ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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Message de la ministre

À titre de présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j'ai le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour l'exercice 2008-2009.

Depuis plus de 30 ans, le SCIC est un précieux instrument de facilitation des relations intergouvernementales grâce aux services administratifs qu'il fournit à l'égard de la planification et du déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau. Pendant le dernier exercice financier, le Secrétariat a fourni ses services à l'occasion de 70 de ces conférences organisées un peu partout au Canada, et parmi lesquelles 45 étaient de catégorie fédérale-provinciale-territoriale et 25 de nature provinciale-territoriale.

Financé en partenariat par les gouvernements fédéral et provinciaux, le Secrétariat a le mandat de fournir des services techniques et administratifs aux ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux chargés d'organiser diverses réunions de haut niveau.

En janvier dernier, j'ai participé à la Réunion des premiers ministres en compagnie du Premier ministre du Canada et j'ai pu constater par moi-même le grand dévouement et le professionnalisme du personnel de cet organisme. Année après année, le SCIC fait la preuve de sa capacité d'assurer le succès de ces réunions. Le rapport qui suit met en relief les progrès et les réalisations du Secrétariat au cours du dernier exercice financier.

L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et ministre
de la Francophonie

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SECTION I – APERÇU DE L'ORGANISME

Raison d'être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux,  provinciaux et territoriaux. Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Responsabilités

Le mandat du SCIC consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux et des Canadiens. Son principal objectif vise à soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activité gouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de telles conférences, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Le SCIC fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau sur les principales questions intergouvernementales qui touchent de nombreux secteurs d'activités intergouvernementales.

Résultats stratégiques et Architecture des activités du programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activités du programme.

	Niveau de l'AAP	Renseignements sur le rendement : résultats attendus
Ministère / organisme	Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes	Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
Résultats stratégiques	L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activités du programme (même présentation que celle du budget principal des dépenses)	Services aux conérences.	Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus.
		Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales qu'il dessert.

Ressources financières pour 2008-2009 (en millions de $)

Dépenses prévues	Total autorisé	Dépenses réelles
6,5	7,0	5,4

Ressources humaines (ETP) pour 2008-2009

Prévues	Réelles	Différence
36	30	6

Sommaire du rendement

Résultat stratégique 1 : L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement pour 2008-2009
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC, particulièrement en ce qui a trait à la neutralité de ses services, de son mandat et de sa structure de gouvernance.	90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC. Par conséquent, le degré de satisfaction envers les services du SCIC est élevé.	Divers résultats de sondage confirment le niveau très élevé de statisfaction à l'égard de la qualité et du type de services fournis par le SCIC, et les réactions non sollicitées transmises dans des lettres et des courriels à la suite de certaines réunions tenues au cours de l'exercice 2008-2009 demeurent très positives et louangeuses.

 

Activité du programe	Dépenses réelles 2007-2008 (en millions de $)	Budget 2008-2009	Dépenses prévues 2008-2009	Total autorisé 2008-2009	Dépenses réelles 2008-2009	Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
Services aux conférences intergouvernementales	5,4	6,5	6,5	7,0	5,4	Contribuer à la réalisation des affaires intergouvernementales : soutenir les synergies, dialogue, interaction efficace entre les divers secteurs gouvernementaux dans un contexte intergouvernemental, grâce à la prestation de services de soutien impartiaux en matière de conférences et de gestion de l'information.
Total	5,4	6,5	6,5	7,0	5,4

Les dépenses ont été moins élevées que prévu et que les dépenses autorisées en raison d'un ralentissement important des activités liées aux conférences par rapport aux prévisions et au financement reçu. Étant donné que l'exercice visé a été loin d'être typique pour les gouvernements – élection fédérale précipitée, déclenchement d'élections provonciales, crise économique à l'échelle mondiale, contexte politique à Ottawa – le nombre de conférences intergouvernementales de haut niveau a chuté considérablement en comparaison de la moyenne de 100 réunions maintenue au cours des cinq années précédentes. Il faut se rappeler que le SCIC n'a pas d'influence sur le nombre de conférences qu'on lui demande d'organiser au cours d'une année donnée.

