ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport
Cette page a été archivée.
Information archivée dans le Web
Information archivée dans le Web à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à la page « Contactez-nous ».
2011-2012
Rapport sur les plans et les priorités
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
La version originale a été signée par
L'honorable Peter Penashue
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada et Ministre des Affaires intergouvernementales
Table des matières
- Raison d’être et Responsabilités
- Résultat stratégique et Architecture des activités de programmes (AAP)
- Sommaire de la planification
- Contribution des priorités à l’atteinte du résultat stratégique
- Analyse des risques
- Profil des dépenses
- Budget des dépenses par crédit voté
Section II : Analyse des activités de programmes par résultat stratégique
Section III : Renseignements supplémentaires
Section IV : Autres sujets d’intérêt
Message du ministre
J’ai le plaisir de déposer le Rapport sur les plans et les priorités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour l’exercice 2011-2012.
Le Secrétariat est un organisme qui se consacre à l’appui des conférences intergouvernementales de haut niveau, lesquelles constituent un important élément du fédéralisme canadien. Le SCIC offre des services de la plus grande qualité pour l’organisation des réunions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. La valeur exceptionnelle que le SCIC apporte aux réunions intergouvernementales du point de vue de l’expérience, du professionnalisme, de l’impartialité politique, de l’uniformité des services et de la cohérence représente un facteur clé qui contribue à leur réussite.
Pendant l’exercice 2011-2012, le SCIC appliquera sa stratégie de revitalisation de ses partenariats avec les gouvernements, améliorera son modèle de prestation de services, et mettra en œuvre des pratiques de gestion novatrices afin de mieux desservir ses clients et de leur faire profiter d’importantes économies d’échelle.
L'honorable Peter Penashue
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales
Section I : Survol
Raison d’être et Responsabilités
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil le 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu’un seul secteur d’activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux/territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise de la présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Le mandat du Secrétariat consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.
Résultat stratégique et Architecture des activités de programmes (AAP)
Pour s’acquitter de son mandat, le SCIC vise le résultat stratégique suivant :
L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Architecture des activités du programme (AAP)
Le SCIC est un micro-organisme n’ayant qu’un seul et unique mandat. On trouvera ci-dessous l’architecture des activités de son programme.
Sommaire de la planification
La grande priorité du SCIC pour l’exercice 2011-2012 sera de planifier les conférences intergouvernementales de très haut niveau, d’assurer leur bon déroulement et de les desservir de manière impeccable, à la demande des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le Secrétariat est financé à un niveau suffisant pour lui permettre d’organiser la tenue de 110 à 120 conférences.
Pour un organisme comme le SCIC, le succès et la crédibilité reposent sur un rendement constant de la plus grande qualité. C’est pourquoi le SCIC est continuellement à la recherche de moyens d’améliorer les services qu’il offre à ses clients.
L’évolution constante du contexte dans lequel il œuvre a incité le SCIC à se doter d’un plan stratégique établissant les objectifs et les priorités qui assureront le succès et la pertinence de l’organisme. Cette initiative permettra au SCIC de définir ses priorités à court et à long termes, de tirer le meilleur parti des occasions qui se présentent et de relever certains défis comme la planification de la relève et l’adaptation à la situation économique actuelle.
Cette orientation stratégique fera en sorte que le SCIC poursuivra en 2011-2012 l’examen de son modèle de prestation de services avec comme objectif premier d’améliorer ces services et d’offrir des économies d’échelle qui contribueront à l’efficacité de la collaboration intergouvernementale. Le SCIC examinera l’utilisation de divers processus et technologies qui pourraient être mis en œuvre en vue d’accroître son efficacité et de fournir de meilleurs services aux réunions intergouvernementales de haut niveau.
En 2011-2012, le Secrétariat poursuivra la modernisation de sa gestion intégrée, de ses processus opérationnels clés et de sa capacité de rendre des comptes, afin de doter la gestion des outils nécessaires aux processus décisionnels, ce qui permettra à l’organisation de répondre en temps voulu aux exigences des divers organismes, dont les organismes centraux.
