ARCHIVÉ - Rapports sur le rendement : Guide des bonnes pratiques 2011

Cette page a été archivée.

Rapports sur le rendement : Guide des bonnes pratiques 2011

Table des matières

• Rapports sur le rendement : Guide des bonnes pratiques
• Principes du gouvernement du Canada en matière de présentation de rapports
• Principe 1 : Mettre l’accent sur les avantages pour les Canadiens, expliquer les aspects cruciaux de la planification et du rendement, et les mettre en contexte
• Principe 2 : Présenter une information concise, crédible, fiable et équilibrée
• Principe 3 : Établir un lien entre le rendement et les plans, les priorités et les résultats prévus, et expliquer les modifications et mettre en application les leçons tirées
• Principe 4 : Établir un lien entre les ressources et les résultats
• Personnes-ressources

Rapports sur le rendement : Guide des bonnes pratiques

Rapports sur le rendement : Guide des bonnes pratiques est une ressource pratique qui sera utilisée parallèlement au Guide pour la préparation de la Partie III du Budget des dépenses en vue d'aider les organisations fédérales à produire leur Rapport ministériel sur le rendement (RMR).

Ce Guide des bonnes pratiques est structuré conformément aux principes du gouvernement du Canada en matière de présentation de rapports, principes qui ont été élaborés pour guider la préparation des rapports publics sur le rendement et servir de fondement conceptuel à la présentation des rapports du gouvernement fédéral.

Principes du gouvernement du Canada en matière de présentation de rapports

Ensemble, les principes suivants du gouvernement du Canada en matière d’établissement de rapports illustrent le lien entre les plans, le rendement et les réalisations, et leur application témoigne de l'engagement des ministères à gérer en fonction des résultats.

Principe 1 : Mettre l’accent sur les avantages pour les Canadiens, expliquer les aspects cruciaux de la planification et du rendement, et les mettre en contexte.

• Présenter clairement l’architecture des activités de programmes (AAP).
• Discuter des priorités dans le contexte de la Structure de gestion des ressources et des résultats (SGRR).
• Établir un lien avec le cadre pangouvernemental.
• Établir un lien avec les grandes priorités du gouvernement.
• Expliquer les défis, les risques, les possibilités et leurs répercussions sur les plans et le rendement.
• Décrire les liens horizontaux.
• Décrire les mécanismes d’exécution.
• Faire état des réponses aux comités parlementaires et des constatations du Bureau du vérificateur général du Canada.

Principe 2 : Présenter une information concise, crédible, fiable et équilibrée

• Se fonder sur la SGRR pour établir les rapports.
• Faire état des aspects positifs et négatifs du rendement.
• Présenter de l’information sur le rendement qui est factuelle, vérifiable de façon indépendante et fondée sur des éléments probants.
• Présenter des tableaux financiers informatifs.
• Faire des comparaisons et indiquer les tendances.
• Fournir des liens vers d’autres renseignements.

Principe 3 : Établir un lien entre le rendement et les plans, les priorités et les résultats prévus, et expliquer les modifications et mettre en application les leçons tirées

• Établir un lien entre le rendement et les plans.
• Analyser les leçons tirées et prendre des mesures correctives.

Principe 4 : Établir un lien entre les ressources et les résultats

• Établir un lien entre les ressources et les résultats.
• Expliquer les changements dans les ressources.

Des explications et des illustrations sont fournies dans ce guide afin de montrer comment appliquer les principes du gouvernement du Canada en matière de production de rapports au moment de la préparation des rapports sur le rendement. Un lien vers un exemple tiré d'un RMR est fourni afin d'illustrer une application appropriée et efficace de chacun de ces principes et des critères connexes.

Principe 1 : Mettre l’accent sur les avantages pour les Canadiens, expliquer les aspects cruciaux de la planification et du rendement, et les mettre en contexte

Pourquoi les rapports publics sur le rendement devraient-ils mettre l’accent sur les avantages pour les Canadiens? Au moment de préparer le RMR, il importe de se rappeler pourquoi les Rapports sur les plans et les priorités (RPP) et les RMR sont préparés, comment ils sont utilisés et par qui. Ce sont des documents importants pour la responsabilisation; ils présentent les plans financiers et non financiers et le rendement du gouvernement, et sont examinés minutieusement par les parlementaires. Le gouvernement dépense l’argent des contribuables et les parlementaires représentent les Canadiens. Les rapports ministériels devraient donc indiquer comment les Canadiens verront leur vie s’améliorer en raison des plans et des résultats des ministères.

En mettant l’accent sur quelques aspects essentiels de la planification et du rendement, on rehausse l’utilité des rapports publics puisqu’on présente un tableau concis de l’information dont les parlementaires ont besoin. Les parlementaires ne disposent pas d’un temps illimité pour lire les RPP et les RMR et ils doivent être en mesure de prendre connaissance rapidement des faits et d’avoir une idée claire des plans et du rendement des ministères. Si l’information est trop abondante, elle risque d’empêcher les parlementaires de demander des comptes au gouvernement.

