Annulée - Politique sur l'approbation des projets

Cette page Web a été archivée dans le Web

L'information dont il est indiqué qu'elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n'est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n'a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Formats alternatifs

Le 1er avril 2012, la présente politique sera remplacée par la Politique sur la gestion des projets pour les ministères et organismes mentionnés à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le Secrétariat du Conseil du Trésor adopte une approche de mise en ouvre progressive, qui débutera en 2007 avec un groupe de ministères ayant accepté de participer à un projet pilote. Au terme du projet pilote, d'autres groupes de ministères seront inclus, de sorte qu'au 1er avril 2012 tous les ministères et organismes auront mis en place les systèmes et les processus nécessaires pour se conformer aux exigences de la politique.

Objectif de la politique

S'assurer que les projets soumis à l'approbation du ministre parrain ou, le cas échéant, du Conseil du Trésor peuvent être pris en considération d'une manière éclairée et efficace.

Énoncé de la politique

La politique du gouvernement s'énonce comme suit :

  • Il faut demander l'approbation des projets d'investissement, de location et de technologie de l'information chaque fois :
    • que le coût estimatif total du projet dépasse le niveau que peut approuver le ministre parrain;
    • qu'au cours de la mise en ouvre d'un projet, les coûts prévus pour mener à bien le projet dépassent le niveau que peut approuver le ministre parrain ou les limites antérieurement approuvées par le Conseil du Trésor;
    • qu'on apporte un changement important au modèle de base présenté aux fins d'approbation initiale du projet par le Conseil du Trésor.
  • Tous les projets dont on demande l'approbation doivent être étayés d'une documentation qui présente adéquatement toute la portée du projet, y compris le cadre de gestion qui s'y rattache.
  • Tous les projets dont on demande l'approbation doivent être examinés afin de déterminer s'ils représentent bien une réponse efficace et efficiente aux besoins opérationnels tels qu'ils sont énoncés dans les priorités définies ou dans le plan d'investissement à long terme (PILT) du gouvernement.

Application

Cette politique s'applique aux ministères énumérés dans les annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La politique s'applique aux projets et aux projets d'investissement, de location et de technologie de l'information définis dans le glossaire qui fait partie de ce volume. Elle s'applique à tous les projets de ce genre qui sont financés en tout ou en partie par le gouvernement fédéral, quelle que soit la méthode d'acquisition.

Aux fins de la présente politique, le Conseil du Trésor se réserve le droit de désigner comme projet d'investissement tout regroupement d'activités qu'il juge devoir ainsi désigner.

Cette politique ne s'applique pas à certaines activités analogues à des projets financées par le gouvernement au moyen de paiements de transfert (subventions ou contributions). Les politiques du Conseil du Trésor concernant les aspects financement, gestion et approbation de ces activités sont présentées dans le volume Gestion financière du Manuel du Conseil du Trésor.

