ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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SECTION II – ANALYSE DES ACTIVITÉS DU PROGRAMME EN FONCTION DU RÉSULTAT STRATÉGIQUE

Analyse détaillée du rendement

Résultat stratégique

L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Nom de l'activité du programme

Services aux conférences

Description de l'activité du programme

Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l'organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Ressources financières totales de l'organisme (en millions de dollars)

2008-2009
Ressources financières (en millions de dollars)			Ressources humaines (ETP)
Dépenses prévues	Autorisations totales	Dépenses réelles	Prévues	Réelles	Écart
6,5	7,0	5,4	36	30	61

 

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement obtenu	Sommaire du rendement
Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus.	Satisfaction des intéressés à l'égard des divers aspects de la planification et de l'organisation des conférences.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	Dépassé	95% des planificateurs sondés ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Chacune des particularités des services évalués ont obtenu un taux de satisfaction de 89 à 97 %. Un seul indicateur était sous l'objectif visé. On prévoit apporter des correctifs à cet élément dans la mesure ou il nous est possible de le faire. De leur côté, 91 % des délégués aux conférences ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Chacune des particularités des services offets sur les lieux ont reçu une évaluation oscillant entre 90  et 100 % en ce qui a trait au taux de satisfaction.
Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouver-nementales qu'il dessert.	Mesure dans laquelle les parties prenantes aux conférences intergouver-nementales que le SCIC comprend et répond à leurs besoins.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	Dépassé	Dans un sondage, on demandait aux personnes chargées de planifier les conférences à quel point elles étaient satisfaites du SCIC à cet égard. Elles ont idiqué que le SCIC comprenait et répondait à leurs besoins dans 94 % des cas. De plus, 97,4 % des personnes chargées de la planification avaient fait appel au SCIC pour toutes leurs conférences au cours de l'exercice. Ce la permet de croire que le SCIC est considéré comme le fournisseur de choix pour les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau.

Avantages pour les Canadiens

L'organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l'un des principes fondamentaux d'une société démocratique, soit la communication, et il constitue l'un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne.

En assurant avec doigté et professionnalisme l'organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir à se soucier du processus ou des risques importants d'erreur ou d'omission, car elles peuvent compter sur l'expérience et la neutralité du Secrétariat qui, grâce à son expertise technique et à sa compréhension de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait, ajoutera à l'efficacité de ces rencontres.

Les intérêts de chaque Canadien sont représentés par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succès de chacun de ces ordres à réaliser son mandat dépend de la réussite de l'ensemble à déterminer les orientations à prendre en ce qui a trait aux politiques nationales et provinciales et/ou territoriales, et à répondre aux besoins grâce à la collaboration et à la négociation.

En tant qu'organisme multilatéral ayant pour but d'appuyer des activités contribuant à susciter et à soutenir l'esprit de collaboration et de négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d'effets possibles à ces processus en établissant un climat des plus propices à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l'avantage de tous les gouvernements et les Canadiens.

Analyse du rendement

Au début de l'automne 2008, le SCIC a approuvé son cadre de mesure du rendement (CMR), lequel est fondé sur son AAP. Dans le CMR, on souligne que la stratégie de mesure du Secrétariat devrait comprendre des données et des documents internes, de même que deux sondages, l'un mené auprès des personnes chargées de la planification des conférences et l'autre auprès des délégués à ces conférences. Il a été décidé mettre la stratégie à l'épreuve dans le cadre d'un projet pilote au cours de l'exercice 2008-2009. Les résultats du projet pilote seraient utilisés pour mettre la dernière main au CMR, et notamment pour établir les objectifs pour les indicateurs de résultats.

Résultat attendu : Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus

Le sondage mené auprès des planificateurs de conférences indique que ceux qui ont recours aux services de planification de conférences du SCIC sont très satisfaits de presque tous les aspects de ces services. Sur une échelle de 1 (pas du tout satisfait) à 5 (très satisfait), les taux sont tous en moyenne supérieurs à 4,5, sauf en ce qui a trait à la continuité du personnel du SCIC, élément pour lequel le taux de satisfaction atteint tout de même 4,3. Le CMR indique que l'objectif de rendement du SCIC doit être 90 % de réponses positives chaque année. On en conclut donc que l'objectif de rendement a été atteint dans la plupart des cas.

Résultats attendus : Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales

Le sondage effectué auprès des planificateurs de conférences a abordé cet élément en leur demandant à quel point il était important pour eux et s'ils étaient satisfaits du SCIC à cet égard. Dans l'ensemble, il est très important pour eux et ils sont très satisfaits du SCIC à l'égard de cet objectif dans une proportion de 4,7 sur 5, en moyenne.

Rendement général de l'organisme

Encore une fois en 2008-2009, la demande de services auprès du SCIC a diminué par rapport aux exercices précédents, en raison du ralentissement de l'économie, de la tenue de plusieurs élections provinciales ayant eu une incidence sur les possibilités de réunion, et de l'attitude attentiste des secteurs face à un gouvernement fédéral minoritaire, alors même que les relations fédérales-provinciales-territoriales entraient dans une période où l'élaboration d'importantes nouvelles initiatives nécessitait dans de nombreux cas l'appui d'une majorité avant de pouvoir procéder à leur planification, leur financement et leur exécution.

