ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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2008-2009
Rapport ministériel sur le rendement

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

La version originale a été signée par
L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada Ministre des Affaires intergouvernementales et Ministre de la Francophonie

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Table des matières

• Message de la ministre
• SECTION I – APERÇU DE L'ORGANISME
  • Raison d'être
  • Résultats stratégiques et Architecture des activités du programme (AAP)
  • Sommaire du rendement
  • Analyse des risques
  • Profil de dépenses
• SECTION II – ANALYSE DES ACTIVITÉS DU PROGRAMME EN FONCTION DU RÉSULTAT STRATÉGIQUE
  • Résultat stratégique
  • Description de l'activité du programme
  • Avantages pour les Canadiens
  • Analyse du rendement
  • Leçons apprises
• SECTION III –INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE
  • Finances – Points saillants
  • Liste des tableaux d'information supplémentaire
  • Autres points à souligner

Message de la ministre

À titre de présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j'ai le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour l'exercice 2008-2009.

Depuis plus de 30 ans, le SCIC est un précieux instrument de facilitation des relations intergouvernementales grâce aux services administratifs qu'il fournit à l'égard de la planification et du déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau. Pendant le dernier exercice financier, le Secrétariat a fourni ses services à l'occasion de 70 de ces conférences organisées un peu partout au Canada, et parmi lesquelles 45 étaient de catégorie fédérale-provinciale-territoriale et 25 de nature provinciale-territoriale.

Financé en partenariat par les gouvernements fédéral et provinciaux, le Secrétariat a le mandat de fournir des services techniques et administratifs aux ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux chargés d'organiser diverses réunions de haut niveau.

En janvier dernier, j'ai participé à la Réunion des premiers ministres en compagnie du Premier ministre du Canada et j'ai pu constater par moi-même le grand dévouement et le professionnalisme du personnel de cet organisme. Année après année, le SCIC fait la preuve de sa capacité d'assurer le succès de ces réunions. Le rapport qui suit met en relief les progrès et les réalisations du Secrétariat au cours du dernier exercice financier.

L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et ministre
de la Francophonie

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SECTION I – APERÇU DE L'ORGANISME

Raison d'être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux,  provinciaux et territoriaux. Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Responsabilités

Le mandat du SCIC consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux et des Canadiens. Son principal objectif vise à soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activité gouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de telles conférences, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Le SCIC fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau sur les principales questions intergouvernementales qui touchent de nombreux secteurs d'activités intergouvernementales.

Résultats stratégiques et Architecture des activités du programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activités du programme.

	Niveau de l'AAP	Renseignements sur le rendement : résultats attendus
Ministère / organisme	Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes	Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
Résultats stratégiques	L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activités du programme (même présentation que celle du budget principal des dépenses)	Services aux conérences.	Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus.
		Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales qu'il dessert.

Ressources financières pour 2008-2009 (en millions de $)

Dépenses prévues	Total autorisé	Dépenses réelles
6,5	7,0	5,4

Ressources humaines (ETP) pour 2008-2009

Prévues	Réelles	Différence
36	30	6

Sommaire du rendement

Résultat stratégique 1 : L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement pour 2008-2009
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC, particulièrement en ce qui a trait à la neutralité de ses services, de son mandat et de sa structure de gouvernance.	90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC. Par conséquent, le degré de satisfaction envers les services du SCIC est élevé.	Divers résultats de sondage confirment le niveau très élevé de statisfaction à l'égard de la qualité et du type de services fournis par le SCIC, et les réactions non sollicitées transmises dans des lettres et des courriels à la suite de certaines réunions tenues au cours de l'exercice 2008-2009 demeurent très positives et louangeuses.

