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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes

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Vrification interne horizontale des
mcanismes de contrle des dpenses risque lev
dans les grands ministres et organismes





Table des matires



Sommaire

La vrification avait pour objet d'valuer la pertinence et l'efficacit des processus de dtection des oprations risque lev qui sont en place afin d'assurer des pratiques de vrification des comptes efficaces. Nous avons examin la gestion des risques entourant le contrle des dpenses et les pratiques existantes dans un chantillon de grands ministres et organismes (GMO) afin de dterminer si la gestion des dpenses tait exerce avec un bon rapport cot-efficacit et avec efficience tout en mettant en œuvre le niveau de contrle requis.

Importance de la vrification

Une gestion efficace du risque dans le contexte des mcanismes de contrle des dpenses des GMO rend possible la diligence voulue dans les oprations financires qui exigent un examen plus rigoureux et une plus grande efficience que dans celles dont le risque est faible. Faute d'une approche de vrification des comptes refltant les niveaux de risque inhrents diffrents types d'oprations, on risquerait en effet de ne pas accorder suffisamment d'attention aux oprations risque lev tout en consacrant proportionnellement beaucoup trop d'attention et de ressources aux oprations risque faible.

valuation globale

Dans l'ensemble, les GMO n'exploitent pas les possibilits d'une gestion des risques pour accrotre l'efficience de leurs pratiques de vrification des comptes. Rares sont ceux qui ont mis en œuvre des stratgies de gestion des risques. Il s'ensuit que la plupart d'entre eux vrifient de manire intgrale toutes leurs oprations financires. En outre, et bien que certains GMO aient tabli des lignes directrices appropries pour les personnes investies du pouvoir de signer des documents financiers, ces balises taient encore relativement nouvelles ou n'avaient pas encore t entirement mises en œuvre.

Plus prcisment, les GMO sont divers stades du dveloppement ou de la mise en œuvre des processus efficaces de gouvernance de leurs pratiques de vrification des comptes. Si la plupart ont une fonction de gouvernance, elle n'est pas appuye par les gestionnaires fonctionnels ou d'autres intervenants qui auraient pu apporter une contribution pertinente pour la dtermination des risques. En outre, la plupart des GMO ne disposaient pas de politiques et de procdures l'intention des personnes charges de fournir les attestations ultimes pour les paiements. Faute de documents justificatifs suffisants pour tayer les dcisions applicables aux types de paiements risque lev, les GMO sont contraints traiter tous les paiements comme s'ils taient risque lev, ce qui n'est pas une pratique efficiente.

Environ la moiti des GMO ont cr des lignes directrices ou des listes de contrle pour les personnes (les responsables de projets) autorises attester que les services rendus ou les fournitures livres satisfont aux conditions pour qu'on puisse les payer. En plus d'exiger que les responsables des projets aient reu une formation l'cole de la fonction publique du Canada, la moiti des GMO de notre chantillon ont dfini les conditions dans lesquelles il existe des critres uniques de paiement et cr des lignes directrices et des listes de contrle dont les responsables des projets doivent se servir pour s'acquitter de leurs responsabilits dans ce contexte. Quand la preuve de justification du paiement est particulirement risque dans certains secteurs de programme, des GMO sont alls plus loin, en affectant des spcialistes des finances dans ces secteurs pour faciliter les attestations. Un GMO fait mme examiner les autorisations de paiement par son Centre d'expertise avant d'envoyer la demande de paiement sa fonction des finances.

Les GMO ne faisaient gnralement pas fait de distinction entre les paiements risque lev et ceux risque faible, de sorte qu'ils vrifient de manire intgrale toutes leurs oprations financires. Il en rsulte une utilisation inefficace des ressources, parce qu'ils devraient consacrer moins de temps l'assurance de la qualit dans le cas des paiements o le risque est faible. Quelques GMO ont commenc tablir des lignes directrices pour faciliter la dtermination des oprations risque lev conformment leur approche organisationnelle de gestion des risques, et certains d'entre eux appliquent moins de procdures de vrification leurs oprations risque faible, et utilisent dans ce cas des plans nationaux d'chantillonnage pour examiner certaines de ces oprations et ainsi s'assurer que l'approche de vrification demeure approprie.

En majorit, les GMO effectuent une vrification intgrale de toutes leurs oprations. Ils n'exercent donc aucune surveillance sur leur processus de vrification des comptes, alors que cela leur permettrait de signaler (grce au processus de gouvernance) les lacunes systmiques identifies, les rvisions ncessaires pour l'identification des risques ou les rsultats des pratiques exemplaires. Une surveillance insuffisante pourrait nuire aux efforts des GMO pour s'adapter l'volution des circonstances ou pour contrer les nouveaux risques.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons conclu que les processus en place pour dterminer les oprations financires risque lev dans le contexte de la vrification des comptes ne sont pas satisfaisants. La plupart des GMO effectuent une vrification intgrale de toutes leurs oprations, les traitant ainsi toutes comme des oprations risque lev. Il en rsulte une utilisation inefficace des ressources, alors qu'ils devraient consacrer moins de temps l'assurance de la qualit dans le cas des paiements risque faible. De plus, ils n'ont pas mis en place un processus de gouvernance appropri pour pouvoir tablir ces risques ou pour baliser le travail de vrification des agents de vrification des comptes. Il en rsulte un emploi inefficace du temps des commis la vrification des comptes et des responsables de l'assurance de la qualit.

