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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes

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Constatations dtailles et recommandations

Constatation 1 : Dtermination des risques


Les ministres sont rendus diffrents stades quant la mise en place d'un processus efficace de dtermination des oprations risque lev qui exigent une attention particulire.

Nous avons cherch dterminer si les GMO avaient mis en place un processus de gouvernance appropri dans leur systme de gestion des dpenses pour dterminer les paiements risque lev. Nous avons aussi voulu dterminer si les gestionnaires participant au processus de gouvernance taient pleinement conscients de la nature et de l'ampleur de leurs responsabilits.

Nous nous attendions constater l'existence d'un processus de gouvernance de la gestion des dpenses conu pour dterminer les risques et pour tablir des politiques l'appui de cette valuation des risques. Nous nous attendions aussi ce que ce processus de gouvernance fasse appel aux gestionnaires ayant une responsabilit fonctionnelle l'gard de la vrification des comptes, notamment ceux qui sont au fait des risques propres l'organisation et ceux qui sont investis des pouvoirs dcisionnels appropris. Nous nous attendions galement que la dtermination des oprations risque lev serait suffisamment bien documente pour permettre aux personnes investies des pouvoirs dlgus de signature en matire de vrification des comptes puissent s'acquitter de leurs responsabilits d'une faon compatible avec les principes de gestion des risques. En outre, nous nous attendions ce que les organisations disposent de politiques et de procdures pour guider les responsables de la vrification des comptes de faon qu'ils puissent s'acquitter de leurs fonctions conformment aux dcisions prises sur la gestion des risques.

Il est important que les gestionnaires investis des pouvoirs dcisionnels appropris puissent dtecter les oprations relatives aux dpenses posant des risques particulirement levs pour le GMO. Lorsque les opinions sur les risques levs sont mises par des gestionnaires ayant diffrentes responsabilits fonctionnelles, cela permet une analyse complte des oprations financires qui exigent un examen plus pouss. Sans une approche tenant compte des niveaux de risque inhrents divers types d'oprations, il est impossible d'accorder l'attention voulue aux oprations risque lev. En outre, dans un GMO o une grande partie des responsables de la vrification des comptes ne participe pas souvent au processus de dtermination des risques, il est absolument indispensable que les risques tablis (et leurs implications) soient clairement documents. Nous devrions donc nous attendre ce que des politiques et des procdures abordent clairement la dtermination des risques et leurs rpercussions sur le processus de vrification des comptes.

Les GMO n'ont pas de politiques ni de procdures portant sur les risques pour les guider dans leurs pratiques de vrification des comptes. Dans l'ensemble, nous avons constat que les GMO taient rendus diffrents stades dans leur application d'une valuation rigoureuse des risques pour l'laboration des politiques de vrification des comptes et des processus et des procdures connexes. Certains GMO n'ont pas encore commenc dfinir les critres de ce que constitue un paiement risque lev. D'autres ont tabli des seuils de risque correspondant divers types de paiements pour les fins de la vrification des comptes, sans toutefois les avoir justifis. Un seul GMO de notre chantillon a rcemment fait l'objet d'une valuation de sa prparation une vrification fonde sur les mcanismes de contrle pour les tats financiers vrifis et s'assure d'avoir entirement consign ses politiques et ses procdures de contrle; il entame actuellement la phase pilote d'une pratique de vrification des comptes entirement conforme aux normes.

Les membres appropris de la direction ne participent pas la gestion des risques en ce qui concerne les mcanismes de contrle des dpenses. Bien que la plupart des GMO aient mis en place un processus de gouvernance du contrle des dpenses et de l'valuation des risques en matire de vrification des comptes, trs peu pouvaient dmontrer que les niveaux de gestion et leurs secteurs fonctionnels appropris participaient l'laboration continue des processus de dtermination des risques visant tablir les oprations risque lev ncessitant une vrification complte des comptes.

Bien des GMO n'ont pas de fonction approprie d'valuation des risques et ne font pas participer tous leurs secteurs fonctionnels appropris l'laboration et l'application des mcanismes, des processus et des procdures de contrle ncessaires la vrification des comptes. Cela signifie qu'ils ont peut‑tre perdu des possibilits d'accrotre leur efficience et leur efficacit, et que les participants au processus de vrification des comptes n'ont peut‑tre pas tous la mme interprtation de ces risques.