Exigences de la politique

  1. Identification : Les ministères doivent identifier les regroupements d'activités qui constituent des projets aux fins de cette politique et les gérer en conséquence.
  2. Rentabilité : Toutes les propositions de projets doivent manifestement représenter une façon rentable de répondre aux besoins opérationnels qui sont présentés dans le PILT ou tout autre document pertinent du ministère.
  3. Processus : Pour s'assurer que les projets sont planifiés et exécutés efficacement, au moment opportun, les ministères doivent établir un processus d'approbation et d'examen efficient de projets.
  4. Autorité du pouvoir d'approbation : Au moment d'approuver le projet, l'autorité détentrice du pouvoir d'approbation établira les éléments de base du le projet. Tout écart important par rapport à ces éléments devront être approuvés par cette autorité.
  5. Portée du projet : Toutes les propositions de projets doivent être appuyées par des documents appropriés qui décrivent la portée du projet, soit les principaux produits à livrer, la mise en ouvre par étapes aux fins de la gestion des risques, le calendrier, la stratégie de négociation des marchés, les exigences spéciales et la gestion du projet. Lorsque les ministères ont déjà rédigé des énoncés de projet, ces derniers constituent des documents appropriés.
  6. Phases de projets : Pour assurer une approbation et un contrôle adéquats par le ministère, la mise en ouvre du projet doit être répartie en étapes correspondant à des points de décision naturels. Les chapitres 2-2 et 2-3 de ce volume renferment des instructions sur ce sujet et d'autres aspects de la gestion de projet.
  7. Approbation du Conseil du Trésor : Le ministère doit faire approuver un projet d'investissement (y compris ceux de location et ceux de technologie de l'information) par le Conseil du Trésor lorsque le coût estimatif total du projet dépasse le niveau que le ministre parrain peut approuver (voir l'appendice E). Seules les phases particulières du projet qui ont été convenablement définies et dont le coût a été estimé peuvent être approuvées.
  8. Propositions : Trois types de propositions peuvent être soumises à l'approbation du Conseil du Trésor.
    • 8.1 Normalement, la première présentation d'un ministère vise à obtenir une approbation préliminaire de projet (APP) et l'autorisation d'aller de l'avant avec la totalité ou une partie de la phase de définition du projet. À l'appui d'une demande d'APP, les ministères doivent clairement démontrer qu'il existe un besoin directement relié à la réalisation des objectifs et à l'exercice des responsabilités du programme et que la conception et la mise en ouvre du projet proposé sont la meilleure façon de répondre à ce besoin. Vous trouverez à l'appendice A plus de détails sur les exigences relatives à l'APP.
    • 8.2 Une fois le projet entièrement défini, le ministère présente la demande d'approbation effective du projet (AEP) pour obtenir l'autorisation de mettre le projet en ouvre. L'AEP établit en outre le coût et autres objectifs essentiels qui deviendront les éléments de base du projet. L'appendice B renferme des détails sur les exigences relatives à une demande d'AEP.
    • 8.3 Les projets qui comportent principalement une location doivent faire l'objet d'une approbation de projet de location (APL), avant de passer aux appels d'offres. L'APL est un moyen efficace de regrouper les données de l'APP et de l'AEP en un même processus d'approbation. L'appendice C renferme des détails sur les exigences d'une APL.
  9. Présentation unique : Certains projets n'ont pas besoin de phase détaillée de définition de projet. En pareils cas, les ministères peuvent demander uniquement une AEP. Cette présentation unique doit réunir tous les renseignements nécessaires à une APP et à une AEP.
  10. Présentation d'ensemble : Les ministères peuvent regrouper plusieurs projets semblables en une présentation d'ensemble. Ils peuvent également, le cas échéant, demander une APP, une AEP, ou une APL par l'intermédiaire du PILT ou du plan opérationnel pluriannuel.
  11. Les projets de technologie de l'information : Les projets de technologie de l'information doivent être élaborés et mis en ouvre conformément à la politique sur la gestion de la technologie de l'information et aux orientations stratégiques établies par le gouvernement. Vous trouverez à l'appendice D des détails sur les exigences particulières des présentations relatives à des projets de technologie de l'information. On peut en savoir davantage en consultant le volume du Manuel du Conseil du Trésor qui traite de la gestion de la technologie de l'information ou en communiquant avec le Bureau de la gestion, des systèmes et des technologies de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor.
  12. Énoncé de projet : L'énoncé de projet est une description détaillée du projet, notamment de sa portée. Il montre la relation entre le projet, les priorités du ministère et le PILT. De plus, l'énoncé de projet résume l'analyse des options qui ont été examinées et des raisons pour lesquelles le projet proposé est la solution privilégiée. Il donne également un aperçu du cadre de gestion du projet. Un énoncé de projet doit accompagner toutes les présentations relatives aux grands projets de l'État; tous les autres projets doivent être appuyés par un énoncé de projet ou d'autres documents appropriés qui rencontre les exigences des appendices A à D. Le détail des exigences relatives à l'énoncé de projet est donné à l'appendice F.
  13. Dépassement de coût : Il y a dépassement de coût quand l'«estimation à l'achèvement» courante dépasse l'objectif de coût actuellement approuvé, sans changement correspondant dans la portée du projet. Si le coût estimatif total du projet dépasse dorénavant le niveau que le ministre parrain peut approuver, le ministère doit soumettre le projet à l'approbation du Conseil du Trésor. Si une demande d'AEP a déjà été présentée au Conseil du Trésor, celui-ci exigera une AEP révisée.
  14. Les Rapports ministériels sur le rendement doivent contenir les renseignements relatifs aux projets selon les critères du Guide pour la préparation des rapports ministériels sur le rendement et du Guide pour la préparation des rapports sur les plans et priorités.

Surveillance

En ce qui concerne la réalisation des objectifs de la présente politique, la performance du ministère sera évaluée en fonction des critères suivants :

  • compatibilité entre les projets soumis à l'approbation et les stratégies que renferme un PILT examiné par le Conseil du Trésor, de même qu'avec tous les autres objectifs du gouvernement;
  • respect des délais fixés pour les présentations au Conseil du Trésor aux fins d'approbation d'un projet;
  • respect des besoins en information énoncés dans la présente politique, notamment la qualité de l'information que renferme la présentation au Conseil du Trésor. L'intégralité, l'exactitude et la facilité de compréhension des renseignements déterminent la qualité de l'information. Une attention particulière sera accordée à l'analyse des options, à la description de la portée du projet et aux estimations de coûts.

Références

Cette politique est publiée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette politique remplace les parties consacrées à l'approbation des projets du chapitre 540 du Manuel de la politique administrative, et la circulaire 1983-25 du CT datée du 1er mai 1983 intitulée Approbation des projets d'investissement et des plans d'investissement à long terme.

Cette politique doit être lue de concert avec les autres chapitres de ce volume et les autres politiques, en particulier celles qui concernent la gestion des risques, la gestion du matériel, l'immobilier, la gestion de la technologie de l'information, les marchés et les organismes de services communs.

Demandes de renseignements

Pour tout renseignement concernant les interprétations de la politique, communiquer avec la directrice exécutive, Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, Direction générale de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.

Pour toute question concernant les présentations au Conseil du Trésor et les programmes ministériels, les ministères sont priés de s'adresser à leur analyste de programme aux Secteurs des programmes du SCT et, s'il y a lieu, à leur analyste spécialiste de la Direction de la politique des biens immobiliers et du matériel ou de la Direction du dirigeant principal de l'information.


Appendice A - Exigences des présentations au Conseil du Trésor en vue d'obtenir une approbation préliminaire de projet (APP)

La définition des termes employés dans cet appendice est donnée dans le glossaire qui fait partie de ce volume.

Les ministères demandent normalement une APP une fois la phase de planification initiale et d'identification du projet terminée, mais avant le début de la phase de définition du projet. Le processus officiel d'approbation par le Conseil du Trésor peut être adapté à chacun des projets et des ministères, selon la nature des risques que comportent ces projets. Les ministères doivent planifier et coordonner leurs demandes d'approbation de projets de manière à réduire au minimum les frais administratifs généraux.

En accordant l'APP, les ministres du Conseil du Trésor conviennent qu'un besoin a été identifié et qu'on est effectivement justifié de répondre à ce besoin par un projet particulier. L'APP accorde en outre l'autorisation d'affecter des ressources à la définition de l'option de projet sélectionnée.

