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ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l’évaluation - Vérification des cartes d’achat

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Rapport final

Table des matières

Énoncé d'assurance

Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation a réalisé une vérification des cartes d'achat. La vérification avait pour objectifs d'évaluer le caractère adéquat et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion des cartes d'achat au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) et d'assurer le respect de la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et des politiques et procédures internes.

Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, même si le Secrétariat se conforme généralement à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor, une attention particulière est nécessaire en vue de donner suite aux éléments clés du cadre de contrôle de gestion des cartes d'achat, soit les objectifs et les buts, les obligations, les rôles et les responsabilités, la formation, les processus et les procédures, ainsi que les mécanismes de planification, d'évaluation des risques et de surveillance.

L'approche et la méthodologie de la présente vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne définies par l'Institut des vérificateurs internes.

L'examen a été mené de janvier à mars 2011. On s'est reporté aux achats effectués par carte d'achat entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010 pour constituer un échantillon de titulaires de carte d'achat et de gestionnaires de centres financement afin d'éprouver l'actuel cadre de contrôle et de fonctionnement des cartes d'achat. Les documents reçus ont également été examinés en vue de déterminer dans quelle mesure un cadre de contrôle de la gestion des cartes d'achat a été élaboré et mis en œuvre au sein du Secrétariat.

La vérification a consisté en des entrevues, en une étude de la documentation et en l'examen d'un échantillon d'achats visant à déceler les tendances au moyen de techniques de vérification informatisées. Les éléments probants de la présente vérification sont suffisants pour donner à la haute direction une assurance raisonnable quant à ses résultats.

De l'avis professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été regroupés pour étayer l'exactitude de l'opinion présentée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une évaluation de la situation à l'étape de l'examen de la vérification en fonction des critères de vérification préétablis. Elle ne s'applique cependant qu'aux entités examinées et à la période et à la portée spécifiées.

Sommaire

Contexte

La vérification des cartes d'achat fait partie du Plan triennal de vérification axée sur les risques 2010-1013 approuvé du Secrétariat.

Les cartes d'achat constituent pour les ministères fédéraux un moyen convenable, simple et pratique de se procurer et de payer des biens et des services, et d'assurer un contrôle financier efficace. L'utilisation des cartes d'achat est régie par la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et par l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette directive remplace la Politique sur les cartes d'achat de 1998.

Objectifs et portée

La vérification avait pour objectifs d'évaluer le caractère adéquat et l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion (CCG) des cartes d'achat au sein du Secrétariat et d'assurer la conformité à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux politiques et procédures internes.

La vérification a porté principalement sur le cadre de fonctionnement et de contrôle de la gestion des activités liées aux cartes d'achat du Secrétariat. La vérification n'a porté ni sur le processus de vérification des comptes utilisé pour rapprocher les relevés des cartes, ni sur le traitement mensuel des paiements par carte d'achat. Ces éléments ont fait l'objet d'une vérification distincte de la fonction de vérification des comptes réalisée récemment.

Principales constatations et conclusion

Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, même si le Secrétariat se conforme généralement à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor, une attention particulière est nécessaire en vue de donner suite aux éléments clés du CCG des cartes d'achat, plus précisément aux points suivants :

  • Les obligations, les rôles et les responsabilités n'ont pas été clairement formulés et les documents n'ont pas été finalisés et transmis aux intervenants.
  • Les procédures, les lignes directrices et les documents afférents sont encore à l'état d'ébauche et n'ont pas été approuvés officiellement et mis à la disposition des employés afin qu'ils puissent s'y reporter.
  • Les besoins en fait de formation n'ont pas été établis et aucun plan de formation n'a été mis en œuvre.
  • Les mécanismes de planification, de gestion des risques, de surveillance et de production de rapports n'ont pas encore été élaborés.

Pour ce qui est de la conformité à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et aux politiques et procédures internes, nous concluons que, même si les activités liées aux cartes sont généralement conformes à la Directive, on pourrait renforcer le contrôle de la rapidité de l'annulation des cartes. La conformité était largement attribuable à la connaissance générale des responsabilités acquise dans le cadre d'expériences passées et de pratiques ponctuelles instaurées dans l'ensemble du Secrétariat.  

Le Secrétariat a élaboré un plan d'action de la direction, lequel est présenté à l'annexe B.

1.0 Introduction

Les cartes d'achat constituent pour les ministères fédéraux un moyen convenable, simple et pratique de se procurer et de payer des biens et des services, et d'assurer un contrôle financier efficace.

