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ARCHIVÉ - Réponse de la direction et plan d'action pour l'évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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Réponse de la direction

Le processus des présentations au Conseil du Trésor fait partie intégrante des activités du gouvernement du Canada. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l'appui du Conseil du Trésor, est un intervenant clé du processus des présentations au Conseil du Trésor. À ce titre, le Secrétariat examine présentement les conclusions de l'évaluation et envisage la possibilité de travailler de concert avec les organisations fédérales afin d'améliorer ce processus important.

Nous avons remarqué que la plupart des recommandations de l'évaluation appartiennent à deux grandes catégories. La première, qui regroupe les recommandations 1, 2 et 5, porte sur l'importance de la formation, tant au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor que dans l'ensemble de la fonction publique. La deuxième catégorie, qui comprend les recommandations 3 et 6, traite de la nécessité de gérer de façon concrète le transfert des connaissances au Secrétariat en vue d'améliorer le processus des présentations. Nous souhaitons souligner que plusieurs progrès ont été réalisés au chapitre de la mise en oeuvre de quelques unes des recommandations depuis la fin de l'évaluation.

La réponse de la direction a été formulée de façon collaborative et a été assujettie à de vastes consultations au sein du Secrétariat. Les avis obtenus dans le cadre de ces consultations ont permis de structurer le Plan d'action proposé pour améliorer davantage le processus des présentations au Conseil du Trésor et préparer le Secrétariat pour les années à venir.

Plan d'action

Recommandation 1 :

Le Secrétariat devrait mettre la dernière main au modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor pour soutenir la mesure du rendement, une communication claire de son objectif final, et d'autres études.

D'accord. Le Secrétariat mettra la dernière main au modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor et en se fondant sur Le Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor, il clarifiera l'objet des présentations.

Les mesures suivantes ont été prises en réponse aux conclusions de l'évaluation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement
Faire connaître les liens entre le processus des présentations au Conseil du Trésor, les travaux du Parlement et le cycle budgétaire Automne 2009
Mettre à jour les séances de formation à l'interne des analystes des programmes Automne 2009

Les mesures suivantes seront faites en réponse aux conclusions de l'évaluation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Mettre la dernière main au modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor Été 2010 Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles
Mettre à jour le Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor et y inclure le modèle logique; Été 2010 Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles
Communiquer le modèle logique aux analystes de programmes lors de séances de formation à l'interne; Été 2010 et par la suite Secteur des priorités et de la planification
Vérifier l'efficacité de cette formation à communiquer le modèle logique; Hiver 2011 Secteur des priorités et de la planification
Un domaine d'étude potentiel pourrait comprendre l'examen de la gestion des dépenses et des modèles de processus décisionnel relatifs aux politiques dans d'autres pays (p. ex. Grande-Bretagne, États-Unis et Australie). Printemps 2011 Secteur des priorités et de la planification en consultation avec le Secteur de la gestion des dépenses et le Secteur des programmes

Recommandation 2 :

Le Secrétariat devrait étudier de manière exhaustive les résultats du sondage sur les conseils donnés par ses analystes aux organisations fédérales pendant le processus des présentations, et y donner suite au besoin.

D'accord. La direction tentera d'accroître le nombre d'organisations fédérales satisfaites des conseils prodigués par le Secrétariat.

Dans le cadre de cet engagement, les mesures suivantes ont été prises :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Le Secrétariat a examiné de façon exhaustive son appui aux organisations fédérales dans le contexte de son programme de changement; 2007  
Le Secrétariat a organisé une série de séances de formation à l'interne, ainsi que des événements d'apprentissage (p. ex. perfectionnement des compétences générales); Automne 2008 et par la suite  
Les séances de formation à l'interne sont désormais axées sur le rôle des analystes du Secrétariat en tant que facilitateurs et partenaires stratégiques des organisations fédérales, en plus de présenter leur rôle proactif habituel. Automne 2008 et par la suite  
En outre, le Secrétariat a assuré la liaison avec les organisations fédérales et organisé des séances de sensibilisation personnalisées en vue de renforcer leur capacité à mettre en oeuvre les politiques du Conseil du Trésor et le processus des présentations, et continuera de le faire. En cours Centres d'expertises sur les politiques et secteurs des programmes

Les mesures complémentaires suivantes seront prises en réponse aux conclusions de l'évaluation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Organiser des réunions selon le calendrier prévu avec les organisations fédérales pour obtenir de la rétroaction sur les conseils prodigués par le Secrétariat, compiler les commentaires et les communiquer aux analystes; Automne 2010 et par la suite Secteurs des programmes
Organiser des séances de sensibilisation supplémentaires dans le but de soutenir les organisations fédérales qui ont de la difficulté à faire la transition vers les nouvelles politiques du Conseil du Trésor. Hiver 2010 et par la suite Centres d'expertises sur les politiques et secteurs des programmes

Recommandation 3 :

Le Secrétariat devrait examiner de quelle façon les enjeux en ressources humaines, en particulier le taux de roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des présentations au Conseil du Trésor et la gestion du savoir.

D'accord. La mobilité de la main-d'oeuvre représente un problème à l'échelle du gouvernement du Canada et le Secrétariat ne fait pas exception. Le Secrétariat prend déjà des mesures pour régler ce problème au moyen de stratégies de recrutement et de maintien en fonction, comme le Programme de perfectionnement des analystes du groupe EC.

