ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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7. Conclusion

Le processus actuel des présentations au Conseil du Trésor est pertinent, semble être efficace et comporte des éléments positifs clés. Toutefois, il est possible d'améliorer son efficacité et son efficience, grâce à une combinaison de mesures et d'enquêtes plus poussées.

Éléments positifs

1. Le processus des présentations répond aux besoins du gouvernement en matière de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'évaluation d'établir s'il existe d'autres façons efficaces et efficientes d'arriver aux mêmes résultats.
2. Les intervenants s'entendent généralement sur le fait que le processus des présentations permet avec succès de s'assurer que les organisations fédérales soumettent des présentations qui sont conformes aux autorisations législatives et aux politiques du Conseil du Trésor.
3. Les intervenants s'entendent généralement sur le fait que le processus des présentations permet avec succès de s'assurer que les organisations fédérales soumettent des présentations appropriées.
4. Les décisions du Conseil du Trésor semblent refléter largement les conseils du Secrétariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Trésor à l'égard de la qualité de ces conseils.

Points à améliorer

1. Le Secrétariat devrait finaliser le modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clarté de ses communications sur son résultat final souhaité et la tenue de nouvelles études.

   Tel qu'il a été mentionné antérieurement dans le rapport, l'équipe chargée de l'évaluation a élaboré un résultat final proposé aux fins de l'évaluation. Le fait de finaliser et de valider un modèle logique comportant un résultat final clair constituerait une base solide à l'égard des activités de mesure du rendement améliorées ainsi que d'études et de recherches complémentaires.

2. La plupart des organisations fédérales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont reçu des analystes de programme du Secrétariat. Toutefois, certains aspects sont source de préoccupation. Ce sont notamment les suivants :
   • le taux de roulement des analystes de programme a une incidence sur le niveau de connaissance des analystes au sujet des organisations fédérales, et il est donc nécessaire pour un grand nombre d'organisations fédérales de rétablir constamment leurs rapports avec le Secrétariat;
   • plus de 60,0 % des représentants des organisations fédérales ayant répondu au sondage ont évalué favorablement l'utilité et l'exactitude des conseils reçus. Les répondants étaient toutefois moins positifs au sujet de la cohérence et du caractère opportun des conseils.
3. Les éléments probants concernant la qualité des ébauches des présentations au Conseil du Trésor sont mitigés.

   Bien que les présentations finales soumises au Conseil du Trésor soient jugées de haute qualité, les éléments probants sont mitigés concernant la qualité des présentations soumises par les organisations fédérales au début du processus. Les cotes du CRG attribuées aux présentations au Conseil du Trésor se sont améliorées pendant la ronde V du CRG (à l'exception de la tenue de consultations en temps opportun avec le Secrétariat). Toutefois, moins de 40,0 % des analystes de programme qui ont répondu au sondage étaient d'avis que la qualité générale des ébauches de présentation s'était améliorée. Un nombre important des analystes du Secrétariat ayant participé au sondage (plus de 40,0 % pour la plupart des facteurs⁴⁷) ne croyaient pas que les ébauches des présentations respectaient les normes minimales de qualité.

4. Le Secrétariat ne rend pas compte des coûts du processus des présentations.

   Cette évaluation ne permettait pas de tirer des conclusions sur l'efficacité du processus des présentations compte tenu de l'absence de données sur l'établissement des coûts. Toutefois, les données révèlent qu'environ 40,0 % des analystes du Secrétariat croient que le processus est assez ou très efficace. Parmi les représentants des organisations fédérales, les résultats étaient très similaires.

5. Les efforts déployés par le Secrétariat pour informer les organisations fédérales et ses propres employés des détails du processus des présentations semblent ne pas atteindre les résultats voulus.

   Une proportion de 48,3 % des analystes de programme qui ont répondu au sondage convenaient que les organisations fédérales comprenaient davantage, au fil des ans, les politiques et les processus relatifs aux présentations au Conseil du Trésor. Pour ce qui est des outils de formation offerts par le Secrétariat, les organisations fédérales croient que le Guide est utile. L'information relevée lors des entrevues effectuées et l'examen des documents sur les camps de formation pour les secteurs des programmes indiquent que ces camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur durée (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des présentations au Conseil du Trésor. La moitié des analystes des CE qui ont répondu au sondage ont mentionné que les analystes de programme en sont venus à bien comprendre le processus des présentations au fil des ans.

6. Plutôt que d'utiliser un système centralisé partagé, les analystes du Secrétariat se servent de leurs propres systèmes de classement pour gérer la documentation concernant les présentations au Conseil du Trésor.

   Cette pratique, amplifiée par le taux de roulement des analystes du Secrétariat, représente une lacune en ce qui a trait à la gestion des présentations au Conseil du Trésor. Plus particulièrement, la capacité du Secrétariat de faire le suivi de manière efficace et efficiente des changements dans la charge de travail, de mener une analyse thématique de haut niveau, de prévoir la demande future et d'avoir accès, au besoin, à de l'information archivée est entravée. Il y a également un risque accru de perte d'information. Bien que la protection de l'information représente des défis en soi, l'amélioration de la gestion de l'information concernant les présentations au Conseil du Trésor permettrait d'améliorer la surveillance et le suivi ainsi que le service offert aux ministères clients.

Date de modification : 2010-10-14
 

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