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Ressources humaines (ETP) et dépenses prévues (milliers $) | |||||
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2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
121 | 5 128,9 | 121 | 5 125,1 | 121 | 5 125,1 |
Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
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Un régime de réglementation est établi au sein du GC afin que l'information gouvernementale soit gérée et disposée de manière appropriée | Pourcentage d'institutions qui considèrent que la tenue de documents et les services de bibliothèque font partie intégrante de leur culture organisationnelle | Pourcentage de référence à établir en mars 2012 |
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $) | |||||
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2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
89 | 2 406,2 | 89 | 2 406,2 | 89 | 2 406,2 |
Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
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Augmentation de la capacité et faculté de gérer de façon efficace l'information du GC | Pourcentage d'institutions du gouvernement du Canada qui démontrent une amélioration dans leur capacité et de leur faculté à gérer l'information de façon efficace | Pourcentage de référence à établir en mars 2012 |
BAC gère les deux activités de programme associées à ce résultat stratégique par le biais d'une approche intégrée qui soutient la gestion de l'information dans l'ensemble de l'administration fédérale. Nous avons déjà considérablement modernisé notre approche à l'égard de ce résultat stratégique en appuyant l'administration fédérale dans sa mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de 2009. Cette approche contribue à faciliter les décisions de BAC concernant l'acquisition et la gestion des documents gouvernementaux. Elle aide également les institutions fédérales à s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard de leur propre tenue de documents et de leur gestion de l'information.
Conformément à notre mandat d'orienter et de coordonner les services de bibliothèques fédérales, nous poursuivrons l'implantation d'une nouvelle vision et d'un nouveau modèle de gestion auprès des bibliothèques fédérales, des institutions et des principaux intervenants. Cet exercice consistera à examiner différentes stratégies dans le but de faciliter l'accès à l'information à l'ensemble des employés du gouvernement, en tirant profit de l'industrie de l'information numérique en pleine expansion et en permettant aux bibliothèques fédérales d'acquérir et de diffuser l'information de manière plus efficiente.
Durant l'année 2011-2012, nous allons concentrer principalement nos efforts sur la collaboration avec les ministères et organismes en adoptant une nouvelle approche relative aux autorisations de disposer de documents (ADD). Ces dernières fixent les conditions selon lesquelles les institutions gouvernementales disposent de leurs documents qui n'ont plus de valeur opérationnelle, habituellement en autorisant leur destruction ou en demandant leur transfert à BAC.
Priorité organisationnelle : BAC redéfinira sa manière de sélectionner les ressources documentaires devant être acquises pour les Canadiens
En 2011-2012, un nouveau plan stratégique à l'échelle de l'administration fédérale améliorera la tenue de documents dans l'ensemble du gouvernement; ce plan sera mieux arrimé au mandat d'acquisition de BAC. Les résultats attendus sont, notamment :
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $) | |||||
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2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
271 | 27 155,4 | 271 | 27 220,8 | 271 | 27 220,8 |
Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
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La collection de BAC est pertinente et représentative de la société canadienne. | Pourcentage des usagers qui considèrent que la collection de BAC est représentative de l'expérience canadienne. | Pourcentage de référence à établir en mars 2012 |
Cette activité de programme est centrée sur notre mandat d'acquérir des éléments du patrimoine documentaire publiés et non publiés qui représentent la mémoire permanente du Canada, reflètent la société canadienne et intéresseront les générations actuelles et futures. En 2011-2012, la majeure partie de cette activité continuera de s'exercer conformément aux exigences de notre loi constitutive, notamment par le dépôt légal de publications par les éditeurs et en vertu du mandat relatif aux documents gouvernementaux. La modernisation nous amène à revoir et à mettre à jour nos priorités et nos méthodes en matière d'évaluation et d'acquisition. Notre but est de faire en sorte que la collection de BAC soit cohérente, pertinente et tienne compte du rôle de BAC au sein des institutions vouées au patrimoine documentaire du Canada. Comme l'évaluation et l'acquisition préparent le terrain pour les engagements de BAC en matière de préservation et d'exploration des ressources, cette activité de programme est au centre des Initiatives de modernisation et d'innovation associées à deux des six priorités organisationnelles décrites dans la Section I du rapport.
Priorité organisationnelle : BAC adoptera une approche plus collaborative pour réaliser son mandat
BAC reconnaît qu'il n'est ni possible ni même nécessaire d'acquérir la totalité du patrimoine documentaire du Canada. Dans le cadre de la modernisation, nous nous percevons dans l'avenir comme un partenaire au sein d'un vaste réseau pancanadien composé d'institutions vouées au patrimoine documentaire partageant des rôles et des responsabilités. En 2011-2012, nous prévoyons progresser dans la réalisation de cette IMI et :
Ces travaux nous permettront de bien identifier les compétences et les ressources nécessaires à l'établissement de collaborations en vue de mettre en place un réseau efficace et durable d'institutions de mémoire à l'échelle du Canada.