Contribution des priorités au résultat stratégique

Priorités opérationnelles	Type	État d'avancement	Lien avec le résultat stratégique
Examen des normes et des pratiques en matière de planification et d'organisation de conférences.	En cours	Atteint avec succès. Progrès réalisés : réunions régulières de grappes de groupes de travail internes dans le but de mettre en commun les pratiques et procédures exemplaires; création de divers modèles de mise en commun de l'information; examen des services offerts et validation de leur pertinence auprès des clients; cueillette de données sur la planification et l'organisation des conférences; identification des secteurs nécessitant de l'attention; transfert du savoir collectif au moyen d'entrevues au départ des employés; et encouragement à l'égard d'une culture du travail valorisant l'apprentissage et l'amélioration constante.	Directement liées au résultat stratégique touchant l'organisation et le déroulement sans faille des réunions. L'analyse et l'examen permanents des pratiques de planification et d'organisation des conférences contribuent à assurer que notre programme demeure efficace et répond aux besoins des clients.
Priorités de la direction	Type	État d'avancement	Lien avec le résultat stratégique
Le renforcement du cadre de planification et de reddition de comptes, de même qu'une plus grande capacité d'évaluation du programme.	Nouveau	Atteint avec succès.	Il est essentiel de pouvoir mesurer et évaluer le  rendement du SCIC en ce qui a trait à l'atteinte de son résultat stratégique si l'on veut que son programme demeure axé sur les résultats, qu'il utilise les ressources de façon optimale et qu'il réponde aux attentes et aux priorités intergouvernementales. De plus, l'évaluation fournit de précieux renseignements qui aideront à établir les rajustements qu'il faudra effectuer pour améliorer l'efficacité du programme. À l'automne 2008, après avoir passé en revue son AAP et approuvé un projet de cadre de mesure du rendement, le SCIC a élargi son évaluation du programme afin d'y inclure deux nouveaux sondages effectués auprès de ses clients : l'un destiné aux planificateurs de conférences et l'autre aux délégués. La conception et la mise en œuvre de ces nouveaux outils d'évaluation  ont été faits par une tierce partie neutre. Les résultats ont révélé un taux de statisfaction très élevé des clients à l'égard des divers services du Secrétariat. Les résultats du sondage ont également permis au SCIC d'établir les points forts du programme, de reconfirmer les besoins et les priorités, et de mettre en applicaiton les suggestions visant à rehausser le niveau de ses services offerts à ses clients.
Examen stratégique : examen et intégration d'autres méthodes efficaces dans le fonctionnement et les pratiques de l'organisme.	Nouveau	Atteint avec succès.	La direction du SCIC a à cœur d'adopter une démarche proactive à l'égard du changement et de sa préparation pour l'avenir en vue de continuer d'atteindre son résultat stratégique. Lancé en mai 2008, le Projet de modernisation combine de façon unique l'évaluation des besoins organisationnels et des consultations visant à inciter activement les employés à déterminer l'orientation des changements. Un certain nombre d'initiatives ont été déterminées. La direction a accepté le plan proposé et sa mise en œuvre est bien amorcée; elle se poursuivra pendant tout le prochain exercice financier.

Analyse des risques

Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Les demandes de services formulées auprès du Secrétariat avaient augmenté de façon importante au cours des dernières années et ce dernier desservait en moyenne plus de 100 conférences par an. Toutefois, l'instabilité du contexte politique des deux dernières années a occasionné ce qui semble être un ralentissement temporaire des activités.

Étant donné que le SCIC rend des comptes à tous les gouvernements, il doit s'assurer d'offrir des services qui non seulement doivent rester impartiaux, confidentiels et équitables pour tous, mais qui également doivent être perçus comme tels dans un environnement pouvant parfois être très politique. C'est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l'importance de la gestion des risques, et il continue de progresser dans la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Les trois risques les plus élevés du SCIC demeurent encore les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du SCIC en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité de services aux conférences du SCIC et de l'infrastructure qui la soutient;
3. le maintien de la diligence requise et d'une reddition de comptes appropriée, compte tenu de l'emphase accrue sur la responsabilisation.

Environnement de travail

Les priorités du SCIC dépendent en grande partie de celles des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et sont soumises à divers facteurs internes et externes.

Les facteurs externes ayant influé sur les activités de l'organisme en 2008-2009 ont été, par exemple, le nombre moins élevé de conférences intergouvernementales tenues dans toutes les régions du Canada. À titre d'organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n'exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. En période de volatilité à la tête des gouvernements, comme au cours des deux dernières années, les activités peuvent ralentir, alors que les ministères attendent un mandat et une orientation plus fermes. En d'autres périodes, la demande de service peut augmenter radicalement et faire l'objet de fluctuations saisonnières.

Comme il a déjà été mentionné, le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs. C'est pourquoi l'organisme, dans sa planification stratégique, doit réagir non seulement aux changements survenant dans l'environnement externe, mais également aux priorités, aux possibilités et aux contraintes des gouvernements dans leurs propres contextes.