 

Activité du programe	Dépenses réelles 2007-2008 (en millions de $)	Budget 2008-2009	Dépenses prévues 2008-2009	Total autorisé 2008-2009	Dépenses réelles 2008-2009	Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
Services aux conférences intergouvernementales	5,4	6,5	6,5	7,0	5,4	Contribuer à la réalisation des affaires intergouvernementales : soutenir les synergies, dialogue, interaction efficace entre les divers secteurs gouvernementaux dans un contexte intergouvernemental, grâce à la prestation de services de soutien impartiaux en matière de conférences et de gestion de l'information.
Total	5,4	6,5	6,5	7,0	5,4

Les dépenses ont été moins élevées que prévu et que les dépenses autorisées en raison d'un ralentissement important des activités liées aux conférences par rapport aux prévisions et au financement reçu. Étant donné que l'exercice visé a été loin d'être typique pour les gouvernements – élection fédérale précipitée, déclenchement d'élections provonciales, crise économique à l'échelle mondiale, contexte politique à Ottawa – le nombre de conférences intergouvernementales de haut niveau a chuté considérablement en comparaison de la moyenne de 100 réunions maintenue au cours des cinq années précédentes. Il faut se rappeler que le SCIC n'a pas d'influence sur le nombre de conférences qu'on lui demande d'organiser au cours d'une année donnée.

Contribution des priorités au résultat stratégique

Priorités opérationnelles	Type	État d'avancement	Lien avec le résultat stratégique
Examen des normes et des pratiques en matière de planification et d'organisation de conférences.	En cours	Atteint avec succès. Progrès réalisés : réunions régulières de grappes de groupes de travail internes dans le but de mettre en commun les pratiques et procédures exemplaires; création de divers modèles de mise en commun de l'information; examen des services offerts et validation de leur pertinence auprès des clients; cueillette de données sur la planification et l'organisation des conférences; identification des secteurs nécessitant de l'attention; transfert du savoir collectif au moyen d'entrevues au départ des employés; et encouragement à l'égard d'une culture du travail valorisant l'apprentissage et l'amélioration constante.	Directement liées au résultat stratégique touchant l'organisation et le déroulement sans faille des réunions. L'analyse et l'examen permanents des pratiques de planification et d'organisation des conférences contribuent à assurer que notre programme demeure efficace et répond aux besoins des clients.
Priorités de la direction	Type	État d'avancement	Lien avec le résultat stratégique
Le renforcement du cadre de planification et de reddition de comptes, de même qu'une plus grande capacité d'évaluation du programme.	Nouveau	Atteint avec succès.	Il est essentiel de pouvoir mesurer et évaluer le  rendement du SCIC en ce qui a trait à l'atteinte de son résultat stratégique si l'on veut que son programme demeure axé sur les résultats, qu'il utilise les ressources de façon optimale et qu'il réponde aux attentes et aux priorités intergouvernementales. De plus, l'évaluation fournit de précieux renseignements qui aideront à établir les rajustements qu'il faudra effectuer pour améliorer l'efficacité du programme. À l'automne 2008, après avoir passé en revue son AAP et approuvé un projet de cadre de mesure du rendement, le SCIC a élargi son évaluation du programme afin d'y inclure deux nouveaux sondages effectués auprès de ses clients : l'un destiné aux planificateurs de conférences et l'autre aux délégués. La conception et la mise en œuvre de ces nouveaux outils d'évaluation  ont été faits par une tierce partie neutre. Les résultats ont révélé un taux de statisfaction très élevé des clients à l'égard des divers services du Secrétariat. Les résultats du sondage ont également permis au SCIC d'établir les points forts du programme, de reconfirmer les besoins et les priorités, et de mettre en applicaiton les suggestions visant à rehausser le niveau de ses services offerts à ses clients.
Examen stratégique : examen et intégration d'autres méthodes efficaces dans le fonctionnement et les pratiques de l'organisme.	Nouveau	Atteint avec succès.	La direction du SCIC a à cœur d'adopter une démarche proactive à l'égard du changement et de sa préparation pour l'avenir en vue de continuer d'atteindre son résultat stratégique. Lancé en mai 2008, le Projet de modernisation combine de façon unique l'évaluation des besoins organisationnels et des consultations visant à inciter activement les employés à déterminer l'orientation des changements. Un certain nombre d'initiatives ont été déterminées. La direction a accepté le plan proposé et sa mise en œuvre est bien amorcée; elle se poursuivra pendant tout le prochain exercice financier.

