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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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6. Constatations

(a) Pertinence

Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor rpond un besoin manifeste et convient au gouvernement fdral?

Le processus des prsentations au Conseil du Trsor s'harmonise bien avec le rsultat stratgique du Secrtariat, c'est--dire que le gouvernement est bien gr et responsable, et des ressources sont attribues pour atteindre des rsultats 25 . Ce rsultat stratgique est cohrent avec les responsabilits des ministres du Conseil du Trsor telles qu'elles sont nonces dans la LGFP, et exprime par consquent le rle du Secrtariat dans la prestation de conseils et de recommandations aux ministres du Conseil du Trsor, par l'entremise du processus des prsentations au Conseil du Trsor. La ncessit d'un processus des prsentations au Conseil du Trsor pour appuyer les ministres est particulirement pertinente, compte tenu de l'objectif rcent vers les dpenses responsables et le renouvellement du systme de gestion des dpenses qui inclut l'examen stratgique des dpenses de programmes directes de tous les ministres et organismes du gouvernement du Canada en vue de raffecter les fonds de programmes peu prioritaires et peu performants de plus grandes priorits.

Selon le Guide :

L'amlioration de la qualit des renseignements et la responsabilit l'gard des rsultats constituent les lments cls de la nouvelle approche de gestion pangouvernementale des dpenses. Cette approche soutient la gestion des rsultats en tablissant clairement les responsabilits des ministres afin que soient mieux dfinis les rsultats prvus des programmes existants et des nouveaux programmes. Elle appuie le processus dcisionnel ax sur les rsultats en veillant ce que tous les nouveaux programmes soient bien et entirement intgrs aux programmes existants, grce un examen de l'ensemble des dpenses, afin d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds. Finalement, elle soutient les rapports l'gard de rsultats en amliorant la qualit des rapports soumis au Parlement par les ministres et pour l'ensemble du gouvernement26.

Cette citation dcrit le besoin manifeste que le processus des prsentations au Conseil du Trsor vise combler. Essentiellement, pour assurer la saine gestion des programmes publics, le gouvernement doit avoir des rgles, des pratiques et des processus qui :

  • tablissent clairement les responsabilits des organisations fdrales afin de dfinir les rsultats prvus;
  • permettent de s'assurer que tous les nouveaux programmes sont bien intgrs aux programmes existants;
  • permettent de s'assurer que toutes les dpenses sont conformes l'engagement du gouvernement d'assurer une utilisation efficiente, efficace et optimale des fonds;
  • amliorent la qualit des rapports soumis au Parlement par les ministres et pour l'ensemble du gouvernement.

Dans le cadre de l'valuation de la pertinence, la principale question de l'valuation est de savoir si le processus des prsentations au Conseil du Trsor peut satisfaire ou non ces exigences. La question savoir si le processus satisfait rellement ces exigences est traite dans l'valuation de l'efficacit. La question de savoir si et dans quelle mesure les autres processus ou mcanismes permettraient de satisfaire ces exigences ne relve pas de cette valuation.

L'examen des documents effectu dans le cadre de la prsente valuation ainsi que les entrevues effectues mnent la conclusion que le processus des prsentations au Conseil du Trsor rpond aux besoins manifestes du gouvernement relativement la saine gestion publique. Tel qu'il a t susmentionn, le processus des prsentations vise s'assurer que les normes minimales sont respectes sur :

[…] la manire dont l'organisation fdrale mnera bien l'initiative stratgique, sur les raisons pour lesquelles la mthode de mise en œuvre propose est la meilleure dans les circonstances, sur la manire dont le projet contribuera des objectifs pangouvernementaux comme la responsabilisation, la transparence et l'interoprabilit de l'information, sur les rsultats attendus et les produits prvus, en conformit avec la Structure de gestion, des ressources et des rsultats (SGRR) de l'organisation, de mme que sur les modalits de surveillance et d'valuation au moyen desquelles cette dernire s'assurera que le programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques viss, ce qui comprend des rapports d'tape sur les rsultats et les gains d'efficience prvus ainsi que sur les chanciers et les cots anticips27.

D'aprs les rsultats des entrevues, les perceptions gnrales au sujet de l'objectif du processus des prsentations taient habituellement en accord avec cette description officielle tire du Guide.

La description officielle du processus des prsentations au Conseil du Trsor est bien harmonise avec les besoins du gouvernement en vue d'une saine gestion publique.

(b) Efficacit

Dans quelle mesure le processus des prsentations au Conseil du Trsor a-t-il produit les rsultats escompts?

Idalement, la prsente valuation permettrait d'analyser l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor par rapport son incidence sur le rsultat final du modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation des fins d'valuation, c'est--dire, la mise en œuvre du programme permet d'atteindre les objectifs stratgiques dfinis par le Cabinet de la faon la plus conomique possible et de remplir les obligations du gouvernement en matire de transparence, de responsabilisation et de prudence . Toutefois, il y aurait des problmes de mthodologie et de collecte de donnes lorsqu'on essaierait de lier directement le processus des prsentations au Conseil du Trsor ce rsultat final, et ces problmes ne pourraient tre rgls en respectant les contraintes de cette valuation au chapitre de la porte, de l'chancier et des ressources. La prsente valuation porte sur l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor relativement aux rsultats immdiats et intermdiaires prciss dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation. Si l'valuation conclut que le processus des prsentations au Conseil du Trsor contribue efficacement et grandement l'atteinte de ces objectifs, il serait raisonnable de conclure que le processus des prsentations apporte galement une contribution importante au rsultat final.

