Rapports annuels de 2013-2014 concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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1. Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents, ainsi qu’à toute personne et société présentes au Canada le droit d’accéder aux documents relevant d’une institution fédérale assujettie à la Loi. La Loi s’ajoute, sans les remplacer, aux autres moyens d’obtention de renseignements gouvernementaux.

Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement aux termes de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information. Il porte sur la période allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

1.2 Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada doit réaliser un double mandat : appuyer le Conseil du Trésor dans son rôle de comité de ministres, et s’acquitter des responsabilités qui lui incombent aux termes de la loi en sa qualité d’organisme central du gouvernement du Canada. Le Secrétariat est dirigé par un secrétaire qui relève du président du Conseil du Trésor.

Le Secrétariat formule des conseils et fournit un soutien aux ministres du Conseil du Trésor dans le contexte de leur rôle consistant à assurer une utilisation optimale des ressources ainsi qu’à exercer une surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les institutions fédérales.

Le Secrétariat présente des recommandations et fournit au Conseil du Trésor des conseils sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programmes portant sur la gestion des ressources gouvernementales. Il assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.

En vertu des pouvoirs généraux que lui confèrent les articles 5 à 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat aide le Conseil du Trésor à exercer son rôle d’administrateur général et d’employeur de la fonction publique.

1.3 Organisation

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du Secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP coordonne les réponses aux demandes d’AIPRP et les demandes de consultation provenant d’autres institutions gouvernementales pour le Secrétariat en tant que ministère. Le Bureau donne aussi des conseils aux employés du Secrétariat pour les aider à remplir leurs obligations découlant de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il existe neuf postes à temps plein au Bureau de l’AIPRP pour veiller au respect des obligations du Secrétariat aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2013‑2014, le personnel du Bureau de l’AIPRP se composait de huit employés : un directeur et sept agents d’accès à l’information de différents niveaux. Les tâches des agents sont variées, allant du traitement des demandes d’accès à l’information à la tenue de consultations auprès de ministères ou de tiers; ils répondent également aux appels et aux demandes de renseignements de nature informelle.

1.4 Arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs

Les arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs énoncent les tâches, les fonctions et les pouvoirs relatifs à l’application de la Loi sur l’accès à l’information qui ont été délégués par le dirigeant de l’institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués. Le président du Conseil du Trésor a délégué la plupart des responsabilités relatives à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels au directeur, AIPRP, et au directeur principal, Services ministériels, Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles, au sein du Secrétariat. Les responsabilités en matière de règlement des plaintes que le Bureau de l’AIPRP et les enquêteurs du Commissariat à l’information et du Commissariat à la protection de la vie privée n’ont pu régler ont été déléguées au secrétaire.

On trouvera à l’annexe C des copies des arrêtés approuvés autorisant la délégation de pouvoirs du Secrétariat.

1.5 Rapport statistique

Les rapports statistiques ayant trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données agrégées au sujet de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont publiés chaque année dans un bulletin d'Info Source, et ils figurent dans les rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels que chaque institution dépose au Parlement.

Le rapport statistique de 2013‑2014 du Secrétariat concernant la Loi sur l’accès à l’information est présenté à l’annexe A.

1.6 Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2013 au 31 mars 2014, le Secrétariat a reçu au total 578 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une hausse de 277 demandes (92 p. 100) comparativement aux 301 demandes reçues au cours de l’exercice précédent. De plus, 60 demandes ont été reportées de 2012‑2013.

Sur ces 578 nouvelles demandes, 331 (57 p. 100) ont été transférées ou réacheminées à d’autres institutions fédérales parce qu’elles portaient sur des sujets relevant du mandat de ces dernières, ou encore sur des sujets à l’égard desquels le Secrétariat n’avait pas de documents.

Parmi les 578 demandes reçues en 2013-2014, 346 (60 p. 100) émanaient du public, tandis que le reste (40 p. 100) provenait de médias, d’entreprises, d’universités et d’autres organisations.

En 2013-2014, le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a examiné au total 57 175 pages pour donner suite à des demandes officielles d’accès à l’information; cela représente une baisse de 23 362 pages (29 p. 100) par rapport à l’exercice précédent. Le Secrétariat a recommandé la communication de 27 299 pages, soit 48 p. 100 des 57 175 pages examinées. Ces chiffres reflètent la nature des travaux du Secrétariat, travaux qui comportent un grand nombre de documents confidentiels du Cabinet. Il y a trois facteurs clés qui expliquent la diminution du nombre total de pages examinées :

• l’affichage proactif, sur le portail des données ouvertes du gouvernement, de renseignements souvent demandés, de même que de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées;
• les négociations proactives avec les auteurs de demandes ayant trait à des dossiers qui comptent un volume important de documents, pour limiter l’information superflue et accélérer le traitement;
• le nombre élevé de demandes de renseignements ne relevant pas du mandat du Secrétariat ou à l’égard desquelles le Secrétariat n’avait pas de documents.