Recommandations

1. Les GMO devraient avoir mis en place des politiques et des procdures pour guider leurs processus de vrification des comptes axs sur les risques. Ces processus devraient comprendre l'identification des types de paiements risque lev pour faire en sorte que les responsables de la vrification des comptes soient au courant de la tolrance aux risques de leur ministre ou organisme.

2. Les GMO devraient s'assurer que leur direction est adquatement reprsente dans le processus de gouvernance visant dterminer ou dfinir le niveau de risque et les politiques et procdures relatives la vrification des comptes axe sur les risques. Parmi les reprsentants de la direction qui participent au processus, on devrait retrouver des personnes charges de la responsabilit fonctionnelle de la vrification des comptes, des personnes au fait des risques touchant les oprations et celles qui sont investies des pouvoirs dcisionnels appropris.

Constatation 2 : Attestation l'gard des paiements


Les responsables des projets ont accs une quantit limite de lignes directrices pour les aider s'acquitter efficacement de leurs responsabilits d'attestation l'gard des paiements.

Les responsables de projets (article 34) doivent s'assurer de l'existence d'une preuve que le march a t excut avant de donner leur attestation pour un paiement. Ils attestent que les travaux ont t excuts, les fournitures livres ou les services rendus conformment aux modalits du march, et que le prix demand est lui aussi conforme au march ou, dfaut de march, qu'il est raisonnable.

Nous avons examin l'information, la formation et les lignes directrices dont les responsables de projets disposaient pour s'assurer que les conditions du march avaient t respectes avant d'en attester pour justifier chaque paiement.

Nous nous attendions non seulement trouver des lignes directrices ou des listes de contrle, mais aussi constater que l'on avait donn une formation suffisante aux responsables chargs de fournir l'attestation afin de leur permettre de bien savoir comment effectuer un examen suffisamment rigoureux pour dterminer si les conditions d'excution ont t respectes avant de donner une attestation autorisant les paiements. Des lignes directrices spcifiques seraient particulirement justifies quand la preuve que les conditions du march ont t respectes est unique, dans des situations que l'on ne trouve pas tous les jours, par exemple dans des ententes de contribution comprenant divers critres d'excution et des rapports exigibles avant que l'on approuve un paiement.

L'absence de lignes directrices sur la vrification des comptes qui sont adaptes aux programmes risque d'amener les responsables des projets mal comprendre et appliquer de manire ingale les pratiques de vrification des comptes et ne pas accorder une attention suffisante aux risques ou aux caractristiques propres leur ministre ou organisme ou un programme en particulier.

Des progrs ont t raliss quant l'laboration de lignes directrices l'intention des responsables des projets afin de prciser leur rle en matire de vrification des comptes. Environ la moiti des GMO de notre chantillon avait labor des lignes directrices pour aider les responsables des projets chargs de la vrification des comptes (article 34) donner leur attestation l'gard des paiements. Dans la majorit des cas, ces lignes directrices taient encore relativement nouvelles ou en volution et n'avaient pas encore t mises en œuvre l'chelle nationale. Nous avons constat que les gestionnaires de la plupart des GMO sont censs recevoir une formation portant expressment sur l'article 34, qui est offerte par l'cole de la fonction publique du Canada, avant qu'on leur accorde le pouvoir d'attestation. Cependant, cette formation ne porte pas sur les risques propres leur organisation ni sur les caractristiques des paiements destins un programme en particulier. Une formation ou des lignes directrices adaptes l'organisation permettraient aux responsables d'un projet de bien comprendre la raison d'un paiement dans le contexte d'un programme donn.

Au cours de notre vrification, nous avons constat certaines bonnes pratiques lies au pouvoir d'attestation confr en vertu de l'article 34. Certains GMO ont affect des spcialistes des finances dans les secteurs de programmes pour aider donner de la formation sur le tas et du soutien aux responsables des projets chargs de l'application de l'article 34. Certains aussi ont recours des listes de contrle adaptes pour aider ces responsables comprendre la raison d'tre des paiements associs des programmes particuliers, comme les paiements de transfert qui peuvent avoir des caractristiques particulires qu'on ne trouve pas dans les oprations quotidiennes normales. Dans un GMO, le Centre d'excellence pour les subventions et contributions examine rigoureusement toutes les attestations de paiement avant d'autoriser l'envoi de la demande de paiement la fonction des finances et aux responsables de l'assurance de la qualit.