Pour déterminer les aspects cruciaux de la planification et du rendement, il faut déterminer ce qui est pertinent et ce qui est important pour chaque résultat stratégique et chaque activité de programme. L’information présentée dans les RPP et les RMR devrait être utile pour les députés et pour les Canadiens. Elle devrait contenir plus d’explications sur les avantages que le ministère compte procurer à la population par ses résultats stratégiques et ses activités de programme.  Il est recommandé de faire état d’autres éléments importants qui ont des répercussions sur les plans ou le rendement, par exemple décrire et analyser l’incidence qu’ils ont eue – ou qu’ils pourraient avoir – sur les plans et le rendement du ministère.

Il est important de replacer les plans et le rendement dans leur contexte, parce que les lecteurs peuvent ainsi mieux comprendre l’éventail des facteurs qui doivent être pris en compte dans la planification et qui ont une incidence sur le rendement. Il s’agit d’un moyen d’établir des paramètres raisonnables pour l’évaluation des plans et du rendement.

Pour appliquer ce principe :

• Présenter clairement l’architecture des activités de programmes
• Expliquer les priorités dans le contexte de la SGRR
• Établir un lien avec le cadre pangouvernemental
• Établir un lien avec les grandes priorités du gouvernement
• Expliquer les défis, les risques, les possibilités et leurs répercussions sur les plans et le rendement
• Décrire les liens horizontaux
• Décrire les mécanismes d’exécution
• Faire état des réponses aux comités parlementaires et des constatations du Bureau du vérificateur général du Canada

Présenter clairement l’architecture des activités de programmes

Avant d’expliquer les aspects cruciaux de la planification et du rendement, il faut d’abord les définir. À cette fin, il suffit essentiellement de présenter les principaux objectifs du ministère et les principaux résultats qu’il s’est engagé à obtenir. Étant donné que la SGRR sert à orienter la prise de décisions et est utilisée comme fondement de la gestion axée sur les résultats, il faut expliquer les aspects cruciaux des plans et du rendement du ministère dans le contexte de ses résultats stratégiques et de son AAP.

C’est pourquoi il est essentiel de présenter une AAP claire pour mettre en pratique ce principe. Il faudrait expliquer clairement dans le rapport quels sont les résultats stratégiques, quelles sont les activités de programme et comment ils sont interdépendants. Pour bien communiquer cette information aux lecteurs, on peut présenter l’AAP visuellement et en faire une analyse. Il faut utiliser la même AAP pour le RMR et le RPP. Dans des circonstances exceptionnelles, on peut utiliser une nouvelle version de l’AAP à condition d’obtenir l’approbation du Conseil du Trésor, mais en pareil cas, il est important de présenter un tableau comparatif et d’expliquer les répercussions sur le rendement.

Bonne pratique : Établir le tableau de concordance de l’AAP (par exemple, élaborer une AAP et comment élaborer et utiliser clairement une AAP).

Les AAP se sont stabilisées depuis l'établissement de la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats (SGRR) en 2005, et 90 % des ministères présentent maintenant une AAP claire dans leur RMR. L'exemple qui suit démontre la maturité des structures de rapport des AAP et indique comment élaborer une AAP et en faire une utilisation claire.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le RMR présente clairement les résultats stratégiques et les activités de programme, ainsi que les liens logiques qui les unissent. L'AAP est structurée de manière assez concrète pour montrer comment le ministère alloue et gère les ressources sur lesquelles il exerce un contrôle de manière à obtenir les résultats visés.

Exemple d'une bonne pratique :RMR 2009-2010 de Bibliothèque et Archives Canada

Expliquer les priorités dans le contexte de la SGRR

Certains éléments peuvent être considérés comme plus importants que d’autres pour la réalisation des résultats stratégiques désirés; ces éléments plus importants peuvent changer d’une année à l’autre ou à l’intérieur d’un cycle de présentation des rapports. Les priorités mentionnées dans le RPP et le RMR devraient être abordées dans le contexte de la SGRR, et les liens entre les priorités et les activités de programme devraient être clairement montrés. Plus précisément, il faudrait expliquer comment les priorités sont censées contribuer aux résultats stratégiques, pour que les lecteurs comprennent leur importance relative.

Bonne pratique : Expliquer les priorités dans le contexte de la SGRR

Pourquoi l’exemple suivant est-il une bonne pratique? Les liens entre les priorités et les activités de programme sont clairs. Des détails sont donnés sur le degré de réalisation des résultats escomptés et les priorités ministérielles correspondantes.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Établir un lien avec le cadre pangouvernemental

Pour compléter ce système de gestion du rendement ministériel et de reddition de comptes, le gouvernement du Canada a élaboré un cadre pangouvernemental pour la production de rapports au Parlement. Ce cadre établit les liens entre les contributions financières et non financières des organisations qui reçoivent des crédits et un ensemble de secteurs de résultats de haut niveau que le gouvernement du Canada souhaite atteindre et qui sont regroupés selon les quatre secteurs de dépenses du gouvernement, à savoir les affaires économiques, sociales, internationales et gouvernementales.

En alignant les activités de programme au cadre pangouvernemental, on peut calculer les dépenses liées à un secteur de résultats, ce qui permet aussi d’obtenir le compte exact de la totalité des dépenses du gouvernement du fait qu’une activité de programme ne peut être alignée que sur un secteur de résultats du gouvernement du Canada. Une grille serait un moyen visuel efficace pour montrer l’harmonisation entre les activités de programme ministérielles et les secteurs de résultats fédéraux.

