Archivée - Politique sur la gestion des projets

Cette politique remplace la Politique de gestion des projets, la Politique sur la gestion des grands projets de l'État et la Politique sur l'approbation des projets pour tous les ministères et organismes mentionnés à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle modifie considérablement la manière dont le gouvernement gère ses projets. Le Secrétariat du Conseil du Trésor adopte donc une approche de mise en oeuvre progressive, qui débutera en 2007 avec un groupe de ministères ayant accepté de participer à un projet pilote.

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Avis de non-reponsabilité

Le 7 juin 2007, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé la Politique sur la gestion de projets. Cette politique remplace la Politique de gestion des projets , la Politique sur la gestion des grands projets de l'État et la Politique sur l'approbation des projets pour tous les ministères et organismes mentionnés à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques . Elle modifie considérablement la manière dont le gouvernement gère ses projets. Le Secrétariat du Conseil du Trésor adopte donc une approche de mise en œuvre progressive, qui débutera en 2007 avec un groupe de ministères ayant accepté de participer à un projet pilote. Au terme du projet pilote, d'autres groupes de ministères seront inclus, de sorte qu'au 1er avril 2011 tous les ministères et organismes auront mis en place les systèmes et les processus nécessaires pour se conformer aux exigences de la politique.

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 7 juin 2007.

1.2 Conjointement avec les normes énumérées à l'article 3, elle remplace ce qui suit :

1.3 Transition

  • Le respect intégral de cette politique devra être assuré à compter du 1 avril 2011.
  • Les projets approuvés avant la date d'entrée en vigueur de cette politique continueront d'être assujettis aux politiques en vigueur lors de leur approbation.
  • Après la date d'entrée en vigueur de la politique, les ministères évalueront leur capacité organisationnelle en fonction de la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet, ainsi que de leur plan d'investissement.
  • Une fois approuvé, le niveau de la capacité organisationnelle déterminera le pouvoir d'approbation de projet, tel qu'il est établi à l'annexe A.

2. Application

2.1 La présente politique s'applique à tous les ministères répondant à la définition de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances, à moins que des règlements ou lois particuliers n'aient préséance.

2.2 Cette politique s'applique à tous les projets du gouvernement du Canada, tel qu'il est établi à l'article 4 de la présente politique.

2.3 La présente politique ne s'applique pas à des projets qui sont financés par le gouvernement fédéral au moyen de paiements de transfert. La Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert et les directives s'y rapportant déterminent une orientation relative à la gestion et l'approbation des projets financés par l'entremise de paiements de transfert.

3. Contexte

3.1 La gestion des projets est essentielle pour optimiser les ressources et faire preuve d'une saine gérance dans l'exécution des programmes. Un processus exhaustif de gestion des projets, intégré à l'échelle du ministère et adapté au risque et à la complexité des projets, accroît la probabilité d'obtenir les résultats attendus du projet. Un tel processus assure que la responsabilisation à l'égard des résultats est claire, que les mécanismes de supervision requis sont en place afin de minimiser le risque et d'éviter le double emploi et le chevauchement de projets, que les intervenants clés dans le projet sont consultés et que les extrants et résultats sont surveillés et qu'il en est rendu compte.

3.2 Les processus de gestion et les mécanismes de surveillance des projets varient selon les organisations et les initiatives horizontales et reflètent les différences relatives aux mandats, aux besoins opérationnels, aux risques, à la complexité et à la capacité.

3.3 Une capacité adéquate de gestion des projets tenant compte du niveau de complexité et de risque du projet et intégrant le processus décisionnel lié aux projets favorise l'obtention de résultats et sert à démontrer l'optimisation des ressources et la saine gérance. Une telle capacité assure aussi une contribution optimale aux résultats des programmes de même qu'aux résultats organisationnels, horizontaux et gouvernementaux.