Recommandation

3. Les GMO devraient tablir des lignes directrices ou des listes de contrle pour aider les responsables de projets chargs de la vrification des comptes en vertu de l'article 34 de s'acquitter de leurs fonctions et de produire une preuve d'excution relativement aux procdures de vrification des comptes qu'ils utilisent. Cela serait particulirement utile dans les cas o les types de paiements sont complexes et comprennent des conditions uniques.

Constatation 3 : Assurance de la qualit


La fonction d'assurance de la qualit de la vrification des comptes a t tablie sans tenir compte des risques.

Dans les GMO, l'assurance de la qualit de la vrification des comptes relve de la fonction des finances. Les personnes auxquelles des pouvoirs sont dlgus en vertu de l'article 33 ont typiquement recours des commis la vrification des comptes pour les aider s'assurer que toutes les vrifications appropries ont t effectues. Cette activit d'assurance de la qualit atteste que le paiement est conforme au montant budgt, que la personne charge de l'attestation en vertu de l'article 34 s'est acquitte de ses responsabilits conformment aux modalits du march, qu'aucun agent signant le chque ne bnficie personnellement du paiement, que le codage financier est fait correctement et que toutes les autres politiques pertinentes ont t respectes. Dans le cas des paiements risque lev, l'assurance de la qualit doit au minimum comprendre la vrification de tous les lments susmentionns; lorsque le risque est faible, la vrification peut tre moins approfondie.

Puisque le nombre de procdures de vrification des comptes peut tre rduit dans le cas des paiements risque faible, un examen plus rigoureux devrait tre effectu sur un chantillon afin de vrifier si les personnes investies du pouvoir d'attestation en vertu de l'article 34 s'acquittent de leurs tches correctement et si l'valuation et l'analyse des risques permettent de dtecter correctement les paiements risque lev.

Nous avons examin les pratiques d'assurance de la qualit des GMO en ce qui concerne la vrification des comptes pour dterminer si elles taient conformes aux pratiques de gestion efficiente des risques, c'est‑‑dire si la vrification des paiements risque lev tait intgrale et si la vrification des paiements risque faible tait moins rigoureuse, mais accompagne d'une vrification plus pousse sur des chantillons. Nous nous attendions trouver des lignes directrices claires sur les processus de vrification des comptes applicables aux paiements risque lev et aux paiements risque faible, comme des listes de contrle pour permettre aux commis la vrification des comptes de s'acquitter de leurs responsabilits. Ces listes de contrle peuvent aussi servi de documentation pour prouver aux responsables de l'assurance de la qualit que le travail a t fait, ce qui permet ainsi aux personnes qui signent les attestations en vertu de l'article 33 d'tre certaines que toutes les tapes ncessaires ont t accomplies.

Les GMO n'exploitent pas le plein potentiel de la gestion des risques pour amliorer l'efficience de leurs processus de vrification des comptes. Nous avons constat que la plupart des GMO de notre chantillon n'appliquaient pas une approche axe sur les risques pour la vrification des comptes, puisqu'ils vrifiaient de manire intgrale toutes les oprations avant le paiement. Cela ne permet pas aux GMO de raliser les gains d'efficience qui auraient t possibles grce une gestion efficace des risques et les oblige consacrer plus de ressources qu'il n'en faut leurs responsabilits de vrification.

Les GMO n'ont pas mis de lignes directrices pour distinguer leurs procdures de vrification selon que les types de paiements sont risque lev ou risque faible. Certains GMO disposaient de processus officiels pour dterminer les types de paiements risque lev et ceux risque faible et, par consquent, l'ampleur de l'effort consacrer la vrification des paiements en fonction du risque. Certains d'entre eux effectuaient des essais pilotes de nouveaux processus de vrification des comptes en fonction des risques, et prvoient mettre en œuvre l'chelle nationale des procdures d'chantillonnage des paiements risque faible aux fins de vrification, une fois les essais pilotes jugs concluants. Toutefois, la plupart des GMO ne disposaient pas de lignes directrices et n'offraient pas de formation pour aider le personnel charg de l'assurance de la qualit dans sa tche quotidienne de dtermination et de vrification des paiements risque lev et des paiements risque faible. Par consquent, il n'existe pas suffisamment de documentation pour tayer le travail de vrification effectu.

