ARCHIVÉ - Programme des langues officielles dans les organismes assujettis à la loi (Guide de vérification) - mars 1996

Objectif no. 1

Assurer une participation équitable des membres des deux groupes de langues officielles et veiller à ce que l'effectif de l'organisation reflète la présence des deux collectivités, eu égard à la nature de l'institution, à son mandat, à son public et à l'emplacement de ses bureaux.

1.1.1

Vérifier les exigences linguistiques des postes et des fonctions afin de s'assurer que les profils sont basés sur les besoins réels de l'organisme compte tenu de son mandat/vocation et de sa clientèle.

1.1.2

Étayer, au moyen de la revue de documents pertinents, les mécanismes en place afin de surveiller la composition des effectifs et les mesures prises pour accroître au besoin la participation des deux groupes de langue officielle :

• plan des langues officielles;
• analyse de la composition linguistique des effectifs en vue d'évaluer leur adéquation;
• analyse des tendances de la participation;
• analyse des mesures de dotation afin de s'assurer que les deux groupes sont rejoints;
• analyse des mouvements de personnel;
• étude de la composition linguistique des employés du bureau, de l'institution, de la région et de la province;
• planification des ressources humaines à court et à long terme;
• recours à des postes unilingues; et
• utilisation de la formation linguistique.

1.1.3

Analyser les avis de concours en vue de déterminer s'ils permettent un accès équitable aux membres des deux groupes linguistiques.

1.1.4

Examiner les mesures prises pour attirer des candidats des deux groupes linguistiques (par exemple, pour le recrutement externe, rencontres avec les associations de langue officielle minoritaire, contacts avec des établissements d'enseignement de la langue minoritaire, avis dans les médias minoritaires, etc.).

1.1.5

Vérifier la capacité linguistique des comités de sélection afin de s'assurer qu'ils prennent en compte la présence des deux collectivités de langue officielle, eu égard à la nature, aux services, au public et à l'emplacement de l'entité faisant l'objet de la vérification.

Objectif no. 1

S'assurer que le processus d'identification des exigences linguistiques des postes et/ou fonctions et du niveau de compétence requis est fondé sur des besoins réels et liés directement à l'exercice des fonctions.

1.1.1

Examiner les descriptions de fonctions et les formulaires d'intrants sur les langues officielles (FILO) afin de s'assurer que les exigences linguistiques ont été identifiées à partir des fonctions réelles et non de la compétence linguistique des titulaires.

1.1.2

Déterminer, à partir d'un échantillon de quelques postes récemment établis ou revus, si l'identification des exigences linguistiques est basée sur des besoins réels (service au public, services personnels et centraux, etc.)²⁷.

²⁷Le guide d'identification des exigences linguistiques des postes (annexe H) peut être utilisé à cette fin.

1.1.3

Examiner le profil linguistique de tous les employés et postes ou d'un échantillon d'employés et de postes et déterminer dans quelle mesure il répond aux besoins.

1.1.4

Interviewer des gestionnaires et des employés dans les unités afin de s'assurer que les postes ou les fonctions sont identifiés à partir des besoins opérationnels et non pas en fonction des compétences linguistiques des titulaires.

1.1.5

Interviewer les employés occupant des postes bilingues pour savoir s'ils ont l'occasion de se servir de l'autre langue officielle et déterminer la fréquence d'utilisation de la seconde langue.

1.1.6

Vérifier si on offre de la formation linguistique aux employés dont le poste est identifié bilingue et s'assurer que les employés ont la possibilité de pratiquer et d'utiliser leur langue seconde une fois de retour de formation linguistique.

1.1.7

Examiner les critères sur lesquels se fondent les gestionnaires pour identifier les exigences linguistiques des postes/fonctions.

1.1.8

Examiner les procédures et lignes directrices en matière d'identification des exigences linguistiques des postes/fonctions afin de s'assurer de leur pertinence et de leur conformité aux politiques de l'institution et du Conseil du Trésor.

1.1.9

Analyser les ratios des postes bilingues aux postes unilingues français et unilingues anglais dans l'unité de travail et déterminer leur pertinence.

1.2.1

Interviewer des gestionnaires et des employés dans les unités de travail afin de s'assurer que le niveau de compétence requis est établi à partir des fonctions réelles du poste et non des compétences linguistiques du titulaire, ou s'en assurer par un autre moyen.

