Rapports annuels de 2013-2014 concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
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2. Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
2.1 Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent relevant d’une institution fédérale et de les corriger. En outre, la Loi établit le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication, le retrait et l’exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l’administration des programmes et des activités par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi.
Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont définis comme étant « les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Citons à titre d’exemple les renseignements d’un individu relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille; les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières; son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin; tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre.
Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il porte sur la période allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.
2.2 Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada doit réaliser un double mandat : appuyer le Conseil du Trésor dans son rôle de comité de ministres, et s’acquitter des responsabilités qui lui incombent aux termes de la loi en sa qualité d’organisme central du gouvernement du Canada. Le Secrétariat est dirigé par un secrétaire qui relève du président du Conseil du Trésor.
Le Secrétariat formule des conseils et fournit un soutien aux ministres du Conseil du Trésor dans le contexte de leur rôle consistant à assurer une utilisation optimale des ressources ainsi qu’à exercer une surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les institutions fédérales.
Le Secrétariat présente des recommandations et fournit au Conseil du Trésor des conseils sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programmes portant sur la gestion des ressources gouvernementales. Il assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.
En vertu des pouvoirs généraux que lui confèrent les articles 5 à 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat aide le Conseil du Trésor à exercer son rôle d’administrateur général et d’employeur de la fonction publique.
2.3 Organisation
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du Secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP coordonne les réponses aux demandes d’AIPRP et les demandes de consultation provenant d’autres institutions gouvernementales pour le Secrétariat en tant que ministère. Le Bureau donne aussi des conseils aux employés du Secrétariat pour les aider à remplir leurs obligations découlant de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Il existe neuf postes à temps plein au Bureau de l’AIPRP pour veiller au respect des obligations du Secrétariat aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2013‑2014, le personnel du Bureau de l’AIPRP se composait de huit employés : un directeur et sept agents d’accès à l’information de différents niveaux. Les tâches des agents sont variées, allant du traitement des demandes d’accès à l’information à la tenue de consultations auprès de ministères ou de tiers; ils répondent également aux appels et aux demandes de renseignements de nature informelle.
2.4 Arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs
Les arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs énoncent les tâches, les fonctions et les pouvoirs relatifs à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été délégués par le dirigeant de l’institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués. Le président du Conseil du Trésor a délégué la plupart des responsabilités relatives à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels au directeur, AIPRP, et au directeur principal, Services ministériels, Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles, au sein du Secrétariat. Les responsabilités en matière de règlement des plaintes que le Bureau de l’AIPRP et les enquêteurs du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée n’ont pu régler ont été déléguées au secrétaire.
On trouvera à l’annexe C des copies des arrêtés approuvés autorisant la délégation de pouvoirs du Secrétariat.
2.5 Rapport statistique
Les rapports statistiques ayant trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données agrégées au sujet de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont publiés chaque année dans un bulletin d'Info Source, et ils figurent dans les rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels que chaque institution dépose au Parlement.
Le rapport statistique de 2013‑2014 du Secrétariat concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est présenté à l’annexe B.
2.6 Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2013 au 31 mars 2014, le Secrétariat a reçu au total 144 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’une hausse de 60 demandes (71 p. 100) comparativement aux 84 demandes reçues au cours de l’exercice précédent. De plus, trois demandes ont été reportées de 2012‑2013.
Sur ces 144 nouvelles demandes, 104 (72 p. 100) ont été transférées ou réacheminées à d’autres institutions fédérales puisqu’elles portaient sur des sujets relevant de leur mandat.
Au cours de la période visée par le rapport, il y a eu une hausse du nombre de pages examinées par rapport à l’exercice précédent; afin de répondre aux demandes officielles, il a fallu examiner 4 545 pages, dont 4 009 (88 p. 100) ont été communiquées.
| Exercice | Demandes reçues | Demandes traitées | Nombre de pages traitées |
Nombre de pages communiquées | Taux de demandes traitées dans les délais |
|---|---|---|---|---|---|
|
|||||
| 2013-2014 | 144 | 139 | 4 545 | 4 009 | 100 % Voir la note en bas de tableau 4 * |
| 2012-2013 | 84 | 86 | 2 260 | 2 240 | 99 % |
| 2011-2012 | 119 | 118 | 4 759 | 4 617 | 98 % |
Les fonctionnaires actuels et les anciens fonctionnaires ont été les principaux auteurs de demandes de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes étaient liées au nombre accru de questions touchant les effectifs et les relations de travail qui nécessitaient l’intervention du Secrétariat, en particulier au chapitre de l’exercice de réduction des effectifs.
2.7 Autres demandes
Au cours de la même période, le Secrétariat a répondu à dix demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, demandes qui portaient sur des documents ou des questions relevant du Secrétariat.