3.4 La présente politique est émise selon l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.5 Les ministres sont responsables de l'administration des projets, à l'appui de l'exécution de programmes conformes aux mandats confiés à leur ministère. Les administrateurs généraux ont des comptes à rendre à leurs ministres respectifs et au Conseil du Trésor en ce qui a trait à l'efficacité de la gestion des projets conformément aux lois, aux règlements et aux outils de la politique du Conseil du Trésor, lesquels favorisent une diligence raisonnable, un comportement éthique et le recours à de saines pratiques de gestion et, ce faisant, ils garantissent leur viabilité et leur valeur à long terme pour les contribuables canadiens. Ils ont en outre la responsabilité de veiller à ce que les projets soient gérés de telle manière que toutes les obligations juridiques à l'endroit des groupes autochtones sont respectées et que l'honneur de Sa Majesté est sauvegardé.

3.6 La présente politique se fonde sur les principes énoncés dans le Cadre stratégique pour la gestion de l'actif et des services acquis . Il est essentiel que cette politique soit mise en œuvre de concert avec les politiques du Conseil du Trésor régissant l'actif et les services, notamment les suivantes : la Politique sur la planification des investissements , la Politique sur la gestion de l'approvisionnement, la Politique sur la gestion du matériel et la Politique sur la gestion des biens immobiliers.

3.7 Le Conseil du Trésor a délégué au secrétaire du Conseil du Trésor du Canada le pouvoir d'émettre ces directives, normes et lignes directrices au besoin pour soutenir la présente politique, sauf en ce qui concerne les pouvoirs et les fonctions du président du Conseil du Trésor ou du secrétaire du Conseil du Trésor.

3.8 Des exigences obligatoires supplémentaires sont énoncées dans les outils de politique suivants :

  • Norme relative à la complexité et aux risques des projets. *
  • Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet. *
  • Directive sur la gestion des projets axés sur la technologie de l'information (TI). *

4. Définitions

4.1 La gestion des projets (management of projects) – Englobe la structure (le cadre) dans laquelle les projets sont lancés, planifiés, exécutés, surveillés et clos.

4.2 La gestion de projet (project management) – Désigne la planification, l'organisation et la surveillance systématiques des ressources attribuées pour atteindre certains objectifs et résultats des projets. La gestion de projets est généralement réservée à des activités ciblées, non répétitives et limitées dans le temps, assorties d'un certain degré de risque et débordant l'étendue habituelle des activités (opérationnelles) des programmes.

4.3 Un projet (project) – Consiste en une activité ou une série d'activités qui a un début et une fin. Un projet doit produire des extrants déterminés et des résultats précis à l'appui de l'objectif d'une politique gouvernementale, selon un calendrier et un plan de ressources clairement définis. Un projet est réalisé suivant des paramètres précis en matière de délais, de coût et de rendement.

4.4 Le terme programme (program) – Décrit tout groupe de ressources et d'activités, ainsi que leurs extrants directs, amorcé aux fins d'un objectif déterminé ou d'une gamme d'objectifs interreliés et qui est administré par un ministère ou organisme du gouvernement. Un programme se distingue d'un projet, qui comporte un objectif déterminé, une activité, un début et une fin, et il peut inclure divers projets à différents moments.

5. Énoncé de la politique

5.1 Objectif

La présente politique vise à garantir que des systèmes et mécanismes de surveillance adaptés à la gestion des projets sont mis en place aux niveaux ministériel, horizontal ou pangouvernemental et qu'ils favorisent l'obtention des résultats des projets et programmes, tout en limitant les risques pour les intervenants et les contribuables.

5.2 Résultats escomptés

Les résultats escomptés de la présente politique, normes et directive s'y rapportant sont les suivants :

  • Les projets assurent une optimisation des ressources.
  • Ils font état d'une saine gérance des fonds liés aux projets.
  • La responsabilisation quant aux résultats des projets est transparente.
  • Ces résultats sont atteints en tenant compte des limites de délais et de coûts établies.

6. Exigences de la politique

6.1 Administrateur général

Il incombe aux administrateurs généraux d'assurer ce qui suit :

6.1.1 Instauration d'un mécanisme de gouvernance et de surveillance à l'échelle du ministère, assorti des documents requis et actualisé pour gérer le lancement, la planification, l'exécution, la surveillance et la clôture des projets et pour examiner les possibilités d'intégration des projets dans l'ensemble du ministère et du gouvernement fédéral.

