Annulée [2010-09-03] - Politique sur la gestion des risques

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Préface

Au sens le plus large, la gestion efficace des risques assure la continuité des opérations gouvernementales, le maintien des services et la protection des intérêts du public canadien. Étant donné que tous genres de risques sont présents dans les opérations gouvernementales, l'application fructueuse d'un programme repose sur la gestion effective et cohésive de ces risques.

L'importance de la gestion des risques s'accroît constamment depuis plusieurs années. On prend donc de plus en plus conscience, au Canada et à l'étranger, de la nécessité de gérer les risques au sein des gouvernements plutôt que de les laisser uniquement à l'assurance commerciale.

L'environnement du risque évolue rapidement, à mesure que les nouveautés technologiques et sociales font apparaître des risques nouveaux ou jusqu'à présent stagnants, associés à des phénomènes comme les détournements d'avion, les matières dangereuses, la pollution, les données électroniques et les problèmes des responsabilités politiques et juridiques. Le gouvernement est dans l'obligation d'être pleinement au courant de l'état actuel des connaissances en matière de gestion des risques et il doit prévenir les pertes et éviter les dépenses inutiles.

La gestion des risques peut être extrêmement rentable lorsque les ministères évaluent leurs risques convenablement et déterminent la façon la plus économique de les minimiser ou de les supprimer complètement. Par ailleurs, les ministères doivent limiter les dépenses résultant d'un accident ou d'une situation critique.

La gestion des risques est un processus logique et méthodique permettant de protéger les biens et les intérêts de l'État ainsi que les fonctionnaires et, par conséquent, de minimiser les risques. Les risques comprennent la possibilité d'endommagement ou de perte de biens de l'État et l'éventuelle obligation pour l'État d'indemniser des tiers à l'extérieur. Le dicton «Mieux vaut prévenir que guérir» résume assez bien le concept de la gestion des risques. Comme le montre l'appendice A, gestion des risques comprend quatre étapes :

avant tout sinistre :

Étape 1 - définir les risques et les organismes qui y sont exposés et qui peuvent les contrôler;

Étape 2 - minimiser les risques et leur coût;

durant le sinistre :

Étape 3 - limiter les effets de tout accident dommageable ou préjudiciable;

après le sinistre :

Étape 4 - dédommager ou remettre en état et rétablir, lorsqu'un accident dommageable s'est produit et fournir la rétroaction afin d'améliorer le système de gestion.

Objectif de la politique

L'objet de la présente politique est de protéger les biens et les intérêts du gouvernement, et certains intérêts des fonctionnaires de l'État durant l'exécution des opérations gouvernementales.

Énoncé de la politique

Le gouvernement a pour politique de déterminer et de réduire ou d'éliminer les risques menaçant ses biens, ses intérêts et ses fonctionnaires, de limiter les coûts et de minimiser les conséquences des accidents dommageables ou préjudiciables résultant de ces risques, et de prendre en temps voulu des mesures adéquates de dédommagement, de remise en état et de rétablissement.

Application

La présente politique s'applique :

  • aux ministères et aux établissements publics mentionnés aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques; à toutes les directions et divisions de la fonction publique du Canada, y compris les commissions établies en vertu de la Loi sur les enquêtes, que le gouverneur en conseil désigne comme ministères, et aux Forces canadiennes; tous les organismes susmentionnés seront désignés dans cette politique sous l'appellation «ministères»;
  • à toute personne nommée ou employée à titre de fonctionnaire de Sa Majesté du chef du Canada (l'État). Sans que soit limitée la généralité de cette application, le terme «fonctionnaire» s'entend de toute personne nommée ou employée par l'un des organismes susmentionnés; de tout ministre, mandataire ou ancien fonctionnaire de l'État; et de la succession de tout fonctionnaire décédé. Le terme ne s'applique à aucune personne nommée ou employée conformément à une ordonnance du Territoire du Yukon ou des Territoires du Nord-Ouest, ni à aucune personne engagée en vertu d'un marché de services.

Exigences de la politique

Définition des risques

1. Les ministères doivent définir les périls, les facteurs et les genres de risques auxquels sont exposés leurs biens, leurs activités et leurs intérêts.

Minimisation des risques

2. Les ministères doivent analyser et évaluer les risques déterminés, et concevoir et appliquer des mesures économiques de contrôle des risques afin de prévenir, réduire ou les éviter.

