ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport

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Message du ministre

J’ai le plaisir de déposer le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour l’exercice 2011-2012.

Le Secrétariat est un organisme qui se consacre à l’appui des conférences intergouvernementales de haut niveau, lesquelles constituent un important élément du fédéralisme canadien. Le SCIC offre des services de la plus grande qualité pour l’organisation des réunions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. La valeur exceptionnelle que le SCIC apporte aux réunions intergouvernementales du point de vue de l’expérience, du professionnalisme, de l’impartialité politique, de l’uniformité des services et de la cohérence représente un facteur clé qui contribue à leur réussite.

Pendant l’exercice 2011-2012, le SCIC appliquera sa stratégie de revitalisation de ses partenariats avec les gouvernements, améliorera son modèle de prestation de services, et mettra en œuvre des pratiques de gestion novatrices afin de mieux desservir ses clients et de leur faire profiter d’importantes économies d’échelle.

Section I : Survol

Raison d’être et Responsabilités

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux/territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise de la présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Le mandat du Secrétariat consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Résultat stratégique et Architecture des activités de programmes (AAP)

Pour s’acquitter de son mandat, le SCIC vise le résultat stratégique suivant :

Architecture des activités du programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme n’ayant qu’un seul et unique mandat. On trouvera ci-dessous l’architecture des activités de son programme.

[D]

Sommaire de la planification

La grande priorité du SCIC pour l’exercice 2011-2012 sera de planifier les conférences intergouvernementales de très haut niveau, d’assurer leur bon déroulement et de les desservir de manière impeccable, à la demande des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le Secrétariat est financé à un niveau suffisant pour lui permettre d’organiser la tenue de 110 à 120 conférences.

Pour un organisme comme le SCIC, le succès et la crédibilité reposent sur un rendement constant de la plus grande qualité. C’est pourquoi le SCIC est continuellement à la recherche de moyens d’améliorer les services qu’il offre à ses clients.

L’évolution constante du contexte dans lequel il œuvre a incité le SCIC à se doter d’un plan stratégique établissant les objectifs et les priorités qui assureront le succès et la pertinence de l’organisme. Cette initiative permettra au SCIC de définir ses priorités à court et à long termes, de tirer le meilleur parti des occasions qui se présentent et de relever certains défis comme la planification de la relève et l’adaptation à la situation économique actuelle.

Cette orientation stratégique fera en sorte que le SCIC poursuivra en 2011-2012 l’examen de son modèle de prestation de services avec comme objectif premier d’améliorer ces services et d’offrir des économies d’échelle qui contribueront à l’efficacité de la collaboration intergouvernementale. Le SCIC examinera l’utilisation de divers processus et technologies qui pourraient être mis en œuvre en vue d’accroître son efficacité et de fournir de meilleurs services aux réunions intergouvernementales de haut niveau.

En 2011-2012, le Secrétariat poursuivra la modernisation de sa gestion intégrée, de ses processus opérationnels clés et de sa capacité de rendre des comptes, afin de doter la gestion des outils nécessaires aux processus décisionnels, ce qui permettra à l’organisation de répondre en temps voulu aux exigences des divers organismes, dont les organismes centraux.

Ressources financières (en millions de $)

2011-2012	2012-2013	2013-2014
6,6	6,6	6,6

Ressources humaines (Équivalent temps-plein ETP)

2011-2012	2012-2013	2013-2014
36	36	36

Ressources financières (en millions de $)

Résultat stratégique 1 : L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Indicateurs de rendement	Objectifs
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l’organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.	90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC.

Activité de programme	Prévision des dépenses 2010-2011	Dépenses prévues			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2011- 2012	2012- 2013	2013- 2014
Services aux conférences intergouvernementales.	3,6	4,4	4,4	4,4	Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces.
Total des dépenses prévues		4,4	4,4	4,4

Activité de programme	Prévision des dépenses 2010-2011	Dépenses prévues
		2011-2012	2012-2013	2013-2014
Services internes	1,8	2,2	2,2	2,2