Par consquent, l'valuation a port sur les questions suivantes :

  1. Les employs des organisations fdrales et du Secrtariat ont-ils dmontr au fil des ans une meilleure comprhension des lments des prsentations au Conseil du Trsor, des politiques et du processus connexes?
  2. Le Secrtariat offre-t-il des services qui permettent aux organisations fdrales de faire en sorte que les bauches des prsentations soient conformes aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trsor?
  3. Le processus d'examen des prsentations au Conseil du Trsor du Secrtariat permet-il de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement?
  4. Les dcisions du Conseil du Trsor sont-elles claires et conformes aux conseils, aux directives et aux recommandations fournis par les analystes du Secrtariat?
  5. Des mcanismes sont-ils en place pour veiller ce que les dcisions du Conseil du Trsor soient excutes?
  6. Quel est le niveau de qualit des prsentations au Conseil du Trsor?

(i) Comprhension du processus des prsentations au Conseil du Trsor (question d'valuation 1)

La majorit des participants au sondage dans les trois catgories (83,3 % des analystes de programme, 76,9 % des analystes des CE et 83,0 % des reprsentants d'organisations fdrales) croyaient qu'ils comprenaient trs bien le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Il n'y avait aucune corrlation entre la dure de la priode en poste d'un rpondant et sa perception de sa comprhension du processus.

Les rpondants au sondage ont valu la comprhension par leurs collgues du processus des prsentations au Conseil du Trsor moins favorablement qu'ils ont valu la leur (tableau 5). Par exemple, 83,0 % des reprsentants des organisations fdrales croyaient qu'ils comprenaient trs bien le processus, tandis que moins de 50,0 % des analystes de programme croyaient que c'tait vrai. Il y avait une divergence semblable d'opinions entre les analystes de programme et des CE au sein du Secrtariat. Chaque groupe de personnes interviewes a indiqu qu'il fallait plus de formation pour l'autre groupe.

Tableau 5 : valuation de la comprhension du processus des prsentations au Conseil du Trsor
En accord - % Analystes de programme Analystes de CE Rpondants d'organisations fdrales
Je comprends trs bien le processus des prsentations au Conseil du Trsor. 83,3
n=60
s.o. s.o.
Je comprends trs bien les lments des prsentations au Conseil du Trsor, les politiques et le processus connexes. s.o. 76,9
n=65
83,0
n=94
Les reprsentants des organisations fdrales avec lesquels je travaille ont dmontr, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les lments des prsentations au Conseil du Trsor, les politiques et le processus connexes. 48,3
n=58
s.o. s.o.
Les analystes de programme avec lesquels je travaille ont dmontr, au fil des ans, qu'ils comprennent mieux les lments des prsentations au Conseil du Trsor, les politiques et le processus connexes. s.o. 50,0
n=62
s.o.

Nonobstant ce qui prcde, il convient de noter que parmi les 12 entrevues menes avec des organisations fdrales, les 4 organisations fdrales prsentant un taux de rponse lev croyaient que leurs analystes comprenaient trs bien le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Les rsultats taient mitigs chez les organisations fdrales prsentant un taux de rponse modr et faible qui ont t interviews. Elles ont indiqu que le degr de comprhension pouvait varier selon l'analyste qui leur tait affect.

Les donnes sur les RH et les rsultats du sondage ont montr qu'environ les deux tiers des analystes de programme taient en poste depuis deux ans ou moins, ce qui peut expliquer, du moins en partie, les perceptions externes de la connaissance relativement faible du processus des prsentations par les analystes de programme.

(ii) Qualit des outils, du soutien et des services offerts par le Secrtariat (questions d'valuation 2 5)

Formation. Pour valuer les outils, le soutien et les services offerts par le Secrtariat, l'quipe charge de l'valuation a examin les documents sur les camps de formation l'intention des analystes de programme et ses directives sur les prsentations au Conseil du Trsor, soit le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor. De plus, l'quipe charge de l'valuation a demand si les cours sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor provenaient de l'cole de la fonction publique du Canada.

Le Secrtariat offre des camps de formation aux secteurs des programmes et ces camps ont obtenu des notes positives dans l'ensemble. Ils sont jugs utiles puisqu'ils offrent un aperu gnral de ce que les analystes des programmes devraient savoir. Toutefois, dans les formulaires de commentaires remplis aprs les camps de formation28 et lors des entrevues, les analystes du Secrtariat ont indiqu que les camps de formation ne sont pas offerts assez souvent et que leur dure (deux jours) ne permet pas une analyse suffisante du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Comme l'a indiqu un participant un camp de formation, nous pourrions avoir davantage de formation pratique .

Les participants l'valuation ont galement indiqu que :

  • Le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor du Secrtariat est considr comme un outil utile.
  • L'cole de la fonction publique du Canada offre des cours sur le processus des prsentations au Conseil du Trsor. Bien que seulement le tiers ou moins des reprsentants des organisations fdrales aient assist ces cours, la majorit jugeait les cours utiles. Ceux qui n'ont pas assist aux cours ont indiqu que les cots et les listes d'attente constituaient les obstacles principaux.
  • Le Secrtariat offre lui-mme des activits d'apprentissage aux organisations fdrales au sujet du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Certains secteurs du Secrtariat offrent ces cours aussi souvent que quatre fois par anne. Un examen dtaill de ces cours n'a pas t men.

Relations entre les analystes du Secrtariat et les organisations fdrales. Les rsultats du sondage ont montr que des efforts sont dploys en vue de favoriser de bonnes relations de travail entre les analystes de programme et les organisations fdrales. Presque tous les analystes de programme qui ont rpondu au sondage (91,6 %) ont dclar qu'ils communiquent rgulirement avec les organisations fdrales peu importe si une prsentation est actuellement en voie d'laboration ou de traitement. Tous les analystes de programme interviews ont mentionn qu'ils ont des relations productives et positives avec les organisations fdrales. Toutefois, il est important de souligner que lorsqu'on leur demande comment ils caractriseraient leurs rapports avec des employs dans les organisations fdrales, les analystes du Secrtariat n'ont pas mentionn les trois rles dfinis dans le programme de changement : catalyseur, agent de remise en question et champion.