Le cadre pangouvernemental sert de fondement à la production du rapport Le rendement du Canada, un rapport annuel déposé au Parlement qui fait état de la contribution du gouvernement fédéral au rendement et à la croissance du Canada en tant que nation. Ce rapport a pour but de donner aux parlementaires et aux Canadiens un aperçu de la contribution des ministères à l’atteinte des résultats pangouvernementaux généraux qui constituent le cadre.

Bonne pratique : Établir un lien avec le cadre pangouvernemental.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le RMR examine la contribution des activités de programme au cadre pangouvernemental et aux grands secteurs de résultats du gouvernement du Canada.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de Parcs Canada

Démontrer les liens avec les grandes priorités du gouvernement

À part le cadre pangouvernemental, la politique actuelle du gouvernement fournit un autre contexte que votre ministère peut utiliser pour rendre compte de ses résultats. Les grandes priorités et les plans du gouvernement sont établis au début de la session parlementaire, dans le cadre du discours du Trône, puis annuellement, par l’entremise du budget fédéral. Les secteurs de résultats du gouvernement du Canada sont censés perdurer au-delà du mandat d’un gouvernement, mais le discours du Trône et le budget fédéral représentent la situation propre au gouvernement en place.

Il faut donc indiquer comment les résultats du ministère sont liés ou contribuent aux grandes priorités du gouvernement établies dans le discours du Trône ou le budget fédéral. Il est possible également de mentionner d’autres initiatives pangouvernementales et de les examiner en fonction de leur incidence sur les plans et le rendement du ministère.

Il est entendu que le discours du Trône et le budget fédéral sont des documents de nature générale et qu’il peut être difficile pour certaines organisations (en particulier les plus petites) de voir en quoi leur mandat y correspond.

Bonne pratique : Établir un lien avec les grandes priorités du gouvernement.

Pourquoi s’agit-il d’une bonne pratique? Le RMR contient de nombreux renvois aux grandes priorités du gouvernement, y compris des discussions au sujet des activités clés au niveau de l'activité de sous-programme (pages 55 et 56) qui a fait l'objet d'annonces budgétaires.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de Santé Canada

Bonne pratique (exemple 2) : Démontrer le lien avec les grandes priorités du gouvernement (rapports du Plan d'action économique).

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Étant donné le degré élevé de priorité accordée au Plan d'action économique (PAE), les rapports doivent établir des liens clairs entre les activités de programme et les contributions du ministère à l'atteinte des résultats liés au PAE. Un résumé est fourni à la page 11 de la Section I, et dans la Section II, une corrélation est établie entre les activités de programme.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 d'Infrastructure Canada

Expliquer les défis, les risques, les possibilités et leurs répercussions sur les plans et le rendement

La description et l’analyse de l’environnement opérationnel et du contexte stratégique pour la période visée par le rapport aideront les lecteurs à mieux comprendre et à évaluer les plans et les résultats du ministère.

Les défis internes et externes, les risques et les possibilités (y compris les facteurs relatifs aux capacités en matière de gestion et de ressources humaines) devraient être mentionnés à l’échelle du ministère. Il est également essentiel d’expliquer comment ces facteurs auront une incidence sur les plans et le rendement et seront pris en compte dans l’exécution des activités de programme ou des programmes et services clés.

Bonne pratique : Expliquer les défis, les risques, les possibilités et leurs répercussions sur les plans et le rendement.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? La section sur l'analyse des risques donne une bonne idée de l'environnement opérationnel de l'organisation. La section I présente les principaux défis, tendances et risques qui ont façonné et influencé le travail du ministère. La section II du RMR donne des détails additionnels sur les risques particuliers qui ont été pris en compte tout au long de l'année.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 du ministère de la Justice

Décrire les liens horizontaux

Les organisations fédérales exercent de plus en plus souvent leurs activités dans le cadre d’initiatives et de partenariats horizontaux. En indiquant dans quelle mesure le ministère participe à des initiatives et à des partenariats horizontaux, les lecteurs comprendront mieux son environnement opérationnel et seront dirigés vers d’autres sources d’information sur des sujets ou des questions d’intérêt connexes.

Il faut donc expliquer clairement les liens horizontaux importants et la participation à des initiatives pangouvernementales ainsi que leurs répercussions sur la planification et le rendement.

Bonne pratique : Décrire les liens horizontaux.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Dans cet exemple, l'organisme présente de façon approfondie les initiatives horizontales dont il est responsable. Les résultats partagés et les résultats attendus de tous les partenaires participant à cette initiative horizontale sont décrits en détail.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de l'Agence de la santé publique du Canada  (tableau des initiatives horizontales).

Décrire les mécanismes d’exécution

Les mécanismes d’exécution sont les modalités par lesquelles les programmes et les services sont offerts aux Canadiens. Ces mécanismes comprennent, entre autres, les politiques, les programmes, les services, les règlements et les subventions. C’est en grande partie de cette façon que les Canadiens se reconnaissent dans les rapports sur le rendement. Si cette interface est bien décrite, elle représente une information contextuelle importante au sujet des avantages que procurent les programmes et les services aux Canadiens, en plus de montrer comment est utilisé l’argent des contribuables.

La mesure dans laquelle les mécanismes d’exécution sont jugés appropriés, équitables et bien gérés et permettent la saine gestion des ressources doit être démontrée de façon concise dans les rapports à la fois sur les plans et sur le rendement et des liens doivent être établis avec d’autres renseignements, au besoin.