L'utilisation des cartes d'achat est régie par la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et par l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette directive remplace la Politique sur les cartes d'achat de 1998.

Les cartes d'achat sont des cartes de crédit confiées aux employés du gouvernement du Canada pour leur permettre de faire des achats en temps opportun à l'appui des activités du gouvernement. À l'heure actuelle, le gouvernement utilise trois types de cartes d'achat. La carte AMEX sert uniquement à régler les frais de déplacement des employés. La carte de crédit pour le parc automobile sert à régler les frais liés au fonctionnement et à l'entretien des véhicules ministériels. Tous les autres achats sont réglés au moyen de la carte MasterCard de la Banque de Montréal (BMO) ou de la carte de crédit Visa de la Banque Canadienne Impériale de Commerce (CIBC), en fonction des besoins opérationnels.

La BMO est le fournisseur de services du Secrétariat. Le contrat avec la BMO offre un programme de remises payables directement au ministère. Aucuns frais d'utilisation ne se rattachent à l'utilisation des cartes d'achat.

La portée de la présente vérification se limite à la carte d'achat de la BMO. Toute référence à « la carte d'achat » ou à « la carte » dans le présent rapport renvoie à la carte d'achat de la BMO.

Environnement opérationnel

C'est le Secteur des services ministériels (SSM) qui est responsable de la gestion des cartes d'achat au sein du Secrétariat. La Direction de l'administration et de la sécurité (DAS) du SSM est chargée de la gestion générale des cartes tandis que la Direction de la gestion financière est responsable de la comptabilité et des paiements liés à l'utilisation des cartes.

Avant le 1er février 2009, le ministère des Finances Canada offrait des services partagés au Secrétariat, dont des services de passation de marchés et d'approvisionnement. En application d'un décret, le Secrétariat a été chargé d'assumer lui-même ces services. Il faut souligner que, depuis le transfert de ces responsabilités, la Division de l'acquisition, de l'approvisionnement et de la gestion du matériel (DAAGM) de la DAS est confrontée à des problèmes de capacité et de roulement de personnel et à un manque de processus et de procédures internes documentés, ce qui engendre des difficultés opérationnelles. La priorité pour la DAAGM était de renforcer la capacité tout en assurant la continuité des opérations. La DAAGM a également mis l'accent sur l'élaboration d'un CCG de la passation de marchés et de l'acquisition qui comprend des éléments du CCG des cartes d'achat.

Au cours de la période vérifiée, soit du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, 336 cartes ont été utilisées, dont 16 cartes d'achat dans les bureaux régionaux.

Pour les exercices se terminant le 31 mars 2009 et le 31 mars 2010, les montants totaux des achats effectués au moyen des cartes d'achat représentaient respectivement 3,6 % et 3,9 % des dépenses totales en fait de biens et services pour ces deux années. Les dépenses en biens et services pour ces deux exercices sont présentées dans le tableau 1.

Tableau 1. Crédit 1 – Dépenses de fonctionnement (Biens et services)
Type de dépenses Dépenses pour l'exercice se terminant le 31 mars 2009 Le total des pourcentages Dépenses pour l'exercice se terminant le 31 mars 2010 Le total des pourcentages
Remarque : En raison de l'arrondissement, le total des pourcentages peut ne pas correspondre à 100 %.
Opérations par carte d'achat 1 886 094 $ 3,6 % 2 430 844 $ 3,9 %
Opérations relatives aux autres produits et services 50 424 596 $ 96,0 % 57 716 352 $ 93,5 %
Immobilisations 29 662 $ 0,1 % 1 262 940 $ 2,0 %
Autres opérations du bilan du Crédit 1 149 303 $ 0,3 % 322 392 $ 0,5 %
Total des dépenses de fonctionnement du Crédit 1 52 489 655 $ 100 % 61 732 528 $ 100 %

En raison de l'augmentation proposée de l'utilisation de ces cartes, du fort intérêt du public et des risques potentiels liés aux utilisations non autorisées, il est nécessaire d'établir un CCG solide, fondé sur une évaluation adéquate des risques.

2.0 Détails de la vérification

2.1 Objectifs et portée

La vérification avait pour objectifs d'évaluer le caractère adéquat et l'efficacité du CCG des cartes d'achat au sein du Secrétariat et d'assurer la conformité à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux politiques et procédures internes.