Pour leur part, les organisations fdrales ont indiqu que leurs rapports avec les analystes de programme sont gnralement bons ou qu'ils se sont amliors. Presque toutes les organisations fdrales ayant rpondu ont indiqu qu'ils savent qui consulter au sein du Secrtariat au sujet de leurs prsentations.

Pertinence29 des prsentations au Conseil du Trsor mises de l'avant. Les analystes du Secrtariat ont un rle jouer l'tape prcdant la prsentation, lorsque les organisations fdrales examinent la possibilit de soumettre une prsentation. D'entre de jeu, les organisations fdrales voudront peut-tre obtenir des commentaires rapidement pour confirmer l'orientation de leur prsentation ventuelle ou pour confirmer qu'une prsentation est effectivement ncessaire. D'aprs les entrevues, 58,0 % des organisations fdrales cherchent obtenir de l'aide prcdant la prsentation, en particulier lorsque la prsentation est complexe ou perue comme prsentant un risque lev30 . Les conseils offerts par le Secrtariat l'tape prcdant la prsentation visent notamment aider les organisations fdrales prendre des dcisions claires, savoir s'il faut soumettre ou non une prsentation. On suppose qu'en l'absence de tels conseils, les organisations fdrales soumettraient un plus grand nombre de prsentations inutiles qui reprsenteraient un fardeau pour le Secrtariat et le Conseil du Trsor, rduisant ainsi l'efficacit du processus des prsentations. Par consquent, la pertinence des prsentations a t juge comme un indicateur de l'-propos et de la qualit des services du Secrtariat l'tape prcdant la prsentation31.

On a demand aux analystes du Secrtariat qui ont rpondu au sondage de se prononcer sur la pertinence des prsentations (tableau 6 32)33. Environ 40 % des analystes de programme ayant rpondu au sondage ont indiqu qu'ils ont reu des bauches de prsentation l'tape prcdant la prsentation ( titre d'indication prliminaire) pour des initiatives qui, dans les faits, ne ncessitaient pas de prsentation. Le point de vue des analystes des CE tait semblable.

Tableau 6 : Commentaires au sujet des bauches soumises qui ne ncessitaient pas une prsentation au Conseil du Trsor
Des bauches ont-elles t partages? Analystes des CE Analystes de programme
n= taille de l'chantillon n=64 n=59
Oui 45,3 40,7
Non 20.3 40.7
Ne sais pas 34,4 18,6

Le Secrtariat a t il t consult au pralable? Analystes des CE Analystes de programme
n= taille de l'chantillon n=29 n=24
Oui 44,8 62,5
Non 10.3 25.0
Ne sais pas 44,8 12,5

Des bauches ont-elles t soumises? Analystes des CE Analystes de programme
n= taille de l'chantillon n=65 n=58
Oui 10,8 19,0
Non 36.9 55.2
Ne sais pas 52,3 25,9

On a galement demand aux analystes du Secrtariat la frquence laquelle les organisations fdrales soumettent des bauches de prsentation aux fins d'analyse formelle (et non pas simplement pour demander des commentaires informels au sujet d'une version prliminaire). cette tape-ci, un nombre beaucoup moins lev d'analystes (19,0 % des analystes de programme et 10,8 % des analystes des CE) croyaient que des bauches inappropries taient soumises. La diminution du nombre de prsentations inutiles entre l'tape laquelle le Secrtariat offre des directives prliminaires et l'tape laquelle une prsentation est officiellement soumise suggre que le Secrtariat a une incidence positive sur la rduction du nombre de prsentations non pertinentes.

Pertinence, uniformit, utilit et temps opportun des conseils du Secrtariat. Les personnes interviewes ont indiqu des facteurs qui, selon elles, avaient une influence positive ou ngative sur l'uniformit, la pertinence et le temps opportun des conseils offerts par le Secrtariat aux organisations fdrales pendant le processus des prsentations.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interviewes, une influence positive taient les suivants :

  • les analystes du Secrtariat disposant de suffisamment de temps pour examiner les prsentations et comprendre leur contexte;
  • la planification des tlconfrences hebdomadaires entre le Secrtariat et les organisations fdrales;
  • la disponibilit des processus de validation formels et informels des prsentations (p. ex., rdiger des prsentations aux fins d'tude formelle plutt que demander des commentaires informels au Secrtariat au sujet de la version prliminaire);
  • au sein des organisations fdrales, la disponibilit d'un processus d'assurance de la qualit et d'une base de donnes pour faire le suivi des conseils offerts par le Secrtariat.

Les facteurs ayant, de l'avis des personnes interviewes, une influence ngative taient les suivants :

  • le taux de roulement lev chez les analystes de programme;
  • le manque d'accs direct par les organisations fdrales des analystes des CE et le manque d'information quant au dlai requis par les analystes des CE pour examiner les prsentations (tel qu'il est dclar lors d'une entrevue : Le processus semble se dtriorer lorsqu'un analyste doit consulter d'autres analystes […]
    [j]'ai reu des conseils et aprs la deuxime bauche, j'ai reu des conseils contradictoires lorsque l'bauche a t soumise un groupe diffrent );
  • la charge de travail des analystes de programme et les limites subsquentes de leur disponibilit pour examiner les prsentations. (Selon une personne : La capacit […] au […] Secrtariat, notamment pour ce qui est des nouvelles exigences imposes aux analystes du Secrtariat comme un examen stratgique, est un dfi important dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Les examens stratgiques ont entran une nouvelle charge de travail, mais de nouveaux employs n'ont pas t recruts ).

On a demand aux rpondants au sondage si le processus d'examen des prsentations permet de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. Une grande majorit de rpondants de chaque groupe ont convenu que c'tait le cas (tableau 7).