Compte tenu du large éventail de mécanismes disponibles, le ministère doit également indiquer pourquoi l’instrument de politique publique qu’il a choisi est le plus approprié et le plus efficace pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il faudrait aussi mentionner les activités d’amélioration des services qui ont des répercussions sur les mécanismes d’exécution du ministère.

Bonne pratique : Décrire les mécanismes d’exécution.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Dans cet exemple, le ministère indique les principaux mécanismes utilisés pour offrir ses programmes et services aux Canadiens, dont son rôle dans la législation, la réglementation et la prestation des services. Si cette interface est bien décrite, elle représente une information contextuelle importante au sujet des avantages que procurent les programmes et services aux Canadiens, en plus de montrer comment le ministère utilise l’argent des contribuables.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 d'Environnement Canada

Faire état des réponses aux comités parlementaires et des constatations du Bureau du vérificateur général du Canada

La relation entre les ministères et le Parlement fait partie intégrante du système de gouvernement du Canada et n’est pas limitée à la présentation annuelle des RPP et des RMR. Toute interaction entre le ministère et le Parlement, y compris les réponses aux comités parlementaires et les constatations du Bureau du vérificateur général du Canada, en sa qualité de mandataire du Parlement, doit être clairement documentée dans le rapport.

Votre rapport devrait comprendre un résumé des constatations et des réponses et, puisqu’il faut présenter des rapports complets, mais succincts, il devrait donc fournir des hyperliens vers les versions complètes. Des hyperliens peuvent aussi servir à indiquer comment le ministère entend prendre des mesures (concrètes); cette information peut faire partie de la réponse. Si on indique les mesures à prendre, on montre que l’on sait tirer parti des leçons de l’expérience et on démontre de quelle façon la relation entre le Parlement et les ministères produit un changement favorable.

Il est utile de noter que cette bonne pratique est également une recommandation (n^o 18) figurant dans le sixième rapport du Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes, qui a été publié en septembre 2003.

Bonne pratique : Faire état des réponses aux comités parlementaires et des constatations du Bureau du vérificateur général du Canada.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Dans cet exemple, l'Agence examine un rapport du Bureau du vérificateur général au Parlement. Les mesures particulières qu'elle prévoit de prendre sont décrites, et un lien vers la réponse complète de l'Agence est fourni.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de l'Agence d'inspection des aliments du Canada

Principe 2 : Présenter une information concise, crédible, fiable et équilibrée

Il existe une perception commune parmi les utilisateurs de rapports publics sur le rendement selon laquelle l’objectivité de ces rapports serait discutable, ce qui, par conséquent, entraîne les parlementaires à douter de leur utilité. Comme on pense que les rapports ne contiennent que de bonnes nouvelles, on ne les considère pas comme étant des outils utiles pour aider les parlementaires à faire leur travail, c’est-à-dire à demander au gouvernement de rendre des comptes et de faire savoir à leurs électeurs comment ils bénéficient des programmes et des services gouvernementaux.

Il est important que le RMR brosse un tableau cohérent, juste et équilibré du rendement, en principe par une combinaison de données qualitatives et quantitatives, pour que les lecteurs puissent être assurés de la validité et de la fiabilité de l’information présentée. À cette fin, le ministère doit reconnaître les cas où le rendement n’a pas correspondu aux attentes, expliquer pourquoi et décrire les mesures correctives qu’il prendra. Si l’organisation sait reconnaître que le rendement n’a pas correspondu aux attentes, elle montre qu’elle est disposée à s’adapter.

Il convient de mettre en lumière le rôle de l’évaluation dans l’application de ce principe. En effet, les évaluations font des analyses neutres et fondées sur des éléments probants qui sont nécessaires pour rédiger des rapports crédibles, fiables et équilibrés.

Le format concis des rapports est un élément essentiel de ce principe, grâce à son potentiel d’augmentation de l’utilité des rapports sur le rendement. Un rapport concis axé sur les aspects fondamentaux de la planification et du rendement offrira aux parlementaires l’information nécessaire pour examiner les plans de dépense et le rendement ministériels.

Pour appliquer ce principe :

• Se fonder sur la SGRR pour établir les rapports
• Faire état des aspects positifs et négatifs du rendement
• Présenter de l’information sur le rendement qui est factuelle, vérifiable de façon indépendante et fondée sur des éléments probants
• Présenter des tableaux financiers informatifs
• Faire des comparaisons et indiquer les tendances
• Fournir des liens vers d’autres renseignements

Se fonder sur la SGRR pour produire des rapports

En ce qui concerne l’information sur le rendement, qu’elle soit de nature financière ou non, la SGRR constitue une approche commune pour la collecte, la gestion et la présentation de l’information. Elle propose aussi une base normalisée pour les activités de planification, de gestion et de présentation des rapports. Il s’agit d’une organisation logique des programmes qui sont exécutés (l’AAP) et des avantages que les ministères s’emploient à offrir aux Canadiens (les résultats stratégiques). Un des facteurs importants du succès de la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats est l'élaboration de systèmes permettant de fournir des renseignements fiables et crédibles sur le rendement, comme indiqué dans le cadre de mesure du rendement (CMR).

L’information sur le rendement présentée dans le rapport doit l’être dans le contexte des activités de programme et de la façon dont celles-ci contribuent au progrès réalisé dans l’atteinte des résultats stratégiques. Les rapports sur une sous-activité importante sont acceptables s’ils sont abordés dans le contexte d’un rapport sur le rendement d’une activité de programme (et soutiennent ce rapport).