Analyse des risques

Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Les demandes de services formulées auprès du Secrétariat avaient augmenté de façon importante au cours des dernières années et ce dernier desservait en moyenne plus de 100 conférences par an. Toutefois, l'instabilité du contexte politique des deux dernières années a occasionné ce qui semble être un ralentissement temporaire des activités.

Étant donné que le SCIC rend des comptes à tous les gouvernements, il doit s'assurer d'offrir des services qui non seulement doivent rester impartiaux, confidentiels et équitables pour tous, mais qui également doivent être perçus comme tels dans un environnement pouvant parfois être très politique. C'est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l'importance de la gestion des risques, et il continue de progresser dans la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Les trois risques les plus élevés du SCIC demeurent encore les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du SCIC en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité de services aux conférences du SCIC et de l'infrastructure qui la soutient;
3. le maintien de la diligence requise et d'une reddition de comptes appropriée, compte tenu de l'emphase accrue sur la responsabilisation.

Environnement de travail

Les priorités du SCIC dépendent en grande partie de celles des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et sont soumises à divers facteurs internes et externes.

Les facteurs externes ayant influé sur les activités de l'organisme en 2008-2009 ont été, par exemple, le nombre moins élevé de conférences intergouvernementales tenues dans toutes les régions du Canada. À titre d'organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n'exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. En période de volatilité à la tête des gouvernements, comme au cours des deux dernières années, les activités peuvent ralentir, alors que les ministères attendent un mandat et une orientation plus fermes. En d'autres périodes, la demande de service peut augmenter radicalement et faire l'objet de fluctuations saisonnières.

Comme il a déjà été mentionné, le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs. C'est pourquoi l'organisme, dans sa planification stratégique, doit réagir non seulement aux changements survenant dans l'environnement externe, mais également aux priorités, aux possibilités et aux contraintes des gouvernements dans leurs propres contextes.

De plus, le SCIC a toujours été caractérisé par la nature cyclique de son travail, alors que les demandes de soutien aux conférences atteignent un sommet pendant les mois de mai et juin, et un autre en septembre et octobre. Les investissements dans les ressources financières et humaines nécessaires à la prestation efficace de services en temps opportun étant plutôt fixes, une période prolongée d'activités de conférences plus faibles ou plus élevées qu'à l'ordinaire présente une série de défis opérationnels exigeant de la souplesse dans la démarche d'optimisation des résultats et d'utilisation des ressources au sein du Secrétariat. Le transfert d'apprentissage vers le personnel d'autres secteurs du SCIC (Services d'information et Services intégrés) a été entrepris il y a plusieurs années à titre de mesure préventive pour assurer le service aux conférences pendant les périodes les plus occupées de l'année.

Le fait de travailler dans un pays qui, en tout et partout, borde trois océans et s'étend sur six fuseaux horaires présente aux organismes comme le SCIC des défis uniques. Ce dernier fournit les services administratifs qu'on lui demande pour la préparation et la tenue de conférences de haut niveau sur des questions de grande importance pour le bien-être et la prospérité de tous les Canadiens. Ainsi, la valeur unique que le SCIC apporte à ces réunions intergouvernementales essentielles, sur les plans de l'expérience, du professionnalisme, de l'impartialité politique et de la constance, est un facteur clé contribuant à leur réussite globale.

Les risques liés à l'orientation stratégique du Secrétariat et à la gestion efficace de son programme de conférences demeurent relativement inchangés au fil du temps : l'accès à du personnel qualifié, la conservation de la mémoire et des pratiques collectives, la modification de la structure de coûts liée aux principales dépenses du Secrétariat, et la capacité de réagir et de s'adapter aux expansions et aux contractions de la demande de services du SCIC.