Comme le souligne l'évaluation, le Secrétariat dispose d'une structure de gouvernance adéquate ainsi que d'un cadre normalisé de gestion des risques pour les présentations au Conseil du Trésor et ceux-ci veillent à ce que les ministres du Conseil du Trésor reçoivent des conseils pertinents et cohérents.

Les mesures suivantes ont été prises :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement
Transition du groupe ES au Comité de gestion du Programme de perfectionnement des analystes du groupe EC; Été 2009
Les secteurs ont déterminé leurs besoins en recrutement et en dotation dans leur plan opérationnel et continueront de le faire de façon continue; Automne 2009 et par la suite
Le Secrétariat a formulé un plan d'action en réponse à l'Initiative de renouvellement de la fonction publique du greffier du Conseil privé. Hiver 2010

La mesure suivante est en cours :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Formulation d'une stratégie de dotation pour le Secrétariat. Hiver 2010 Secteur des services ministériels (RH)

Conjointement avec les mesures mentionnées à la recommandation 6, les mesures suivantes seront prises pour donner suite aux constatations de l'évaluation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Intégrer les résultats provenant des employés du Secrétariat - obtenus lors du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux 2008 - à ses stratégies de recrutement et de maintien en fonction; Printemps 2010 Secteur des services ministériels (RH), champion du recrutement, champion des EC et champion de la collectivité des AS
Offrir aux directeurs exécutifs des secteurs des programmes du Secrétariat une séance sur les pratiques exemplaires au cours de laquelle ils partageront les mesures prises par leurs divisions quant à la gestion du savoir et le transfert des connaissances. Cette séance (à discuter) portera, entre autres sur les protocoles d'entrée en fonction et de départ, la hiérarchie au sein des divisions, la gestion des dossiers, les initiatives de mentorat et les occasions de formation polyvalente; Été 2010 Secteurs des programmes
Élaborer un plan sur la gestion du savoir et le transfert des connaissances. Ce plan sera mis en oeuvre de façon uniforme dans tous les secteurs des programmes. Automne 2010 Secteurs des programmes

Recommandation 4 :

Le Secrétariat devrait rendre compte des coûts de la gestion du processus des présentations, du moins pour le ministère, sinon pour toute l'administration publique.

D'accord, en ce qui concerne les coûts du Secrétariat.

Les mesures suivantes seront prises en réponse aux conclusions de l'évaluation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Embaucher un consultant externe pour déterminer les coûts associés au processus des présentations au Conseil du Trésor; Automne 2010 Bureau du contrôleur général du Canada en consultation avec le Secteur des services ministériels
Valider et diffuser les conclusions du consultant Été 2011 Bureau du contrôleur général du Canada en consultation avec le Secteur des services ministériels

Recommandation 5 :

Le Secrétariat devrait examiner et améliorer, au besoin, ses activités de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation au sujet du processus des présentations au Conseil du Trésor.

D'accord. Bien que les administrateurs généraux des organisations fédérales soient responsables de la formation de leur personnel, y compris la formation relative aux présentations au Conseil du Trésor, le Secrétariat joue un rôle déterminant dans la formation des employés en organisant des activités de sensibilisation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Assurer la liaison avec les organisations fédérales et organiser des séances de sensibilisation personnalisées pour accroître leur participation au processus des présentations au Conseil du Trésor; En cours Secteurs des programmes
Assurer la liaison avec l'École de la fonction publique du Canada et participer à des séances de formation régulières organisées par l'École au sujet du processus des présentations au Conseil du Trésor (cours F708). En cours Secteurs des programmes

Les mesures suivantes ont déjà été prises :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Mettre à jour les séances de formation à l'interne destinées aux analystes de programmes du Secrétariat; Automne 2009  
Organiser des séances de formation destinées aux analystes de programmes du Secrétariat; Automne 2009 et par la suite  
Organiser des périodes de réflexion dans les secteurs des programmes en vue d'élaborer une approche cohérente quant au perfectionnement des compétences et de rehausser le rôle des analystes de programmes en deçà du rôle traditionnel. En cours  

Recommandation 6 :

Le Secrétariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus systématique à l'égard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des présentations au Conseil du Trésor.

D'accord. Selon les conclusions de l'évaluation, une approche plus systématique est nécessaire quant à la gestion des dossiers au sein du Secrétariat. Il faut donc se pencher sur la gestion des connaissances d'une manière générale.

Les mesures suivantes seront prises en réponse aux conclusions de l'évaluation :
Mesures prises par la direction Date d'achèvement Bureau de première responsabilité (BPR)
Organiser une séance sur les pratiques exemplaires de concert avec le dirigeant principal de l'information du Secrétariat; Automne 2010 Secteur des services ministériels (Direction générale de la gestion d'information et de la technologie)
Examiner les outils des TI qui appuient le processus des présentations au Conseil du Trésor; effectuer des changements qui pourraient être rentables, le cas échéant; Hiver 2011 Secteur des services ministériels (Direction générale de la gestion d'information et de la technologie)
Préparer des recommandations à mettre en oeuvre au sein du Secrétariat; Printemps 2012 Secteur des services ministériels (Direction générale de la gestion d'information et de la technologie)
Travailler avec le Sous-comité de la gestion de l'information (GI) et des technologies de l'information (TI) du Comité de gestion et d'infrastructure (CGI) pour veiller à une utilisation efficace de l'expertise. En cours Secteur des services ministériels (Direction générale de la gestion d'information et de la technologie) et sous-comité de la GI/TI du CGI