Le Secteur de la vrification interne du Bureau du contrleur gnral a demand aux dirigeants principaux de la vrification des GMO d'laborer un plan d'action dtaill et de le faire approuver par leur comit ministriel de vrification. Les rsultats et les recommandations de la prsente vrification ont t accueillis de manire favorable par les officiers responsables des GMO. Tout semble indiquer que des amliorations seront apportes. Le Bureau du contrleur gnral contribuera la diffusion de l'information dcoulant des constatations de vrification, notamment en partageant les meilleures pratiques et en offrant de la formation selon les besoins.



nonc d'assurance

D'aprs mon jugement professionnel titre de directeur excutif de la vrification oprationnelle, je suis d'avis que nous avons excut des procdures de vrification suffisantes et judicieuses et que nous avons recueilli les preuves ncessaires pour tayer les conclusions prsentes dans le prsent rapport. Nous avons fond nos constatations et nos conclusions sur une comparaison des conditions existant dans les ministres vrifis en date du 3 septembre, 2009 contre des critres de vrification prtablis. Nous avons recueilli les lments de preuves conformment aux Normes relatives la vrification interne au sein du gouvernement du Canada ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne.[1]

Sylvain Michaud
Directeur excutif, Vrification oprationnelle
Secteur de la vrification interne, Bureau du contrleur gnral du Canada



Contexte

Aux termes de la Politique sur la vrification interne du Conseil du Trsor, le contrleur gnral doit diriger des vrifications horizontales dans les grands ministres et organismes (GMO). Les vrifications horizontales, qui consistent examiner les risques qui s'tendent plus d'un ministre, permettent de faire rapport sur la situation en ce qui touche la gouvernance, les contrles et la gestion du risque dans l'administration fdrale. Le prsent rapport fait tat des rsultats de la vrification horizontale des mcanismes de contrle des dpenses risque lev.

Le contrle des dpenses du gouvernement du Canada est rgi par la politique de Vrification des comptes et la Politique sur la surveillance active, ainsi que la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). [2]

L'objectif de la politique de Vrification des comptes consiste veiller ce que les comptes payer ou rgler fassent l'objet d'une vrification la fois rentable et efficace afin que les exigences en matire de contrle soient respectes. Les mcanismes de vrification des comptes doivent tre conus et appliqus de manire en assurer la probit et tenir compte de l'importance des risques associs chaque paiement. La politique exige aussi que les pratiques de vrification des comptes soient surveilles pour que l'on s'assure d'exercer le degr de contrle ncessaire sur les oprations risque lev et sur celles risque faible, comme prvu. cet gard, il est important de tenir compte de divers aspects tant de la LGFP que de la Politique sur la surveillance active pour assurer la conformit la politique de Vrification des comptes. Par exemple, la vrification active permet aux GMO de se servir des renseignements qu'ils obtiennent et de s'adapter aux nouvelles situations en modifiant leurs stratgies de gestion des risques en consquence. Les deux articles de la LGFP les plus pertinents pour la politique de Vrification des comptes sont l'article 34,  Marchs de fournitures, de services ou de travaux , et l'article 33,  Demandes de paiement .

Le paiement de fournitures, de services ou de travaux (article 34) doit tre attest par une personne s'tant fait dlguer le pouvoir de l'approuver par le ministre. L'attestation aux fins de l'article 34 signifie que le travail a t excut, la fourniture livre ou le service rendu conformment au march conclu entre le gouvernement du Canada et le fournisseur du travail, de la fourniture ou du service. Les pouvoirs dlgus en vertu de l'article 34 sont habituellement confis aux responsables des projets, c'est‑‑dire les personnes charges de mener les activits bien conformment au mandat du ministre ou de l'organisme.

Habituellement, une fois l'attestation exige par l'article 34 remise, les demandes de paiement sont envoyes la fonction des finances, o une personne investie des pouvoirs dlgus en vertu de l'article 33 effectue l'assurance de la qualit pour attester que le paiement est conforme au montant budgt, que la personne investie du pouvoir ncessaire en vertu de l'article 34 s'est dment acquitte de ses responsabilits, qu'aucun agent signataire du chque n'en bnficiera personnellement, que le codage financier est fait correctement et que toutes les autres politiques pertinentes ont t respectes. L'attestation aux termes de l'article 33 sert de document officiel pour justifier le versement des fonds. Une approche de gestion des risques peut tre applique aux responsabilits susdcrites. Dans le cas des paiements risque lev, il faudrait que l'on satisfasse toutes les exigences d'assurance de la qualit; par contre, dans le cas des oprations risque faible, on peut se fier l'attestation du responsable du projet pour rduire dans une certaine mesure le nombre des tches laborieuses associes cette assurance de la qualit.