La vérification était axée sur les éléments suivants du CCG :

  • les buts et les objectifs;
  • les obligations, les rôles et les responsabilités;
  • la planification et la gestion des risques;
  • les politiques et les procédures;
  • l'apprentissage et la formation;
  • la surveillance et la production de rapports.

Période visée par la vérification

On s'est reporté aux achats effectuées par carte d'achat entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010 pour constituer un échantillon de titulaires de carte d'achat et de gestionnaires de centres de financement en vue d'éprouver l'actuel cadre de fonctionnement et de contrôle de la gestion des cartes d'achat.

Éléments exclus de la portée

La vérification n'a porté ni sur le processus de vérification des comptes utilisé pour rapprocher les relevés des cartes, ni sur le traitement mensuel des paiements par carte d'achat. Ces éléments ont fait l'objet d'une vérification distincte de la fonction de vérification des comptes réalisée récemment. La vérification antérieure portait sur un échantillon représentatif de paiements par carte d'achat du Secrétariat et visait à déterminer le niveau de conformité à la politique ou à la directive applicable sur la vérification des comptes.

2.2 Champs d'enquête

La vérification comptait les deux champs d'enquête suivants :

  • Cadre de contrôle de gestion : Un CCG a été établi par le Secrétariat pour veiller à la bonne administration de ses responsabilités relativement à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor et aux bonnes pratiques de gestion;
  • Conformité à la Directive, aux lignes directrices et aux pratiques : des activités de contrôle interne et des mécanismes pertinents répondant aux risques connus ont été établis.

La vérification visait à déterminer si les activités et les mécanismes de contrôle de gestion étaient clairement définis, s'ils répondaient aux risques connus, s'ils étaient suffisants, s'ils étaient communiqués efficacement, s'ils faisaient l'objet d'une surveillance adéquate et s'ils permettaient de cerner les risques et les principaux problèmes liés aux cartes d'achat. Elle visait également à évaluer le niveau de conformité aux autorisations pertinentes au moyen de l'examen détaillé d'un échantillon d'achats.

2.3 Approche et méthodologie

L'approche et la méthodologie de la présente vérification sont fondées sur les risques et sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne définies par l'Institut des vérificateurs internes. Aux termes des normes en question, la vérification doit être planifiée et menée de façon à fournir des assurances raisonnables quant à l'atteinte des objectifs visés. La vérification comportait diverses approches permettant d'obtenir l'assurance en question :

  • Des entrevues avec des membres clés du personnel, des recherches préliminaires, un examen des documents clés, l'observation des processus et des contrôles liés aux cartes, un exercice d'évaluation des risques visant à recenser les éventuelles expositions, une analyse des données relatives aux paiements effectués par carte d'achat visant à déceler les tendances, et la sélection d'un échantillon de paiements examinés au moyen de techniques de vérification informatisées pour examen ultérieur. Un échantillon de titulaires de carte et de gestionnaires de centres de financement a ensuite été sélectionné à des fins de justification.
  • Validation et évaluation des éléments du CCG décrits dans la portée de la vérification. De plus, les principaux processus de contrôle appliqués à l'administration des cartes ont été examinés pour évaluer le degré de conformité aux autorisations pertinentes. La phase d'examen a eu lieu de janvier à mars 2011.

3.0 Résultats de la vérification 

3.1 Champ d'enquête : Cadre de contrôle de gestion


Le cadre de contrôle de gestion (CCG) des cartes d'achat exige des améliorations dans un certain nombre de domaines. Une attention est nécessaire en vue de développer entièrement, de formuler clairement et de mettre en œuvre les éléments clés du CCG.

L'équipe de vérification s'attendait à ce que le Secrétariat ait établi un CCG solide en vue de fournir une assurance raisonnable à la direction quant à l'atteinte de ses objectifs relativement aux cartes d'achat à l'appui d'une prise de décision efficace, et pour repérer rapidement tout problème de contrôle important. Elle s'attendait également à ce que le CCG fasse l'objet d'une documentation officielle, qu'il soit mis à jour et qu'il soit communiqué efficacement à l'ensemble des intervenants participant à des activités liées aux cartes d'achat.