Le SCIC a profité du ralentissement des activités intergouvernementales pour mettre en œuvre les nouvelles politiques et directives des organismes centraux, pour étudier l'utilisation de ses ressources et des moyens d'optimiser les coûts, pour revoir ses méthodes de fonctionnement et mettre en oeuvre et documenter ses saines pratiques, et enfin pour poursuivre le transfert d'apprentissage de ses employés afin d'atténuer le risque.

Compte non tenu des progrès réalisés dans l'ensemble de la gestion de l'organisme, le SCIC poursuivra son programme de modernisation, particulièrement en ce qui concerne ses activités de gestion afin de renforcer sa reddition de comptes et de favoriser l'efficacité et la transparence de ses processus.

Faits saillants des conférences

Le SCIC a offert ses services à l'occasion de 70 conférences intergouvernementales de haut niveau en 2008-2009. Trois de ces rencontres ont eu lieu au niveau des premiers ministres et trois autres au niveau des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires. Ces dernières exigent des efforts beaucoup plus importants que les autres, en ce qui a trait à la planification et à l'exécution :

•  Conférence des Premiers ministres de l'Ouest 2008
  du 28 au 30 mai 2008, Prince Albert (Saskatchewan)
• Sommet national des femmes autochtones 2008
  les 30 et 31 juillet 2008, Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)
• 32e Conférence annuelle des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l'Est du Canada (GN-A/PMEC)
  les 15 et 16 septembre 2008, Bar Harbor (Maine)
• Conférence des premiers ministres
  le 10 novembre 2008, Ottawa (Ontario)
• Réunion des Premiers ministres et des dirigeants autochtones nationaux
  le 15 janvier 2009, Ottawa (Ontario)
• Conférence des premiers ministres
  le 16 janvier 2009, Ottawa (Ontario)

Nombre de conférences desservies

Si le nombre total de conférences desservies a diminué en 2008-2009, celui des conférences au niveau des premiers ministres, des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires a par contre augmenté.  Parmi les nombreuses conférences desservies, 37 étaient de niveau ministériel et 54 se sont déroulées au niveau des sous-ministres.

Leçons apprises

L'évaluation améliorée du programme des services aux conférences, qui a été effectuée pendant l'exercice en cours, permet non seulement de confirmer l'importance des divers services qu'offre le SCIC à ses clients, mais aussi de démontrer le niveau de satisfaction très élevé de ces derniers, aussi bien chez les personnes chargées de planifier les conférences que chez les délégués. Il en ressort aussi qu'aucun élément ne nécessite de correctifs majeurs, mais que les données recueillies montrent clairement qu'il est important de maintenir une constance dans la qualité des services que nous fournissons à chacune des conférences. Les priorités de la gestion, notamment diverses initiatives menées dans le cadre du Projet de modernisation, de même que les priorités opérationnelles visant une amélioration et la documentation constantes des pratiques et des procédures de planification et d'exécution des conférences permettront sans doute d'assurer la constance de la qualité des services du SCIC année après année et de secteur en secteur, malgré le roulement du personnel.

Un autre élément est ressorti l'évaluation du programme cette année : nos clients accordent à la continuité du personnel du SCIC d'une réunion à l'autre dans un même secteur une importance que nous ne soupçonnions pas. Le SCIC a certes mis en place des pratiques visant à assurer cette continuité dans les plus gros secteurs du gouvernement, mais il lui a fallu, au fil des ans, faire preuve d'une certaine souplesse pour équilibrer la charge de travail entre les employés.  À la lumière de cette nouvelle information, le SCIC s'efforcera d'assurer la plus grande continuité possible pour chaque secteur au moment d'établir le calendrier des conférences.

Lettres de remerciement

Bien qu'il n'y ait pas encore d'objectifs officiels de rendement pour évaluer ce genre d'information anecdotique, nous savons que des lettres de remerciements sont souvent envoyées par nos clients et peuvent servir à confirmer les résultats positifs obtenus dans les sondages menés auprès de nos clients. en voici quelques extraits :

« Je désire vous remercier tous les cinq pour le service de haute gamme que vous nous avez offert. Vous avez su trouver la façon de répondre aux attentes de tous les délégués (…) »

« (…) le professionalisme et le dévouement de votre personnel ont été essentiels au succès de ces réunions,surtout que nous ne disposions que de peu de temps pour coordonner la logistique (...) »

« Merci pour tout ce que vous avez fait pour que la Conférence des Premiers ministres connaisse pareil succès. Ces deux jours se sont déroulés de manière très efficace. Merci de votre grande souplesse (...) »

« Je tiens encore une fois à vous remercier, ainsi que votre équipe, pour le fantastique soutien que vous avez fourni lors de la réunion du Conseil (...). Je vous remercie de votre professionalisme, votre sens de l'organisation et votre efficacité; ils m'impressionneront toujours (...) ».