Guide de planification intégrée et de la relève
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Étape 4. Élaborer et mettre en œuvre des plans de relève et de transfert des connaissances
La recherche a montré que l’apprentissage par l’expérience est plus efficace qu’une formation traditionnelle pour la préparation des candidats éventuels à de futurs rôles. Songez à intégrer quelques-uns des éléments suivants dans vos stratégies de planification de la relève. Il se peut que certaines d'entre elles ne s’appliquent pas au groupe de la direction.
Quelles sont les diverses stratégies d’apprentissage et de perfectionnement?
Affectations enrichies - Ces affectations permettent aux employés « d’enrichir » leurs compétences actuelles. À titre d’exemples, mentionnons la possibilité de présider un comité ou des réunions, de diriger un projet spécial ou de se voir confier une nouvelle tâche stimulante.
Rotations d’emplois – Elles fournissent aux employés l’occasion de travailler dans différents secteurs de l’organisation et d’acquérir de l’expérience dans diverses disciplines ou fonctions. L’employé conserve son poste d’attache, mais il est mis en contact avec d’autres champs ou domaines de travail.
Mentorat et encadrement – Il s’agit, pour les employés, d’occasions pour obtenir régulièrement des conseils et de l’aide de la part d’employés expérimentés. Ces ententes peuvent être officielles ou non officielles.
Formation traditionnelle, incluant la formation linguistique – Il peut s’agir de formation en classe, de cours sur le Web et de la poursuite d’études et d’une formation supérieures.
Conseils
- Déterminez quelles expériences de perfectionnement sont essentielles pour s’assurer que les employés acquièrent l’expérience nécessaire pour pouvoir exercer des rôles de niveau plus élevé ou d’autres rôles. Certaines organisations établissent les expériences essentielles en interviewant les titulaires de postes clés.
- Assurez-vous que les modèles de plans d’apprentissage établissent des liens entre les activités de perfectionnement et les capacités liées aux rôles actuels, et les évaluations du rendement.
Quelles sont les diverses stratégies de transfert des connaissances organisationnelles?
Les connaissances explicites et les connaissances tacites sont deux sortes de connaissances différentes et elles nécessitent des stratégies différentes. Les connaissances explicites peuvent faire l’objet d’un suivi et être codifiées dans des manuels, des répertoires et des procédures, d'une part, et d'autre part, les connaissances tacites, qui composent de 80 à 85 p. cent du savoir d’une organisation, sont beaucoup plus difficiles à codifier parce qu’elles comprennent l’intuition, le discernement et le savoir-faire des gens. Elles nécessitent des stratégies qui reposent davantage sur des interactions interpersonnelles comme l’encadrement, le mentorat et l’observation au poste de travail. Songez à intégrer des stratégies qui assurent un suivi et un maintien de ces deux types de connaissances.
Beaucoup des stratégies d’apprentissage qui ont déjà été mentionnées facilitent également le transfert des connaissances et celles que vous trouverez ci dessous peuvent aussi atteindre le même but. Il se peut que certaines de ces stratégies ne s’appliquent pas au groupe de la direction.
Documentation des connaissances essentielles et les carnets d’emploi : Il s’agit d’un registre des connaissances clés incluant les personnes-ressources, les réseaux, les ressources, l’apprentissage, les pratiques exemplaires, les réponses aux questions fréquemment posées, etc. Un modèle peut faciliter l’enregistrement de l’information.
Programme de rémunération d’affectation spéciale (PRAS) : Selon cette option de dotation, les employés, dont les postes se trouvent au-dessous du niveau supérieur, peuvent être nommés à des postes non classifiés ou classifiés pour des périodes ne dépassant pas trois ans. Cette option permet au titulaire d’un poste clé d’être réaffecté dans le cadre du PRAS tout en demeurant au sein de son organisme, ce qui crée un poste vacant à partir d'un poste clé. Quand le poste clé est rempli, l’ancien titulaire est encore disponible pour faciliter le transfert des connaissances au nouvel employé.
Entrevues de départ : Les employés qui quittent l’organisation sur une base volontaire passent une entrevue et remplissent un questionnaire qui permet d’obtenir des renseignements essentiels.
Les communautés de pratique sont des groupes de
personnes qui partagent un objectif commun ou une même
préoccupation et qui échangent des
idées.
Congé
de transition à la retraite : Selon cette entente,
les employés qui sont à moins de deux ans de leur
retraite peuvent réduire leur semaine de travail
jusqu’à un maximum de 40 p. cent sans que cela ait
une incidence sur leurs avantages sociaux et leur pension. Cette
mesure peut permettre de garder ces employés plus
longtemps en poste, donnant ainsi à l’organisation
plus de temps pour recruter et former de nouveaux
employés.
Conseils
Pour favoriser le transfert des connaissances, la direction doit veiller à ce que la personne qui doit transmettre ses connaissances dispose de suffisamment de temps pour le faire; elle pourrait, notamment réduire sa charge de travail de sorte qu’elle puisse offrir un mentorat à l’autre employé, l’encadrer, le conseiller, le former ou lui communiquer des renseignements.
Liste de contrôle du gestionnaire
- Votre organisation a-t-elle décrit les expériences de perfectionnement dont elle a besoin pour combler ses postes de leadership et les postes d’autres secteurs clés?
- Avez-vous envisagé diverses options pour soutenir les objectifs de carrière de vos employés, y compris les affectations intérimaires, les affectations enrichies, les ententes de mentorat, l’observation au poste de travail, les cours et la formation linguistique?
- Les employés disposent-ils de plans d’apprentissage ayant un lien avec les connaissances, les habiletés (y compris les compétences linguistiques) et les aptitudes nécessaires pour remplir un nouveau rôle, à l’heure actuelle ou plus tard?
- Avez-vous tenu des discussions avec vos employés concernant les divers moyens de transmettre leurs connaissances organisationnelles?
- Encouragez-vous les employés à travailler en équipe et leur fournissez-vous une formation polyvalente de manière à stimuler le transfert des connaissances et à élargir les ensembles de compétences des employés?
- Vous êtes-vous informés pour savoir si les employés qui prévoient prendre leur retraite d’ici deux ans étaient intéressés à participer à un programme de mentorat?
- Avez-vous examiné les options qui vous permettraient de faire venir un nouvel employé pendant que le titulaire reste au sein de l’organisation, en vue de faciliter le transfert des connaissances?
- Votre organisation a-t-elle envisagé d’offrir des cours de perfectionnement professionnel ou d’établir un programme de perfectionnement professionnel et d’apprentissage afin de repérer les personnes talentueuses dans certains secteurs clés et parmi les groupes désignés, et d’assurer leur perfectionnement?
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