ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada - Rapport

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Message du ministre

Les organismes du portefeuille du Patrimoine canadien travaillent de près avec des partenaires de partout au pays afin de remplir leur mandat et de réaliser les objectifs du gouvernement du Canada liés aux arts, à la culture, au patrimoine et à la participation citoyenne. Je suis heureux de présenter le Rapport sur les plans et les priorités de 2011-2012 préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

BAC a entrepris un vaste exercice de modernisation essentiel au maintien de sa capacité à réaliser son mandat auprès des Canadiens. Les modes de création et de consultation de l'information se sont transformés radicalement au cours des dernières années. Par conséquent, BAC a commencé à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies qui lui permettront d'utiliser ses ressources de manière à répondre aux attentes en constante évolution des Canadiens. De plus, BAC garantira que les ressources documentaires témoignant de la vie canadienne d'aujourd'hui, des ressources documentaires qui sont de plus en plus sous forme numérique, soient bien préservées et accessibles à long terme. Il s'agit d'un défi considérable qui demandera une collaboration encore plus étroite avec les bibliothèques, les centres d'archives et d'autres partenaires dans l'ensemble du pays, alors qu'ils forment un réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire qui profitera à la fois aux milieux intéressés et à tous les utilisateurs.

Je suis fier que Bibliothèque et Archives Canada s'engage à poursuivre ses efforts en vue d'accroître la qualité de vie des Canadiens et le dynamisme culturel, social et économique du Canada. J'invite tous ceux et celles qui désirent avoir un aperçu des responsabilités et des activités de BAC à prendre connaissance de ce rapport.

Section I : Survol

Raison d'être

Moderniser BAC en fonction de l'ère numérique

Lorsque BAC a été mis sur pied, l'information numérique avait déjà pris une telle importance qu'elle commençait à modifier en profondeur le patrimoine documentaire du Canada, les attentes des Canadiens en matière d'accessibilité et les priorités des institutions de mémoire au Canada. Afin de demeurer pertinent dans cet univers numérique en constante évolution, BAC apporte présentement des changements fondamentaux à ses façons de faire.

BAC et les autres institutions de mémoire du Canada, telles que les centres d'archives et les bibliothèques, se posent des questions très difficiles concernant le patrimoine documentaire qu'elles devraient acquérir, préserver et rendre accessible, non seulement pour les utilisateurs actuels, mais aussi pour ceux et celles qui, dans 50 ou 100 ans, voudront comprendre le Canada d'aujourd'hui. BAC et les autres institutions de mémoire se demandent comment obtenir, avec des ressources limitées, les meilleurs résultats possible de sources d'information en croissance rapide. Nous nous demandons comment nos relations et rôles traditionnels peuvent évoluer vers des modes de collaboration plus efficaces et plus efficients.

Le virage numérique qu'a pris le monde de l'information était déjà bien amorcé à la fin des années 1990. En 2009, BAC a officiellement commencé à questionner ses façons de faire et à moderniser ses opérations. Cet exercice, nommé la modernisation, a mené en 2010 à la publication d'Édifier ensemble notre mémoire continue : Constituer un patrimoine documentaire représentatif¹. Ce document démontre comment BAC compte répondre aux défis qui caractérisent cette époque où les façons de créer, de partager et d'utiliser l'information changent rapidement. Il trace la voie de la modernisation en instituant une approche stratégique axée sur les politiques et sur les données probantes. Afin de mettre en œuvre cet objectif, BAC a instauré dans le processus de prise de décision les quatre principes directeurs de l'importance, de la suffisance, de la viabilité et de la société.

Au mois de décembre 2010, BAC a annoncé publiquement qu'il prenait un virage numérique en vue d'offrir toute une gamme de services numériques, se transformant ainsi en une institution numérique d'avant-garde.² BAC a l'intention d'offrir la plupart de ses services en ligne en adaptant ses processus d'affaires par le biais d'une approche à plusieurs volets qui comprend des objectifs précis, dont ceux de rendre ses collections plus accessibles et de maximiser le contenu disponible en ligne.

