des CE) croyaient que des bauches inappropries taient soumises. La diminution du nombre de prsentations inutiles entre l'tape laquelle le Secrtariat offre des directives prliminaires et l'tape laquelle une prsentation est officiellement soumise suggre que le Secrtariat a une incidence positive sur la rduction du nombre de prsentations non pertinentes.

Pertinence, uniformit, utilit et temps opportun des conseils du Secrtariat. Les personnes interviewes ont indiqu des facteurs qui, selon elles, avaient une influence positive ou ngative sur l'uniformit, la pertinence et le temps opportun des conseils offerts par le Secrtariat aux organisations fdrales pendant le processus des prsentations.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interviewes, une influence positive taient les suivants :

  • les analystes du Secrtariat disposant de suffisamment de temps pour examiner les prsentations et comprendre leur contexte;
  • la planification des tlconfrences hebdomadaires entre le Secrtariat et les organisations fdrales;
  • la disponibilit des processus de validation formels et informels des prsentations (p. ex., rdiger des prsentations aux fins d'tude formelle plutt que demander des commentaires informels au Secrtariat au sujet de la version prliminaire);
  • au sein des organisations fdrales, la disponibilit d'un processus d'assurance de la qualit et d'une base de donnes pour faire le suivi des conseils offerts par le Secrtariat.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interviewes, une influence ngative taient les suivants :

  • le taux de roulement lev chez les analystes de programme;
  • le manque d'accs direct par les organisations fdrales des analystes des CE et le manque d'information quant au dlai requis par les analystes des CE pour examiner les prsentations (tel qu'il est dclar lors d'une entrevue : Le processus semble se dtriorer lorsqu'un analyste doit consulter d'autres analystes […]
    [j]'ai reu des conseils et aprs la deuxime bauche, j'ai reu des conseils contradictoires lorsque l'bauche a t soumise un groupe diffrent );
  • la charge de travail des analystes de programme et les limites subsquentes de leur disponibilit pour examiner les prsentations. (Selon une personne : La capacit […] au […] Secrtariat, notamment pour ce qui est des nouvelles exigences imposes aux analystes du Secrtariat comme un examen stratgique, est un dfi important dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Les examens stratgiques ont entran une nouvelle charge de travail, mais de nouveaux employs n'ont pas t recruts ).

On a demand aux rpondants au sondage si le processus d'examen des prsentations permet de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. Une grande majorit de rpondants de chaque groupe ont convenu que c'tait le cas (tableau 7).

Tableau 7 : valuation du processus d'examen des prsentations
En accord - % Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=62 n=94
En gnral, le processus d'examen des prsentations au Secrtariat permet de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. 91,5 79,0 79,1

Toutefois, lorsqu'on a demand aux rpondants au sondage si les services fournis par les analystes permettent aux organisations fdrales de prparer des bauches de prsentations qui se conforment aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trsor, des points de vue divergents ont t exprims. Tandis que les reprsentants des organisations fdrales et les analystes de programme qui ont rpondu prsentaient un pourcentage d'accord trs similaire comme l'indique leur rponse la question mentionne prcdemment et illustre dans le tableau 7, seulement 49,2 % des analystes des CE taient d'accord. Cette divergence dcoule peut-tre du fait que les analystes de programme agissent comme point de contact unique des organisations fdrales, ce qui fait que les analystes des CE ne sont pas toujours consults l'tape prcdant la prsentation.

Conseils et directives du Secrtariat aux organisations fdrales. Les rsultats du sondage (tableau 8) rvlent que la majorit des rpondants des organisations fdrales convenaient que les analystes du Secrtariat fournissaient des conseils cohrents, prcis, utiles et en temps opportuns. En ce qui concerne ceux qui taient en dsaccord, ce sont les lments de cohrence et le caractre opportun des conseils qui prsentaient les niveaux d'accord les moins levs tant chez les reprsentants des organisations fdrales que chez les analystes de programme. Plus prcisment :

  • Un peu plus de la moiti (soit 55,3 %) des rpondants au sondage des organisations fdrales convenaient que les conseils des analystes de programme sont cohrents l'tape d'examen de la prsentation. Quelque 27,7 % des autres rpondants ont indiqu que ce n'est pas le cas, tandis que les autres rpondants des organisations fdrales ont fourni une rponse neutre ou ne savaient pas. Les analystes de programme qui ont rpondu taient lgrement plus d'accord, 62,7 % ayant indiqu que les conseils taient cohrents.
  • De mme, 54,3 % des reprsentants des organisations fdrales ont convenu que les analystes du Secrtariat donnaient des conseils opportuns l'tape de l'examen, tandis que 22,3 % n'taient pas d'accord.
  • Prs des deux tiers des reprsentants des organisations fdrales ont convenu que les conseils donns par les analystes du Secrtariat sont exacts et utiles.

Il importe de noter que les enjeux relatifs au caractre opportun et la cohrence des conseils sont reconnus l'interne par le Secrtariat, et non seulement par les organisations fdrales.

Tableau 8 : Points de vue des rpondants au sondage sur la qualit des conseils et de l'interprtation du Secrtariat - tape de l'examen
En accord - % Analystes de programme Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=94
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils cohrents l'tape de l'examen. 62,7 55,3
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils prcis l'tape de l'examen. 79,7 61,7
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils utiles l'tape de l'examen. 86,4 62,8
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils opportuns l'tape de l'examen. 60,0 54,3

Les consultations tenues avec les cadres suprieurs ont soulign l'utilit du travail effectu par le Secrtariat avec les organisations fdrales l'tape prcdant la prsentation. Toutefois, on a relev les aspects suivants amliorer :

  • Clart des exigences du processus - Certaines organisations fdrales n'indiquent pas clairement ce qui est particulirement exig dans leurs prsentations et pourquoi cette question varie d'une prsentation l'autre (p. ex., quel moment un document est-il considr une premire bauche ).
  • Interprtation des rgles et des directives du processus - Certaines organisations fdrales ont prouv de la frustration dans des situations o les rgles et les directives du processus des prsentations taient rigoureusement appliques, mais pas toujours selon leur esprit et leur intention (p. ex., traitement acclr par rapport des prsentations urgentes ou en retard).
  • Relations de travail entre le Secrtariat et les organisations fdrales - Il serait possible d'amliorer le travail prcdant la prsentation grce au renforcement des relations de travail entre les analystes de programme et les organisations fdrales.
  • Accessibilit des analystes des CE - Il a t mentionn que le manque d'accs direct par les organisations fdrales des analystes des CE peut, dans certains cas, entraver leur capacit de prparer des bauches de prsentation de qualit.

Dlai suffisant pour transmettre des commentaires au sujet des prsentations. Le temps requis pour terminer le processus d'examen des prsentations peut varier considrablement selon les caractristiques des prsentations. Le Guide conseille aux organisations fdrales de prvoir au moins six semaines34 pour le processus des prsentations, et il indique qu'il n'est pas inhabituel que le processus dure plus de six semaines. Les rsultats du sondage (tableau 9) indiquent que le processus prend habituellement entre huit et dix semaines, ce qui semble indiquer que le Guide tablit des attentes irralistes qui pourraient causer la frustration pour un employ qui utilise pour la premire fois le processus35.

Tableau 9 : Comparaison des perceptions du temps requis pour examiner les prsentations au Conseil du Trsor
Total Analystes de programme Analystes de CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=53 n=49 n=85
Nombre moyen de semaines 8,5 10,3 8,9

On a demand aux analystes du Secrtariat s'ils avaient suffisamment de temps pour examiner les bauches de prsentations de manire adquate. Un nombre important - qui ne reprsentait toutefois pas la majorit - d'analystes de programme et d'analystes des CE (42,5 % et 49,2 % respectivement) ont indiqu qu'ils n'avaient pas suffisamment de temps.

Les participants la sance de travail des SMA ont affirm que le systme acclr utilis par le Secrtariat pour traiter de manire prioritaire certaines prsentations est un autre facteur ayant une incidence sur le temps dont disposent les analystes du Secrtariat pour examiner les prsentations36 . Selon eux, ce facteur cause des retards incontrlables pour les prsentations qui ne font pas l'objet d'un traitement acclr. Cependant, dans les discussions avec les cadres suprieurs du Secrtariat, on a fait remarquer qu'il n'y a pas de systme officiel pour le traitement acclr des prsentations. Nanmoins, il est vrai que certaines prsentations peuvent tre traites en priorit en raison de situations urgentes qui exigent qu'elles passent devant les autres . Il est la discrtion du prsident du Conseil du Trsor de dterminer si une prsentation doit tre traite en priorit; la dcision est habituellement prise la suite de ngociations avec le ministre responsable de la prsentation. Des consultations entre les reprsentants du Secrtariat et les organisations fdrales responsables sur l'importance du facteur temps dans leurs propositions sont tenues rgulirement. Habituellement, les dcisions concernant le traitement prioritaire ne sont pas transmises aux organisations fdrales dont les prsentations peuvent tre dplaces.

Mesure selon laquelle les commentaires des analystes du Secrtariat sont pris en compte dans les prsentations finales au Conseil du Trsor. La plupart des analystes du Secrtariat ont indiqu que leurs conseils sont pris en compte dans les prsentations finales qui sont soumises au Conseil du Trsor. Quelques-uns ont soulign que si leurs conseils n'taient pas pris en compte, ils peuvent recommander que des conditions soient imposes dans la prsentation ou qu'une remarque soit ajoute dans le prcis. Les rsultats du sondage ont t semblables, soit 86,6 % des analystes de programme et 71,2 % des analystes des CE ayant rpondu ont indiqu que, selon eux, leurs conseils taient pris en compte dans la prsentation finale.

Cette affirmation a t confirme par les reprsentants des organisations fdrales qui ont indiqu qu'ils intgrent tous ou presque tous les commentaires transmis par les analystes du Secrtariat. Certains ont soulign que s'ils ne sont pas d'accord avec des conseils, ils consultent davantage afin de rsoudre la question. Toutefois, une petite minorit (18,0 %) des reprsentants des organisations fdrales ont affirm qu'ils intgrent les commentaires du Secrtariat en raison des contraintes de temps et du pouvoir qu'ils peroivent du Secrtariat et non pas parce qu'ils taient d'accord avec eux.

Mesure selon laquelle les dcisions finales du Conseil du Trsor refltent les recommandations du Secrtariat. Lorsque l'analyste de programme est d'avis que la prsentation est termine, il rdige un prcis qui renferme des recommandations au Conseil du Trsor. Les recommandations font l'objet de discussions et d'une entente au Comit de la stratgie du Secrtariat, qui est prsid par le secrtaire avec la participation de secrtaires adjoints du Secrtariat. Le secrtaire adjoint concern prsente alors au Conseil du Trsor un expos au sujet du prcis. Bien que le Secrtariat n'ait aucun pouvoir sur les dcisions du Conseil du Trsor, celles-ci refltent habituellement ses recommandations. Les donnes du sondage effectu auprs des analystes de programme semblent indiquer que les dcisions du Conseil du Trsor sont conformes aux recommandations du Secrtariat 82,2 % du temps.

Gestion de l'information. Lorsque le Conseil du Trsor prend une dcision, le Secrtariat enregistre la dcision et la communique officiellement au sous-ministre de l'organisation responsable dans les 15 jours civils qui suivent. Bien que les analystes de programme ne soient pas tenus officiellement de le faire, ils informeront habituellement, par courtoisie, l'organisation fdrale de la dcision du Conseil du Trsor et ce, de vive voix. Cette information est transmise ds que possible, gnralement le jour suivant la dcision du Conseil du Trsor37 . Bien que la plupart des organisations fdrales n'aient pas relev de problme du point de vue du moment choisi pour communiquer les dcisions du Conseil du Trsor, il convient de noter que le tiers des reprsentants des organisations fdrales ne croyaient pas que les dcisions du Conseil du Trsor leur taient communiques en temps opportun.

Parmi les analystes de programme et les analystes des CE interviews, bon nombre ont indiqu qu'ils utilisent leur propre systme de classement pour les prsentations au Conseil du Trsor. La plupart d'entre eux conservent une copie papier de la dcision pendant un certain temps. Par la suite, les documents sont archivs ou envoys au Centre des prsentations au Conseil du Trsor. Certains analystes ont mentionn qu'ils utilisent le Systme de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)38 , mais la plupart des analystes de programme ont dclar que le systme est difficile utiliser. Les cadres suprieurs ont fait observer qu'un dpt central pour l'information concernant les prsentations faciliterait normment leur travail.

Les entrevues et les rsultats du sondage ont rvl qu'il n'y a aucun systme officiel au Secrtariat pour faire le suivi des conditions rattaches aux prsentations au Conseil du Trsor.

Il faut souligner que le systme de suivi des prsentations (SSP) tenu par le Centre des prsentations au Conseil du Trsor produit l'ordre du jour des runions du Conseil du Trsor et indique si des conditions sont jointes ou non une prsentation. Une personne interviewe a fait remarquer que chaque semaine, les analystes de programme demandent au Centre des prsentations au Conseil du Trsor des renseignements gnraux au sujet des prsentations au Conseil du Trsor, ce qui indique l'utilit ventuelle d'un dpt central d'information sur les prsentations au Conseil du Trsor. En outre, le systme pourrait servir suivre la mise en œuvre des conditions.

Le Secrtariat avait mis au point le Systme d'information sur la gestion des dpenses (SIGD) en partie pour produire en temps opportun une seule srie de donnes financires et non financires compltes, uniformes et exactes et un processus de gestion des dpenses de bout en bout normalis et automatis. Cela devait permettre d'accrotre la surveillance, le reprage et le suivi de l'information, ce qui permettrait d'appuyer l'amlioration de l'analyse et de la prise de dcisions. Il devait en rsulter une gestion plus efficace du processus des crdits et des budgets du gouvernement39.

Lorsque le projet de renouvellement des systmes du Service du budget (RSSB) a t lanc (deuxime tape du SIGD), des fonctions ont t mises au point pour rpondre aux besoins des secteurs des programmes concernant les prsentations au Conseil du Trsor, y compris le suivi des conditions. Toutefois, ces fonctions n'ont pas encore t mises en œuvre. Les secteurs des programmes maintiennent que ces fonctions ne rpondaient pas leurs besoins oprationnels. Des entrevues subsquentes ont laiss supposer que cela peut tre attribuable, en partie, au fait que les secteurs des programmes du Secrtariat n'ont pas entirement analys et mis en correspondance leurs propres processus oprationnels.

(iii) Qualit des prsentations (question d'valuation 6)

Tel qu'il est indiqu dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation, l'hypothse qui suit sous-tend la participation du Secrtariat au processus des prsentations tel qu'il existe en ce moment : les outils de sensibilisation et de formation combins la prestation de conseils judicieux aux organisations fdrales devraient contribuer la qualit des prsentations au Conseil du Trsor et leur qualit devrait s'amliorer de faon constante au fil du temps.

Tableau 10 : Perception des analystes de programme l'gard du changement dans la qualit gnrale des prsentations
valuation %
n=taille de l'chantillon n=59
Considrablement moins bonne 3,4
Un peu moins bonne 8,5
Aucun changement (ni meilleure ni pire) 50,8
Un peu meilleure 32,2
Considrablement meilleure 5,1

Changements globaux dans la qualit des prsentations. On a demand aux analystes de programme si la qualit gnrale des prsentations au Conseil du Trsor avait chang pendant qu'ils taient en poste au Secrtariat (tableau 10). Bien que la moiti des rpondants aient indiqu que la qualit n'avait pas chang, un peu plus du tiers des analystes de programme (37,3 %) ont indiqu que la qualit des prsentations s'tait amliore, alors qu'environ un sur dix (11,9 %) a fait observer que leur qualit s'tait dtriore. Environ la moiti des analystes de programme n'ont soulign aucun changement important. Cependant, l'utilit de ces donnes est limite puisque la plupart des analystes du Secrtariat qui ont pris part au sondage taient en poste depuis tout au plus deux ans. De plus, il convient de noter que l'valuation ne couvrait pas les prsentations au Conseil du Trsor ni les prcis connexes du point de vue de la qualit.

Cote du Cadre de responsabilisation de gestion. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) s'articule autour de dix lments cls qui noncent les attentes du Conseil du Trsor envers les cadres suprieurs de la fonction publique en matire de saine gestion de la fonction publique40 . Dans le cadre de l'un de ces lments cls, Politiques et programmes, le Secrtariat value la qualit de l'analyse dans les prsentations au Conseil du Trsor en fonction des critres suivants :

  1. exactitude et fiabilit des renseignements l'appui;
  2. qualit, pertinence et validit de l'analyse;
  3. consultations en temps opportun avec le Secrtariat;
  4. prsence d'un processus de contrle de la qualit et degr de rigueur et d'efficacit de ce processus.

Les cotes du CRG des organisations fdrales ont t analyses pour les rondes IV et V du CRG. Les valuations du CRG indiquent que la qualit gnrale de l'analyse dans les prsentations au Conseil du Trsor s'est amliore entre la ronde IV et la ronde V. Bien que le rendement se soit amlior par rapport aux lments 1, 2 et 4 mentionns prcdemment, le rendement par rapport aux consultations en temps opportun avec le Secrtariat a en fait diminu, ce qui appuie les premires constatations l'gard de la pertinence du temps disponible pour la participation. Encore une fois, l'utilit de ces donnes est limite puisque seuls les rsultats sur une priode de deux ans taient disponibles au moment de la collecte de donnes et que les critres d'valuation ont t modifis lgrement pour la ronde V41.

Opinions des analystes du Secrtariat au sujet de la qualit des prsentations. Aux fins de la prsente valuation, les analystes du Secrtariat ont indiqu les principaux critres, selon eux, d'une prsentation au Conseil du Trsor de haute qualit. Ils ont mentionn les critres suivants :

  • observation du Guide;
  • dtermination des risques et des stratgies d'attnuation des risques;
  • tenue des consultations requises l'interne;
  • demande d'autorisations appropries;
  • prsentation d'un niveau de justification appropri;
  • renseignements exacts;
  • dpt en temps utile des prsentations;
  • clart.

Comme le dmontre le tableau 11, bien que le point de vue exprim ne soit pas celui de la majorit, un nombre important d'analystes du Secrtariat ont indiqu que les prsentations ne respectaient pas ces critres. Cette constatation appuie des constatations antrieures concernant la divergence d'opinions relatives la solide comprhension qu'ont les analystes du Secrtariat et les organisations fdrales du processus des prsentations (voir le sous-alina 6(b)(i)).

Tableau 11: valuation des documents prsents aux fins d'examen
Cote moyenne (%) Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=56 n=85
Il semble que les responsables ont termin leurs consultations internes42. 57,3 55,1 83,1
Les prsentations ont t soumises suffisamment l'avance pour que les analystes du Secrtariat puissent les examiner. 57,5 50,8 83,0
Les responsables ont suivi le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor. 56,7 62,7 83,7
Les risques et les stratgies d'attnuation des risques ont t dtermins. 59,5 52,5 76,4
Les autorisations adquates ont t demandes. 60,2 61,9 90,3
Le niveau de justification tait appropri. 54,7 55,9 89,8
La prsentation renfermait des renseignements exacts (p. ex., des tableaux financiers exacts). 54,2 54,3 90,8
Les prsentations ont t rdiges de faon claire. 51,4 60,6 88,3

(c) conomie

Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor utilise la quantit minimale de ressources requises pour obtenir les rsultats escompts?