Si les rapports sont présentés en fonction de la SGRR, les parlementaires peuvent suivre l’évolution de la situation, depuis les plans jusqu’aux dépenses et aux résultats réels.

Bonne pratique: Se fonder sur la SGRR pour établir les rapports

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? La structure globale des rapports est l'AAP. L'organisme inclut des indicateurs et objectifs de rendement des activités de programme tirés de sa SGRR approuvée. Les indicateurs et objectifs de rendement mesurent les progrès réalisés afin d'assurer le succès de l'activité de programme.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 des Instituts de recherche en santé du Canada

Bonne pratique (exemple 2) : Se fonder sur la SGRR pour établir les rapports (analyse des tendances).

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le RMR fournit une analyse rigoureuse du rendement fondée sur le cadre de mesure du rendement à l'appui (pages 28 et 29), qui comprend des analyses des tendances triennales.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

Faire état des aspects positifs et négatifs du rendement

Une présentation équilibrée améliore la crédibilité des rapports. En outre, le fait de rendre compte à la fois des aspects positifs et des aspects négatifs du rendement respecte l’esprit de la présentation de l’information sur le rendement, c’est-à-dire fournir l’information nécessaire à un examen attentif et à la prise de décision.

L’information sur le rendement n’est pas présentée équitablement si elle se limite aux succès obtenus et qu’elle minimise, ou même évite, la présentation des activités qui ne se sont pas déroulées comme prévu. Afin que les rapports soient justes, il ne faut pas omettre d’information importante. Dans l’analyse des résultats obtenus, il faut faire état de ce qui s’est déroulé comme prévu aussi bien que des choses qui ne se sont pas déroulées comme prévu, mais dont les risques ont été atténués. Il faut parler des résultats qui n’ont pas été obtenus, et expliquer comment et pourquoi les plans ne se sont pas réalisés comme prévu. Il est important également d’expliquer comment le ministère s’inspire des résultats à la fois positifs et négatifs pour apporter des correctifs et des améliorations en vue d’atteindre ses objectifs stratégiques. Les constatations découlant des évaluations constituent d’importantes sources d’information dans l’élaboration de ces explications.

Bonne pratique : Faire état des aspects positifs et négatifs du rendement

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? L'examen du rendement figurant dans le RMR reflète une approche transparente en matière de production des rapports. Une discussion (page 10) des lacunes et des résultats de la vérification apparaît au début de la section.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de l'Agence canadienne de développement international

Présenter de l’information sur le rendement qui est factuelle, vérifiable de façon indépendante et fondée sur des éléments probants

La discussion sur le rendement du ministère, il faut s’appuyer sur des données factuelles, indépendamment vérifiables et fondées sur des éléments probants. Un rapport équilibré fondé sur des éléments probants permet de tirer des conclusions réalistes au sujet du rendement du ministère, et les lecteurs peuvent ainsi croire en la justesse des conclusions.

Afin que les lecteurs aient confiance dans la méthodologie et les données qui sont utilisées pour justifier le rendement qui fait l’objet du rapport, il faut donner une indication de la validité et de la crédibilité des données utilisées. À cette fin, il suffit d’indiquer la source de l’information, surtout s’il y a des graphiques ou des tableaux. Il est également important d’expliquer brièvement les mesures prises pour assurer la fiabilité des données sur lesquelles le rapport est fondé, que ce soit des données provenant de sources internes ou encore de données recueillies auprès de partenaires extérieurs. Les données qualitatives et les données quantitatives sont des sources d’information valables sur le rendement. Il faudrait également signaler les limites ou les problèmes concernant les données sous-jacentes, ou faire les mises en garde nécessaires pour encadrer ces discussions.

Il est essentiel, pour établir la crédibilité, de mentionner les sources des données (de l’information). Les lecteurs peuvent ainsi confirmer directement le contenu du rapport ou savoir où aller pour approfondir ces données.

Par exemple, lors de la présentation de données de sondage dans les rapports sur le rendement, offrir de l’information sur la qualité et les limites des résultats du sondage aide à justifier les affirmations en matière de rendement — l’importance de cette mesure est soulignée dans le Rapport de la vérificatrice générale du Canada de novembre 2005, Chapitre 2 — La qualité et la communication des résultats des sondages.

Les conclusions présentées dans les rapports d’évaluation et de vérification approuvés sont acceptées comme des sources d’analyse du rendement importantes et crédibles. Il faut mentionner les constatations importantes, expliquer leur relation avec le rendement du ministère et indiquer les prochaines mesures à prendre pour améliorer les résultats ministériels.

Bonne pratique : Présenter l'information sur le rendement de façon factuelle, vérifiable de façon indépendante et fondée sur des éléments probants (utiliser les conclusions des vérifications et des évaluations dans l’analyse du rendement ).

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le RMR contient de nombreux renvois aux évaluations et aux examens de la gestion interne. Les résultats de l'évaluation sont étudiés afin d'améliorer l'exécution des programmes.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de l'Agence de promotion économique du Canada atlantique

Bonne pratique (exemple 2): Présenter de l'information (données) sur le rendement qui est factuelle, vérifiable de façon indépendante et fondée sur des éléments probants.