La vérification a révélé que, depuis la création d'une fonction spécialisée en 2009, le Secrétariat a lancé un certain nombre d'initiatives en vue d'élaborer les éléments clés d'un CCG. Ces initiatives visaient à tenir compte des objectifs et des activités liées aux cartes d'achat et à élaborer des documents provisoires définissant les rôles, les responsabilités et les procédures ministérielles des activités liées aux cartes. Plus précisément, la vérification a permis de constater que :

  • Bien que les objectifs à l'échelle du gouvernement aient été définis de façon générale pour ce qui est de l'utilisation des cartes d'achat conformément à la Directive sur les cartes d'achat et à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, on n'a pas encore élaboré de document définissant clairement les objectifs du Secrétariat relativement aux cartes d'achat. La vérification a démontré que les buts et les objectifs avaient été pris en compte et formulés au sein de la DAAGM; l'établissement officiel de l'objectif visant à augmenter l'utilisation de la carte a été abordé dans le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat.
  • Les obligations, les rôles et les responsabilités des intervenants clés ont été définis dans des documents provisoires du Secrétariat; ils n'ont toutefois pas encore été approuvés ou communiqués au sein du Secrétariat, ce qui aboutit au recours à toute une gamme de pratiques dans l'ensemble du ministère. La vérification a permis constater que les titulaires des cartes connaissaient en général leurs responsabilités relativement à l'utilisation des cartes d'achat.
  • La vérification a également démontré l'existence d'une structure organisationnelle officielle documentée à l'appui des activités inhérentes aux cartes d'achat, une fois l'effectif complet. Toutefois, l'exercice n'a pas permis de déterminer si la structure organisationnelle suffisait à soutenir efficacement cette activité en raison du manque de clarté relativement aux rôles et aux responsabilités. Pour ce qui est des procédures, des lignes directrices et des politiques internes, la vérification a indiqué qu'il existait une série de documents internes, dont une partie était actuellement utilisée et l'autre partie était encore à l'état d'ébauche et attendait d'être approuvée pour être appliquée et communiquée aux titulaires de cartes. Les titulaires de cartes et les gestionnaires de centres de financement interrogés ont déclaré suivre différentes pratiques fondées sur des expériences passées dans d'autres organismes gouvernementaux.

Il faudra réaliser des travaux supplémentaires pour garantir la clarté et l'exhaustivité des buts et objectifs, des rôles et responsabilités et des processus et procédures. Ces éléments doivent être finalisés, approuvés et communiqués à l'ensemble des employés participant aux activités liées aux cartes d'achat.

La vérification a démontré que certains des éléments clés d'un CCG solide n'étaient pas en place pour soutenir les activités liées aux cartes d'achat au sein du Secrétariat. Les éléments manquants étaient liés à la planification et à la gestion des risques, à la surveillance et à la production de rapports, ainsi qu'à l'apprentissage et à la formation de la façon suivante :

  • Aucune démarche n'a été entreprise par la DAAGM pour évaluer les risques reliés aux cartes d'achat. Dans le cadre de l'évaluation menée en 2007 par un consultant externe, on n'a pas estimé que le processus relatif aux cartes d'achat soit pertinent par rapport aux objectifs en matière d'état de préparation de vérification financière. Ainsi, face à l'ampleur des changements organisationnels et compte tenu des processus survenus depuis cette évaluation et des récentes initiatives pour augmenter l'utilisation des cartes d'achat au Secrétariat, on recommande une évaluation des risques plus complète et plus actualisée.
  • Malgré l'existence de certains éléments de formation et d'orientation, notamment la formation obligatoire sur l'approvisionnement écologique en vue de promouvoir les achats écologiques, il n'existe pas de programme de formation clairement défini ou documenté pour les personnes qui ont des responsabilités relatives aux cartes d'achat. Les responsabilités sont généralement connues en raison d'expériences passées et de pratiques ponctuelles du Secrétariat. La formation est essentielle pour garantir l'application cohérente des politiques et procédures internes du Secrétariat afin de limiter les erreurs et les utilisations non autorisées potentielles. Il a été souligné que le peaufinement des éléments précités aiderait à établir la base d'un programme de formation.
  • Outre la formation, les titulaires de cartes d'achat et les gestionnaires de centres de financement ont exprimé de l'intérêt relativement à l'utilisation de l'intranet du Secrétariat en vue de faciliter l'accès à l'information et à la documentation dans des situations requérant une orientation ou des précisions. Cela est particulièrement important pour les personnes qui se familiarisent avec les activités liées aux cartes d'achat ou qui ne réalisent pas fréquemment ce type d'activité et ont besoin de se référer à un processus à des fins de conformité.
  • La vérification a également démontré que, pour ce qui est des pratiques de surveillance et de production de rapports, il n'existait pas de processus établi pour la réalisation d'activités périodiques de surveillance au moyen des renseignements et des outils disponibles dans les systèmes ministériels de technologie de l'information de faire le suivi des erreurs, des utilisations non autorisées ou des problèmes récurrents, et de faire rapport sur les pratiques de gestion, les contrôles et les résultats auprès de la haute direction en vue de leur résolution.  

