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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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8. Recommandations

Les points amliorer dans le processus des prsentations au Conseil du Trsor se rangent dans trois domaines :

  • finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor;
  • faire en sorte que le Secrtariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-mme et des pratiques qui y sont lies et apporte des amliorations au processus lorsque c'est possible;
  • fournir aux analystes du Secrtariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour amliorer l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations.

Finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor

  1. Le Secrtariat devrait finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final et la tenue de nouvelles tudes.

    Comme le rsultat final ne devrait pas exister de faon isole, le Secrtariat devrait diriger, de concert avec des reprsentants des organisations fdrales, l'amlioration de son modle logique du processus des prsentations. Ce modle logique servirait de base :

    1. une vision commune de l'objectif global du processus des prsentations et de son lien avec d'autres processus tels que le processus des MC;
    2. une vision commune du rle que les analystes devraient jouer l'gard des organisations fdrales;
    3. une comprhension commune entre le Secrtariat et les organisations fdrales du rsultat final du processus des prsentations et du type de conseils et de soutien auxquels les organisations fdrales devraient s'attendre de la part des analystes du Secrtariat;
    4. l'valuation du rendement du processus des prsentations et d'autres recherches et tudes cet gard.

Meilleure comprhension du processus des prsentations et des pratiques connexes donnant lieu des amliorations

  1. Le Secrtariat devrait tudier de manire exhaustive les rsultats du sondage sur les conseils donns par ses analystes aux organisations fdrales pendant le processus des prsentations, et y donner suite au besoin.

    La majorit des rpondants des organisations fdrales convenaient que les conseils reus des analystes du Secrtariat sont cohrents et donns en temps opportun. Toutefois, le nombre de rpondants qui n'taient pas d'accord est suffisant pour justifier d'autres travaux de la part du Secrtariat afin de comprendre les facteurs qui gnent la prestation opportune et cohrente de conseils.

  2. Le Secrtariat devrait examiner de quelle faon les enjeux en ressources humaines, plus particulirement le taux de roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des prsentations au Conseil du Trsor et la gestion du savoir.

    Le taux de roulement des analystes de programme est vraisemblablement un facteur important qui sous-tend de nombreux problmes relevs dans la prsente valuation. Ainsi, il est raisonnable de prsumer que le taux de roulement contribue au degr d'insatisfaction dclare des organisations fdrales l'gard des services offerts par les analystes de programme48.

    Au cours de l'valuation, le Secrtariat a men des travaux afin de mieux comprendre les facteurs contribuant au taux de roulement; une recommandation cet gard n'est donc pas formule.

    Outre les mesures que le Secrtariat peut prendre pour faire face au taux de roulement des analystes de programme, il est nanmoins raisonnable de s'attendre ce qu'un important roulement des analystes de programme persiste dans un avenir prvisible. Par consquent, en plus de chercher simplement rduire le taux de roulement, le Secrtariat devrait explorer des faons de rduire son incidence ngative sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Tel qu'il est indiqu ci-aprs (recommandation 6), la mise en œuvre d'un systme efficace de gestion des connaissances et de l'information est un exemple dmontrant comment le Secrtariat pourrait rduire l'incidence ngative du taux de roulement lev.

  3. Le Secrtariat devrait rendre compte des cots de la gestion du processus des prsentations - au moins pour le ministre, sinon pour l'ensemble de l'administration publique.

    En l'absence de donnes compltes et fiables sur les cots, le Secrtariat ne peut valuer entirement la mesure dans laquelle ses propres ressources sont consacres adquatement et efficacement grer le processus des prsentations.

laboration d'outils plus nombreux et amliors pour le processus des prsentations

  1. Le Secrtariat devrait rviser et amliorer au besoin ses activits de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation lies au processus des prsentations au Conseil du Trsor.

    Les proccupations des analystes de programme concernant la capacit des organisations fdrales de produire des prsentations de haute qualit ainsi que l'insatisfaction indique d'une minorit d'organisations fdrales l'gard des conseils fournis dmontrent la ncessit pour le Secrtariat d'examiner le perfectionnement professionnel qu'il offre ses employs ainsi que les activits de formation et de sensibilisation sur le processus des prsentations qu'il offre aux organisations fdrales.

    En cherchant amliorer ses activits de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation, le Secrtariat devrait s'appuyer sur les trois premires recommandations susmentionnes et sur les rsultats prvus de leur mise en œuvre. Il est probable que le fait de finaliser un modle logique pour le processus des prsentations au Conseil du Trsor (recommandation 1), de mieux comprendre l'insatisfaction des organisations fdrales l'gard des services offerts par le Secrtariat (recommandation 2) et de comprendre comment les enjeux relatifs aux ressources humaines ont une incidence sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor (recommandation 3) aidera le Secrtariat comprendre comment amliorer ses communications avec son propre personnel et avec les organisations fdrales au sujet du processus des prsentations.

  2. Le Secrtariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus systmatique l'gard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor.

    tant donn que le processus des prsentations a une structure conventionnelle et qu'il existe des similarits importantes entre certaines prsentations, la mise en œuvre d'un systme efficace de gestion des connaissances peut se traduire par d'importantes amliorations en ce qui a trait l'conomie du processus des prsentations. Une approche systmatique l'gard de la gestion des connaissances permettrait de crer une archive de la mmoire institutionnelle relativement aux prsentations au Conseil du Trsor. Cette mesure permettrait aux analystes du Secrtariat d'avoir accs facilement aux leons apprises et aux pratiques exemplaires rsultant du traitement des prsentations antrieures et de les utiliser.

    La cration d'une banque de mmoire institutionnelle facilement accessible au sujet du processus des prsentations aiderait galement contrer quelques-unes des rpercussions ngatives du taux de roulement lev des analystes au Secrtariat. La mise en place d'un systme efficace de gestion des connaissances et de l'information permettrait de rduire la courbe d'apprentissage des nouveaux analystes et d'attnuer les causes des plaintes des organisations fdrales l'gard des conseils incohrents du Secrtariat.

    Enfin, une approche systmatique pour consigner et extraire l'information sur l'avancement des prsentations actuelles et proposes faciliterait la gestion de la charge de travail relativement au processus des prsentations, contribuant ainsi rduire les surcharges de travail qui se produisent pendant les priodes de pointe pour la production de prsentations.

    Le Secrtariat devrait se rappeler de deux points s'il dcide d'explorer des options en vue d'une approche systmatique l'gard de la gestion des connaissances et de l'information.

    • Le systme de gestion des connaissances et de l'information pour le processus des prsentations doit tre adapt la structure relle du processus des prsentations. Mme s'il est vident que le processus des prsentations au Conseil du Trsor comporte une structure identifiable, il semble ne pas y avoir pour le moment une comprhension commune des dtails au sein du Secrtariat, d'o la ncessit de dcrire le processus.
    • Toute solution propose pour combler les lacunes cernes en matire de gestion de l'information doit rpondre aux besoins de ses utilisateurs, tre applique uniformment et tre ralisable du point de vue des cots et du temps. Il est important de comprendre d'abord pourquoi les outils lectroniques actuels de gestion de l'information pendant le processus des prsentations ne sont pas utiliss entirement par les analystes du Secrtariat. Si l'amlioration des outils actuels s'avre peu pratique ou trop coteuse, les besoins des utilisateurs doivent tre clairement dfinis relativement au processus des prsentations au Conseil du Trsor et des solutions de rechange doivent tre envisages.