La demande d'APP doit être préparée conformément au Guide des présentations au Conseil du Trésor du Manuel du Conseil du Trésor et comprendre des renseignements sur chacune des sections suivantes :

1. La proposition doit énumérer toutes les autorisations demandées au Conseil du Trésor, y compris :

1.1 L'objectif relatif au coût pour la phase de définition du projet, lequel établira le montant total des fonds approuvés par le Conseil du Trésor aux fins de la définition du projet. L'objectif relatif au coût renvoie aux estimations de coûts fondées (comme il est défini à l'appendice G de ce chapitre) pour la phase de la définition du projet et doit tenir compte, entre autres, du coût des régimes d'avantages sociaux des employés (20 p. 100 des salaires) pour tous les salaires imputés au projet et des éventualités normales comme l'inflation et les taux de change des devises étrangères. Dans le cas des projets s'étalant sur plusieurs années, les coûts doivent être exprimés en dollars constants et en dollars courants;

1.2 tous les autres objectifs que le ministère, d'accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, juge d'une importance suffisante pour justifier l'octroi d'une autorisation particulière par le Conseil du Trésor.

2. Une fois approuvés, ces objectifs constitueront les éléments de base du projet qui aideront le Conseil du Trésor à exercer un contrôle.

3. Cet information peut figurer soit dans le corps de la présentation, soit dans l'énoncé de projet, le cas échéant.

3.1 Le contexte détermine et justifie l'existence d'un besoin de programme directement relié aux buts et aux responsabilités du ministère et le fait qu'il est possible d'y répondre par la conception et la mise en ouvre du projet approprié.

3.2 Le coût estimatif de l'ensemble du projet fournit une estimation indicative (comme il est défini à l'appendice G de ce chapitre) du coût total et des mouvements de trésorerie annuels pour l'ensemble du projet.

3.2.1 L'estimation indicative des coûts sera précisée et améliorée au fur et à mesure que progressera la phase de définition du projet.

3.2.2 L'estimation des coûts est communiquée aux ministres du Conseil du Trésor à titre informatif seulement et n'est en aucune façon approuvée par le Conseil. Elle est examinée de près pour savoir si l'APP sera accordée ou non et pour cette raison, les ministères doivent s'assurer qu'elle est la plus exacte possible au moment de la demande d'APP.

3.2.3 Les coûts de l'ensemble du projet indiqués dans la demande d'APP peuvent être différents dans la demande ultérieure d'AEP. Si, au moment où les ministères demandent l'AEP, les coûts estimatifs du projet dépassent considérablement l'estimation indicative des coûts indiquée dans la demande d'APP, une analyse des options doit être faite pour s'assurer que l'option choisie représente toujours le moyen le plus rentable de répondre aux besoins. Cette règle générale comporte une exception : le Conseil du Trésor peut souhaiter imposer, dans le cadre de l'APP, un «plafond» ou d'autres contraintes au projet. Il faudrait alors adopter une formule de «conception à un coût donné» pour la phase de définition du projet.

3.3 L'échéancier de l'ensemble du projet présente un calendrier estimatif des jalons de l'ensemble du projet.

3.4 Le sommaire des analyses complètes du rapport coûts-avantages et des options donne de l'information sur les options que le ministère a envisagées et sur la situation de l'option recommandée au moment de la présentation. L'analyse détaillée, normalement incorporée à l'énoncé de projet, doit reposer sur l'énoncé des besoins entièrement défini et l'établissement des coûts pour le cycle de vie du bien pour chaque option examinée. Si l'analyse détaillée figure dans un énoncé de projet, la demande elle-même fournira un aperçu des options examinées et la justification de l'option retenue.

3.5 La section intitulée Évaluation des risques présente les résultats de l'évaluation des risques associés à l'option retenue et une évaluation distincte pour l'activité de définition de projet au moment de la demande d'autorisation de dépenser. Le niveau de détail de l'évaluation des risques associés au projet doit être adapté au type de projet. On trouvera les instructions relatives à l'évaluation et à la gestion des risques à l'appendice C de la politique de gestion des projets du présent volume.

3.6 La méthode de gestion du projet présente un sommaire de la méthode proposée de gestion du projet. Cette méthode doit être compatible avec les chapitres concernant la gestion des projets de ce volume.

3.7 La section des questions en suspens donne une évaluation des questions en cours, le cas échéant, et propose des solutions pour le règlement de toutes les questions en suspens.

3.8 Si l'un quelconque des objectifs suivants est jugé par le ministère, d'accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, indispensable au succès du projet, il doit être inclus dans la proposition officielle :

3.8.1 un objectif relatif à l'échéancier, soit les dates proposées pour le début et l'achèvement du projet ainsi que les dates des principaux jalons de la phase de définition du projet;

3.8.2 un objectif de rendement définissant les principaux extrants ou résultats pour la phase de définition du projet.

3.9 La stratégie d'approvisionnement, présentée en détail aux chapitres 3-1 et 3-2 de ce volume, pour tout le projet, doit être incluse le cas échéant.

4. Il peut être nécessaire d'ajouter d'autres sections portant sur des sujets tels les retombées industrielles, régionales ou nationales, les exigences administratives, les éventuelles ententes internationales ou autres ou un plan de communications.

5. L'octroi de l'APP par le Conseil du Trésor prendra la forme d'une lettre de décision qui pourrait indiquer des changements aux objectifs proposés et d'autres instructions de sa part. Toute dérogation par rapport à ce qui a été approuvé par le Conseil du Trésor doit être discutée sans délai avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin de déterminer s'il y a lieu de demander une autorisation modifiée au Conseil du Trésor.