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients n'est possible que grâce au dévouement et à l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui possède les aptitudes, le caractère et l'abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. En tant qu'organisme des gouvernements fédéral et provinciaux, le Secrétariat est composé d'un mélange d'employés fédéraux, provinciaux et territoriaux. Les employés provinciaux et territoriaux sont détachés au Secrétariat pour une affectation de trois à quatre ans. Dans ce contexte, le recrutement s'effectue dans le cadre de divers processus, et la disponibilité de candidats compétents relève partiellement des forces du marché et de tendances sur lesquelles le SCIC n'exerce aucun contrôle.

Des démarches créatrices et diligentes de recherche d'employés de qualité ont donné d'excellents résultats sur le plan de la dotation au fil des ans. Le SCIC poursuivra sa recherche de talents à l'aide de diverses initiatives et stratégies faisant partie intégrante de sa stratégie de ressources humaines.

La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques et procédures touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l'exécution de son mandat. L'exécution efficace de la planification et du soutien des conférences découle de la prestation réussie de services de haute qualité à divers clients de plus de 30 secteurs d'activité intergouvernementale. Le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est également très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur le protocole et le fonctionnement de l'appareil intergouvernemental.
 
La majorité des réunions intergouvernementales de haut niveau se déroulent à l'extérieur des installations des gouvernements et en dehors de la région de la Capitale nationale, où se trouvent les bureaux du SCIC. Par conséquent, une partie importante du budget de fonctionnement du SCIC est consacrée aux déplacements, à l'hébergement, au transport de matériel et aux locations. Ces coûts sont dictés par le marché et font donc l'objet d'importantes fluctuations (habituellement des augmentations) où entrent en ligne de compte les facteurs de concurrence et de prix des carburants. Dans la mesure où l'augmentation des prix n'entraîne pas de diminution des activités liées aux conférences, les coûts de fonctionnement et la capacité de respecter les limites budgétaires sont, jusqu'à un certain degré, hors du contrôle du SCIC. Il n'y a heureusement pas eu de conflit entre le niveau d'activité du SCIC et les budgets accordés au cours des dernières années, ce qui a entraîné une stabilité relative des structures de coûts.

Gestion intégrée du risque (GIR) – Démarche

Les organismes comme le SCIC sont dotés de structures de gouvernance uniques qui définissent le contexte et les pratiques dans le cadre desquels les risques organisationnels et stratégiques peuvent être gérés de manière proactive. La structure de gouvernance elle‑même établit des freins et des contrepoids en matière de confidentialité et de neutralité. De par sa portée et sa nature, elle crée un environnement d'activité qui doit fonctionner de manière intégrée.

En raison de l'indépendance unique que confère le mandat du SCIC, et de la petite taille de ce dernier, il est essentiel que la haute direction des organismes comme le Secrétariat participe à fond aux processus de planification des activités et des ressources humaines afin de fournir orientation et conseils et de tracer les grandes lignes de ses attentes. Par exemple, les demandes de services aux conférences, la gestion de l'information et les besoins en technologie de l'information, les finances et les besoins en dotation ont toujours fait partie de l'ordre du jour des réunions mensuelles de la haute direction du SCIC. Ces réunions démontrent de quelle façon les priorités et les orientations doivent être établies, comment les décisions concernant les affectations et les réaffectations de fonds doivent être prises, et comment les programmes doivent être coordonnés et gérés pour obtenir le(s) résultat(s) stratégique(s) attendu(s).