Contribution des priorités à l’atteinte du résultat stratégique

Priorités opérationnelles	Type	Liens avec le résultat stratégique	Description
L’amélioration constante de nos services grâce à l’adoption des outils nécessaires à l’évolution de notre modèle de prestation relativement à la planification et au déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau.	En cours.	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.	Cette priorité est la reconnaissance du fait que les besoins de nos clients évoluent. Cela encouragera la réflexion et l’innovation à l’intérieur de l’organisation et nous aidera à élaborer une gamme plus flexible de services qui resteront pertinents et de grande qualité pour nos clients. Plans qui permettront de donner suite à cette priorité Exécution d’une analyse de marché; Établissement d’options touchant les exigences technologiques de la prestation de services; Exécution de projets pilotes d’offre de nouveaux services.
La revitalisation de nos partenariats grâce à un engagement accru auprès des intervenants et des clients, afin que le Secrétariat demeure le premier choix des gouvernements pour le soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau.	En cours, mais a plus de poids.	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.	Cette priorité, s’appuyant sur la solide fondation que constitue notre clientèle bien établie, visera à améliorer notre visibilité et à accroître la loyauté de notre clientèle tout en cherchant à attirer de nouveaux secteurs dans le cadre de notre mandat. Elle assurera ainsi une communication ouverte et permanente et nous permettra de confirmer et / ou de réviser notre mandat et notre rôle. Plans qui permettront de donner suite à cette priorité Élaboration d’une nouvelle stratégie de marketing pour le Secrétariat; Revitalisation de la communication et de la consultation auprès des clients actuels et éventuels.

Priorités en matière de gestion	Type	Liens avec le résultat stratégique	Description
Renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC.	En cours.	La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.	Cette priorité contribuera à assurer l’excellence des pratiques de gestion, ce qui aura pour effet d’optimiser l’utilisation des ressources au soutien de la prestation des services aux conférences. De plus, les pratiques financières et non financières seront revues afin d’assurer la transparence et la responsabilisation. Travail et initiatives de renouveau qui permettront de donner suite à cette priorité Amélioration des systèmes d’établissement des budgets et des finances et élaboration d’un système d’information financière au soutien des décisions de gestion; Utilisation plus étendue des outils de mesure du rendement afin d’assurer une utilisation optimale des ressources; Utilisation des nouvelles technologies pour améliorer la prestation de nos services et nos pratiques de gestion.

Analyse des risques

À titre d’organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n’exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Sur une période de 10 ans, le Secrétariat a desservi en moyenne 100 conférences par an. Toutefois, l’incertitude politique et, plus récemment, la récession économique ont entraîné un déclin apparent des activités intergouvernementales depuis quelques années.

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients du Secrétariat n’est possible que grâce au dévouement et à l’engagement total du personnel de l’organisme, un personnel qui possède les aptitudes, la force de caractère et l’abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques, procédures et protocoles touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l’exécution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu’il s’agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l’appareil intergouvernemental.

Étant donné qu’il rend des comptes à 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d’une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables et, d’autre part et d’autant plus important, qu’ils soient perçus comme tel dans un contexte souvent hautement politisé.

C’est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l’importance des questions de gestion des risques et qu’il continue de progresser de façon constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du Secrétariat en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité du SCIC d’offrir des services aux conférences et le maintien de son infrastructure de soutien;
3. l’obligation de faire diligence et de présenter des rapports sur les moyens de contrôle nécessaires, compte tenu de l’accent mis aujourd’hui sur la responsabilisation, les délégations d’autorité et la gestion des ressources;
4. la capacité du SCIC de réagir et de s’adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
5. l’accès au personnel compétent;
6. la conservation de la mémoire et des pratiques collectives.

Profil des dépenses

En tant que petit organisme ayant un mandat unique, le SCIC doit être doté d’une structure organisationnelle capable de desservir annuellement jusqu’à 120 conférences différentes. Les dépenses du Secrétariat sont habituellement moindres que celles qui sont prévues et budgétées chaque année, étant donné que les circonstances ont entraîné une réduction des activités au cours des derniers exercices. En vertu d’une entente, les provinces contribuent jusqu’à concurrence de 50 % des coûts de fonctionnement du SCIC, moins les régimes d’avantages sociaux des employés, les frais de traduction et les services aux locataires. Ces contributions sont déposées au Trésor public, au crédit du receveur général du Canada. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues des prochaines années.

[D]

Budget des dépenses par crédit voté

Les Budgets des dépenses par crédit voté sont présentés dans le Budget principal des dépenses et sont disponibles ici :

http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/20112012/me-bpd/info/info-fra.asp.