ARCHIVÉ - Secrétariat de la Commission des nominations publiques - Rapport

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Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique

Activité de programme : Surveillance des nominations faites par le gouverneur en conseil

La surveillance des nominations par le gouverneur en conseil comporte les activités suivantes : l’élaboration d’options relatives à un code de pratique proportionnel et fondé sur des principes, y compris des normes minimales concernant les critères de sélection, les stratégies de recrutement et les processus d’évaluation; l’élaboration de procédures et de directives visant à aider les vérificateurs à évaluer le respect du code de pratique lorsqu’il sera en vigueur; la recherche suivie sur les pratiques exemplaires observées par les organismes nationaux et internationaux responsables des nominations publiques; l’élaboration de cadres de présentation de rapports au Premier ministre et au Parlement; et l’élaboration de cadres d’évaluation interne visant à déterminer dans quelle mesure le mandat est rempli. De plus, des conseils et des pratiques exemplaires sont présentés aux agents du Bureau du Conseil privé afin de soutenir les améliorations continues apportées aux cadres de nomination en place.

Sommaire du rendement et analyse de l’activité de programme

Soutenir la Commission

Le Secrétariat est chargé d’élaborer des documents liés aux politiques et aux opérations à l’intention de la Commission qui sera établie. Il a préparé et mis à jour de façon continue des documents qui reflètent les pratiques actuelles d’entités semblables, au Canada comme ailleurs dans le monde. Les documents comprennent des lignes directrices pour le conseil d’administration, un code de conduite interne, une politique sur les communications stratégiques, des discours et d’autres documents de sensibilisation, comme des brochures et des dépliants. Un site Web est aussi en préparation. Il sera lancé lors de l’annonce de la Commission. Il présentera les rôles et les fonctions de la Commission et comprendra des documents clés comme le code de pratique et les lignes directrices connexes.

Bâtir l’organisation

Le Conseil du Trésor du Canada a approuvé l’Architecture des activités de programme et le financement qui permettront à la Commission et au Secrétariat de mener à bien leur mandat lorsqu’ils seront tous deux opérationnels. Les ressources sont jugées suffisantes pour que la Commission comprenne un ou plusieurs membres à temps partiel et que le Secrétariat comprenne trois ou quatre employés permanents. Les ressources permettront aussi de mettre en place un contrat annuel, adjugé au moyen des processus d’appel d’offres gouvernementaux, pour la vérification externe de la conformité aux politiques et aux procédures de la Commission. Avant l’établissement de la Commission, un budget limité a été dégagé afin que le Secrétariat puisse effectuer un travail préliminaire à l’aide d’employés temporaires. En outre, un cadre de responsabilisation de gestion a été préparé. Ce cadre décrit comment le rendement de la Commission et du Secrétariat sera évalué quand la Commission aura été établie.

En vertu d’un protocole d’entente, le Bureau du Conseil privé fournit actuellement des services financiers et administratifs au Secrétariat. Le coût du protocole d’entente est maintenant reflété intégralement dans tous les rapports financiers du Secrétariat. Les préparatifs pour la dotation permanente sont aussi terminés, ce qui devrait permettre de rapidement établir une structure permanente après la nomination d’un directeur exécutif (comme administrateur général).

Élaborer le code de pratique

Le Secrétariat a élaboré des options relatives à un code de pratique qui formera le principal document que la Commission devra examiner, adopter et publier pour s’acquitter de son mandat dans les plus brefs délais.

Le code de pratique sera le document faisant autorité pour les organismes publics relevant de la compétence de la Commission. Ces organismes pourront toutefois l’assortir de leurs propres procédures.

Les consultations menées par le Secrétariat et ses travaux courants, y compris la recherche sur les procédures et les pratiques exemplaires d’organismes canadiens et internationaux de responsabilisation qui sont comparables, révèlent que l’on s’entend généralement sur les orientations fondamentales des options élaborées pour le code de pratique. Un consensus solide se dégage en faveur d’un code de pratique qui mise sur les points forts et les récentes réformes du système actuel tout en maintenant la tradition bien établie de la responsabilité ministérielle. En particulier :

• les processus prévus par le code de pratique devront être rentables, rapides et sans lourdeurs, notamment parce que la taille, le champ d’action et le prestige des organismes fédéraux relevant de la Commission varient grandement, ce qui exclut une approche universelle;
• l’accent devra demeurer sur des nominations fondées sur les compétences, tout en laissant une marge de manœuvre suffisante pour répondre aux besoins de diversité et de représentation au sein des conseils publics (c’est-à-dire les compétences, les intérêts et les antécédents pertinents);
• le code de pratique devra être souple et proportionnel, en ce sens que les processus de nomination devront être adaptables à la nature et au prestige du poste à pourvoir ainsi qu’aux besoins de l’organisme et à l’état de son développement;
• dans tous les cas, les processus de nomination adoptés devront être présentés clairement et publiquement.