Comme au cours des exercices précédents, le Bureau de l’AIPRP a agi en tant que source d’expertise auprès des responsables du Secrétariat en leur offrant des conseils et une orientation au sujet des dispositions de la législation. Il a été consulté régulièrement relativement à la collecte et à la communication de renseignements touchant une vaste gamme de sujets, et il a fourni des conseils afin d’assurer la transparence, ainsi que la conformité à la législation. Ces renseignements incluaient notamment des sondages, des questions liées à la gestion et à la sécurité de l’information, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des protocoles de protection des renseignements personnels, et des mises en garde contre la divulgation de renseignements personnels sur divers formulaires et questionnaires.
Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a reçu de nombreux appels téléphoniques et courriels de citoyens qui voulaient savoir comment procéder pour obtenir des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et où envoyer leurs demandes. Bon nombre de ces demandes ont été réacheminées à la Gendarmerie royale du Canada, à l’Agence des services frontaliers du Canada, à Citoyenneté et Immigration Canada et, parfois, aux bureaux d’accès à l’information provinciaux.
2.8 Demandes traitées et décisions
En 2013‑2014, 139 demandes ont été traitées. Le tableau 5 donne un aperçu du traitement accordé aux demandes complétées.
| Nombre de demandes Voir la note en bas de tableau 5 * | Traitement |
|---|---|
|
|
| 6 (4 %) | Communication intégrale |
| 6 (4 %) | Communication partielle |
| 123 (88 %) | Aucun document existant |
| 4 (3 %) | Retrait de la demande par son auteur |
Parce que le président du Conseil du Trésor est responsable d’assurer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement, le Secrétariat reçoit des demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. Ces demandes sont enregistrées, examinées et réacheminées à l’organisation appropriée. Dans le tableau 5, ces demandes sont présentées sous la rubrique « Aucun document existant ».
2.9 Délais de traitement et prorogations
La législation détermine le délai pour répondre aux demandes relatives à la protection de renseignements personnels et permet des prorogations lorsque la demande requiert l’examen d’un volume considérable d’information, des consultations approfondies avec d’autres institutions, ou encore des travaux de traduction. Le tableau 6 fait état des délais de traitement des 139 demandes que le Secrétariat a traitées en 2013‑2014.
| Nombre de demandes | Délai de traitement |
|---|---|
| 126 (91 %) | De 1 à 15 jours |
| 7 (5 %) | De 16 à 30 jours |
| 6 (4 %) | De 31 à 60 jours |
| 0 (0 %) | De 61 à 120 jours |
Le Secrétariat reçoit un grand nombre de demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales; le traitement de ces demandes a été achevé dans un délai de 1 à 15 jours. Les demandes traitées après les 30 premiers jours nécessitaient des consultations avec d’autres institutions gouvernementales.
Le traitement a été effectué dans les délais prescrits pour la totalité des 139 demandes (100 p. 100), y compris dans tous les cas où le Secrétariat s’est prévalu d’une prorogation en vertu des sous‑aliénas 15a)(i) et (ii) de la Loi. Il s’agit d’une légère augmentation (1 p. 100) par rapport au taux de 99 p. 100 enregistré l’exercice précédent. Plusieurs facteurs ont contribué aux bons résultats du Secrétariat et au taux de réponse dans les délais prescrits, notamment la gestion efficace des dossiers, les séances d’information avec les responsables du Secrétariat et les personnes‑ressources des secteurs, de même que la rationalisation des arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs.
Dans six cas (4 p. 100), le Secrétariat a demandé une prorogation du délai prescrit afin de consulter d’autres institutions gouvernementales.
2.10 Exemptions invoquées
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet – et même exige dans certains cas – que des renseignements personnels, comme ceux qui portent sur les enquêtes liées à l’application de la loi, qui concernent un autre individu ou qui sont assujettis au secret professionnel des avocats, soient exemptés et ne soient pas communiqués.
En 2013-2014, le Secrétariat a invoqué au total dix exemptions en vertu de dispositions particulières de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces exemptions sont les suivantes :
- Paragraphe 22(1) : application des lois et enquêtes (1);
- Article 26 : renseignements sur des personnes autres que l’auteur de la demande (6);
- Article 27 : renseignements personnels protégés par le secret professionnel des avocats (3).
2.11 Exclusions invoquées
La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas à l’information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du Cabinet sont également exclus.
Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat n’a invoqué aucune exclusion.
2.12 Coûts
Au cours de 2013-2014, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux de 114 515 $ aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Ces coûts ne comprennent pas les ressources déployées par les secteurs de programme du Secrétariat pour se conformer aux exigences de la Loi.
2.13 Éducation et formation
Au cours de 2013-2014, le Bureau de l’AIPRP a continué d’offrir régulièrement des séances de formation aux employés du Secrétariat. Ainsi, 13 séances de formation ont été données à 228 membres du personnel. Certaines de ces séances étaient axées sur des besoins particuliers des divisions et des secteurs du Secrétariat.