D'autre part, tel qu'il est mentionné dans Édifier ensemble notre mémoire continue, notre engagement à moderniser les façons d'acquérir, de préserver et de rendre accessible la mémoire continue du Canada exige que nous travaillions en collaboration avec d'autres. Ceci est intrinsèquement lié à la vision de BAC, et c'est un message que nous nous sommes efforcés de promouvoir lors de nos participations à diverses rencontres et conférences. Afin de consolider l'appui à cette vision, BAC a amorcé un vaste processus de consultation avec les diverses communautés d'intérêts. Par exemple, à l'automne 2010, BAC a organisé un Forum de consultation universitaire de même que le premier Forum des milieux intéressés. Ces rencontres ont guidé et continueront de guider nos plans et actions futurs. Elles orienteront plus particulièrement la série de 12 Initiatives de modernisation et d'innovation (IMI) que nous sommes en train de mettre en œuvre afin d'atteindre des résultats tangibles dans des domaines qui revêtent une grande importance pour BAC et les milieux intéressés.

BAC a commencé à organiser ou à réorganiser ses engagements en fonction des orientations établies dans le projet de modernisation. Un des changements principaux consiste à développer une nouvelle approche pour que les Canadiens puissent trouver plus facilement ce qu'ils recherchent dans notre collection. Cette approche est décrite plus en détail à la section II. Nous avons adopté le point de vue de la modernisation pour prendre nos décisions stratégiques, telles que pour nos investissements en technologie de l'information. Notre approche servant à déterminer ce que nous devrions acquérir, préserver et rendre accessible est présentement réévaluée de manière à ce que nous options pour le patrimoine documentaire le plus pertinent pour les générations actuelles et futures. Ces engagements et bien d'autres liés à la modernisation s'inscrivent dans la nouvelle architecture d'activités de programme que nous décrirons plus loin dans cette section, et ils façonnent les 12 Initiatives de modernisation et d'innovation qui servent de cadre à ce Rapport sur les plans et les priorités.

¹www.collectionscanada.gc.ca/obj/013/f2/013-449-f.pdf
²Bibliothèque et Archives Canada prend le virage numérique, 9 décembre 2010 : www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-503-f.html

Responsabilités

Comme nous l'évoquions précédemment à propos de la modernisation, le patrimoine documentaire prend différentes formes. Ce qui autrefois se présentait essentiellement sur support papier et sous forme d'enregistrement analogique (livres, documents historiques, dossiers gouvernementaux, photos, films, cartes et art documentaire) est maintenant créé de plus en plus en mode numérique (sites Web, enregistrements sonores, vidéos et technologies de réseautage social); ces nouvelles ressources documentaires reflètent elles aussi la vie des Canadiens d'aujourd'hui. Mais quels qu'en soient le format ou l'origine, BAC doit assumer trois grandes responsabilités par rapport au patrimoine documentaire qui offre le plus fidèle témoignage de la société canadienne aux générations actuelles et futures, soit :

1. l'acquisition;
2. la préservation;
3. l'accès au patrimoine documentaire.

Acquisition

L'acquisition signifie recueillir des ressources documentaires qui présentent le portrait le plus exact et le plus représentatif possible de la société canadienne. En cette ère numérique, cela implique une sélection appropriée parmi l'abondant volume d'information disponible. Actuellement, l'acquisition se fait de trois différentes façons. Premièrement, les ministères et organismes du gouvernement canadien nous transfèrent leurs documents ayant une valeur de conservation permanente. Deuxièmement, les éditeurs doivent nous verser des exemplaires de toutes les œuvres qu'ils publient au Canada, en vertu du dépôt légal prévu dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Troisièmement, nous acquérons des fonds et collections par divers autres mécanismes, tels que le don ou l'achat. Dans le cadre de la modernisation, nous prévoyons adopter une approche de l'acquisition qui accordera beaucoup d'importance à l'évaluation des ressources documentaires avant de procéder à leur acquisition. Cette évaluation pourrait tenir compte de critères tels que les suivants : dans quelle mesure un document représente-t-il ce que nous appelons « le plus fidèle témoignage de la société canadienne », ou dans quelle mesure nous permet-il de respecter nos priorités en matière de développement de notre collection et de déterminer quelle institution de mémoire, telle que les archives ou les bibliothèques provinciales, serait l'endroit le plus approprié pour le conserver.