Les débats plus stratégiques touchant les risques organisationnels à l'échelle du Secrétariat, la planification stratégique et l'affectation des ressources ont souvent lieu au niveau du Comité de gestion et dans le cadre d'autres réunions de comités internes. Le Plan intégré d'activités et des ressources humaines (PIARH) du SCIC, par exemple, touche l'ensemble de l'organisation. Il comprend une analyse de l'environnement opérationnel du SCIC, les pressions internes et externes, de même que les récentes tendances de sa dotation et de ses activités. Il sert également à établir les principaux domaines à risque et leur incidence éventuelle sur l'organisation. Ainsi, le PIARH permet à la direction de mieux surveiller ces risques, de mettre au point des stratégies pour les atténuer et de déterminer où les priorités devront mettre l'accent en fonction des besoins des activités, d'une analyse de l'effectif et des normes de service à la clientèle.

Plus importante officialisation de la démarche intégrée de planification et de gestion des risques

La réputation et la crédibilité reposent sur l'efficacité. La haute direction reconnaît qu'il est nécessaire de trouver un meilleur équilibre entre les priorités à court et à long termes du SCIC tout en maximisant les possibilités et en relevant les défis comme la planification de la relève, un contexte intergouvernemental plus complexe et de nouvelles technologies, ainsi que de nouvelles préoccupations. Pour continuer de bien exécuter son mandat, le SCIC doit aussi continuer de renforcer sa capacité de gestion des risques, d'anticiper l'évolution du contexte intergouvernemental et des besoins de ses clients et de s'y préparer et de bien y répondre.

Dans ce contexte de défis et de risques, le SCIC a profité de la réduction récente des activités de conférences pour procéder à une consolidation et à une restructuration pour l'avenir. Parmi ces initiatives, on compte la mise en œuvre d'une Stratégie intégrée des ressources humaines, une normalisation des politiques et procédures, la formulation et l'exécution d'un plan en plusieurs étapes de dépenses d'immobilisation, et des investissements stratégiques dans la planification de la formation et du perfectionnement. Par conséquent, le Secrétariat est plus prêt que jamais à offrir des services professionnels de la plus haute qualité pour soutenir ses clients gouvernementaux et, par extension, à l'avantage des citoyens de tout le pays.

Le but visé par cette démarche intégrée de planification et de gestion des risques est d'aider le SCIC à cerner les risques de façon proactive à l'étape de l'élaboration des politiques plutôt qu'au moment de leur mise en œuvre, et à faire de la gestion des risques et des stratégies d'atténuation, ainsi que des leçons apprises une partie intégrante de ses opérations.

Étant un micro-organisme, le SCIC n'a pas de comité de vérification, mais il continue de respecter la politique du Conseil du trésor en matière de vérification en participant au programme de vérification horizontale du controleur général et en ayant recours aux services du Comité de vérification des petits ministères et organismes (PMO). Le SCIC est également membre du Groupe consultatif des PMO.

Profil de dépenses

Le Secrétariat se fixe des objectifs de rendement de manière à être toujours prêt à disposer d'une organisation capable de desservir annuellement jusqu'à 120 conférences. Le contexte ayant entraîné un ralentissement des activités au cours des derniers exercices, les dépenses du Secrétariat ont été moindres que celles qui sont habituellement étaient prévues et budgétées chaque année. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues, ces dernières ayant été établies en fonction d'un niveau d'activité tournant autour des 120 conférences.

Crédits votés et postes législatifs dans le budget principal des dépenses
(en millions de dollars)

Poste voté ou législatif (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	Dépenses réelles en 2006-2007	Dépenses réelles en 2007-2008	Budget principal des dépenses 2008-2009	Dépenses réelles en 2008-2009
5	Dépenses du programme	5,0	4,6	6,1	5,0
(S)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	0,3	0,4	0,4	0,4
Total		5,3	5,0	6,5	5,4

L'augmentation des dépenses en 2008-2009 par rapport à l'exercice 2007-2008 est le résultat des coûts du règlement des conventions collectives en matière salariale, de même que de certains investissements stratégiques en vue de la modernisation des processus et du matériel.