2.14 Politiques, lignes directives, procédures et initiatives
Le 9 avril 2013, dans le but de rendre le processus de demande de documents gouvernementaux plus simple et plus pratique, le gouvernement du Canada a lancé une initiative pilote qui donne la possibilité aux Canadiens de présenter une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et de payer les frais en ligne. Citoyenneté et Immigration Canada, Services partagés Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont participé à cette initiative. Le service s’étend maintenant à 23 institutions fédérales, de sorte qu’il est plus facile de soumettre à l’État une demande d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels. L’initiative fait partie du processus de modernisation de la gestion de l’accès à l’information, un des engagements énoncés dans le Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert.
En vue d’assurer la conformité aux politiques et le respect des procédures en matière de traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a fourni tout un éventail d’outils et de listes de vérification, et il a organisé des rencontres en personne avec les nouveaux employés et les personnes‑ressources. Ces outils et ces rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Secrétariat connaissent bien leurs rôles et leurs responsabilités liés aux demandes d’AIPRP.
2.15 Plaintes, enquêtes et recours devant la Cour fédérale
Les clients du Secrétariat ont déposé deux nouvelles plaintes auprès du Commissariat à la protection de la vie privée en 2013-2014. Les raisons de ces nouvelles plaintes étaient les suivantes :
- la première concernait un refus de communiquer tous les documents demandés;
- la seconde avait trait à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels.
Une enquête portant sur une plainte a été menée à terme au cours de l’exercice :
la plainte a été jugée sans fondement.
Toutes les plaintes dont le traitement a été mené à terme portaient sur des réponses officielles aux demandes effectuées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Aucune nouvelle cause n’a été portée devant les tribunaux en 2013-2014. En fait, il n’y a eu aucune nouvelle démarche judiciaire contre le Secrétariat en lien avec la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours des six dernières années.
2.16 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ont été effectuées en 2013‑2014.
La première EFVP portait sur l’utilisation, par les institutions fédérales, du Web analytique. Le Web analytique consiste en la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur l’achalandage et les comportements des visiteurs de sites Web, afin de mieux comprendre et d’optimiser l’utilisation du Web. Le rapport d’EFVP (Rapport d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant le Web analytique) comportait cinq recommandations visant à atténuer les risques d’atteinte à la vie privée pouvant être liés à l’utilisation d’adresses de protocole Internet et d’autres marqueurs numériques porteurs de renseignements, comme des témoins installés sur le navigateur des utilisateurs, par exemple pour faire le suivi du nombre de visites et de visiteurs sur un site Web.
La deuxième EFVP a été préparée par suite de l’initiative pilote qui permet aux Canadiens de présenter des demandes d’AIPRP en ligne. L’EFVP liée à cette initiative, qui a été lancée le 9 avril 2013, a nécessité la participation de Citoyenneté et Immigration Canada, de Services partagés Canada et du Secrétariat. On a examiné le flux des données dans le système, du point de collecte par Citoyenneté et Immigration Canada au point de réception des renseignements par le bureau de l’AIPRP des institutions participantes. Le but de l’EFVP était d’évaluer et d’atténuer les risques associés à la collecte de renseignements personnels sur Internet et de permettre la transmission sécuritaire de ces renseignements à l’institution appropriée.
La troisième EFVP, préparée par le Secrétariat, portait sur le Système de gestion des talents des cadres supérieurs (SGTCS). Il s’agit d’un système en ligne hébergé sur un serveur protégé et qui intègre les données sur la gestion des talents des cadres supérieurs et les données sur la gestion du rendement de la collectivité des cadres supérieurs de l’administration fédérale. Ce nouveau système exhaustif en ligne appuie les processus de gestion des talents et du rendement, et il aide à exécuter des analyses complexes ainsi qu’à s’acquitter des exigences redditionnelles. L’objet de l’EFVP était de déterminer dans quelle mesure le SGTCS est conforme aux principes touchant la protection des renseignements personnels et aux lois pertinentes.
2.17 Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tire un avantage certain. Il n’y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l’exercice 2013‑2014.
2.18 Fonds de renseignements
Info Source consiste en une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada et qui sont recueillis par ce dernier. L’objectif principal d’Info Source est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, Info Source soutient l’engagement du gouvernement du Canada à faciliter l’accès à l’information concernant ses activités.
On trouvera une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du Secrétariat sur la page Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2013. Info Source fournit aussi aux particuliers et aux fonctionnaires fédéraux (actuels et anciens) l’information nécessaire pour accéder aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Secrétariat ne détient aucun fichier de renseignements personnels inconsultable.
La technologie et les approches de communication ont changé depuis l’adoption de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le but d’améliorer la prestation des services et de réduire le fardeau administratif lié à la production de rapports des institutions, la Direction du dirigeant principal de l’information du Secrétariat a entrepris de transformer Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux, un document électronique statique, pour en faire une ressource Web adaptable et pour améliorer les services offerts au public et aux professionnels de l’AIPRP des institutions fédérales. Le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a pris part à un premier projet pilote en vue de tester une approche de décentralisation de la publication d’Info Source. Cette initiative a permis de faciliter l’accès à l’information gouvernementale et d’améliorer la transparence auprès du public.
Toutes les publications d’Info Source sont disponibles en ligne gratuitement.
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