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ARCHIVÉ - Examen des programmes de réaménagement de l'effectif du Secrétariat du Conseil du Trésor

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Préparé par Conseils et vérification Canada - février 1997

Le rapport que voici vise à fournir une évaluation plus détaillée et plus complète de l'examen qui a été mené sur les activités initiales de réaménagement de l'effectif au Secrétariat du Conseil du Trésor (le Secrétariat) à propos desquelles nous avons déjà fait un rapport le 28 mars 1996.

Contexte

Conseils et Vérification Canada a mené un examen des mesures que le Secrétariat a utilisées pour mener ses initiatives de réaménagement de l'effectif, dans la foulée de l'Examen de tous les programmes gouvernementaux.

Pour aider les ministères à gérer leurs activités liées à la réduction de leurs dépenses et de leurs effectifs, le gouvernement fédéral a mis de l'avant deux nouveaux programmes d'encouragement. La Prime de départ anticipé (PDA) et le Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA) sont venus s'ajouter à la Directive sur le réaménagement des effectifs (DRE) et à la Politique de transition dans la carrière pour les cadres de direction (PTCCD).

Étant donné la taille et l'importance de l'initiative de réaménagement et de réduction des effectifs, une foule de politiques, de procédures et de mécanismes liés à l'infrastructure administrative ont dû être mis au point. Toutes ces mesures visaient à aider aux ministères et aux organismes à gérer leurs programmes de PDA, PERA, DRE et PTCCD. Le guide le plus utile qui a été mis à la disposition des ministères comme cadre de suivi avait pour titre : Cadre de suivi ministériel des programmes de PDA et de PERA en vue du réaménagement des effectifs. Notre examen a surtout porté sur les questions et les indicateurs que renfermait ce guide et sur la mesure dans laquelle le Secrétariat avait géré et suivi ses réductions d'effectif.

L'Examen des programmes et le Budget de février 1995 ont un une incidence marquée sur le Secrétariat. Son budget de fonctionnement a été réduit de 14,6 millions de dollars, et son effectif de 170 ETP (soit 19 p. 100 de son effectif total).

Stratégie d'examen de la première étape

La méthode retenue pour mener l'examen consistait à relever les systèmes et les processus utilisés pour gérer les mesures de réaménagement de l'effectif. Pour évaluer ces domaines, il a fallu faire des entrevues, examiner les dossiers et analyser l'information et les pratiques de gestion. Dans le cadre de l'examen, les renseignements suivants ont été passés en revue :

  • La documentation conservée par la Division des services financiers et par la Division des services du personnel.
  • Les méthodes et modes de communications de l'information sur le réaménagement de l'effectif.
  • Le recours au Programme des remplaçants, ainsi que les rapports et l'évaluation de ce programme.

Puisque le réaménagement de l'effectif est un programme permanent qui s'étalera sur trois ans, il devra faire l'objet d'autres examens et évaluations pour déterminer les cibles et régler d'autres questions de gestion des ressources humaines. Le présent examen porte sur les neuf premiers mois (soit du 1ere avril 1995 au 31 décembre 1995).

Constatations sur le Programme de réaménagement de l'effectif du Secrétariat

Le plan d'activités pour la période de 1995 à 1997-1998 évoquait en termes généraux les principales activités de base du Secrétariat. Même si le document donne les grandes lignes des orientations stratégiques et des nouvelles initiatives du Secrétariat, il fait simplement mention d'une réduction globale d'environ 170 ETP.

Notre examen a permis de déterminer que la direction avait communiqué les résultats des réductions budgétaires au personnel du Secrétariat dans le cadre d'une série de réunions et au moyen de messages envoyés par courrier électronique. D'après ces annonces, il était évident qu'elle entendait limiter le plus possible le nombre de départs contre le gré des employés.