Une gestion des risques efficace l'gard des mcanismes de contrle des dpenses exige que ce soit le niveau appropri de gestion d'un ministre ou d'un organisme qui dtermine quels types de paiements sont risque lev et devraient, par consquent, faire l'objet d'une assurance de la qualit plus approfondie lors du processus de vrification fond sur l'article 33. Pour assurer une surveillance approprie, seuls des chantillons slectionns dans les oprations rputes risque faible devraient faire l'objet d'un examen plus rigoureux. De cette faon, on peut s'assurer que les processus conus pour les oprations risque faible n'en seront pas moins traits avec une diligence raisonnable, de faon que l'on puisse identifier les nouveaux risques, le cas chant. La Politique sur la surveillance active prvoit que les GMO disposent de moyens pour dtecter et faire connatre ds que possible les risques inacceptables, les vulnrabilits, les dfaillances de contrle et les dficiences exigeant des correctifs. Une gestion efficace des risques est donc propice une utilisation plus efficiente des ressources charges de l'assurance de la qualit.



Objet, porte et approche de la vrification

Objet et porte

La vrification avait pour objet d'valuer la pertinence et l'efficacit des processus en place pour dterminer les oprations risque lev en vue d'utiliser des pratiques de vrification des comptes plus efficientes.

En tout, 18 grands ministres et organismes (GMO) ont particip notre vrification. Nous avons examin la gestion des risques dans le contexte des mcanismes de contrle des dpenses afin de dterminer si les politiques et les procdures taient conues de faon respecter les principes de gestion des risques, si les mcanismes de contrle taient proportionnels aux risques et si l'on avait mis en place des mcanismes de surveillance efficaces.

Approche de vrification

La vrification a t effectue en deux phases. Des consultants ont t retenus pour appuyer l'quipe de vrification du Bureau du contrleur gnral dans ces deux phases.

Phase 1

En vue de slectionner les GMO qui allaient participer la vrification, nous avons effectu une analyse des risques partir de constatations de vrifications horizontales antrieures et nous avons tenu compte de la taille du GMO, de la centralisation — ou de la dcentralisation — de sa fonction financire et de la nature de ses activits. Nous avons aussi veill inclure des GMO ayant un volume important de dpenses par rapport l'ensemble des ministres et organismes du gouvernement. En nous fondant sur cette analyse, nous avons slectionn un chantillon de 18 GMO (voir Appendice 1), lesquels effectuent 35 % des dpenses totales du gouvernement.

Phase 2

Nous avons tudi la documentation sur la vrification des comptes des 18 GMO slectionns afin de dterminer leurs points forts et leurs faiblesses systmiques. Nous avons examin des documents sur les risques, les plans d'assurance de la qualit et de surveillance et les politiques ou procdures organisationnelles en matire de gestion des dpenses.

En nous fondant sur nos constatations, nous avons slectionn huit GMO qui taient reprsentatifs des diffrentes stades de l'laboration et de la mise en œuvre d'une politique de vrification des comptes afin d'effectuer un examen plus pouss. Nous avons effectu des entrevues avec des gestionnaires de ces GMO qui sont responsables des divers processus de gestion des dpenses, notamment des cadres suprieurs du secteur des finances, des gestionnaires et des responsables de projets chargs de la vrification des comptes. Nous avons vrifi si les procdures taient uniformment comprises et respectes par ceux qui sont chargs de ces fonctions.

Nous avons galement procd d'autres examens des oprations pour vrifier si les politiques et les procdures de vrification des comptes des oprations risque lev taient appliqus comme prvu. Nous avons examin un total de 125 oprations effectues pendant la priode d'octobre dcembre 2008 pour vrifier si les procdures tablies taient bien suivies par les agents responsables.



Constatations dtailles et recommandations

Constatation 1 : Dtermination des risques


Les ministres sont rendus diffrents stades quant la mise en place d'un processus efficace de dtermination des oprations risque lev qui exigent une attention particulire.

Nous avons cherch dterminer si les GMO avaient mis en place un processus de gouvernance appropri dans leur systme de gestion des dpenses pour dterminer les paiements risque lev. Nous avons aussi voulu dterminer si les gestionnaires participant au processus de gouvernance taient pleinement conscients de la nature et de l'ampleur de leurs responsabilits.

Nous nous attendions constater l'existence d'un processus de gouvernance de la gestion des dpenses conu pour dterminer les risques et pour tablir des politiques l'appui de cette valuation des risques. Nous nous attendions aussi ce que ce processus de gouvernance fasse appel aux gestionnaires ayant une responsabilit fonctionnelle l'gard de la vrification des comptes, notamment ceux qui sont au fait des risques propres l'organisation et ceux qui sont investis des pouvoirs dcisionnels appropris. Nous nous attendions galement que la dtermination des oprations risque lev serait suffisamment bien documente pour permettre aux personnes investies des pouvoirs dlgus de signature en matire de vrification des comptes puissent s'acquitter de leurs responsabilits d'une faon compatible avec les principes de gestion des risques. En outre, nous nous attendions ce que les organisations disposent de politiques et de procdures pour guider les responsables de la vrification des comptes de faon qu'ils puissent s'acquitter de leurs fonctions conformment aux dcisions prises sur la gestion des risques.