3. Les ministères doivent :

  1. choisir des méthodes de souscription;
  2. auto-souscrire les risques auxquels le gouvernement seul est exposé et sur lesquels il exerce généralement un contrôle et prendre des dispositions pour imputer aux crédits ministériels annuels les coûts pouvant résulter de l'auto-assurance;
  3. s'assurer que les entrepreneurs ne souscrivent pas une police d'assurance pour des risques relevant manifestement du gouvernement et s'assurer qu'ils ne sont pas indemnisés par le gouvernement pour les risques auxquels seuls ils sont exposés.

4. Les ministères doivent prendre des dispositions budgétaires relativement à la limitation des conséquences, au dédommagement, à la remise en état et au rétablissement après tout sinistre.

Limitation des effets

5. Les ministères doivent mettre en service les organismes de secours ainsi que les systèmes et les plans d'urgence et appliquer les mesures de rétablissement.

Dédommagement, remise en état et rétablissement

6. Les ministères doivent :

  1. enquêter sur les sinistres pour en déterminer les causes;
  2. évaluer l'étendue et le coût des dommages et déterminer la responsabilité juridique éventuelle;
  3. rédiger des rapports sur les sinistres.

7. Les ministères doivent régler les réclamations faites par l'État ou contre l'État et contre ses fonctionnaires et, ce, adéquatement et en temps voulu. En général, les ministères doivent saisir le ministère de la Justice de toute affaire litigieuse et des réclamations concernant un marché.

8. Les ministères doivent réparer ou remplacer les biens et les systèmes d'exploitation endommagés afin de rétablir dès que possible le fonctionnement normal des opérations.

9. Les ministères doivent :

  1. signaler, dans les comptes publics pour chaque exercice, tous les versements de réclamations contre la couronne; tous les paiements à titre gracieux; les sommes attribuées par les tribunaux; et toutes les pertes d'au moins 1 000 $ résultant de la destruction accidentelle, de l'endommagement ou du cambriolage de biens qui auraient été couverts, normalement, par une police d'assurance si une telle police avait été souscrite;
  2. signaler aux organismes d'applications de la loi pertinents les pertes supérieures à 1 000 $ attribuables à des activités soupçonnées illégales;
  3. tenir à jour leur propre base de données dans le cadre du système de la rétroaction destiné à la direction.

10. Les ministères doivent améliorer les dispositions actuelles ou prendre de nouvelles mesures pour empêcher la répétition des sinistres et pour rétablir le fonctionnement des opérations après toute catastrophe.

Responsabilités

Le ministère de la Justice fournit des avis juridiques, des opinions, des services d'arbitrage et de négociation et il assume la responsabilité de tous les procès se rapportant à des réclamations faites par l'État ou contre l'État et contre ses fonctionnaires.

Travail Canada et le Bureau du Commissaire aux incendies du Canada ont la responsabilité de fournir des services de protection contre les incendies, de tenir à jour les registres relatifs aux pertes dues au feu et, au besoin, de rédiger des rapports sur les pertes subies par l'État à cause des incendies.

Surveillance

Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera l'efficacité de la présente politique en aidant les ministères à gérer les risques auxquels ils sont exposés. L'effet de cette politique sur les opérations ministérielles et l'efficacité de son application seront évalués en tenant compte de la mesure dans laquelle le ministère : détermine et minimise ses risques; limite les effets de tout accident dommageable ou préjudiciable; et dédommage, remet en état et rétablit les biens endommagés ou les services perturbés, adéquatement et en temps voulu.

La rétroaction sur l'application et l'efficacité de la présente politique s'obtiendra des activités de surveillance des ministères, des vérifications internes, des examens et des données provenant d'autres rapports et de différents organismes gouvernementaux.

Références

Autorisation

La présente politique est établie en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Publications du Conseil du Trésor

Politique sur la vérification des comptes.

La gestion des risques dans la fonction publique (vidéo)

Planification de la reprise des opérations :

  • Normes, 1992
  • Vidéo, 1992

Politique sur la sécurité du gouvernement.

Annulation

La présente politique annule les chapitres 530, 531 et 532 du Manuel de la politique administrative et les circulaires suivantes du Conseil du Trésor : 1990-3, 1990-1, 1989-17, 1987-33, 1986-15 et 1985-51.

Demandes de renseignements

Toutes les demandes de renseignements relatives à la présente politique doivent être adressées à la personne désignée par chaque ministère pour s'occuper de la gestion des risques et, le cas échéant, aux services juridiques. Quand il le faut, les personnes désignées doivent soumettre les demandes de renseignements à la Division de la gestion des risques, Direction de la fonction de Contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.

En ce qui concerne les demandes de renseignements de nature fondamentale ou complexe, il faut d'abord effectuer une analyse de gestion des risques. (Voir les appendices A et B).