SECTION II – ANALYSE DES ACTIVITÉS DU PROGRAMME EN FONCTION DU RÉSULTAT STRATÉGIQUE

Analyse détaillée du rendement

Résultat stratégique

L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Nom de l'activité du programme

Services aux conférences

Description de l'activité du programme

Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l'organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Ressources financières totales de l'organisme (en millions de dollars)

2008-2009
Ressources financières (en millions de dollars)			Ressources humaines (ETP)
Dépenses prévues	Autorisations totales	Dépenses réelles	Prévues	Réelles	Écart
6,5	7,0	5,4	36	30	61

 

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement obtenu	Sommaire du rendement
Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus.	Satisfaction des intéressés à l'égard des divers aspects de la planification et de l'organisation des conférences.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	Dépassé	95% des planificateurs sondés ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Chacune des particularités des services évalués ont obtenu un taux de satisfaction de 89 à 97 %. Un seul indicateur était sous l'objectif visé. On prévoit apporter des correctifs à cet élément dans la mesure ou il nous est possible de le faire. De leur côté, 91 % des délégués aux conférences ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Chacune des particularités des services offets sur les lieux ont reçu une évaluation oscillant entre 90  et 100 % en ce qui a trait au taux de satisfaction.
Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouver-nementales qu'il dessert.	Mesure dans laquelle les parties prenantes aux conférences intergouver-nementales que le SCIC comprend et répond à leurs besoins.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	Dépassé	Dans un sondage, on demandait aux personnes chargées de planifier les conférences à quel point elles étaient satisfaites du SCIC à cet égard. Elles ont idiqué que le SCIC comprenait et répondait à leurs besoins dans 94 % des cas. De plus, 97,4 % des personnes chargées de la planification avaient fait appel au SCIC pour toutes leurs conférences au cours de l'exercice. Ce la permet de croire que le SCIC est considéré comme le fournisseur de choix pour les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau.

Avantages pour les Canadiens

L'organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l'un des principes fondamentaux d'une société démocratique, soit la communication, et il constitue l'un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne.

En assurant avec doigté et professionnalisme l'organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir à se soucier du processus ou des risques importants d'erreur ou d'omission, car elles peuvent compter sur l'expérience et la neutralité du Secrétariat qui, grâce à son expertise technique et à sa compréhension de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait, ajoutera à l'efficacité de ces rencontres.

Les intérêts de chaque Canadien sont représentés par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succès de chacun de ces ordres à réaliser son mandat dépend de la réussite de l'ensemble à déterminer les orientations à prendre en ce qui a trait aux politiques nationales et provinciales et/ou territoriales, et à répondre aux besoins grâce à la collaboration et à la négociation.

En tant qu'organisme multilatéral ayant pour but d'appuyer des activités contribuant à susciter et à soutenir l'esprit de collaboration et de négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d'effets possibles à ces processus en établissant un climat des plus propices à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l'avantage de tous les gouvernements et les Canadiens.

Analyse du rendement

Au début de l'automne 2008, le SCIC a approuvé son cadre de mesure du rendement (CMR), lequel est fondé sur son AAP. Dans le CMR, on souligne que la stratégie de mesure du Secrétariat devrait comprendre des données et des documents internes, de même que deux sondages, l'un mené auprès des personnes chargées de la planification des conférences et l'autre auprès des délégués à ces conférences. Il a été décidé mettre la stratégie à l'épreuve dans le cadre d'un projet pilote au cours de l'exercice 2008-2009. Les résultats du projet pilote seraient utilisés pour mettre la dernière main au CMR, et notamment pour établir les objectifs pour les indicateurs de résultats.

Résultat attendu : Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus

Le sondage mené auprès des planificateurs de conférences indique que ceux qui ont recours aux services de planification de conférences du SCIC sont très satisfaits de presque tous les aspects de ces services. Sur une échelle de 1 (pas du tout satisfait) à 5 (très satisfait), les taux sont tous en moyenne supérieurs à 4,5, sauf en ce qui a trait à la continuité du personnel du SCIC, élément pour lequel le taux de satisfaction atteint tout de même 4,3. Le CMR indique que l'objectif de rendement du SCIC doit être 90 % de réponses positives chaque année. On en conclut donc que l'objectif de rendement a été atteint dans la plupart des cas.