6.1.2 Évaluation précise de la capacité du ministère de gérer des projets en conformité avec la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet . L'évaluation doit satisfaire aux exigences de la norme.

6.1.3 Évaluation précise par le ministère de chaque projet, prévu ou proposé, conformément à la Norme relative à la complexité et aux risques des projets . Chaque évaluation doit satisfaire aux exigences de la norme.

6.1.4 Responsabilisation quant à l'établissement de documents sur les résultats des projets et mise en évidence de leur contribution aux résultats des programmes et aux objectifs plus vastes du gouvernement.

6.1.5 Gestion des projets en tenant compte du niveau de risque et de complexité évalué. Pour ce faire, il faut faire la preuve, notamment, que des équipes de projet bien informées, intégrées et pluridisciplinaires et que des systèmes efficaces de gestion de projets favorisent la fonction de gestion des projets.

6.1.6 Intégration complète des achats axés sur les projets et des opérations immobilières avec la gouvernance, la gestion et la supervision des projets. En outre, des mécanismes de surveillance doivent être instaurés pour s'assurer que les contrats d'achat et les opérations immobilières facilitent l'atteinte des principaux objectifs des projets et des résultats des programmes.

6.1.7 Obtention par le ministère de l'approbation du Conseil du Trésor à l'égard d'un projet lorsque le risque et la complexité du projet dépassent le niveau évalué de la capacité que le ministère parrain peut approuver (voir l'annexe A). Seules les phases particulières du projet qui ont été dûment définies et évaluées peuvent être approuvées.

6.1.8 Lorsque l'approbation du Conseil du Trésor est requise, un énoncé de projet (voir l'annexe B) doit être joint à la présentation au Conseil du Trésor.

6.2 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.2.1 Les administrateurs généraux doivent assurer le respect de la présente politique au sein de leur organisation et prendre des mesures lorsque surviennent de graves incidents de non-respect de la politique.

Plus précisément, ils doivent :

  • Surveiller la gestion des projets au sein de leur ministère, et en rendre compte.
  • Veiller à ce qu'un régime de contrôle et de surveillance soit instauré pour surveiller le respect de la présente politique et des normes s'y rapportant.
  • Rendre compte au Secrétariat du Conseil du Trésor, dans un délai de 90 jours, des résultats des examens et vérifications internes et externes pertinents ainsi que des mesures de suivi.
  • Fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor les rapports ministériels requis par les conditions d'approbation du projet et les plans d'investissement ministériels.
  • Sur demande, fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor les registres, plans, outils de la politique et autres renseignements ministériels, à l'appui des responsabilités du Secrétariat en matière de surveillance. Cette information et son analyse peuvent être intégrées dans les mécanismes appropriées de responsabilisation de la gestion.

6.2.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit :

  • Surveiller l'application de la présente politique et des outils connexes par les ministères. Grâce à diverses sources d'information, le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifie que les ministères ont mis en œuvre la politique de manière à pouvoir conseiller les ministres au sujet des plans d'investissement ministériels et des présentations de projets.
  • Mettre à la disposition des intéressés les directives, normes, outils et orientations nécessaires pour soutenir la présente politique, en conformité avec les pratiques exemplaires utilisées dans le secteur public et dans le secteur privé.
  • Examiner le rendement ministériel en matière de gestion des projets, la capacité de gérer des projets ainsi que les évaluations des risques et de la complexité des projets. Ces examens sont menés grâce à des entretiens réguliers, à des travaux en comité, ainsi qu'à l'examen des plans d'investissement ministériels, des évaluations de la capacité de gestion des projets, des évaluations des risques et de la complexité des projets ainsi que des présentations pertinentes. Les examens et vérifications externes et internes sont également pris en compte. Le Secrétariat du Conseil du Trésor continue à effectuer des évaluations officielles au moyen des mécanismes de responsabilisation de gestion appropriés.
  • Conseiller les membres du Conseil du Trésor au sujet de la capacité de gestion des ministères, des modalités d'approbation des projets ainsi que des pouvoirs d'approbation des projets sollicités par les ministères parrains.
  • Favoriser le développement de communautés d'intérêt et la gouvernance concernant les programmes ou champs d'activités spécialisés, la complexité et les risques.
  • Examiner l'efficacité de la politique et des outils connexes cinq ans après la date de leur mise en œuvre. Le Conseil du Trésor est informé des résultats de cette évaluation et, le cas échéant, recommande l'adoption de mesures correctives.