Appendice A - Les étapes de la gestion des risques

Appendice B - Lignes directrices

Introduction

Les présentes lignes directrices traitent des sujets suivants : définition et minimisation des risques pour prévenir tout sinistre; limitation des effets dommageables en cas de sinistre; dédommagement ou remise en état des biens et rétablissement des services après tout sinistre; et rétroaction en vue d'améliorer le système de gestion des risques (voir l'appendice A).

1. Étape 1 - Définition des risques

1.1 Définition des opérations et des biens exposés à des risques

Lors de la première étape de la gestion des risques, tous les secteurs opérationnels et tous les biens du ministère doivent être définis, par exemple :

  • les biens mobiliers et immobiliers que le ministère possède ou loue, comme les bâtiments, les machines, les moyens de transport, les stocks et les oeuvres d'art;
  • les bénévoles;
  • les contrats de travaux publics, les fournitures et les services et les sources courantes d'approvisionnement;
  • l'encaisse, les comptes à payer et le crédit;
  • les vérifications internes;
  • le stockage et le transfert des informations, comme la tenue des registres, la distribution du courrier, les télécommunications, l'acheminement et le traitement des données électronique;
  • les services au public et aux autres ministères;
  • les conférences et les réunions;
  • l'activité gouvernementale;
  • les opérations nocives et les déchets toxiques.

Comme indiqué ci-après, les périls possibles, les facteurs et les genres de risques auxquels sont exposés les secteurs et les biens susmentionnés doivent être définis pour faire l'objet d'une évaluation et d'une analyse comme contribution lors de l'étape de la minimisation des risques. La première étape vise à préciser les risques pour pouvoir évaluer la nécessité et la portée des étapes subséquentes de la gestion des risques. Elle vise également à s'assurer que le système permettant de traiter un risque particulier est compatible avec les systèmes s'appliquant à d'autres risques dans le même secteur.

1.2 Périls

Chaque péril doit être défini pour évaluer sa menace, c'est-à-dire le degré du risque et son coût, pour déterminer divers moyens de minimiser le risque et pour élaborer des procédures de contrôle. Les périls qui menacent les opérations et les biens et provoquent des risques peuvent comprendre : l'incendie, la collision, le cambriolage, la fraude, les fuites d'informations confidentielles, la violence, les intempéries et les tremblements de terre.

1.3 Facteurs

Il faut définir les facteurs qui provoquent des risques. Ces facteurs comprennent les phénomènes naturels, l'incompétence, la négligence humaine, les erreurs et les actions intentionnellement dommageables. Il y a également des facteurs physiques comme la disponibilité et la qualité des matériaux et le niveau de perfectionnement d'une technologie particulière.

1.4 Genres de risques

Toute activité porteuse de risques doit être considérée soit comme une activité ayant lieu strictement au sein du gouvernement; ou soit comme une activité partiellement ou totalement rattachée aux actions, aux omissions et aux biens de tiers avec qui le gouvernement entretient des relations dans ses propres locaux ou ailleurs, délibérément ou par hasard.

Cette distinction a d'importantes conséquences pour la détermination des obligations ou des responsabilités éventuelles de chacun, pour l'établissement du niveau de contrôle pouvant s'exercer sur la probabilité d'événements fortuits, pour l'effet que ces événements peuvent avoir sur le gouvernement et pour le choix de l'option de souscription pertinente.

1.5 Risques pour les employés et leurs effets personnels

Les risques encourus par les employés et certains de leurs effets personnels font l'objet de politiques distinctes qui sont du ressort de la Direction des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), à savoir :

  1. blessures et maladies : se référer à la politique du Conseil du Trésor sur la Sécurité et santé au travail;
  2. véhicules automobiles et autres moyens de transport appartenant aux employés, durant une mutation et effets personnels se trouvant dans un logement appartenant à l'État : se référer aux politiques du Conseil du Trésor sur les Voyages du gouvernement et charges des logements.

Les dommages occasionnés aux effets personnels des employés, dans l'exercice de leurs fonctions, sont couverts dans la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux. L'indemnisation et la prestation de services juridiques sont couverts dans la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers.