6. Le ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor du respect des éléments de base établis pour le projet et des autres instructions données dans la lettre de décision. Les obligations internes de rendre compte s'appliquent à l'exécution de tous les aspects du projet qui n'ont pas été spécifiquement approuvés par le Conseil du Trésor.

Appendice B - Exigences des présentations au Conseil du Trésor en vue d'obtenir une approbation effective de projet (AEP)

La définition des termes employés dans cet appendice est donnée dans le glossaire qui fait partie de ce volume.

Les ministères présentent une demande d'AEP avant d'amorcer la phase de mise en ouvre du projet. Dans le cas des projets pour lesquels le Conseil du Trésor n'a pas fourni d'APP, l'AEP doit comprendre tous les renseignements exigés pour l'APP. Le processus officiel d'approbation par le Conseil du Trésor peut être adapté à chacun des projets et des ministères selon la nature des risques que comportent ces projets. Les ministères doivent planifier et coordonner leurs demandes d'approbation de projet de manière à réduire au minimum les frais administratifs généraux.

La demande d'AEP doit être préparée conformément au Guide des présentations au Conseil du Trésor du Manuel du Conseil du Trésor et comprendre des renseignements sur chacune des sections suivantes :

1. La proposition doit énumérer toutes les autorisations demandées au Conseil du Trésor, y compris l'approbation de la mise en ouvre d'un projet particulier.

2. La proposition doit inclure l'objectif relatif au coût pour l'étape de la mise en ouvre du projet.

2.1 L'objectif relatif au coût renvoie aux estimations de coûts fondées (comme il est défini à l'appendice G) de l'ensemble des ressources que doit approuver le Conseil du Trésor pour la mise en ouvre du projet.

2.2 Dans le cas des projets s'étalant sur plusieurs années, les coûts doivent être exprimés en dollars constants et en dollars courants et tenir compte du coût des régimes d'avantages sociaux des employés (20 p. 100 des salaires) pour tous les salaires imputés au projet et des éventualités normales comme l'inflation et les taux de change des devises étrangères.

3. La proposition doit également comprendre tous les autres objectifs que le ministère, d'accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, juge d'une importance suffisante pour justifier l'octroi d'une autorisation particulière par le Conseil du Trésor.

4. Une fois approuvés, ces objectifs constitueront les éléments de base du projet qui aideront le Conseil du Trésor à exercer un contrôle.

5. Cet information peut figurer soit dans le corps de la présentation, soit dans l'énoncé de projet, le cas échéant.

5.1 La section des questions en suspens renferme une évaluation finale des questions non réglées à une étape précédente de l'examen du projet par le Conseil du Trésor et de toute question qui se pose actuellement. Cette section doit inclure les propositions de solutions à toutes les questions en suspens.

5.2 Une section qui fournit des renseignements supplémentaires sur les coûts, à l'appui de l'objectif relatif aux coûts inclus dans la proposition. Des estimations des mouvements de trésorerie dans le cadre du projet ne doivent être fournies qu'à titre informatif. L'estimation des coûts doit inclure des articles distincts pour les grands facteurs de risque. Ces renseignements visent à informer le Conseil du Trésor des dépenses futures possibles, qu'il pourrait être difficile d'éviter sans abandonner le projet.

5.3 L'évaluation officielle des risques donne une évaluation officielle à jour des risques que présente l'ensemble du projet.

5.4 La méthode de gestion du projet fournit au Conseil du Trésor l'assurance que le ministère dispose de systèmes adéquats de reddition de comptes, de contrôle et de gestion pour suivre l'avancement du projet et réagir aux changements de circonstances. La définition de ces systèmes doit être compatible avec les politiques sur la gestion de projets de ce volume.

5.5 Une description des ententes qui donne tout le détail des ententes concernant la coopération internationale, les accords fédéraux-provinciaux ou les accords conclus avec d'autres ministères. La description doit faire une distinction entre les ententes ayant une incidence sur le projet et celles qui ont été conclues spécialement en vue de la mise en ouvre du projet ou qui sont nécessaires pour la continuation de celui-ci. Des copies des ententes et des documents analogues doivent accompagner la présentation du projet proprement dite.

5.6 La section des exigences administratives décrit l'incidence possible du projet attribuable à la législation actuelle ou éventuelle, aux questions d'orientation éventuelles (y compris, le cas échéant, la politique d'approvisionnement) ou aux modifications de l'organisation ou de la procédure reliées au projet ou découlant de celui-ci.

5.7 Un plan de communications doit accompagner la présentation dans les cas où le projet est susceptible d'attirer l'attention du public et où il faut une réponse du gouvernement.

5.8 Une section sur le détail des objectifs de projet. Si l'un quelconque des objectifs suivants est jugé par le ministère, d'accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, d'une importance suffisante pour justifier une approbation particulière et un suivi de la part du Conseil du Trésor, il faut les inclure dans la proposition officielle. Voici des exemples possibles d'objectifs de projet :

5.8.1 un objectif relatif à l'échéancier faisant état des dates projetées de début et d'achèvement des travaux ainsi que des jalons essentiels de la phase de mise en ouvre, avec échelonnement planifié des travaux. L'échéancier doit prendre en ligne de compte le temps consacré au processus d'impartition lui-même;

5.8.2 un objectif de rendement définissant les principaux extrants ou résultats du projet. Si certains travaux doivent être réalisés par des entrepreneurs privés, il faut donner une description des résultats attendus et de leurs relations avec les phases subséquentes du projet;

5.8.3 un objectif relatif aux retombées industrielles et régionales. Il doit décrire, le cas échéant, les retombées industrielles que l'on compte obtenir avec la mise en ouvre du projet. L'objectif doit être exprimé en termes quantitatifs tel qu'il aura été établi au cours de l'examen des acquisitions ou dans le cadre d'autres consultations et ententes interministérielles;

5.8.4 les autres objectifs nationaux décrivant, le cas échéant, les autres objectifs convenus à atteindre à la faveur de la mise en ouvre du projet. Ces objectifs doivent, dans la mesure du possible, être exprimés en termes quantitatifs tel qu'il aura été établi dans le cadre de consultations et d'ententes interministérielles.