Préservation

La préservation signifie la gestion de l'entretien de nos ressources documentaires afin que les générations actuelles et futures puissent y avoir accès. À cette fin, BAC saisira les occasions de collaborer avec d'autres institutions de mémoire partout au Canada. Nous avons un personnel spécialisé composé d'experts dans de nombreuses disciplines liées à la préservation, disposant d'une large gamme d'outils et de technologies. Nous avons des installations construites spécialement pour assurer l'intégrité de notre collection analogique, notamment le Centre de préservation et de nouveaux locaux pour la préservation des collections de photographies et de films anciens. Dans un environnement de plus en plus numérique, BAC travaille à l'élaboration d'outils et de technologies qui garantiront la préservation des ressources documentaires numérique du Canada. Dans le cadre de la modernisation, nous allons préconiser une approche de l'évaluation qui tiendra compte des besoins en préservation à long terme.

Accès au patrimoine documentaire

L'exploration des ressources favorise une approche centrée sur le client, qui permet aux Canadiens d'explorer la collection gérée par BAC au nom des Canadiens, et d'interagir avec cette collection. Les citoyens consultent le site Web de BAC³ pour effectuer différentes recherches dans notre collection, en fonction de leurs intérêts. BAC collabore de plus en plus avec d'autres pour organiser des expositions et des événements dans diverses localités à travers le Canada, ainsi que sur Internet.

L'exploration des ressources favorise la responsabilisation gouvernementale. BAC soutient les objectifs de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en procédant à l'examen de documents d'archives, de dossiers d'emploi d'anciens membres du personnel civil et militaire du gouvernement, et de documents administratifs.

Les méthodes que nous utilisons pour décrire les documents de nos collections sont un rouage essentiel de l'exploration des ressources; elles permettent aux Canadiens de comprendre les histoires dont témoignent nos collections et de repérer les documents qui les intéressent. Dans le cadre de la modernisation, nous réfléchissons aux meilleurs moyens de faciliter l'accès au patrimoine documentaire canadien par le plus grand nombre de gens possible et d'une façon qui réponde à leurs attentes quant à la disponibilité de notre collection en ligne.

³www.collectionscanada.gc.ca/collection/index-f.html

Résultats stratégiques et Architecture des activités de programme (AAP)

En 2011-2012, BAC aura une nouvelle architecture des activités de programme (AAP) qui reflétera mieux que l'ancienne notre contexte réel de travail et nos responsabilités, tel qu'illustré dans le tableau ci-dessous. La nouvelle AAP a été approuvée par le président du Conseil du Trésor le 6 août 2010. En appui à cette nouvelle AAP, BAC a mis en place un cadre de gestion du rendement amélioré. Ce cadre fixe de nouveaux indicateurs de rendement et objectifs, lesquels évolueront à mesure que nous progresserons dans notre démarche de modernisation.

[D]

Concordance de l'AAP

L'AAP de BAC pour l'année 2011-2012 diffère considérablement de celle qui était en place en 2010-2011. Cette nouvelle AAP représente nos fonctions de base de manière plus réaliste, tout en demeurant suffisamment flexible pour répondre aux besoins de l'organisation en cette période de changements importants.

Le premier des deux nouveaux résultats stratégiques visés (L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement) est relié à notre mandat législatif concernant les principaux éléments de la gestion de l'information gouvernementale. Le nouveau résultat stratégique élève deux anciennes sous-activités au rang d'activité de programme, reflétant ainsi leur importance.

[D]

Le second résultat stratégique (La mémoire continue du Canada est documentée et disponible pour les générations actuelles et futures) rassemble nos responsabilités relatives au patrimoine documentaire (acquisition, préservation et exploration des ressources). Il appuie une des priorités du secteur des dépenses des « Affaires sociales » du gouvernement du Canada, « Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques ». Le résultat stratégique a été modifié pour refléter la nécessité de documenter la réalité canadienne sous toutes les formes possibles.

[D]

Le second résultat stratégique élève la sous-activité « préservation » au rang d'activité de programme en raison de son importance dans le mandat et les activités de BAC.

[D]

La nouvelle activité de programme (Exploration des ressources documentaires) regroupe l'ensemble des activités qui facilitent l'exploration du patrimoine documentaire de BAC par les Canadiens et par tous ceux et celles qui s'intéressent au Canada. Elle comprend les fonctions allant de la description des fonds et collections aux divers moyens que nous utilisons pour les rendre accessibles aux Canadiens. Elle englobe aussi nos infrastructures de soutien aux bibliothèques et aux centres d'archives dans l'ensemble du Canada.

