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ARCHIVÉ - Ministère des Finances et Secrétariat du Conseil du Trésor Projet de stratégie de gestion des actifs et du matériel

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Préparé par : Conseils et Vérification Canada - Avril 1998

SOMMAIRE

La stratégie de gestion des actifs et du matériel vise à établir un cadre de gestion du matériel au sein de l'environnement SAP/SIFM (Systèmes intégrés des finances et du matériel). La stratégie tient compte des questions fondamentales soulevées par les divers intervenants en matière de planification, de suivi, de gestion du matériel, de prêts, de cartes d'achat et de gestion des installations. L'information sur la gestion des actifs et du matériel est le dénominateur commun à toutes ces questions et elle constitue donc le pivot de la stratégie.

Notre enquête comprenait des entrevues avec les intervenants de la Direction des services ministériels et du secteur de dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons également pris en considération les tendances dominantes dans le domaine de la gestion du matériel, comme l'utilisation croissante des cartes d'achat. Les grandes lignes des principales sections du rapport sont les suivantes :

  • une représentation du modèle actuel de gestion du matériel à la page v;
  • une représentation du modèle proposé de gestion du matériel à la page vi;
  • une présentation et une analyse des tendances et des questions ayant influé sur nos raisonnements ainsi que des définitions clés, aux sections 2 à 4 du présent rapport; ces sections présentent la justification du cadre proposé;
  • un projet de cadre de responsabilisation à la section 5; le cadre proposé est doublé d'un tableau récapitulatif des responsabilités à la page 17;
  • la conclusion du rapport à la section 6, y compris la présentation des prochaines étapes qui, selon nous, permettront de progresser en fonction du cadre proposé.

La stratégie est fondée sur les exigences et les contraintes exprimées par les intervenants du SCT et des Finances pour adapter l'approche à l'environnement actuel. Comme de nombreux ministères, le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont subi d'importantes réductions du personnel du soutien administratif, ce qui a accru la charge de travail des employés restants. Toutefois, par le biais de l'installation de SAP, une automatisation efficace peut rendre cette stratégie réalisable en fonction des ressources disponibles. La simplicité de la conception et les niveaux actuels de ressources ont été pris en considération dans l'élaboration de la stratégie. Les principales recommandations intégrées à notre stratégie sont les suivantes :