5.9 Les ministères doivent évaluer toutes les dépenses futures d'opération et d'entretien directement attribuables à la mise en ouvre du projet, notamment les subventions tenant lieu d'impôts. Les ministères doivent également indiquer d'où proviendront les fonds nécessaires au règlement de ces frais. Tous ces renseignements doivent être fournis pour s'assurer que l'on disposera de suffisamment de fonds pour exploiter ou entretenir les produits livrés une fois le projet terminé.

6. L'octroi de l'AEP par le Conseil du Trésor prendra la forme d'une lettre de décision qui pourrait indiquer des changements aux objectifs proposés et d'autres instructions de sa part. Toute dérogation par rapport à ce qui a été approuvé par le Conseil du Trésor doit être discutée sans délai avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin de déterminer s'il y a lieu de demander une autorisation modifiée au Conseil du Trésor.

7. Le ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor du respect des objectifs établis pour le projet et des autres instructions données dans la lettre de décision. Les obligations internes de rendre compte s'appliquent à l'exécution de tous les objectifs du projet qui n'ont pas été spécifiquement approuvés par le Conseil du Trésor.

Appendice C - Exigences des présentations au Conseil du Trésor en vue d'obtenir une approbation de projet de location (APL)

La définition des termes employés dans cet appendice est donnée dans le glossaire qui fait partie de ce volume.

Lorsque la valeur actuelle d'un projet qui suppose principalement une location dépasse les pouvoirs du ministre, le ministère doit obtenir une APL avant de faire un appel d'offres. L'APL regroupe efficacement les demandes d'APP et d'AEP en un même processus d'approbation.

La présentation doit être faite au tout début de la phase de planification de sorte que les décideurs disposent de solutions de rechange réalistes. En conséquence, elle ressemble à une demande d'APP. La demande d'APL doit en outre contenir des renseignements basés sur les prix du marché et des hypothèses claires sur les coûts probables à prévoir pour adapter le bien loué aux exigences opérationnelles. Le processus officiel d'approbation par le Conseil du Trésor peut être adapté à chacun des projets et des ministères selon la nature des risques que comportent ces projets. Les ministères doivent planifier et coordonner leurs demandes d'approbation de projet de manière à réduire au minimum les frais administratifs généraux.

La demande d'APL doit être préparée conformément au Guide des présentations au Conseil du Trésor du Manuel du Conseil du Trésor et comprendre des renseignements sur chacune des sections suivantes :

1. La proposition doit énumérer toutes les autorisations demandées au Conseil du Trésor pour la mise en ouvre d'un projet de location.

2. La proposition doit inclure un objectif relatif au coût basé sur une estimation fondée (voir l'appendice G), pour le projet de location, ayant un valeur totale précise.

2.1 L'objectif relatif au coût doit comprendre une estimation du coût prévu de l'entente de location. L'estimation doit préciser le coût prévu par mètre carré de superficie utilisable et la valeur nette actuelle des frais de location nets pour la période de location. Elle doit également préciser les coût de construction (aménagement et amélioration), de mise en service, de conception, de déménagement et d'autres coûts ponctuels associés à la mise en inventaire de locaux, y compris les honoraires, les coûts d'enregistrement et les taxes qui s'appliquent.

2.2 Les coûts indiqués sur la demande d'APL doivent reposer sur des éléments comparables du marché étant donné que les coûts réels ne seront pas connus avant les appels d'offres et la négociation des marchés.

2.3 Pour la demande d'APL, les périodes d'option de location doivent être exclues de l'estimation des coûts et des autorisations demandées. Toutefois, il faut divulguer aux autorités chargées d'approuver la présentation la totalité des options pour lesquelles on demande une autorisation pour qu'ils soient considérés lors de l'étape de sélection ou d'évaluation. Chacune des options fera l'objet d'une approbation distincte.

2.4 Une fois les soumissions d'offres sont reçus, et lorsque une demande d'autorité de marché pour une location est soumise au Conseil du Trésor, le coût global du projet qui figure dans la demande d'approbation du projet de location doit être révisé, le cas échéant, pour tenir compte des coûts réels. Il faut faire une nouvelle demande d'APL si le coût dépasse celui prévu dans l'APL initiale ou si le coût révisé du projet ne cadre plus avec le but original et le niveau de qualité précisés dans l'APL.

3. Même s'ils ne font pas partie des coûts du projet, les frais d'opération et d'entretien ainsi que les impôts fonciers associés à ou inclus dans le marché de location doivent être indiqués séparément à titre d'information pour qu'on puisse identifier les coûts totaux associés au projet.

4. Cet information peut figurer soit dans le corps de la présentation, soit dans le rapport d'analyse des investissements qui l'accompagne.

4.1 Le contexte décrit le besoin de location d'espaces du programme et explique que le projet proposé permet de répondre à ce besoin.

4.2 La section des renseignements sur les coûts démontre comment les coûts (éléments comparables du marché) ont été établis.

4.3 La section réservée à l'échéancier présente les jalons essentiels du projet, notamment le calendrier concernant les appels d'offres de location, l'approbation des marchés, l'aménagement, les exigences fondamentales et l'occupation des locaux.

