Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous ».

Sommaire

Introduction

Le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (le Secrtariat) est l'organe administratif du Conseil du Trsor, un comit du Cabinet dont les ministres prennent des dcisions concernant la gestion et les dpenses du gouvernement. Le Secrtariat appuie les ministres du Conseil du Trsor dans cette fonction et assume ses responsabilits lgales en tant qu'organisme central fdral. Lorsqu'une organisation fdrale demande l'approbation ou l'autorisation du Conseil du Trsor pour mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de raliser dans des circonstances normales ou qui dpasse les pouvoirs qui lui sont confrs1 , elle prpare une prsentation au Conseil du Trsor en collaboration avec le Secrtariat.

La prsente valuation a permis d'valuer la pertinence, l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations au Conseil du Trsor. tant donn que le Secrtariat est responsable du processus des prsentations au Conseil du Trsor, une attention particulire a t accorde, dans le cadre de l'valuation, au rle qu'il joue pour contribuer au succs du processus. Il convient de noter que la porte de cette valuation tait limite au processus actuel utilis pour appuyer les ministres du Conseil du Trsor, et n'valuait pas ce processus par rapport d'autres mcanismes de soutien. Un examen limit des pratiques internationales a t effectu dans le cadre de l'valuation. Toutefois, il n'tait pas assez approfondi pour proposer d'autres mcanismes qui pourraient tre examins par le Secrtariat.

Le cadre d'valuation comportait une multitude de sources de donnes et des mthodes de recherche complmentaires afin d'assurer la fiabilit et la validit des donnes. Les mthodes de recherche suivantes ont t utilises : i) examen de documents; ii) des entrevues avec des intervenants et des experts; iii) une sance de travail avec les secrtaires adjoints du Secrtariat et les sous-ministres adjoints de certaines organisations fdrales; iv) examen des donnes administratives, financires et statistiques et v) un sondage auprs d'analystes du Secrtariat et d'organisations fdrales. La mthodologie comportait une limite puisque les ministres du Conseil du Trsor n'ont pu tre interviews, la collecte de donnes ayant eu lieu pendant la tenue d'une lection.

L'valuation a port sur toutes les tapes du processus actuel des prsentations qui touchent le Secrtariat :

  • le soutien offert par le Secrtariat aux organisations fdrales;
  • les directives labores par le Secrtariat, comme celles qui se trouvent dans le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor (le Guide);
  • la communication des dcisions concernant les prsentations;
  • le suivi des conditions imposes aux prsentations.

L'valuation n'a pas port sur les processus internes utiliss par les organisations fdrales pour prparer une prsentation au Conseil du Trsor. De plus, l'valuation vise uniquement les prsentations2de la partie A

Il s'agit de la premire valuation officielle du processus des prsentations au Conseil du Trsor. Il tait donc impossible de prvoir, ds le dbut, tous les enjeux de l'valuation et les champs d'enqute explorer. Comme l'exercice de collecte de donnes a permis de relever des enjeux de l'valuation qui n'taient pas apparents au dpart, il a fallu inclure de nouvelles sources de donnes probantes, telles que d'autres examens de document, d'autres entrevues et des sances de validation avec les cadres suprieurs du Secrtariat.
La recherche effectue pour l'valuation a t mene entre novembre 2008 et mars 2009.

Conclusion

Le processus actuel des prsentations au Conseil du Trsor est pertinent, semble tre efficace et comporte des lments positifs cls. Toutefois, il est possible d'amliorer son efficacit et son efficience, grce une combinaison de mesures et d'enqutes plus pousses.

lments positifs

  1. Le processus des prsentations rpond aux besoins du gouvernement en matire de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'valuation d'tablir s'il existe d'autres faons efficaces et efficientes d'arriver aux mmes rsultats.
  2. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations qui sont conformes aux autorisations lgislatives et aux politiques du Conseil du Trsor.
  3. Les intervenants s'entendent gnralement sur le fait que le processus des prsentations permet avec succs de s'assurer que les organisations fdrales soumettent des prsentations appropries.
  4. Les dcisions du Conseil du Trsor semblent reflter largement les conseils du Secrtariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Trsor l'gard de la qualit de ces conseils3.

Points amliorer

  1. Il est ncessaire de finaliser le modle logique applicable au processus des prsentations au Conseil du Trsor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final et la tenue d'tudes complmentaires.
  2. La plupart des organisations fdrales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont reu des analystes de programme du Secrtariat. Toutefois, certains aspects sont source de proccupation (p. ex., la cohrence des conseils).
  3. Les lments probants concernant la qualit des bauches des prsentations au Conseil du Trsor sont mitigs.
  4. Le Secrtariat ne rend pas compte des cots du processus des prsentations.
  5. Les efforts dploys par le Secrtariat pour informer les organisations fdrales et ses propres employs des dtails du processus des prsentations semblent ne pas atteindre les rsultats voulus.
  6. Plutt que d'utiliser un systme centralis partag, les analystes du Secrtariat se servent de leurs propres systmes de classement pour grer la documentation concernant les prsentations au Conseil du Trsor.

Recommandations

Les points amliorer dans le processus des prsentations au Conseil du Trsor se rangent dans trois domaines :

  • finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor;
  • faire en sorte que le Secrtariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-mme et des pratiques qui y sont lies et apporte des amliorations au processus lorsque c'est possible;
  • fournir aux analystes du Secrtariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour amliorer l'efficacit et l'conomie du processus des prsentations.

Modle logique du processus des prsentations au Conseil du Trsor

1. Le Secrtariat devrait finaliser le modle logique du processus des prsentations au Conseil, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clart de ses communications sur son rsultat final et la tenue d'tudes complmentaires.

Meilleure comprhension du processus des prsentations et des pratiques connexes donnant lieu des amliorations

2. Le Secrtariat devrait tudier de manire exhaustive les rsultats du sondage sur les conseils donns par ses analystes aux organisations fdrales pendant le processus des prsentations, et y donner suite au besoin.

3. Le Secrtariat devrait examiner de quelle faon les enjeux lis aux ressources humaines, plus particulirement le roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des prsentations au Conseil du Trsor et la gestion du savoir.

4. Le Secrtariat devrait rendre compte des cots de la gestion du processus des prsentations - au moins pour le ministre, sinon pour l'ensemble de l'administration publique.

laboration d'outils plus nombreux et amliors pour le processus des prsentations

5. Le Secrtariat devrait examiner et amliorer au besoin ses activits de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation lies au processus des prsentations au Conseil du Trsor.

6. Le Secrtariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus systmatique l'gard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des prsentations au Conseil du Trsor.