En 2010-2011, le Secrétariat a continué d’élaborer l’ébauche du code de pratique. Au nombre des options qu’elle comporte maintenant figurent la normalisation des procédures de renouvellement et de prolongation des nominations, le resserrement des exigences de planification aux fins de l’amélioration des délais de nomination et de reconduction, et le renforcement des exigences de reddition de comptes.

Surveiller, vérifier et faire rapport

Un cadre provisoire de mesure du rendement a été préparé en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce cadre permettra de mesurer les résultats escomptés de la Commission et du Secrétariat, une fois qu’ils seront établis et pleinement opérationnels. Les indicateurs de rendement sont fondés sur la conformité au code de pratique, l’attestation de processus de sélection uniformes et de qualité, une culture interne favorable aux réformes relatives à la gouvernance des processus de nomination, ainsi qu’une sensibilisation et un appui accrus du public à l’égard du système de nomination en général. Un cadre provisoire a également été élaboré pour le rapport annuel de la Commission. La Commission et le Secrétariat feront l’objet de vérifications internes, qui relèveront du Bureau du Conseil privé, conformément aux modalités prévues dans le protocole d’entente.

Leçons apprises

Les nominations par décret sont faites par le gouverneur général, sur l’avis du Cabinet. Environs 2 500 personnes sont ainsi nommées chaque année à des postes, dont un grand nombre sont non judiciaires, au sein d’organismes, de conseils, de commissions et de sociétés d’État. Le système de nomination pour pourvoir les postes vacants suit des politiques et des procédures bien définies, et vise la nomination de candidats compétents, dans une optique d’efficience. Les postes sont dotés soit par la reconduction des titulaires, soit par la recherche, la sélection et l’évaluation de nouveaux candidats.

Les agents chargés d’aider le gouverneur en conseil à procéder à ces nominations doivent cerner et gérer les postes vacants, dans des délais adéquats, afin que les conseils puissent fonctionner à leur plein potentiel, ou presque. Des systèmes internes et des procédés de gestion active sont utilisés à cette fin, et un processus de planification sert à déterminer la meilleure méthode pour la dotation de chaque poste. Les critères de sélection doivent être tenus à jour, afin qu’ils reflètent bien les besoins de l’organisation et les capacités précises exigées de l’éventuel titulaire. Une fois les critères définis, les candidats  potentiels pourront obtenir de l'information sur les postes vacants qui seront affichés sur un site Web centralisé (créé et géré par le Bureau du Conseil privé). Un processus de sélection en bonne et due forme, adapté aux exigences du poste, sera aussi élaboré. Les candidats  retenus seront évalués en ce qui concerne les conflits d’intérêts et la probité. Les  noms des nouveaux titulaires seront annoncés publiquement, et ces derniers recevront l’orientation et la formation nécessaires.

Récemment, on s’est efforcé d’intégrer étroitement le processus de nomination au cadre général de gouvernance des organismes. Par exemple, le président du Conseil du Trésor a procédé à l’examen de tous les postes pourvus par décret au sein des organismes, conseils, commissions et sociétés d’État, afin de déterminer la taille optimale de ces entités et d’apporter les réductions nécessaires, dans une perspective d’efficience opérationnelle et de responsabilité financière. Au terme de cet examen, la suppression de 245 postes a été recommandée. La plupart des gouvernements vont maintenant encore plus loin : ils veulent régulariser ces examens, afin que le mandat des organismes ne perde jamais sa pertinence et que ces entités publiques continuent toujours de remplir efficacement la fonction pour laquelle elles ont été créées.