Il est important que les gestionnaires investis des pouvoirs dcisionnels appropris puissent dtecter les oprations relatives aux dpenses posant des risques particulirement levs pour le GMO. Lorsque les opinions sur les risques levs sont mises par des gestionnaires ayant diffrentes responsabilits fonctionnelles, cela permet une analyse complte des oprations financires qui exigent un examen plus pouss. Sans une approche tenant compte des niveaux de risque inhrents divers types d'oprations, il est impossible d'accorder l'attention voulue aux oprations risque lev. En outre, dans un GMO o une grande partie des responsables de la vrification des comptes ne participe pas souvent au processus de dtermination des risques, il est absolument indispensable que les risques tablis (et leurs implications) soient clairement documents. Nous devrions donc nous attendre ce que des politiques et des procdures abordent clairement la dtermination des risques et leurs rpercussions sur le processus de vrification des comptes.

Les GMO n'ont pas de politiques ni de procdures portant sur les risques pour les guider dans leurs pratiques de vrification des comptes. Dans l'ensemble, nous avons constat que les GMO taient rendus diffrents stades dans leur application d'une valuation rigoureuse des risques pour l'laboration des politiques de vrification des comptes et des processus et des procdures connexes. Certains GMO n'ont pas encore commenc dfinir les critres de ce que constitue un paiement risque lev. D'autres ont tabli des seuils de risque correspondant divers types de paiements pour les fins de la vrification des comptes, sans toutefois les avoir justifis. Un seul GMO de notre chantillon a rcemment fait l'objet d'une valuation de sa prparation une vrification fonde sur les mcanismes de contrle pour les tats financiers vrifis et s'assure d'avoir entirement consign ses politiques et ses procdures de contrle; il entame actuellement la phase pilote d'une pratique de vrification des comptes entirement conforme aux normes.

Les membres appropris de la direction ne participent pas la gestion des risques en ce qui concerne les mcanismes de contrle des dpenses. Bien que la plupart des GMO aient mis en place un processus de gouvernance du contrle des dpenses et de l'valuation des risques en matire de vrification des comptes, trs peu pouvaient dmontrer que les niveaux de gestion et leurs secteurs fonctionnels appropris participaient l'laboration continue des processus de dtermination des risques visant tablir les oprations risque lev ncessitant une vrification complte des comptes.

Bien des GMO n'ont pas de fonction approprie d'valuation des risques et ne font pas participer tous leurs secteurs fonctionnels appropris l'laboration et l'application des mcanismes, des processus et des procdures de contrle ncessaires la vrification des comptes. Cela signifie qu'ils ont peut‑tre perdu des possibilits d'accrotre leur efficience et leur efficacit, et que les participants au processus de vrification des comptes n'ont peut‑tre pas tous la mme interprtation de ces risques.

Recommandations

1. Les GMO devraient avoir mis en place des politiques et des procdures pour guider leurs processus de vrification des comptes axs sur les risques. Ces processus devraient comprendre l'identification des types de paiements risque lev pour faire en sorte que les responsables de la vrification des comptes soient au courant de la tolrance aux risques de leur ministre ou organisme.

2. Les GMO devraient s'assurer que leur direction est adquatement reprsente dans le processus de gouvernance visant dterminer ou dfinir le niveau de risque et les politiques et procdures relatives la vrification des comptes axe sur les risques. Parmi les reprsentants de la direction qui participent au processus, on devrait retrouver des personnes charges de la responsabilit fonctionnelle de la vrification des comptes, des personnes au fait des risques touchant les oprations et celles qui sont investies des pouvoirs dcisionnels appropris.

Constatation 2 : Attestation l'gard des paiements


Les responsables des projets ont accs une quantit limite de lignes directrices pour les aider s'acquitter efficacement de leurs responsabilits d'attestation l'gard des paiements.

Les responsables de projets (article 34) doivent s'assurer de l'existence d'une preuve que le march a t excut avant de donner leur attestation pour un paiement. Ils attestent que les travaux ont t excuts, les fournitures livres ou les services rendus conformment aux modalits du march, et que le prix demand est lui aussi conforme au march ou, dfaut de march, qu'il est raisonnable.

Nous avons examin l'information, la formation et les lignes directrices dont les responsables de projets disposaient pour s'assurer que les conditions du march avaient t respectes avant d'en attester pour justifier chaque paiement.

Nous nous attendions non seulement trouver des lignes directrices ou des listes de contrle, mais aussi constater que l'on avait donn une formation suffisante aux responsables chargs de fournir l'attestation afin de leur permettre de bien savoir comment effectuer un examen suffisamment rigoureux pour dterminer si les conditions d'excution ont t respectes avant de donner une attestation autorisant les paiements. Des lignes directrices spcifiques seraient particulirement justifies quand la preuve que les conditions du march ont t respectes est unique, dans des situations que l'on ne trouve pas tous les jours, par exemple dans des ententes de contribution comprenant divers critres d'excution et des rapports exigibles avant que l'on approuve un paiement.

L'absence de lignes directrices sur la vrification des comptes qui sont adaptes aux programmes risque d'amener les responsables des projets mal comprendre et appliquer de manire ingale les pratiques de vrification des comptes et ne pas accorder une attention suffisante aux risques ou aux caractristiques propres leur ministre ou organisme ou un programme en particulier.