Tableau 7 : valuation du processus d'examen des prsentations
En accord - % Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=62 n=94
En gnral, le processus d'examen des prsentations au Secrtariat permet de s'assurer que les prsentations au Conseil du Trsor sont conformes aux autorisations et aux politiques du gouvernement. 91,5 79,0 79,1

Toutefois, lorsqu'on a demand aux rpondants au sondage si les services fournis par les analystes permettent aux organisations fdrales de prparer des bauches de prsentations qui se conforment aux autorisations, aux politiques et aux orientations du Conseil du Trsor, des points de vue divergents ont t exprims. Tandis que les reprsentants des organisations fdrales et les analystes de programme qui ont rpondu prsentaient un pourcentage d'accord trs similaire comme l'indique leur rponse la question mentionne prcdemment et illustre dans le tableau 7, seulement 49,2 % des analystes des CE taient d'accord. Cette divergence dcoule peut-tre du fait que les analystes de programme agissent comme point de contact unique des organisations fdrales, ce qui fait que les analystes des CE ne sont pas toujours consults l'tape prcdant la prsentation.

Conseils et directives du Secrtariat aux organisations fdrales. Les rsultats du sondage (tableau 8) rvlent que la majorit des rpondants des organisations fdrales convenaient que les analystes du Secrtariat fournissaient des conseils cohrents, prcis, utiles et en temps opportuns. En ce qui concerne ceux qui taient en dsaccord, ce sont les lments de cohrence et le caractre opportun des conseils qui prsentaient les niveaux d'accord les moins levs tant chez les reprsentants des organisations fdrales que chez les analystes de programme. Plus prcisment :

  • Un peu plus de la moiti (soit 55,3 %) des rpondants au sondage des organisations fdrales convenaient que les conseils des analystes de programme sont cohrents l'tape d'examen de la prsentation. Quelque 27,7 % des autres rpondants ont indiqu que ce n'est pas le cas, tandis que les autres rpondants des organisations fdrales ont fourni une rponse neutre ou ne savaient pas. Les analystes de programme qui ont rpondu taient lgrement plus d'accord, 62,7 % ayant indiqu que les conseils taient cohrents.
  • De mme, 54,3 % des reprsentants des organisations fdrales ont convenu que les analystes du Secrtariat donnaient des conseils opportuns l'tape de l'examen, tandis que 22,3 % n'taient pas d'accord.
  • Prs des deux tiers des reprsentants des organisations fdrales ont convenu que les conseils donns par les analystes du Secrtariat sont exacts et utiles.

Il importe de noter que les enjeux relatifs au caractre opportun et la cohrence des conseils sont reconnus l'interne par le Secrtariat, et non seulement par les organisations fdrales.

Tableau 8 : Points de vue des rpondants au sondage sur la qualit des conseils et de l'interprtation du Secrtariat - tape de l'examen
En accord - % Analystes de programme Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=94
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils cohrents l'tape de l'examen. 62,7 55,3
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils prcis l'tape de l'examen. 79,7 61,7
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils utiles l'tape de l'examen. 86,4 62,8
Les analystes du Secrtariat donnent des conseils opportuns l'tape de l'examen. 60,0 54,3

Les consultations tenues avec les cadres suprieurs ont soulign l'utilit du travail effectu par le Secrtariat avec les organisations fdrales l'tape prcdant la prsentation. Toutefois, on a relev les aspects suivants amliorer :

  • Clart des exigences du processus - Certaines organisations fdrales n'indiquent pas clairement ce qui est particulirement exig dans leurs prsentations et pourquoi cette question varie d'une prsentation l'autre (p. ex., quel moment un document est-il considr une premire bauche ).
  • Interprtation des rgles et des directives du processus - Certaines organisations fdrales ont prouv de la frustration dans des situations o les rgles et les directives du processus des prsentations taient rigoureusement appliques, mais pas toujours selon leur esprit et leur intention (p. ex., traitement acclr par rapport des prsentations urgentes ou en retard).
  • Relations de travail entre le Secrtariat et les organisations fdrales - Il serait possible d'amliorer le travail prcdant la prsentation grce au renforcement des relations de travail entre les analystes de programme et les organisations fdrales.
  • Accessibilit des analystes des CE - Il a t mentionn que le manque d'accs direct par les organisations fdrales des analystes des CE peut, dans certains cas, entraver leur capacit de prparer des bauches de prsentation de qualit.

Dlai suffisant pour transmettre des commentaires au sujet des prsentations. Le temps requis pour terminer le processus d'examen des prsentations peut varier considrablement selon les caractristiques des prsentations. Le Guide conseille aux organisations fdrales de prvoir au moins six semaines34 pour le processus des prsentations, et il indique qu'il n'est pas inhabituel que le processus dure plus de six semaines. Les rsultats du sondage (tableau 9) indiquent que le processus prend habituellement entre huit et dix semaines, ce qui semble indiquer que le Guide tablit des attentes irralistes qui pourraient causer la frustration pour un employ qui utilise pour la premire fois le processus35.

Tableau 9 : Comparaison des perceptions du temps requis pour examiner les prsentations au Conseil du Trsor
Total Analystes de programme Analystes de CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=53 n=49 n=85
Nombre moyen de semaines 8,5 10,3 8,9

On a demand aux analystes du Secrtariat s'ils avaient suffisamment de temps pour examiner les bauches de prsentations de manire adquate. Un nombre important - qui ne reprsentait toutefois pas la majorit - d'analystes de programme et d'analystes des CE (42,5 % et 49,2 % respectivement) ont indiqu qu'ils n'avaient pas suffisamment de temps.