Recommandation

BPR suggéré

Actifs existants et nouveaux

À notre avis, la prochaine étape de l'exécution du projet de stratégie de gestion des actifs et du matériel devrait comprendre la tenue de consultations avec tous les intervenants afin d'évaluer la flexibilité et d'assurer l'acceptation des rôles et responsabilités proposés. DSF S.O.
Toutes les opérations de plus de 500 $ sur cartes d'achat seraient repérées par la Sous-section de l'approvisionnement et des paiements afin de saisir des données sur tous les actifs contrôlables. Des arrangements seraient ensuite pris pour remplir la fiche maîtresse de l'actif, ce qui répondrait à l'une des principales préoccupations exprimées par le Bureau du vérificateur général lors de sa vérification récente des cartes d'achat. SSAP Nouveaux
Tous les prêts de matériel feraient l'objet d'une comptabilité centrale afin de limiter les risques du SCT et des Finances quant à une perception négative du public découlant de l'inefficacité des contrôles sur ce matériel. Une prise d'inventaire ponctuelle est nécessaire à propos des articles actuellement prêtés, de même qu'un système doit être élaboré à cet égard pour l'avenir. CR, DGM, DSI Existants et nouveaux
Le système d'inventaire MARS devrait être remplacé par le système SAP, y compris la saisie des données sur les réparations et l'entretien dans la longue zone de texte de la fiche maîtresse de l'actif. DGM, DSI Existants et nouveaux
Le seuil des immobilisations devrait être fixé à 5 000 $ aux fins de constatation, ce qui, d'après nos discussions avec les fonctionnaires du CT, se rapproche de la politique du Conseil du Trésor et correspond à la norme appliquée dans le secteur privé, selon les fonctionnaires du CT. De plus, cela n'entraîne pas de travail supplémentaire pour le CT ni pour les Finances. DSF Existants et nouveaux
Aux fins du suivi et du contrôle du matériel, les actifs contrôlables sont ceux coûtant plus de 1 000 $ et ceux plus à risques (matériel informatique - de bureau et portatif [écrans et unités centrales], imprimantes, télécopieurs, matériel de rétroprojection, téléphones cellulaires, agendas électroniques, télévisions, magnétocassettes et autre matériel vidéo). S.O. Existants et nouveaux
Le système SAP devrait être le principal outil pour la gestion centralisée des actifs en ce qui a trait au suivi des déplacements et des réparations des actifs. S.O. Existants et nouveaux
Le personnel du centre de responsabilité ne pourrait pas accéder directement au système SAP afin de mettre à jour la fiche maîtresse de l'actif et il entrerait l'information à l'aide d'une interface tournant sur l'intranet. Même si la compatibilité du système SAP avec le Web soulève encore bon nombre de questions, nous sommes d'avis que, fondamentalement, le personnel du CR ne devrait pas être en mesure d'accéder directement à la fiche maîtresse de l'actif et devrait simplement remplir un formulaire électronique, qui serait vérifié par la DGM avant d'être téléchargé dans le système SAP. Entre-temps, la saisie devrait être effectuée à l'aide de formulaires sur papier. CR, DSF Nouveaux

Des avantages concrets peuvent être tirés d'importantes initiatives entreprises à l'échelle du gouvernement, comme la mise en oeuvre de SAP et l'utilisation croissance de cartes d'achat. Une fois mis en place au CT et aux Finances, le système SAP améliorera de façon importante l'information relative à la planification de la gestion du matériel sans nécessiter de ressources supplémentaires. Par exemple, le système SAP permet d'éliminer des systèmes désuets comme MARS et de mettre en oeuvre un système d'entreprise qui élimine les entrées en double et améliore la qualité de l'information.

Notre cadre propose également une solution à l'un des effets secondaires pangouvernementaux des cartes d'achat sur la gestion du matériel, comme l'a souligné le Bureau du vérificateur général dans son rapport sur les cartes d'achat. Puisque les articles ont tendance à ne pas être enregistrés dans les systèmes centraux lorsqu'ils sont acquis à l'aide de cartes d'achat, la qualité de l'information aux fins de planification se détériore progressivement à long terme, à mesure que les systèmes constituent un pourcentage peu à peu décroissant de l'ensemble des actifs du ministère. Selon notre compréhension de la situation au CT et aux Finances, environ 10 % des opérations de plus de 500 $ sont effectuées à l'aide de cartes d'achat. Notre solution tient compte du besoin de conserver la simplicité relative en raison du faible volume d'opérations de même que du risque lié à la détérioration future de l'information sur la gestion des actifs.

Selon nos discussions, du point de vue ministériel, la planification à long terme de l'acquisition du matériel souffre d'une lacune et d'une absence d'intégration avec les systèmes ministériels de planification, de budgétisation, des biens immobiliers, des ressources humaines et financiers. L'amélioration de l'information sur la gestion du matériel et la mise en place du système SAP ont été généralement perçues comme des moyens de faciliter la planification de la gestion du matériel. Nous avons compris de nos discussions avec les représentants de l'Institut de gestion du matériel que la discipline de la gestion du matériel adopte un rôle plus proactif, y compris en matière de planification. Par le biais d'une meilleure information aux fins de planification et de liens plus étroits entre les structures et les systèmes ministériels, la fonction de gestion du matériel sera plus à même d'améliorer la manière selon laquelle les ministères gèrent leurs actifs.

 

 

aims-19981-fra.gif Modèle actuel

aims-19982-fra.gif Modèle proposé