1.2.2

À partir d'un échantillon de quelques postes récemment établis ou revus, évaluer si le niveau de compétence linguistique est basé sur un besoin réel et permet d'exercer effectivement les fonctions du poste dans la ou les langues officielles requises (a-t-on communiqué avec un expert pour s'assurer que le profil linguistique du poste a bien été identifié et est réaliste?).

Objectif no. 2

S'assurer que le processus de dotation²⁹ est fondé sur les critères énoncés dans la politique du Conseil du Trésor.

²⁹ En ce qui concerne plus particulièrement les comités de sélection et leur capacité linguistique, veuillez vous reporter à la langue de travail, objectif no 1, critère 1.5, et à la participation équitable, objectif no 1, critère 1.1.

2.1.1

Revoir les dossiers de dotation impérative afin de déterminer si les critères de recours à la dotation impérative sont bien respectés et si la nature des fonctions de chaque poste, la portée opérationnelle des fonctions et le type de poste justifient le recours à la dotation impérative.

2.1.2

Interviewer des gestionnaires et des conseillers en dotation afin de déterminer s'il existe d'autres moyens que la dotation impérative pour assurer le service (formation linguistique, réorganisation des ressources, embauche temporaire, etc.). Revoir les plans de l'organisation pour corriger la situation s'il y a lieu. Identifier les mesures prises pour essayer de régler la situation avant d'avoir recours à la dotation impérative.

Objectif no. 3

S'assurer de la continuité des services dans les deux langues officielles, là où la Loi l'exige, lorsque l'employé est en formation linguistique, est exempté de l'obligation de satisfaire aux exigences linguistiques du poste ou a des droits de titulaire.

3.1.1

Déterminer si et comment le service est assuré dans les deux langues officielles de façon continue. Si non, revoir les moyens, par exemple des arrangements administratifs, que la gestion entend prendre pour remédier à la situation (temps partiel, mutation temporaire, personnel d'agence, services automatisés, services de traduction, etc.).

3.1.2

S'assurer que le service rendu (communications orales, écrites et automatisées, messagerie vocale) dans l'autre langue officielle est de qualité comparable en jouant le rôle de client, en menant un sondage auprès de la clientèle, en examinant la correspondance et les formulaires télécopiés, en étudiant les mesures prises pendant que le titulaire est en formation linguistique, en revoyant la planification du travail, etc.

Objectif no. 4

S'assurer que l'admissibilité à la formation linguistique est conforme à la politique et s'harmonise avec les règles administratives régissant les services de formation linguistique.

4.1.1

Déterminer, par l'examen des évaluations de rendement et des plans de formation linguistique et au moyen d'entrevues, si les besoins de formation linguistique ont été identifiés :

• identification linguistique de tous les postes (date d'envoi des candidats à la pré-évaluation, date de demande de formation, estimation de la durée de la formation, dates de départ et de retour de la formation, mesures prises pendant la formation pour assurer le service); et
• niveaux de compétence linguistique atteints et à atteindre.

4.1.2

Examiner les dossiers de dotation non impérative afin de voir si un plan de formation linguistique a été formulé dans les trois mois suivant la nomination (selon les nouvelles règles en vigueur le 14 avril 1996, le titulaire doit répondre au profil linguistique du poste dans les 24 mois suivant chaque nomination).

4.1.3

S'assurer que le plan de formation linguistique a été respecté.

4.1.4

Vérifier que le nombre de demandes de prolongation de la période d'exemption dans le cas des dotations non impératives n'est pas excessif et injustifié.

4.1.5

Dans le cas de changement de niveau (A, B, C), revoir les critères qui ont justifié le changement (par exemple, besoins du service) et déterminer leur bien fondé.

Objectif no. 5

S'assurer que la haute direction dispose des mécanismes nécessaires afin de planifier, de coordonner et de contrôler les coûts de la formation linguistique, de la traduction et de la prime au bilinguisme et, le cas échéant, de mesurer l'efficacité des fournisseurs.

5.1.1

Interviewer des gestionnaires et des employés afin d'évaluer l'application de la politique interne sur la formation linguistique et la mesure dans laquelle elle permet à l'organisation d'atteindre ses objectifs :

• les priorités de la formation linguistique à des fins de dotation;
• la planification des ressources humaines;
• la pré-évaluation pour déterminer la durée et la facilité d'apprentissage; et
• le retour de formation linguistique (période de familiarisation, mesures intérimaires).