2. Étape 2 - Minimisation des risques

2.1 Minimisation

La minimisation des risques est la deuxième étape de la gestion des risques. Elle repose sur une analyse approfondie des risques définis qui permet d'évaluer la menace que ces risques font peser sur les opérations et les biens et qui facilite la détermination de l'ampleur de ces risques (la fréquence et la gravité), de façon à :

  1. éviter les risques en les éliminant ou en les minimisant grâce à l'adoption d'activités différentes de celles actuellement en vigueur ou projetées. Par exemple, une activité pourrait être annulée ou bien le risque pourrait être partagé avec autrui ou transféré à d'autres personnes comme les entrepreneurs; ou
  2. élaborer et appliquer des méthodes économiques de contrôle des risques lorsque l'acceptation du risque est inévitable; ces méthodes peuvent être la prévention et la réduction des pertes, y inclus la formation en matière de sécurité, la détection précoce des risques, les précautions à prendre, les procédures d'urgence ou les modifications conceptuelles (voir l'illustration 1; et
  3. minimiser les conséquences financières en considérant des options telles que l'auto-assurance lorsque les risques sont manifestement inhérents aux opérations gouvernementales, en veillant à ce que les entrepreneurs aient une assurance suffisante ou en transférant le risque financier à des assureurs; et
  4. planifier et inscrire au budget des mesures appropriées en vue d'une éventuelle limitation des effets, d'un dédommagement, d'une remise en état et d'un rétablissement.

Comme indiqué ci-dessous, chaque bien ou chaque secteur opérationnel peut nécessiter l'analyse des questions suivantes : responsabilités éventuelles; assurance; aspects financiers de la minimisation des risques; et considérations politiques, diplomatiques, administratives et contractuelles.

Graphique expliquant la matrice décisionnelle pour la gestion des risques

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2.2 Analyse de la responsabilité éventuelle

La responsabilité comporte des obligations, comme par exemple celle de dédommager lorsqu'il y a perte ou dommage. La détermination de la responsabilité éventuelle nécessite en principe un avis juridique du ministère de la Justice.

La mesure dans laquelle l'État ou certaines personnes peuvent être responsables individuellement ou collectivement, directement ou indirectement, doit être déterminée en fonction des points suivants :

  • possibilité de créer une relation employeur-employé;
  • existence ou non d'une relation de mandataire de l'État;
  • activité répondant ou non à un besoin du gouvernement ou bien activité d'une entreprise commerciale traitant avec une clientèle non gouvernementale et fournissant un produit ou un service non recherché par le gouvernement;
  • activité gouvernementale ressemblant à une entreprise commerciale, pouvant se conformer aux pratiques commerciales et se procurer une assurance-responsabilité; et
  • la possibilité pour l'État de réclamer un dédommagement ou une remise en état à des tiers qui auraient la responsabilité éventuelle.

2.2.1 Responsabilité des biens.

La responsabilité éventuelle se rapportant aux biens doit être déterminée par la définition :

  • du droit de propriété du bien et de l'endroit où le bien se trouve, par exemple dans les locaux de l'État ou dans ceux d'un entrepreneur;
  • des responsabilités du propriétaire et de celles du gardien pour ce qui est de l'entretien et de la garde des biens, et la loi qui s'applique, par exemple, s'il y a contrat de gage;
  • des usages commerciaux normaux et de la limitation possible de la responsabilité.

2.2.2 Responsabilité à l'égard des fonctionnaires

La responsabilité éventuelle de l'État à l'égard des actions de ses fonctionnaires et de ses mandataires doit être déterminée par la définition :

  • du degré de participation des fonctionnaires;
  • de la législation et de la politique administrative protégeant ou assurant les fonctionnaires et de la mesure dans laquelle elles s'appliquent aux non-fonctionnaires;
  • de la mesure dans laquelle la responsabilité éventuelle du personnel non gouvernemental participant à une activité peut être considérée comme faisant partie intégrante de la responsabilité de l'organisation où ce personnel travaille.

2.3 Analyse de la souscription

La souscription comprend les diverses façons d'obtenir une protection financière contre les conséquences éventuelles d'un risque. Souscrire signifie assumer les conséquences financières d'un éventuel péril.

2.3.1 Généralités

Les options de souscription devant être considérées séparément ou en combinaison sont les suivantes :

  1. l'auto-souscription, lorsque le gouvernement assume la responsabilité de souscrire des risques particuliers sur lesquels il exerce généralement un contrôle, en plus d'assumer ses responsabilités bien établies. La politique du gouvernement d'autosouscrire la plupart de ses biens et de ses activités s'applique :
    • aux risques internes alors qu'aucun groupe non gouvernemental n'intervient; et
    • aux risques d'accidents auxquels sont mêlés des tiers dans la mesure où l'État est responsable; aux cas où les dommages ou les pertes sont irréparables et aux cas où une hypothèse de risque a été faite antérieurement sous le contrôle d'un ministère;
  2. le recours à l'assurance pour des risques autres que ceux du gouvernement. L'assurance met l'assureur dans l'obligation de dédommager une personne ou un organisme en cas de perte ou de dommage résultant d'un péril spécifié ou d'un événement imprévu;
  3. en certains cas, vérifiant qu'une assurance appropriée est souscrite. La souscription à une police d'assurance appropriée peut dans certains cas être recommandée ou effectuée par le gouvernement au nom d'un tiers.