Tel qu'il est mentionn dans la section sur la porte, cette valuation tait limite au processus actuel des prsentations utilis pour soutenir les ministres du Conseil du Trsor, et ne couvrait pas ce processus en regard d'autres mcanismes permettant d'offrir ce soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, cet examen n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes que le Secrtariat pourrait tudier. La question de l'conomie couvrait donc uniquement les ressources requises pour atteindre les rsultats escompts dans le contexte du processus actuel. Une comparaison d'autres mcanismes ou processus et du cot estimatif de ces processus n'a pas t faite.

(i) Ressources affectes au processus des prsentations

Cot du processus

Tel qu'il est indiqu prcdemment dans le rapport, le cot du processus des prsentations au Conseil du Trsor au sein du Secrtariat n'a pu tre calcul. Cependant, le niveau rpandu d'efforts et d'intrt l'gard des activits lies aux prsentations tablit clairement que le processus reprsente l'une des fonctions cls du Secrtariat. L'valuation peut tablir au moyen des donnes probantes tires des entrevues que le processus des prsentations au Conseil du Trsor est considr comme une fonction essentielle par les cadres suprieurs du Secrtariat. Conformment cette constatation, le niveau d'efforts consacrs cette fonction dans les secteurs des programmes et les centres d'expertise est important. Il y a environ 135 analystes de programme au sein du Secrtariat qui agissent comme guichets uniques de prestation de conseils auprs des organisations fdrales et qui aident les ministres du Conseil du Trsor prendre des dcisions concernant les prsentations. Selon leurs rponses au sondage (60 rponses), les analystes de programmes consacrent en moyenne 73,0 % de leur temps des activits lies aux prsentations au Conseil du Trsor. Les analystes de programme, qui agissent comme guichet unique, consultent leur tour des analystes des CE du Secrtariat pour donner des conseils coordonns aux organisations fdrales et soutenir les conseils donns aux ministres du Conseil du Trsor. Quelque 181 analystes des CE du Secrtariat ont t consults par des analystes de programme au cours des 5 dernires annes; selon leurs rponses au sondage (66 rponses), les analystes des CE estiment qu'en moyenne 60,0 % de leur temps est consacr des prsentations au Conseil du Trsor43 . Une tude distincte permettant d'tablir le cot total du processus des prsentations s'impose peut-tre.

Utilisation des ressources humaines

Le nombre d'analystes des chelons suprieurs participant au processus des prsentations au Conseil du Trsor a diminu au cours des dernires annes. En 2004, 60,0 % des ES travaillant dans les secteurs des programmes occupaient des postes de ES-06 ou ES-07, comparativement environ 50,0 % en 2008. Bien que la proportion de ES-01, ES-02 et ES-03 participant au processus est demeure relativement constante, la proportion de ES-04 et ES-05 a augment, passant d'environ 32,0 % environ 43,0 % pendant la mme priode (figure 2). Il convient de noter que ces statistiques ne tiennent pas compte des efforts des cadres suprieurs tout au long du processus.

Figure 2 : Changement dans le nombre d'employs subalternes comparativement au nombre de cadres suprieurs

Figure 2 : Changement dans le nombre d'employs subalternes comparativement au nombre de cadres suprieurs

Temps consacr par les analystes. Les analystes de programme indiquent qu'ils consacrent en moyenne 72,6 % de leur temps des activits ayant trait aux prsentations au Conseil du Trsor. Comme l'indique le tableau 12 44 , ils consacrent relativement peu de temps aux conseils et aux consultations prcdant les prsentations, ce qui corrobore les commentaires des cadres suprieurs indiquant que les communications interministrielles et au sein des ministres ne sont pas adquates au dbut du processus des prsentations.

Tableau 12: Proportion du temps consacr par les analystes aux tapes du processus des prsentations
% Conseils et consultation prcdant les prsentations Examen et consultation au sujet des prsentations Sances d'information et prparation des documents d'information Autres activits ayant trait aux prsen-tations au Conseil du Trsor Autres activits non lies aux prsentations
Temps consacr en moyenne par les analystes de programme par activit 15,8 28,5 21,6 6,8 27,4
Temps consacr en moyenne par les analystes des CE par activit 15,5 29,2 6,6 9,0 39,7

Selon les analystes des CE, ils consacrent en moyenne 60,3 % de leur temps des activits ayant trait aux prsentations au Conseil du Trsor. Et une majorit de ce temps est consacre l'examen et aux consultations au sujet des prsentations. Toutefois, il est important de souligner que mme si les analystes de programme sont chargs d'examiner toute la prsentation, les analystes des CE examinent habituellement certaines sections seulement.

(ii) Facteurs qui nuisent au processus des prsentations ou qui le facilitent

Un nombre important de rpondants au sondage croient que le processus des prsentations est inefficace (tableau 1345).

Tableau 13: valuation de l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor
% Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=52 n=91
Inefficace 33,9 42,9 41,8
Ni efficace ni inefficace 27,1 19,0 17,6
Efficace 39,0 38,1 40,7

Les facteurs suivants sont expressment rputs avoir une incidence sur l'efficacit du processus :

  • la nature cyclique des prsentations au Conseil du Trsor ayant trait la Mise jour annuelle des niveaux de rfrence (MJANR), au budget supplmentaire des dpenses, la prparation du budget, la fin de l'exercice, etc.;
  • les exigences relatives au traitement acclr des prsentations;
  • le manque de souplesse en dotation pour faire face efficacement aux surcharges de travail46ou pour traiter les prsentations qui ncessitent un traitement acclr.

D'autres recherches sur les surcharges de travail seraient profitables, notamment parce qu'elles semblent survenir sur une base rgulire et cyclique qui s'harmonise avec le cycle des dpenses gouvernementales et le cycle de prsentation de rapports. En outre, il s'agit d'un problme sur lequel le Secrtariat, en tant qu'organe administratif du Conseil du Trsor, peut exercer une certaine influence.

Utilisation des valuations des risques

Les organisations fdrales fournissent des documents avec leurs prsentations au Conseil du Trsor qui permettent au Secrtariat de mener des valuations des risques. Les risques font l'objet de discussions pendant l'laboration de la prsentation au Conseil du Trsor, mais les cotes sont tablies une fois que les prsentations sont rdiges. Les cotes de risque sont prsentes dans le prcis et peuvent avoir une incidence sur le temps accord la prsentation lors de la runion du Conseil du Trsor.

Des analystes du Secrtariat et des employs d'organisations fdrales ont souvent suggr que le fait de traiter diffremment les prsentations faible risque rduirait le niveau de ressources utilises par le processus des prsentations (tableau 14). En gnral, ils font valoir que la cote de risque doit tre tablie plus tt pendant le processus d'examen des prsentations et que le temps allou une prsentation et l'examen doivent correspondre au niveau de risque associ la prsentation. Actuellement, on accorde le mme degr d'attention la plupart des prsentations pendant le processus d'examen des prsentations peu importe leur niveau de risque ou l'importance relative.

Les cadres suprieurs du Secrtariat taient sceptiques sur ce point, soutenant que les prsentations qui semblent prsenter un risque faible au dbut du processus d'examen des prsentations sont parfois juges risque lev la fin du processus. Il peut en outre y avoir des risques qui inquitent les ministres du Conseil du Trsor et que le Secrtariat peut connatre ou non. Ces risques peuvent se manifester seulement lorsqu'une prsentation en particulier est analyse dans le contexte d'autres prsentations figurant l'ordre du jour d'une runion du Conseil du Trsor.

Une proportion leve d'analystes (tant au Secrtariat que dans les organisations fdrales) ont suggr que l'valuation des risques sert rduire l'utilisation des ressources (voir le tableau 14). Par ailleurs, les cadres suprieurs du Secrtariat ont prcis que l'valuation des risques est utilise en vue de permettre aux ministres du Conseil du Trsor de consacrer plus de temps aux propositions prsentant un risque lev et non pour rduire la charge de travail. Rsultat, il serait possible d'examiner davantage la faon dont l'valuation des risques peut tre utilise pour amliorer l'efficacit du processus.

Tableau 14: valuation des mesures proposes pouvant amliorer l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor
% Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=58 n=66 n=90
Processus diffrent de gestion des prsentations faible risque 89,7 72,7 76,9
Dlgation de pouvoirs accrus aux organisations fdrales 67,8 86,1 65,6
Renouvellement des modalits par les organisations fdrales 63,8 50,0 68,5
Approbation du dirigeant principal des finances 62,7 57,6 35,6
Rationalisation du processus d'approvisionnement 59,3 42,4 53,3
Changement du calendrier des prsentations 53,4 54,0 30,0

Parmi les autres mesures proposes en vue d'amliorer l'efficacit du processus actuel des prsentations lors des sances de travail et des entrevues menes pour l'valuation, mentionnons les suivantes :

  • corriger le chevauchement apparent entre l'objectif d'une prsentation au Conseil du Trsor et celui d'un MC et liminer l'ambigut cet gard;
    • les participants la sance de travail des SMA ont indiqu que le contenu des MC est souvent rpt dans les prsentations au Conseil du Trsor et ils ont dcel des possibilits d'accrotre l'efficience en liant les MC et les prsentations au Conseil du Trsor;
  • renforcer systmatiquement les relations de travail et les communications entre le Secrtariat et les organisations fdrales (comme un employ interview dans une organisation fdrale l'a indiqu : Le processus pourrait tre amlior s'il y avait des normes de service );
    • la mise sur pied d' quipes de portefeuille (qui ont dj exist au Secrtariat) composes d'analystes de programme et d'analystes des CE, qui seraient disponibles pour les runions avec des reprsentants des organisations fdrales qui prparent des prsentations au Conseil du Trsor;
    • obtenir une rtroaction plus complte et en temps opportun du Secrtariat et tenir plus rgulirement des runions avec les organisations fdrales et le Secrtariat;
    • approfondir les connaissances des analystes du Secrtariat au sujet des organisations fdrales;
    • rationaliser le processus d'attribution annuelle des crdits en liminant le rle des organisations fdrales dans le budget supplmentaire des dpenses et la MJANR;
  • coordonner le travail de tous les secteurs au sein du Secrtariat qui doivent approuver une prsentation;
  • amliorer les comptences, les connaissances, le soutien et le niveau de participation des organisations fdrales l'gard du processus des prsentations au Conseil du Trsor (43,8 % des analystes de programme et 44,8 % des analystes des CE ayant rpondu au sondage);
  • mettre en œuvre des plans d'investissement quinquennaux.

En outre, les participants l'valuation proposent de relever le niveau des pouvoirs dlgus aux organisations fdrales comme moyen d'accrotre l'efficacit du processus. tant donn que cette suggestion exige des changements en profondeur du mcanisme utilis pour soutenir les ministres du Conseil du Trsor, elle dpasse la porte de la prsente valuation. Il faut cependant souligner que le Secrtariat, dans un cadre autre que celui de la prsente valuation, mne un projet sur la dlgation mrite et fonde sur les risques , qui examinera les diverses approches et options pour relever le plafond des pouvoirs dlgus aux organisations fdrales.



7. Conclusion

Le processus actuel des prsentations au Conseil du Trsor est pertinent, semble tre efficace et comporte des lments positifs cls. Toutefois, il est possible d'amliorer son efficacit et son efficience, grce une combinaison de mesures et d'enqutes plus pousses.

lments positifs

  1. Le processus des prsentations rpond aux besoins du gouvernement en matire de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'valuation d'tablir s'il existe d'autres faons efficaces et efficientes d'arriver aux mmes rsultats.
  2. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations qui sont conformes aux autorisations lgislatives et aux politiques du Conseil du Trsor.
  3. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations appropries.
  4. Les dcisions du Conseil du Trsor semblent reflter largement les conseils du Secrtariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Trsor l'gard de la qualit de ces conseils.

Points amliorer

  1. Le Secrtariat devrait finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final souhait et la tenue de nouvelles tudes.

    Tel qu'il a t mentionn antrieurement dans le rapport, l'quipe charge de l'valuation a labor un rsultat final propos aux fins de l'valuation. Le fait de finaliser et de valider un modle logique comportant un rsultat final clair constituerait une base solide l'gard des activits de mesure du rendement amliores ainsi que d'tudes et de recherches complmentaires.

  2. La plupart des organisations fdrales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont reu des analystes de programme du Secrtariat. Toutefois, certains aspects sont source de proccupation. Ce sont notamment les suivants :
    • le taux de roulement des analystes de programme a une incidence sur le niveau de connaissance des analystes au sujet des organisations fdrales, et il est donc ncessaire pour un grand nombre d'organisations fdrales de rtablir constamment leurs rapports avec le Secrtariat;
    • plus de 60,0 % des reprsentants des organisations fdrales ayant rpondu au sondage ont valu favorablement l'utilit et l'exactitude des conseils reus. Les rpondants taient toutefois moins positifs au sujet de la cohrence et du caractre opportun des conseils.
  3. Les lments probants concernant la qualit des bauches des prsentations au Conseil du Trsor sont mitigs.

    Bien que les prsentations finales soumises au Conseil du Trsor soient juges de haute qualit, les lments probants sont mitigs concernant la qualit des prsentations soumises par les organisations fdrales au dbut du processus. Les cotes du CRG attribues aux prsentations au Conseil du Trsor se sont amliores pendant la ronde V du CRG ( l'exception de la tenue de consultations en temps opportun avec le Secrtariat). Toutefois, moins de 40,0 % des analystes de programme qui ont rpondu au sondage taient d'avis que la qualit gnrale des bauches de prsentation s'tait amliore. Un nombre important des analystes du Secrtariat ayant particip au sondage (plus de 40,0 % pour la plupart des facteurs47) ne croyaient pas que les bauches des prsentations respectaient les normes minimales de qualit.

  4. Le Secrtariat ne rend pas compte des cots du processus des prsentations.

    Cette valuation ne permettait pas de tirer des conclusions sur l'efficacit du processus des prsentations compte tenu de l'absence de donnes sur l'tablissement des cots. Toutefois, les donnes rvlent qu'environ 40,0 % des analystes du Secrtariat croient que le processus est assez ou trs efficace. Parmi les reprsentants des organisations fdrales, les rsultats taient trs similaires.

  5. Les efforts dploys par le Secrtariat pour informer les organisations fdrales et ses propres employs des dtails du processus des prsentations semblent ne pas atteindre les rsultats voulus.

    Une proportion de 48,3 % des analystes de programme qui ont rpondu au sondage convenaient que les organisations fdrales comprenaient davantage, au fil des ans, les politiques et les processus relatifs aux prsentations au Conseil du Trsor. Pour ce qui est des outils de formation offerts par le Secrtariat, les organisations fdrales croient que le Guide est utile. L'information releve lors des entrevues effectues et l'examen des documents sur les camps de formation pour les secteurs des programmes indiquent que ces camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur dure (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des prsentations au Conseil du Trsor. La moiti des analystes des CE qui ont rpondu au sondage ont mentionn que les analystes de programme en sont venus bien comprendre le processus des prsentations au fil des ans.

  6. Plutt que d'utiliser un systme centralis partag, les analystes du Secrtariat se servent de leurs propres systmes de classement pour grer la documentation concernant les prsentations au Conseil du Trsor.

    Cette pratique, amplifie par le taux de roulement des analystes du Secrtariat, reprsente une lacune en ce qui a trait la gestion des prsentations au Conseil du Trsor. Plus particulirement, la capacit du Secrtariat de faire le suivi de manire efficace et efficiente des changements dans la charge de travail, de mener une analyse thmatique de haut niveau, de prvoir la demande future et d'avoir accs, au besoin, de l'information archive est entrave. Il y a galement un risque accru de perte d'information. Bien que la protection de l'information reprsente des dfis en soi, l'amlioration de la gestion de l'information concernant les prsentations au Conseil du Trsor permettrait d'amliorer la surveillance et le suivi ainsi que le service offert aux ministres clients.



8. Recommandations

Les points amliorer dans le processus des prsentations au Conseil du Trsor se rangent dans trois domaines :

  • finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor;
  • faire en sorte que le Secrtariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-mme et des pratiques qui y sont lies et apporte des amliorations au processus lorsque c'est possible;
  • fournir aux analystes du Secrtariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour amliorer l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations.

Finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor

  1. Le Secrtariat devrait finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final et la tenue de nouvelles tudes.

    Comme le rsultat final ne devrait pas exister de faon isole, le Secrtariat devrait diriger, de concert avec des reprsentants des organisations fdrales, l'amlioration de son modle logique du processus des prsentations. Ce modle logique servirait de base :

    1. une vision commune de l'objectif global du processus des prsentations et de son lien avec d'autres processus tels que le processus des MC;
    2. une vision commune du rle que les analystes devraient jouer l'gard des organisations fdrales;
    3. une comprhension commune entre le Secrtariat et les organisations fdrales du rsultat final du processus des prsentations et du type de conseils et de soutien auxquels les organisations fdrales devraient s'attendre de la part des analystes du Secrtariat;
    4. l'valuation du rendement du processus des prsentations et d'autres recherches et tudes cet gard.

Meilleure comprhension du processus des prsentations et des pratiques connexes donnant lieu des amliorations

  1. Le Secrtariat devrait tudier de manire exhaustive les rsultats du sondage sur les conseils donns par ses analystes aux organisations fdrales pendant le processus des prsentations, et y donner suite au besoin.

    La majorit des rpondants des organisations fdrales convenaient que les conseils reus des analystes du Secrtariat sont cohrents et donns en temps opportun. Toutefois, le nombre de rpondants qui n'taient pas d'accord est suffisant pour justifier d'autres travaux de la part du Secrtariat afin de comprendre les facteurs qui gnent la prestation opportune et cohrente de conseils.

  2. Le Secrtariat devrait examiner de quelle faon les enjeux en ressources humaines, plus particulirement le taux de roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des prsentations au Conseil du Trsor et la gestion du savoir.

    Le taux de roulement des analystes de programme est vraisemblablement un facteur important qui sous-tend de nombreux problmes relevs dans la prsente valuation. Ainsi, il est raisonnable de prsumer que le taux de roulement contribue au degr d'insatisfaction dclare des organisations fdrales l'gard des services offerts par les analystes de programme48.

    Au cours de l'valuation, le Secrtariat a men des travaux afin de mieux comprendre les facteurs contribuant au taux de roulement; une recommandation cet gard n'est donc pas formule.

    Outre les mesures que le Secrtariat peut prendre pour faire face au taux de roulement des analystes de programme, il est nanmoins raisonnable de s'attendre ce qu'un important roulement des analystes de programme persiste dans un avenir prvisible. Par consquent, en plus de chercher simplement rduire le taux de roulement, le Secrtariat devrait explorer des faons de rduire son incidence ngative sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Tel qu'il est indiqu ci-aprs (recommandation 6), la mise en œuvre d'un systme efficace de gestion des connaissances et de l'information est un exemple dmontrant comment le Secrtariat pourrait rduire l'incidence ngative du taux de roulement lev.