4.4 Il faut rédiger un sommaire des diverses options possibles. Il précisera les autres possibilités de location qui permettraient de répondre aux besoins du programme de même que les autres stratégies d'acquisition telles une construction par l'État. Le coût et les répercussions de chaque option sur le programme doivent être inscrits.

4.5 La section des hypothèses, des risques et des incertitudes décrit les hypothèses qui ont été faites au sujet du marché et les risques et incertitudes qui accompagnent le projet de location proposé. Elle doit en outre préciser les mesures qui ont été prises pour gérer ces facteurs.

4.6 La section des questions en suspens donne un aperçu de toute autre question qui doit être résolue avant les appels d'offres et la négociation des marchés.

5. L'approbation du projet de location par le Conseil du Trésor prendra la forme d'une lettre de décision qui pourrait indiquer des changements aux objectifs proposés et d'autres instructions de sa part. Le ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor du respect des objectifs du projet et de toute autre instruction donnée dans la lettre de décision.

Appendice D - Exigences des présentations au Conseil du Trésor relatives à des projets de technologie de l'information

Le présent appendice a pour objet de décrire les exigences particulières aux présentations de projets de technologie de l'information.

De façon générale, il faut respecter les exigences en matière d'information décrites aux appendices A et B, en apportant les modifications énumérées ci-dessous.

1. Il faut prouver qu'on a tenu compte des stratégies du gouvernement : À l'aide de documents appropriés, les ministères doivent démontrer que la proposition suit les orientations stratégiques que le gouvernement a adoptées pour la technologie de l'information. En voici quelques-unes :

1.1 Amélioration des services en recourant de façon novatrice à l'information et à la technologie : Cinq grands objectifs s'y rattachent : renouveler la prestation des services et des programmes; investir de façon stratégique; créer des partenariats; établir une architecture ouverte et une infrastructure de base et partager la capacité informatique entre les gestionnaires et les employés.

1.2 Architecture - normes : Les ministères doivent disposer de plans qui leur permettront de se conformer graduellement aux normes de la technologie de l'information, comme il est indiqué dans le Modèle de référence de base d'interconnexion des systèmes ouverts (OSI) qui définit un cadre ou une architecture technique pour l'élaboration des systèmes informatiques et de communications au gouvernement fédéral. Ce modèle précise les orientations stratégiques concernant les interconnexions de systèmes ouverts (OSI), le service électronique, la transférabilité des applications et les systèmes ouverts à l'échelle de l'entreprise. L'approche technique du projet doit respecter les normes du Conseil du Trésor sur la technologie de l'information (NCTTI); il faudra les énumérer dans les demandes d'acquisition.

1.3 Mandat du Dirigeant principal de l'informatique : Tous les projets liés à la technologie de l'information doivent être conformes à la politique, aux stratégies et aux normes technologiques en vigueur à l'échelle de l'administration fédérale. Ces politiques, stratégies et normes visent à améliorer la façon dont le gouvernement fournit les services à l'aide de la technologie de l'information. Elles assurent en outre l'assise sur laquelle repose la mise au point de procédés administratifs plus efficaces dans l'administration fédérale. Le RPI assurera la directio fonctionnelle des projets interministériels et des initiatives intergouvernementales, notamment les systèmes administratifs et les communications administratives. De plus, le RPI a publié une ebauche d'un plan directeur pour la restructuration de la prestation des services gouvernementaux, grâce à une meilleure utilisation des technologies de l'information.

2. Plans des ministères : L'approche adoptée dans le cadre du projet doit tenir compte des stratégies ministérielles établies dans le plan de gestion de l'information. Les stratégies proposées devront protéger les investissements, favoriser l'interopérabilité et permettre la concurrence entre fournisseurs.

3. Recours à l'approche d'entreprise : Pour identifier, justifier et sélectionner les projets de technologie de l'information nécessitant des investissements, la méthode à privilégier est l'approche d'entreprise. Cette dernière établit une correspondance entre des propositions particulières de projets et les stratégies et plans de technologie de l'information dans le contexte des priorités de programme et des améliorations mesurables à la performance du programme.

4. Coûts : Qu'il s'agisse de l'APP ou de l'AEP, les coûts renvoient au coût du projet uniquement. Tous les coûts directs devraient être indiqués, notamment toutes les ressources consacrées à la conception, à l'élaboration et à l'acquisition de logiciels, tous les coûts reliés à la mise en ouvre (p. ex. documentation, formation, essais et installation), de même que le coût d'acquisition du matériel de technologie de l'information.

5. Un énoncé de projet : Dans la plupart des cas, il faudra remettre un énoncé de projet pour expliquer la complexité de l'approche d'entreprise et de l'élaboration des systèmes. L'appendice F renferme plus de renseignements sur l'énoncé de projet.

6. Stratégie des ressources humaines : Les projets de technologie de l'information ont généralement d'importantes répercussions sur les exigences du poste, la formation et le déploiement du personnel. La présentation doit comprendre une analyse de l'incidence qu'aura le projet proposé sur les ressources humaines et les stratégies du ministère pour faire face aux répercussions attendues. Ces stratégies comprennent normalement un plan de consultation des syndicats et du personnel affecté.

7. Autres dispositions législatives et politiques connexes : Dans les propositions de projets, on doit démontrer qu'il a été tenu compte des aspects suivants :

7.1 Exigences en matière de sécurité : Il faut les examiner au tout début du projet. Pour des conseils sur les questions de sécurité technique, consulter les Normes du Conseil du Trésor sur les technologies de l'information (NCTTI), par. 6.6, Profil de la sécurité. Le profil vise à faciliter un lien avec la politique des normes, et les lignes directrices du gouvernement du Canada sur la sécurité de la technologie de l'information; et donne des conseils sur la mise en ouvre de systèmes protégés interexploitables.