Nous avons constat des progrs dans certains GMO. Quelques‑uns ont labor des plans nationaux d'chantillonnage pour les paiements risque faible en fonction de leurs lignes directrices sur la gestion des risques et sont en train d'tablir des lignes directrices sur les risques rgionaux, compte tenu des facteurs de capacit. Quelques GMO font un suivi des rsultats de l'chantillonnage et modifient leurs stratgies de gestion des risques au besoin.

Recommandations

4. Les GMO devraient faire en sorte que l'on dtermine les types de paiements risque lev et ceux risque faible et que l'on dtermine si les procdures de vrification appliques sont conformes leurs principes de gestion des risques.

5. Les GMO devraient laborer des lignes directrices claires sur la dtermination des risques afin d'aider les personnes charges de l'assurance de la qualit de la vrification des comptes distinguer les paiements risque lev des paiements risque faible. Ils devraient aussi songer utiliser des listes de contrle qui prcisent les procdures de vrification appliquer selon le type de risque ou d'autres caractristiques.

6. Les GMO doivent laborer des plans d'chantillonnage rigoureux pour surveiller le processus de vrification des paiements risque faible. Ces plans devraient tre d'envergure nationale et permettre la surveillance approprie des processus de dtermination des risques ainsi que la collecte de rsultats qui pourraient rvler des erreurs systmiques ou faire ressortir des pratiques exemplaires.

Constatation 4 : Surveillance


La plupart des GMO n'exercent aucune surveillance des oprations risque lev, ce qui signifie qu'ils ne produisent pas non plus de rapports sur les problmes qu'ils auraient pu constater.

Il faudrait surveiller efficacement les oprations risque lev pour faire un suivi des problmes communs ou systmiques afin de s'assurer que les responsables de la vrification des comptes respectent les niveaux de risque et communiquent rapidement l'information ncessaire aux responsables de la gouvernance de la gestion des dpenses. Une surveillance efficace permet d'informer les responsables de la gouvernance qu'on procde avec la diligence voulue, et cela les aide dans leur analyse du changement.

Nous avons examin la nature et l'ampleur des activits de surveillance des oprations risque lev des GMO et leur faon de se servir de cette information dans leurs processus dcisionnels. Nous nous attendions ce que les responsables de l'assurance de la qualit fassent un suivi des erreurs et des autres faiblesses systmiques et qu'ils les signalent la fonction de gouvernance. Nous pensions aussi que leurs rapports allaient dmontrer que les pratiques de vrification des comptes des GMO et leurs mcanismes de contrle de cette fonction taient grs efficacement. Nous nous attendions ce qu'ils aient un processus ax sur les risques pour que les agents financiers responsables de l'assurance de la qualit puissent faire un suivi de l'ensemble du processus de vrification des comptes.

Le fait est qu'une surveillance efficace des processus de vrification des comptes dans le cas des oprations risque lev (et la prsentation de rapports une fonction de surveillance) est essentielle pour amliorer le rendement et pour faire en sorte que les profils de risque soient mis jour en tenant compte des faiblesses systmiques, d'un bon rendement ou d'un changement de l'environnement. Faute d'un processus de surveillance global complet, avec des rapports sur les erreurs, la gestion peut passer ct de difficults quelconques lies au processus ou de problmes graves de perte de contrle.

Les GMO n'exercent aucune surveillance quant aux erreurs constates au cours de leurs processus d'assurance de la qualit. Nous avons constat que quelques GMO de notre chantillon prsentaient rgulirement des rapports officiels d'assurance de la qualit leur fonction de gouvernance pour l'informer des erreurs ou des problmes. Ils ont introduit cette fonction de surveillance l'chelle nationale et ils taient donc en mesure de compiler les rsultats de toutes leurs oprations rgionales et sectorielles pour en faire rapport la haute direction. Toutefois, la majorit des GMO de notre chantillon n'avaient pas suffisamment d'information pour pouvoir dclarer si la vrification des comptes atteignait son objectif de traiter les oprations risque lev avec la diligence voulue ou si les faiblesses systmiques taient identifies ou corriges.

Recommandation

7. Les GMO devraient tablir des exigences de rapport permettant la fonction de gouvernance de la gestion des dpenses de s'acquitter de ses responsabilits avec nergie, rapidit et exhaustivit. Les responsables de l'assurance de la qualit doivent produire des rapports pour rpondre ce besoin, et les prsenter rgulirement.