[D]

Sommaire de la planification

Ressources financières (en milliers $)

2011-2012	2012-2013	2013-2014
112 959,8	116 426,3	99 672,3

Ressources humaines (Équivalent temps-plein - ET)

2011-2012	2012-2013	2013-2014
1 115	1 115	1 115

Résultat stratégique : L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement

Indicateurs de rendement	Objectifs
Pourcentage des institutions4 qui reçoivent ou maintiennent une cote de rendement « acceptable » ou « forte » en matière de gestion de l'information.	41 % en mars 2012

⁴Cet indicateur regroupe les institutions qui sont évaluées pour l'indicateur 12 - Efficacité de la gestion de l'information - du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). La liste des institutions concernées peut être consultée sur le site Internet du Conseil du Trésor : www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/faq-fra.asp

Résultat stratégique : La mémoire continue du Canada est documentée et disponible pour les générations actuelles et futures

Indicateurs de rendement	Objectifs
Pourcentage de Canadiens qui sont entièrement d'accord sur l'accessibilité de la collection	Pourcentage de référence à établir en mars 2012
Pourcentage de la collection utilisée par les clients	Pourcentage de référence à établir en mars 2012

Activité de programme pour 2011-2012	Prévision des dépenses 2010-2011 (en milliers $)	Dépenses prévues (en milliers $)			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2011-2012	2012-2013	2013-2014
Élaboration d'instruments de réglementations et d'outils en tenue de document	-	5 128,9	5 125,1	5 125,1	Affaires gouvernementales : Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces
Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux	-	2 406,2	2 406,2	2 406,2
Documentation de l'expérience canadienne	-	27 155,4	27 220,8	27 220,8	Affaires sociales : Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Conservation de la mémoire continue	-	26 463,8	29 791,6	13 037,6
Exploration des ressources documentaires	-	23 428,9	23 511,7	23 511,7
Services internes	30 207,9	28 376,6	28 370,9	28 370,9	n/a
Activité de programme pour 2011-2012	Prévision des dépenses 2010-2011 (en milliers $)	Dépenses prévues (en milliers $)			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2011-2012	2012-2013	2013-2014
Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	7 157,1	-	-	-	Affaires sociales : Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	54 809,6	-	-	-
Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d'utilisation	21 364,1	-	-	-
Total des dépenses prévues	113 538,7	112 959,8	116 426,3	99 672,3

Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques

L'expérience accumulée par BAC depuis 2004 a été mise à contribution dans la prévision des activités de modernisation pour l'année 2011-2012 et au-delà. BAC demeurera une institution pertinente pour les Canadiens en s'appuyant sur sa capacité de planification et d'analyse détaillées et sur sa capacité de recherche stratégique. Nous tirons profit des leçons apprises pour formuler nos nouveaux objectifs, tout en demeurant flexibles en ce qui concerne les moyens à utiliser pour les atteindre.

Notre démarche de modernisation suppose une mise à jour de nos processus opérationnels, en garantissant que nous accordons la priorité à la réalisation de notre mandat prescrit par la loi et en réexaminant nos politiques afin d'en améliorer la compréhension et d'accroître notre responsabilité. Nous avons établi six nouvelles priorités organisationnelles, dont cinq concernent les opérations et une la gestion. Elles contribueront toutes à l'atteinte des résultats stratégiques de BAC et à la meilleure utilisation possible de ses ressources. BAC enregistre des progrès par rapport à chacune de ces priorités grâce à une ou à plusieurs des Initiatives de modernisation et d'innovation que nous avons élaborées et lancées à l'automne 2010. L'initiative pertinente apparaît sous chaque priorité dans les tableaux qui suivent. Des précisions supplémentaires sont apportées à la Section II sous l'activité de programme la plus pertinente.

Les Initiatives de modernisation et d'innovation continueront d'évoluer au fur et à mesure que nous apprendrons de nos expériences et que nous ajusterons certains éléments de nos plans et calendriers afin de suivre l'évolution rapide de l'environnement informationnel. BAC deviendra le genre d'institution de mémoire et de collaborateur moderne dont les Canadiens et les autres institutions de mémoire ont besoin et dont elles souhaitent l'arrivée dans le nouvel environnement informationnel.