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le RMR divulgue le degré d'assurance qui entoure la fiabilité et la pertinence de l'information sur le rendement. Le lecteur comprend clairement où et comment l'information a été obtenue. Le RMR indique les sources de données et signale les restricitons ou problèmes concernant les données sous-jacentes sont signalés.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 d'Industrie Canada

Présenter des tableaux financiers informatifs

Dans le cadre d’un rapport sur le rendement, il est essentiel de montrer le lien entre les ressources et les résultats (question sur laquelle on reviendra sous le Principe 4); par conséquent, il est essentiel, pour rendre des comptes au Parlement, que les tableaux financiers (qui font état des ressources) soient une représentation fidèle et minutieuse de la réalité. En outre, les tableaux financiers illustrent le lien avec les affectations attribuées aux ministères dans le cadre de l’examen des crédits. Le contenu, la mise en page et le format des tableaux financiers doivent être clairs et faciles à comprendre et à interpréter, contribuant ainsi à la convivialité du rapport.

Le contenu des tableaux financiers devrait être étayé par une analyse qui figure immédiatement après. Tout comme les tableaux devraient être faciles à comprendre et à interpréter, les explications de leur contenu devraient être claires, simples et efficaces de sorte qu’un profane puisse interpréter l’information et faire des liens entre les ressources et les résultats, et ainsi tirer des conclusions éclairées.

Le rapport devrait aussi comprendre un hyperlien menant le lecteur directement aux états financiers du Ministère.

Bonne pratique : Présenter des tableaux financiers informatifs dans le rapport sur le rendement (et expliquer les variations).

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Les tableaux financiers de ce RMR sont présentés clairement et ils sont faciles à comprendre. Ils comprennent également une discussion des tendances financières qui se dégagent après analyse des données. Les explications offertes aident à intégrer les tableaux financiers aux discussions du rapport sur le rendement non financier. Somme toute, l'information financière est à la base du rendement non financier.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Bonne pratique (exemple 2): Présenter des tableaux financiers informatifs (faits saillants financiers).

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Tous les tableaux de dépenses et données financières du rapport sont clairs, et les écarts dans le profil de dépenses figurant aux pages 26 à 28  sont bien expliqués. Le texte à l'appui des tableaux et graphiques est suffisamment détaillé pour faire bien comprendre la situation financière de l'organisme et le coût de ses opérations. Par exemple, le rapport précise les facteurs au niveau du programme qui ont influencé les changements dans le coût des opérations (pages 65 à 67). Le RMR comprend également une analyse des coûts des opérations dans le contexte d'une comparaison avec les états financiers axés sur l'avenir.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de l'Agence du revenu du Canada

Faire des comparaisons et indiquer les tendances

Les comparaisons avec le rendement d’organisations semblables ou avec d’autres administrations ajoutent de la crédibilité aux données sur le rendement qui sont recueillies par le ministère. Les comparaisons peuvent aider les lecteurs à mieux comprendre à la fois les réalisations et les lacunes en matière de rendement. Les comparaisons choisies devraient donc être pertinentes et informatives. Par exemple, elles peuvent comprendre :

• comparaisons de la situation de l'organisation d’une année à l’autre et au fil du temps (information sur les tendances);
• progrès réalisés au niveau de l’activité de programme par rapport aux changements au niveau des résultats stratégiques;
• indicateurs (p. ex. les pratiques de santé prénatale en comparaison avec le taux de mortalité infantile);
• rendement réel comparé aux données de base, aux cibles, aux normes de service et aux points de repère.

Bonne pratique : Faire des comparaisons et indiquer les tendances

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? De l’information comparative est présentée tout au long du RMR pour évaluer le rendement réel. Dans cet exemple, l'information est comparée à des indicateurs, y compris à une évaluation des tendances.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 d'Industrie Canada

Fournir des liens vers d’autres renseignements

Un style de production de rapports axés sur les résultats et qui expliquent les aspects cruciaux de la planification et du rendement des ministères donnera aux parlementaires l’information dont ils ont besoin tout au long de l’examen des crédits. Une façon de produire des rapports concis peut être d’inclure des hyperliens dans les rapports, car ils constituent un moyen efficace de fournir aux lecteurs de l’information supplémentaire sans pour autant allonger inutilement les rapports. Les hyperliens permettent aux intervenants intéressés par les détails du rendement d’en savoir davantage.

En mettant davantage l’accent sur la concision dans les rapports, on s’assurera que l’information concernant la responsabilisation et le rendement est mise en évidence dans les RMR et on créera des documents plus clairs et plus faciles à consulter.

Bonne pratique : Fournir des liens vers d’autres renseignements

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le ministère dirige les lecteurs vers son site Web pour leur permettre d'accéder à un complément de données électroniques. Ceci illustre bien l'utilisation de la couche Web pour saisir les détails de l'activité de sous-programme.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 du ministère des Pêches et des Océans

Principe 3 : Établir un lien entre le rendement et les plans, les priorités et les résultats prévus, et expliquer les modifications et mettre en application les leçons tirées

Les éléments fondamentaux d’un rapport sur le rendement sont les suivants : la description de ce que l’organisation entendait accomplir, la comparaison des résultats prévus et des résultats réels, l’explication des écarts importants, et la mention des leçons tirées. L’information figurant dans un RPP et dans un RMR devrait faciliter les comparaisons entre les rapports et au fil du temps.