7. Conséquences

7.1 Selon les résultats de l'examen du rendement ministériel en matière de gestion de projets, le secrétaire du Conseil du Trésor peut formuler des recommandations pertinentes à l'administrateur général du ministère ou au Conseil du Trésor, notamment l'accroissement du pouvoir d'approbation des projets du ministère par suite d'une amélioration du rendement et d'un accroissement de la capacité. Par ailleurs, si les exigences relatives à la présente politique et aux outils d'intervention connexes n'ont pas été respectées, les recommandations peuvent inclure la réduction du pouvoir d'approbation des projets du ministère.

8. Rôles et responsabilités d'autres organisations gouvernementales

Remarque : La présente section vise à renseigner les ministères au sujet du rôle important joué par certains autres intervenants dans la gestion des projets. Elle ne confère, en soi, aucun pouvoir.

8.1 Voici les organismes de services communs qui soutiennent les projets :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en ce qui concerne le système d'achat, en raison des pouvoirs que lui confère la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
  • Le ministère de la Justice Canada, pour ce qui est des services juridiques.

9. Références

9.1 Politiques et publications connexes :

Autres renseignements

Le Secrétariat du Conseil du Trésor affichera sur son site Web les informations à jour sur les pratiques exemplaires. Des informations générales supplémentaires à l'appui de la mise en œuvre de la présente politique seront également affichées sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à la présente politique à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la politique, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, rue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5

Téléphone : 613-957-2487
Télécopieur : 613-957-2405
Courriel : cmp@tbs-sct.gc.ca


Annexe A – Pouvoirs d'approbation de projet

Dans l'exercice de la surveillance, les membres du Conseil du Trésor limitent le pouvoir de dépenser exercé par les ministres concernant l'approbation des projets.

Les pouvoirs d'approbation des projets définis dans la présente annexe établissent les plafonds au-dessus desquels les ministres doivent demander une approbation (pouvoir de dépenser) aux membres du Conseil du Trésor. Les projets dépassant ces plafonds nécessitent l'approbation expresse (pouvoir de dépenser) du Conseil du Trésor. Les dépenses de projet, non visées par des marchés, peuvent être engagées par les ministères lorsque les projets s'inscrivent dans les limites établies relativement à la catégorie de la capacité de gestion de projets évaluée et le niveau de risque et de complexité évalué du projet, à condition qu'elles figurent dans le plan d'investissement ministériel. C'est la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet qui constitue la base pour l'établissement de la capacité de gestion de projets et c'est la Norme relative à la complexité et aux risques des projets qui constitue la base pour l'établissement du niveau de risque et de complexité.

Il convient de noter que le pouvoir d'amorcer les projets est différent du pouvoir de conclure des marchés. Le pouvoir de conclure des marchés ne peut être obtenu qu'en étant délégué par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux termes de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

Les pouvoirs d'approbation doivent être examinés et révisés régulièrement, au moins aux trois ans, habituellement dans le cadre de l'examen du plan d'investissement ministériel, comme le prévoit la Politique sur la planification des investissements – Actifs et services acquis. Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut également formuler des recommandations qui influent sur les limites établies.

Capacité de gestion de projets évaluée

Niveau de risque et de complexité des projets évalué

Catégorie 4

Niveau 4– transformationnel
Niveau 3 – évolutionnaire
Niveau 2 – tactique
Niveau 1 – soutenu

Catégorie 3

Niveau 3 – évolutionnaire
Niveau 2 – tactique
Niveau 1 – soutenu

Catégorie 2

Niveau 2 – tactique
Niveau 1 – soutenu

Catégorie 1

Niveau 1 – soutenu

Capacité limitée ou inexistante

1 M$

Annexe B – Énoncé de projet

1. L'énoncé de projet permet aux membres du Conseil du Trésor ou au titulaire du pouvoir ministériel d'approbation de comprendre clairement l'initiative proposée. Il décrit les résultats attendus, l'importance du projet pour atteindre les objectifs du programme et ceux du gouvernement, les options connexes, les indicateurs de rendement à mesurer et une stratégie d'évaluation définissant les étapes clés pour assurer que les objectifs sont atteints et modifiés seulement lorsqu'il le faut, et que les ressources ont été optimisées. Il répertorie également les bornes ou possibilités d'examen aux points de décision cruciaux pendant le cycle de vie du projet.