Résultats attendus : Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales

Le sondage effectué auprès des planificateurs de conférences a abordé cet élément en leur demandant à quel point il était important pour eux et s'ils étaient satisfaits du SCIC à cet égard. Dans l'ensemble, il est très important pour eux et ils sont très satisfaits du SCIC à l'égard de cet objectif dans une proportion de 4,7 sur 5, en moyenne.

Rendement général de l'organisme

Encore une fois en 2008-2009, la demande de services auprès du SCIC a diminué par rapport aux exercices précédents, en raison du ralentissement de l'économie, de la tenue de plusieurs élections provinciales ayant eu une incidence sur les possibilités de réunion, et de l'attitude attentiste des secteurs face à un gouvernement fédéral minoritaire, alors même que les relations fédérales-provinciales-territoriales entraient dans une période où l'élaboration d'importantes nouvelles initiatives nécessitait dans de nombreux cas l'appui d'une majorité avant de pouvoir procéder à leur planification, leur financement et leur exécution.

Le SCIC a profité du ralentissement des activités intergouvernementales pour mettre en œuvre les nouvelles politiques et directives des organismes centraux, pour étudier l'utilisation de ses ressources et des moyens d'optimiser les coûts, pour revoir ses méthodes de fonctionnement et mettre en oeuvre et documenter ses saines pratiques, et enfin pour poursuivre le transfert d'apprentissage de ses employés afin d'atténuer le risque.

Compte non tenu des progrès réalisés dans l'ensemble de la gestion de l'organisme, le SCIC poursuivra son programme de modernisation, particulièrement en ce qui concerne ses activités de gestion afin de renforcer sa reddition de comptes et de favoriser l'efficacité et la transparence de ses processus.

Faits saillants des conférences

Le SCIC a offert ses services à l'occasion de 70 conférences intergouvernementales de haut niveau en 2008-2009. Trois de ces rencontres ont eu lieu au niveau des premiers ministres et trois autres au niveau des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires. Ces dernières exigent des efforts beaucoup plus importants que les autres, en ce qui a trait à la planification et à l'exécution :

•  Conférence des Premiers ministres de l'Ouest 2008
  du 28 au 30 mai 2008, Prince Albert (Saskatchewan)
• Sommet national des femmes autochtones 2008
  les 30 et 31 juillet 2008, Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)
• 32e Conférence annuelle des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l'Est du Canada (GN-A/PMEC)
  les 15 et 16 septembre 2008, Bar Harbor (Maine)
• Conférence des premiers ministres
  le 10 novembre 2008, Ottawa (Ontario)
• Réunion des Premiers ministres et des dirigeants autochtones nationaux
  le 15 janvier 2009, Ottawa (Ontario)
• Conférence des premiers ministres
  le 16 janvier 2009, Ottawa (Ontario)

Nombre de conférences desservies

Si le nombre total de conférences desservies a diminué en 2008-2009, celui des conférences au niveau des premiers ministres, des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires a par contre augmenté.  Parmi les nombreuses conférences desservies, 37 étaient de niveau ministériel et 54 se sont déroulées au niveau des sous-ministres.

Leçons apprises

L'évaluation améliorée du programme des services aux conférences, qui a été effectuée pendant l'exercice en cours, permet non seulement de confirmer l'importance des divers services qu'offre le SCIC à ses clients, mais aussi de démontrer le niveau de satisfaction très élevé de ces derniers, aussi bien chez les personnes chargées de planifier les conférences que chez les délégués. Il en ressort aussi qu'aucun élément ne nécessite de correctifs majeurs, mais que les données recueillies montrent clairement qu'il est important de maintenir une constance dans la qualité des services que nous fournissons à chacune des conférences. Les priorités de la gestion, notamment diverses initiatives menées dans le cadre du Projet de modernisation, de même que les priorités opérationnelles visant une amélioration et la documentation constantes des pratiques et des procédures de planification et d'exécution des conférences permettront sans doute d'assurer la constance de la qualité des services du SCIC année après année et de secteur en secteur, malgré le roulement du personnel.