Version textuelle : Utilisation des résultats pour gérer

Ce principe renvoie aux caractéristiques essentielles de la gestion axée sur les résultats, qui est une approche cyclique de gestion qui tient compte à la fois de la stratégie, des personnes, des ressources, des processus et des mesures, de manière à améliorer la prise de décision, la transparence et la responsabilisation. Cette approche est axée sur l’atteinte des résultats, la mise en œuvre des mesures du rendement, l’apprentissage et le changement, ainsi que la production de rapports sur le rendement, comme l’illustre le diagramme ci-après.

La planification comprend la formulation de choix stratégiques à la lumière du rendement passé ainsi que de l’information au sujet des moyens que l’organisation entend prendre afin de respecter ses priorités et de produire les résultats escomptés.

La mesure et l’évaluation sont des pratiques servant à déterminer les progrès qui ont été accomplis. La mesure du rendement et l’évaluation constituent des occasions précieuses d’apprendre et de s’adapter afin d’obtenir les résultats voulus.

La dernière étape du cycle de gestion est celle des rapports sur les résultats par la présentation de données financières et non financières intégrées. L’information fondée sur les résultats sert à la fois à la gestion interne et à la reddition de comptes au Parlement et aux Canadiens. L’étape de la présentation des rapports donne aussi aux gestionnaires et aux intervenants l’occasion de réfléchir sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné : il s’agit d’un processus d’apprentissage et d’adaptation qui introduit le cycle de planification suivant.

Pour appliquer ce principe :

• Établir un lien entre le rendement et les plans
• Analyser les leçons tirées et prendre des mesures correctives

Établir un lien entre le rendement et les plans

Au niveau le plus élémentaire, établir des liens entre le rendement et les plans, c’est faire en sorte que le RPP et le RMR soient comparables sur les plans de la forme et du contenu. Si les rapports sont basés sur la SGRR, il est beaucoup plus facile d’avoir un cadre commun (les résultats stratégiques et les activités de programme) pour le RPP et le RMR et de présenter les plans et le rendement de façon cohérente.

Les lecteurs ne devraient pas avoir à s’interroger sur la cohérence entre les deux rapports. Il faut expliquer les modifications apportées aux plans et comment elles se sont répercutées sur les résultats attendus. Si des plans sont présentés dans le RPP mais ne sont pas expliqués dans le RMR, les lecteurs ne comprendront pas bien, tout comme si les résultats attendus dans le RPP ne sont pas formulés de la même façon dans le RMR.

L’établissement de liens entre le rendement et les plans devrait consister en la production de rapports sur le rendement en fonction des plans et des résultats attendus. Pour ce faire, il est possible d’utiliser des indicateurs et des mesures de rendement et produire des rapports en fonction des objectifs, des normes de service, des bases de référence, des points de référence, etc. De plus, pour chacun des résultats attendus, un état devrait lui être attribué en fonction du rendement réalisé par rapport à ces indicateurs et mesures, en tant que moyen de valider le rendement.

Bonne pratique : Établir un lien entre le rendement et les plans

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Le RMR évalue le rendement en fonction des résultats prévus et des attentes en matière de rendement du RPP. Le rendement est examiné par rapport aux résultats attendus, aux indicateurs et aux objectifs. Le résumé et l'analyse du rendement justifient l'état de rendement attribué.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 de Citoyenneté et Immigration Canada

Discuter des leçons apprises et des mesures correctives

La révision et l’amélioration des plans sont de saines pratiques de gestion. Les plans du ministère doivent en principe évoluer en fonction, notamment, des leçons tirées du rendement passé. Il faudrait donc expliquer les changements découlant des leçons tirées pendant la période visée par le rapport. Il faudrait également expliquer l’incidence de ces changements sur la planification et le rendement réels, ainsi que sur la mesure du rendement et la production de rapports sur le rendement.

Il faut en premier lieu décrire les leçons tirées et les mesures qui ont été prises en conséquence. Les ministères doivent montrer aux lecteurs que ces leçons font l’objet d’un suivi consciencieux (systématique) et qu’elles sont ensuite dûment appliquées pour modifier les plans. Il s’agit d’une façon de montrer qu’on cherche constamment à apprendre et à s’améliorer. Par exemple, le RPP indique les mesures correctives ou stratégiques qu’il faut prendre, compte tenu des leçons tirées mentionnées dans le RMR précédent; le RMR rend compte de ces mesures. Le RMR devrait également communiquer les nouvelles leçons tirées au cours de la période visée par le rapport. Il faut aussi mentionner dans l’analyse la source des leçons tirées (p. ex. une vérification, une évaluation ou des données de mesure du rendement); les façons novatrices de recenser et d’utiliser les leçons tirées; les manifestations des bonnes pratiques mises en œuvre pour améliorer la gestion axée sur les résultats; les indications de l’intégration dans les plans des leçons tirées et l’analyse de l’incidence de leur adoption sur le rendement.

