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Ce document présente un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Vous trouverez des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat dans son Rapport ministériel sur le rendement et son Rapport sur les plans et les priorités.
Le Secrétariat reconnaît l’importance du leadership que joue la haute direction en s’assurant que les employés de tous les échelons comprennent leurs rôles respectifs dans le maintien d’un système de CIRF efficace et ont tous les outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités. L’objectif du Secrétariat consiste à améliorer constamment son environnement de contrôle interne en misant sur une approche axée sur le risque ainsi qu’en affectant des ressources de manière ciblée afin d’atteindre le degré d’efficacité requis à un coût raisonnable.
Vous trouverez ci-après une liste des principaux postes et comités du Secrétariat qui sont chargés de maintenir et de réviser l’efficacité de son système de CIRF :
À titre d’administrateur général des comptes du Secrétariat, le secrétaire assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Dans l’exercice de son rôle, le secrétaire préside le Comité de direction et siège au Comité ministériel de vérification.
Le DPF du Secrétariat relève directement du secrétaire, et guide la coordination, la cohérence, la conception et le maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, y compris son évaluation annuelle.
Les cadres supérieurs du Secrétariat chargés de l’exécution des programmes sont responsables du maintien et de l’examen de l’efficacité du système de CIRF qui relève de leur mandat.
Le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat est placé sous l’autorité directe du secrétaire et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF.
Le Comité de vérification du gouvernement du Canada est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers du Secrétariat et ses cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Composé du secrétaire et de trois membres de l'extérieur, il examine le profil de risque du Secrétariat, ses rapports d'audit interne et son système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.
L'environnement de contrôle du Secrétariat comprend des mesures et des outils visant à assurer la conformité avec le CIRF et à appuyer la gestion et la surveillance de son système de CIRF. Il aide aussi à accroître la sensibilisation et à améliorer les connaissances et les compétences des employés sur les mécanismes de contrôle interne. Ces mesures comprennent :
En tant que ministère, le Secrétariat a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Comme il est expliqué ci-après, il y a deux types d'ententes : les ententes courantes, qui sont utilisées par la plupart des ministères, et les ententes particulières, qui sont réservées au SCT.
Ententes courantes :
Ententes particulières :
Le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes effectués par un certain nombre de compagnies d’assurances offrant des services précis, par exemple, l’administration de régimes de soins médicaux et dentaires, et les services d’assurances.
Divers ministères gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement de certaines opérations ou la fourniture d’information ayant une incidence sur leurs états financiers.
Ententes courantes :
Ententes particulières :
Le Secrétariat fournit certains services de gestion à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances Canada, le Bureau du Conseil privé, l’École de la fonction publique du Canada et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada.
Les contrôles des cycles opérationnels au Secrétariat se classent dans deux catégories : ceux qui concernent le Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, et ceux qui concernent le Secrétariat en tant que ministère.
En 2012–2013, le Secrétariat a testé l'efficacité de la conception de ses principaux régimes pangouvernementaux de pension et d'avantages sociaux ainsi que l'efficacité de ses processus opérationnels. Il a également continué de surveiller certains contrôles liés à son système financier, particulièrement les contrôles d'accès des utilisateurs et de sécurité.
À titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, le Secrétariat a évalué l’efficacité de la conception de la majorité de ses régimes d’avantages sociaux. Ces régimes représentent 6,2 des 6,5 milliards de dollars en dépenses brutes déclarées en 2012-2013 (environ 95 %).
En 2012-2013, le Secrétariat a testé l’efficacité de la conception des processus suivants :
Comme prévu, le Secrétariat a aussi terminé la validation des observations liées aux tests d’efficacité de la conception du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).
À la suite de ces tests d’efficacité de la conception, le Secrétariat a conclu qu’il était nécessaire d’apporter les mesures correctives suivantes :
Le SCT a également commencé à évaluer le Régime d’assurance-revenu militaire (RARM) et à documenter les descriptions de processus. Les tests d’efficacité de la conception du RARM devraient se terminer en 2013-2014.
À titre de ministère, le Secrétariat a terminé de valider les descriptions de processus pour les contrats de faible valeur.
En 2012–2013, le Secrétariat, à titre de ministère, a effectué les tests d’efficacité opérationnelle portant sur les frais relatifs aux cartes d’achat. L’évaluation portait sur les contrôles liés aux paiements et à la vérification des comptes. À la fin des tests d’efficacité opérationnelle, le Secrétariat a conclu qu’il était nécessaire de mettre à jour ses procédures pour qu’elles cadrent avec les pratiques actuelles. La mise à jour est maintenant terminée.
Durant l’exercice en cours, le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation (BVIE) a audité le processus de règlement interministériel (RI) au Secrétariat. Les processus de RI appuient le Secrétariat dans ses deux rôles. L'audit avait pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité de la gestion du processus de RI et de déterminer si le système financier SAP appuie ce processus de façon efficace et efficiente. Les données probantes à l’appui des contrôles manuels et des contrôles des applications faisant appel à la technologie de l’information (TI) ont également été évaluées afin de garantir l’intégrité des données.