  3. Le Secrtariat devrait rendre compte des cots de la gestion du processus des prsentations - au moins pour le ministre, sinon pour l'ensemble de l'administration publique.

    En l'absence de donnes compltes et fiables sur les cots, le Secrtariat ne peut valuer entirement la mesure dans laquelle ses propres ressources sont consacres adquatement et efficacement grer le processus des prsentations.

laboration d'outils plus nombreux et amliors pour le processus des prsentations

  1. Le Secrtariat devrait rviser et amliorer au besoin ses activits de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation lies au processus des prsentations au Conseil du Trsor.

    Les proccupations des analystes de programme concernant la capacit des organisations fdrales de produire des prsentations de haute qualit ainsi que l'insatisfaction indique d'une minorit d'organisations fdrales l'gard des conseils fournis dmontrent la ncessit pour le Secrtariat d'examiner le perfectionnement professionnel qu'il offre ses employs ainsi que les activits de formation et de sensibilisation sur le processus des prsentations qu'il offre aux organisations fdrales.

    En cherchant amliorer ses activits de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation, le Secrtariat devrait s'appuyer sur les trois premires recommandations susmentionnes et sur les rsultats prvus de leur mise en œuvre. Il est probable que le fait de finaliser un modle logique pour le processus des prsentations au Conseil du Trsor (recommandation 1), de mieux comprendre l'insatisfaction des organisations fdrales l'gard des services offerts par le Secrtariat (recommandation 2) et de comprendre comment les enjeux relatifs aux ressources humaines ont une incidence sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor (recommandation 3) aidera le Secrtariat comprendre comment amliorer ses communications avec son propre personnel et avec les organisations fdrales au sujet du processus des prsentations.

  2. Le Secrtariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus systmatique l'gard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor.

    tant donn que le processus des prsentations a une structure conventionnelle et qu'il existe des similarits importantes entre certaines prsentations, la mise en œuvre d'un systme efficace de gestion des connaissances peut se traduire par d'importantes amliorations en ce qui a trait l'conomie du processus des prsentations. Une approche systmatique l'gard de la gestion des connaissances permettrait de crer une archive de la mmoire institutionnelle relativement aux prsentations au Conseil du Trsor. Cette mesure permettrait aux analystes du Secrtariat d'avoir accs facilement aux leons apprises et aux pratiques exemplaires rsultant du traitement des prsentations antrieures et de les utiliser.

    La cration d'une banque de mmoire institutionnelle facilement accessible au sujet du processus des prsentations aiderait galement contrer quelques-unes des rpercussions ngatives du taux de roulement lev des analystes au Secrtariat. La mise en place d'un systme efficace de gestion des connaissances et de l'information permettrait de rduire la courbe d'apprentissage des nouveaux analystes et d'attnuer les causes des plaintes des organisations fdrales l'gard des conseils incohrents du Secrtariat.

    Enfin, une approche systmatique pour consigner et extraire l'information sur l'avancement des prsentations actuelles et proposes faciliterait la gestion de la charge de travail relativement au processus des prsentations, contribuant ainsi rduire les surcharges de travail qui se produisent pendant les priodes de pointe pour la production de prsentations.

    Le Secrtariat devrait se rappeler de deux points s'il dcide d'explorer des options en vue d'une approche systmatique l'gard de la gestion des connaissances et de l'information.

    • Le systme de gestion des connaissances et de l'information pour le processus des prsentations doit tre adapt la structure relle du processus des prsentations. Mme s'il est vident que le processus des prsentations au Conseil du Trsor comporte une structure identifiable, il semble ne pas y avoir pour le moment une comprhension commune des dtails au sein du Secrtariat, d'o la ncessit de dcrire le processus.
    • Toute solution propose pour combler les lacunes cernes en matire de gestion de l'information doit rpondre aux besoins de ses utilisateurs, tre applique uniformment et tre ralisable du point de vue des cots et du temps. Il est important de comprendre d'abord pourquoi les outils lectroniques actuels de gestion de l'information pendant le processus des prsentations ne sont pas utiliss entirement par les analystes du Secrtariat. Si l'amlioration des outils actuels s'avre peu pratique ou trop coteuse, les besoins des utilisateurs doivent tre clairement dfinis relativement au processus des prsentations au Conseil du Trsor et des solutions de rechange doivent tre envisages.


Annexe A: Modle logique


Annexe A: Modle logique

Annexe A: Modle logique - version textuelle

Annexe B: Matrice d'valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor

Pertinence
Question d'valuation Noº ind. Indicateurs Groupe de rflexion : Secrtaires adjoints Entrevues : Analystes du SCT / Personnes-ressources internes (n=10) Enrevues : Organisations fdrales (n=12) Emtrevues : Intervenants externes ( n=5) Sondange en ligne : Organisations fdrales Sondage en ligne : Analystes du SCT Sondage en ligne : Personnes-ressources du SCT Analyse des donnes Examen des documents
1.0 Quel besoin le processus des prsentations au CT comble-t-il? 1.1 Raison d'tre du processus des prsentations au CT (articles 7-11 LGFP, RPP du SCT, Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor)   Juridiques seulement   1         1
1.2 Harmonisation avec les exigences lgislatives pertinentes                 1
1.3 Commentaires et justification des changements dans les documents devant tre soumis au CT (p. ex., changements dans la dlgation des pouvoirs, changements dans le nombre de prsentations) 1 1 1           1
1.4 Pertinence de ce qui doit tre prsent (le SCT a atteint un quilibre optimal, p. ex., concernant les diffrents types de prsentation, les diffrentes transactions) 1 1 1            

Rsultants : Incidence immdiate
Question d'valuation Noº ind. Indicateurs Groupe de rflexion : Secrtaires adjoints Entrevues : Analystes du SCT / Personnes-ressources internes (n=10) Enrevues : Organisations fdrales (n=12) Emtrevues : Intervenants externes ( n=5) Sondange en ligne : Organisations fdrales Sondage en ligne : Analystes du SCT Sondage en ligne : Personnes-ressources du SCT Analyse des donnes Examen des documents
2.0 Les organisations fdrales ont-elles une meilleure comprhension des lments des prsentations au CT, des politiques et du processus? 2.1 Utilit des guides, des outils et des mcanismes de sensibilisation fournis par le SCT     1   1       1
3.0 Les employs du SCT ont-ils une meilleure comprhension des lments des prsentations au CT et des politiques du CT? 3.1 Utilit des guides, des outils et des cours internes   1       1 1   1
4.0 Le SCT offre-t-il des services qui permettent aux organisations fdrales de faire en sorte que les bauches des prsentations soient conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du CT? 4.1 Exactitude / cohrence des orientations du SCT prcdant les prsentations au CT   1 1   1 1      
4.2 Pertinence des prsentations au CT soumises   1       1 1    
4.3 Comparaison de la comprhension du temps requis pour que le SCT examine une prsentation         1 1 1    
4.4 Moment opportun - Nombre de prsentations en retard               1  
4.5 Rapports des analystes du SCT avec les organisations fdrales (programme de changement - partenaire stratgique et conseiller de confiance, gestionnaires proactifs des risques, superviseur ou facilitateur, remise en question ou facilitation)   1 1   1 1 1    
5.0 Le processus d'examen des prsentations au CT permet-il de s'assurer que les prsentations au CT sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement? 5.1 Exactitude, cohrence, utilit, caractre opportun des conseils et des consultations du SCT pendant le processus des prsentations   1 1   1 1      
5.2 Suffisance du temps fourni pour la contribution aux prsentations au CT           1 1    
5.3 Confiance que la contribution faisant suite aux consultations du SCT est intgre aux prsentations au CT finales 1 1 1     1 1    
5.4 Contestation juridique limite de la prsentation 1 Juridiques seulement       1      
6.0 Le processus des prsentations au CT est-il fond sur les risques? 6.1 tendue des connaissances quant l'existence des critres de risque   1 1   1 1 1    
6.2 Pertinence des critres de risque (perspective de l'ensemble du gouvernement, traduit les proccupations des ministres et les risques financiers et non financiers) 1 1 1            
6.3 Porte / uniformit de l'utilisation des critres   1              
6.4 Influence de l'valuation des risques sur le processus des prsentations au CT, la diligence raisonnable, les prcis et les dcisions 1 1              
6.5 Pertinence du niveau de participation aux valuations des risques (SCT par rapport aux organisations fdrales)   1 1            
7. 0 Les dcisions du CT sont-elles claires et conformes aux conseils, aux directives et aux recommandations fournis par les analystes du SCT? 7.1 Conformit des dcisions aux recommandations; nombre et frquence des conditions additionnelles imposes par le CT; nombre et frquence des difficults souleves 1         1   1  
7.2 Nombre de reports et demandes de renseignements supplmentairess               1  
7.3 Confiance dans les recommandations formules (p. ex., au sujet des risques, des rpercussions des cots pour le gouvernement) 1                
8. 0 Des mcanismes sont-ils en place pour veiller ce que les dcisions du CT soient excutes? 8.1 Existence / suffisance des processus de suivi des conditions - dans les organisations fdrales - au SCT   1     1 1 1    
8.2 Caractre opportun / intgralit de la communication des dcisions         1 1 1    
8.3 Intgralit / caractre utilisable du systme de classement des prsentations au CT   1       1 1    

Rsultants : Incidence de moyen long terme
Question d'valuation Noº ind. Indicateurs Groupe de rflexion : Secrtaires adjoints Entrevues : Analystes du SCT / Personnes-ressources internes (n=10) Enrevues : Organisations fdrales (n=12) Emtrevues : Intervenants externes ( n=5) Sondange en ligne : Organisations fdrales Sondage en ligne : Analystes du SCT Sondage en ligne : Personnes-ressources du SCT Analyse des donnes Examen des documents
9.0 Quel est le niveau de qualit des prsentations au CT? 9.1 lment 5 du pointage selon le CRG               1  
9.2 Intgralit des prsentations au CT :
  • observe le Guide
  • risques et stratgies d'attnuation indiqus et suffisamment de renseignements pour permettre l'analyse des risques par le SCT
  • demande les autorisations appropries
  • niveau de justification approprie
  • consultations internes dans les organisations fdrales acheves
  • exactitude (tableaux exacts)
  • clart de la prsentation au CT
1 1 1   1 1 1    
10.0 Le processus des prsentations au CT contribue-t-il faire en sorte que les programmes, les dpenses et les mcanismes de gestion du ministre ou du gouvernement soient harmoniss avec les priorits du GC? 10.1 Comptes rendus documents de la contribution du processus des prsentations au CT l'harmonisation (p. ex., rapports du VG, CRG, Des rsultats pour les Canadiens et les Canadiennes, RPP du SCT)               1 1
10.2 Explications savoir si le processus des prsentations au CT contribue ou non l'harmonisation 1     1          
11.0 Existe-t-il d'autres facteurs qui font obstacle l'obtention de rsultats? 11.1 Description des facteurs qui font obstacle l'obtention de rsultats   1 1            
12.0 Y a-t-il eu des rsultats inattendus? 12.1 Description des rsultats inattendus   1 1            

Efficacit
Question d'valuation Noº ind. Indicateurs Groupe de rflexion : Secrtaires adjoints Entrevues : Analystes du SCT / Personnes-ressources internes (n=10) Enrevues : Organisations fdrales (n=12) Emtrevues : Intervenants externes ( n=5) Sondange en ligne : Organisations fdrales Sondage en ligne : Analystes du SCT Sondage en ligne : Personnes-ressources du SCT Analyse des donnes Examen des documents
13.0 Quel est le niveau des ressources qui sont attribues au processus des prsentations? 13.1 Changements dans le niveau de l'effort consacr aux prsentations au CT il y a cinq ans par rapport aujourd'hui         1 1 1    
13.2 Analyse des tendances quant au nombre de prsentations               1  
13.3 Estimation du temps consacr aux tapes suivantes :
  1. prcdant la prsentation;
  2. examen des prsentations et consultations;
  3. sances d'information et prparation des documents d'information (p. ex., prcis) et
  4. autres activits concernant les prsentations au CT
          1 1    
13.4 Dtermination du rythme des tapes et des tapes o une augmentation des ressources aurait la plus grande incidence sur le droulement du processus   1 1 1   1 1 1  
13.5 Facteurs faisant obstacle la capacit qu'ont les analystes de contribuer au processus des prsentations           1 1    
14.0 Le processus est-il efficace? Que peut-on faire pour rendre le processus plus efficace? 14.1 Utilit des mesures prises par suite de la vrification en 2003 et de la journe de rflexion du COEX en 2007 (feuille de route pour faciliter le changement)   1 1   1 1 1   1
14.2 Indication des mesures prises par le SCT pour grer la charge de travail (p. ex., approche fonde sur le risque pour l'examen des prsentations, dlgation des pouvoirs)     1 1 1 1 1    
14.3 Dtermination des aspects o l'efficacit peut tre accrue 1 1 1 1 1 1 1    
15.0 Les contribuables canadiens en ont-ils pour leur argent? 15.1 Analyse de l'efficacit, de l'efficience et des indicateurs                  


Annexe C. Documents examins

Titre Auteur Date
Approches axes sur les risques aux prsentations au CT SCT 2008
Feuille de route pour le changement : Nouvelles approches fondes sur les risques concernant les activits ministrielles et les prsentations au Conseil du Trsor SCT 2007
Rle de l'analyste de programme SCT  
Guide de survie des analystes SCT  
Liste de vrification des outils des analystes de programme SCT  
Liste des personnes-ressources ministrielles - Modle SCT  
Systme de comptabilit pour les nouveaux analystes de programme SCT  
Transport et transmission des renseignements protgs et classifis GRC 2006
Prsentations : Processus d'examen propos SCT  
Prsentations : Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor SCT 2007
Prsentations : Processus des prsentations au Conseil du Trsor - Diagramme SCT 2005
Prsentations : Libell privilgi pour le SSP SCT  
Prsentations : chancier des prsentations ministrielles signes SCT 2008
Prsentations : Graphique de cheminement - Dates importantes pour les prsentations et les prcis SCT 2008
Prsentations : Exigences du Centre des prsentations et des documents du Cabinet et du Conseil du Trsor SCT  
Mmoires au Cabinet : Guide de rfrence du processus des mmoires au Cabinet SCT  
Mmoires au Cabinet : Documents de rfrence pour les notes d'information SCT 2006
Mmoires au Cabinet : Ce que le Conseil du Trsor souhaite obtenir dans un mmoire au Cabinet SCT  
Gestion des dpenses : Tableau du cycle de la gestion des dpenses SCT  
Gestion des dpenses : Architecture des activits des programmes (AAP) SCT 2008
Gestion des dpenses : Mise jour annuelle des niveaux de rfrence (MJANR) SCT 2008
Cadre de responsabilisation de gestion SCT 2008
Plans d'investissement, projets et acquisitions - Politiques et publications SCT 2002
Marchs - Politiques et publications SCT 2003
Budget des dpenses du gouvernement du Canada et autres documents l'appui SCT 2007
Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert SCT 2000
Approbation de projet SCT 2005
Gestion de projet SCT 1994
Biens immobiliers - Politiques et procdures SCT  
Guide des fonds renouvelables SCT  
Politique sur les paiements de transfert SCT 2008
Politiques et lignes directrices sur les socits d'tat SCT  
Outil de vrification des prsentations SCT  
Prparation de prsentations au Conseil du Trsor et de documents l'intention du Cabinet : Manuel du participant cole de la fonction publique du Canada 2008
Modle d'valuation du SCT SCT 2008
Triangle de l'orientation stratgique SCT 2007
Renouvellement des systmes du Bureau des services, chapitre 1 : Plan directeur oprationnel SCT 2007
Renouvellement des systmes du Bureau des services,, chapitre 3 : Plan de ralisation; Annexe A : noncs des risques SCT 2007
Renouvellement des systmes du Bureau des services, chapitre 3 : Plan de ralisation; Annexe D : Gestion du changement SCT 2007
Projet de gestion des rsultats du RSSB - SGD Fujitsu 2006
Loi sur la gestion des finances publiques Gouvernement du Canada 1985
Rapport sur les plans et les priorits 2007-2008, Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada SCT 2008
Aassembler tous les lments, camp de formation sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor SCT 2005
Analyse prliminaire des dlgations pour les subventions et les contributions SCT 2007
Rforme du secteur public : Dlgation des pouvoirs en Australie et au Royaume-Uni SCT  
2007 Comprehensive Spending Review: Guidance for Departmental Submissions R.-U. 2007

Annexe D. Liste des personnes interviewes

Entrevues avec des reprsentants des organisations fdrales

Frquence leve de prsentations (plus de deux prsentations par mois en moyenne au cours des dix dernires annes)

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada : Rhonda Nadon
  • Dfense nationale : Lynne McKenna-Fleming
  • Transports Canada : Deloranda Munro
  • Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada : Danny Brouillette

Frquence modre de prsentations (entre une et deux prsentations par mois en moyenne au cours des dix dernires annes)

  • Sant Canada : Sanjiv Sandhu
  • Bureau du Conseil priv : John Kay
  • Gendarmerie royale du Canada : Stephan Aylward
  • Agence canadienne de dveloppement international : Patrick Hines

Frquence occasionnelle de prsentations (moins d'une prsentation par mois en moyenne au cours des dix dernires annes)

  • Scurit publique Canada : Marie Steward
  • Conseil de recherches en sciences naturelles et en gnie : Dominique Osterrath
  • Banque de dveloppement du Canada : Karen Kastner
  • Agence canadiennne d'valuation environnementale : Ron Kuzak
  • Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada - Services ministriels1 : Carlo Beaudoin

Entrevues l'intention des analystes du SCT

Secteurs de programme

  • Secteur des programmes sociaux et culturels : Cheri Reddin
  • Secteur des programmes conomiques : Jennifer Cavasin
  • Secteur des oprations gouvernementales : Richard Meroni
  • Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice : Cameron McEwan

Personnes-ressources du ministre

  • Direction du dirigeant principal de l'information : Andrea Prosper
  • Bureau du contrleur gnral : Pierre Laflamme
  • Services juridiques : Cindy Shipton-Mitchell
  • Oprations gouvernementales : Glenn Richardson
  • Secteur de la gestion des dpenses : Deirdre McIssac
  • Relations de travail et oprations de rmunration : Bianca Bertrand

Entrevues l'intention des intervenants externes

  • Bureau du Conseil priv : Michael Jay
  • Ministre des Finances Canada : Ian MacDonald
  • Agence de la fonction publique du Canada (maintenant le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines au sein du SCT) : Joan McCoy


Annexe E. Guides d'entrevue

Guide d'entrevue l'intention des analystes du SCT

nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue l'intention des analystes du SCT 

Services conseils du gouvernement (SCG) a t mandat par le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (SCT) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise vrifier si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Dans le cadre de cette valuation, SCG procde des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la faon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'valuer sa russite et de reprer des amliorations ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune rfrence directe vos rponses dans le rapport d'valuation (seuls les rsultats compils seront publis) ou dans toute documentation fournie au ministre responsable. Si vous avez des questions concernant le prsent document, n'hsitez pas communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT au sein du SCT comprend les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des prsentations au CT.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les bauches de prsentations prsentes par les organisations fdrales.
  4. Recommandations : Le SCT rdige des prcis de prsentation et offre des conseils aux ministres dans le cadre des sances d'information et des runions du CT.
  5. Dcision : Le SCT rdige la dcision et la communique, puis tablit le suivi des conditions.