Bonne pratique : Analyser les leçons tirées et prendre des mesures correctives

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Tout au long du RMR, le ministère examine les leçons apprises et explique les mesures qui seront prises pour tenir compte des objectifs non atteints et des plans non réalisés. Les sources des leçons apprises sont indiquées. Dans cet exemple, les leçons apprises sont déclarées au niveau du programme.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien

Principe 4 : Établir un lien entre les ressources et les résultats

Dans la perspective des rapports publics, la reddition de comptes consiste essentiellement à expliquer ce qui a été accompli avec les ressources qui ont été confiées à un ministère comparativement à ce qui était prévu et à montrer si le rendement représente une utilisation responsable et efficace des fonds publics. En vue d’aider les parlementaires à exercer leur rôle en matière de reddition de comptes, il faudrait que leurs décisions au sujet du financement des programmes s’appuient en partie sur les résultats des programmes.

Les ressources et les dépenses (prévues et réelles, selon la comptabilité de caisse modifiée) sont présentées pour les activités de programme dans un certain nombre de documents sur la gestion des dépenses, comme le budget principal des dépenses et le RPP. Il faut donc que le RMR présente les résultats du ministère selon la même base, c’est-à-dire que les ressources et les résultats soient présentés au niveau des activités de programme afin que les parlementaires et les Canadiens puissent faire le suivi de l’information sur la planification et le rendement d’un rapport à l’autre et avoir un tableau global du rendement relativement aux dépenses. En outre, le RMR devrait inclure des états financiers informatifs fondés sur la comptabilité d’exercice qui permettent de dresser un portrait aussi complet que possible du rendement financier par rapport au rendement non financier dont il a été question ci-dessus.

Comme les ministères expliquent de quelle façon les activités de programme contribuent aux résultats stratégiques et le rôle qu’ils espèrent exercer sur les résultats à long terme par l’entremise de leurs initiatives, il est important que les parlementaires comprennent le coût lié à ces activités.

Pour appliquer ce principe :

• Établir un lien entre les ressources et les résultats
• Expliquer les changements dans les ressources

Établir un lien entre les ressources et les résultats

Il faudrait présenter les dépenses prévues et les dépenses réelles en donnant assez de détails pour que les lecteurs puissent comprendre quel a été le rendement du ministère sur le plan financier. Les notes accompagnant les tableaux financiers devraient être claires et compréhensibles

Il faudrait expliquer la relation entre les dépenses prévues et les dépenses réelles et entre les résultats prévus et les résultats réels afin de rendre compte intégralement des ressources financières et non financières affectées à chaque activité de programme qui a contribué au rendement. Le cas échéant, les explications pourraient comprendre un examen des résultats réels par rapport aux dépenses réelles comme en rendent compte les états financiers du ministère.

Pour chaque activité de programme dans le RPP, il faudrait indiquer clairement ce que le ministère entend dépenser et ce qu’il entend accomplir au cours des trois prochaines années. Dans le RMR, il faudrait expliquer clairement ce que le ministère a dépensé pour chaque activité de programme et ce qu’il a accompli avec cet argent, comment les dépenses réelles se comparent aux dépenses prévues, et si les ressources ont ainsi été optimisées.

Pour les ressources humaines – prévues et réelles – il faudrait également établir un lien avec les résultats. Il est essentiel de comprendre quelles sont les ressources humaines nécessaires pour offrir les programmes et les services aux Canadiens et pour assurer le fonctionnement du gouvernement.

Bonne pratique : Établir un lien entre les ressources et les résultats

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Tout au long du RMR, le ministère examine dans quelle mesure les résultats attendus ont été atteints et à quel coût. Les tableaux aident à illustrer les niveaux de ressources et la valeur des résultats réellement obtenus. La discussion des stratégies employées permet de comprendre la nature des résultats attendus et le niveau de dépenses correspondant.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 d'Infrastructure Canada

Expliquer les changements dans les ressources

Il est important de montrer que les ressources sont utilisées avec efficacité, et que les dépenses correspondent, sur les plans de la pertinence et de l’importance, aux extrants et aux résultats à court terme réalisés de même qu’aux résultats stratégiques visés.

Il faudrait expliquer les réaffectations internes importantes visant à répondre à de nouvelles priorités internes ou à des priorités gouvernementales plus élevées, ou à favoriser la réalisation des résultats stratégiques (c’est-à-dire les montants et les secteurs touchés, y compris la provenance des fonds devant être réaffectés, les conséquences sur les ressources humaines et la mention du programme ou de l’initiative qui ont bénéficié des fonds). Il faudrait aussi faire les mentions nécessaires dans les tableaux financiers.

Le rapport devrait également faire état des répercussions que la réaffectation, l’examen des dépenses ou les compressions ont eues sur le rendement de l’organisation à l’échelle de l’activité de programme et de leur capacité de contribuer au résultat stratégique (ce qui renforce la crédibilité du rapport).

Bonne pratique : Expliquer les changements dans les ressources

Pourquoi s'agit-il d'une bonne pratique? Dans cet exemple, le RMR explique en détail pourquoi et comment des changements ont été apportés aux ressources ainsi que les programmes et activités (pages 79 et 80) responsables de leur mise en œuvre.

Exemple d'une bonne pratique : RMR 2009-2010 du ministère des Affaires autochtones et du Nord canadien

Personnes-ressources

Rapports sur le rendement

dpr-rmr@tbs-sct.gc.ca

Rapports sur les plans et les priorités

rpp@tbs-sct.gc.ca

Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats

PAA-AAP@tbs-sct.gc.ca

Le rendement du Canada et des rapports pangouvernementaux

canadasperformance_rendementducanada@tbs-sct.gc.ca

Politique sur l’évaluation

evaluation@tbs-sct.gc.ca