2.3.2 Spécifications

Des spécifications ont été élaborées dans trois domaines en ce qui concerne l'autosouscription ou le paiement des primes d'assurance :

  1. Biens immobiliers loués : L'État occupe et utilise ses propres biens immobiliers et d'autres biens immobiliers loués à bail et appartenant à des provinces, des institutions, des compagnies, des sociétés et des particuliers.
    • Lorsque, en vertu des dispositions d'un bail, l'État s'engage à remplacer un bien ou à négocier un règlement en cas de perte ou de destruction du bien, il convient de ne pas proroger l'assurance payée par l'État. Cette procédure s'appuie sur le fait que, dans de tels cas, l'assurance protège le bailleur tandis que l'État peut assumer le risque sans assurance. On peut considérer ce principe de non-assurance comme applicable aux baux proposés non encore couverts par une police d'assurance.
    • Lorsque, en vertu des dispositions d'un bail, l'État s'engage à rembourser les primes d'assurance ou les primes supplémentaires en même temps qu'il paie le loyer, mais il n'assume aucune responsabilité en cas de perte ou de destruction du bien par suite d'un incendie ou autre risque couvert par l'assurance, il peut continuer à rembourser les primes. On peut considérer cette règle comme applicable aux nouveaux baux.
  2. Assurance des véhicules automobiles : Le gouvernement assure lui-même les risques à l'égard des véhicules dont il se sert, sous réserve de ce qui suit :
    • les pouvoirs propres du ministère des Affaires extérieures en matière d'assurance de responsabilité civile pour les véhicules utilisés dans les missions canadiennes à l'étranger;
    • le coût de la location à long terme d'un véhicule ne devrait en principe comprendre aucune assurance, mais il peut comprendre l'assurance minimale que l'entreprise de location doit, à titre de propriétaire du véhicule, souscrire pour répondre aux exigences des règlements provinciaux; le ministère assume alors les risques non couverts par l'assurance;
    • le coût de la location à court terme d'un véhicule ou de sa location à la journée, aux termes d'un bail passé par un ministère devrait normalement comprendre la clause standard de franchise de l'assurance-collision utilisée par l'entreprise de location; en cas d'accident, la franchise serait supportée par le ministère;
    • pour les véhicules loués à la journée par les employés devant faire un voyage officiel, la clause habituelle de franchise doit, sauf si une carte de crédit est utilisée et couvre la franchise, être remplacée par une assurance, et la prime connexe doit être mentionnée dans la demande de remboursement des frais de voyage;
    • pour les véhicules loués dans des régions éloignées, les ministères peuvent exclure la clause de franchise si cette pratique présente des avantages au plan administratif, comme un règlement plus rapide de la réclamation;
    • les véhicules appartenant ou loués par l'État et opéré aux États-Unis, sont assurés commercialement avec une assurance accidents aux tiers. Des renseignements peuvent être obtenus auprès de la Direction des services techniques et des spécialistes, Travaux Publics Services Gouvernementaux Canada.

    Les lois provinciales sur l'assurance automobile ne s'appliquent pas, de façon générale, à l'administration fédérale. Pour faire immatriculer un véhicule de l'État ou lorsqu'un tel véhicule est impliqué dans un accident nécessitant l'intervention de la police, aucune preuve d'assurance ne doit être exigée. Il suffit de montrer les papiers du véhicule ou le titre de location du véhicule détenu par l'administration fédérale.

  3. Expéditions : Il ne faut pas préciser la valeur des articles expédiés par messagerie exprès, fret routier, fret aérien ou messageries aériennes, si cela doit donner lieu à des frais supplémentaires. De même, les bons de commande des ministères devraient être rédigés de manière à dissuader les fournisseurs d'indiquer la valeur des articles expédiés lorsque le contrat d'achat prévoit une livraison «FOB usine», «FOB tête de ligne», etc. et lorsque les frais d'expédition ne sont pas inclus dans le prix du contrat.