La porte de l'valuation se restreint aux prsentations de la partie A , et exclut les prsentations de la partie B .

Contexte

1. Quel est votre rle dans le processus des prsentations au CT et en quoi consiste votre participation?

  1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce rle?
  2. combien de prsentations avez-vous pris part au cours de la dernire anne?
  3. Faites-vous une distinction entre les prsentations courantes et les prsentations complexes? Si oui, laquelle? Y a-t-il d'autres critres sur lesquels vous vous basez pour classer par catgories les prsentations examiner?

Pertinence

2. Selon votre comprhension, quelles fins les prsentations au CT sont-elles utilises?

  1. Les prsentations au CT sont-elles soumises des fins pour lesquelles d'autres mcanismes seraient plus appropris?
  2. Avez-vous not des diffrences depuis l'entre en vigueur du programme de changement, dans les secteurs o on utilise les prsentations au CT? Veuillez expliquer.

Rpercussions

3. Les analystes du SCT comprennent-ils bien les lments d'une prsentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT? Sinon, de quelle faon pourrait-on amliorer leur degr de comprhension?

4. Au cours de la dernire anne, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des prsentations au CT? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les lments d'une prsentation au CT, les politiques qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT?

  1. Le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor
  2. Les autres outils du SCT ((veuillez les dcrire))
  3. Les cours internes (cours sur les prsentations au CT de l'cole de la fonction publique du Canada, camp de formation pour les analystes du SCT, etc.)

5. Les analystes du CT fournissent-ils des interprtations et conseils stratgiques exacts, uniformes, utiles et en temps opportun en ce qui a trait aux prsentations au CT :

  1. l'tape prcdant la prsentation (lorsque les organisations fdrales tentent d'valuer si une prsentation au CT est ncessaire)?
  2. Pendant l'tape de l'examen de la prsentation au CT?
  3. Les conseils sont-ils uniformes au sein de votre secteur? Dans l'ensemble des secteurs des programmes et des politiques?
  4. Les conseils sont-ils uniformes l'chelle du SCT?

6. En gnral, les analystes du CT ont-ils la formation et le soutien appropris pour leur permettre d'offrir des conseils exacts, uniformes, utiles et en temps opportun aux organisations fdrales, en ce qui a trait au processus des prsentations au CT? Sinon, de quoi auraient-ils besoin?

7.

  1. Au cours de la dernire anne, les organisations fdrales vous ont-elles fait part d'bauches pour tude/examen, alors qu'une prsentation au CT n'tait pas ncessaire?
    1. Quel pourcentage des bauches que vous recevez font partie de cette catgorie?
    2. Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de vous faire part de leur bauche?
    3. Cette situation est-elle plus frquente ou moins frquente qu'avant?
  2. Au cours de la dernire anne, les organisations fdrales vous ont-elles soumis des bauches pour approbation, alors qu'une prsentation au CT n'tait pas ncessaire?
    1. Quel pourcentage des bauches que vous recevez font partie de cette catgorie?
    2. Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de vous soumettre leur bauche?
    3. Cette situation est-elle plus frquente ou moins frquente qu'avant?

8. Au cours de la dernire anne, combien de reprises des organisations fdrales ont-elles demand des exemptions et des exclusions concernant leurs prsentations au CT? Veuillez expliquer.

9. Comment qualifieriez-vous votre relation avec les personnes des organisations fdrales avec lesquelles vous faites affaire au sujet du processus des prsentations au CT?

10. Votre secteur des programmes est-il dot d'un processus d'examen visant valider les conseils offerts par ses analystes? Si oui, dcrivez-le brivement.

  1. Participez-vous ce processus? Si oui, quel rle y jouez-vous?

11. Croyez-vous que les conseils et les consultations que vous offrez se refltent dans les documents dfinitifs d'une prsentation au CT? Veuillez expliquer

12. Connaissez-vous les critres de risques qui s'appliquent aux prsentations au CT?

13. Quel est le rle de chaque intervenant (organisations fdrales et SCT) dans le processus d'valuation des risques?

14. Les critres de risques dfinissent-ils convenablement les risques lis aux prsentations au CT?

  1. Refltent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les proccupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

15. Les critres de risques sont-ils appliqus uniformment pour l'ensemble des prsentations au CT? Veuillez expliquer.

16. votre avis, au cours de la dernire anne, dans quelle mesure la cote de risque associe une prsentation a-t-elle influenc la rponse de votre secteur des programmes ou des politiques, pour ce qui est du processus, de la diligence raisonnable, de la rdaction de prcis, etc.?

17. La qualit des documents de prsentation soumis au Conseil du Trsor a-t-elle chang au cours des cinq dernires annes? Si oui, qu'est-ce qui a contribu ces changements?

18. Existe-t-il des mcanismes pour s'assurer qu'on donne suite aux dcisions du CT?

19. Quel est le processus qui assure le suivi des conditions imposes aux prsentations approuves?

  1. Dans quelle mesure ce processus est-il efficace?

20. Comment les approbations de prsentations sont-elles classes pour consultation future?

  1. Dans quelle mesure le systme de classement est-il utile et complet?

21. Y a-t-il eu des difficults ou des avantages inattendus lis au processus? Veuillez expliquer.

Rapport cot-efficacit et solutions de rechange ventuelles

22. Le processus des prsentations est-il efficace?

  1. Le SCT a-t-il mis en place des mesures pour grer, au sein du SCT, la charge de travail lie aux prsentations au CT ou pour amliorer l'efficacit du processus?
  2. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
  3. Y a-t-il des tapes prcises au cours du processus des prsentations o le droulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour amliorer cette situation?

23. tes-vous au courant des mesures proposes par les tudes internes, comme la vrification interne du processus des prsentations au CT de 2003 et la journe de rflexion du COEX de 2007? Estimez-vous qu'elles ont aid amliorer l'efficience ou l'efficacit du programme?

Voici quelques-unes des mesures prises la suite de la vrification de 2003 :

  1. Mesures de scurit relatives au transfert des prsentations - c.--d. de nouvelles procdures, des tlcopieurs mieux protgs et des services de messagerie mieux protgs.
  2. Nouvelles chances - les nouvelles chances sont-elles raisonnables et permettent-elles un processus plus efficient?
  3. Dfinition de classification - c.--d. de nouvelles dfinitions, plus claires et qui simplifient le processus de prise de dcision.
  4. Mesures visant s'occuper du roulement des analystes et de la mmoire collective - c.--d. de nouvelles mesures pour aider les nouveaux analystes s'adapter au travail et pour s'assurer que, lorsqu'un analyste part, les connaissances sont transfres au personnel en poste.

Voici quelques-unes des mesures prises la suite de la journe de rflexion du COEX en 2007 :

  1. Renouvellement ministriel des modalits - Proposition d'autoriser les ministres prolonger les modalits qui arrivent terme pour un maximum de trois ans selon certains paramtres, dont un examen stratgique, une valuation et des vrifications.
  2. Dlgation de pouvoir accrue aux ministres Les secteurs des programmes examinent les dlgations de pouvoir aux ministres afin de dterminer si des rajustements sont ncessaires.
  3. Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) - Le DPF ou son dlgu doit approuver toutes les bauches des prsentations au CT avant que le SCT ne les examine pour dterminer si la qualit est approprie et si elles sont compltes.
  4. Gestion diffrente des prsentations faible risque - Signaler et traiter les prsentations au CT en fonction de la cote de risque combine.
  5. Changement du calendrier des prsentations - Insister, notamment dans le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor, sur la prrogative du SCT d'tablir le calendrier des prsentations.
  6. Rationalisation du processus d'approvisionnement - Les secrtaires adjoints du Secteur des programmes et le Secteur de gestion des dpenses travaillent en collaboration pour examiner les processus du budget des dpenses, en valuant chaque activit dans une optique de responsabilisation, d'limination des redondances et de valeur ajoute, y compris des options visant rduire le fardeau gnral du travail prparatoire pour les sances d'information au Snat.

24. Avez-vous quelque chose ajouter?

Pour Les Services Juridiques Seulement

25. Le nombre de contestations lgales des prsentations au CT a-t-il chang au cours des dernires annes? Si oui, dans quelle mesure?

Guide d'entrevue l'intention des organisations fdrales

nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue l'intention des organisations fdrales 

Services conseils du gouvernement (SCG) a t mandat par le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise vrifier si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Dans le cadre de cette valuation, SCG procde des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la faon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'valuer sa russite et de reprer des amliorations ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune rfrence directe vos rponses dans le rapport d'valuation (seuls les rsultats compils seront publis) ou dans toute documentation fournie au ministre responsable. Si vous avez des questions concernant le prsent document, n'hsitez pas communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT au sein du SCT comprend les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des prsentations au CT..
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les bauches de prsentations prsentes par les organisations fdrales.
  4. Recommandations : Le SCT rdige des prcis de prsentation et offre des conseils aux ministres des sances d'information et des runions du CT.
  5. Dcision : Le SCT rdige la dcision et la communique, puis tablit le suivi des conditions.

La porte de l'valuation se restreint aux prsentations de la partie A , et exclut les prsentations de la partie B .

Contexte

1. Quel est votre rle dans le processus des prsentations au CT et en quoi consiste votre participation?

  1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce rle?
  2. combien de prsentations avez-vous pris part depuis un an?

Pertinence

2. Selon votre comprhension, quelles fins le processus des prsentations au CT est-il utilis? D'autres mcanismes seraient-ils plus appropris pour ces activits?

Rpercussions

3. Au cours de la dernire anne, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des prsentations? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les lments d'une prsentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT?

  1. Le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor
  2. Les autres outils du SCT (cours sur les prsentations au CT de l'cole de la fonction publique du Canada, etc.)
  3. L'assistance du SCT (veuillez dcrire)

4. Les analystes du CT avec qui vous avez fait affaire comprennent-ils bien les lments d'une prsentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT? Sinon, de quelle faon pourrait-on amliorer leur degr de comprhension?

5. Lorsque vous devez dcider si une prsentation au CT est ncessaire, consultez-vous un analyste du SCT? Pourquoi?

  1. Si oui, ses conseils vous aident-ils?

6. Au cours de la dernire anne, combien de reprises votre organisation a-t-elle demand des exemptions et des exclusions concernant ses prsentations au CT?

7. Comment qualifieriez-vous votre relation avec le SCT et les analystes avec lesquels vous faites affaire au SCT?

8. Une fois que vous avez soumis votre bauche au SCT, dans quelle mesure les conseils et les consultations qu'il vous fournit sont-ils prcis, cohrents et appropris?

9. Les conseils qu'offrent les Services juridiques du SCT concordent-ils avec ceux du conseiller juridique de votre propre organisation?

10. Dans quelle mesure intgrez-vous les suggestions du SCT dans la version dfinitive de votre prsentation?

11. Connaissez-vous les critres de risques qui s'appliquent aux prsentations au CT?

12. Quel est le rle de chaque intervenant (organisations fdrales et SCT) dans le processus d'valuation des risques?

13. Les critres de risques dfinissent-ils convenablement les risques lis aux prsentations au CT?

  1. Refltent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les proccupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

14. La qualit des prsentations que votre organisation soumet au CT a-t-elle chang au cours des cinq dernires annes?

  1. Si oui, qu'est-ce qui a contribu ces changements?
  2. Cela ressort-il dans l'valuation du Cadre de responsabilisation de gestion de votre organisation?

15. Y a-t-il eu des difficults ou des avantages inattendus lis au processus? Veuillez expliquer.

Rapport cot-efficacit et solutions de rechange ventuelles

16. Le processus des prsentations est-il efficace?

  1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient amliorer l'efficacit du processus?
  2. Y a-t-il des tapes au cours du processus des prsentations o le droulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour amliorer cette situation?

17. Avez-vous quelque chose ajouter?

Guide d'entrevue l'intention des intervenants externes

nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue l'intention des intervenants externes 

Services conseils du gouvernement (SCG) a t mandat par le Secrtariat du Conseil du Trsor (Secrtariat) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise vrifier si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Dans le cadre de cette valuation, SCG procde des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la faon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'valuer sa russite et de reprer des amliorations ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune rfrence directe vos rponses dans le rapport d'valuation (seuls les rsultats compils seront publis) ou dans toute documentation fournie au ministre responsable. Si vous avez des questions concernant le prsent document, n'hsitez pas communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613-943-3401.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT au sein du SCT comprend les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des prsentations au CT.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les bauches de prsentations prsentes par les organisations fdrales.
  4. Recommandations : Le SCT rdige des prcis de prsentation et offre des conseils aux ministres des sances d'information et des runions du CT.
  5. Dcision : Le SCT rdige la dcision et la communique, puis tablit le suivi des conditions.

La porte de l'valuation se restreint aux prsentations de la partie A , et exclut les prsentations de la partie B .

Contexte

1. Dans quelle mesure connaissez-vous le processus des prsentations au Conseil du Trsor?

  1. De quelle faon avez-vous particip au processus? (Question incitative - Avez-vous rdig les prsentations, ou les organisations fdrales vous ont-elles consult ce sujet?)

Pertinence

2. Selon votre comprhension, quelles fins le processus des prsentations au CT est-il utilis? D'autres mcanismes seraient-ils plus appropris pour ces activits?

Rpercussions

3. Le processus des prsentations au Conseil du Trsor contribue-t-il s'assurer que la gestion, les programmes et les dpenses des ministres ou du gouvernement sont harmoniss avec les priorits du gouvernement du Canada? Veuillez expliquer.

4. Y a-t-il eu des difficults ou des avantages particuliers lis au processus?

Rapport cot-efficacit et solutions de rechange ventuelles

5. Le processus des prsentations est-il efficace?

  1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
  2. Y a-t-il des tapes au cours du processus des prsentations o le droulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour amliorer cette situation?

6. Avez-vous quelque chose ajouter?



Annexe F. Questionnaire pour la sance de travail avec les SMA

(note : Ceci est un exemple du questionnaire utilis pour la sance de travail aves les SMA)

valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor

Le Secrtariat du Conseil du Trsor a retenu les services de Services conseils du gouvernement (SCG) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise examiner si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT du SCT est dfini par les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT organise des activits de sensibilisation et de formation portant sur le processus des prsentations au CT pour l'ensemble des intervenants.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT fournit des conseils et des services de consultation aux organisations fdrales et traite avec diligence raisonnable les bauches de prsentation reues.
  4. Recommandation : Le SCT rdige le prcis de la prsentation et donne des conseils aux ministres lors des sances d'information et des runions du Conseil du Trsor.
  5. Dcision : Le SCT consigne et communique la dcision, et il assure le suivi des conditions imposes.

Veuillez noter que l'valuation ne met l'accent que sur les prsentations de la partie A et qu'elle exclut les prsentations de la partie B .

Objet du prsent questionnaire

Dans le cadre de la prsente valuation, SCG organise une sance de travail l'intention des sous-ministres adjoints (SMA) du SCT et de certaines organisations fdrales qui ont soumis une prsentation au CT au cours de la dernire anne.

Dans le but de pouvoir consacrer un maximum de temps aux discussions, nous avons prpar un court questionnaire-sondage afin de nous assurer que les principaux enjeux dont nous voulons traiter seront abords.

Nous vous remercions de bien vouloir prendre le temps de rpondre ce court questionnaire et de nous le remettre la fin de la sance.

Le questionnaire ne vous prendra que quelques minutes remplir. Veuillez noter que vos rponses demeureront entirement confidentielles et que les rsultats du questionnaire seront prsents de faon globale seulement.

Merci!

1. Veuillez prciser quel groupe vous appartenez :

  • SCT
  • Organisations fdrales qui soumettent des prsentations au CT
  • Autre, veuillez prciser : _________

2. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous tre d'accord ou en dsaccord avec les noncs suivants en ce qui concerne les prsentations au CT que vous avez vues au cours des dernires annes :

Prsentations au CT… En dsaccord Plutt en dsaccord Ni d'accord ni en dsaccord Plutt d'accord D'accord Ne sais pas / Sans objet
Elles sont rdiges conformment au Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor
Elles cernent les risques et les stratgies d'attnuation
Les autorisations adquates ont t demandes
Le niveau de justification est appropri
Elles renferment des renseignements exacts
Elles sont rdiges de faon claire
Elles tiennent systmatiquement compte des critres de risque
Elles valuent correctement les risques
Elles ont une cote de risque qui correspond l'interprtation du risque qu'a le CT

3. Veuillez prciser si les lments suivants ont connu une amlioration, sont demeurs inchangs ou ont empir au cours des annes :

lments Empir Passablement empir Inchang Passablement amlior Amlior Ne sais pas / Pas de rponse
L'exhaustivit des prsentations
Votre niveau de confiance l'gard des conseils et des recommandations formuls par les analystes du SCT
Le respect des chanciers relatifs aux prsentations
La qualit gnrale des prsentations

4. Veuillez indiquer quelle serait, selon vous, l'incidence des mesures suivantes sur l'efficacit du processus des prsentations au CT :

L'incidence de mesures Considrablement moins efficace Quelque peu moins efficace Inchang Quelque peu plus efficace Considrablement plus efficace Ne sais pas / Pas de rponse
Renouvellement des modalits par les ministres - Autoriser les ministres prolonger les modalits qui arrivent terme pour un maximum de trois ans selon certains paramtres qui renferment un examen stratgique, une valuation et des vrifications
Dlgation de pouvoirs accrus aux ministres - Les secteurs des programmes examinent les dlgations de pouvoirs aux ministres afin de dterminer si des rajustements sont ncessaires
Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) - Le DPF ou son dlgu doit approuver toutes les bauches des prsentations au CT avant que le SCT ne les examine pour dterminer si la qualit est approprie et si elles sont exhaustives
Changement de procdures pour les prsentations faible risque - Signaler et traiter les prsentations au CT en fonction de la cote de risque combine
Changement du calendrier des prsentations - Insister sur la prrogative du SCT en ce qui concerne le calendrier
Rationalisation du processus d'octroi de crdits - Examiner les processus budgtaires, en valuant chaque activit dans une optique de responsabilisation, d'limination des redondances et de valeur ajoute, y compris des options visant rduire le fardeau gnral du travail prparatoire pour les sances d'information au Snat


Annexe G. Rsultats du sondage

Rsultats du sondage auprs des analystes de programme


1. Depuis combien de temps occupez-vous le poste actuel?
Nombre des annes %
n=taille de l'chantillon n=60
Moins d'un an 33,3
1 2 ans 35,0
2 3 ans 15,0
3 4 ans 8,3
4 5 ans 3,3
Plus de 5 ans 5,0

2. Pour quel secteur de programme travaillez-vous?
Secteur %
n=taille de l'chantillon n=59
Secteur des programmes sociaux et culturels 22,0
Secteur des programmes conomiques 18,6
Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice 23,7
Secteur des oprations gouvernementales (volet des programmes) 35,6