5.2.1

Examiner les mécanismes qui sont en place pour permettre à l'employé de mettre en pratique la formation reçue et les mesures particulières que la gestion prend ou prévoit prendre au retour de l'employé de formation linguistique pour lui permettre de tirer le meilleur parti de cette formation.

5.2.2

Identifier et évaluer les mécanismes de sélection de fournisseurs (pour formation linguistique non statutaire), et les mesures de suivi pour évaluer la qualité de la formation reçue, pour atteindre des économies d'échelle, etc., par le biais d'entrevues avec les gestionnaires et les agents responsables des langues officielles.

Objectif no. 6

S'assurer qu'il y a une politique interne sur la production de textes dans les deux langues officielles et que cette dernière appuie les principes d'efficacité, d'efficience et d'économie, compte tenu de l'objet et du destinataire de chaque texte.

6.1.1

Revoir la politique interne sur la production de textes dans les deux langues officielles, y compris la traduction, afin de déterminer si elle comprend :

• des mesures permettant de s'assurer que les textes sont bien requis dans les deux langues officielles, avant d'en commencer la production;
• des mesures qui assurent une qualité comparable des textes dans chaque langue; et
• des mesures de contrôle des coûts afin d'éviter les traductions inutiles.

6.1.2

Identifier les mécanismes en place permettant à la gestion d'acquérir les services de traduction les plus efficaces et économiques (Bureau de la traduction vs secteur privé, contrôle et évaluation de la qualité de la traduction, identification des occasions de profiter d'économies d'échelles, etc.).

6.1.3

Déterminer si, le cas échéant, l'unité utilise sa capacité bilingue pour la traduction des textes administratifs courts et simples, si cette charge de travail est répartie équitablement et si les coûts qui y sont associés sont calculés et raisonnables (c'est-à-dire plus économiques que ceux des fournisseurs de services de traduction).

6.1.4

Déterminer tous les moyens autres que la traduction qui sont utilisés pour produire les documents dans les deux langues officielles et s'assurer que ce sont les moyens les plus efficaces et les plus efficients qui sont retenus dans chaque cas.

6.1.5

Examiner les marchés de biens et services pour déterminer si l'institution ou l'unité les utilise pour acquérir également les documents demandés dans l'autre langue officielle.

6.2.1

Revoir des textes produits dans les deux langues officielles afin d'en évaluer et d'en comparer la qualité.

6.2.2

Examiner et évaluer les mesures en place afin d'assurer la qualité des textes.

6.2.3

Évaluer les compétences linguistiques des personnes chargées de contrôler la qualité des textes, notamment par l'examen de leur cheminement de carrière, de leur formation et de la qualité de la version finale des textes produits.

6.2.4

Revoir la qualité linguistique, la terminologie technique et l'uniformité terminologique des documents produits dans les deux langues officielles.

6.3.1

Vérifier si les besoins de traduction sont planifiés, notamment si la traduction est incluse dans les diverses étapes de la production des documents.

6.3.2

Revoir les mécanismes existants pour contrôler les coûts, par exemple les suivis budgétaires, les directives sur le recours à la traduction (quand est-il nécessaire de traduire, quels sont les autres moyens disponibles, comment les utiliser?, etc.).

6.3.3

Déterminer si les décisions prises sont les plus économiques et, le cas échéant, évaluer leur bien fondé, par exemple en comparant et en calculant les coûts réels du recours à un fournisseur donné.

6.3.4

Identifier les critères utilisés par les gestionnaires pour décider de recourir à un fournisseur plutôt qu'à un autre et déterminer s'il s'agit du recours le plus efficace, efficient et économique.

Objectif no. 7

S'assurer que les conditions d'admissibilité à la prime au bilinguisme sont respectées et qu'il existe un mécanisme de confirmation ou de demandes d'ELS afin de la justifier.

7.1.1

Revoir la politique interne de l'organisme afin de s'assurer qu'elle est conforme à la politique du Conseil du Trésor.