Si le CCG actuel n'est pas amélioré, la capacité de cerner et de limiter les risques est entravée, ce qui augmente le risque d'erreur et d'abus, en particulier au sein des organisations qui prévoient rehausser leur utilisation des cartes d'achat en vue d'obtenir des biens et des services ou encore pour régler des contrats ou des commandes.

Recommandations

On recommande au secrétaire adjoint du SSM de prendre les mesures suivantes :

  • 1. Finaliser et approuver officiellement les documents provisoires liés aux obligations, aux rôles, aux responsabilités, aux procédures, aux lignes directrices et aux documents connexes, et les mettre à la disposition des intervenants. Niveau de priorité : élevé
  • 2. Élaborer, documenter et instaurer un programme de formation, la planification et la gestion du risque, et des activités de surveillance et de production de rapports à l'appui des activités liées aux cartes d'achat au sein du Secrétariat. Niveau de priorité : élevé

3.2 Champs d'enquête : Conformité à la directive, aux lignes directrices et aux pratiques connexes


Il a été établi que les activités liées aux cartes d'achat étaient généralement conformes aux obligations; toutefois, le processus d'annulation des cartes pourrait être renforcé.

On s'attend à ce que les risques liés à l'administration des ressources publiques soient gérés adéquatement grâce à des contrôles efficaces, ce qui comprend des contrôles internes en matière de rapports financiers. L'équipe de vérification s'attendait à constater que les activités étaient réalisées en conformité avec les autorisations pertinentes.

Dans l'ensemble, la vérification a démontré que la conformité générale aux autorisations était attribuable en grande partie à la connaissance générale par les employés de leurs responsabilités grâce à des expériences professionnelles passées au sein d'autres ministères et à des pratiques ponctuelles instaurées dans l'ensemble du Secrétariat.

La vérification a permis de constater que l'émission et le renouvellement des cartes d'achat, ainsi que leur utilisation et la garantie de leur sécurité étaient généralement conformes à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor. Toutefois, on a relevé des lacunes quant aux connaissances des titulaires de cartes sur les types d'achat admissibles, la classification des achats dans le cadre de la production de rapports financiers et l'application uniforme des processus élaborés. Selon l'équipe de vérification, ces erreurs auraient pu être évitées au moyen de la prestation d'une formation adaptée, de la mise à disposition de procédures adéquates à l'intention des utilisateurs et de la surveillance des activités.

La vérification a également permis d'établir que la surveillance de l'annulation des cartes lors du départ d'un employé ou du transfert de titulaire d'une carte à un autre présentait des lacunes. On s'en remet largement au titulaire de la carte ou au gestionnaire des centres de financement pour informer la DAAGM du départ d'un employé ou de la nécessité d'annuler une carte. Les contrôles visant l'annulation rapide des cartes seraient renforcés si les personnes responsables de l'annulation utilisaient le système ministériel de technologie de l'information  pour signaler le départ du titulaire d'une carte ou encore le changement de poste du titulaire d'une carte au sein du ministère.

Recommandation


  • 3. On recommande au secrétaire adjoint du SSM de renforcer les contrôles relatifs à l'annulation des cartes au moyen des renseignements et des outils disponibles dans les systèmes ministériels de technologie de l'information. Niveau de priorité : moyen

3.3 Conclusion générale

L'équipe de vérification reconnaît les efforts importants fournis par la DAS du SSM quant à l'élaboration des éléments d'un CCG, depuis sa création en février 2009.

Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, même si le Secrétariat se conforme généralement à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor, une attention est nécessaire en vue de donner suite aux éléments clés du CCG des cartes d'achat. Plus précisément, il faut :

  • Finaliser les documents provisoires liés aux obligations, aux rôles et aux responsabilités, et les transmettre aux intervenants;
  • Finaliser les procédures, les lignes directrices et les documents connexes, et les mettre à la disposition des employés afin qu'ils puissent s'y reporter;
  • Cerner les besoins en matière de formation et mettre en œuvre un programme de formation;
  • Élaborer, documenter et mettre en œuvre des mécanismes de planification, de gestion des risques, de surveillance et de production de rapports.

En ce qui concerne la conformité à la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor, le contrôle inhérent à la rapidité de l'annulation des cartes pourrait être renforcé.