| 2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 |
|---|---|---|
| 6,6 | 6,6 | 6,6 |
| 2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 |
|---|---|---|
| 36 | 36 | 36 |
Ressources financières (en millions de $)
| Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|
| Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui a trait à l’organisation et au déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. | 90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC. |
| Activité de programme | Prévision des dépenses 2010-2011 |
Dépenses prévues | Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2011- 2012 |
2012- 2013 |
2013- 2014 |
|||
| Services aux conférences intergouvernementales. | 3,6 | 4,4 | 4,4 | 4,4 | Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces. |
| Total des dépenses prévues | 4,4 | 4,4 | 4,4 | ||
| Activité de programme | Prévision des dépenses 2010-2011 |
Dépenses prévues | ||
|---|---|---|---|---|
| 2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | ||
| Services internes | 1,8 | 2,2 | 2,2 | 2,2 |
Contribution des priorités à l’atteinte du résultat stratégique
| Priorités opérationnelles | Type | Liens avec le résultat stratégique | Description |
|---|---|---|---|
| L’amélioration constante de nos services grâce à l’adoption des outils nécessaires à l’évolution de notre modèle de prestation relativement à la planification et au déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau. | En cours. | La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
Cette priorité est la reconnaissance du fait que les besoins de nos clients évoluent. Cela encouragera la réflexion et l’innovation à l’intérieur de l’organisation et nous aidera à élaborer une gamme plus flexible de services qui resteront pertinents et de grande qualité pour nos clients. Plans qui permettront de donner suite à cette priorité
|
| La revitalisation de nos partenariats grâce à un engagement accru auprès des intervenants et des clients, afin que le Secrétariat demeure le premier choix des gouvernements pour le soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau. | En cours, mais a plus de poids. | La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
Cette priorité, s’appuyant sur la solide fondation que constitue notre clientèle bien établie, visera à améliorer notre visibilité et à accroître la loyauté de notre clientèle tout en cherchant à attirer de nouveaux secteurs dans le cadre de notre mandat. Elle assurera ainsi une communication ouverte et permanente et nous permettra de confirmer et / ou de réviser notre mandat et notre rôle. Plans qui permettront de donner suite à cette priorité
|
| Priorités en matière de gestion | Type | Liens avec le résultat stratégique | Description |
|---|---|---|---|
| Renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC. | En cours. | La planification et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
Cette priorité contribuera à assurer l’excellence des pratiques de gestion, ce qui aura pour effet d’optimiser l’utilisation des ressources au soutien de la prestation des services aux conférences. De plus, les pratiques financières et non financières seront revues afin d’assurer la transparence et la responsabilisation. Travail et initiatives de renouveau qui permettront de donner suite à cette priorité
|
Analyse des risques
À titre d’organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n’exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Sur une période de 10 ans, le Secrétariat a desservi en moyenne 100 conférences par an. Toutefois, l’incertitude politique et, plus récemment, la récession économique ont entraîné un déclin apparent des activités intergouvernementales depuis quelques années.
La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients du Secrétariat n’est possible que grâce au dévouement et à l’engagement total du personnel de l’organisme, un personnel qui possède les aptitudes, la force de caractère et l’abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques, procédures et protocoles touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l’exécution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu’il s’agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l’appareil intergouvernemental.
Étant donné qu’il rend des comptes à 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d’une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables et, d’autre part et d’autant plus important, qu’ils soient perçus comme tel dans un contexte souvent hautement politisé.
C’est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l’importance des questions de gestion des risques et qu’il continue de progresser de façon constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :
- le maintien de la crédibilité du Secrétariat en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
- le maintien de la capacité du SCIC d’offrir des services aux conférences et le maintien de son infrastructure de soutien;
- l’obligation de faire diligence et de présenter des rapports sur les moyens de contrôle nécessaires, compte tenu de l’accent mis aujourd’hui sur la responsabilisation, les délégations d’autorité et la gestion des ressources;
- la capacité du SCIC de réagir et de s’adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
- l’accès au personnel compétent;
- la conservation de la mémoire et des pratiques collectives.
Profil des dépenses
En tant que petit organisme ayant un mandat unique, le SCIC doit être doté d’une structure organisationnelle capable de desservir annuellement jusqu’à 120 conférences différentes. Les dépenses du Secrétariat sont habituellement moindres que celles qui sont prévues et budgétées chaque année, étant donné que les circonstances ont entraîné une réduction des activités au cours des derniers exercices. En vertu d’une entente, les provinces contribuent jusqu’à concurrence de 50 % des coûts de fonctionnement du SCIC, moins les régimes d’avantages sociaux des employés, les frais de traduction et les services aux locataires. Ces contributions sont déposées au Trésor public, au crédit du receveur général du Canada. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues des prochaines années.
Budget des dépenses par crédit voté
Les Budgets des dépenses par crédit voté sont présentés dans le Budget principal des dépenses et sont disponibles ici :
http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/20112012/me-bpd/info/info-fra.asp.
Section II : Analyse des activités de programmes par résultat stratégique
Résultat stratégique
L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activité de programme :
Services aux conférences
Description de l’activité de programme :
Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement affecté par ces divers facteurs.
Au cours des trois prochaines années, le SCIC aura la capacité de desservir environ 110 à 120 conférences par an.
Activité de programme par résultat stratégique
| Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de $) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
| ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
| 24 | 4,4 | 24 | 4,4 | 24 | 4,4 |
| Résultats attendus de l’activité de programme | Indicateurs de rendement | Objectifs |
|---|---|---|
| Organisation et déroulement sans faille des activités. | Résultats des sondages, lettres de satisfaction des clients, nombre stable ou accru de ministères clients faisant appel aux services du SCIC. | Maintenir le plus haut degré de satisfaction de la clientèle. |
| Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (en millions de $) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 2011-2012 | 2012-2013 | 2013-2014 | |||
| ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues | ETP | Dépenses prévues |
| 12 | 2,2 | 12 | 2,2 | 12 | 2,2 |
Faits saillants de la planification
Le Secrétariat profitera des pratiques plus normalisées et plus stratégiques découlant du Plan intégré des activités et des ressources humaines, ainsi que de la mise en œuvre des principes des pratiques exemplaires.