Les participants la sance de travail des SMA ont affirm que le systme acclr utilis par le Secrtariat pour traiter de manire prioritaire certaines prsentations est un autre facteur ayant une incidence sur le temps dont disposent les analystes du Secrtariat pour examiner les prsentations36 . Selon eux, ce facteur cause des retards incontrlables pour les prsentations qui ne font pas l'objet d'un traitement acclr. Cependant, dans les discussions avec les cadres suprieurs du Secrtariat, on a fait remarquer qu'il n'y a pas de systme officiel pour le traitement acclr des prsentations. Nanmoins, il est vrai que certaines prsentations peuvent tre traites en priorit en raison de situations urgentes qui exigent qu'elles passent devant les autres . Il est la discrtion du prsident du Conseil du Trsor de dterminer si une prsentation doit tre traite en priorit; la dcision est habituellement prise la suite de ngociations avec le ministre responsable de la prsentation. Des consultations entre les reprsentants du Secrtariat et les organisations fdrales responsables sur l'importance du facteur temps dans leurs propositions sont tenues rgulirement. Habituellement, les dcisions concernant le traitement prioritaire ne sont pas transmises aux organisations fdrales dont les prsentations peuvent tre dplaces.

Mesure selon laquelle les commentaires des analystes du Secrtariat sont pris en compte dans les prsentations finales au Conseil du Trsor. La plupart des analystes du Secrtariat ont indiqu que leurs conseils sont pris en compte dans les prsentations finales qui sont soumises au Conseil du Trsor. Quelques-uns ont soulign que si leurs conseils n'taient pas pris en compte, ils peuvent recommander que des conditions soient imposes dans la prsentation ou qu'une remarque soit ajoute dans le prcis. Les rsultats du sondage ont t semblables, soit 86,6 % des analystes de programme et 71,2 % des analystes des CE ayant rpondu ont indiqu que, selon eux, leurs conseils taient pris en compte dans la prsentation finale.

Cette affirmation a t confirme par les reprsentants des organisations fdrales qui ont indiqu qu'ils intgrent tous ou presque tous les commentaires transmis par les analystes du Secrtariat. Certains ont soulign que s'ils ne sont pas d'accord avec des conseils, ils consultent davantage afin de rsoudre la question. Toutefois, une petite minorit (18,0 %) des reprsentants des organisations fdrales ont affirm qu'ils intgrent les commentaires du Secrtariat en raison des contraintes de temps et du pouvoir qu'ils peroivent du Secrtariat et non pas parce qu'ils taient d'accord avec eux.

Mesure selon laquelle les dcisions finales du Conseil du Trsor refltent les recommandations du Secrtariat. Lorsque l'analyste de programme est d'avis que la prsentation est termine, il rdige un prcis qui renferme des recommandations au Conseil du Trsor. Les recommandations font l'objet de discussions et d'une entente au Comit de la stratgie du Secrtariat, qui est prsid par le secrtaire avec la participation de secrtaires adjoints du Secrtariat. Le secrtaire adjoint concern prsente alors au Conseil du Trsor un expos au sujet du prcis. Bien que le Secrtariat n'ait aucun pouvoir sur les dcisions du Conseil du Trsor, celles-ci refltent habituellement ses recommandations. Les donnes du sondage effectu auprs des analystes de programme semblent indiquer que les dcisions du Conseil du Trsor sont conformes aux recommandations du Secrtariat 82,2 % du temps.

Gestion de l'information. Lorsque le Conseil du Trsor prend une dcision, le Secrtariat enregistre la dcision et la communique officiellement au sous-ministre de l'organisation responsable dans les 15 jours civils qui suivent. Bien que les analystes de programme ne soient pas tenus officiellement de le faire, ils informeront habituellement, par courtoisie, l'organisation fdrale de la dcision du Conseil du Trsor et ce, de vive voix. Cette information est transmise ds que possible, gnralement le jour suivant la dcision du Conseil du Trsor37 . Bien que la plupart des organisations fdrales n'aient pas relev de problme du point de vue du moment choisi pour communiquer les dcisions du Conseil du Trsor, il convient de noter que le tiers des reprsentants des organisations fdrales ne croyaient pas que les dcisions du Conseil du Trsor leur taient communiques en temps opportun.

Parmi les analystes de programme et les analystes des CE interviews, bon nombre ont indiqu qu'ils utilisent leur propre systme de classement pour les prsentations au Conseil du Trsor. La plupart d'entre eux conservent une copie papier de la dcision pendant un certain temps. Par la suite, les documents sont archivs ou envoys au Centre des prsentations au Conseil du Trsor. Certains analystes ont mentionn qu'ils utilisent le Systme de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)38 , mais la plupart des analystes de programme ont dclar que le systme est difficile utiliser. Les cadres suprieurs ont fait observer qu'un dpt central pour l'information concernant les prsentations faciliterait normment leur travail.

Les entrevues et les rsultats du sondage ont rvl qu'il n'y a aucun systme officiel au Secrtariat pour faire le suivi des conditions rattaches aux prsentations au Conseil du Trsor.

Il faut souligner que le systme de suivi des prsentations (SSP) tenu par le Centre des prsentations au Conseil du Trsor produit l'ordre du jour des runions du Conseil du Trsor et indique si des conditions sont jointes ou non une prsentation. Une personne interviewe a fait remarquer que chaque semaine, les analystes de programme demandent au Centre des prsentations au Conseil du Trsor des renseignements gnraux au sujet des prsentations au Conseil du Trsor, ce qui indique l'utilit ventuelle d'un dpt central d'information sur les prsentations au Conseil du Trsor. En outre, le systme pourrait servir suivre la mise en œuvre des conditions.

Le Secrtariat avait mis au point le Systme d'information sur la gestion des dpenses (SIGD) en partie pour produire en temps opportun une seule srie de donnes financires et non financires compltes, uniformes et exactes et un processus de gestion des dpenses de bout en bout normalis et automatis. Cela devait permettre d'accrotre la surveillance, le reprage et le suivi de l'information, ce qui permettrait d'appuyer l'amlioration de l'analyse et de la prise de dcisions. Il devait en rsulter une gestion plus efficace du processus des crdits et des budgets du gouvernement39.