Beaucoup de progrès ont été faits depuis 2006 pour renforcer le système de nomination et en accroître la rigueur. Le site Web centralisé de la Commission, encore en cours de développement, est continuellement mis à jour et à niveau. On a clarifié les rôles et les responsabilités relatifs à tous les aspects du processus de nomination, y compris la question de la participation des conseils d’administration à la recherche et à la sélection des premiers dirigeants des sociétés d’État. Les programmes d’orientation et de formation des nouveaux titulaires de postes de direction ont été remaniés, et les ministres et sous-ministres reçoivent maintenant des conseils et du soutien renforcés, notamment en ce qui concerne les protocoles de communication. Un rapport mensuel est également produit sur toutes les nominations arrivant à échéance au cours des 12 prochains mois, et, aux fins d’une meilleure gestion des postes vacants, les titulaires reçoivent maintenant un préavis adéquat lorsque leur mandat ne sera pas renouvelé.

À la lumière des recherches du Secrétariat, on envisage également de renforcer des volets particuliers du système, c’est-à-dire : ajouter au site Web une section interactive où les Canadiens pourront s’informer sur les rouages du processus de nomination et déclarer leur intérêt pour les postes vacants; élargir le bassin de candidats par le recours à des communications plus actives; joindre à toutes les annonces de postes vacants suffisamment d’information sur les aptitudes et l’expérience requises pour que les personnes puissent auto-évaluer leur qualification; fournir au grand public toute l’information requise sur les processus de sélection et de prise de décision; et produire des rapports réguliers sur le profil de la collectivité des personnes nommées par décret (par exemple l’âge, le sexe, la langue, la région de travail, les conditions de nomination ou de reconduction et l’échelle salariale).

L’élaboration et la mise en œuvre de politiques robustes sur le renouvellement des nominations contribueront aussi à une plus grande efficience, et garantiront des nominations de qualité, faites en fonction des compétences. Le renouvellement des nominations permet le maintien en place de titulaires expérimentés et hautement qualifiés, ce qui apporte  équilibre et stabilité à un conseil. Par ailleurs, cette solution permet d’assurer une gestion rapide des postes vacants, de tirer profit des dépenses consacrées à la formation et au perfectionnement des titulaires, et d’éviter les frais et les délais associés aux procédures de nomination initiale. Cela dit, les avantages de la reconduction d’un titulaire dans ses fonctions doivent être confrontés à ceux qu’aurait la nomination d’un nouveau candidat, qui apporterait de nouvelles idées à l’organisation.

À l'heure actuelle, les protocoles sur le renouvellement des nominations ne sont pas appliqués uniformément. Ils traitent entre autres des questions suivantes. Le titulaire est-il toujours qualifié pour le poste? Son travail durant son dernier mandat a-t-il été satisfaisant? Doit-il être comparé aux autres candidats qualifiés qui ont déclaré leur intérêt? Aux fins de l’évaluation du rendement, par exemple, les responsables des nominations pourraient déterminer à l’avance les critères d’évaluation liés aux exigences du poste, et informer toutes les personnes nouvellement nommées des critères de mesure du rendement auxquels elles seront soumises. L’évaluation du rendement des titulaires de postes quasi-judiciaires devrait également être envisagée, sans que soit compromis le principe de l’indépendance organisationnelle. Par ailleurs, des protocoles officiels conclus avec les ministres responsables pourraient porter sur le rôle précis des membres d’un conseil lors des évaluations du rendement.

Enfin, l’efficience du processus pourrait être améliorée si on exigeait des responsables des nominations qu’ils indiquent, à l’avance, leur stratégie de dotation des postes vacants, y compris qu’ils fournissent de l’information sur le processus de recrutement et de sélection proposé; un échéancier détaillé; de la documentation à jour sur le poste et l’organisation publique; le plan de consultation (au besoin); et le protocole de communication. Les évaluations postnomination pourraient alors être examinées en fonction de ces documents de planification.

Activité de programme : Services internes

Le Secrétariat de la Commission des nominations publiques étant de petite taille, il doit fonctionner comme un ministère au sens de l’annexe 1.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques. À cette fin, la Direction des services ministériels du Bureau du Conseil privé fournit la plupart des services administratifs et financiers en vertu d’un protocole d’entente.

Sommaire du rendement et analyse de l’activité de programme

Le Bureau du Conseil privé fournit les services administratifs et financiers en vertu d'un protocole d’entente. La plupart de ces services sont fournis selon le principe du recouvrement des coûts.

Leçons apprises

En 2010-2011, le Secrétariat a continué de recourir à l’expertise du Bureau du Conseil privé afin de réduire ses coûts de fonctionnement.

Date de modification : 2011-11-17
 

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