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ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor Examen pangouvernemental des dépenses de fin d'exercice

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Préparé par : Direction des vérifications internes - Juin 1995

Résultats de la vérification

Le secrétaire du Conseil du Trésor a demandé aux administrateurs généraux des ministères de prendre des mesures à la fin de 1994-1995 pour éviter les niveaux traditionnellement élevés de dépenses de fin d'exercice. De plus, il a demandé qu'un plan d'action soit dressé pour mettre en oeuvre la disposition pour reporter de 5 p. 100 des budgets de fonctionnement et pour mener une vérification interne des dépenses discrétionnaires réellement effectuées à la fin de 1994-1995. Le présent rapport résume les résultats de la vérification interne menée pour donner suite à cette demande.

Cadre de contrôle des dépenses de fin d'exercice

Le cadre en place pour contrôler les dépenses de fin d'exercice était jugé approprié. Sur réception de la lettre, le directeur exécutif, Direction de l'informatique et des services financiers, a informé la haute direction de la nécessité de limiter les dépenses de fin d'exercice. De plus, la haute direction a donné des conseils au sujet des dépenses de fin d'exercice, à savoir sur leur nature et sur leur justification, et la Division des services financiers a assuré le suivi des opérations financières connexes.

Conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

Après vérification, nous avons déterminé que les opérations traitées étaient conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Optimisation des ressources

Après vérification, nous avons déterminé que les deniers publics et les ressources étaient gérés avec le souci d'optimisation. Même si une bonne partie des dépenses se sont faites au dernier trimestre, nous avons constaté qu'elles ne l'avaient pas été fonction de décisions de les faire en fin d'exercice, mais bien dans le cadre de la planification annuelle du Secrétariat.

Report de 5 p. 100

En discutant avec le directeur, Division des services financiers, nous avons appris que le montant de 5 p. 100 qui est reporté est géré à l'échelle ministérielle et que cette pratique devrait se poursuivre.

Dans une lettre distincte adressée au directeur, Division des services financiers, nous lui signalons des questions que nous avons relevées au cours de la vérification, mais dont l'inclusion n'était pas justifiée dans le présent rapport.

A. Introduction

Le 23 janvier 1995, le secrétaire du Conseil du Trésor a écrit aux administrateurs généraux des ministères et organismes pour leur demander :

  • de mettre en place un plan d'action pour que les gestionnaires hiérarchiques contrôlent de plus près l'utilisation des fonds reportés (c'est-à-dire le montant de 5 p. 100 reporté de leur budget de fonctionnement);
  • d'examiner les dépenses réellement faites à la fin de 1994-1995;
  • de faire un rapport au secrétaire du Conseil du Trésor sur le plan d'action et sur les constatations de la vérification des dépenses de fin d'exercice avant la fin de juin 1995.

B. Objectif et portée

La vérification de fin d'exercice avait pour objectif de déterminer si les dépenses de fin d'exercice étaient conformes aux dispositions de la LGFP et si les décisions de les faire avaient été prises dans une optique d'optimisation des ressources. De plus, elle visait aussi à examiner l'état de la mise en oeuvre de la disposition relative au report de 5 p. 100 du budget de fonctionnement.

Elle portait sur les dépenses discrétionnaires effectuées entre le 1er février et le 31 mars 1995, dont les opérations de clôture et les comptes à payer en fin d'exercice (CAFE) Notre examen était axé sur les dépenses de fonctionnement et d'immobilisation.

C. Approche retenue

Cadre de contrôle des dépenses de fin d'exercice

Nous avons mené notre examen en deux étapes. Au cours de la première, nous avons évalué le cadre en place pour contrôler les dépenses et nous avons évalué les autres mesures prises par la Division des services financiers. Nous nous sommes également intéressés à toute dépense inhabituelle en fin d'exercice en effectuant une analyse des tendances par article courant.

Conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et à l'optimisation des ressources

Au cours de la seconde étape, nous avons vérifié les opérations financières pour voir si les dépenses de fin d'exercice avaient réussi à optimiser les ressources et si elles étaient conformes aux dispositions de la LGFP. Nous avons cherché des preuves que les paiements correspondaient aux biens et services reçus jusqu'à la fin de mars 1995. Dans le cadre de notre vérification, nous avons examiné la documentation à l'appui et interviewé les gestionnaires et le personnel administratif.

La vérification portant sur l'optimisation des ressources vise à garantir que l'on retire la juste valeur de l'argent dépensé. L'expression « optimisation des ressources » suppose une gestion prudente, efficiente et efficace des deniers publics et des ressources. En vérifiant les opérations, nous avons appliqué les critères suivants :

  • les dépenses doivent être conformes aux tendances normales et au plan approuvé;
  • les ressources achetées doivent maximiser l'objectif de gestion actuel ou minimiser les coûts futurs;
  • la dépense doit répondre à un besoin de programme défini (c'est-à-dire être nécessaire);
  • le moment d'effectuer la dépense doit être relié au moment de la prestation des services et au besoin à combler;
  • les dépenses pour imprévus doivent être évaluées selon leur mérite propre;
  • les paiements anticipés doivent être versés à titre d'exception et étayés d'une justification.

Échantillonnage

Le total des dépenses discrétionnaires de 1994-1995 s'élevait à 13 896 101 $. Le tableau I montre la tendance des dépenses au titre des biens et services, ventilée par trimestre pour 1994-1995. Le graphique I compare les dépenses, par trimestre pour 1994-1995 et 1993-1994.

Tableau I
Dépenses discrétionnaires annuelles pour F et E et immobilisations
1994-1995

Premier trimestre

Deuxième trimestre

Troisième trimestre

Quatrième trimestre

% des dépenses du 4e trimestre par rapport au total

1 315 043 $

2 161 920 $

4 633 366 $

5 785 772 $

13 896 101 $

9,5 %

15,6 %

33,3 %

41,6 %

100 %

Source : Système de rapport du Secrétariat du Conseil du Trésor, au 2 mai 1995, et État financier de TPSGC, série 42000.

Graphique I

Biens et services - dépenses pour 1994-1995 et dépenses pour 1993-94 - graphique

Le tableau II montre les dépenses au titre des biens et services, par article courant, pour les trois premiers trimestres de 1994-1995, par rapport au dernier trimestre. Il appert que la principale source de dépenses du 4e trimestre soit reliée aux services professionnels et spéciaux (article courant 04). Par conséquent, nous avons surtout fait porter notre vérification sur ce domaine en échantillonnant les opérations à examiner.

Tableau II
Dépenses par article et trimestre
1994-1995

Article courant

Trimestre

Trois premiers trimestres

Quatrième trimestre

Total

02 Transports et communications

1 225 886 $

551 122 $

1 777 008 $

03 Information

576 885 $

965 249 $

1 542 134 $

04 Services professionnels et spéciaux

5 279 148 $

3 653 973 $

8 933 121 $

05 Location

96 030 $

49 159 $

145 189 $

06 Travaux de réparation et d'entretien achetés

59 311 $

36 782 $

96 093 $

07 Services d'utilité publique, matériaux et fournitures

384 194 $

352 585 $

736 779 $

09 Acquisition de machines et d'équipement

488 875 $

176 902 $

665 777 $

  Total

8 110 332 $

5 785 772 $

13 896 101 $

Échantillonnage des opérations aux fins de vérification

Nous avons retenu 51 opérations aux fins d'examen, représentant une valeur totale de 3,9 millions de dollars (57,5 % de la valeur de tout l'échantillon). La valeur de 15 de ces opérations était supérieure à 10 000 $, totalisant 333 644 $, et celle de 12 paiements pour services professionnels et spéciaux (article courant 04) s'établissait à 1 864 860 $. Les 24 autres opérations ont été choisies au hasard.