Priorité organisationnelle no 1 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC adoptera une approche plus collaborative pour réaliser son mandat	Nouvelle	Les deux résultats
Description : En raison de l'augmentation spectaculaire de l'information et de la multiplication des moyens de production du patrimoine documentaire, les modèles de fonctionnement traditionnels des institutions ne conviennent plus. Les institutions doivent collaborer davantage afin d'optimiser les ressources limitées dont elles disposent et de garantir que le patrimoine documentaire permanent du Canada sera bien acquis et préservé au bénéfice des générations actuelles et futures. BAC et les autres institutions de mémoire doivent travailler en étroite collaboration pour évaluer, acquérir, préserver et rendre accessible le patrimoine documentaire le plus important et le plus représentatif de notre société. Ce virage en faveur de la collaboration devrait permettre à chaque institution de s'acquitter de ses responsabilités de manière plus stratégique, afin que toutes les institutions puissent collaborer plus étroitement, en fonction de leurs juridictions et mandats respectifs, selon une approche pancanadienne de la gestion du patrimoine documentaire. L'ampleur des changements à opérer pour prendre ce virage collaboratif est considérable, mais nécessaire. Nous avons identifié une Initiative de modernisation et d'innovation qui aidera à accélérer les discussions à l'échelle du pays concernant cette orientation et les étapes nécessaires à l'élaboration d'un nouveau modèle de travail pour l'ensemble des institutions de mémoire. IMI-1: Au printemps 2011, BAC aura mis en œuvre une stratégie afin d'orienter ses communications externes et sa collaboration avec les divers milieux intéressés et intervenants, particulièrement en soutien à la modernisation. Nous prévoyons entreprendre la mise en œuvre de cette stratégie au début de l'exercice financier; des efforts soutenus seront alors déployés pour faciliter les échanges entre les institutions. Nous avons l'intention de travailler avec différents milieux intéressés afin de clarifier la façon de traiter certaines questions, notamment les principes qui devront sous-tendre cette future collaboration et son mode de gouvernance, ainsi que la meilleure manière de respecter nos obligations prévues par la loi ou autrement.
Priorité organisationnelle no 2 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC redéfinira sa manière de sélectionner les ressources documentaires devant être acquises pour les Canadiens	Nouvelle	Les deux résultats
Description : Le monde de l'information en pleine expansion et les nouveaux moyens qu'utilisent les Canadiens pour créer, partager et utiliser cette information posent de nouveaux défis à BAC en ce qui concerne sa responsabilité de refléter la société canadienne. BAC doit redéfinir les concepts liés à la valeur des ressources documentaires afin de déterminer ce qui représente le mieux la société canadienne pour les générations actuelles et futures. À cette fin, BAC élaborera une méthode d'évaluation cohérente, qui orientera les priorités futures en matière d'acquisition, la collaboration avec les autres institutions de mémoire et les décisions dans le but d'assurer une gestion optimale des fonds et collections actuels de BAC. Nous avons identifié trois Initiatives de modernisation et d'innovation qui montreront plus clairement comment nous allons définir et aborder le concept d'évaluation et ses conséquences sur notre travail, à l'interne et avec les milieux intéressé. Nous consacrerons beaucoup d'efforts à ces trois initiatives en 2011-2012. IMI-2 : D'ici 2015, BAC aura complété la mise en œuvre d'une approche qui lui permettra d'évaluer et de préserver de manière cohérente le patrimoine documentaire sous tout format et de déterminer à quel endroit il devrait être conservé. IMI-3 : D'ici le printemps 2011, BAC commencera à utiliser un cadre et des outils modernisés dans ses interventions auprès de l'ensemble des ministères et organismes du gouvernement canadien, afin de garantir une gestion efficace de l'information gouvernementale. IMI-4 : À partir du printemps 2011, BAC examinera la pertinence de ses fonds et collections en fonction de son mandat et d'une approche modernisée de l'évaluation.
Priorité organisationnelle no 3 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC améliorera l'accès à ses fonds et collections	Nouvelle	Les deux résultats
Description: L'exploration des ressources à BAC doit mieux répondre aux besoins des Canadiens en matière d'information. Dans l'environnement numérique contemporain, les gens s'attendent à trouver l'information facilement, rapidement et de manière autonome. Afin de demeurer pertinent dans une société où les citoyens sont de plus en plus interconnectés et intégrés à des réseaux sociaux, BAC devra revoir sa façon de communiquer avec les Canadiens, et accroître la présence, la pertinence et la visibilité de ses informations concernant le patrimoine documentaire. Compte tenu de ses ressources limitées, BAC doit réaliser des économies en optimisant ses modes de prestation de service afin de rejoindre le plus grand nombre possible de Canadiens. Nous devons réduire les délais entre l'acquisition des ressources documentaires et leur accessibilité. Cet environnement nous oblige à examiner attentivement nos méthodes traditionnelles pour servir les Canadiens, ainsi que les nombreuses institutions et