ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques

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2.0 Détails de la vérification     

2.1 Objectifs et portée

La vérification visait à fournir l'assurance selon laquelle le cadre de contrôle de gestion pour la tenue des documents électroniques est en place et donne accès à des renseignements actuels et pertinents à l'appui du processus décisionnel à l'échelle organisationnelle.

On a reconnu que la majeure partie de l'information du gouvernement du Canada est créée par voie électronique et peut être classée dans deux groupes :

• Les données structuréessont produites par les systèmes institutionnels, comme SAP ou PeopleSoft. De nombreux mécanismes de contrôle existent pour gérer les risques associés à ce genre d'information.
• Les données non structurées englobent l'information contenue dans les documents de travail (plans de projet, tableurs, courriels et comptes rendus de décisions). La gestion de ce type de donnée est confrontée à des risques similaires à ceux de la gestion des données structurée, bien que ses mécanismes de contrôle sont souvent moins structurés que les mécanismes de contrôle des données structurées et ad hoc.

Aux fins de la présente vérification, nous avons limité la portée du travail aux données non structurées et mis l'accent sur la tenue des documents électroniques. Qui plus est, étant donné que la gestion des données électroniques n'est pas considérée comme une activité distincte de la gestion de l'information, les observations et constatations portant sur la gestion de l'information visent également la tenue des documents électroniques, à moins d'indication contraire.

Le travail réalisé par le BVIE ne visait que le Secrétariat en sa qualité de grand organisme. La vérification a eu lieu de février 2011 à juillet 2011 et portait sur des activités accomplies au cours des exercices 2010-2011 et 2011-2012.

Éléments exclus de la portée

Si le Secrétariat a un rôle à jouer dans la gestion de l'information en sa qualité d'organisme central, cet aspect fait l'objet de la vérification horizontale du BCG et ne cadre pas dans l'examen du BVIE.

Il convient de souligner que, le 8 août 2011, le gouvernement du Canada a annoncé la création de Services partagés Canada en vue de rationaliser la technologie de l'information au sein du gouvernement fédéral.Ce nouvel organisme se chargera de regrouper la livraison du courrier électronique, les centres de données et les services de réseaux de l'ensemble de la fonction publique. Si cette nouvelle initiative n'a pas d'incidence sur les constatations et les observations de la présente vérification, nous reconnaissons qu'elle en aura sur la mise en œuvre des mesures relatives à l'infrastructure et à l'architecture de l'information électronique sur lesquelles repose la tenue des documents électroniques.

2.2 Critères

La vérification de la tenue des documents électroniques a porté sur les cinq champs d'enquête suivants :

• Politique et gouvernance;
• Ressources humaines et capacité;
• Architecture d'information intégrée;
• Outils et applications de la gestion de l'information;
• Gestion de l'information et prestation des services.

Les critères utilisés dans le cadre de la vérification sont fondés sur la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor et les directives qui s'y rattachent. Les critères de vérification employés pour chacun de ces champs d'enquête sont décrits en détail à l'Annexe B .

2.3 Approche et méthodologie

L'approche et la méthodologie de cette vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne définies par l'Institut des vérificateurs internes. Aux termes des normes en question, la vérification doit être planifiée et menée de façon à fournir des assurances raisonnables selon lesquelles les objectifs de la vérification sont atteints. Aux fins de la présente vérification, le BCG s'est chargé de la planification en collaboration avec le personnel de la vérification interne des grands ministères et organismes.

La démarche de vérification comprenait des entrevues avec des fonctionnaires du Secrétariat, un examen de la documentation ainsi que le contrôle et l'analyse détaillés de données administratives. Nous avons interrogé certains membres du personnel afin de mieux comprendre les pratiques de gestion de l'information employées au sein du Secrétariat, en particulier la tenue des documents électroniques. Nous avons en outre examiné les documents pertinents pour confirmer nos constatations. Le BCG a fourni un plan de travail et un programme pour la première étape de l'examen. Le plan de travail faisait état des autres travaux liés à la vérification que devaient accomplir les membres du personnel du BVIE au cours de la deuxième étape afin de donner des assurances supplémentaires dans certains domaines. D'autres entrevues et un examen de la documentation ont aussi été réalisés. Lorsque cela était justifié, des contrôles par sondages dépassant les exigences du BCG ont été effectués pour faciliter l'élaboration d'un rapport de vérification distinct pour le Secrétariat.

Au cours de notre vérification, nous avons en outre constaté que de solides pratiques de gestion de l'information et de tenue des documents électroniques sont en place au Secrétariat. Celles-ci sont présentées à titre de renseignement à l'Annexe C.