Des progrs ont t raliss quant l'laboration de lignes directrices l'intention des responsables des projets afin de prciser leur rle en matire de vrification des comptes. Environ la moiti des GMO de notre chantillon avait labor des lignes directrices pour aider les responsables des projets chargs de la vrification des comptes (article 34) donner leur attestation l'gard des paiements. Dans la majorit des cas, ces lignes directrices taient encore relativement nouvelles ou en volution et n'avaient pas encore t mises en œuvre l'chelle nationale. Nous avons constat que les gestionnaires de la plupart des GMO sont censs recevoir une formation portant expressment sur l'article 34, qui est offerte par l'cole de la fonction publique du Canada, avant qu'on leur accorde le pouvoir d'attestation. Cependant, cette formation ne porte pas sur les risques propres leur organisation ni sur les caractristiques des paiements destins un programme en particulier. Une formation ou des lignes directrices adaptes l'organisation permettraient aux responsables d'un projet de bien comprendre la raison d'un paiement dans le contexte d'un programme donn.

Au cours de notre vrification, nous avons constat certaines bonnes pratiques lies au pouvoir d'attestation confr en vertu de l'article 34. Certains GMO ont affect des spcialistes des finances dans les secteurs de programmes pour aider donner de la formation sur le tas et du soutien aux responsables des projets chargs de l'application de l'article 34. Certains aussi ont recours des listes de contrle adaptes pour aider ces responsables comprendre la raison d'tre des paiements associs des programmes particuliers, comme les paiements de transfert qui peuvent avoir des caractristiques particulires qu'on ne trouve pas dans les oprations quotidiennes normales. Dans un GMO, le Centre d'excellence pour les subventions et contributions examine rigoureusement toutes les attestations de paiement avant d'autoriser l'envoi de la demande de paiement la fonction des finances et aux responsables de l'assurance de la qualit.

Recommandation

3. Les GMO devraient tablir des lignes directrices ou des listes de contrle pour aider les responsables de projets chargs de la vrification des comptes en vertu de l'article 34 de s'acquitter de leurs fonctions et de produire une preuve d'excution relativement aux procdures de vrification des comptes qu'ils utilisent. Cela serait particulirement utile dans les cas o les types de paiements sont complexes et comprennent des conditions uniques.

Constatation 3 : Assurance de la qualit


La fonction d'assurance de la qualit de la vrification des comptes a t tablie sans tenir compte des risques.

Dans les GMO, l'assurance de la qualit de la vrification des comptes relve de la fonction des finances. Les personnes auxquelles des pouvoirs sont dlgus en vertu de l'article 33 ont typiquement recours des commis la vrification des comptes pour les aider s'assurer que toutes les vrifications appropries ont t effectues. Cette activit d'assurance de la qualit atteste que le paiement est conforme au montant budgt, que la personne charge de l'attestation en vertu de l'article 34 s'est acquitte de ses responsabilits conformment aux modalits du march, qu'aucun agent signant le chque ne bnficie personnellement du paiement, que le codage financier est fait correctement et que toutes les autres politiques pertinentes ont t respectes. Dans le cas des paiements risque lev, l'assurance de la qualit doit au minimum comprendre la vrification de tous les lments susmentionns; lorsque le risque est faible, la vrification peut tre moins approfondie.

Puisque le nombre de procdures de vrification des comptes peut tre rduit dans le cas des paiements risque faible, un examen plus rigoureux devrait tre effectu sur un chantillon afin de vrifier si les personnes investies du pouvoir d'attestation en vertu de l'article 34 s'acquittent de leurs tches correctement et si l'valuation et l'analyse des risques permettent de dtecter correctement les paiements risque lev.

Nous avons examin les pratiques d'assurance de la qualit des GMO en ce qui concerne la vrification des comptes pour dterminer si elles taient conformes aux pratiques de gestion efficiente des risques, c'est‑‑dire si la vrification des paiements risque lev tait intgrale et si la vrification des paiements risque faible tait moins rigoureuse, mais accompagne d'une vrification plus pousse sur des chantillons. Nous nous attendions trouver des lignes directrices claires sur les processus de vrification des comptes applicables aux paiements risque lev et aux paiements risque faible, comme des listes de contrle pour permettre aux commis la vrification des comptes de s'acquitter de leurs responsabilits. Ces listes de contrle peuvent aussi servi de documentation pour prouver aux responsables de l'assurance de la qualit que le travail a t fait, ce qui permet ainsi aux personnes qui signent les attestations en vertu de l'article 33 d'tre certaines que toutes les tapes ncessaires ont t accomplies.

Les GMO n'exploitent pas le plein potentiel de la gestion des risques pour amliorer l'efficience de leurs processus de vrification des comptes. Nous avons constat que la plupart des GMO de notre chantillon n'appliquaient pas une approche axe sur les risques pour la vrification des comptes, puisqu'ils vrifiaient de manire intgrale toutes les oprations avant le paiement. Cela ne permet pas aux GMO de raliser les gains d'efficience qui auraient t possibles grce une gestion efficace des risques et les oblige consacrer plus de ressources qu'il n'en faut leurs responsabilits de vrification.