Un autre élément est ressorti l'évaluation du programme cette année : nos clients accordent à la continuité du personnel du SCIC d'une réunion à l'autre dans un même secteur une importance que nous ne soupçonnions pas. Le SCIC a certes mis en place des pratiques visant à assurer cette continuité dans les plus gros secteurs du gouvernement, mais il lui a fallu, au fil des ans, faire preuve d'une certaine souplesse pour équilibrer la charge de travail entre les employés.  À la lumière de cette nouvelle information, le SCIC s'efforcera d'assurer la plus grande continuité possible pour chaque secteur au moment d'établir le calendrier des conférences.

Lettres de remerciement

Bien qu'il n'y ait pas encore d'objectifs officiels de rendement pour évaluer ce genre d'information anecdotique, nous savons que des lettres de remerciements sont souvent envoyées par nos clients et peuvent servir à confirmer les résultats positifs obtenus dans les sondages menés auprès de nos clients. en voici quelques extraits :

« Je désire vous remercier tous les cinq pour le service de haute gamme que vous nous avez offert. Vous avez su trouver la façon de répondre aux attentes de tous les délégués (…) »

« (…) le professionalisme et le dévouement de votre personnel ont été essentiels au succès de ces réunions,surtout que nous ne disposions que de peu de temps pour coordonner la logistique (...) »

« Merci pour tout ce que vous avez fait pour que la Conférence des Premiers ministres connaisse pareil succès. Ces deux jours se sont déroulés de manière très efficace. Merci de votre grande souplesse (...) »

« Je tiens encore une fois à vous remercier, ainsi que votre équipe, pour le fantastique soutien que vous avez fourni lors de la réunion du Conseil (...). Je vous remercie de votre professionalisme, votre sens de l'organisation et votre efficacité; ils m'impressionneront toujours (...) ».

SECTION III –INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE

Finances – Points saillants

Exercice terminé le 31 mars 2009
État condensé de la situation financière

	(en milliers de $)	Variation en pourcentage	2009	2008
Actif	Actif total	-22%	374	478
Passif	Passif total	28%	989	778
Avoir	Avoir total	105%	(615)	(300)
Total		-22%	747	956

Exercice terminé le 31 mars 2009
État condensé du fonctionnement

	(en milliers de $)	Variation en pourcentage	2009	2008
Dépenses	Dépenses totales	5%	6,019	5,731
Revenus	Revenus totaux	-3%	1,082	1,114
Coût net de fonctionnement		7%	4,937	4,616

États financiers

On peut trouver les états financiers de l'exercice terminé le 31 mars 2009 à www.scics.gc.ca.

Liste des tableaux d'information supplémentaire

Tous les tableaux d'information supplémentaires présentés sous forme électronique dans le Rapport sur le rendement se trouvent sur le site Web du Conseil du Trésor du Canada à l'adresse suivante :

http://www.tbs-sct.gc.ca/dpr-rmr/2008-2009/index-fra.asp.

Tableau 1 : Sources de revenus non disponibles

Tableau 2 : Vérification interne (période de rapport actuelle)

Autres points à souligner

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, à ce titre, agit en tant qu'organisme intergouvernemental neutre.  Le Secrétariat produit annuellement un rapport aux gouvernements détaillants les activités de l'agence.  On trouvera ce rapport sur le site Web du SCIC à l'adresse suivante : www.scics.gc.ca.

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¹ En raison des postes vacants et de la retraite de M. Carol Bourgeois et de Mme Danielle Séguin