3. Quel est le niveau de classification de votre poste actuel?
Classification et niveau %
n=taille de l'chantillon n=60
ES-02 ou l'quivalent 5,0
ES-03 ou l'quivalent 6,7
ES-04 ou l'quivalent 20,0
ES-05 ou l'quivalent 18,3
ES-06 ou l'quivalent 40,0
ES-07 ou l'quivalent 6,7
EX-03 ou l'quivalent 3,3

4. Au cours d'une anne normale, combien de ministres en moyenne prtez-vous main-forte?
Nombre des ministres %
n=taille de l'chantillon n=59
Moyenne 3,9
1 22,0
2 18,6
3 16,9
4 8,5
5 15,3
6 3,4
8 3,4
9 5,1
10 6,8

5. Veuillez nommer les ministres et organisations fdrales avec lesquels vous avez travaill au cours de la dernire anne.
Organisations fdrales n= %
Nota : tant donn qu'il est possible de slectionner plusieurs rponses pour cette question, le pourcentage total ne sera pas gal 100.
Affaires trangres et Commerce international Canada 8 13,3
Affaires indiennes et du Nord Canada 8 13,3
Agence canadienne de dveloppement international 5 8,3
Agriculture et Agroalimentaire Canada 2 3,3
Bureau du Conseil priv 10 16,7
Commission de la capitale nationale 1 1,7
Dfense nationale et Forces canadiennes 7 11,7
Gendarmerie royale du Canada 6 10,0
Industrie Canada 6 10,0
Infrastructure Canada 2 3,3
Patrimoine canadien 6 10,0
Pches et Ocans Canada 3 5,0
Portefeuille des transports, de l'infrastructure et des collectivits 7 11,7
Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada 7 11,7
Ressources naturelles Canada 5 8,3
Sant Canada 5 8,3
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada 16 26,7
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 12 20,0
**Autres 19 31,7

5.1 Autres
**Autres n= %
Nota : tant donn qu'il est possible de slectionner plusieurs rponses pour cette question, le pourcentage total ne sera pas gal 100.
Agence canadienne d'inspection des aliments 1 1,4
Agence de la fonction publique du Canada (maintenant le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) 2 2,9
Agence de la sant publique du Canada 2 2,9
Agence de promotion conomique du Canada atlantique 2 2,9
Agence des services frontaliers du Canada 1 1,4
Agence du revenu du Canada 1 1,4
Agence spatiale canadienne 1 1,4
Anciens Combattants Canada 4 5,7
Bibliothque du Parlement 1 1,4
Centre canadien d'hygine et de scurit au travail 1 1,4
Citoyennet et Immigration Canada 1 1,4
Commissariat l'information 1 1,4
Commissariat la protection de la vie prive 1 1,4
Commissariat aux langues officielles 1 1,4
Commission canadienne des grains 1 1,4
Commission canadienne du tourisme 1 1,4
Commission de vrit et de rconciliation relative aux pensionnats indiens 1 1,4
Conseil canadien des arts 1 1,4
Conseil canadien des normes 1 1,4
Conseil canadien des relations industrielles 1 1,4
Conseil de la radiodiffusion et des tlcommunications canadiennes 1 1,4
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada 1 1,4
cole de la fonction publique du Canada 1 1,4
Environnement Canada 1 1,4
Financement agricole Canada 1 1,4
Greffe du Tribunal des revendications particulires du Canada 2 2,9
Institut de la statistique des Premires nations 1 1,4
Instituts de recherche en sant du Canada 2 2,9
Ministre des Finances Canada 8 11,4
Muse canadien de la nature 2 2,9
Muse canadien des civilisations 2 2,9
Muse canadien des droits de la personne 1 1,4
Muse des beaux-arts du Canada 1 1,4
Muse des sciences et de la technologie du Canada 2 2,9
Parcs Canada 2 2,9
Procration assiste Canada 1 1,4
Recherches en sciences et en gnie Canada 1 1,4
Rsolution des questions des pensionnats indiens Canada 2 2,9
Scurit publique Canada 2 2,9
Service canadien du renseignement de scurit 2 2,9
Service correctionnel Canada 1 1,4
Socit canadienne d'hypothques et de logement 1 1,4
Socit immobilire du Canada 1 1,4
Statistique Canada 1 1,4
Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs 1 1,4
Tribunal canadien du commerce extrieur 1 1,4

6. On vous a confi l'examen d'environ combien de prsentations au SCT au cours de la dernire anne?
Nombre de prsentations %
n= taille d'chantillon n=59
Moyenne 12,5
1 1,7
2 1,7
3 10,0
5 15,0
6 11,7
7 1,7
8 10,0
9 6,7
10 11,7
12 8,3
15 5,0
17 1,7
20 3,3
25 3,3
40 3,3
42 1,7
50 1,7
100 1,7

7. Quel serait le pourcentage approximatif des prsentations que vous classeriez comme tant :
% de prsentations termines qui taient : Courantes % Complexes % Ncessitant un examen stratgique %
n= taille d'chantillon n=57 n=54 n=38
Rpartition globale des prsentations 54,2% 38,4% 7,5
0 1,8 3,7 36,8
1     7,9
5   1,9 5,3
9 1,8    
10 5,3 5,6 21,1
11     2,6
15   1,9  
20 7,0 11,1 13,2
25 1,8 7,4 5,3
30 1,8 11,1  
33 1,8    
34   1,9 2,6
35 1,8 1,9  
40 3,5 9,3  
45 1,8 1,9  
50 14,0 14,8  
55 1,8 1,9  
60 10,5 5,6  
65 1,8    
66 3,5    
67   1,9  
70 8,8 1,9 2,6
75 7,0 1,9  
79 1,8    
80 10,5 7,4  
89 1,8    
90 3,5 5,6 2,6
94 1,8    
100 5,3 1,9  

8. Au cours de la dernire anne, quel pourcentage des prsentations au CT visait des organisations fdrales demandant des exemptions et des exclusions?
% %
n= taille d'chantillon n=59
Moyenne 14,5
0 49,2
10 16,9
20 11,9
25 3,4
30 8,5
40 1,7
50 3,4
75 1,7
100 3,4

9. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur de programme, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
Je comprends trs bien le processus des prsentations au CT.   5,0 10,0 36,7 46,7 1,7 n=60
Le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor m'aide mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus.   5,0 13,3 51,7 30,0   n=60
Les outils labors par le SCT m'aident mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus.   8,3 40,0 31,7 16,7 3,3 n=60
Le camp de formation pour les analystes du SCT m'a aid mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 2,5 17,5 32,5 27,5 15,0 5,0 n=40
La formation offerte par l'cole de la fonction publique du Canada (EFPC) au sujet des prsentations au CT m'a aid mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 11,1 11,1 27,8 5,6   44,4 n=18
Je sais trs bien quelles personnes je dois consulter au sein des diffrents secteurs du SCT. 3,3 5,0 10,0 35,0 46,7   n=60
En tant qu'analyste de programme, je bnficie d'un soutien continu, de mentorat et de formation. 5,4 10,7 14,3 39,3 30,4   n=56
J'ai assez de temps pour contribuer aux prsentations au CT.   3,3 10,0 58,3 28,3   n=60
J'ai bon espoir que les conseils que je donne sont pris en considration dans les versions finales des prsentations au CT.   3,3 10,0 58,3 28,3   n=60
Les fonctionnaires des organisations fdrales avec lesquels je travaille ont dmontr, au fil des ans, qu'ils comprenaient de mieux en mieux les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 3,4 15,5 22,4 44,8 3,4 10,3 n=58
Je maintiens constamment le contact avec les ministres clients peu importe le processus des prsentations.   1,7 6,7 38,3 53,3   n=60
C'est facile pour moi d'obtenir des commentaires d'autres secteurs du SCT, au besoin, lorsque je travaille la prparation des prsentations au CT. 5,0 8,3 23,3 41,7 21,7   n=60

10. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur de programme, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
En rgle gnrale, les analystes de programme offrent des services qui permettent aux organisations fdrales de soumettre des bauches de prsentations conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du CT.     3,3 46,7 48,3 1,7 n=60
En rgle gnrale, les analystes de programme offrent des conseils stratgiques ou une interprtation uniformes au sujet des prsentations au CT l'tape prddant la prsentation (lorsque les organisations fdrales essaient de dterminer si une prsentation au CT est ncessaire).   5,0 20,0 56,7 5,0 13,3 n=60
En rgle gnrale, les analystes de programme offrent des conseils stratgiques et une interprtation exacte au sujet des prsentations au CT l'tape prcdant la prsentation (lorsque les organisations fdrales essaient de dterminer si une prsentation au CT est ncessaire).   1,7 15,0 68,3 6,7 8,3 n=60
En rgle gnrale le processus d'examen des prsentations au SCT permet de s'assurer que les prsentations au CT sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement.     6,8 55,9 35,6 1,7 n=59
En rgle gnrale, les analystes du SCT (secteurs de programmes, de politiques et d'appui) offrent des conseils uniformes au sujet des prsentations au CT au cours de l''examen de la prsentation au CT. 1,7 15,3 16,9 57,6 5,1 3,4 n=59
En rgle gnrale, les analystes du SCT (secteurs de programmes, de politiques et d'appui) offrent des conseils judicieux au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT.   1,7 16,9 71,2 8,5 1,7 n=59
En rgle gnrale, les analystes du SCT (secteurs de programmes, de politiques et d'appui) offrent des conseils utiles au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT.   3,4 10,2 72,9 13,6   n=59
En rgle gnrale, les analystes du SCT (secteurs de programmes, de politiques et d'appui) offrent des conseils au moment opportun au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT. 1,7 10,0 28,3 40,0 20,0   n=60

11. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur de programme, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
Le SCT est dot de mcanismes adquats pour assurer le suivi des conditions imposes aux prsentations au CT. 23,3 45,0 18,3 1,7 1,7 10,0 n=60
Le SCT transmet la dcision du CT au moment opportun aux personnes concernes.   3,3 11,7 51,7 30,0 3,3 n=60
Le SCT transmet la dcision toutes les parties exiges (soit l'organisation fdrale, le Secteur de gestion des dpenses, les analystes de programmes, d'autres analystes du SCT, etc.). 1,7 13,3 11,7 45,0 13,3 15,0 n=60
Le systme de classement des dcisions du SCT est complet. 10,2 10,2 13,6 23,7 0,0 40,7 n=59
Le systme de classement des dcisions du SCT est utilisable. 8,3 11,7 13,3 25,0 0,0 40,0 n=60

12. Au cours de la dernire anne, des organisations fdrales ont-elles partag des bauches aux fins d'analyse ou d'examen et qui ne ncessitaient pas une prsentation au CT?


13. Au cours de la dernire anne, des organisations fdrales ont-elles soumis des bauches aux fins d'approbation et qui ne ncessitaient pas une prsentation au CT?
  Des bauches ont-elles t partages? Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de partager ces documents? Des bauches ont-elles t soumises? Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de soumettre ces documents?
n= taille d'chantillon n=59 n=24 n=58 n=11
Oui 40,7 62,5 19,0 81,8
Non 40,7 25,0 55,2 9,1
Ne sais pas 18,6 12,5 25,9 9,1

12./13. Quel pourcentage des bauches que vous avez reues se trouvent dans cette catgorie?
( filtre par la rponse oui la question 10)
% Partages Soumises
n= taille d'chantillon n=24 n=11
Moyenne 17,5 9,1
0 16,7 36,4
10 58,3 45,5
20 12,5 9,1
30 4,2 9,1
90 4,2  
100 4,2  

12./13. Est-ce que le pourcentage augmente, diminue ou demeure le mme?
( filtered by "Yes" response to Q10)
  Partages Soumises
n= taille d'chantillon n=24 n=11
Augmente 4,2  
Diminue 8,3  
Demeure le mme 29,2 36,4
Ne sais pas 58,3 63,6

14. Combien de semaines avant la date de la runion du CT une organisation fdrale devrait-elle soumettre sa premire bauche l'analyste de programme du Secrtariat pour que les divers analystes au sein du SCT aient suffisamment de temps pour l'examen et les commentaires?
Semaines %
n= taille d'chantillon n=53
Moyenne 8,5
4 1,9
5 3,8
6 22,6
7 5,7
8 32,1
9 5,7
10 5,7
11 1,9
12 15,1
14 3,8
20 1,9

15. Quel pourcentage des bauches des prsentations au CT que vous avez reues au cours de la dernire anne :
% Semblaient avoir fait l'objet de consultations internes? Ont t soumises suffisamment l'avance pour que les analystes du SCT puissent les examiner? Suivaient le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor? Comprennaient des risques et des stratgies d'attnuation des risques? Demandaient des autorisations adquates? Comprennaient un niveau de justification appropri? Comprennaient des renseignements exacts? Ont t rdiges de faon claire?
n= taille d'chantillon n=58 n=59 n=59 n=59 n=58 n=59 n=59 n=59
  Ind. (9,2) Ind. (5,1) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2)
Moyenne 57,3 57,5 56,7 59,5 60,2 54,7 54,2 51,4
0 3,4 1,7 3,4 1,7   3,4 6,8 1,7
10 5,2 3,4 6,8 10,2 3,4 1,7 3,4 5,1
20 1,7 6,8 3,4 3,4 3,4 6,8 1,7 5,1
25 5,2 6,8 3,4 1,7 6,9 8,5 6,8 5,1
30 3,4 1,7 1,7 10,2 6,9 8,5 1,7 10,2
40 5,2 1,7 3,4 1,7 1,7 3,4 3,4 5,1
50 25,9 23,7 25,4 15,3 12,1 16,9 25,4 20,3
60 6,9 11,9 6,8 5,1 17,2 8,5 16,9 18,6
70 6,9 16,9 18,6 10,2 8,6 13,6 11,9 10,2
75 8,6 5,1 8,5 8,5 20,7 10,2 8,5 10,2
80 10,3 6,8 8,5 8,5 6,9 8,5 3,4 3,4
90 8,6 6,8 5,1 10,2 8,6 5,1 5,1 3,4
100 8,6 6,8 5,1 13,6 3,4 5,1 5,1 1,7

16. Au cours de la dernire anne, environ quel pourcentage de prsentations au CT dont vous tes l'analyste de programme ont entran :
% Une dcision du CT conforme aux recommandations que vous avez formules? Une dcision du CT qui renferme d'autres conditions que celles que vous avez proposes? Des remises en question de la prsentation et/ou des recommandations? Des contestations au plan juridique?
n= taille d'chantillon n=58 n=58 n=58 n=58
Moyenne 82,2 5,6 8,4 3,5
0 5,2 63,8 55,2 74,1
10 1,7 22,4 13,8 3,4
20   3,4 5,2 5,2
25     5,2 3,4
30   1,7 1,7  
50     3,4 1,7
70 5,2      
75     1,7  
80 1,7      
90 22,4      
100 56,9 1,7    
Ne sais pas 6,9 6,9 13,8 12,1

17. Connaissez-vous les critres de risque appliqus aux prsentations au CT?
  %
n= taille d'chantillon n=58
Oui, je les connais, mais je ne les applique pas lorsque j'analyse la prsentation et que j'offre des conseils 3,4
Oui, je les connais, et je les applique lorsque j'analyse la prsentation et que j'offre des conseils 91,4
Non, je ne les connais pas 5,2

18. Dans votre secteur de programme, croyez-vous que les critres de risque sont appliqus uniformment pour toutes les prsentations au CT?
  %
n=58 100,0
Oui 43,1
Non 25,9
Ne sais pas 31,0

19. Selon vous, la qualit gnrale des prsentations au CT a-t-elle chang depuis que vous tes au SCT?
  %
n= taille d'chantillon n=59
Considrablement moins bonne 3,4
Un peu moins bonne 8,5
Aucun changement (ni meilleure ni pire) 50,8
Un peu amliore 32,2
Considrablement amliore 5,1

20. Veuillez indiquer les trois principales difficults du processus des prsentations au CT.
% Qualit de la premire bauche Pas suffi-samment de temps pour l'examen par le SCT, les consul-tations, la diligence raisonnable Manque de connais-sances du ministre par les analystes de programmes/ besoin de coordination avec le ministre Conseils des centres stratgiques non judicieux, uniformes, coordonns Mauvais suivi par les organisations fdrales des commen-taires ou des besoins du SCT Mauvais suivi des conditions imposes par le SCT Tenue des dossiers Exigences du SCT imprcises, peu adaptes aux besoins des organisations fdrales, difficiles pour les organisations fdrales Pressions politiques n=
1ere 32,8 43,1 3,4 10,3 1,7 1,7 0,0 3,4 1,7 n=57
2e 15,5 31,0 3,4 8,6 19,0 0,0 3,4 10,3 3,4 n=55
3e 8,6 20,7 5,2 12,1 27,6 5,2 0,0 8,6 0,0 n=51

21. Veuillez indiquer les trois principaux points forts du processus des prsentations au CT.
% Outils du SCT Fournit des conseils et des connais-sances des oprations ministrielles Tient les ministres informs Processus rigoureux Soutien des employs du SCT; bon processus de consultation Changements rcents avantageux Amliore les oprations des organisations fdrales n=
1er point fort 5,5 3,6 3,6 38,2 40,0 1,8 10,9 n=55
2e point fort 9,6 6,8 6,8 40,9 29,5 0,0 6,8 n=45
3e point fort 7,9 10,5 7,9 39,5 26,3 2,6 5,3 n=38

22. Au cours de la dernire anne, combien de temps avez-vous consacr aux tches suivantes :
% Conseils et consultation prcdant les prsentations? Examen et consultation au sujet des prsentations? Sances d'information / prparation des documents d'information (p. ex., prcis)? Autres activits ayant trait aux prsentations au CT? Autres activits non lies aux prsentations au CT?
n= taille d'chantillon n=59 n=59 n=59 n=37 n=55
Temps moyen pour chaque activit 15,8% 28,5% 21,6% 6,8% 27,4%
0 3,4 0,00 3,4 18,9  
5 20,3 3,4 3,4 29,7 3,6
10 32,2 8,5 13,6 18,9 16,4
15 8,5 13,6 13,6 5,4 5,5
20 15,3 16,9 27,1 18,9 7,3
25 3,4 8,5 10,2 2,7 10,9
30 6,8 18,6 15,3 0,0 18,2
35 0 3,4 5,1 2,7 3,6
40 6,8 11,9 5,1 0,0 18,2
45 1,7 1,7 0,0 2,7 3,6
50 1,7 5,1 3,4   7,3
55   3,4     1,8
60   3,4     1,8
65         1,8
70   1,7      

22.1 Commentaires–Autres activits
% Prparation de documents (adminis-tratifs) Relatives au CRG Prestation de conseils Examens stratgiques Surveillance Activits aprs l'appro-bation Exercices financiers MJANR et budgets supp. des dpenses, MC Conseils stratgiques
n=65 4,6 16,9 15,4 3,1 3,1 12,3 15,4 21,5 7,7

23. Au cours de la dernire anne, combien de fois avez-vous constat que votre charge de travail vous a permis de terminer votre travail relativement aux prsentations du CT?
Frquence %
n= taille d'chantillon n=60
Jamais 1,7
Rarement 10,0
Parfois 50,0
Souvent 23,3
Toujours 13,3
Ne sais pas 1,7