Priorité organisationnelle : BAC redéfinira sa manière de sélectionner les ressources documentaires devant être acquises pour les Canadiens
BAC doit déterminer ce qui constitue « le plus fidèle témoignage de la société canadienne », puisque cela orientera nos décisions par rapport à ce que nous allons acquérir, préserver et rendre accessible à la recherche. Cela nous permettra de déterminer, parmi nos collections actuelles, celles qui méritent d'être conservées en permanence. Cette question centrale a inspiré deux Initiatives de modernisation et d'innovation.
À l'avenir, cette IMI orientera les choix de BAC en matière d'acquisition et de préservation. Elle pourrait modifier les modèles d'acquisition actuels de BAC selon lesquels les documents publiés sont acquis de manière exhaustive en vertu du dépôt légal, alors que les documents non publiés sous tout format sont acquis selon un mode sélectif ou au cas par cas, par le biais de cadeaux, de dons ou d'achats. Cette question devra faire l'objet d'une importante consultation auprès des différents milieux intéressés par le patrimoine documentaire durant l'année 2011-2012, laquelle permettra de :
Comme nous avons acquis nos fonds et collections de ressources documentaires à différentes époques et en fonction de différents critères de sélection, il est possible que certains ne correspondent plus à notre mandat actuel. Ces ressources documentaires ne constituent peut-être pas « le plus fidèle témoignage de la société canadienne » ou alors font double emploi par rapport à d'autres que nous avons déjà.
Un examen systématique des fonds et collections de BAC permettra d'identifier les ressources documentaires qui pourraient être transférées vers d'autres institutions de mémoire où elles seraient plus pertinentes ou plus utiles. Nous allons profiter de l'expérience acquise lors d'un examen de nos fonds d'archives gouvernementaux, lequel nous a permis d'éliminer de nos étagères des kilomètres de documents n'ayant aucune valeur opérationnelle ou archivistique, réduisant ainsi les coûts d'entreposage et facilitant le repérage et l'utilisation des documents restants. En 2011-2012, nous entreprendrons ce long processus par les deux étapes suivantes :
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $) | |||||
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2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
197 | 26 463,8 | 197 | 29 791,6 | 197 | 13 037,6 |
Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
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La collection de BAC est conservée de manière appropriée afin d'en garantir l'accessibilité aux générations actuelles et futures. | Proportion de la collection entreposée de manière appropriée | 45 % en mars 2012 |
Cette activité de programme est étroitement associée à notre mandat de gérer la collection de manière à garantir sa conservation et son accessibilité à long terme à l'ensemble des Canadiens. En 2011-2012, les spécialistes de BAC continueront de recourir à une batterie de techniques archivistiques et de préservation pour traiter les documents analogiques et numériques et faciliter leur circulation et leur entreposage. Ces spécialistes poursuivront leur travail de préservation et de reproduction de matériel fragile et de numérisation de documents afin d'en garantir l'accessibilité aux Canadiens. Alors que la mise en œuvre d'une stratégie de mobilisation externe et la conception d'une approche cohérente de « société globale » décrites dans l'activité de programme 2.1 auront des répercussions sur la présente activité de programme, une autre Initiative de modernisation et d'innovation s'avère ici très pertinente.
Priorité organisationnelle : BAC garantira la préservation des documents numériques
Cette initiative s'ajoutera aux efforts que nous déployons actuellement pour corriger les lacunes et répondre aux besoins communs des institutions de mémoire en matière de préservation des documents numériques. Nous avons réfléchi à la meilleure manière possible d'établir un Dépôt numérique fiable (DNF) à BAC depuis quelques années. Notre propre expérience et celle vécue dans d'autres pays nous ont permis de voir comment un tel dépôt à BAC pourrait fonctionner au sein d'un réseau canadien de DNF. L'expérience nous apprend que nous devons procéder par étape. En 2011-2012, nous poursuivrons les travaux entrepris en 2010-2011, tels que l'élaboration d'un projet d'examen de la stratégie de DNF pour les documents gouvernementaux numériques. Nous avons l'intention, notamment :
Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $) | |||||
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2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
220 | 23 428,9 | 220 | 23 511,7 | 220 | 23 511,7 |
Résultats attendus de l'activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
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Les Canadiens ont accès au patrimoine documentaire du Canada | Pourcentage d'usagers satisfaits des différents modes de prestation de service modernisés |
En mars 2012 :
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Pourcentage d'usagers qui confirment avoir trouvé ce qu'ils cherchaient | En ligne : 60 % Pourcentage de référence à établir en mars 2012: en personne; par téléphone; par courrier |
Cette activité de programme concerne la diffusion et l'accessibilité des ressources documentaires canadiennes. Elle est réalisée grâce aux programmes, services et activités de BAC, dont plusieurs sont offerts en ligne ou en collaboration avec divers partenaires. À titre d'exemple, nous utilisons les murs et les écrans d'autres institutions pour mettre en œuvre notre programme du Musée du portrait du Canada, afin que les Canadiens n'habitant pas la région de la capitale nationale puissent voir la collection de portraits de BAC. L'activité de programme comprend le travail sous-jacent de description et d'organisation des fonds et collections dont le résultat peut se présenter sous forme de base de données, d'index ou de catalogues. Les responsabilités de BAC incluent le soutien aux bibliothèques et à la communauté archivistique du Canada par le biais d'initiatives telles que le Programme national de développement des archives (PNDA).