Lorsque le projet de renouvellement des systmes du Service du budget (RSSB) a t lanc (deuxime tape du SIGD), des fonctions ont t mises au point pour rpondre aux besoins des secteurs des programmes concernant les prsentations au Conseil du Trsor, y compris le suivi des conditions. Toutefois, ces fonctions n'ont pas encore t mises en œuvre. Les secteurs des programmes maintiennent que ces fonctions ne rpondaient pas leurs besoins oprationnels. Des entrevues subsquentes ont laiss supposer que cela peut tre attribuable, en partie, au fait que les secteurs des programmes du Secrtariat n'ont pas entirement analys et mis en correspondance leurs propres processus oprationnels.

(iii) Qualit des prsentations (question d'valuation 6)

Tel qu'il est indiqu dans le modle logique labor par l'quipe charge de l'valuation, l'hypothse qui suit sous-tend la participation du Secrtariat au processus des prsentations tel qu'il existe en ce moment : les outils de sensibilisation et de formation combins la prestation de conseils judicieux aux organisations fdrales devraient contribuer la qualit des prsentations au Conseil du Trsor et leur qualit devrait s'amliorer de faon constante au fil du temps.

Tableau 10 : Perception des analystes de programme l'gard du changement dans la qualit gnrale des prsentations
valuation %
n=taille de l'chantillon n=59
Considrablement moins bonne 3,4
Un peu moins bonne 8,5
Aucun changement (ni meilleure ni pire) 50,8
Un peu meilleure 32,2
Considrablement meilleure 5,1

Changements globaux dans la qualit des prsentations. On a demand aux analystes de programme si la qualit gnrale des prsentations au Conseil du Trsor avait chang pendant qu'ils taient en poste au Secrtariat (tableau 10). Bien que la moiti des rpondants aient indiqu que la qualit n'avait pas chang, un peu plus du tiers des analystes de programme (37,3 %) ont indiqu que la qualit des prsentations s'tait amliore, alors qu'environ un sur dix (11,9 %) a fait observer que leur qualit s'tait dtriore. Environ la moiti des analystes de programme n'ont soulign aucun changement important. Cependant, l'utilit de ces donnes est limite puisque la plupart des analystes du Secrtariat qui ont pris part au sondage taient en poste depuis tout au plus deux ans. De plus, il convient de noter que l'valuation ne couvrait pas les prsentations au Conseil du Trsor ni les prcis connexes du point de vue de la qualit.

Cote du Cadre de responsabilisation de gestion. Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) s'articule autour de dix lments cls qui noncent les attentes du Conseil du Trsor envers les cadres suprieurs de la fonction publique en matire de saine gestion de la fonction publique40 . Dans le cadre de l'un de ces lments cls, Politiques et programmes, le Secrtariat value la qualit de l'analyse dans les prsentations au Conseil du Trsor en fonction des critres suivants :

  1. exactitude et fiabilit des renseignements l'appui;
  2. qualit, pertinence et validit de l'analyse;
  3. consultations en temps opportun avec le Secrtariat;
  4. prsence d'un processus de contrle de la qualit et degr de rigueur et d'efficacit de ce processus.

Les cotes du CRG des organisations fdrales ont t analyses pour les rondes IV et V du CRG. Les valuations du CRG indiquent que la qualit gnrale de l'analyse dans les prsentations au Conseil du Trsor s'est amliore entre la ronde IV et la ronde V. Bien que le rendement se soit amlior par rapport aux lments 1, 2 et 4 mentionns prcdemment, le rendement par rapport aux consultations en temps opportun avec le Secrtariat a en fait diminu, ce qui appuie les premires constatations l'gard de la pertinence du temps disponible pour la participation. Encore une fois, l'utilit de ces donnes est limite puisque seuls les rsultats sur une priode de deux ans taient disponibles au moment de la collecte de donnes et que les critres d'valuation ont t modifis lgrement pour la ronde V41.

Opinions des analystes du Secrtariat au sujet de la qualit des prsentations. Aux fins de la prsente valuation, les analystes du Secrtariat ont indiqu les principaux critres, selon eux, d'une prsentation au Conseil du Trsor de haute qualit. Ils ont mentionn les critres suivants :

  • observation du Guide;
  • dtermination des risques et des stratgies d'attnuation des risques;
  • tenue des consultations requises l'interne;
  • demande d'autorisations appropries;
  • prsentation d'un niveau de justification appropri;
  • renseignements exacts;
  • dpt en temps utile des prsentations;
  • clart.

Comme le dmontre le tableau 11, bien que le point de vue exprim ne soit pas celui de la majorit, un nombre important d'analystes du Secrtariat ont indiqu que les prsentations ne respectaient pas ces critres. Cette constatation appuie des constatations antrieures concernant la divergence d'opinions relatives la solide comprhension qu'ont les analystes du Secrtariat et les organisations fdrales du processus des prsentations (voir le sous-alina 6(b)(i)).

Tableau 11: valuation des documents prsents aux fins d'examen
Cote moyenne (%) Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=56 n=85
Il semble que les responsables ont termin leurs consultations internes42. 57,3 55,1 83,1
Les prsentations ont t soumises suffisamment l'avance pour que les analystes du Secrtariat puissent les examiner. 57,5 50,8 83,0
Les responsables ont suivi le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor. 56,7 62,7 83,7
Les risques et les stratgies d'attnuation des risques ont t dtermins. 59,5 52,5 76,4
Les autorisations adquates ont t demandes. 60,2 61,9 90,3
Le niveau de justification tait appropri. 54,7 55,9 89,8
La prsentation renfermait des renseignements exacts (p. ex., des tableaux financiers exacts). 54,2 54,3 90,8
Les prsentations ont t rdiges de faon claire. 51,4 60,6 88,3

(c) conomie

Est-ce que le processus des prsentations au Conseil du Trsor utilise la quantit minimale de ressources requises pour obtenir les rsultats escompts?