Les GMO n'ont pas mis de lignes directrices pour distinguer leurs procdures de vrification selon que les types de paiements sont risque lev ou risque faible. Certains GMO disposaient de processus officiels pour dterminer les types de paiements risque lev et ceux risque faible et, par consquent, l'ampleur de l'effort consacrer la vrification des paiements en fonction du risque. Certains d'entre eux effectuaient des essais pilotes de nouveaux processus de vrification des comptes en fonction des risques, et prvoient mettre en œuvre l'chelle nationale des procdures d'chantillonnage des paiements risque faible aux fins de vrification, une fois les essais pilotes jugs concluants. Toutefois, la plupart des GMO ne disposaient pas de lignes directrices et n'offraient pas de formation pour aider le personnel charg de l'assurance de la qualit dans sa tche quotidienne de dtermination et de vrification des paiements risque lev et des paiements risque faible. Par consquent, il n'existe pas suffisamment de documentation pour tayer le travail de vrification effectu.

Nous avons constat des progrs dans certains GMO. Quelques‑uns ont labor des plans nationaux d'chantillonnage pour les paiements risque faible en fonction de leurs lignes directrices sur la gestion des risques et sont en train d'tablir des lignes directrices sur les risques rgionaux, compte tenu des facteurs de capacit. Quelques GMO font un suivi des rsultats de l'chantillonnage et modifient leurs stratgies de gestion des risques au besoin.

Recommandations

4. Les GMO devraient faire en sorte que l'on dtermine les types de paiements risque lev et ceux risque faible et que l'on dtermine si les procdures de vrification appliques sont conformes leurs principes de gestion des risques.

5. Les GMO devraient laborer des lignes directrices claires sur la dtermination des risques afin d'aider les personnes charges de l'assurance de la qualit de la vrification des comptes distinguer les paiements risque lev des paiements risque faible. Ils devraient aussi songer utiliser des listes de contrle qui prcisent les procdures de vrification appliquer selon le type de risque ou d'autres caractristiques.

6. Les GMO doivent laborer des plans d'chantillonnage rigoureux pour surveiller le processus de vrification des paiements risque faible. Ces plans devraient tre d'envergure nationale et permettre la surveillance approprie des processus de dtermination des risques ainsi que la collecte de rsultats qui pourraient rvler des erreurs systmiques ou faire ressortir des pratiques exemplaires.

Constatation 4 : Surveillance


La plupart des GMO n'exercent aucune surveillance des oprations risque lev, ce qui signifie qu'ils ne produisent pas non plus de rapports sur les problmes qu'ils auraient pu constater.

Il faudrait surveiller efficacement les oprations risque lev pour faire un suivi des problmes communs ou systmiques afin de s'assurer que les responsables de la vrification des comptes respectent les niveaux de risque et communiquent rapidement l'information ncessaire aux responsables de la gouvernance de la gestion des dpenses. Une surveillance efficace permet d'informer les responsables de la gouvernance qu'on procde avec la diligence voulue, et cela les aide dans leur analyse du changement.

Nous avons examin la nature et l'ampleur des activits de surveillance des oprations risque lev des GMO et leur faon de se servir de cette information dans leurs processus dcisionnels. Nous nous attendions ce que les responsables de l'assurance de la qualit fassent un suivi des erreurs et des autres faiblesses systmiques et qu'ils les signalent la fonction de gouvernance. Nous pensions aussi que leurs rapports allaient dmontrer que les pratiques de vrification des comptes des GMO et leurs mcanismes de contrle de cette fonction taient grs efficacement. Nous nous attendions ce qu'ils aient un processus ax sur les risques pour que les agents financiers responsables de l'assurance de la qualit puissent faire un suivi de l'ensemble du processus de vrification des comptes.

Le fait est qu'une surveillance efficace des processus de vrification des comptes dans le cas des oprations risque lev (et la prsentation de rapports une fonction de surveillance) est essentielle pour amliorer le rendement et pour faire en sorte que les profils de risque soient mis jour en tenant compte des faiblesses systmiques, d'un bon rendement ou d'un changement de l'environnement. Faute d'un processus de surveillance global complet, avec des rapports sur les erreurs, la gestion peut passer ct de difficults quelconques lies au processus ou de problmes graves de perte de contrle.

Les GMO n'exercent aucune surveillance quant aux erreurs constates au cours de leurs processus d'assurance de la qualit. Nous avons constat que quelques GMO de notre chantillon prsentaient rgulirement des rapports officiels d'assurance de la qualit leur fonction de gouvernance pour l'informer des erreurs ou des problmes. Ils ont introduit cette fonction de surveillance l'chelle nationale et ils taient donc en mesure de compiler les rsultats de toutes leurs oprations rgionales et sectorielles pour en faire rapport la haute direction. Toutefois, la majorit des GMO de notre chantillon n'avaient pas suffisamment d'information pour pouvoir dclarer si la vrification des comptes atteignait son objectif de traiter les oprations risque lev avec la diligence voulue ou si les faiblesses systmiques taient identifies ou corriges.