Parce qu'elle représente le visage de BAC aux Canadiens, cette activité de programme est un des éléments centraux de la modernisation. En lien avec cette activité, nous allons réaliser quatre IMI associées à deux priorités organisationnelles.
Priorité organisationnelle : BAC améliorera l'accès à ses fonds et collections
Cette IMI concerne nos méthodes de reproduction des documents non numériques de notre collection. Nous effectuons environ 750 000 photocopies par année pour nos clients. Notre objectif est de fournir toutes les copies exclusivement sous forme numérique et d'adapter le contenu que nous produisons afin de pouvoir le diffuser en ligne. Les étapes à franchir en 2011-2012 sont les suivantes :
Une analyse et une révision en profondeur de nos méthodes de prestation de services nous aideront à identifier la combinaison optimale de moyens et de niveaux de service pour satisfaire les attentes en constante évolution de notre clientèle et pour favoriser une large utilisation de notre collection. Nous procéderons à des changements dans le but de maximiser nos ressources, notamment en favorisant la prestation de services électroniques. Pour ce faire, nous allons :
Au cœur de cette IMI se trouve la révision en profondeur de nos procédures de travail reliées aux activités d'acquisition et d'exploration des ressources. Nous chercherons surtout à améliorer le processus et à raccourcir les délais entre l'acquisition de ressources documentaires et leur accessibilité aux Canadiens. Pour y arriver, nous allons :
BAC et ses organismes prédécesseurs jouissent d'une longue expérience en matière de prestation de services aux bibliothèques et aux communautés archivistiques, ainsi qu'aux éditeurs. Ces services comprennent : des projets de normes nationales et internationales en bibliothéconomie et en archivistique; le prêt entre bibliothèques; les catalogues nationaux; le premier catalogage de publications canadiennes en vue de leur distribution dans les librairies et les bibliothèques; la fourniture de numéros internationaux normalisés pour les livres et pour les périodiques aux éditeurs canadiens; et le Programme national de développement des archives. Afin d'offrir la meilleure combinaison de services possible à ses clients institutionnels, de la manière la plus efficiente possible, BAC a entrepris un examen de l'ensemble de ses services. En 2011-2012, nous avons l'intention, en nous appuyant sur la recherche et l'analyse stratégique effectuées durant l'année 2010-2011, de :
Priorité organisationnelle : BAC modernisera ses méthodes pour décrire sa collection afin d'en améliorer l'accès
On définit généralement les métadonnées comme des « données sur les données ». Elles offrent un moyen normalisé de décrire l'information contenue dans notre collection, tels les noms d'auteurs ou les sujets. Les métadonnées facilitent aux chercheurs le repérage de l'information la plus pertinente et à nos employés la gestion de la collection. À BAC, il n'y a pas de structure unique de description pour l'ensemble des collections. Nous utilisons des méthodes de travail distinctes pour les publications, les archives privées et les documents gouvernementaux, ainsi que pour les différents supports documentaires.
La mise en place d'une structure descriptive unique basée sur les métadonnées se fera par étapes. Nous examinerons d'abord les pratiques exemplaires adoptées ailleurs; nous concevrons ensuite un cadre d'action qui orientera nos choix à venir. Tout ceci devra faire l'objet de consultations à l'interne et à l'externe et devrait contribuer à déterminer comment nous pourrions mieux utiliser les métadonnées générées par des tierces parties qui créent du patrimoine documentaire.