L'audit du processus de RI a permis de cerner certaines lacunes liées aux approbations et aux documents à l'appui pour les opérations liées aux avantages sociaux, à la pension de retraite et aux cotisations des employés. Un plan d’action de la gestion a été préparé afin de donner suite aux observations formulées et il sera complètement mis en œuvre d’ici mars 2014.
L'audit de l'administration du contrat relatif aux experts externes pour l'examen stratégique et fonctionnel a pris fin en 2012-2013. L'objectif de l'audit était d'évaluer le caractère adéquat et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion en ce qui concerne l'administration du contrat lié à l'examen stratégique et fonctionnel. L'audit concluait que le cadre de contrôle de gestion en ce qui concerne l'administration du contrat lié à l'examen stratégique et fonctionnel était adéquat et efficace.
Lorsque les activités du BVIE et de l’Unité des contrôles internes sont complémentaires, les deux groupes travaillent ensemble à harmoniser ces activités afin de maximiser les résultats.
En 2012-2013, le Secrétariat a amorcé les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles généraux de TI visant le système financier SAP qui ont une incidence sur ses états financiers. Les tests porteront sur les contrôles liés aux opérations des systèmes d’information, à la sécurité de l’information, à la sauvegarde et la récupération ainsi qu'à la mise en œuvre et la maintenance des applications et des bases de données. Les tests d’efficacité opérationnelle devraient prendre fin en 2013-2014.
Durant l’exercice en cours, le Secrétariat a mené à bien la surveillance continue prévue de la sécurité de l’information du système financier SAP, particulièrement en ce qui concerne le contrôle de l’accès des utilisateurs et la séparation des tâches. À la suite de cette activité de surveillance, le Secrétariat a déterminé qu’il était nécessaire de mettre à jour ses procédures afin de tenir compte des pratiques actuelles. La mise à jour a commencé et elle se terminera en 2013-2014.
En outre, le Secrétariat a demandé à son Bureau des programmes chargé du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) d’effectuer un examen portant sur les mécanismes de sécurité et d’autorisation du système financier SAP, en mettant l’accent sur l’authentification, l’administration de la sécurité et les protocoles de contrôle de l’accès et d’autorisation. Cet examen portait également sur les opérations et les politiques de maintenance. Le Bureau a conclu que les contrôles évalués étaient adéquats mais qu'il était possible d'améliorer davantage les contrôles liés à la séparation des tâches associées au cycle de l'approvisionnement au paiement et à l’accès des utilisateurs à la configuration fonctionnelle et aux tableaux. Un plan d’action de la gestion a été préparé afin de donner suite à ces observations et il sera pleinement mis en œuvre en 2013-2014. L'examen formel antérieur a été réalisé en 2009. À l’avenir, le Secrétariat prévoit effectuer un examen formel tous les trois ans.
En 2012-2013, le Secrétariat a continué de réaliser des progrès importants dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés. Les principaux progrès réalisés par le Secrétariat d’après les plans figurant dans les annexes des exercices précédents sont résumés ci-après.
Élément du plan d’action de l’exercice précédent | État |
---|---|
Le Secrétariat en tant que ministère | |
Contrôles généraux de TI - Surveillance continue. Cette activité de surveillance figurait dans l’annexe de l’exercice 2010-2011. |
La surveillance continue de la sécurité de l’information du système financier SAP (contrôle de l’accès des utilisateurs et répartition des tâches) a été menée à bien comme prévu. Par ailleurs, des tests d'efficacité opérationnelle, non planifiés initialement, ont été amorcés pour le système financier SAP afin de compléter les travaux susmentionnés. |
Charges de fonctionnement/créditeurs – Tests d’efficacité de la conception et des opérations. |
La description du système a été documentée et validée pour le nouveau processus lié aux contrats de faible valeur. Les tests d’efficacité opérationnelle portant sur les frais relatifs aux cartes d’achat ainsi que la correction des lacunes sont terminés. Les tests d’efficacité opérationnelle liés aux frais de voyage et d’accueil ont été reportés à l’exercice 2013-2014 en raison d’autres priorités de gestion. |
Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique | |
Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) – Tests d’efficacité de la conception. | Les tests d’efficacité de la conception ont été effectués au cours de l’exercice 2011-2012 et la validation des observations a continué en 2012-2013. La correction des lacunes liées à la conception a été amorcée comme prévu. |
Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) – Tests d’efficacité de la conception. | Les tests d’efficacité de la conception ont été effectués comme prévu. La correction des lacunes liées à la conception a été amorcée. |
Cotisations sociales provinciales – Tests d’efficacité de la conception et des opérations. | Les tests d’efficacité de la conception et des opérations ont été effectués. Un plan d’action de la gestion a été préparé afin de corriger les lacunes. |
Cotisations d’assurance-emploi – Tests d’efficacité de la conception et des opérations. | Les tests d’efficacité de la conception et des opérations ont été effectués. Un plan d’action de la gestion a été préparé afin de corriger les lacunes. |
Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) – Tests d’efficacité de la conception et des opérations. | Les tests d’efficacité de la conception et des opérations ont été effectués. Un plan d’action de la gestion a été préparé afin de corriger les lacunes. |