7.1.2

Revoir les exigences linguistiques des postes de l'organisme et vérifier si les titulaires de postes bilingues qui reçoivent la prime répondent aux exigences linguistiques de leurs postes (date du dernier ELS, date de confirmation, observations, entrevues) :

• obtenir la liste des employés qui reçoivent la prime au bilinguisme; et
• examiner les mesures prévues dans le cas d'employés recevant la prime mais n'y ayant plus droit.

7.2.1

Interviewer les gestionnaires et les responsables des langues officielles afin d'identifier le mécanisme de confirmation de la prime au bilinguisme (les résultats d'ELS sont valides pour une période indéterminée et tant que l'employé continue d'occuper le même poste³⁰; par contre, le gestionnaire peut exiger que l'employé subisse un autre test en cas de doute; si le poste est bien identifié, le titulaire devrait normalement se servir régulièrement de la langue seconde).

³⁰ Ils ne sont toutefois valides que pour 5 ans à des fins de dotation. Autrement dit, l'employé qui occupe le même poste, par exemple, depuis 7 ans, doit passer un nouvel ELS s'il se présente à un concours. S'il est nommé dans le poste et que la dotation est non impérative, il dispose, selon les nouvelles règles en vigueur le 1er avril 1996, d'une période d'exemption de 24 mois pour répondre aux exigences linguistiques du poste.

Objectif no. 8

S'assurer que les données sur les langues officielles sont exactes, complètes et à jour et qu'elles permettent de suivre l'exécution du programme des langues officielles et d'en mesurer et contrôler les résultats.

8.1.1

Interviewer les responsables de l'entrée des données sur les langues officielles afin de déterminer les moyens existants pour assurer l'intégrité de l'information (liste d'erreurs, rapprochements avec le SIPC, système de paye, données fournies au SCT, heures de formation linguistique³¹ rapportées, etc.)

³¹ À noter qu'à compter du 1er avril 1996, les institutions n'ont plus à entrer les données de formation linguistique dans le module d'information sur la formation linguistique (MIFL). Il leur incombe cependant de veiller à ce que les candidats ne dépassent pas le nombre maximal d'heures de formation linguistique pour atteindre le niveau de compétence requis.

8.1.2

Comparer les sources de données et les rapports produits par les systèmes.

8.1.3

S'assurer qu'il existe des mécanismes de vérification des données.

8.1.4

Déterminer que des mesures sont prises pour combler rapidement les lacunes des systèmes d'information sur les langues officielles.

8.2.1

Revoir les rapports de gestion sur les langues officielles et les rapports de vérification antérieurs, et interviewer les gestionnaires afin de voir si les rapports sont utiles au processus de décision :

• L'information permet-elle d'identifier les lacunes et les points à améliorer?
• L'information couvre-t-elle tous les aspects du programme?
• Les gestionnaires peuvent-ils prendre des décisions et planifier à partir de cette information?
• Les données sont-elles fiables? Si non, que fait-on pour améliorer la situation?
• Revoir l'organisation et la nature des données.

8.2.2

Revoir le protocole d'entente ou l'accord sur les langues officielles entre le Conseil du Trésor et l'institution, le plan pluriannuel et les rapports annuels de gestion afin de déterminer si l'imputabilité, les objectifs et l'atteinte de ces derniers sont clairement rapportés, si le programme des langues officielles est incorporé dans les objectifs globaux de l'organisation et dans l'évaluation de rendement des gestionnaires, etc.

8.2.3

Vérifier si des mesures correctives ont été prises pour combler les lacunes des systèmes d'information sur les langues officielles et si un suivi a été fait.

8.2.4

Analyser les rapports de vérification antérieurs et les suivis qui y ont été donnés.

Objectif no. 9

S'assurer que l'institution dispose d'une infrastructure appropriée pour la gestion et la surveillance de l'exécution du programme des langues officielles.

9.1.1

Interviewer les personnes responsables des langues officielles afin de s'assurer qu'un responsable de la gestion du programme a été désigné au niveau de l'institution, notamment pour ce qui est de la planification, de l'élaboration de politiques, de la coordination, des communications et de l'information, du contrôle, des suivis et des rapports de gestion.

9.1.2

Revoir le mandat, les rôles et responsabilités des responsables des langues officielles et des gestionnaires axiaux et déterminer dans quelle mesure l'infrastructure favorise la bonne gestion du programme.