organisations auxquelles nous offrons des services. Nous devons trouver un équilibre optimal entre les services qui reflète les ressources disponibles, notre mandat et notre rôle au sein du réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire. Nous avons identifié quatre Initiatives de modernisation et d'innovation qui permettront de clarifier et de relever les défis auxquels nous devons faire face dans la prestation de nos services. Des actions seront menées dans ces quatre initiatives en 2011-2012. IMI-7 : D'ici le printemps 2012, BAC changera sa façon de reproduire les ressources documentaires et de transmettre les copies pour adopter la reproduction et l'entreposage numériques, facilitant par la même occasion la publication de contenus en ligne. IMI-8 : Au printemps 2011, BAC aura élaboré un nouveau modèle de service afin de fournir aux Canadiens un accès aux ressources documentaires. IMI-9 : D'ici 2014, BAC aura raccourci les délais entre l'acquisition de matériel et son accessibilité, et garantira que les utilisateurs pourront repérer et consulter tous ses fonds et collections. IMI-10 : À l'été 2011, BAC aura procédé à un examen de sa prestation de services aux organismes voués au patrimoine documentaire, dans le cadre d'une approche pancanadienne.
Priorité organisationnelle no 4 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC garantira la préservation des documents numériques	Nouvelle	Les deux résultats
Description : La préservation est l'une des trois responsabilités de BAC par rapport au patrimoine documentaire. Une des priorités de BAC en matière de préservation est d'établir des méthodes et des outils cohérents pour acquérir et préserver les documents et publications numériques. La méthode généralement reconnue à l'échelle internationale consiste à utiliser des Dépôts numériques fiables (DNF). Nous travaillons actuellement à faire de BAC un DNF à l'intérieur d'un réseau beaucoup plus vaste, conformément à notre engagement de favoriser un réseau collaboratif d'organismes voués au patrimoine documentaire au Canada. Nous avons identifié une Initiative de modernisation et d'innovation qui nous fera progresser dans le domaine de la préservation numérique en 2011-2012. IIM-11: D'ici 2017, BAC aura mis en place les technologies et les outils assurant la préservation du patrimoine documentaire numérique du Canada conformément à la modernisation.
Priorité organisationnelle no 5 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC modernisera ses méthodes pour décrire sa collection afin d'en améliorer l'accès	Nouvelle	Résultat stratégique no 2
Description : L'application efficace et rigoureuse de normes de description, soutenues par des pratiques et des outils exemplaires, est absolument essentielle si nous voulons que les utilisateurs puissent consulter facilement notre collection. Des descriptions claires et précises permettent aux chercheurs de repérer les ressources documentaires qui les intéressent et à l'organisation de gérer sa collection. Nous utilisons actuellement des normes conformes aux pratiques traditionnelles en bibliothéconomie et en archivistique, mais nous devrons adopter une structure de description unique pour toutes les ressources documentaires, laquelle sera basée sur l'importance du patrimoine documentaire et les besoins de nos clients. En outre, BAC complètera ses descriptions en y ajoutant des métadonnées fournies par les éditeurs, les créateurs, les donateurs et les utilisateurs. Cette structure de métadonnées sera balisée par des politiques, des normes et des outils appropriés Nous avons identifié une Initiative de modernisation et d'innovation qui nous aidera à moderniser nos méthodes de description en 2011-2012. IMI-12 : À partir de l'hiver 2011, BAC entreprendra l'élaboration d'une structure unique pour décrire ses fonds et collections; les créateurs, donateurs et utilisateurs utiliseront également cette structure.
Priorité organisationnelle no 6 (Gestion)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC renforcera sa capacité à gérer et à déléguer les responsabilités	Nouvelle	Les deux résultats
Description : Le projet de modernisation de BAC impliquera d'importants changements dans toute l'organisation, à un moment où l'ensemble de la fonction publique est censé évoluer pour mieux répondre aux besoins des Canadiens et mobiliser l'ensemble des employés. Ces changements exigeront des efforts de la part des dirigeants, à tous les niveaux, pour partager l'information avec leurs employées et obtenir leur entière adhésion aux nouvelles priorités et procédures de l'institution. Plusieurs de ces changements témoigneront de notre virage actuel vers une plus large utilisation des technologies de l'information. Compte tenu des contraintes budgétaires, nous devrons répondre à nos besoins à la fois en ressources humaines et en technologies de l'information de manière plus stratégique. Nous avons identifié deux Initiatives de modernisation et d'innovation qui concernent nos besoins en capacité interne durant l'année 2011-2012 à mesure que nous progresserons. IMI-5 : Au printemps 2011, BAC commencera à mettre en œuvre une stratégie pour répondre à ses priorités en ressources humaines afin de soutenir la modernisation. IMI-6 : D'ici l'automne 2011, BAC aura mis en place une structure afin de garantir que ses stratégies, ressources et investissements en matière de technologie de l'information s'inscrivent bien dans les priorités de la modernisation.