24. Pendant votre travail titre d'analyste de programme, avez-vous constat que votre charge de travail l'gard des prsentations au CT :
Niveau du travail %
n= taille d'chantillon n=59
A diminu 8,5
Est demeure la mme 45,8
A augment 45,8

25. Selon vous, quel pourcentage de votre charge de travail devrait-tre consacr aux prsentations au CT?
Pourcentage de votre charge de travail %
n= taille d'chantillon n=59
Moyenne 49,6
0 1,7
20 1,7
25 3,4
30 5,1
40 35,6
50 22,0
60 6,8
70 10,2
75 8,5
80 5,1

26. Dans quelle mesure le processus des prsentations au CT est-il efficace?
Trs inefficace 3,4
Un peu inefficace 30,5
Ni inefficace ni efficace 27,1
Un peu efficace 37,3
Trs efficace 1,7
n= taille d'chantillon n=59

27. Le SCT a-t-il pris des mesures pour grer la charge de travail lie aux prsentations au CT au sein du Secrtariat?
Mesures pris? %
n= taille d'chantillon n=58
Oui 50,0
Non 50,0

28. Le SCT a-t-il pris des mesures pour amliorer l'efficacit du processus des prsentations au CT?
Mesures pris? %
n= taille d'chantillon n=56
Oui 51,8
Non 48,2

29. Veuillez indiquer quelle serait, selon vous, l'incidence des mesures suivantes sur l'efficacit du processus des prsentations au CT :
% Considrablement moins efficace Quelque peu moins efficace Aucun changement Quelque peu plus efficace Considrablement plus efficace Ne sais pas n=
Renouvellement de modalits par les ministres 1,7 3,4 13,8 51,7 12,1 17,2 n=58
Augmentation des pouvoirs dlgus du ministre 1,7 5,1 20,3 50,8 16,9 5,1 n=59
Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) 6,8 5,1 25,4 42,4 20,3 0,0 n=59
Changement de procdure pour les prsentations faible risque 0,0 0,0 6,9 51,7 37,9 3,4 n=58
Changement du calendrier des prsentations 1,7 0,0 29,3 31,0 22,4 15,5 n=58
Rationalisation du processus d'octroi des crdits 0,0 1,7 13,6 40,7 18,6 25,4 n=59

30. En ce qui a trait votre secteur de programme et aux interactions avec les organisations fdrales, quelles mesures additionnelles, le cas chant, pourraient rendre le processus des prsentations plus efficace?
  Rduire le taux de roulement des analystes / meilleure stabilit Modifier le calendrier interne et externe Disposer d'un plus grand nombre d'outils Transmettre un message uniforme aux clients et l'interne Participation plus rgulire des agents financiers; meilleures communications internes Amliorer les connaissances des organisations fdrales, les comptences, le contrle de la qualit Plus de soutien de la part des analystes de programmes (augmenter les outils, la formation; redistribuer la charge de travail) n=
% 6,3 31,3 15,6 9,4 9,4 43,8 9,4 n=32

31. Y a-t-il des tapes au cours du processus des prsentations o le travail reste au point mort (c'est--dire, effet d'entonnoir)?
  Taux de roulement des analystes (remise niveau de l'ducation) Acceptation des prsentations en retard; tapes du cycle d'attribution des crdits tape de l'examen par l'analyste principal et l'administrateur Approbation par le SGD pendant la priode du budget des dpenses Retards par les organisations fdrales aprs la premire bauche Commentaires des centres stratgiques Planification inefficace de la charge de travail n=
% 2,9 11,4 11,4 2,9 28,6 31,4 25,7 n=35

32. Autres commentaires
  Organisations fdrales prparant de mauvaises prsentations Ncessit d'un meilleur partage de l'information, accs aux connaissances; meilleure gestion de la squence du travail Besoin de plus de temps pour assurer une diligence raisonnable Besoin de plus de formation pour les organisations fdrales n=
% 12,5 50 31,3 6,25 n=16

Rsultats du sondage auprs des analystes des CE


1. Depuis combien de temps occupez-vous le poste actuel?
Nombres des annes %
n= taille d'chantillon n=66
Moins d'un an 15,2
1 2 ans 33,3
2 3 ans 19,7
3 4 ans 10,6
4 5 ans 4,5
Plus de 5 ans 16,7

2. Pour quel secteur du SCT travaillez-vous?
Secteur %
n= taille d'chantillon n=66
Secteurs des politiques : Dirigeant principal de l'information 19,7
Secteurs des politiques : Oprations gouvernementales (volet des politiques) 12,1
Secteurs des politiques : Relations de travail et oprations de rmunration 1,5
Secteurs des politiques : Bureau du contrleur gnral 16,7
Secteurs des politiques : Pensions et avantages sociaux 9,1
Secteurs des politiques : Gestion des dpenses 21,2
Secteurs des politiques : Service 1,5
Secteurs d'appui : Priorits et planification 1,5
Secteurs d'appui : Services ministriels 3,0
Secteurs d'appui : Services juridiques 7,6
Secteurs d'appui : Affaires rglementaires 4,5
Autres 1,5

3. On vous a confi l'examen technique et/ou l'aide d'environ combien de prsentations au CT au cours de la dernire anne?
Nombre de prsentations %
n= taille d'chantillon n=63
Moyenne 38,7
0 1,6
1 1,6
2 9,5
3 1,6
3 4,8
4 1,6
5 1,6
6 6,3
7 1,6
8 1,6
10 9,5
12 1,6
15 1,6
20 3,2
22 1,6
25 4,8
27 1,6
30 4,8
31 3,2
35 1,6
40 4,8
45 1,6
50 3,2
60 6,3
65 1,6
75 3,2
80 1,6
100 6,3
115 1,6
135 1,6
200 1,6
275 1,6

4. Selon votre valuation, quel serait le pourcentage approximatif de prsentations que vous classeriez comme :
% de prsentations termines qui taient : Courantes % Complexes % Examen stratgique %
0     21,2
1     18,2
2   1,8 3,0
3     3,0
4   1,8 3,0
5     18,2
6     3,0
8     3,0
10 1,7 5,3 3,0
13     3,0
14     3,0
15   8,8  
19 1,7 1,8  
20 5,0 5,3 9,1
22 1,7    
23 1,7    
25 1,7 19,3 6,1
26   1,8  
30   5,3  
33   8,8  
35   1,8  
37   1,8  
40 5,0 1,8  
45   1,8  
50 15,0 14,0  
53 1,7    
55 1,7    
58 1,7    
60 5,0 5,3  
65 1,7 1,8  
67 5,0    
70 6,7    
74 1,7    
75 11,7 3,5  
77     3,0
79 1,7    
80 8,3 3,5  
84 1,7    
85 1,7    
90 5,0 1,8  
92 1,7    
95 1,7    
98 1,7    
100 6,7 3,5  
n= taille d'chantillon n=60 n=57 n=33
Rpartition globale des prsentations 61,1 % 34,3 % 4,5 %

5. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
Je comprends trs bien les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus.   9,2 12,3 33,8 43,1 1,5 n=65
Le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor m'aide mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus.   6,6 11,5 57,4 21,3 3,3 n=61
Les outils labors par le SCT m'aident mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 1,7 6,9 22,4 41,4 15,5 12,1 n=58
Le camp de formation pour les analystes du SCT m'a aid mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 12,0 16,0 28,0 28,0   16,0 n=25
La formation offerte par l'cole de la fonction publique du Canada (EFPC) au sujet des prsentations au CT m'a aid mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 14,3   21,4     64,3 n=14
J'ai assez de temps pour contribuer aux prsentations au CT. 10,8 33,8 13,8 35,4 6,2   n=65
J'ai bon espoir que les conseils que je donne sont pris en considration dans les versions finales des prsentations au CT.   4,5 18,2 50,0 21,2 6,1 n=66

6. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
Les analystes de programme avec lesquels je travaille ont dmontr, au fil des ans, qu'ils comprenaient de mieux en mieux les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 3,2 17,7 19,4 33,9 16,1 9,7 n=62
Les analystes de programme comprennent trs bien les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus la suite des activits d'ducation et de sensibilisation offertes par le SCT.   10,3 22,4 15,5 8,6 43,1 n=58
Les analystes de programme consultent notre quipe au moment opportun au sujet des prsentations.   32,8 23,4 32,8 9,4 1,6 n=64
Les analystes de programme me transmettent assez d'information pour rpondre de manire approprie et offrir des conseils au sujet des prsentations. 3,1 18,5 13,8 49,2 15,4   n=65
Le SCT offre des services qui permettent aux organisations fdrales de soumettre des bauches de prsentations conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du CT.   1,7 15,3 37,3 11,9 33,9 n=59
Le processus d'examen des prsentations au SCT permet de s'assurer que les prsentations au CT sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. 1,6 1,6 9,7 54,8 24,2 8,1 n=62

7. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
Le SCT est dot de mcanismes adquats pour assurer le suivi des conditions imposes aux prsentations au CT. 14,1 25,0 7,8 17,2 1,6 34,4 n=64
Le SCT transmet la dcision du CT au moment opportun aux personnes concernes. 9,8 6,6 9,8 27,9 6,6 39,3 n=61
Le SCT transmet la dcision du CT toutes les parties exiges. 9,8 26,2 16,4 14,8 3,3 29,5 n=61
Le systme de classement des dcisions du SCT est complet. 6,5 11,3 12,9 8,1 3,2 58,1 n=62
Le systme de classement des dcisions du SCT est utilisable. 4,8 9,7 16,1 11,3 1,6 56,5 n=62

8. Au cours de la dernire anne, des organisations fdrales ont-elles partag des bauches aux fins d'analyse ou d'examen et qui ne ncessitaient pas une prsentation au CT?


9. Au cours de la dernire anne, des organisations fdrales ont-elles soumis des bauches aux fins d'approbation et qui ne ncessitaient pas une prsentation au CT?
% Des bauches ont-elles t partages? Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de partager ces documents? Des bauches ont-elles t soumises? Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de soumettre ces documents?
n= taille d'chantillon n=64 n=29 n=65 n=7
Oui 45,3 44,8 10,8 42,9
Non 20,3 10,3 36,9  
Ne sais pas 34,4 44,8 52,3 57,1

8./9. Quel pourcentage des bauches que vous avez reues se trouvent dans cette catgorie?
( filtre par la rponse oui la question 6)
% Partages Soumises
n= taille d'chantillon n=29 n=7
Moyenne 15,3 8,6
0 17,2 28,6
10 69,0 57,1
20   14,3
40 3,4  
50 3,4  
75 3,4  
80 3,4  

8./9. Est-ce que le pourcentage augmente, diminue ou demeure le mme?
( filtre par la rponse oui la question 6)
% Partages Soumises
n= taille d'chantillon n=28 n=7
Augmente 21,4  
Diminue 7,1  
Demeure le mme 32,1 14,3
Ne sais pas 39,3 85,7

10. Combien de semaines avant la date de la runion du CT une organisation fdrale devrait-elle soumettre sa premire bauche l'analyste de programme pour que les divers analystes au sein du SCT aient suffisamment de temps pour l'examen et les commentaires?
Semaines %
n=taille de l'chantillon n=49
Moyenne 10,3
6 6,1
3 4,1
4 4,1
5 2,0
6 10,2
7 2,0
8 24,5
9 4,1
10 8,2
12 14,3
14 4,1
15 4,1
16 6,1
18 2,0
26 2,0
56 2,0

11. Quel pourcentage des bauches des prsentations au CT que vous avez reues au cours de la dernire anne :
% Semblaient avoir fait l'objet de consultations internes? Ont t soumises suffisamment l'avance pour que votre quipe puisse les examiner adquatement? Suivaient le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor?? Comprennaient des risques et des stratgies d'attnuation des risques pour votre secteur? Demandaient les autorisations adquates pour votre secteur? Comprennaient un niveau de justification appropri et pertinent pour votre secteur? Compren-naient des renseigne-ments exacts pour votre secteur? taient rdiges de faon claire?
n=taille de l'chantillon n=58 n=60 n=53 n=50 n=55 n=55 n=59 n=61
  Ind. (9,2) Ind. (5,1) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2)
Moyenne 55,1 50,8 62,7 52,5 61,9 55,9 54,3 60,6
0 13,8 8,3 5,7 12,0 7,3 10,9 8,5 3,3
10 1,7 5,0   4,0     3,4 1,6
20 3,4 1,7 3,8 6,0 3,6 3,6 1,7 1,6
25 6,9 15,0 1,9 4,0   3,6 5,1  
30 5,2 3,3 5,7 6,0 5,5 1,8 5,1 3,3
40   5,0 1,9 2,0 7,3 10,9 8,5 9,8
50 22,4 18,3 18,9 16,0 14,5 16,4 16,9 24,6
60 3,4 5,0 7,5 12,0 9,1 7,3 13,6 4,9
70 5,2 5,0 3,8 2,0 5,5 12,7 3,4 16,4
75 8,6 15,0 22,6 14,0 9,1 9,1 10,2 11,5
80 5,2 6,7 7,5 8,0 21,8 7,3 10,2 11,5
90 12,1 6,7 13,2 2,0 5,5 10,9 8,5 8,2
100 12,1 5,0 7,5 12,0 10,9 5,5 5,1 3,3

12. Connaissez-vous les critres de risque appliqus aux prsentations au CT?
Connaissance des critres de risque %
n=taille de l'chantillon n=66
Oui, je les connais, mais je ne les applique pas lorsque j'analyse la prsentation et que j'offre des conseils 33,3
Oui, je les connais, et je les applique lorsque j'analyse la prsentation et que j'offre des conseils 41,3
Non, je ne les connais pas 25,4

13. Dans votre secteur, croyez-vous que les critres de risque sont appliqus uniformment pour toutes les prsentations au CT?
Appliqus uniformment? %
n=taille de l'chantillon n=61
Oui 14,8
Non 21,3
Ne sais pas 63,9

14. Selon vous, la comprhension gnrale de votre secteur par les analystes de programme a-t-elle chang depuis que vous tes au SCT?
Niveau de comprhension gnrale %
n=sample size n=62
Considrablement moins bonne 3,2
Un peu moins bonne 19,4
Aucun changement (ni meilleure ni pire) 43,5
Un peu amliore 27,4
Considrablement amliore 6,5

15. Veuillez indiquer les trois principales difficults du processus des prsentations au CT.
% Qualit des prsen-tations Calendrier Processus de gestion des documents utiliss dans l'ensemble du SCT Rtro-action insuffi-sante par suite des dcisions du CT; mauvais suivi des conditions imposes par le SCT Sparation des deux rles du SCT en tant qu'organis-me central et ministre, et l'incidence sur ses rles et responsa-bilits Compr-hension limite du rle stratgique par les analystes de programme, de leur charge de travail et du taux de roulement Manque d'unifor-mit des conseils; absence d'une approche coor-donne Processus laborieux Dsorga-nisation du ministre; ne comprend pas les outils Problmes l'gard de l'infor-mation financire n=
1er 29,1 40,0 3,6 0,0 0,0 10,9 5,5 5,5 3,6 1,8 n=55
2e 21,6 19,6 13,7 0,0 2,0 7,8 3,9 13,7 11,8 5,9 n=51
3e 7,0 11,6 20,9 11,6 2,3 9,3 2,3 16,3 11,6 7,0 n=43

16. Veuillez indiquer les trois principaux points forts du processus des prsentations au CT.
% Outils du SCT Processus rigoureux–exhaustif, rsultats clairs, valuation des risques, ax sur les priorits Soutien des employs du SCT; bon processus de consultation Changements rcents avantageux Communication efficace qui favorise les relations externes Registre du SEP; suivi des prsentations n=
1er Strength 6,5 50,0 32,6 0,0 6,5 4,3 n=46
2e Strength 11,8 41,2 20,6 5,9 17,6 2,9 n=34
3e Strength 13,0 43,5 21,7 17,4 0,0 4,3 n=23

17. Au cours de la dernire anne, combien de temps avez-vous consacr aux tches suivantes :
% Conseils et consultation prcdant les prsentations? Examen et consultation au sujet des prsentations? Sances d'information; prparation des documents d'information (p. ex., prcis)? Autres activits ayant trait aux prsentations au CT? Autres activits non lies aux prsentations au CT?
Temps moyen pour chaque activit 15,5% 29,2% 6,6% 9,0% 39,7%

17.1 Commentaires–Autres activits
% laboration de politiques, activits de gestion Prsen-tations de la partie B Activits lies au CRG Prestation de conseils Examens stratgiques Surveillance de la TI Activits aprs l'appro-bation Exercices financiers MJANR et budgets suppl-mentaires des dpenses
n=38 18,4 5,3 15,8 21,1 5,3 7,9 7,9 10,5 7,9

18. Au cours de la dernire anne, avez-vous constat que vous avez eu suffisamment de temps malgr votre charge de travail pour offrir des conseils relativement aux prsentations au CT?
Avez eu suffisamment de temps malgr votre charge de travail pour offrir des conseils %
n=taille de l'chantillon n=66
Jamais 1,5
Rarement 15,2
Parfois 34,8
Souvent 36,4
Toujours 6,1
Ne sais pas 6,1

19. Pendant que vous tiez la personne-ressource interne du SCT, avez-vous constat que votre charge de travail relativement aux prsentations au CT :
Niveau de votre charge de travail %
n=taille de l'chantillon n=64
A diminu 7,8
Est demeure la mme 37,5
A augment 48,4
Ne sais pas 6,3

20. Selon vous (et selon votre secteur), dans quelle mesure le processus des prsentations au CT est-il efficace?
  %
n=taille de l'chantillon n=52
Trs inefficace 7,9
Un peu inefficace 34,9
Ni inefficace ni efficace 19,0
Un peu efficace 34,9
Trs efficace 3,2

21. Le SCT a-t-il pris des mesures pour grer la charge de travail lie aux prsentations au CT au sein du SCT?
Mesures pris? %
n=taille de l'chantillon n=63
Oui 38,5
Non 61,5

21.1 Dans l'affirmative, veuillez dcrire les mesures prises et indiquer si elles ont contribu amliorer l'efficacit.
% Pouvoirs dlgus Nouveaux outils Accent mis sur les prsentations risque lev et valeur ajoute Aucune mesure prise / ne suis pas au courant Plus de personnel liminer la ncessit d'approuver la prsentation aprs la date de la runion du Conseil du Trsor Modification apporte au SIGD
Au courant de certaines mesures 5 5 4 5 2 2 1
Croit que les mesures sont meilleures 0 1 0 0 0 0 0
Croit que les mesures ne sont pas meilleures 0 1 0 0 0 0 1
n=24

22. Veuillez indiquer quelle serait, selon vous, l'incidence des mesures suivantes sur l'efficacit du processus des prsentations au CT.
% Considrablement moins efficace Quelque peu moins efficace Aucun changement Quelque peu plus efficace Considrablement plus efficace Ne sais pas n=
Renouvellement de modalits par les ministres   1,5 7,6 36,4 13,6 40,9 n=66
Augmentation des pouvoirs dlgus du ministre 1,5 4,5 4,5 37,9 18,2 33,3 n=66
Approbation du dirigeant principal des finances (DPF)   4,5 9,1 28,8 28,8 28,8 n=66
Changement de procdure pour les prsentations faible risque 1,5 3,0 6,1 39,4 33,3 16,7 n=66
Changement du calendrier des prsentations   1,6 6,3 27,0 27,0 38,1 n=63
Rationalisation du processus d'octroi des crdits 1,5 1,5 1,5 30,3 12,1 53,0 n=66