De plus, le SCIC a toujours été caractérisé par la nature cyclique de son travail, alors que les demandes de soutien aux conférences atteignent un sommet pendant les mois de mai et juin, et un autre en septembre et octobre. Les investissements dans les ressources financières et humaines nécessaires à la prestation efficace de services en temps opportun étant plutôt fixes, une période prolongée d'activités de conférences plus faibles ou plus élevées qu'à l'ordinaire présente une série de défis opérationnels exigeant de la souplesse dans la démarche d'optimisation des résultats et d'utilisation des ressources au sein du Secrétariat. Le transfert d'apprentissage vers le personnel d'autres secteurs du SCIC (Services d'information et Services intégrés) a été entrepris il y a plusieurs années à titre de mesure préventive pour assurer le service aux conférences pendant les périodes les plus occupées de l'année.

Le fait de travailler dans un pays qui, en tout et partout, borde trois océans et s'étend sur six fuseaux horaires présente aux organismes comme le SCIC des défis uniques. Ce dernier fournit les services administratifs qu'on lui demande pour la préparation et la tenue de conférences de haut niveau sur des questions de grande importance pour le bien-être et la prospérité de tous les Canadiens. Ainsi, la valeur unique que le SCIC apporte à ces réunions intergouvernementales essentielles, sur les plans de l'expérience, du professionnalisme, de l'impartialité politique et de la constance, est un facteur clé contribuant à leur réussite globale.

Les risques liés à l'orientation stratégique du Secrétariat et à la gestion efficace de son programme de conférences demeurent relativement inchangés au fil du temps : l'accès à du personnel qualifié, la conservation de la mémoire et des pratiques collectives, la modification de la structure de coûts liée aux principales dépenses du Secrétariat, et la capacité de réagir et de s'adapter aux expansions et aux contractions de la demande de services du SCIC.

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients n'est possible que grâce au dévouement et à l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui possède les aptitudes, le caractère et l'abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. En tant qu'organisme des gouvernements fédéral et provinciaux, le Secrétariat est composé d'un mélange d'employés fédéraux, provinciaux et territoriaux. Les employés provinciaux et territoriaux sont détachés au Secrétariat pour une affectation de trois à quatre ans. Dans ce contexte, le recrutement s'effectue dans le cadre de divers processus, et la disponibilité de candidats compétents relève partiellement des forces du marché et de tendances sur lesquelles le SCIC n'exerce aucun contrôle.

Des démarches créatrices et diligentes de recherche d'employés de qualité ont donné d'excellents résultats sur le plan de la dotation au fil des ans. Le SCIC poursuivra sa recherche de talents à l'aide de diverses initiatives et stratégies faisant partie intégrante de sa stratégie de ressources humaines.

La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques et procédures touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l'exécution de son mandat. L'exécution efficace de la planification et du soutien des conférences découle de la prestation réussie de services de haute qualité à divers clients de plus de 30 secteurs d'activité intergouvernementale. Le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est également très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur le protocole et le fonctionnement de l'appareil intergouvernemental.
 
La majorité des réunions intergouvernementales de haut niveau se déroulent à l'extérieur des installations des gouvernements et en dehors de la région de la Capitale nationale, où se trouvent les bureaux du SCIC. Par conséquent, une partie importante du budget de fonctionnement du SCIC est consacrée aux déplacements, à l'hébergement, au transport de matériel et aux locations. Ces coûts sont dictés par le marché et font donc l'objet d'importantes fluctuations (habituellement des augmentations) où entrent en ligne de compte les facteurs de concurrence et de prix des carburants. Dans la mesure où l'augmentation des prix n'entraîne pas de diminution des activités liées aux conférences, les coûts de fonctionnement et la capacité de respecter les limites budgétaires sont, jusqu'à un certain degré, hors du contrôle du SCIC. Il n'y a heureusement pas eu de conflit entre le niveau d'activité du SCIC et les budgets accordés au cours des dernières années, ce qui a entraîné une stabilité relative des structures de coûts.

Gestion intégrée du risque (GIR) – Démarche

Les organismes comme le SCIC sont dotés de structures de gouvernance uniques qui définissent le contexte et les pratiques dans le cadre desquels les risques organisationnels et stratégiques peuvent être gérés de manière proactive. La structure de gouvernance elle‑même établit des freins et des contrepoids en matière de confidentialité et de neutralité. De par sa portée et sa nature, elle crée un environnement d'activité qui doit fonctionner de manière intégrée.