Analyse des risques

Le profil de risque de BAC résulte de l'évaluation des principaux risques qui menacent les opérations courantes de l'organisation et la réalisation de son mandat en général. La modernisation constitue la démarche stratégique mise de l'avant par BAC afin de s'acquitter de son mandat d'une manière qui demeure pertinente aux yeux des Canadiens.

Le besoin de faire les bons choix en matière d'acquisition

Il n'a jamais été possible à BAC, ni à aucun autre organisme de recueillir tout le patrimoine documentaire disponible. Compte tenu du volume de ressources documentaires créées quotidiennement, et qui pourraient faire partie du patrimoine documentaire du Canada, notre institution doit absolument avoir une vision très claire de ce qu'elle devrait acquérir ou ne pas acquérir. La modernisation inclut des éléments tels qu'une nouvelle approche de l'évaluation qui nous aidera à formuler cette vision. Elle suppose un engagement à intensifier la collaboration en vue de l'établissement d'un réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire, dans lequel les milieux intéressés chercheront à rassembler des collections qui se complètent mutuellement, afin que toute nouvelle acquisition soit effectuée par l'organisme pour lequel cette acquisition est la plus pertinente.

Le besoin de faire les bons choix en matière de préservation

Tel qu'indiqué précédemment, BAC dispose des infrastructures essentielles et des compétences professionnelles requises pour assurer la préservation de sa collection. Nos besoins en matière de préservation sont considérables; nous devons faire des choix réfléchis afin d'utiliser nos ressources le plus efficacement possible. Dans le cadre de la modernisation, et avec l'adoption d'une méthode d'évaluation plus cohérente des nouvelles collections à acquérir et un examen prévu des collections existantes, nous serons en mesure d'investir nos énergies en préservation de manière plus stratégique, dans une perspective à long terme.

Le besoin de faire les bons choix en matière d'exploration des ressources

Malgré l'ampleur de la collection gérée par BAC, celle-ci n'est pas accessible de manière uniforme. Nous avons fait des progrès considérables au cours des dernières années, notamment par la diffusion d'images en ligne et la prestation de programmes en collaboration avec des organismes partenaires. Dans le cadre de la modernisation, nous prévoyons faire plus. Nous allons, entre autres, procéder à une analyse approfondie de l'ensemble de nos services en ligne avec en tête ce que notre institution une fois modernisée offrirait aux chercheurs individuels et aux autres institutions. Ceci comprendra de nouvelles méthodes de description des ressources documentaires qui permettront de les repérer plus facilement et de manière plus uniforme, ainsi que la mise à jour de nos procédures afin d'accélérer le traitement des nouvelles acquisitions et de les mettre plus rapidement à la disposition des chercheurs.

Le besoin de garantir que les ministères et organismes du gouvernement canadien peuvent gérer adéquatement leurs ressources documentaires

BAC assume des responsabilités très importantes en matière de gestion de l'information gouvernementale afin de garantir l'imputabilité du gouvernement envers la population canadienne et de favoriser une utilisation optimale de cet actif organisationnel pour une prise de décision efficace. Les institutions gouvernementales doivent maintenant gérer leur information conformément à une nouvelle Directive sur la tenue de documents. Notre rôle consiste à leur offrir aide et soutien. Nous répondons à leurs besoins et atténuons les risques d'une mauvaise gestion de l'information dans les institutions en faisant de cet engagement une priorité d'action au sein de notre organisation.