2.4 Analyse financière

Il convient d'examiner le bien-fondé et la rentabilité relative des options de souscription et des mesures de contrôle des pertes, en évaluant :

  • la mesure probable dans laquelle le gouvernement s'expose à des risques financiers, directement ou indirectement;
  • la mesure dans laquelle le gouvernement peut exercer un contrôle direct ou indirect sur la gestion des risques et leur souscription;
  • les coûts directs et indirects des diverses options de souscription;
  • le coût de l'adoption de mesures et de contrôle des pertes, comparativement à la probabilité de blessures ou de mort et le coût probable de l'endommagement ou de la perte de biens;
  • le coût net pour le gouvernement, plus précisément la question de savoir si les coûts de souscription dépendent de crédits provenant de recettes fiscales, ou encore si le recouvrement du coût pourrait servir à compenser le coût supporté par le gouvernement, quel que soit le mode de répartition du coût ainsi recouvré;
  • le bien-fondé, les incidences et le coût d'une indemnisation par le gouvernement.

Pour faciliter l'évaluation quantitative du coût dans un cas donné, il convient de recueillir et d'analyser les données pertinentes relatives à des pertes, dommages et réclamations antérieurs portant sur un risque bien défini au Canada ou à l'étranger. Les données peuvent concerner des sinistres survenus tant au sein de l'administration fédérale qu'à l'extérieur. Il convient également d'établir des bases de données pour chaque nouvelle activité et de passer régulièrement en revue les pertes, les dommages et les réclamations.

2.5 Considérations politique et diplomatiques

Afin de prévenir tout embarras pour l'État et les ministres, et afin de prendre une position digne de civisme, les autres aspects de la minimisation des risques qui devraient être examinés et pris en considération sont les suivants :

  • l'intérêt et la sécurité du grand public;
  • les pratiques dans l'industrie, et au Canada et à l'étranger;
  • les lois fédérales, provinciales et étrangères;
  • la possibilité pour l'assurance commerciale de servir d'intermédiaire normal entre les parties.

2.6 Administration

Pour bien répartir les tâches de la gestion des risques tout en respectant les principes d'attribution de la responsabilité éventuelle ou de la responsabilité perçue ou établie :

  • il convient de désigner l'organisation et les personnes à qui incombe la gestion des risques;
  • il convient d'explorer les options administratives comme le règlement des réclamations par l'État, faites par les sociétés d'ajustement, les assureurs ou les services de courtage;
  • il convient de prendre en considération les mandats, les expériences et les pratiques des autres organismes du gouvernement en matière de gestion des risques ainsi que la nécessité de leur participation et le besoin de rester en liaison avec eux.

2.7 Marchés

2.7.1 Genres de risques

L'analyse des risques permet de définir le genre de risques menaçant tout bien ou toute activité. Cette analyse permet de choisir la bonne formule de souscription.

Les autorités contractantes doivent s'assurer que les entrepreneurs ne souscrivent pas de police d'assurance pour des risques qui incombent manifestement au gouvernement, à moins que les responsabilités de chacune des parties ne soient si enchevêtrées qu'on ne parvienne pas à les distinguer.

Les autorités contractantes doivent consulter leurs conseillers juridiques chaque fois qu'une question se pose relativement au genre de risque encouru.

Pour les marchés autres que la location de véhicules automobiles, les ministères peuvent utiliser trois formules de base permettant d'employer l'assurance à bon escient, comme indiqué ci-dessous.

2.7.2 Assurance prise en charge par l'entrepreneur

La prise en charge de l'assurance par l'entrepreneur est une méthode satisfaisante qui devrait être considérée comme la règle générale pour la plupart des marchés.

En vertu de cette méthode, il incombe aux entrepreneurs de souscrire eux-mêmes à une police d'assurance, conformément à la pratique courante. Les autorités contractantes doivent s'assurer que les entrepreneurs recourent à l'assurance avec circonspection, c'est-à-dire d'une façon qui soit en rapport avec leurs moyens financiers et avec leurs responsabilités juridiques et contractuelles.

Les autorités contractantes doivent tenir compte de l'effet de la taxe de vente sur le prix final du contrat, lorsque l'assurance est achetée par un entrepreneur et que son coût est inclus dans le calcul de la taxe.

2.7.3 Assurance spécifiée par le gouvernement

La mention des conditions d'assurance, dans les appels d'offres et dans les contrats, doit être obligatoire lorsque la nature des travaux comporte des risques inhérents étroitement associés au contrat et pouvant être facilement déterminés.

Les situations qui présentent un risque inhérent comprennent la plupart des contrats de travaux publics, les travaux effectués selon des spécifications gouvernementales spéciales, les travaux exposant le public à un danger inouï et les travaux excédant la capacité normale de l'entrepreneur. La fabrication industrielle d'articles destinés au marché commercial ne comporte pas, en général, de risques inhérents mais il y a des exceptions comme les explosifs et les matières radioactives.