En raison de l'indépendance unique que confère le mandat du SCIC, et de la petite taille de ce dernier, il est essentiel que la haute direction des organismes comme le Secrétariat participe à fond aux processus de planification des activités et des ressources humaines afin de fournir orientation et conseils et de tracer les grandes lignes de ses attentes. Par exemple, les demandes de services aux conférences, la gestion de l'information et les besoins en technologie de l'information, les finances et les besoins en dotation ont toujours fait partie de l'ordre du jour des réunions mensuelles de la haute direction du SCIC. Ces réunions démontrent de quelle façon les priorités et les orientations doivent être établies, comment les décisions concernant les affectations et les réaffectations de fonds doivent être prises, et comment les programmes doivent être coordonnés et gérés pour obtenir le(s) résultat(s) stratégique(s) attendu(s).

Les débats plus stratégiques touchant les risques organisationnels à l'échelle du Secrétariat, la planification stratégique et l'affectation des ressources ont souvent lieu au niveau du Comité de gestion et dans le cadre d'autres réunions de comités internes. Le Plan intégré d'activités et des ressources humaines (PIARH) du SCIC, par exemple, touche l'ensemble de l'organisation. Il comprend une analyse de l'environnement opérationnel du SCIC, les pressions internes et externes, de même que les récentes tendances de sa dotation et de ses activités. Il sert également à établir les principaux domaines à risque et leur incidence éventuelle sur l'organisation. Ainsi, le PIARH permet à la direction de mieux surveiller ces risques, de mettre au point des stratégies pour les atténuer et de déterminer où les priorités devront mettre l'accent en fonction des besoins des activités, d'une analyse de l'effectif et des normes de service à la clientèle.

Plus importante officialisation de la démarche intégrée de planification et de gestion des risques

La réputation et la crédibilité reposent sur l'efficacité. La haute direction reconnaît qu'il est nécessaire de trouver un meilleur équilibre entre les priorités à court et à long termes du SCIC tout en maximisant les possibilités et en relevant les défis comme la planification de la relève, un contexte intergouvernemental plus complexe et de nouvelles technologies, ainsi que de nouvelles préoccupations. Pour continuer de bien exécuter son mandat, le SCIC doit aussi continuer de renforcer sa capacité de gestion des risques, d'anticiper l'évolution du contexte intergouvernemental et des besoins de ses clients et de s'y préparer et de bien y répondre.

Dans ce contexte de défis et de risques, le SCIC a profité de la réduction récente des activités de conférences pour procéder à une consolidation et à une restructuration pour l'avenir. Parmi ces initiatives, on compte la mise en œuvre d'une Stratégie intégrée des ressources humaines, une normalisation des politiques et procédures, la formulation et l'exécution d'un plan en plusieurs étapes de dépenses d'immobilisation, et des investissements stratégiques dans la planification de la formation et du perfectionnement. Par conséquent, le Secrétariat est plus prêt que jamais à offrir des services professionnels de la plus haute qualité pour soutenir ses clients gouvernementaux et, par extension, à l'avantage des citoyens de tout le pays.

Le but visé par cette démarche intégrée de planification et de gestion des risques est d'aider le SCIC à cerner les risques de façon proactive à l'étape de l'élaboration des politiques plutôt qu'au moment de leur mise en œuvre, et à faire de la gestion des risques et des stratégies d'atténuation, ainsi que des leçons apprises une partie intégrante de ses opérations.

Étant un micro-organisme, le SCIC n'a pas de comité de vérification, mais il continue de respecter la politique du Conseil du trésor en matière de vérification en participant au programme de vérification horizontale du controleur général et en ayant recours aux services du Comité de vérification des petits ministères et organismes (PMO). Le SCIC est également membre du Groupe consultatif des PMO.

Profil de dépenses

Le Secrétariat se fixe des objectifs de rendement de manière à être toujours prêt à disposer d'une organisation capable de desservir annuellement jusqu'à 120 conférences. Le contexte ayant entraîné un ralentissement des activités au cours des derniers exercices, les dépenses du Secrétariat ont été moindres que celles qui sont habituellement étaient prévues et budgétées chaque année. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues, ces dernières ayant été établies en fonction d'un niveau d'activité tournant autour des 120 conférences.

Crédits votés et postes législatifs dans le budget principal des dépenses
(en millions de dollars)

Poste voté ou législatif (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	Dépenses réelles en 2006-2007	Dépenses réelles en 2007-2008	Budget principal des dépenses 2008-2009	Dépenses réelles en 2008-2009
5	Dépenses du programme	5,0	4,6	6,1	5,0
(S)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	0,3	0,4	0,4	0,4
Total		5,3	5,0	6,5	5,4

L'augmentation des dépenses en 2008-2009 par rapport à l'exercice 2007-2008 est le résultat des coûts du règlement des conventions collectives en matière salariale, de même que de certains investissements stratégiques en vue de la modernisation des processus et du matériel.