En 2011-2012, nous prévoyons :
Ressources humaines ETP et Ressources financières (en milliers $) | |||||
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2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
217 | 28 376,6 | 217 | 28 370,9 | 217 | 28 370,9 |
Les services internes apportent une contribution essentielle à la réalisation des deux objectifs stratégiques et de toutes les priorités organisationnelles de BAC. Ils garantissent le respect des lois, règlements et politiques du gouvernement canadien. Nos services internes comprennent les responsabilités des cadres dirigeants, la finance et les installations, les ressources humaines, la gestion des contrats, la sécurité, la planification, les technologies de l'information, les communications, la vérification et l'évaluation.
En plus des activités courantes qui assurent le fonctionnement de BAC, cette activité de programme constitue l'élément central de l'une des priorités organisationnelles.
Priorité organisationnelle : BAC renforcera sa capacité à gérer et à déléguer les responsabilités
La plupart de nos priorités organisationnelles dépendent largement des services internes. Par exemple, le gouvernement s'attend à ce que BAC, comme toutes les autres institutions fédérales, améliore sa gestion de l'information conformément à sa Directive sur la tenue de documents. Deux IMI se rattachent toutefois directement à cette priorité.
En 2004, la création de BAC a regroupé le personnel des deux institutions fusionnées. La plupart des méthodes de travail, de même que les compétences requises pour les appliquer, n'ont pas changé. Cependant, ces méthodes vont évoluer et de nouvelles compétences seront nécessaires pour répondre aux exigences de l'institution modernisée.
Nous reconnaissons aussi l'importance accordée dans toute l'administration fédérale à l'accroissement des compétences professionnelles et à la convergence de ces compétences pour bien fonctionner dans un environnement dominé par les technologies de l'information. Les compétences professionnelles des nouveaux employés témoignent de l'évolution des spécialités en bibliothéconomie, en archivistique et en gestion de l'information dans les maisons d'enseignement, et de la diversité des nouvelles approches adoptées dans les autres institutions de mémoire.
Pour répondre à ces approches et à d'autres tendances qui façonnent la main-d'œuvre et les milieux de travail de demain, ainsi qu'aux nouvelles règles découlant de la Loi sur la modernisation de la fonction publique, nous nous sommes engagés à ce que notre personnel soit encore plus compétent, efficace, motivé et représentatif de la société canadienne. Nous avons l'intention d'accélérer le développement professionnel de nos employés et de nos gestionnaires grâce à une stratégie novatrice en ressources humaines qui, nous le croyons, contribuera aussi à accroître la motivation du personnel envers la modernisation. En 2011-2012, nous allons donc :
L'environnement numérique pose de sérieux défis à notre infrastructure actuelle en technologie de l'information (TI). Notre environnement en TI est caractérisé par un manque de conception ou de coordination centralisée à l'échelle de l'institution, de nombreux systèmes de TI dans tous les secteurs d'activités, ayant parfois des fonctionnalités similaires ou se chevauchant, et des demandes de services concurrentes pour des ressources en TI insuffisantes dans l'ensemble de l'organisation. Cette infrastructure en TI, qui ne répond pas toujours aux besoins des clients, doit quand même servir de base pour certaines de nos activités collaboratives.
Nous savons que les TI, correctement utilisées, joueront un rôle central dans la réalisation de notre projet de modernisation, surtout en ce qui concerne l'acquisition de documents numériques, la numérisation de documents analogiques, la préservation, la collaboration, l'exploration et le partage des fonds et collections de BAC par de nouveaux moyens, et l'utilisation des technologies émergentes.
Nous allons progresser dans cette voie au moyen d'une architecture d'entreprise (AE), soit un processus méthodique axé sur les activités, par lequel nous allons définir nos objectifs et stratégies organisationnelles, les actifs et les processus requis pour les réaliser, et décrire leurs effets sur nos objectifs en technologie de l'information. Nous utiliserons l'AE pour élaborer et documenter les principaux services, objectifs organisationnels, valeurs, intervenants, facteurs de motivation et la vision de BAC. Nous allons aussi concevoir une feuille de route stratégique établissant des priorités en matière de TI, qui pourra le mieux soutenir l'ensemble de nos activités, ainsi que notre mission, notre vision et notre mandat.
Grâce à une évaluation réalisée en 2010-2011 des possibilités en TI à BAC et à l'élaboration d'une AE, nous aurons une vue d'ensemble cohérente de la situation actuelle de BAC en ce qui concerne les TI et de l'approche à adopter pour répondre à nos besoins en TI de manière uniforme et applicable à l'échelle de l'organisation. En 2011-2012, nous allons donc :
Des services internes efficaces garantissent que BAC est capable de s'acquitter de son mandat de manière rentable et de répondre aux besoins des Canadiens avec efficience et efficacité.