7.2 Gestion de l'information et protection des renseignements personnels : Le projet doit respecter la politique du gouvernement et les pratiques des ministères en matière de gestion de l'information, de même que les politiques sur la collecte et l'utilisation des renseignements personnels.

8. Les fonds : Les ministères doivent fournir des renseignements sur les dépenses d'exploitation et d'entretien qu'il faudra engager pendant les cinq années qui suivront la mise en ouvre du projet. Ils doivent également indiquer d'où proviendront les fonds nécessaires. Par cette exigence, on veut s'assurer que l'on disposera de fonds suffisants pour exploiter ou entretenir les produits livrés une fois le projet achevé.

Pour plus de renseignements sur les exigences particulières des projets de technologie de l'information, consulter le volume du Manuel du Conseil du Trésor qui porte sur la gestion de l'information ou communiquer avec le Bureau de la gestion, des systèmes et des technologies de l'information.

Appendice E - Pouvoirs ministériels d'approbation de projets

Remarque : Il s'agit d'une compilation des limites d'approbation accordées spécifiquement par le Conseil du Trésor aux ministres. Cette compilation n'est présentée qu'à titre d'information.

Ministère/Agence Biens immobiliers Technologie de l'information Tout autre projet
Général Spécial Nouveau Remplacement

Affaires indiennes et du Nord Canada

15M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Agence canadienne de développement international

1M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Agence canadienne d'inspection des aliments

5M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Agence des douanes et du revenu du Canada

Exempt Exempt Exempt Exempt Exempt

Agence spatiale canadienne

5M $ s/o 5M $ 5M $ 5M $

Agriculture et Agroalimentaire Canada
Administration de rétablissement agricole des Prairies

5M $ 15 000 $ 5M $ 10M $ 1M $

Anciens Combattants Canada

1M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Bibliothèque nationale du Canada

1M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Citoyenneté et Immigration Canada

1M $ s/o 5M $ 10M $ 1M $

Conseil national de recherches Canada

5M $ s/o 2M $ 5M $ 5M $

Défense nationale
projets de construction

1M $ 60M $ 30M $ 30M $ 30M $

Développement des ressources humaines Canada

1M $ s/o 5M $ 10M $ 1M $

Environnement Canada

2,5M $ s/o 2M $ 5M $ 2,5M $

Gendarmerie royale du Canada
détachements et subdivisions

3M $ 5M $ 5M $ 10M $ 3M $

Industrie Canada

1M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (voir remarque)
logements du personnel
chancelleries - location
chancelleries - construction
résidences officielles

1M $ 30M $
15M $
3M $
2M $ 5M $ 1M $

Parcs Canada
nouveaux Parcs nationaux, Aires marines
nationales
de conservation, lieux historiques nationaux

10M $ 15M $ 1M $ 3M $ 1M $

Patrimoine canadien

1M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Pêches et Océans Canada

20M $ s/o 2M $ 5M $ 20M $

Ressources naturelles Canada

5M $ s/o 5M $ 10M $ 5M $

Santé Canada
Direction générale de la santé des Premières
nations et des Inuits

1M $ 2M $ 5M $ 10M $ 1M $

Service canadien du renseignement de sécurité

1M $ s/o 2M $ 5M $ 1M $

Service correctionnel Canada
projets de construction

1M $ 18M $ 2M $ 5M $ 3M $

Statistique Canada

1M $ s/o 5M $ 10M $ 1M $

Transports Canada

15M $ s/o 15M $ 15M $ 15M $

Travaux publics et services gouvernementaux Canada
bureaux

5M $ 30M $ 2M $ 5M $ 1M $

Tous les autres ministères et agences

1M $ s/o 1M $ 3M $ 1M $
 

Remarque :

  1. Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
    1. Les autorisations sont accordées pour des projets à l'extérieur du Canada.
    2. Pour les chancelleries et résidences officielles, les niveaux d'autorisation ont trait à l'approbation préliminaire de projet (APP); l'autorisation du Conseil du Trésor aux fins d'approbation effective de projet (AEP) n'est pas requise si l'estimation fondée ne dépasse pas l'estimation indicative de l'approbation préliminaire de projet.
  2. Gouvernement en direct : certains ministères ont des autorisations spécifiques pour un temps limité.
  3. Les autorisations d'APP et d'AEP sont les coûts totaux en dollars courants ou de l'année budgétaire. Les autorisations d'approbation de projet de location (APL) sont les coûts de la valeur actuelle du projet. Les coûts incluent la TPS et la TVH.

Appendice F - Énoncé de projet

1. Un énoncé de projet doit accompagner toutes les présentations concernant les grands projets de l'État. Bien qu'il ne soit pas toujours nécessaire dans le cas des autres projets, il peut être utile lorsque les présentations concernent des projets complexes et importants. Ce document présente un résumé de la portée du projet, ce qui permet de rédiger de façon aussi succincte que possible les documents d'APP et d'AEP.

2. L'énoncé de projet renferme la description :

2.1 du lien avec le mandat et les programmes du ministère parrain et avec les objectifs de l'ensemble du gouvernement;

2.2 la portée du projet, le coût, et les autres objectifs essentiels qui deviendront les éléments de base du projet;

2.3 du niveau de service qu'il est projeté de mettre en ouvre ou d'améliorer et une description générale du produit final;

2.4 des résultats de l'analyse du rapport coûts-avantages et des options et une description de chaque option envisagée. La comparaison des options doit reposer au moins sur une estimation préliminaire du cycle de vie utile du bien pour chacune d'elles. Il faut inclure toute orientation stratégique ayant reçu une approbation de principe qui limite les options disponibles.