Recommandation

7. Les GMO devraient tablir des exigences de rapport permettant la fonction de gouvernance de la gestion des dpenses de s'acquitter de ses responsabilits avec nergie, rapidit et exhaustivit. Les responsables de l'assurance de la qualit doivent produire des rapports pour rpondre ce besoin, et les prsenter rgulirement.



Conclusion

Dans l'ensemble, nous estimons que les processus en place pour dterminer les oprations financires risque lev dans le contexte de la vrification des comptes ne sont pas satisfaisants. La plupart des GMO effectuent une vrification intgrale de toutes leurs oprations, les traitant ainsi toutes comme des oprations risque lev. La mise en œuvre de stratgies de gestion du risque appropries leur permettrait d'amliorer l'efficacit de leurs pratiques. En outre, ils n'ont pas mis en place un processus de gouvernance appropri pour pouvoir tablir ces risques ou pour baliser le travail de vrification des agents de vrification des comptes. Il en rsulte un emploi inefficace du temps des commis la vrification des comptes et des responsables de l'assurance de la qualit.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations de notre vrification ont t prsentes tous les ministres et organismes viss par la mission de vrification. Elles ont t accueillies de manire favorable par les officiers responsables de ces GMO. Le Secteur de la vrification interne du Bureau du contrleur gnral a demand aux dirigeants principaux de la vrification de ces organisations d'laborer un plan d'action dtaill et de le faire approuver par leur comit ministriel de vrification. Tout semble indiquer que des amliorations seront apportes. Les comits ministriels de vrification recevront priodiquement des rapports de la part des GMO disposant d'un plan d'action de la gestion, rapports qui prsenteront les mesures qui ont t prises.

Les administrateurs gnraux des autres GMO tiendront aussi compte des rsultats de la vrification interne horizontale et laboreront des plans d'action de la direction, s'il y a lieu. Les comits ministriels de vrification de ces autres GMO pourront galement recevoir de l'information sur notre vrification.

Le Bureau du contrleur gnral contribuera la diffusion de l'information dcoulant des constatations de vrification, notamment en partageant les meilleures pratiques et en offrant de la formation selon les besoins.



Appendice 1 : Ministres et organismes viss par la mission de vrification

Liste des ministres et organismes viss par la mission de vrification

  1. Agence canadienne d'inspection des aliments
  2. Agence de la sant publique du Canada
  3. Agence de promotion conomique du Canada Atlantique
  4. Agence des services frontaliers du Canada
  5. Anciens Combattants Canada
  6. Bureau du Conseil priv
  7. Conseil national de recherches du Canada
  8. Gendarmerie royale du Canada
  9. Industrie Canada
  10. Infrastructure Canada
  11. Ministre de la Justice Canada
  12. Patrimoine canadien
  13. Pches et Ocans Canada
  14. Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada
  15. Sant Canada
  16. Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada
  17. Statistique Canada
  18. Transports Canada

Liste des ministres et organismes slectionns pour un examen dtaill

  1. Agence de promotion conomique du Canada Atlantique
  2. Anciens Combattants Canada
  3. Conseil national de recherches du Canada
  4. Industrie Canada
  5. Patrimoine canadien
  6. Pches et Ocans Canada
  7. Ressources humaines et Dveloppement des comptences Canada
  8. Transports Canada


Appendice 2 : Objectifs et critres d'valuation utiliss


La vrification avait pour objet d'valuer la pertinence et l'efficacit des processus de dtection des oprations risque lev qui sont en place afin d'assurer des pratiques de vrification des comptes efficaces.
Objectifs Critres

Les processus d'valuation des risques sont conus pour identifier les paiements risque lev afin de focaliser l'attention et la vrification sur eux.

  • L'organisation a tabli et consign des politiques internes appropries portant spcifiquement sur le processus de vrification des comptes.

  • L'orientation et l'approche de l'organisation en matire de gestion des risques sont officiellement articules et documentes.

  • Le processus de dtermination des risques document est rigoureux; il tient compte des risques tant au niveau de l'entit que de l'activit et dtermine les sources internes et externes de risques.

  • Tous les niveaux de gestion appropris participent l'analyse des risques.

  • Tous les secteurs fonctionnels appropris—par exemple les gestionnaires hirarchiques, les vrificateurs internes, le personnel de la scurit et les reprsentants des services juridiques—participent l'analyse des risques.

  • L'information sur les risques est rgulirement prsente et discute aux runions tablies de la direction et/ou des comits de surveillance.

Les processus de vrification sont conus pour faire en sorte que les paiements sont vrifis de manire rentable et efficiente tout en maintenant le niveau de contrle requis en vertu de la politique de Vrification des comptes.

L'organisation a une politique de vrification des comptes qui lui est propre. Elle a aussi des procdures de vrification des comptes appropries et adquates.

L'organisation applique d'autres politiques et procdures de gestion financire.

On communique rgulirement et efficacement les politiques et les procdures de gestion financire dans l'organisation.

La responsabilit de la surveillance de l'observation des lois, des politiques et des lignes directrices en matire de finances est claire et communique dans les descriptions de travail, les organigrammes ou les mandats des divisions ou des directions, par exemple.