Pour gérer cette première étape, la direction a encouragé les employés à signifier leur intérêt à l'égard d'une mesure d'encouragement au départ anticipé. Un comité des ressources humaines a ensuite été établi pour examiner toutes les demandes de montants forfaitaires. Nous n'avons pu déterminer le mode de fonctionnement du Comité, puisqu'il existe peu de documentation sur les réunions du Comité ou les décisions qu'il a rendues au sujet du réaménagement. Nous ne disposions d'aucun document expliquant que les montants forfaitaires avaient été calculés à la suite de l'examen d'une fonction ou d'une activité particulière.

Dans le cas de employés qui ont touché un montant forfaitaire, il n'y avait pas de documentation attestant qu'ils avaient pu se prévaloir facilement de counselling ou d'aide. Les séances d'information sur les mesures d'encouragement au départ ont été offertes, et on a assigné à chaque employé qui quittait un conseiller en ressources humaines.

On a examiné le cas des 55 employés qui avaient touché des montants forfaitaires afin de déterminer si la documentation de base avait été remplie pour chacun. Pour 15 d'entre eux, l'examen a été plus poussé afin de déterminer si les paiements avaient été versés conformément aux politiques et aux critères d'admissibilité régissant la PDA, le PERA et la PTCCD. Tous ont été jugés conformes aux critères établis.

Voici un tableau de la nature exacte et de la portée du Programme de réaménagement de l'effectif du Secrétariat. Les données portent sur la période du 1er avril 1995 au 31 décembre 1995.

Montants forfaitaires versés au Secrétariat du Conseil du Trésor, par mois

Montants forfaitaires versés au Secrétariat du Conseil du Trésor,
par type

(PDA, PERA, DRE et PTCCD)

Avril 1995 1 PERA 37
Mai 1995 10 PDA 10
Juin 1995 21 DRE 3
Juillet 1995 15 PTCCD 5
Août 1995 1 Total 55
Septembre 1995 4
Octobre 1995 1
Novembre 1995 1
Décembre 1995 1
Total 55

Montants forfaitaires versés au Secrétariat du Conseil du Trésor, par organisation

DRH 24
DLOEE 4
DP 14
DGIF 10
INFA 1
Autre 2
Total 55

Répercussions sur les groupes visés par l'équité en emploi

Au moment où l'examen a été mené, le Secrétariat était en train d'examiner et d'analyser les statistiques sur les groupes cibles (c'est-à-dire les membres des minorités visibles, les autochtones, les personnes handicapées et les cadres féminins). Même si les données ont été fournies à l'équipe chargée de l'examen, il faudra assurer le suivi pour établir clairement l'effet précis que la réduction d'effectif pourrait avoir sur ces groupes.

Domaines d'amélioration

Au moment où cet examen a été mené, le Secrétariat n'avait pas fini de calculer les périodes de récupération. L'agent financier responsable suivait de près les réductions salariales de chaque direction par rapport aux budgets salariaux approuvés. Comme le Secrétariat a l'intention de reprendre le présent examen au cours de la deuxième année, les périodes récupération seront examinées en détail à ce moment-là pour en évaluer la durée moyenne.

Le Secrétariat devrait aussi mieux étoffer sa documentation sur ses décisions relatives au réaménagement de son effectif. On devrait y trouver des renseignements sur le motif de l'abolition du poste (par ex. effort réduit, manque de travail, abandon) pour justifier la réduction et le versement du montant forfaitaire.

En guise de conclusion, d'après nos constatations préliminaires, nous croyons que le Secrétariat du Conseil du Trésor a su gérer de manière satisfaisante les réductions essentielles de son effectif.

Au terme de la première étape de notre examen, le Secrétariat a subi une importante restructuration, qui a grandement touché toutes les directions et qui jouera énormément sur le nombre d'employés qui pourront se prévaloir des dispositions du programme de réaménagement de l'effectif à l'avenir. Tel que convenu avec le directeur de la Division des services financiers et le directeur de la Division des ressources humaines, la deuxième étape de notre examen débutera au tout début d'avril 1997.

Nous serons heureux de vous rencontrer à votre convenance pour discuter de notre rapport.