2.5 la méthode de gestion de l'ensemble du projet, y compris ce qui suit :

2.5.1 les phases des gros travaux et la méthode proposée pour la gestion du projet tout au long de sa vie;

2.5.2 les échéances proposées des dépôts de rapports au Conseil du Trésor (dans le cas des grands projets de l'État) et des présentations futures, le cas échéant;

2.5.3 le rôle des ministères participants et des différentes organisations qui en font partie;

2.5.4 la nature et l'étendue des consultations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et les autres organismes centraux;

2.5.5 les autres éléments du projet qui pourraient influer sur son avancement;

2.5.6 les options relatives à la cessation de la participation fédérale.

2.6 L'échéancier estimatif du projet depuis le début de la phase de définition du projet, jusqu'à l'achèvement. Il doit prévoir les délais nécessaires entre la fin de la définition du projet et le début de la mise en ouvre du projet. Il doit en outre préciser la stratégie proposée pour les appels d'offres et l'adjudication des marchés;

2.7 Les ententes de coopération internationale, les programmes de relations fédérales-provinciales ou avec d'autres gouvernements, les entreprises conjointes fédérales-provinciales, les évaluations environnementales, la réduction des disparités régionales ou d'autres objectifs nationaux applicables au projet. La description doit distinguer entre les ententes existantes qui influent sur le projet et les ententes contractées spécifiquement pour les besoins du projet ou devant l'être pour que des progrès puissent être faits. Des ébauches des ententes et des documents analogues doivent accompagner l'énoncé de projet.

3. Les demandes d'information tel que énoncées sous l'entête «documentation à l'appui» aux appendices A, B et C doivent être incluses dans l'énoncé.

Appendice G - Recours aux estimations dans les présentations au Conseil du Trésor

1. Cet appendice vise à donner plus de détails sur l'utilisation des estimations de coûts dans les présentations visant à obtenir une APP ou une AEP ou une APL.

2. La qualité et la fiabilité des estimations de coûts doivent être suffisantes pour justifier la prise en considération du projet ou de la phase particulière du projet par le Conseil du Trésor. De façon générale, il s'agira d'estimations de coûts fondées, selon la définition donnée ci-dessous. L'approbation du projet, qu'il s'agisse de la phase de définition ou de mise en ouvre, comportera un «plafond» (ou objectif relatif au coût) pour chacun des extrants ou produits et un échéancier. Ce plafond devient un élément de base; l'équipe de projet et les gestionnaires du ministère peuvent raisonnablement en être tenus responsables.

3. Pour plus de clarté, les catégories d'estimations (A, B, C et D) ont été remplacées par deux types d'estimations, l'estimation fondée et l'estimation indicative.

4. La qualité et la fiabilité de l'estimation fondée sont élevées et elle repose sur :

4.1 une conception détaillée du système et de ses composantes, l'adaptation du modèle, les plans de travail et esquisses des composantes, le détail de la construction ou assemblage et de l'installation. Elle comprend l'acquisition et la préparation des lieux et une estimation de toute exigence spéciale. Il faut justifier les besoins en fonds de prévoyance à l'aide d'évaluations détaillées des risques, notamment les facteurs du marché, le potentiel industriel et les considérations relatives à la main-d'ouvre;

4.2 tous les produits ou résultats importants et identifiables, ainsi que les coûts de la contribution du gouvernement aux régimes d'avantages sociaux des employés (20 p. 100 de tous les salaires imputés au projet);

4.3 tous les objectifs sur lesquels on s'est mis d'accord, notamment ceux qui découlent de l'examen des acquisitions;

4.4 une évaluation du marché, lorsque l'acquisition se fait par location, location avec option d'achat ou contrat de location-acquisition. L'allocation provisoire pour l'aménagement ou les besoins spéciaux d'adaptation seront assujettis à un examen et à une révision possible à l'étape de l'approbation du marché.

5. Au moment d'établir l'estimation fondée, le ministère doit consulter les organisations de services communs concernées et ses propres responsables du fonctionnement et de l'entretien.

6. Dans certains cas, avec l'accord du ministère, le Conseil du Trésor se servira de l'estimation fondée comme d'une forme de plafond ou de formule de «conception à coût donné».

7. L'estimation indicative sert à évaluer l'ordre de grandeur des coûts, mais elle n'est pas suffisamment fiable pour que le Conseil du Trésor l'approuve comme objectif relié au coût. Elle présente des prévisions approximatives de coûts qui servent à des fins de planification budgétaire aux premières étapes de l'élaboration d'un projet. Elle se fonde généralement sur l'énoncé opérationnel d'un besoin, une évaluation du marché des produits, l'existence de la technologie qui répondrait aux besoins et autres considérations comme la mise en ouvre, les coûts du cycle de vie et les économies opérationnelles. L'estimation se précisera au fur et à mesure que le ministère :

7.1 avance dans la phase de conception et prépare l'énoncé des besoins de façon plus détaillée;

7.2 détermine les niveaux de risques et les coûts à prévoir pour les réduire;

7.3 effectue une analyse préliminaire des sources d'approvisionnement;

7.4 évalue l'état de préparation de la technologie et les moyens de production;

7.5 identifie et précise les activités comprises dans les phases de définition et de mise en ouvre du projet.

8. Lorsqu'il établit les estimations, le ministère doit consulter les organisations de services communs concernées.

Date de modification :