Dans 138 cas, les auteurs de demandes ont demandé à recevoir l’information sous forme imprimée; dans 44 autres cas, des documents ont été demandés et transmis sous forme électronique. Il demeure possible de recevoir sans frais additionnels l’information sur CD-ROM, ce qui élimine les frais de photocopie.

Dans environ 10 p. 100 des demandes d’accès à l’information (51 demandes), le nombre de pages à examiner et à traiter allait jusqu’à 500 pages. Six demandes ont donné lieu à la communication de 8 000 pages au total, soit quelque 1 300 pages en moyenne par demande. Le traitement d’un tel volume d’information exige beaucoup de temps et un examen rigoureux, afin d’assurer la cohérence interne et le bon ordonnancement des documents.

Le tableau 1 présente la tendance observée au cours des trois dernières années au chapitre du traitement des demandes d’accès à l’information par le Secrétariat.

Bien que le nombre de pages examinées et traitées ait été de 29 p. 100 inférieur à celui de l’exercice précédent, le nombre de demandes d’accès à l’information reçues par le Secrétariat a augmenté de 92 p. 100, soit la plus forte augmentation observée au cours des trois derniers exercices. Cette augmentation est attribuable à l’intérêt soutenu que les auteurs de demandes accordent à des questions touchant l’utilisation des congés, les négociations collectives et la gestion de l’incapacité, de même qu’à une hausse temporaire du nombre de demandes reçues par le Secrétariat dans le cadre de l’initiative de présentation en ligne des demandes d’AIPRP.

1.7 Autres demandes

Au cours de la même période, le Secrétariat a reçu 173 demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, demandes qui portaient sur des documents ou des questions relevant du Secrétariat; c’est 90 demandes de moins (34 p. 100) que l’année précédente. On a demandé au Secrétariat d’examiner au total 6 339 pages d’information dans le cadre de ces consultations. Cette baisse peut découler des pratiques de communication proactive du Secrétariat, qui ont réduit la nécessité de faire des consultations concernant des documents qui sont déjà du domaine public.

Par suite de l’affichage sur le Web des sommaires de demandes d’accès à l’information complétées, le Secrétariat a reçu d’autres demandes informelles ayant trait à des renseignements qui avaient déjà été communiqués. Le Bureau de l’AIPRP a traité 159 demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l’accès à l’information) comparativement à 97 au cours de l’exercice précédent (ce qui représente une hausse de 64 p. 100). Ces demandes informelles sont traitées en concordance avec l’objectif plus général du Secrétariat qui consiste à fournir aux Canadiens des renseignements pertinents de façon informelle et au moment opportun, en conformité avec les principes de la transparence et du gouvernement ouvert.

Comme au cours des exercices précédents, le Bureau de l’AIPRP a agi en tant que source d’expertise auprès des responsables du Secrétariat en leur offrant des conseils et une orientation au sujet des dispositions de la législation. Il a été consulté régulièrement relativement à la collecte et à la communication de renseignements touchant une vaste gamme de sujets, et il a fourni des conseils afin d’assurer la transparence, ainsi que la conformité à la législation. Ces renseignements incluaient notamment des publications devant être affichées sur le site Web du gouvernement ouvert, des sondages et formulaires, des divulgations proactives sur les voyages et l’accueil, des conseils en matière de gestion de l’information et de sécurité de l’information, ainsi que l’examen des audits devant être affichés sur Internet. Le Secrétariat a également participé à l’enquête sur la messagerie instantanée qui a été menée par le Commissariat à l’information, et a fourni des renseignements dans ce contexte.

Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a reçu de nombreux appels téléphoniques et courriels de citoyens qui voulaient savoir comment procéder pour obtenir des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et où envoyer leurs demandes. Bon nombre de ces demandes ont été réacheminées à la Gendarmerie royale du Canada, à l’Agence des services frontaliers du Canada, à Citoyenneté et Immigration Canada et, parfois, aux bureaux d’accès à l’information provinciaux.

1.8 Demandes traitées et décisions

En 2013‑2014, 563 demandes ont été traitées, et l’information a été communiquée en conformité avec la législation. Le tableau 2 donne un aperçu du traitement accordé aux demandes complétées.