Tel qu'il est mentionn dans la section sur la porte, cette valuation tait limite au processus actuel des prsentations utilis pour soutenir les ministres du Conseil du Trsor, et ne couvrait pas ce processus en regard d'autres mcanismes permettant d'offrir ce soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, cet examen n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes que le Secrtariat pourrait tudier. La question de l'conomie couvrait donc uniquement les ressources requises pour atteindre les rsultats escompts dans le contexte du processus actuel. Une comparaison d'autres mcanismes ou processus et du cot estimatif de ces processus n'a pas t faite.

(i) Ressources affectes au processus des prsentations

Cot du processus

Tel qu'il est indiqu prcdemment dans le rapport, le cot du processus des prsentations au Conseil du Trsor au sein du Secrtariat n'a pu tre calcul. Cependant, le niveau rpandu d'efforts et d'intrt l'gard des activits lies aux prsentations tablit clairement que le processus reprsente l'une des fonctions cls du Secrtariat. L'valuation peut tablir au moyen des donnes probantes tires des entrevues que le processus des prsentations au Conseil du Trsor est considr comme une fonction essentielle par les cadres suprieurs du Secrtariat. Conformment cette constatation, le niveau d'efforts consacrs cette fonction dans les secteurs des programmes et les centres d'expertise est important. Il y a environ 135 analystes de programme au sein du Secrtariat qui agissent comme guichets uniques de prestation de conseils auprs des organisations fdrales et qui aident les ministres du Conseil du Trsor prendre des dcisions concernant les prsentations. Selon leurs rponses au sondage (60 rponses), les analystes de programmes consacrent en moyenne 73,0 % de leur temps des activits lies aux prsentations au Conseil du Trsor. Les analystes de programme, qui agissent comme guichet unique, consultent leur tour des analystes des CE du Secrtariat pour donner des conseils coordonns aux organisations fdrales et soutenir les conseils donns aux ministres du Conseil du Trsor. Quelque 181 analystes des CE du Secrtariat ont t consults par des analystes de programme au cours des 5 dernires annes; selon leurs rponses au sondage (66 rponses), les analystes des CE estiment qu'en moyenne 60,0 % de leur temps est consacr des prsentations au Conseil du Trsor43 . Une tude distincte permettant d'tablir le cot total du processus des prsentations s'impose peut-tre.

Utilisation des ressources humaines

Le nombre d'analystes des chelons suprieurs participant au processus des prsentations au Conseil du Trsor a diminu au cours des dernires annes. En 2004, 60,0 % des ES travaillant dans les secteurs des programmes occupaient des postes de ES-06 ou ES-07, comparativement environ 50,0 % en 2008. Bien que la proportion de ES-01, ES-02 et ES-03 participant au processus est demeure relativement constante, la proportion de ES-04 et ES-05 a augment, passant d'environ 32,0 % environ 43,0 % pendant la mme priode (figure 2). Il convient de noter que ces statistiques ne tiennent pas compte des efforts des cadres suprieurs tout au long du processus.

Figure 2 : Changement dans le nombre d'employs subalternes comparativement au nombre de cadres suprieurs

Figure 2 : Changement dans le nombre d'employs subalternes comparativement au nombre de cadres suprieurs

Temps consacr par les analystes. Les analystes de programme indiquent qu'ils consacrent en moyenne 72,6 % de leur temps des activits ayant trait aux prsentations au Conseil du Trsor. Comme l'indique le tableau 12 44 , ils consacrent relativement peu de temps aux conseils et aux consultations prcdant les prsentations, ce qui corrobore les commentaires des cadres suprieurs indiquant que les communications interministrielles et au sein des ministres ne sont pas adquates au dbut du processus des prsentations.

Tableau 12: Proportion du temps consacr par les analystes aux tapes du processus des prsentations
% Conseils et consultation prcdant les prsentations Examen et consultation au sujet des prsentations Sances d'information et prparation des documents d'information Autres activits ayant trait aux prsen-tations au Conseil du Trsor Autres activits non lies aux prsentations
Temps consacr en moyenne par les analystes de programme par activit 15,8 28,5 21,6 6,8 27,4
Temps consacr en moyenne par les analystes des CE par activit 15,5 29,2 6,6 9,0 39,7

Selon les analystes des CE, ils consacrent en moyenne 60,3 % de leur temps des activits ayant trait aux prsentations au Conseil du Trsor. Et une majorit de ce temps est consacre l'examen et aux consultations au sujet des prsentations. Toutefois, il est important de souligner que mme si les analystes de programme sont chargs d'examiner toute la prsentation, les analystes des CE examinent habituellement certaines sections seulement.

(ii) Facteurs qui nuisent au processus des prsentations ou qui le facilitent

Un nombre important de rpondants au sondage croient que le processus des prsentations est inefficace (tableau 1345).

Tableau 13: valuation de l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor
% Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=59 n=52 n=91
Inefficace 33,9 42,9 41,8
Ni efficace ni inefficace 27,1 19,0 17,6
Efficace 39,0 38,1 40,7

Les facteurs suivants sont expressment rputs avoir une incidence sur l'efficacit du processus :

  • la nature cyclique des prsentations au Conseil du Trsor ayant trait la Mise jour annuelle des niveaux de rfrence (MJANR), au budget supplmentaire des dpenses, la prparation du budget, la fin de l'exercice, etc.;
  • les exigences relatives au traitement acclr des prsentations;
  • le manque de souplesse en dotation pour faire face efficacement aux surcharges de travail46ou pour traiter les prsentations qui ncessitent un traitement acclr.