9.1.3

Déterminer si les responsables de la gestion du programme sont investis des pouvoirs et autorités nécessaires pour assumer efficacement leurs fonctions.

9.1.4

Examiner le processus et le cadre de responsabilisation des langues officielles de l'institution et évaluer son efficacité.

9.1.5

S'assurer que les responsables des langues officielles sont informés de la situation des langues officielles dans tous les secteurs et régions de l'institution et qu'ils ont les moyens et pouvoirs de recommander des mesures correctives.

9.1.6

Interviewer un échantillon de gestionnaires afin de déterminer s'ils savent à qui s'adresser pour obtenir avis et conseils.

9.2.1

Revoir le processus de planification opérationnelle de l'organisation et déterminer si et comment le processus de planification des langues officielles y est intégré.

9.2.2

Déterminer si les gestionnaires axiaux participent à la préparation du plan corporatif et par quels moyens. Revoir les activités de langues officielles incluses au plan opérationnel :

• formation linguistique;
• identification des exigences linguistiques des postes;
• suivi de la formation linguistique;
• normes de travail en ce qui a trait au service au public, la participation équitable;
• moyens à prendre pour régler les problèmes;
• recours à la traduction; et
• budget du programme.

9.2.3

Déterminer l'imputabilité des gestionnaires en matière de langues officielles en ce qui concerne l'atteinte des objectifs figurant au plan opérationnel.

9.3.1

Au moyen d'entrevues avec les responsables des langues officielles de l'institution, déterminer les processus de traitement des plaintes sur les langues officielles, de coordination avec les agences centrales (comités, groupe de travail, réseaux formels et informels) et de communications internes (politiques, avis et conseils, préparation et revue des plans, etc.) et s'assurer qu'ils fonctionnent de façon adéquate (par exemple, information exacte, rapide, etc.).

9.3.2

Revoir les dossiers de plaintes en matière de langues officielles et s'assurer qu'il existe un mécanisme d'information et de rétroaction qui permet de faire le suivi des mesures correctives.

9.3.3

Déterminer s'il existe des mécanismes qui permettent d'échanger de l'information et d'en arriver à un partage de saines pratiques de gestion et à la recherche de l'excellence en matière de langues officielles.

9.4.1

Interviewer les gestionnaires axiaux et des responsables des langues officielles de l'organisme afin d'identifier les objectifs corporatifs à atteindre et les activités en matière de langues officielles.

9.4.2

Revoir les plans et les rapports concernant les langues officielles pour s'assurer qu'il existe un lien entre les objectifs globaux de l'institution et les objectifs du programme des langues officielles, notamment en ce qui concerne la gestion des mécanismes d'appui tel que la traduction, la formation linguistique, etc.

9.4.3

Revoir si les écarts par rapport au budget et aux objectifs sont identifiés et analysés. Déterminer si, suite à cette analyse, des mesures/actions jugées nécessaires sont identifiées et qu'on en fait le suivi.

Objectif no. 10

S'assurer que l'engagement de la haute direction à l'égard du programme est réel et que la haute direction fait preuve de leadership.

10.1.1

Examiner les communications émanant de la haute direction afin de s'assurer qu'elles sont rédigées dans les deux langues officielles.

10.1.2

Revoir les compte rendus de réunions tenues par la haute direction afin de s'assurer qu'ils sont disponibles dans les deux langues officielles.

10.1.3

Interviewer un échantillon de gestionnaires afin de déterminer la nature et la fermeté de leur engagement à l'égard des langues officielles.

10.1.4

Examiner les directives et instructions émises par la haute direction en vue de déterminer la place qu'elle y accorde aux langues officielles.

10.1.5

Revoir les objectifs de rendement d'un échantillon de cadres et employés afin de déterminer dans quelle mesure les langues officielles y sont prises en considération.

10.1.6

Analyser le cadre et les instruments et moyens de responsabilisation en matière de langues officielles, ainsi que les suivis qui y sont donnés afin de mesurer l'engagement de la haute direction.

10.1.7

Examiner l'infrastructure de gestion du programme afin de s'assurer qu'elle permet à la haute direction de se tenir informée de la situation des langues officielles et de prendre les mesures requises.

10.1.8.

Mener un sondage auprès d'un échantillon d'employés afin d'évaluer la perception des employés quant à l'engagement de la haute direction à l'égard des langues officielles.