En raison de la nature des activités du Secrétariat, qui comprennent un nombre important de documents confidentiels du Cabinet, ainsi que la formulation de conseils et de recommandations de nature délicate au président, la plupart des demandes relevant du mandat du Secrétariat ont donné lieu à une communication partielle. Parce que le président du Conseil du Trésor est responsable d’assurer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement, le Secrétariat reçoit un grand nombre de demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. Ces demandes sont enregistrées, examinées et réacheminées à l’organisation appropriée. Dans le tableau 2, ces demandes sont présentées sous les rubriques « Transfert à une autre institution » ou « Aucun document existant ».

1.9 Délais de traitement et prorogations

La législation détermine le délai pour répondre aux demandes d’accès à l’information et permet des prorogations lorsque la demande requiert l’examen d’un volume considérable d’information ou des consultations approfondies avec d’autres institutions.

Le tableau 3 fait état des délais de traitement des 563 demandes que la Secrétariat a traitées en 2013‑2014.

Le Secrétariat reçoit un certain nombre de demandes qui relèvent du mandat d’autres ministères; le traitement de ces demandes a été achevé dans un délai de 1 à 15 jours. Les demandes traitées après les 30 premiers jours nécessitaient des consultations avec d’autres ministères ou avec la Division des services juridiques du Secrétariat pour confirmer si les documents concernés étaient des documents confidentiels du Cabinet. Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a demandé une prorogation du délai prescrit dans 124 cas (22 p. 100) afin de consulter d’autres institutions gouvernementales ou des tiers. Au total, 550 des 563 demandes (98 p. 100) ont été traitées dans les délais prescrits, y compris dans tous les cas où le Secrétariat s’est prévalu d’une prorogation en vertu des alinéas 9(1)a), b) et c) de la Loi.

Comme lors de l’exercice précédent, les demandes d’accès à l’information reçues au Secrétariat au cours de la période visée étaient complexes et exigeaient souvent d’obtenir des données interministérielles, régionales ou intergouvernementales qui n’étaient pas facilement accessibles. Les demandeurs ont dû, pour ces types de demandes, payer des coûts supplémentaires de recherche et d’extraction de données, de même que des frais de programmation.

Plusieurs facteurs ont contribué au taux de respect des délais de 98 p. 100 du Secrétariat, notamment les rapports statistiques hebdomadaires, la gestion efficace des dossiers, la tenue de séances d’information avec les responsables du Secrétariat et les personnes‑ressources des secteurs, de même qu’une procédure rationalisée de confirmation en ce qui a trait aux documents confidentiels du Cabinet et aux arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs.

1.10 Exemptions invoquées

La Loi sur l’accès à l’information permet – et même exige dans certains cas – que des renseignements, comme ceux liés à la sécurité nationale, à l’application de la loi ou à des secrets industriels, soient exemptés et ne soient pas communiqués.

En 2013-2014, le Secrétariat a invoqué au total 442 exemptions en vertu de dispositions particulières de la Loi sur l’accès à l’information. Ces exemptions sont les suivantes :

• Article 13 : documents obtenus à titre confidentiel d’autres ordres de gouvernement (5);
• Article 14 : documents touchant la conduite des affaires fédérales‑provinciales (2);
• Article 15 : documents dont la divulgation risquerait de porter préjudice aux affaires internationales et à la défense du Canada (18);
• Article 16 : documents liés à l’application de la loi et aux enquêtes (17);
• Article 18 : documents qui pourraient porter préjudice aux intérêts économiques du Canada (43);
• Article 19 : documents contenant des renseignements personnels (67);
• Article 20 : documents contenant des renseignements commerciaux sur des tiers (41);
• Article 21 : documents contenant des renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes du gouvernement (208);
• Article 23 : documents qui peuvent compromettre le secret professionnel des avocats (33);
• Article 24 : documents dont la communication fait l’objet d’une interdiction fondée sur d’autres lois (7);
• Article 26 : documents dont les renseignements doivent être publiés dans les 90 jours qui suivent (1).

1.11 Exclusions invoquées

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du Cabinet sont également exclus. En conformité avec la Loi, des exclusions ont été invoquées 142 fois : 2 parce qu’il s’agissait de renseignements du domaine public (alinéa 68a)), et 140 aux termes de l’article 69 relativement aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Étant donné que le Secrétariat fournit un soutien administratif au Conseil du Trésor, qui est un comité du Cabinet, bon nombre des documents du Secrétariat sont classifiés comme documents confidentiels du Cabinet.

1.12 Frais

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a perçu 1 610 $ de frais de demande, 780 $ de frais de recherche, 60 $ de frais de programmation et 124 $ de frais de reproduction de documents et de préparation des réponses.