La valeur monétaire d'un contrat ne permet pas de déterminer s'il faut ou non spécifier les conditions en matière d'assurance, car l'entrepreneur s'expose à une responsabilité juridique souvent supérieure à la valeur du contrat. Cela est particulièrement vrai lorsqu'un danger menace des biens ou la sécurité du public. Voici des exemples de situations dangereuses : essai en vol des aéronefs, transport de munitions, modification de bâtiments publics, transport de titres et de matières dangereuses.

Les autorités contractantes devraient :

  • prédéterminer les genres de travaux pour lesquels l'assurance est obligatoire en tout temps;
  • préparer des barèmes d'assurance obligatoire pour les marchés en question comprenant le type de protection, l'ampleur de l'assurance et les franchises.

Il est préférable d'avoir recours à la méthode qui donne un niveau minimal d'assurance. Cependant, si l'autorité contractante fixe un maximum afin de limiter le coût des primes d'assurance comprises dans le prix du contrat, il peut en résulter une obligation juridique d'indemniser l'entrepreneur pour les pertes subies au-delà du maximum fixé. Il convient de fixer un maximum seulement lorsqu'un risque inusité peut donner lieu à une prime extrêmement élevée. Dans ce cas, il convient de consulter au préalable le Secrétariat du Conseil du Trésor.

2.7.4 Assurance prise en charge par le gouvernement

Le regroupement de tous les besoins en assurance d'un grand projet, dans un programme d'assurance pris en charge par le gouvernement, peut permettre de réduire considérablement les primes d'assurance.

C'est une option pouvant être efficace :

  1. pour assurer les risques encourus par plusieurs entrepreneurs ou autres personnes participant, de près ou de loin, à la même entreprise;
  2. pour réaliser des économies dans le coût d'une assurance permanente à laquelle doivent souscrire plusieurs entrepreneurs fournissant un service devant durer plusieurs années; il en sera ainsi, par exemple, pour l'assurance accidents aux tiers liée à l'exploitation sous contrat, dans tout le Canada, d'installations gouvernementales ayant les mêmes caractéristiques fonctionnelles.

Les autorités contractantes doivent prendre en considération :

  • les économies de coût pouvant être réalisées par la souscription, pour autrui, d'une assurance prise en charge par le gouvernement;
  • la possibilité pour les entrepreneurs de souscrire une assurance par l'intermédiaire d'un centre établi pour eux;
  • la mesure dans laquelle les entrepreneurs peuvent être déjà assurés;
  • la possibilité d'application de cette option lorsque les coûts estimatifs d'un projet excédent 5 millions de dollars et que le projet donne lieu à de nombreux marchés;
  • la possibilité d'application de cette option dans les cas suivants : les travaux nécessaires pour un projet ont une valeur suffisante; des gestionnaires de projet supervisent les travaux; les services de plus d'un maître d'oeuvre sont requis : (dans toute la mesure du possible, on utilisera les normes stipulées par les autorités contractantes dans les autres marchés).

Le montant des primes d'assurance d'un programme pris en charge par le gouvernement doit être imputé au budget du projet et, si les modalités administratives le permettent, ce montant peut être réglé soit directement par le ministère, soit par les entrepreneurs qui pourront alors l'ajouter à leur facture.

3. Étape 3 - Limitation des effets

La limitation des effets est la troisième étape de la gestion des risques. À cette étape, il faut réagir rapidement lorsque surviennent des accidents dommageables et il faut les contrôler, limiter leurs effets et assurer la continuité de la fonction ou du service perturbé.

En fait, l'étape de la limitation des effets est celle de la mise en oeuvre de tous les plans d'urgence élaborés antérieurement pour minimiser les pertes grâce aux organismes, aux équipements et aux méthodes de secours.

Avant l'étape 3, il est important de s'assurer que les plans et les systèmes d'urgence sont tenus à jour et en bon état de fonctionnement et que, dans toute la mesure du possible, le personnel est formé et les méthodes mises à l'essai.

Il convient également, durant cette étape, de mettre en oeuvre les plans à long terme de la reprise des opérations et de rétablissement, (voir la section Références, Publications du Conseil du Trésor de ce chapitre).

4. Étape 4 - Dédommagement, remise en état et rétablissement

4.1 Généralités

Après tout accident dommageable, la gestion des risques comprend le dédommagement, la remise en état des biens et le rétablissement des services. Le dédommagement est le règlement et le paiement des réclamations faites soit par l'État, soit contre l'État ou contre ses fonctionnaires. La remise en état consiste à employer les sommes approuvées pour réparer ou remplacer les biens de l'État ayant été endommagés, perdus ou volés. À l'étape 4, le rétablissement comprend la poursuite des mesures à long terme commencées lors de la limitation des conséquences, l'objectif étant le fonctionnement normal des services le plus tôt possible.