2. L'énoncé de projet est requis lorsqu'un projet dépasse le pouvoir d'approbation d'un ministère (annexe A). L'énoncé de projet doit être présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor pour solliciter l'approbation du Conseil du Trésor.

3. L'énoncé de projet doit être aussi fourni au Conseil du Trésor quand un ministère demande l'apport de modifications à l'approbation d'un projet. Les ministères doivent demander l'apport de modifications à l'approbation d'un projet lorsque :

  • Le coût estimatif total du projet a changé de manière qu'il dépasse les estimations établies antérieurement dans le plan d'investissement ou les limites en matière de dépenses approuvées par le Conseil du Trésor; ou
  • La porté ou les réalisations du projet changent au point qu'ils auront une incidence sur les résultats attendus; ou
  • L'évaluation du risque et de la complexité est modifiée et influe sur les objectifs du projet et les résultats du programme.

4. L'énoncé de projet comprend la description complète des éléments suivants :

4.1 Lien entre les résultats du projet et le mandat et les programmes du ministère parrain ainsi que les objectifs pangouvernementaux.

4.2 Niveau de service ou capacité à développer, à atteindre ou à améliorer et description générale du bien ou du service et des résultats visés du programme.

4.3 Importance du projet selon le plan d'investissement ministériel.

4.4 Portée, calendrier, coût et aux autres objectifs essentiels à la base du projet.

4.5 Paramètres de gestion du rendement et des résultats, y compris une stratégie d'évaluation et une évaluation indépendante par un tiers, le cas échéant.

4.6 Analyse de rentabilisation reflétant les résultats de l'analyse coûts-avantages, analyse des options et description de chaque option envisagée. La comparaison des options doit être basée au minimum, pour chaque option, sur une estimation préliminaire du coût de l'actif pendant son cycle de vie. Toute approbation stratégique ayant fait l'objet d'une approbation de principe ou restreignant les options devrait être présentée.

4.6.1 Les analyses de rentabilisation doivent être préparées conformément aux normes ou aux orientations établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

4.7 Division du projet selon des bornes, approche échelonnée pour gérer les changements et possibilités de cessation de la participation fédérale.

4.7.1 Calendrier estimatif du projet depuis le lancement jusqu'à la clôture. À tout le moins, l'approbation du Conseil du Trésor est demandée pour avaliser l'évaluation stratégique et mettre au point l'analyse de rentabilisation et la stratégie de mise en œuvre avant l'implantation.

4.8 Calendrier proposé pour les rapports au Conseil du Trésor et les présentations ultérieures, le cas échéant.

4.9 Méthode de gouvernance et de gestion du projet en entier, y compris ce qui suit :

  • Responsabilisation à l'égard des résultats du projet.
  • Rôles et responsabilités des ministères participants et des différents services dans le ministère directeur, avec documents à l'appui.
  • Structure et comités axés sur l'atteinte des objectifs du projet et ceux du programme.
  • Nature et portée des consultations auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et des autres organismes centraux compétents.

4.10 Autres caractéristiques du projet pouvant influer sur son avancement, telles que les questions au niveau de la protection des renseignements personnels ou de l'environnement, les revendications territoriales, les modifications réglementaires ou législatives et les ententes avec d'autres gouvernements, y compris les intervenants internationaux ou nationaux.

4.11 Résultats de l'évaluation des risques et de la complexité du projet.

4.12 Stratégie de communication.

4.13 Stratégie d'approvisionnement, y compris le processus d'examen de l'approvisionnement, et stratégie proposée pour solliciter et adjuger les contrats pertinents, le cas échéant.

4.14 Résultats de l'évaluation ou de l'évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des mesures prises ou à prendre pour cerner les aspects susceptibles de comporter des risques d'entrave à la vie privée.

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