1.13 Coûts

En 2013-2014, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux de 462 444 $ et des coûts administratifs (licences d’utilisation de logiciels, frais de services professionnels, équipement et fournitures de bureau, formation) de 105 343 $ aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Ces coûts ne comprennent pas les ressources déployées par les secteurs de programme du Secrétariat pour se conformer aux exigences de la Loi.

1.14 Éducation et formation

Au cours de 2013-2014, le Bureau de l’AIPRP a continué d’offrir régulièrement des séances de formation aux employés du Secrétariat. Ainsi, 13 séances de formation ont été données à 228 membres du personnel. Certaines de ces séances étaient axées sur des besoins particuliers des divisions et des secteurs du Secrétariat.

1.15 Politiques, lignes directives, procédures et initiatives

Le 9 avril 2013, dans le but de rendre le processus de demande de documents gouvernementaux plus simple et plus pratique, le gouvernement du Canada a lancé une initiative pilote qui donne la possibilité aux Canadiens de présenter une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et de payer les frais en ligne. Citoyenneté et Immigration Canada, Services partagés Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont participé à cette initiative. Le service s’étend maintenant à 23 institutions fédérales, de sorte qu’il est plus facile de soumettre à l’État une demande d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels. L’initiative fait partie du processus de modernisation de la gestion de l’accès à l’information, un des engagements énoncés dans le Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert.

En vue d’assurer la conformité aux politiques et le respect des procédures en matière de traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a fourni tout un éventail d’outils et de listes de vérification, et il a organisé des rencontres en personne avec les nouveaux employés et les personnes‑ressources. Ces outils et ces rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Secrétariat connaissent bien leurs rôles et leurs responsabilités liés aux demandes d’AIPRP.

1.16 Plaintes, enquêtes et recours devant la Cour fédérale

Les clients du Secrétariat ont déposé 19 nouvelles plaintes auprès de la commissaire à l’information en 2013-2014, ce qui représente une légère baisse – de 2 plaintes – comparativement aux 21 plaintes déposées en 2012-2013.

Les raisons de ces nouvelles plaintes étaient les suivantes :

• neuf concernaient l’exemption ou l’exclusion d’information;
• huit concernaient les délais (prorogation demandée ou temps requis pour répondre aux demandes);
• une avait trait aux frais estimés pour le traitement d’une demande;
• une était associée au nouveau formulaire de demande en ligne et à la collecte de renseignements sur les catégories d’auteurs de demande.

Parmi les nouvelles plaintes reçues, 18 portaient sur des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Au cours de la période visée par le rapport, 21 enquêtes portant sur les plaintes ont été menées à terme, dont 8 qui avaient été reportées de l’exercice précédent. Ces enquêtes ont abouti aux conclusions suivantes :

• deux plaintes ont été jugées sans fondement;
• sept plaintes ont été abandonnées par le plaignant;
• six plaintes ont été jugées fondées et ont été réglées sans recommandation;
• une plainte a été réglée dans le cadre de l’enquête systémique de la commissaire à l’information sur l’utilisation de la fonction de messagerie texte. La commissaire à l’information a jugé que la plainte était fondée et a formulé des recommandations;
• quatre plaintes ont été jugées comme étant réglées;
• une plainte a été réglée au cours de l’enquête.

Toutes les enquêtes sur les plaintes qui ont été menées à terme portaient sur des réponses officielles aux demandes effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Aucune nouvelle cause n’a été portée devant les tribunaux en 2013-2014. En fait, il n’y a eu aucune nouvelle démarche judiciaire contre le Secrétariat en lien avec la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours des six dernières années.

1.17 Fonds de renseignements

Info Source consiste en une série de publications contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada et qui sont recueillis par ce dernier. L’objectif principal d’Info Source est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, Info Source soutient l’engagement du gouvernement du Canada à faciliter l’accès à l’information concernant ses activités.

On trouvera une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du Secrétariat sur la page Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2013. Info Source fournit aussi aux particuliers et aux fonctionnaires fédéraux (actuels et anciens) l’information nécessaire pour accéder aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La technologie et les approches de communication ont changé depuis l’adoption de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le but d’améliorer la prestation des services et de réduire le fardeau administratif lié à la production de rapports des institutions, la Direction du dirigeant principal de l’information du Secrétariat a entrepris de transformer Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux, un document électronique statique, pour en faire une ressource Web adaptable et pour améliorer les services offerts au public et aux professionnels de l’AIPRP des institutions fédérales. Le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a pris part à un premier projet pilote en vue de tester une approche de décentralisation de la publication d’Info Source. Cette initiative a permis de faciliter l’accès à l’information gouvernementale et d’améliorer la transparence auprès du public.

Toutes les publications d’Info Source sont disponibles en ligne gratuitement.

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