L’amélioration des pratiques touchant les ressources humaines au sein des Services aux conférences, grâce à un recrutement stratégique et à une formation et un mentorat systématiques, augmentera la capacité du SCIC d’atteindre l’objectif qui consiste à desservir sans faille les réunions intergouvernementales de haut niveau. L’examen actuel et la mise en œuvre du plan stratégique du SCIC faciliteront la mise au point de son processus de planification des activités en mettant l’accent sur l’obtention de résultats à long terme et en tenant compte des priorités découlant de l’évolution de son environnement. Cela aidera également le SCIC à réfléchir à la façon dont les priorités et les orientations doivent être établies, à la manière de prendre les décisions sur les affectations et les réaffectations de fonds, et à la façon dont les progrès doivent être coordonnés et gérés en vue de l’atteinte des résultats attendus.
Le SCIC maintiendra aussi la saine démarche globale qu’il a adoptée à l’égard de son fonds unique de documents de conférences intergouvernementales, qui porte sur pratiquement tous les aspects de l’activité intergouvernementale canadienne et qui constitue les seules archives complètes de ce genre au Canada. Les grandes priorités du SCIC pour 2011-2012 seront les suivantes :
- l’amélioration constante de ses services grâce à l’adoption des outils nécessaires pour faire évoluer son modèle de prestation pour la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau;
- la revitalisation de ses partenariats grâce à un engagement accru auprès des intervenants et des clients afin que le Secrétariat demeure le premier choix des gouvernements pour le soutien aux conférences intergouvernementales de haut niveau;
- renforcer les pratiques de gestion interne du SCIC.
Avantages pour les canadiens
L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l’un des principes fondamentaux d’une société démocratique, soit la communication, et il constitue l’un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne. En assurant avec doigté et professionnalisme la planification et la prestation de services lors de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir à se soucier du processus. L’expérience et l’impartialité du SCIC permettent ainsi d’éviter d’importants risques d’erreur ou d’omission.
Les intérêts de chaque Canadien et Canadienne sont représentés par leurs gouvernements élus lorsqu’ils participent à ces conférences intergouvernementales.
En tant qu’organisme multilatéral ayant pour but d’appuyer des activités contribuant à susciter et à soutenir l’esprit de collaboration et de négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effet possible à ces processus en établissant un climat des plus propices à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens.
Qui plus est, les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC. Cela est particulièrement vrai dans le contexte économique actuel.
Section III : Renseignements supplémentaires
État financier prospectif
L’état financier prospectif ci-dessous, présenté pour la première fois, a pour but de donner un aperçu général des opérations financières du SCIC. Au prochain exercice, le SCIC présentera des états financiers prospectifs complets. L’actuel état des opérations, présenté sous forme condensée, est fondé sur la comptabilité d’exercice afin de renforcer la responsabilisation et d’améliorer la transparence et la gestion financière. Les dépenses totales projetées diffèrent des dépenses prévues exposées plus haut dans le présent document, étant donné que les dépenses projetées comprennent les ajustements et les services reçus sans frais d’autres ministères.
(L’état financier prospectif complet se trouve sur le site Web du SCIC à l’adresse suivante : http://www.scics.gc.ca/francais/view.asp?ccid=107)
| Variation en % |
État prospectif 2011-2012 |
État prospectif 2010-2011 |
|
|---|---|---|---|
| Dépenses | |||
| Total des dépenses | 18% | 7,1 | 6,0 |
| Recettes | |||
| Total des Recettes | 9% | 1,2 | 1,1 |
| Coût de fonctionnement net | 18% | 5,9 | 4,9 |
L’augmentation prévue des dépenses pour 2011-2012 est due au fait que le SCIC n’a pas de contrôle sur le nombre de conférences intergouvernementales qu’on lui demandera de desservir dans une année donnée, ni sur le lieu et les coûts de pareilles réunions. La demande relative aux services du SCIC varie d’année en année en fonction des activités prévues et des priorités des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Certaines conférences sont planifiées jusqu’à un an d’avance, ou encore plusieurs mois, mais il peut arriver de temps à autre qu’une demande imprévue soit présentée à la dernière minute. Le SCIC dispose d’un financement et des ressources nécessaires à la tenue de 110 à 120 conférences par année.
Liste des tableaux supplémentaires
La version électronique de tous les tableaux de renseignements supplémentaires qui figurent dans le Rapport sur les plans et priorités de 2011-2012 sont disponibles dans le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l’adresse : http://www.tbs-sct.gc.ca/rpp/st-ts-fra.asp.
Sources des revenus non disponibles
Vérifications internes à venir (trois prochains exercices)
Section IV : Autres sujets d’intérêt
Autres sujets d’intérêt
Le SCIC est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Le Secrétariat produit un rapport annuel aux gouvernements dans lequel il fait état en détail de ses activités. On peut consulter ce rapport sur le site Web du SCIC à l’adresse suivante: www.scics.gc.ca.
Pour plus d’information
Daniel Plourde
Secrétaire adjoint
Téléphone: (613) 995-2344
Courriel : daniel.plourde@scics.gc.ca