D'autres recherches sur les surcharges de travail seraient profitables, notamment parce qu'elles semblent survenir sur une base rgulire et cyclique qui s'harmonise avec le cycle des dpenses gouvernementales et le cycle de prsentation de rapports. En outre, il s'agit d'un problme sur lequel le Secrtariat, en tant qu'organe administratif du Conseil du Trsor, peut exercer une certaine influence.

Utilisation des valuations des risques

Les organisations fdrales fournissent des documents avec leurs prsentations au Conseil du Trsor qui permettent au Secrtariat de mener des valuations des risques. Les risques font l'objet de discussions pendant l'laboration de la prsentation au Conseil du Trsor, mais les cotes sont tablies une fois que les prsentations sont rdiges. Les cotes de risque sont prsentes dans le prcis et peuvent avoir une incidence sur le temps accord la prsentation lors de la runion du Conseil du Trsor.

Des analystes du Secrtariat et des employs d'organisations fdrales ont souvent suggr que le fait de traiter diffremment les prsentations faible risque rduirait le niveau de ressources utilises par le processus des prsentations (tableau 14). En gnral, ils font valoir que la cote de risque doit tre tablie plus tt pendant le processus d'examen des prsentations et que le temps allou une prsentation et l'examen doivent correspondre au niveau de risque associ la prsentation. Actuellement, on accorde le mme degr d'attention la plupart des prsentations pendant le processus d'examen des prsentations peu importe leur niveau de risque ou l'importance relative.

Les cadres suprieurs du Secrtariat taient sceptiques sur ce point, soutenant que les prsentations qui semblent prsenter un risque faible au dbut du processus d'examen des prsentations sont parfois juges risque lev la fin du processus. Il peut en outre y avoir des risques qui inquitent les ministres du Conseil du Trsor et que le Secrtariat peut connatre ou non. Ces risques peuvent se manifester seulement lorsqu'une prsentation en particulier est analyse dans le contexte d'autres prsentations figurant l'ordre du jour d'une runion du Conseil du Trsor.

Une proportion leve d'analystes (tant au Secrtariat que dans les organisations fdrales) ont suggr que l'valuation des risques sert rduire l'utilisation des ressources (voir le tableau 14). Par ailleurs, les cadres suprieurs du Secrtariat ont prcis que l'valuation des risques est utilise en vue de permettre aux ministres du Conseil du Trsor de consacrer plus de temps aux propositions prsentant un risque lev et non pour rduire la charge de travail. Rsultat, il serait possible d'examiner davantage la faon dont l'valuation des risques peut tre utilise pour amliorer l'efficacit du processus.

Tableau 14: valuation des mesures proposes pouvant amliorer l'efficacit du processus des prsentations au Conseil du Trsor
% Analystes de programme Analystes des CE Rpondants des organisations fdrales
n=taille de l'chantillon n=58 n=66 n=90
Processus diffrent de gestion des prsentations faible risque 89,7 72,7 76,9
Dlgation de pouvoirs accrus aux organisations fdrales 67,8 86,1 65,6
Renouvellement des modalits par les organisations fdrales 63,8 50,0 68,5
Approbation du dirigeant principal des finances 62,7 57,6 35,6
Rationalisation du processus d'approvisionnement 59,3 42,4 53,3
Changement du calendrier des prsentations 53,4 54,0 30,0

Parmi les autres mesures proposes en vue d'amliorer l'efficacit du processus actuel des prsentations lors des sances de travail et des entrevues menes pour l'valuation, mentionnons les suivantes :

  • corriger le chevauchement apparent entre l'objectif d'une prsentation au Conseil du Trsor et celui d'un MC et liminer l'ambigut cet gard;
    • les participants la sance de travail des SMA ont indiqu que le contenu des MC est souvent rpt dans les prsentations au Conseil du Trsor et ils ont dcel des possibilits d'accrotre l'efficience en liant les MC et les prsentations au Conseil du Trsor;
  • renforcer systmatiquement les relations de travail et les communications entre le Secrtariat et les organisations fdrales (comme un employ interview dans une organisation fdrale l'a indiqu : Le processus pourrait tre amlior s'il y avait des normes de service );
    • la mise sur pied d' quipes de portefeuille (qui ont dj exist au Secrtariat) composes d'analystes de programme et d'analystes des CE, qui seraient disponibles pour les runions avec des reprsentants des organisations fdrales qui prparent des prsentations au Conseil du Trsor;
    • obtenir une rtroaction plus complte et en temps opportun du Secrtariat et tenir plus rgulirement des runions avec les organisations fdrales et le Secrtariat;
    • approfondir les connaissances des analystes du Secrtariat au sujet des organisations fdrales;
    • rationaliser le processus d'attribution annuelle des crdits en liminant le rle des organisations fdrales dans le budget supplmentaire des dpenses et la MJANR;
  • coordonner le travail de tous les secteurs au sein du Secrtariat qui doivent approuver une prsentation;
  • amliorer les comptences, les connaissances, le soutien et le niveau de participation des organisations fdrales l'gard du processus des prsentations au Conseil du Trsor (43,8 % des analystes de programme et 44,8 % des analystes des CE ayant rpondu au sondage);
  • mettre en œuvre des plans d'investissement quinquennaux.

En outre, les participants l'valuation proposent de relever le niveau des pouvoirs dlgus aux organisations fdrales comme moyen d'accrotre l'efficacit du processus. tant donn que cette suggestion exige des changements en profondeur du mcanisme utilis pour soutenir les ministres du Conseil du Trsor, elle dpasse la porte de la prsente valuation. Il faut cependant souligner que le Secrtariat, dans un cadre autre que celui de la prsente valuation, mne un projet sur la dlgation mrite et fonde sur les risques , qui examinera les diverses approches et options pour relever le plafond des pouvoirs dlgus aux organisations fdrales.