Annexe A – Critères de vérification

Champs d'enquête 1 – Cadre de contrôle de la gestion des cartes d'achat


  • 1.1 Les objectifs et les buts sont clairement définis, officiellement approuvés, actuels et communiqués efficacement.
  • 1.2 Les obligations, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, officiellement approuvés et communiqués efficacement.
  • 1.3 La structure organisationnelle est officielle et bien appuyée.
  • 1.4 Les politiques, les procédures et les lignes directrices devraient être conformes aux autorisations pertinentes, complètes, actuelles et mises à la disposition des utilisateurs.
  • 1.5 Les activités de planification et de gestion des risques sont entreprises efficacement.
  • 1.6 La formation de la direction et du personnel quant à leurs responsabilités liées aux cartes d'achat, et leur sensibilisation aux politiques, directives et pratiques pertinentes, appuient efficacement les activités liées aux cartes d'achat.
  • 1.7 Un mécanisme efficace de surveillance et de présentation de rapports est en place.

Champs d'enquête 2 : Conformité à la directive, aux lignes directrices et aux pratiques connexes


  • 2.1 Les cartes d'achat sont émises et renouvelées conformément aux pratiques approuvées.
  • 2.2 Les cartes d'achat et les renseignements connexes sont contrôlés d'une manière sure.
  • 2.3 L'utilisation des cartes d'achat est conforme aux directives et lignes directrices applicables.
  • 2.4 Les changements et les annulations de cartes d'achat sont conformes aux pratiques approuvées.

Annexe B – Plan d'action de la direction

Recommandation 1

On recommande à la secrétaire adjointe du Secteur des services ministériels (SSM) de finaliser et d' approuver officiellement les documents provisoires relatifs à la reddition des comptes, aux rôles, aux responsabilités, aux procédures et aux lignes directrices, et d'autres documents connexes, et qu'elle les mettent à la disposition des parties intéressées.

Niveau de priorité : élevé
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité
Le SSM est d'accord avec les constatations et la recommandation    
Le CSS intégrera la gestion de la fonction des cartes d'achat à la Division de la gestion financière (DGF), en conservant le rôle de surveillance avec Acquisition, approvisionnement et gestion du matériel (AAGM) Septembre 2011 SSM/DGF
Les documents provisoires seront finalisés, approuvés et diffusés. Mars 2012  

Recommandation 2

On recommande à la secrétaire adjointe du Secteur des services ministériels (SSM) de développer et de mettre en place, avec documents à l'appui, un programme de formation ainsi que des activités liées à la planification, la gestion des risques, la surveillance et l'établissement de rapports afin de faciliter les activités visant les cartes d'achat au sein du Secrétariat.

Niveau de priorité : élevé
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité
Le SSM est d'accord avec les constatations et la recommandation    
Des activités de formation et d'encadrement seront incorporées aux programmes et aux produits actuels afin d'assurer la cohérence et l'établissement d'un point de contact commun au sein du SSM. Septembre  2011 SSM/DGF
L'évaluation de 2007 effectuée par Deloitte sera examinée en tenant compte de l'accroissement de l'utilisation prévu des cartes, et une nouvelle évaluation du risque sera réalisée. Mars 2012  
Des processus liés à la surveillance des cartes d'achat et à l'établissement de rapports connexes seront intégrés au programme de surveillance continue que la DGF élabore en ce moment. Mars 2012  

Recommandation 3

On recommande à la secrétaire adjointe du Secteur des services ministériels (SSM) de renforcer les mesures de contrôle concernant l'annulation des cartes, en ayant recours aux renseignements et aux outils des systèmes informatiques du Ministère.

Niveau de priorité : moyen
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité
Le SSM est d'accord avec les constatations et la recommandation    
Le SSM renforcera ses mesures de contrôle concernant l'annulation des cartes en :   SSM/DGF
s'assurant que le personnel d'Acquisition et approvisionnement est mis au courant lorsque TRINET reçoit un avis électronique lui annonçant le « départ d'un employé » pour qu'il puisse vérifier si l'employé en question a une carte d'acquisition à son nom et, le cas échéant, prendre les mesures nécessaires pour annuler la carte. Veuillez noter que ce processus sera transféré à la DGF. Terminé  
Accroître le nombre actuel de processus et d'activités de surveillance liés aux cartes d'achat (comme la carte de voyage AMEX) afin de tenir compte des cartes d'achat. Mars 2012