Profil des dépenses

Le financement de base de Bibliothèque et Archives Canada est demeuré stable au cours des quatre dernières années, s'élevant à environ 100 millions de dollars par exercice financier. Il est vrai que nous avons connu un accroissement de notre financement permanent pour répondre, notamment, à l'augmentation de notre charge de travail résultant de l'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité et au financement relatif aux négociations collectives. Cependant, nous avons en contrepartie contribué de façon équivalente et permanente aux initiatives gouvernementales telles que l'exercice de revue stratégique visant à réaffecter les ressources à des priorités plus élevées du gouvernement, ce qui explique pourquoi notre financement permanent semble être demeuré au même niveau. À titre d'exemple, pour 2010-2011, nous avons reçu du financement au montant de 4,0 millions de dollars pour des négociations collectives, mais, en contrepartie, nous avons également contribué à l'exercice gouvernemental d'examen stratégique pour un montant de 4,6 millions de dollars. En réponse à cette dernière réduction, BAC a révisé ses activités de base et continuera de le faire tout au long de 2011-2012 afin de livrer son mandat de manière plus efficiente.

LLes dépenses effectuées par BAC, en excédent du financement permanent de 100 millions de dollars, ont servi à réaliser des projets précis pour lesquels l'institution a reçu un financement temporaire. La fluctuation des dépenses s'explique principalement par les projets temporaires suivants :

1. Entre 2005-2006 et 2010-2011, nous avons reçu approximativement 24,5 millions de dollars du ministère du Patrimoine canadien pour la création de contenus culturels en ligne et divers autres projets de numérisation réalisés en collaboration.
2. Pendant une période de trois ans, qui a débuté en 2007-2008, nous avons reçu 21,7 millions de dollars pour remplacer nos systèmes obsolètes et offrir la capacité de gérer les publications et les documents numériques du gouvernement du Canada.
3. En 2008-2009, nous avons reçu l'autorisation de construire une installation pour la conservation du patrimoine documentaire canadien sur support de cellulose de nitrate (photographies et films). Nous avons dépensé 7,7 millions de dollars en 2009-2010 et nous prévoyons dépenser 4,5 millions de dollars additionnels en 2010-2011.
4. En 2009-2010, nous avons obtenu l'autorisation d'entreprendre l'aménagement d'un édifice pour l'entreposage de la collection, lequel sera équipé de rayonnages à haute densité. Nous avons dépensé 1,0 million de dollars en 2009-2010, et nous prévoyons dépenser 2,8 millions de dollars en 2010-2011, 14,1 millions de dollars en 2011-2012 et 17,5 millions de dollars en 2012-2013.

Les projets 3 et 4 s'inscrivent dans une des composantes du mandat de BAC, soit la préservation du patrimoine documentaire du Canada.

Bibliothèque et Archives Canada s'est engagé à dépenser avec prudence et à s'assurer que des résultats mesurables seront atteints au bénéfice des Canadiens. Nous travaillons en étroite collaboration avec les ministères et organismes gouvernementaux, ainsi qu'avec les milieux intéressés à l'externe, afin de garantir la réalisation efficace et efficiente de nos activités, et d'offrir un meilleur accès à notre collection.

Figure 4 : Tendances au chapitre des dépenses

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Figure 5 : Dépenses prévues par activité de programme en 2011-2012 (milliers $)

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Postes votés et postes législatifs
(en milliers $)

Postes votés ou législatifs (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	2010-2011 Budget principal des dépenses	2011-2012 Budget principal des dépenses
55	Dépenses de fonctionnement	97 071,1	90 855,2
57	Dépenses de capital	11 998,0	10 350,0
(S)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	11 216,1	11 754,6
TOTAL		120 285,2	112 959,8

Les estimations par postes votés sont présentées dans le Budget principal des dépenses 2011-2012 disponible à l'adresse suivante :
www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/20112012/me-bpd/info/infofra.asp

La diminution globale de 7,3 millions de dollars est principalement attribuable à ce qui suit :

• une hausse de 1,2 million de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage de collections avec rayonnages à haute densité;
  
  
• une hausse de 539 mille dollars pour les Régimes d'avantages sociaux des employés (Postes législatifs);
  
  
• une diminution de 6,4 millions de dollars pour la construction d'une installation pour la préservation des documents du patrimoine documentaire du Canada à base de cellulose de nitrate;
  
  
• une diminution de 1,6 million de dollars pour appuyer la modernisation des laboratoires fédéraux (poste horizontal) (budget fédéral de 2009); et
  
  
• une diminution de 901,8 mille dollars dus aux mesures de limitations des coûts (budget fédéral de 2010).