La surveillance de l'observation est applique efficacement, comme il se doit, grce un processus d'assurance de la qualit consign et ax sur les risques, et comprend une stratgie d'chantillonnage qui est elle aussi documente.

Les rapports l'organisme de surveillance comprennent des noncs clairs prcisant si l'observation a t maintenue ou si des manquements ont t observs.

Il existe des processus de surveillance conus pour informer l'organisation, sur une base permanente, de l'efficacit des processus de vrification des comptes.

Conformment la Politique sur la surveillance active, les organisations surveillent activement leurs pratiques et leurs mcanismes de contrle de gestion avec une approche axe sur les risques.

L'examen exerc par la direction est constant et se fait rapidement.

Les pertes de contrle importantes sont signales rapidement la direction.

Le groupe de vrification interne de l'organisation value priodiquement le processus de vrification des comptes.

Les recommandations sont prises en compte et les lacunes, analyses et corriges rapidement.



Appendice 3 : niveaux de risque associs aux recommandations

Le tableau ci‑dessous prsente, pour chacune des recommandations, le niveau de risque attribu (faible, moyen ou lev). Les niveaux de risque ont t dtermins selon les priorits relatives des recommandations et la mesure dans laquelle celles-ci indiquent la non-conformit aux politiques du Conseil du Trsor.

Recommandations Classement du risque gnral

1. Les GMO devraient avoir mis en place des politiques et des procdures pour guider leurs processus de vrification des comptes axs sur les risques. Ces processus devraient comprendre l'identification des types de paiements risque lev pour faire en sorte que les responsables de la vrification des comptes soient au courant de la tolrance aux risques de leur ministre ou organisme.

lev

2. Les GMO devraient s'assurer que leur direction est adquatement reprsente dans le processus de gouvernance visant dterminer ou dfinir le niveau de risque et les politiques et procdures relatives la vrification des comptes axe sur les risques. Parmi les reprsentants de la direction qui participent au processus, on devrait retrouver des personnes charges de la responsabilit fonctionnelle de la vrification des comptes, des personnes au fait des risques touchant les oprations et celles qui sont investies des pouvoirs dcisionnels appropris.

Moyen

3. Les GMO devraient tablir des lignes directrices ou des listes de contrle pour aider les responsables de projets chargs de la vrification des comptes en vertu de l'article 34 de s'acquitter de leurs fonctions et de produire une preuve d'excution relativement aux procdures de vrification des comptes qu'ils utilisent. Cela serait particulirement utile dans les cas o les types de paiements sont complexes et comprennent des conditions uniques.

Moyen

4. Les GMO devraient faire en sorte que l'on dtermine les types de paiements risque lev et ceux risque faible et que l'on dtermine si les procdures de vrification appliques sont conformes leurs principes de gestion des risques.

Moyen

5. Les GMO devraient laborer des lignes directrices claires sur la dtermination des risques afin d'aider les personnes charges de l'assurance de la qualit de la vrification des comptes distinguer les paiements risque lev des paiements risque faible. Ils devraient aussi songer utiliser des listes de contrle qui prcisent les procdures de vrification appliquer selon le type de risque ou d'autres caractristiques.

Moyen

6. Les GMO doivent laborer des plans d'chantillonnage rigoureux pour surveiller le processus de vrification des paiements risque faible. Ces plans devraient tre d'envergure nationale et permettre la surveillance approprie des processus de dtermination des risques ainsi que la collecte de rsultats qui pourraient rvler des erreurs systmiques ou faire ressortir des pratiques exemplaires.

Faible

7. Les GMO devraient tablir des exigences de rapport permettant la fonction de gouvernance de la gestion des dpenses de s'acquitter de ses responsabilits avec nergie, rapidit et exhaustivit. Les responsables de l'assurance de la qualit doivent produire des rapports pour rpondre ce besoin et les prsenter rgulirement.

Moyen


Appendice 4 : Liens aux lois, aux politiques et aux documents d'orientation pertinents

Renvoi au site Web (liens jour le 3 septembre 2009)

* Depuis la rdaction du prsent rapport de vrification, la politique de Vrification des comptes du Conseil du Trsor et la Politique sur la dlgation du pouvoir dcisionnel ont t annules compter du 1er octobre 2009, et elles ont t remplaces par la Directive sur la vrification des comptes et la Directive sur la dlgation des pouvoirs financiers pour les dpenses. Ce changement n'exerce aucune incidence sur les conclusions nonces dans le prsent rapport.



Notes

[1]. Bien que la vrification ait t mene conformment aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne, le Bureau du contrleur gnral n'a pas fait l'objet, au moins une fois au cours des cinq dernires annes, d'un examen externe ni d'une surveillance constante ou d'valuations internes priodiques de son activit de vrification interne horizontale en vue d'attester de sa conformit aux Normes.

[2] Depuis la rdaction du prsent rapport de vrification, la politique de Vrification des comptes du Conseil du Trsor a t annule compter du 1er octobre 2009, et elle a t remplace par la Directive sur la vrification des comptes. Ce changement n'exerce aucune incidence sur les conclusions nonces dans le prsent rapport.