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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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7. Conclusion

Le processus actuel des prsentations au Conseil du Trsor est pertinent, semble tre efficace et comporte des lments positifs cls. Toutefois, il est possible d'amliorer son efficacit et son efficience, grce une combinaison de mesures et d'enqutes plus pousses.

lments positifs

  1. Le processus des prsentations rpond aux besoins du gouvernement en matire de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'valuation d'tablir s'il existe d'autres faons efficaces et efficientes d'arriver aux mmes rsultats.
  2. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations qui sont conformes aux autorisations lgislatives et aux politiques du Conseil du Trsor.
  3. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations appropries.
  4. Les dcisions du Conseil du Trsor semblent reflter largement les conseils du Secrtariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Trsor l'gard de la qualit de ces conseils.

Points amliorer

  1. Le Secrtariat devrait finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final souhait et la tenue de nouvelles tudes.

    Tel qu'il a t mentionn antrieurement dans le rapport, l'quipe charge de l'valuation a labor un rsultat final propos aux fins de l'valuation. Le fait de finaliser et de valider un modle logique comportant un rsultat final clair constituerait une base solide l'gard des activits de mesure du rendement amliores ainsi que d'tudes et de recherches complmentaires.

  2. La plupart des organisations fdrales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont reu des analystes de programme du Secrtariat. Toutefois, certains aspects sont source de proccupation. Ce sont notamment les suivants :
    • le taux de roulement des analystes de programme a une incidence sur le niveau de connaissance des analystes au sujet des organisations fdrales, et il est donc ncessaire pour un grand nombre d'organisations fdrales de rtablir constamment leurs rapports avec le Secrtariat;
    • plus de 60,0 % des reprsentants des organisations fdrales ayant rpondu au sondage ont valu favorablement l'utilit et l'exactitude des conseils reus. Les rpondants taient toutefois moins positifs au sujet de la cohrence et du caractre opportun des conseils.
  3. Les lments probants concernant la qualit des bauches des prsentations au Conseil du Trsor sont mitigs.

    Bien que les prsentations finales soumises au Conseil du Trsor soient juges de haute qualit, les lments probants sont mitigs concernant la qualit des prsentations soumises par les organisations fdrales au dbut du processus. Les cotes du CRG attribues aux prsentations au Conseil du Trsor se sont amliores pendant la ronde V du CRG ( l'exception de la tenue de consultations en temps opportun avec le Secrtariat). Toutefois, moins de 40,0 % des analystes de programme qui ont rpondu au sondage taient d'avis que la qualit gnrale des bauches de prsentation s'tait amliore. Un nombre important des analystes du Secrtariat ayant particip au sondage (plus de 40,0 % pour la plupart des facteurs47) ne croyaient pas que les bauches des prsentations respectaient les normes minimales de qualit.

  4. Le Secrtariat ne rend pas compte des cots du processus des prsentations.

    Cette valuation ne permettait pas de tirer des conclusions sur l'efficacit du processus des prsentations compte tenu de l'absence de donnes sur l'tablissement des cots. Toutefois, les donnes rvlent qu'environ 40,0 % des analystes du Secrtariat croient que le processus est assez ou trs efficace. Parmi les reprsentants des organisations fdrales, les rsultats taient trs similaires.

  5. Les efforts dploys par le Secrtariat pour informer les organisations fdrales et ses propres employs des dtails du processus des prsentations semblent ne pas atteindre les rsultats voulus.

    Une proportion de 48,3 % des analystes de programme qui ont rpondu au sondage convenaient que les organisations fdrales comprenaient davantage, au fil des ans, les politiques et les processus relatifs aux prsentations au Conseil du Trsor. Pour ce qui est des outils de formation offerts par le Secrtariat, les organisations fdrales croient que le Guide est utile. L'information releve lors des entrevues effectues et l'examen des documents sur les camps de formation pour les secteurs des programmes indiquent que ces camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur dure (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des prsentations au Conseil du Trsor. La moiti des analystes des CE qui ont rpondu au sondage ont mentionn que les analystes de programme en sont venus bien comprendre le processus des prsentations au fil des ans.

  6. Plutt que d'utiliser un systme centralis partag, les analystes du Secrtariat se servent de leurs propres systmes de classement pour grer la documentation concernant les prsentations au Conseil du Trsor.

    Cette pratique, amplifie par le taux de roulement des analystes du Secrtariat, reprsente une lacune en ce qui a trait la gestion des prsentations au Conseil du Trsor. Plus particulirement, la capacit du Secrtariat de faire le suivi de manire efficace et efficiente des changements dans la charge de travail, de mener une analyse thmatique de haut niveau, de prvoir la demande future et d'avoir accs, au besoin, de l'information archive est entrave. Il y a galement un risque accru de perte d'information. Bien que la protection de l'information reprsente des dfis en soi, l'amlioration de la gestion de l'information concernant les prsentations au Conseil du Trsor permettrait d'amliorer la surveillance et le suivi ainsi que le service offert aux ministres clients.