Régime d’assurance-revenu militaire (RARM) – Tests d'efficacité de la conception. | Les tests d’efficacité de la conception ont été amorcés comme prévu. |
Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) – Tests d’efficacité de la conception. | Les tests d’efficacité de la conception ont été reportés à l’exercice 2013-2014 en raison des priorités de la direction. |
Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique – Tests d’efficacité de la conception. | Les tests d’efficacité de la conception ont été reportés à l’exercice 2013-2014 en raison des priorités de la direction. |
Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie – Tests d'efficacité opérationnelle. | Les tests d’efficacité opérationnelle ont été effectués dans le cadre de l'audit interne du processus de RI. |
Régime québécois d’assurance parentale – Tests d'efficacité opérationnelle. | Les tests d’efficacité opérationnelle ont été effectués dans le cadre de l'audit interne du processus de RI. |
Régime de prestations supplémentaires de décès – Tests d'efficacité opérationnelle. | Les tests d’efficacité opérationnelle ont été effectués dans le cadre de l'audit interne du processus de RI. |
Le Secrétariat a accompli d’importants progrès dans l’évaluation approfondie de l’efficacité de la conception pour la majorité de ses processus opérationnels liés aux fonds pangouvernementaux et aux paiements en tant qu’employeur de la fonction publique. Avec l’aide d’Ernst & Young, le Secrétariat prévoit terminer en grande partie les tests d’efficacité opérationnelle visant les contrôles à tous les niveaux (contrôles au niveau de l’entité, contrôles généraux de TI et processus opérationnels) d’ici l’exercice 2013-2014 (voir le tableau 2 ci-après).
Le Secrétariat a passé en revue sa stratégie d'évaluation du système de CIRF dans l’avenir. Au lieu d’évaluer en profondeur l’efficacité de la conception des autres régimes de prestations, le Secrétariat a décidé de procéder à des tests d’efficacité opérationnelle pour toutes les catégories de contrôles.
Compte tenu de cette stratégie, le Secrétariat ne réévaluera pas la conception des cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie, au Régime québécois d’assurance parentale et au Régime de prestations supplémentaires de décès. L’évaluation initiale réalisée dans le passé par un cabinet d’experts-conseils externe est jugée suffisante, car les processus associés à ces régimes n’ont pas beaucoup changé. En outre, les contrôles liés à ces régimes ont été évalués durant le récent audit du processus de règlement interministériel effectué par le BVIE. Ces régimes représentent 84 millions de dollars (ou environ 1 %) des 6,5 milliards de dollars en dépenses brutes totales déclarées par le Secrétariat en 2012-2013.
Grâce aux progrès réalisés à ce jour, le Secrétariat est en mesure d'achever en grande partie l’évaluation de son système de CIRF en 2013-2014. Le Secrétariat appliquera alors son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque dans tous les secteurs de contrôle.
L’état et le plan d’action pour l’exercice 2013-2014 et les exercices subséquents sont présentés au tableau 2.
Secteurs de contrôles clés | Éléments de l’évaluation | ||
---|---|---|---|
Tests d’efficacité de la conception et correctifs Voir la note d'annexe (1) | Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Voir la note d'annexe (1) | Surveillance continue cyclique | |
|
|||
Le Secrétariat en tant que ministère | |||
Contrôles au niveau de l’entité | Terminés | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Contrôles généraux de TI gérés par le ministère | Terminés | 2013–2014 | 2015–2016 Voir la note d'annexe (2) |
Paie et avantages sociaux | Terminés | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Charges de fonctionnement/créditeurs | Terminés | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Rapports financiers et cycle de clôture | Terminés | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Revenu/débiteurs | Terminés | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Budgétisation et prévisions | Terminés | 2014–2015 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Immobilisations (nouvel élément de l’évaluation) | 2014–2015 | 2015–2016 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique | |||
Régime de pensions de retraite de la fonction publique (RPRFP) | Terminés | 2013–2014 | 2015–2016 |
Régime d’assurance-invalidité (AI) | Terminés | 2013–2014 | 2015–2016 |
Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) | Terminés Voir la note d'annexe (3) | 2013–2014 | 2016–2017 |
Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) | Terminés | 2013–2014 | 2016–2017 |
Cotisations sociales provinciales | Terminés | Terminés Voir la note d'annexe (4) | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Cotisations d’assurance-emploi (a.-e.) | Terminés | Terminés Voir la note d'annexe (4) | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) | Terminés | Terminés Voir la note d'annexe (4) | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) | 2013–2014 | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique | 2013–2014 | 2013–2014 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Régime d’assurance-revenu militaire (RARM) | 2013–2014 | 2014–2015 | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie | Terminés | Terminés Voir la note d'annexe (4) | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Régime québécois d’assurance parentale | Terminés | Terminés Voir la note d'annexe (4) | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |
Régime de prestations supplémentaires de décès | Terminés | Terminés Voir la note d'annexe (4) | Exercices futurs Voir la note d'annexe (5) |