23. En ce qui a trait votre secteur, quelles mesures additionnelles, le cas chant, pourraient rendre le processus des prsentations plus efficace?
% Rendre le processus plus objectif et moins subjectif; meilleure harmonisation et rationalisation Analystes mieux forms; plus grand nombre d'analystes renseigns sur le processus interne Meilleure mobilisation des organisations fdrales et du SCT; tenue de consultations plus tt et soutien des organisations fdrales Meilleur chancier Meilleur systme de suivi interne et de document Harmonisation des prsentations de la partie A avec celles de la partie B Runion rgulire des groupes de travail du SCT pour valuer les amliorations et les modifications en cours
n=29 20,7 27,6 44,8 6,9 27,6 3,4 6,9

24. Y a-t-il des tapes au cours du processus des prsentations o le travail reste au point mort (c'est--dire, effet d'entonnoir)?
% Retards des organisations fdrales; l'organisation fdrale attend au dernier jour de sance; mauvaises bauches prsentes par l'organisation fdrale Manque de connaissances internes des processus internes et des communications internes Approbations et contraintes de temps en raison de pressions politiques et de srie de prsentations Aucune
n=22 31,8 22,7 22,7 9,1

25. Autres commentaires
% Ncessit d'avoir plus de temps pour faire un meilleur travail (DDPI) Rsister aux attentes irralistes des organisations fdrales l'gard des dlais; sensibiliser les organisations fdrales cet gard Davantage de conditions et de suivi, par consquent Plus de partage de l'information interne, plus d'information prcise disponible et rduction de l'information contradictoire Plus de formation intensive offerte aux analystes de programme Adoption d'un plus grand nombre de mesures du rendement, d'lments probants de la vrification et de l'valuation l'tape des MC Augmentation du temps consacr l'examen des prsentations risque lev Ncessit de solutions l'chelle du GC / d'investissements plutt que de solutions ponctuelles coteuses par les organisations fdrales
n=18 11,1 11,1 5,6 33,3 22,2 5,6 5,6 5,6

Rsultats du sondage auprs des organisations fdrales


1. Depuis combien de temps occupez-vous le poste actuel?
Nombres des annes %
n=taille de l'chantillon n=94
Moins d'un an 18,1
1 2 ans 28,7
2 3 ans 25,5
3 4 ans 10,6
4 5 ans 3,2
Plus de cinq ans 13,8

2. Pour quelle organisation fdrale travaillez-vous?
Organisation fdrale %
n=taille de l'chantillon n=92
Affaires trangres et Commerce international Canada 7,6
Affaires indiennes et du Nord Canada 1,1
Bureau du Conseil priv 1,1
Dfense nationale et Forces canadiennes 4,3
Gedarmerie royale du Canada 1,1
Industrie Canada 1,1
Infrastructure Canada 1,1
Patrimoine canadien 4,3
Pches et Ocans Canada 1,1
Portefeuille des transports, de l'infrastructure et des collectivits 6,5
Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada 17,4
Ressources naturelles Canada 1,1
Sant Canada 1,1
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada 7,6
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 8,7
Autres 34,8

2.1 Autres
Autres %
n=taille de l'chantillon n=30
Agence canadienne d'valuation environnementale 3,3
Agence canadienne d'inspection des aliments 6,7
Agence de la fonction publique du Canada 13,3
Agence de promotion conomique du Canada Atlantique 3,3
Agence des services frontaliers du Canada 3,3
Anciens Combattants Canada 3,3
Bureau du Commissaire la magistrature fdrale 3,3
Commissariat au lobbying 3,3
Commission canadienne de sret nuclaire 3,3
Commission de la fonction publique du Canada 10,0
Commission des relations de travail dans la fonction publique 3,3
Condition fminine Canada 3,3
Conseil de recherches en sciences humaines 3,3
nergie atomique du Canada 3,3
Environnement Canada 3,3
Exportation et dveloppement Canada 3,3
Ministre des Finances du Canada 3,3
Muse canadien de la nature 3,3
Muse canadien des civilisations 3,3
Office national du film du Canada 3,3
Scurit publique Canada 0,0
Service administratif des tribunaux judiciaires 3,3
Service correctionnel Canada 3,3
Socit canadienne des postesa 3,3

3. Pendant une priode normale d'un an, avec combien d'analystes du SCT travaillez-vous pour prparer vos prsentations au CT?
Nombres d'analystes %
n=taille de l'chantillon n=89
Moyenne 3,2
1 29,2
2 18,0
3 21,3
4 11,2
5 5,6
6 2,2
7 4,5
8 1,1
9 1,1
10 4,5
11 1,1

4. Savez-vous quelles personnes consulter au SCT au sujet des prsentations?
Quelles personnes consulter? %
n=taille de l'chantillon n=94
Oui 95,7
Non 4,3

5. Environ combien de prsentations au CT avez-vous prpar ou auxquelles vous avez particip au cours de la dernire anne?
Nombres des prsentations %
n=taille de l'chantillon n=91
Moyenne 11,1
0 3,3
1 17,6
2 16,5
3 17,6
4 6,6
5 7,7
6 2,2
8 2,2
9 1,1
10 2,2
12 1,1
16 1,1
17 1,1
20 3,3
25 2,2
27 1,1
30 3,3
35 2,2
40 2,2
50 1,1
51 1,1
75 1,1
100 2,2

6. Selon votre valuation, quel serait le pourcentage approximatif de prsentations que vous classeriez comme tant :
% de prsentations termines qui taient : Courantes % Complexes % Examen stratgique %
n=taille de l'chantillon n=80 n=71 n=41
Examen stratgique % 56,6% 39,3% 4,1%
0 2,5 5,6 53,7
2     2,4
3     2,4
6     2,4
10   1,4 12,2
17   1,4 2,4
20   5,6 4,9
23     2,4
25 5,0 8,5 9,8
28   1,4  
30 6,3 4,2 2,4
33 1,3 5,6  
34   4,2  
37 1,3    
40 8,8 5,6 2,4
44 1,3    
45 1,3    
47 1,3 1,4  
50 20,0 23,9 2,4
60 3,8 5,6  
66 5,0    
67 3,8 1,4  
70 2,5 7,0  
75 5,0 1,4  
80 5,0    
100 26,3 15,5  

7. Au cours de la dernire anne, quel pourcentage de vos prsentations visait obtenir des exemptions ou des exclusions?
Nombres des prsentations visait obtenir des exemptions ou des exclusions %
n=taille de l'chantillon n=87
Moyenne 10,5
0 57,5
10 19,5
20 5,7
25 4,6
30 4,6
50 5,7
70 1,1
100 1,1

8. Avez-vous eu la possibilit d'assister aux sances de formation et d'apprentissage sur les prsentations au CT offertes par l'cole de la fonction publique du Canada?
Avez eu la possibilit d'assister aux sances de formation et d'apprentissage %
n=taille de l'chantillon n=94
Oui 34,0
Non 66,0

9. En ce qui a trait la porte de votre travail et votre secteur de programme, dans quelle mesure tes-vous d'accord avec les noncs suivants?
% Totalement en dsaccord En dsaccord Neutre En accord Tout fait en accord Ne sais pas n=
Je comprends trs bien les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus.   5,3 10,6 39,4 43,6 1,1 n=94
Le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor m'aide mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 1,1 7,4 11,7 50,0 23,4 6,4 n=94
Les outils labors par le SCT m'aident mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus.   13,0 20,7 40,2 9,8 16,3 n=94
Les activits de sensibilisation du SCT m'ont aid mieux comprendre les lments des prsentations au CT, les politiques et le processus. 2,2 22,6 22,6 23,7 10,8 18,3 n=94
En rgle gnrale, les analystes du SCT offrent des services qui nous permettent de soumettre des bauches de prsentations conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du CT.   4,3 10,6 50,0 28,7 6,4 n=94
En rgle gnrale, les analystes du SCT offrent des conseils stratgiques et une interprtation uniformes au sujet des prsentations au CT l'tape prcdant la prsentation. 1,1 22,6 18,3 34,4 15,1 8,6 n=94
En rgle gnrale, le processus d'examen des prsentations au sein du SCT permet de s'assurer que les prsentations au CT sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. 1,1 2,2 9,9 47,3 31,9 7,7 n=94
En rgle gnrale, les analystes du SCT offrent des conseils uniformes au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT. 6,4 21,3 11,7 41,5 13,8 5,3 n=94
En rgle gnrale, les analystes du SCT offrent des conseils judicieux au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT. 1,1 8,5 21,3 43,6 18,1 7,4 n=94
En rgle gnrale, les analystes du SCT offrent des conseils utiles au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT. 2,1 10,6 19,1 45,7 17,0 5,3 n=94
En rgle gnrale, les analystes du SCT offrent des conseils en temps opportun au sujet des prsentations au CT au cours de l'examen de la prsentation au CT. 5,3 17,0 19,1 35,1 19,1 4,3 n=93
Le SCT transmet au moment opportun la dcision du CT au sujet de nos prsentations. 2,2 6,5 17,2 30,1 35,5 8,6 n=94
Notre organisation fdrale est dote de mcanismes adquats pour assurer le suivi des conditions imposes aux prsentations au CT. 4,3 14,9 12,8 30,9 24,5 12,8 n=94

10. Combien de semaines avant la date de la runion du CT devriez-vous, en tant qu'organisation fdrale, soumettre votre premire bauche l'analyste de programme du SCT pour que les divers analystes au sein du SCT aient suffisamment de temps pour l'examen et les commentaires?
Semaines Pourcen-tage valide
n=taille de l'chantillon n=85
Moyenne 8,9
2 2,4
3 3,5
4 7,1
5 4,7
6 18,8
7 3,5
8 18,8
9 8,2
10 8,2
11 2,4
12 9,4
13 1,2
14 3,5
16 3,5
22 1,2
26 3,5

11. Quel pourcentage des bauches de prsentations au CT soumises dans la dernire anne par votre organisation dans le cadre de votre charge de travail :
% Avaient fait l'objet des consultations internes exiges avant d'tre soumises au SCT? Ont t soumises, selon vous, suffisamment l'avance pour que le SCT puisse les examiner adquatement? Suivaient le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor?? Comprennaient des risques et des stratgies d'attnuation des risques? Demandaient les autorisations appropries? Comprennaient un niveau de justification appropri? Comprennaient des renseignements exacts (p. ex. tableaux financiers exacts)? taient rdiges clairement?
n=taille de l'chantillon n=85 n=87 n=83 n=85 n=85 n=85 n=85 n=84
  Ind. (9,2) Ind. (5,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2) Ind. (9,2)
Moy. 83,1 83,0 83,7 76,4 90,3 89,8 90,8 88,3
0     6,0 7,1 1,2      
10   2,3            
20   1,1 2,4 1,2     1,2  
25 2,4 1,1     2,4 1,2    
30 4,7 1,1       1,2   1,2
40         1,2     1,2
50 9,4 5,7 2,4 15,3 1,2 2,4 3,5 6,0
60 3,5 2,3 2,4 7,1 2,4 2,4 1,2 1,2
70 3,5 5,7 3,6 4,7 2,4 4,7 2,4 1,2
75 4,7 8,0 1,2 5,9 5,9 5,9 3,5 8,3
80 12,9 18,4 15,7 4,7 4,7 9,4 11,8 10,7
90 9,4 11,5 16,9 12,9 14,1 16,5 21,2 21,4
100 49,4 42,5 49,4 41,2 64,7 56,5 55,3 48,8

12. Connaissez-vous les critres de risque que le SCT applique aux prsentations au CT?
Niveau de sensibilisation %
n=taille de l'chantillon n=94
Oui, nous les connaissons, mais nous ne les appliquons pas lorsque nous analysons la prsentation et que nous offrons des conseils 7,8
Oui, nous les connaissons, et nous les appliquons lorsque nous analysons la prsentation et que nous offrons des conseils 50,0
Non, je ne les connais pas 42,2

13. Votre organisation fdrale a-t-elle ses propres critres de risque appliquer ses prsentations au CT?
Propres critres de risque %
n=taille de l'chantillon n=94
Oui, nous les connaissons, mais nous ne les appliquons pas lorsque nous prparons nos prsentations au CT 3,3
Oui, nous les connaissons, et nous les appliquons lorsque nous prparons nos prsentations au CT 52,7
Non, nous ne les connaissons pas 44,0

14. Croyez-vous que, dans votre organisation fdrale, les critres de risque sont appliqus de manire uniforme pour toutes les prsentations au CT?
Les critres de risque sont appliqus de manire uniforme? %
n=taille de l'chantillon n=94
Oui 23,1
Non 19,8
Ne sais pas 57,1

15. Veuillez indiquer les trois principales difficults du processus des prsentations au CT.
% Conseils divergents ou inadquats des analystes du SCT; taux de roulement des analystes Complexit de l'information demande; trop d'information dans les prsentations Guide et outils insuffisants Problmes de temps Problmes lis au processus (y compris les pressions politiques) et exigences changeant constamment Questions ministrielles internes Rception des messages du SCT; capacit du SCT n=
1re difficult 20,5 9,6 2,4 36,1 21,7 7,2 2,4 n=83
2e difficult 26,3 13,8 1,3 18,8 21,3 13,8 5,0 n=80
3e difficult 19,2 20,5 5,5 21,9 17,8 6,8 8,2 n=74

16. Veuillez indiquer les trois principaux points forts du processus des prsentations au CT.
% Outils utiles (en gnral) Soutien offert par des analystes serviables Assure une analyse de cas solide, diligence, responsabilisation, remise en question et normes Calendrier bien compris Assure une rigueur future pour les organisations fdrales et le GC Le SCT est ouvert aux suggestions, coopratif; processus de collaboration comprenant une fonction de rtroaction Favorise les points forts du ministre n=
1er point fort 18,3 29,6 36,6 0,0 4,2 8,5 2,8 n=71
2e point fort 6,7 31,7 28,3 5,0 8,3 15,0 5,0 n=60
3e point fort 2,7 16,2 29,7 8,1 13,5 24,3 5,4 n=37

17. Depuis que vous participez la prparation de prsentations au CT pour votre organisation fdrale, trouvez-vous que votre charge de travail pour les prsentations au CT :
Niveau de votre charge de travail %
N= taille de l'chantillon n=89
A diminu 4,5
Est demeure la mme 28,1
A augment 67,4

18. Dans quelle mesure le processus des prsentations au CT est-il efficace?
Niveau d'efficace %
n=taille de l'chantillon n=91
Trs inefficace 8,8
Un peu inefficace 33,0
Ni inefficace ni efficace 17,6
Un peu efficace 38,5
Trs efficace 2,2

19. Le SCT a-t-il pris des mesures pour amliorer l'efficacit du processus des prsentations au CT?
Mesures pour amliorer? %
n=taille de l'chantillon n=81
Oui 45,7
Non 54,3

19.1 Commentaires : Dans l'affirmative, veuillez dcrire les mesures prises et indiquez si elles ont contribu amliorer l'efficacit.
% Guide Sensibili-sation Rle ds les premiers jours de l'analyste en tant que conseiller de confiance Rduction du nombre de prsen-tations Nouveaux modles et protocoles Calendrier clair Pas au courant des nouvelles mesures Faire participer les finances pour des tableaux financiers Meilleure commu-nication
Au courant de certaines mesures 26,7 8,9 13,3 2,2 17,8 8,9 4,4 8,9 8,9
Croit que les mesures sont meilleures 8,9 4,4 4,4 0,0 4,4 0,0 0,0 0,0 0,0
Croit que les mesures ne sont pas meilleures 2,2 0,0 2,2 0,0 2,2 2,2 0,0 4,4 0,0
n=45

20. Veuillez indiquer si, selon vous, les mesures suivantes pourraient amliorer l'efficacit du processus des prsentations au CT :
% Considrablement moins efficace Un peu moins efficace Aucun changement Un peu plus efficace Considrablement plus efficace Ne sais pas n=
Renouvellement de modalits par les ministres 1,1 2,2 9,0 30,3 38,2 19,1 n=89
Augmentation des pouvoirs dlgus du ministre 1,1 3,3 11,1 22,2 43,3 18,9 n=90
Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) 13,3 24,4 23,3 13,3 22,2 3,3 n=90
Changement de procdure pour les prsentations faible risque 1,1 2,2 6,6 29,7 47,3 13,2 n=91
Changement du calendrier des prsentations 6,7 15,6 20,0 18,9 11,1 27,8 n=90
Rationalisation des processus d'octroi des crdits 2,2   12,2 32,2 21,1 32,2 n=90

21. En tant qu'organisation fdrale travaillant avec le SCT, quelles mesures additionnelles, s'il en existe,
pourraient rendre le processus des prsentations plus efficace?
  Meilleurs outils; modles prcis adapts pour les prsen-tations rcurrentes, mise jour du Guide Tenue de runions d'infor-mation plus rgulire-ment avec le personnel du SCT, dis-cussions proactives et non ractives tenues plus tt Plus de formation qui inclut le contexte et les besoins du SCT Dlais plus stricts entre les socits d'tat et les ministres, les socits d'tat travaillent directement avec le SCT Analystes du SCT ayant des connais-sances du ministre; stabilit des analystes Examen limit de l'bauche et rtroaction exhaustive et uniforme en temps opportun Ombuds-man ou arbitre pour l'examen; contourner les modifica-tions mineures ou les personnes difficilles Explica-tions, justifications et dcisions claires pour la prochaine fois Dlgation au sein du SCT pour les prsen-tations dont les dpenses ont t approuves l'avance Meilleur calendrier Rationali-sation du processus; limination du rle ministriel pour le budget supp. des dpenses et la MJANR n=
% 6,8 13,6 4,5 6,8 13,6 18,2 4,5 4,5 4,5 4,5 18,2 44

22. Autres commentaires
  Les bons analystes ont fait en sorte que le processus se droule bien Discrtion, commentaires contradictoires et instabilit des analystes, normes non uniformes et rle parfois imprcis, ce qui cre des difficults [non souhaites] Les considrations stratgiques compromettent le processus Il faut rationaliser certaines prsentations pour devenir plus efficace Il faut un processus ax sur la coopration et les consultations Il est essentiel de prendre le temps de produire une premire bauche de qualit pour assurer l'efficacit du processus n=
% 16,7 26,7 10,0 13,3 30,0 3,3 n=30


Annexe H. Description des outils

Voici des observations plus prcises pour chacun des outils :

  • Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor (le Guide)–Les analystes de programme ont apprci le Guide comme outil de communication et taient d'avis que cet outil a t utile pour les nouveaux analystes. Les organisations fdrales ont apprci les listes de vrification et les tableaux amliors ainsi que certains critres. Nanmoins, les deux groupes ont constat qu'il y a certains aspects amliorer, notamment un meilleur index, une meilleure fonctionnalit Web pour la recherche de la version PDF en ligne et l'ajout de dtails prcis. Ils ont galement indiqu que la mise en œuvre du Guide avait t difficile et qu'il devrait y avoir une meilleure faon de regrouper les mises jour plutt que l'utilisation actuelle des documents d'une page .
  • Autres outils labors par le SCT–Les personnes interviewes dans les organisations fdrales ont mentionn l'utilit de la formation sur la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, des manuels sur l'tablissement des cots, du Guide sur les cots et d'autres guides. La plupart des analystes de programme et des analystes des CE interviews (7 sur 10) ont mentionn l'utilisation d'autres outils utiles, notamment les politiques et les guides qui ont t affichs sur le site Web du SCT, les structures informelles de rseautage et les sances internes d'information au Secrtariat.
  • Camp de formation pour les analystes de programme–La plupart des analystes de programme interviews (7 sur 10) ont indiqu que le camp de formation a t utile pour les nouveaux analystes; cependant, seulement la moiti d'entre eux ont suivi le cours. Un analyste a mentionn que le cours n'est pas offert aussi souvent qu'avant, et certains analystes occupaient leur poste depuis six ou huit mois sans avoir suivi la formation. Un autre analyste a soulign que le cours durait auparavant deux semaines et qu'il dure maintenant seulement deux jours.
  • Activits de sensibilisation–Un nombre peu lev (34,4 %) de rpondants au sondage l'intention des organisations fdrales ont indiqu que les activits de sensibilisation du SCT taient utiles. Les personnes interroges ont expliqu que les activits pouvaient tre des prsentations lors de confrences, des djeuners-causerie ou une formation spcialise. Quelques personnes (3 sur 12) avaient assist des confrences o le SCT avait prsent des exposs sur des questions relatives aux prsentations, et elles ont toutes constat que ces prsentations taient utiles. Une autre personne avait demand qu'un directeur du SCT vienne prsenter au ministre les points forts et les points faibles des prsentations soumises par le ministre, mais une autre avait demand une telle prsentation au sujet du nouveau Guide et elle n'a obtenu aucune rponse.
  • Mentorat et autre formation–La plupart des personnes n'ont pas mentionn l'existence de mentorat; cependant, quelques personnes ont indiqu que cet encadrement devrait avoir lieu plus souvent au sein des groupes d'analystes de programme, tout particulirement.
  • Cours sur les prsentations au CT offert par l'cole de la fonction publique du Canada–Seulement 34,0 % des rpondants au sondage l'intention des organisations fdrales avaient assist au cours, la majorit d'entre eux occupaient leur poste depuis plus de deux ans. Seulement 20,0 % de ceux qui taient dans leur poste depuis moins de deux ans y avaient assist. Seuls quelques rpondants des organisations fdrales (2 sur 12) avaient particip au cours. Toutefois, les deux participants avaient trouv le cours utile. De mme, quelques personnes interroges (5 sur 12) avaient des collgues ou des connaissances qui avaient assist au cours et qui l'avaient trouv utile, semble-t-il. Ces derniers ont soulign que le processus des prsentations y tait particulirement bien prsent dans le contexte largi du gouvernement. Selon deux personnes interviewes, les raisons pour ne pas suivre le cours taient que celui-ci tait trop dispendieux et qu'il tait trop difficile de s'y inscrire.

Annexe I. Description des mesures prises par le COEX

Afin de rationaliser le processus des prsentations, le SCT a analys et adopt plusieurs mesures en vue d'liminer la ncessit d'une prsentation. Ainsi, pendant la journe de rflexion du Comit excutif du SCT (COEX) l'automne 2007, on a soulign que les pouvoirs dlgus n'ont pas suivi l'inflation ni l'augmentation de la capacit des ministres; il y a donc beaucoup de prsentations au CT transactionnelles prsentant un faible risque2. Bien que l'augmentation des pouvoirs dlgus tenant compte de l'inflation n'ait pas limin la ncessit d'un grand nombre de prsentations, pour quelques petits organismes qui soumettent frquemment un grand nombre de prsentations faible risque, il est possible d'liminer chaque anne la ncessit de prsenter plus de 30 prsentations3 . Il y aura ainsi plus de temps au SCT pour les prsentations haut risque et les initiatives stratgiques4.

Le renouvellement des modalits des programmes reprsente une part importante des activits du Conseil du Trsor (plus de 700 prsentations reues entre juin 2000 et septembre 2007). Pendant la journe de rflexion du COEX, on a propos que les ministres soient autoriss reconduire les modalits pour un maximum de trois ans. Le Conseil du Trsor aura ainsi plus de temps pour discuter des activits prsentant une valeur stratgique ou un risque lev. Les ministres assumeront la responsabilit des modalits des programmes et leurs ministres auront le temps d'adapter les modalits en fonction des nouvelles politiques et du rsultat des examens stratgiques5.

Pour tre admissibles des pouvoirs dlgus accrus, les ministres devront faire preuve de pratiques rigoureuses en matire de gestion. Parmi les 39 organisations qui ont fait l'objet de l'examen, 8 d'entre elles ont t recommandes titre de candidats possibles pour l'augmentation des pouvoirs dlgus. Les raisons justifiant l'absence de recommandations sont, entre autres, les suivantes : absence ou insuffisance des expriences antrieures, problme li la capacit de grer des subventions et des contributions, faible volume de prsentations ayant peu de rpercussions sur la charge de travail, seuils actuels ou examens individuels jugs appropris6. Par consquent, pour avoir des pouvoirs dlgus accrus, une organisation fdrale doit montrer que le premier et le deuxime objectif du processus des prsentations (surveillance et gestion) peuvent tre atteints l'interne. Autrement dit, l'organisation peut assurer la gestion avec succs et la surveillance n'est pas ncessaire.

On a galement soulign pendant la journe de rflexion du COEX que les analystes du Conseil du Trsor perdent beaucoup de temps revoir les prsentations de mauvaise qualit soumises par les organisations fdrales l'tat d'bauche. On propose qu'avant leur examen par le SCT, les bauches soient signes par le dirigeant principal des finances (DPF) ou son dlgataire pour confirmer qu'elles sont compltent et que l'information est de qualit satisfaisante7. Cela aiderait les analystes assumer leur rle de facilitateur et celui en matire de qualit puisqu'ils pourraient consacrer plus de temps l'analyse plutt qu'au contrle de la qualit. De plus, des conditions seraient imposes uniquement pour des prsentations prsentant un risque lev.



Annexe J. Dfinitions

Sujet Dfinition
Conseil du Trsor Comit lgislatif du Cabinet cr en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il se compose de six ministres, y compris le prsident du Conseil du Trsor et le ministre des Finances qui se runissent priodiquement pour tudier les prsentations des organisations fdrales.
Cabinet Le Cabinet tablit les priorits et les politiques du gouvernement, dtermine les mesures lgislatives qui seront soumises au Parlement et autorise les dpenses des ministres et l'affectation de fonds. Le Cabinet est compos des ministres nomms sur la recommandation du premier ministre.
Bureau du Conseil priv L'organe consultatif officiel de la Couronne dont les membres sont nomms par le gouverneur gnral sur la recommandation du premier ministre. Le greffier du Conseil priv est le plus haut fonctionnaire apolitique du gouvernement du Canada et il offre un appui impartial et professionnel au premier ministre.
Prcis Document prpar par le Secrtariat du Conseil du Trsor l'intention du Conseil du Trsor. Il prsente les recommandations du Secrtariat par rapport aux prsentations au Conseil du Trsor.
Systme d'information sur la gestion des dpenses Systme scuris et intgr du service du budget que le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada utilise dans le cadre de son rle de gestion des dpenses.
Programme de changement Dfini selon le contexte
Secteurs de programme du SCT Les secteurs qui appuient le Conseil du Trsor dans son rle de conseil de gestion et de service du budget du gouvernement comme le Secteur des programmes conomiques, le Secteur des affaires internationales, de la scurit et de la justice, le Secteur des programmes sociaux et culturels et le Secteur des oprations gouvernementales. Ce sont des points de contact uniques au moyen desquels les ministres communiquent avec le SCT propos de divers sujets, comme les prsentations au Conseil du Trsor et les valuations du cadre de responsabilisation de gestion (CRG)
Centre des prsentations du Conseil du Trsor Le Centre des prsentations du Conseil du Trsor fait partie de la Division de communications stratgiques et affaires ministrielles. Il offre des services de soutien et des conseils clairs au Secrtariat, au Conseil du Trsor et aux autres organisations fdrales par rapport aux processus et aux procdures des prsentations (y compris le suivi et l'imposition des chances).
Camps de formation du SCT Ce sont des sances d'orientation de deux jours qui prsentent une vue d'ensemble des responsabilits, des projets et des activits du SCT. En ce moment, le SCT offre des camps formation portant sur 12 thmes distincts parmi lesquels figurent les travaux des subsides et le processus d'examen des prvisions budgtaires et les Socits d'tat .
Structure de la gestion, des ressources et des rsultats La Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des rsultats favorise l'laboration d'une approche pangouvernementale la prise en compte et la gestion du rapport entre l'utilisation des ressources et les rsultats qui en dcoulent. De plus, elle reprsente une base cohrente et durable pour la collecte, la gestion et la prsentation au Parlement des donnes financires et non financires.
Examens stratgiques Les examens stratgiques sont les valuations, menes par les ministres, de toutes les dpenses de programmes directes en vue de garantir une gestion efficace et efficiente des programmes. Ces examens favorisent une approche rigoureuse, et axe sur les rsultats, la gestion responsable de l'argent des contribuables et facilitent la prestation des programmes efficaces et efficients qui correspondent aux priorits des Canadiens.


Rfrences

1. Source : Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor

2. Renvoie toutes les prsentations au Conseil du Trsor l'exception des dcrets en conseil exigeant une recommandation du Conseil du Trsor.

3. L'tude n'valuait pas la qualit des prsentations au Conseil du Trsor et des documents connexes de type prcis. Les conclusions reposent sur des donnes qualitatives recueillies mme un sondage et des entrevues ralises avec des intervenants.

4. Ces questions sont tires des dfinitions des termes pertinence , efficacit et conomie prsentes l'annexe A de la Politique sur l'valuation du Conseil du Trsor.

5. Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor.

6. Un examen limit des modles de processus des prsentations utiliss dans d'autres administrations (voir la section sur la mthodologie) rvle que le rle jou par les secrtaires adjoints du Secrtariat, lorsqu'ils soumettent au Conseil du Trsor une prsentation d'une organisation fdrale, peut tre considr unique.

7. Les secteurs des programmes du Secrtariat sont chargs d'examiner la gestion des ressources financires des organisations fdrales et d'offrir des conseils cet gard.

8. Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor.

9. Le terme analystes du Secrtariat dsigne les analystes de programme et les analystes des CE.

10. Autre que le Conseil du Trsor, il comprend gnralement un comit charg des politiques.

11. Il est noter que lorsque le Secrtariat prpare une prsentation au Conseil du Trsor en son propre nom, il est considr en tant qu'une organisation fdrale comme tout autre.

12. Il n'y a aucune dfinition officielle du terme complexit . Par consquent, l'valuation a utilis les critres des rpondants, soit complexe et courante . Il est noter que les examens stratgiques (qui peuvent tre courants ou complexes ) ne figurent pas dans le tableau.

13. La Politique sur la SGRRappuie l'laboration d'une approche commune pangouvernementale en matire de planification et de gestion des liens entre les dpenses en ressources et les rsultats. La politique sert galement de base cohrente et solide pour la collecte et la gestion de l'information financire et non financire ainsi que la production de rapports au Parlement ce sujet. (http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/mrrs-sgrr_f.asp)

14. Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor, p. 6-7

15. La prsentation au Conseil du Trsor et le prcis sont alors soumis aux ministres du Conseil du Trsor des fins d'examen et d'approbation.

16. Mme si cette question faisait partie de la matrice d'valuation, elle n'a pas t traite dans le prsent rapport puisque, comme il en a t discut, il a t tabli que ce point n'tait pas un objectif du processus des prsentations au Conseil du Trsor.

17. Cette question n'est pas traite dans les constatations du rapport puisque l'valuation n'a pas rvl de rsultats inattendus.

18. Nota : Lorsque le rapport mentionne les analystes du Secrtariat , il inclut les analystes de programme et les analystes des CE dans le contexte du Secrtariat, mais seulement les analystes de programme dans le contexte des organisations fdrales (tant donn que les analystes de programme sont les principales personnes-ressources des organisations fdrales). Cette diffrence est indique, s'il y a lieu, dans le rapport.

19. Le questionnaire a t accessible sur Internet pendant trois semaines. Des rappels ont t transmis par courriel aux rpondants deux reprises pendant cette priode de trois semaines.

20. Les rponses et les commentaires recueillis indiquaient que ces rpondants avaient rempli le mauvais sondage. Par consquent, leurs rponses ont t limines afin de s'assurer que les donnes n'taient pas contamines.

21. L'examen ne comprenait pas un examen des modles utiliss dans les provinces.

22. Co-ordination at the Centre of Government: The Functions and Organization of the Government Office Comparative Analysis of OECD Countries, CEECs and Western Balkan Countries. Michael Ben-Gera. 2004.

23. Idem. Les dix pays sont les suivants : l'Australie, l'Autriche, la France, l'Allemagne, l'Islande, l'Irlande, les Pays-Bas, la Norvge, l'Espagne et la Suisse.

24. La vrification a permis de constater… qu'il serait avantageux d'adopter une approche plus cohrente et plus inclusive concernant les cots des heures supplmentaires et les prvisions de celles-ci, d'amliorer la gestion et l'autorisation des congs et des heures supplmentaires… et d'laborer des lignes directrices officielles et approuves sur l'administration des congs et des heures supplmentaires .

25. L'architecture des activits des programmes du Secrtariat.

26. Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor, p. 1

27. Idem., p. 6-7

28. Les commentaires recueillis lors des camps de formation pour les secteurs des programmes en fvrier 2009, en janvier 2008, en aot 2007, en septembre 2004, en mars 2001 et en septembre 2000 ont t examins.

29. La pertinence dtermine si une prsentation soumise par une organisation fdrale est ncessaire (c'est--dire, requise).

30. Les personnes interviewes ont galement fait des commentaires au sujet des inconvnients rsultant du fait qu'il n'est pas ncessaire que les MC fassent l'objet d'un processus initial d'approbation au Secrtariat. Une personne a soulign que le fait que le Secrtariat ne participe pas au processus peut causer des problmes lorsque les MC renferment des lments qui peuvent tre contraires aux politiques du Conseil du Trsor.

31. Certaines organisations fdrales ont toutefois indiqu qu'elles peuvent dcider de soumettre une prsentation mme lorsque l'analyste de programme croit que la prsentation n'est pas ncessaire.

32. Les chiffres ayant t arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqu.

33. La mme question n'a pas t pose aux organisations fdrales et, par consquent, l'opinion sur la question de savoir si les prsentations taient ncessaires n'est attribuable qu'aux analystes du Secrtariat.

34. partir du moment o l'analyste de programme reoit la premire bauche de la prsentation au Conseil du Trsor d'une organisation fdrale.

35. Il importe de noter que certaines prsentations peuvent demander considrablement moins de temps, p. ex., si la prsentation correspond un ajout un programme existant ou si la prsentation est rpute prsenter peu de risque ou tre peu complexe.

36. Certains pourraient toutefois faire valoir que la souplesse qui caractrise le processus des prsentations au Conseil du Trsor constitue un avantage en ce sens qu'il permet certaines prsentations, comme celles ayant trait au Plan d'action conomique du Canada, d'tre traites en priorit lorsque des circonstances spciales le justifient.

37. Conformment aux lignes directrices prsentes dans le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor.

38. Le SGDDI est une initiative du gouvernement fdral canadien en vue de grer le cycle de vie complet de tout type de documents lectroniques (courriels, correspondance, rapports, etc.).

39. Renouvellement des systmes du Service du budget (RSSB), Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, 2007

40. http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/indicators-indicateurs/2008/policies-politiques/policies-politiques-fra.asp

41. De plus, les cotes entre les rondes IV et V du CRG ne sont pas entirement comparables. Les cotes moyennes du CRG analyses pour l'valuation visent les grandes organisations fdrales.

42. Consultations internes auprs des organisations fdrales.

43. Il convient de noter que ce pourcentage peut ne pas reprsenter le niveau d'efforts de tous les analystes des CE, car seulement une partie des fonctions des analystes des CE inclut l'examen des prsentations au Conseil du Trsor. Les analystes des CE qui ont d'importantes fonctions lies aux prsentations au Conseil du Trsor auraient peut-tre t plus susceptibles de mieux rpondre au sondage.

44. Les chiffres ayant t arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqu.

45. Les chiffres ayant t arrondis, leur somme peut ne pas correspondre au total indiqu.

46. Les donnes sur le calendrier des prsentations au Conseil du Trsor au cours des dix dernires annes montrent qu'il y a des priodes de pointe dtermines en juin, en octobre, en dcembre et en mars.

47. Facteurs contribuant la qualit des prsentations au Conseil du Trsor (d'aprs le sondage) : Il semble que les consultations internes n'ont pas t acheves pour les prsentations au Conseil du Trsor (analystes de programme : 42,7 %, analystes des CE : 44,9 %); pas suffisamment de temps pour permettre l'examen par les analystes du Secrtariat (analystes de programme : 42,5, analystes des CE : 49,2 %); n'a pas respect le Guide (analystes de programme : 43,3 %, analystes des CE : 37,3 %); les risques et les stratgies d'attnuation des risques n'ont pas t indiqus (analystes de programme : 40,5 %, analystes des CE : 47,5 %); les autorisations appropries n'ont pas t demandes (analystes de programme : 39,8 %, analystes des CE : 38,1 %); le niveau de justification n'tait pas adquat (analystes de programme : 45,3 %, analystes des CE : 44,1 %); la prsentation ne renfermait pas de renseignements exacts (analystes de programme : 45,8 %, analystes des CE : 45,7 %); la prsentation n'a pas t rdige de faon claire (analystes de programme : 48,6 %, analystes des CE : 39,4 %).

48. Bien que l'quipe charge de l'valuation reconnaisse que les taux de roulement dans les organisations fdrales peuvent galement contribuer aux problmes de qualit des prsentations au Conseil du Trsor et d'efficacit du processus des prsentations, cette question dpasse le cadre de l'valuation et n'est donc pas traite dans la recommandation.

Les rfrences des annexes

1. Les donnes tires de cette entrevue n'ont pas t utilises puisque les Services ministriels n'ont pas t considrs comme une organisation soumettant des prsentations interviewer

2. Feuille de route pour le changement: Nouvelles approaches foundes sure les risques au tirtre des activities ministrielles et des prsenations au CT. SCT 2007

3. Pouvoir dlgu accru pour les contributions. SCT 2007

4. Feuille de route pour le changement: Nouvelles approaches fondes sur les risques au titre des activits ministrielles et des presentations au CT. SCT 2007

5. Idem

6. Pouvoir dlgu accru pour les contributions. SCT 2007

7. Feuille de route pour le changement: Nouvelles approaches fondes sur les risques au titre des activits ministrielles et des presentations au CT. SCT 2007