4.2 Enquête et évaluation

Le dédommagement et la remise en état nécessitent tous deux une enquête et une évaluation.

Toute enquête relative aux circonstances d'un accident dommageable ou nuisible a quatre buts :

  1. établir la cause de l'accident;
  2. évaluer l'étendue et le coût des dommages et déterminer la responsabilité juridique éventuelle;
  3. fournir une base de données à l'appui des demandes d'approbation du paiement des réclamations;
  4. fournir la rétroaction sur l'efficacité des mesures existantes pour faciliter l'établissement de nouvelles mesures ou pour améliorer les mesures existantes afin d'empêcher la répétition de l'accident.

Un rapport d'enquête doit être préparé pour chaque accident mais la portée et le détail de ce rapport peuvent varier en fonction de la complexité de l'accident considéré. Le contenu du rapport devrait se limiter à un compte rendu des faits pertinents et il devrait être aussi objectif que possible. Voici les principaux points pouvant être traités dans un rapport d'enquête :

l'accident : expliquer ce qui est arrivé, qui se trouvait sur place et quelle langue officielle a été employée; décrire la nature et les raisons de la participation des fonctionnaires; préciser leur situation, par exemple en indiquant s'ils voyageaient ou s'ils se trouvaient chez eux ou au travail et en décrivant l'importance de leur poste et leurs fonctions ainsi que les procédures ministérielles s'appliquant aux fonctionnaires impliqués dans l'accident; préciser si un véhicule automobile appartenant à l'État ou loué par lui a été impliqué et fournir des renseignements détaillés sur l'utilisation de ce véhicule et sur l'autorisation de son emploi;

les dommages : fournir des estimations et une explication;

l'emplacement : décrire le lieu géographique où l'accident s'est produit; donner les distances séparant les endroits importants; décrire le terrain et les conditions climatiques; donner l'heure; indiquer l'intensité du trafic dans le secteur, y compris les véhicules, les piétons, les bateaux ou les aéronefs; inclure des plans, des schémas ou des photographies pour faire comprendre la nature exacte de l'accident;

la cause : expliquer de quelle façon la faute et la responsabilité ont été déterminées et dire s'il y a eu négligence;

conseils d'expert et témoins : indiquer si on a demandé à la GRC d'aider à l'enquête; décrire la nature et la source des conseils donnés y compris les évaluations techniques, financières et juridiques et l'opinion du ministère de la Justice; obtenir des déclarations de témoins; fournir des copies des rapports sur l'accident ayant été remis à la police;

les règlements comparables ou antérieurs : donner des précisions;

les déclarations délicates et la possibilité de créer un précédent : indiquer s'il y a eu des questions politiques ou diplomatiques, des engagements ou des déclarations et s'il est possible qu'un précédent soit créé;

les réclamations : donner le nombre et la valeur monétaire des réclamations faites et des dommages-intérêts reçus avec documentation à l'appui; indiquer si d'autres paiements sont prévus par suite de l'accident;

les aspects commerciaux et contractuels : préciser si l'accident ou la proposition se rapporte ou non à un marché et indiquer s'il y a conformité ou non avec les pratiques commerciales ou contractuelles normales;

les lois pertinentes ou autres possibilités de dédommagement : faire état de l'opinion des services juridiques selon laquelle l'autorité proposée est le seul moyen de procéder à un paiement; il convient de noter que les autres moyens possibles pourraient comprendre d'autres lois et programmes fédéraux et provinciaux ou de l'assurance commerciale; l'âge et l'état civil des fonctionnaires et des autres personnes impliquées peuvent permettre de déterminer la pertinence de ces moyens de paiement possibles. En particulier dans les cas de paiement à titre gracieux, il faut effectuer un examen des lois, des pouvoirs en vertu des programmes et des responsabilités pertinentes, afin de s'assurer que le paiement ne constitue pas une admission de responsabilité par l'État mais plutôt un geste de bienveillance fait dans l'intérêt public ou, en l'occurrence, dans l'intérêt des employés dont les effets personnels ont été endommagés dans l'exercice de leurs fonctions;

mesures correctives et gestion des risques : résumer brièvement les procédures en vigueur dans le ministère pour gérer le risque des accidents possibles ainsi que l'approche du ministère en ce qui concerne les mesures correctives requises pour minimiser ce risque à l'avenir;

Nota :

Pour les réclamations faites par l'État ou contre l'État et contre les fonctionnaires de l'État, voir la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux et la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers.

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